Beheerdershandleiding Elektronische aanslagen EKA en SBA

Transcriptie

1 Beheerdershandleiding Elektronische aanslagen EKA en SBA

2 UNIT4 Accountancy B.V. Bastion 4 Postbus AT Veenendaal Telefoon algemeen: Telefoon Servicedesk: servicedesk.accountancy@unit4.com Selfservicesite: Copyright 2014 UNIT4 Accountancy B.V., Veenendaal, Nederland. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van UNIT4 Accountancy B.V. De informatie in deze uitgave kan zonder enige voorafgaande waarschuwing worden gewijzigd. Tenzij anders vermeld, zijn alle in deze uitgave vermelde bedrijven, personen, gegevens en adressen fictief. Hoewel bij de uitgave van dit document de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor de aanwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaardt UNIT4 Accountancy B.V. deswege geen aansprakelijkheid. Alle in deze uitgave genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.

3 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding Automatische elektronische aanslagcontrole en -communicatie Wel automatische elektronische aanslagcontrole en -communicatie Geen automatische elektronische aanslagcontrole en -communicatie 1 2. Algemene inrichting elektronische aanslagen Stap 1 - Definieer een berichtenbeheerder Stap 2 - Voeg voortgangsomschrijvingen toe 3 3. Elektronische aanslagcontrole instellen Stap 1 - Tabblad Elektronische aanslagcontrole aanpassen 4 4. Automatische elektronische aanslagtermijncontrole instellen Stap 1 - Termijncontrole activeren Stap 2 - Applicatiebeheerders definiëren Stap 3 - Relatiebeheerders definiëren Stap 4 - Verzendschema definiëren Stap 5 - Rechten voor de Organizer toekennen Het termijncontrolebericht ontvangen Wat u verder moet weten Automatische elektronische aanslagcommunicatie instellen Stap 1 - Windows user account inrichten Stap 2 - voor afgekeurde aanslagen instellen Stap 3 - voor goedgekeurde aanslagen instellen Stap 4 - Voorblad toevoegen Stap 5 - sjabloon aanmaken Stap 6 - Tabblad Voorbladen elektronische aanslagen aanpassen Stap 7 - Printer elektronische aanslag vastleggen Stap 8 - Middleware-server configureren Uitleg verzendwijze van elektronische aanslagen naar cliënten EKA-bestellingen en SBA-machtigingen via UNIT4 DigiPoort Index 25

4 1. INLEIDING Met de elektronische aanslagen EKA en SBA ontvangt u via het programma UNIT4 DigiPoort elektronische duplicaten van de belastingaanslagen van uw cliënten. Dit betreft de aanslagen inkomstenbelasting (EKA, SBA), vennootschapsbelasting (EKA, SBA), omzetbelasting (EKA, SBA) en loonbelasting (EKA). Daardoor krijgt u de aanslag van de cliënt eerder dan de cliënt zelf, die de aanslag op papier ontvangt. Hiermee handelt u de aanslag af en kunt u eventueel een bezwaarschrift bij de Belastingdienst indienen Automatische elektronische aanslagcontrole en - communicatie Wel automatische elektronische aanslagcontrole en - communicatie U kunt ervoor kiezen om binnenkomende elektronische aanslagen (EKA en SBA) automatisch door UNIT4 Business Suite te laten controleren. Binnenkomende elektronische aanslagen hoeft u hierdoor niet handmatig te vergelijken met de voorlopige of definitieve aangifte of met gegevens van oudere jaren. U kunt dit controlesysteem uitbreiden met termijncontrole. Hiermee zorgt u ervoor dat er organizermeldingen worden verzonden naar verschillende medewerkers binnen de organisatie, als de bezwaar- of betaaltermijn van elektronische aanslagberichten dreigt te vervallen. Nadat de controle is uitgevoerd op de elektronische aanslag kan de belastingplichtige automatisch worden geïnformeerd via een bericht naar UNIT4 Client Portal of via . De cliënt ontvangt de elektronische aanslag in die gevallen als een PDF. Om met automatische elektronische aanslagcontrole en aanslagcommunicatie te werken, moeten instellingen in UNIT4 Business Suite en op alle middleware server(s) worden vastgelegd. De inrichting van automatische elektronische aanslagcontrole en -communicatie wordt in deze handleiding uitgelegd zodat u (als systeembeheerder) deze eventueel zelf kunt doen. Omdat voor de inrichting van sommige onderdelen technische kennis wordt gevraagd, kunt u overwegen de inrichting door een consultant te laten uitvoeren Geen automatische elektronische aanslagcontrole en - communicatie Werken met elektronische aanslagcontrole en aanslagcommunicatie is geen vereiste. Het systeem is ontwikkeld om u het werken makkelijker te maken maar u hebt uiteraard de keuze om elektronische aanslagen handmatig in te (blijven) voeren en te verwerken. In dat geval hoeft u alleen de paragrafen 2.1 en 2.2 van de inrichting uit te voeren. Handleiding Elektronische aanslagen pagina 1 van 26

