Voorbereidingen migratie Primaccount FiscaalManager naar Unit4 Fiscaal Gemak

Transcriptie

1 Voorbereidingen migratie Primaccount FiscaalManager naar Unit4 Fiscaal Gemak Versie februari 2016

2 Unit4 Bastion 4 Postbus AT Veenendaal Telefoon algemeen: Telefoon Servicedesk: servicedesk.accountancy@unit4.com Selfservicesite: Copyright 2016 Unit4, Veenendaal, Nederland Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Unit4. De informatie in deze uitgave kan zonder enige voorafgaande waarschuwing worden gewijzigd. Tenzij anders vermeld, zijn alle in deze uitgave vermelde bedrijven, personen, gegevens en adressen fictief. Hoewel bij de uitgave van dit document de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor de aanwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaardt Unit4 deswege geen aansprakelijkheid. Alle in deze uitgave genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.

3 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding 1 2. Stappenplan migratie 1 3. Over de migratie Welke gegevens worden wel gemigreerd Cliëntgegevens Aangiften Overig Welke gegevens worden niet gemigreerd Cliëntgegevens Overig 3 4. Voorbereidingen 4 5. Randvoorwaarden Systeemeisen Employees aanmaken en rechten geven Aandachtspunten Na de migratie 8 6. FAQ Vragen? Neem contact op 11

4 1. INLEIDING U hebt ervoor gekozen om over te stappen van Primaccount FiscaalManager naar Unit4 Fiscaal Gemak. Dit houdt in dat er een migratie gaat plaatsvinden van de data. In dit document worden de randvoorwaarden genoemd die van toepassing zijn op de migratie. Daarnaast kunt u lezen welke voorbereidingen u voorafgaand aan de migratie zelf kunt uitvoeren en welke data wel en niet wordt gemigreerd. Lees dit document zorgvuldig door. Onvolledige voorbereiding kan leiden tot onverklaarbare meldingen of een onjuiste/onvolledige migratie. Voor het uitvoeren van de migratie is een aparte handleiding met stappenplan beschikbaar, via In de handleiding van Unit4 Fiscaal Gemak leest u hoe