5 2. ALGEMENE INRICHTING ELEKTRONISCHE AANSLAGEN Om elektronische aanslagen aan te maken en te verwerken moeten een berichtenbeheerder en voortgangen worden gedefinieerd. Dit geldt voor iedere gebruiker, ongeacht of u met automatische aanslagcontrole en -communicatie werkt, of dat u elektronische aanslagen handmatig verwerkt. Stap 1. Definieer een berichtenbeheerder, (zie "Stap 1 - Definieer een berichtenbeheerder" onder). Stap 2. Voeg voortgangsomschrijvingen toe, (zie "Stap 2 - Voeg voortgangsomschrijvingen toe" op pagina 3). Als u geen automatische elektronische aanslagcontrole en elektronische aanslagcommunicatie wilt gebruiken, kunt u in deze handleiding verder gaan met hoofdstuk 6 (zie "EKA-bestellingen en SBA-machtigingen via UNIT4 DigiPoort" op pagina 24) Stap 1 - Definieer een berichtenbeheerder Als een elektronisch aanslagbericht niet in behandeling wordt genomen omdat tijdens de verwerking is geconstateerd dat een BSN ontbreekt of dubbel voorkomt, zal de automatische workflow voor afhandeling van berichten niet starten. Dan moet de beheerder voor elektronische aanslagberichten hiervan op de hoogte worden gebracht via een melding. Daarvoor moet in UNIT4 Business Suite de berichtenbeheerder zijn geselecteerd. Dit doet u in het veld Berichtenbeheerder in het venster "Systeemonderhoud" (via tabblad Algemeen (2)., Onderhoud, Systeemonderhoud, onderdeel "Fiscaal", Ook als u niet met automatische aanslagcontrole werkt, moet u hier een berichtenbeheerder selecteren. U kunt anders geen EKA-SBA-berichten ontvangen. Als er geen berichtenbeheerder is ingesteld, ziet u na het inloggen in UNIT4 Business Suite een waarschuwing waarin u geattendeerd wordt op de ontbrekende berichtenbeheerder: Handleiding Elektronische aanslagen pagina 2 van 26

6 2.2. Stap 2 - Voeg voortgangsomschrijvingen toe U moet de volgende voortgangsacties koppelen aan voortgangsomschrijvingen met de stroom "Aanslag": 1. (00) Initieel (alleen als u vervolgstappen gebruikt) 2. (36) Elektronische aanslag ontvangen 3. (37) Elektronische aanslag goedgekeurd 4. (39) Middeling gewijzigd door aanslagbericht 5. (40) Elektronische aanslag bezwaar aangemaakt 6. (41) Elektronische aanslag goedgekeurd door systeem 7. (42) Elektronische aanslag afgekeurd door systeem 8. (43) Elektronische aanslag niet gecontroleerd door systeem 9. (44) Gecommuniceerd Als u geen automatische controle gebruikt, hoeft u geen voortgangsomschrijvingen te maken voor voortgangsacties 41 tot en met 44, (zie "Stap 1 - Tabblad Elektronische aanslagcontrole aanpassen" op pagina 4). U kunt een voortgangsactie aan een voortgangsomschrijving koppelen via het tabblad Fiscaal, groep Algemeen en dan Voortgangsomschrijvingen. Zie voor meer informatie over voortgangen de handleiding "UNIT4 Fiscaal". Voor alle voortgangsomschrijvingen geldt dat in de vensters "Voortgangsomschrijving details" bij Bijwerken voortgangsstatus het keuzerondje Status bijwerken indien een hoger volgnummer moet zijn geselecteerd. In het tabblad Stromen moet u "Aanslag" aanvinken. Als u de gegevens opslaat, verschijnt een extra tabblad Gebruikers. Koppel hier in ieder geval de gebruiker die als berichtenbeheerder gaat fungeren. Deze gebruiker wordt door het systeem gewaarschuwd als een elektronisch aanslagbericht onverhoopt niet wordt behandeld (zie "Automatische elektronische aanslagtermijncontrole instellen" op pagina 8). Handleiding Elektronische aanslagen pagina 3 van 26

7 3. ELEKTRONISCHE AANSLAGCONTROLE INSTELLEN Elektronische aanslagcontrole zorgt ervoor dat de aanslag automatisch door UNIT4 Business Suite wordt gecontroleerd, waardoor u dit niet meer handmatig hoeft te doen. Er wordt gecontroleerd of en in hoeverre het aanslagbedrag afwijkt van de voorlopige of definitieve aangifte. U kunt zelf de marge bepalen waarin een aanslagbedrag mag afwijken van het voorlopige of definitieve aangiftebedrag. Deze marge bepaalt vervolgens of de aanslag wordt goed- of afgekeurd. Als u met automatische elektronische aanslagcontrole wilt werken, moet u instellingen in UNIT4 Business Suite vastleggen. Stap 1. Pas het tabblad Elektronische aanslagcontrole in systeemonderhoud aan, (zie "Stap 1 - Tabblad Elektronische aanslagcontrole aanpassen" onder) Stap 1 - Tabblad Elektronische aanslagcontrole aanpassen Om de instellingen vast te leggen hebt u beheerdersrechten nodig. Via, Onderhoud, Systeemonderhoud opent u het venster "Systeemonderhoud". Klik hier in de Outlookbalk op "Fiscaal". In dit venster ziet u de tabbladen Elektronische aanslagcontrole en Voorbladen elektronische aanslagen. Handleiding Elektronische aanslagen pagina 4 van 26

8 Tabblad Elektronische aanslagcontrole Controle aanslagsoorten Voor de volgende aanslagsoorten geeft u aan of UNIT4 Business Suite ze moet controleren: Definitieve aanslag, Eerste voorlopige aanslag en Opvolgende voorlopige aanslag Voor elk van deze aanslagsoorten kunt u via een uitklapmenu uit drie mogelijkheden kiezen: Niet controleren en direct archiveren Geen (automatische) controle. De aanslag wordt niet door UNIT4 Business Suite gecontroleerd. Wel wordt de voorgangsactie "Elektronische aanslag niet gecontroleerd door systeem" gezet. Hierdoor kunt u de aanslag uit de onderhandenwerklijst filteren. De voortgangsacties 41, 42 en 44 zijn niet van toepassing (zie "Stap 2 - Voeg voortgangsomschrijvingen toe" op pagina 3). Niet controleren maar direct doorsturen naar Onderhandenwerk (standaard) Geen (automatische) controle. De aanslag wordt niet door UNIT4 Business Suite gecontroleerd, ook wordt geen voortgangsactie gezet. U ziet de aanslag terug in uw Handleiding Elektronische aanslagen pagina 5 van 26

9 onderhandenwerklijst en kunt de aanslag handmatig verwerken. De voortgangsacties 41, 42, 43 en 44 zijn niet van toepassing, (zie "Stap 2 - Voeg voortgangsomschrijvingen toe" op pagina 3). Controleren volgens de geldende parameters Wel automatische controle. De aanslag wordt door UNIT4 Business Suite automatisch gecontroleerd. Afhankelijk van de uitkomst hiervan wordt de voortgangsactie "Elektronische aanslag goedgekeurd door systeem" of "Elektronische aanslag afgekeurd door systeem" gezet als de aanslag door het systeem gekoppeld wordt aan een elektronische aanslag. Koppelen aanslag aan aangifte De wijze van koppelen van een aanslag aan een aangifte gaat als volgt: 1. Een definitieve aanslag wordt alleen gematcht met een aangifte van hetzelfde aangiftejaar. 2. Een voorlopige aanslag wordt gematcht met een aangifte van hetzelfde aangiftejaar. Als die niet wordt gevonden, wordt geprobeerd de voorlopige aanslag te matchen met een voorlopige aangifte van dat jaar. Als die er niet is, wordt dezelfde volgorde geprobeerd van het jaar ervoor. Als dat niet mogelijk is, wordt dezelfde volgorde geprobeerd van twee jaar terug. De gematchte aangiftes of voorlopige aangiftes moeten altijd de voortgangsstatus "Ingeleverd bij Belastingdienst" hebben. Elektronische aanslagcontrole U kunt zelf de marge bepalen waarin een aanslagbedrag mag afwijken van het voorlopige of definitieve aangiftebedrag. Deze marge bepaalt dan of de aanslag wordt goed- of afgekeurd. U kunt de afwijking als percentage, als vast bedrag of als percentage en vast bedrag instellen. U moet wel een vinkje plaatsen bij het veld dat u wilt gebruiken, de marge wordt anders niet toegepast. Hieronder enkele voorbeelden: Aangiftebedrag Aanslagbedrag Afwijking % Controle ,5 Handleiding Elektronische aanslagen pagina 6 van 26

10 Aangiftebedrag Aanslagbedrag Afwijking Controle Aangiftebedrag Aanslagbedrag Afwijking % Afwijking Controle , , , Handleiding Elektronische aanslagen pagina 7 van 26

11 4. AUTOMATISCHE ELEKTRONISCHE AANSLAGTERMIJNCONTROLE INSTELLEN Als u wilt voorkomen dat de termijn van elektronische aanslagberichten zonder waarschuwing (over de bezwaartermijn en/of betaaltermijn) naar de betrokken medewerkers verstrijkt, dan is het onderdeel automatische elektronische aanslagtermijncontrole voor u relevant. Met behulp van de termijncontrole zorgt u ervoor dat er organizermeldingen worden verzonden naar de verschillende medewerkers in de organisatie. Als deze medewerker niets doet met de afhandeling van de betreffende aanslag, kan na een door u vastgesteld aantal dagen een nieuw bericht worden verzonden naar dezelfde of andere medewerkers van het kantoor. Zolang de status van de aanslag niet op Goedgekeurd of Bezwaar ingediend is gezet, blijft deze workflow actief. Om dit onderdeel te laten functioneren, moet dit worden ingericht in uw UNIT4 Business Suite-omgeving. Dit wordt in de onderstaande stappen beschreven. Doorgaans wordt deze inrichting verricht door de systeembeheerder of door een consultant. Stap 1. Activeer termijncontrole, (zie "Stap 1 - Termijncontrole activeren" onder). Stap 2. Definieer applicatiebeheerders, (zie "Stap 2 - Applicatiebeheerders definiëren" op pagina 9). Stap 3. Definieer relatiebeheerders, (zie "Stap 3 - Relatiebeheerders definiëren" op pagina 9). Stap 4. Definieer een verzendschema, (zie "Stap 4 - Verzendschema definiëren" op pagina 9). Stap 5. Ken de Organizer-rechten toe, (zie "Stap 5 - Rechten voor de Organizer toekennen" op pagina 12) Stap 1 - Termijncontrole activeren In het venster "Systeemonderhoud" (via, Onderhoud, Systeemonderhoud, onderdeel "Fiscaal", tabblad Algemeen (2)) moet bij Automatisch berichtenverkeer elektronische aanslag het veld Elektronische aanslagtermijncontrole actief worden aangezet. Handleiding Elektronische aanslagen pagina 8 van 26

12 4.2. Stap 2 - Applicatiebeheerders definiëren Omdat relatiebeheerders gekoppeld zijn aan cliënten, wordt voor een goede werking van de functionaliteit aangeraden relatiebeheerders te gebruiken. Mocht u niet met relatiebeheerders werken, kunt u ook gebruikers (in de rol van applicatiebeheerders) opgeven als ontvanger van termijncontroleberichten. Applicatiebeheerders zijn in deze functionaliteit gebruikers die als extra back-up fungeren op het moment dat termijncontroleberichten niet door relatiebeheerders worden afgehandeld. In dat geval krijgt de applicatiebeheerder een bericht waarin hij bijvoorbeeld wordt verzocht actie te ondernemen. Een termijncontrolebericht sturen naar individuele applicatiebeheerders wordt op de volgende manier in het bserver.ini-bestand gedefinieerd: [Applicatiebeheer] a1=u29 a2=u212 In dit voorbeeld is a1 (applicatiebeheerder 1) de gebruiker met logincode 29, a2 (applicatiebeheerder 2) is gebruiker met logincode Stap 3 - Relatiebeheerders definiëren Voor iedere cliënt kunt u in de cliëntkaart een of meer relatiebeheerders invullen. Dit is niet verplicht maar afhankelijk van de in het verzendschema gedefinieerde relatiebeheerders (zie volgende stap) die een bericht moeten krijgen over een binnengekomen, niet-afgehandelde aanslag. Hoe u relatiebeheerders toevoegt, wordt beschreven in de handleiding "Fiscaal" Stap 4 - Verzendschema definiëren De verzendlijst en de termijnen voor het verzenden van termijncontroleberichten kan de systeembeheerder of consultant instellen in het bserver.ini-bestand. Dit verzendschema bepaalt welke gebruikers (relatiebeheerders) de berichten ontvangen. Met 'termijnen' legt u vast in welk tijdsbestek een termijncontrolebericht wordt ontvangen, dit bepaalt u door het opgeven van het aantal dagen. Het termijncontrolebericht wordt dan gegenereerd na het aantal dagen na dagtekening van de aanslag. In onderstaande tabel is als voorbeeld een standaardschema voor verzending van termijncontroleberichten opgenomen. Zolang de aanslag nog niet is afgehandeld, worden via het onderstaand schema termijncontroleberichten verstuurd. Handleiding Elektronische aanslagen pagina 9 van 26

13 Dagen Verzendlijst Opmerking 0 Relatiebeheerder 6 Tekst bericht 7 Relatiebeheerder 6 Tekst bericht 12 Relatiebeheerder 6 Tekst bericht Relatiebeheerder 5 16 Relatiebeheerder 6 Tekst bericht Relatiebeheerder 5 Relatiebeheerder 4 20 Relatiebeheerder 6 Tekst bericht Relatiebeheerder 5 Relatiebeheerder 4 Relatiebeheerder 3 24 Relatiebeheerder 6 Tekst bericht Relatiebeheerder 5 Relatiebeheerder 4 Relatiebeheerder 3 Relatiebeheerder 2 28 Relatiebeheerder 6 Relatiebeheerder 5 Relatiebeheerder 4 Relatiebeheerder 3 Relatiebeheerder 2 Relatiebeheerder 1 Applicatiebeheerder Tekst bericht Het schema voor termijncontroleberichten wordt zoals gezegd in het bserver.ini-bestand vastgelegd. Als voorbeeld nemen we een standaardschema voor termijncontroleberichten, zoals weergegeven in bovenstaande tabel. U kunt de tekst van het bericht zelf bepalen. Dit kan per bericht maar u kunt dit ook aan het systeem overlaten. Als u een vaste tekst wilt aanhouden voor termijncontroleberichten, laat u in de bserver.ini setting de 'bericht-regels' leeg en zet u de tekst bij de volgende regels: DefaultMessageSubject= Uw onderwerp DefaultMessageContent= Uw bericht Handleiding Elektronische aanslagen pagina 10 van 26

14 Het schema ziet er dan als volgt uit: [EKA_alerts] alert1=0;r6; alert2=7;r6; alert3=12;r6,r5; alert4=16;r6,r5,r4; alert5=20;r6,r5,r4,r3; alert6=24;r6,r5,r4,r3,r2; alert7=28;r6,r5,r4,r3,r2,r1,ab; DefaultMessageSubject=Aanslag niet afgehandeld DefaultMessageContent=Er is een elektronische aanslag ontvangen, deze is nog niet afgehandeld DefaultAlertScheme=unit4ekaalert Ieder termijncontrolebericht zal dan standaard de in dit schema ingevoerde tekstregels krijgen. Het standaardschema unit4ekaalert is onderdeel van de UNIT4 Business Suitedatabase. In bovenstaande schema's is een standaardinstelling gehanteerd, waarvan kan worden afgeweken. De volgende gebruikersaanduidingen kunnen worden gebruikt: rx: Relatiebeheerder x* (r6 bijvoorbeeld staat voor relatiebeheerder 6) ux: Gebruiker x (u29 staat voor gebruiker 29) ax: Applicatiebeheerder x (a1 staat voor applicatiebeheerder 1) ab: Alle applicatiebeheerders benoemt onder de sectie [Applicatiebeheerder] in het bserver.ini bestand ontvangen het bericht. eb: elektronische aanslag-berichtenbeheerder * = gebruikersnummer Na elke regel kan na de punt-komma de tekst voor het onderwerp en het bericht worden ingevoerd. [EKA_alerts] alert1=0;r6;er is een elektronische aanslag ontvangen,deze is nog niet afgehandeld. alert2=7;r6;er is een elektronische aanslag ontvangen, deze is nog niet afgehandeld. alert3=12;r6,r5;er is een elektronische aanslag ontvangen, deze is nog niet afgehandeld. alert4=16;r6,r5,r4;er is een elektronische aanslag ontvangen, deze is nog niet afgehandeld. alert5=20;r6,r5,r4,r3;er is een elektronische aanslag ontvangen, de bezwaartermijn dreigt te verlopen. alert6=24;r6,r5,r4,r3,r2;er is een elektronische aanslag ontvangen, de bezwaartermijn dreigt te verlopen. alert7=28;r6,r5,r4,r3,r2,r1,ab;er is een elektronische aanslag ontvangen, de bezwaartermijn dreigt te verlopen. DefaultMessageSubject= DefaultMessageContent= DefaultAlertScheme=unit4ekaalert Handleiding Elektronische aanslagen pagina 11 van 26

15 4.5. Stap 5 - Rechten voor de Organizer toekennen De gebruiker moet over rechten beschikken voor toegang in de Organizer om hier termijnberichten in te zien. Deze rechten worden toegekend in privilegegroepen. Privilegegroepen worden ingesteld via de menukeuze Onderhoud, Privilegegroepen, tabblad Objectbeveiliging. Zie ook de handleiding "Werken met UNIT4 Business Suite", hoofdstuk "Rechten". Voor meer informatie over de Organizer wordt verwezen naar de handleiding "Organizer" Het termijncontrolebericht ontvangen Als alle instellingen juist zijn vastgelegd, ontvangen de in het termijncontroleschema opgenomen personen een termijncontrolebericht zodra een nieuwe EKA of SBA via UNIT4 DigiPoort in UNIT4 Business Suite is verwerkt. U wordt met een pop-upmelding geattendeerd op de niet-afgehandelde elektronische aanslag. U kunt dit bericht ook inzien via het tabblad Start, groep Taakbalk en dan Agendaweergave of Gridweergave. Een termijncontrolebericht is een organizer-item, type 'bericht'. Dit wordt niet als verstuurd en is alleen binnen UNIT4 Business Suite in te zien. Het onderwerp en de inhoud van het bericht zijn door de gebruiker of consulent ingericht in het bserver.inibestand, (zie "Stap 4 - Verzendschema definiëren" op pagina 9). Aan het bericht worden (automatisch) de volgende kenmerken meegegeven: Cliëntnummer Cliëntnaam Aanslagnummer Dagtekening Belastingmiddel Dagtekening Einde datum bezwaar 4.7. Wat u verder moet weten Als een elektronische aanslag de status "goedgekeurd" of "bezwaar aangemaakt" heeft, wordt de termijncontrole uitgeschakeld voor de betreffende aanslag. Als de status van de aanslag vervolgens wordt gewijzigd, wordt de termijncontrole niet opnieuw worden geactiveerd. U ziet een melding die u hierop attendeert. Het termijncontrolesysteem werkt niet bij bestaande elektronische aanslagberichten die opnieuw worden verwerkt. De termijncontrole werkt ook voor handmatig aangemaakte berichten. Eektronische aanslagberichten die niet aan een cliënt zijn gekoppeld, komen niet in aanmerking voor een termijncontrolebericht. Handleiding Elektronische aanslagen pagina 12 van 26

16 5. AUTOMATISCHE ELEKTRONISCHE AANSLAGCOMMUNICATIE INSTELLEN Nadat de controle is uitgevoerd op de aanslag is er een volledig automatische terugkoppeling naar de belastingplichtige mogelijk. Er wordt in dat geval een bericht naar UNIT4 Client Portal gestuurd of de cliënt ontvangt de elektronische aanslag in een PDF, via . Om dit te activeren is onderstaande inrichting noodzakelijk. Stap 1. Richt een Windows user account in, (zie "Stap 1 - Windows user account inrichten" onder). Stap 2. Stel een voor afgekeurde aanslagen in, (zie "Stap 2 - voor afgekeurde aanslagen instellen" op pagina 14). Stap 3. Stel voor goedgekeurde aanslagen in, (zie "Stap 3 - voor goedgekeurde aanslagen instellen" op pagina 14). Stap 4. Voeg voorbladen toe, (zie "Stap 4 - Voorblad toevoegen" op pagina 15). Stap 5. Voeg sjablonen toe, (zie "Stap 5 - sjabloon aanmaken" op pagina 18). Stap 6. Tabblad Voorbladen elektronische aanslagen aanpassen, (zie "Stap 6 - Tabblad Voorbladen elektronische aanslagen aanpassen" op pagina 20). Stap 7. Leg de printer voor elektronische aanslagen vast, (zie "Stap 7 - Printer elektronische aanslag vastleggen" op pagina 21). Stap 8. Configureer de middleware-server (zie "Stap 8 - Middleware-server configureren" op pagina 22) Stap 1 - Windows user account inrichten Deze instellingen moeten door een systeembeheerder worden verricht. Voor automatische elektronische aanslagcommunicatie is een Windows user account nodig. U kunt hiervoor het account gebruiken waar ook de middleware service mee gestart wordt. De Windows user account moet kunnen inloggen op de middleware server en verbinding kunnen maken met printers. De Windows user account moet tevens een mailprofiel hebben op de mailserver. Als de middleware service nog niet gestart wordt door een Windows user account, dan moet dit alsnog worden ingericht (zie afbeelding hierboven). Handleiding Elektronische aanslagen pagina 13 van 26

17 5.2. Stap 2 - voor afgekeurde aanslagen instellen Als een aanslag automatisch bij binnenkomst door het systeem wordt afgekeurd, kunt u een bericht laten sturen naar de betreffende relatiebeheerder in uw kantoor. Dit geeft u aan met het opnemen van een parameter in de bserver.ini. U hebt hierbij de keuze uit de onderstaande mogelijkheden: [EKACommunicatie] Alert=eb (dit verwijst naar de berichtenbeheerder, zie venster "Systeemonderhoud", onderdeel "Fiscaal", tabblad Algemeen (2)). of [EKACommunicatie] Alert=r1of r2 of r3 of r4 of r5 of r6 (dit verwijst naar de relatiebeheerder 1...6, zie het tabblad Communicatie in de cliëntkaart). De gebruikers op uw kantoor die bij de cliënten als relatiebeheerder 1 tot en met 6 zijn ingevuld, moeten hun adres hebben ingevuld in de gebruikerskaart. of [EKACommunicatie] Alert=u<Nr> (dit verwijst naar de specifieke gebruiker) Stap 3 - voor goedgekeurde aanslagen instellen Als een aanslag automatisch bij binnenkomst wordt goedgekeurd door het systeem, kunt u automatisch een bericht naar uw cliënt laten sturen. Contactpersoon aanslagen De contactpersoon van de cliënt die in het veld Contactpersoon aanslagen in het venster "Cliënt details" is ingevuld, ontvangt de elektronische aanslag op zijn e- mailadres. Wij raden u aan dit veld altijd in te vullen. De variabelen in het sjabloon van de contactpersoon halen hun gegevens uit dit veld (zie "Stap 5 - sjabloon aanmaken" op pagina 18). U moet dit bij alle cliënten doen voor wie aanslagen binnenkomen. U kunt op de cliëntkaart van het standaardscenario voor automatische verzending afwijken (zie "Uitleg verzendwijze van elektronische aanslagen naar cliënten" op pagina 22). Via het onderdeel "Inkomstenbelasting" of "Vennootschapsbelasting" kunt u in het uitklapmenu bij het veld Afwijkende info el. aanslagcontrole een voorkeur kiezen. Hier hebt u de volgende keuzemogelijkheden: <Leeg>: de elektronische aanslag wordt verstuurd volgens de standaardverzendwijze. Handleiding Elektronische aanslagen pagina 14 van 26

18 Papier: de elektronische aanslag wordt naar de elektronische aanslagprinter gestuurd. /PDF: de elektronische aanslag wordt als pdf naar het adres van de contactpersoon gestuurd die bij de cliëntkaart is ingevuld. Client portal/pdf: de elektronische aanslag wordt als PDF naar de client portal gestuurd. Geen communicatie: de elektronische aanslag wordt wel gemaakt maar niet verstuurd Stap 4 - Voorblad toevoegen Als u UNIT4 Client Portal gebruikt, kunt u het elektronische aanslagbericht naar de UNIT4 Client Portal van de cliënt sturen. Als u geen UNIT4 Client Portal gebruikt maar wel mail wilt versturen bij binnenkomende aanslagen, dan moet u ook voorbladen aanmaken die als bijlage bij het aanslagrapport worden meegestuurd. Op het voorblad kunt u een (standaard)tekst voor de cliënt opnemen. Dit voorblad wordt automatisch gegenereerd via een sjabloon dat door een gebruiker met beheerderstaken in UNIT4 Business Suite is gemaakt (zie "Stap 6 - Tabblad Voorbladen elektronische aanslagen aanpassen" op pagina 20). Een voorblad maken Een gebruiker met beheerdersrechten kan voorbladen maken via het tabblad Fiscaal, groep Elektronische aanslagen, EKA en dan Voorbladen elektronische aanslagen of via Fiscaal, groep Elektronische aanslagen, SBA, Voorbladen elektronische aanslagen. Klik in het venster "Voorbladen elektronische aanslagen" op de knop "Voorblad nieuw" wordt geopend.. Het venster Handleiding Elektronische aanslagen pagina 15 van 26

19 Omschrijving Geef in het veld Omschrijving het nieuwe voorblad een omschrijving, bijvoorbeeld 'Elektronische aanslag inkomstenbelasting goedgekeurd'. Belastingmiddel Selecteer in het veld Belastingmiddel het gewenste belastingmiddel. Maak voor elk belastingmiddel een goed- en afgekeurd voorblad. Maak een keuze uit één van de volgende belastingmiddelen: Inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen Vennootschapsbelasting Gewijzigde heffingsgrondslag Voorlopige inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen Voorlopige aanslag zorgverzekeringswet Zorgverzekeringswet Voer vervolgens als in het navolgende voorbeeld in het invoerveld een tekst voor het sjabloon in. De onderstaande codes kunt u bij het invullen van het voorblad gebruiken om de variabele gegevens uit UNIT4 Business Suite in het voorblad op te nemen. Handleiding Elektronische aanslagen pagina 16 van 26

20 Code Omschrijving Aanslagnummer Client portal-contactpersoon bij cliënt* De Datum van dagtekening van de aanslag *de persoon die in UNIT4 Client Portal in het tabblad contacten is geregistreerd als contactpersoon, oftewel de contactpersoon in de cliëntkaart, onderdeel Client Portal, tabblad Webconnector. Met de knop opent u het volgende venster: Handleiding Elektronische aanslagen pagina 17 van 26

21 Hier kunt u de stijl van de tekst in het voorblad aanpassen, bijvoorbeeld door de lettergrootte of het lettertype aan te passen of de tekst anders uit te lijnen. U kunt ook een afbeelding invoegen via de knop. Afbeeldingen mogen niet groter zijn dan 1 MB. Via de knop bewaart u het voorblad bewaren om via meer voorbladen aan te maken. Via de knop in het venster "Voorblad nieuw" ziet u een voorbeeld van het voorblad in PDF-formaat. In het venster "Voorbladen elektronische aanslagen" hebt u een overzicht van de aanwezige voorbladen. Als u op een voorblad klikt, ziet u in het onderste deel van het venster de inhoud van het voorblad Stap 5 - sjabloon aanmaken Bij binnenkomst van een automatisch door het systeem goedgekeurde elektronische aanslag wordt een gestuurd naar de contactpersoon bij de cliënt (zie "Stap 3 - E- mail voor goedgekeurde aanslagen instellen" op pagina 14). Van een automatisch door het Handleiding Elektronische aanslagen pagina 18 van 26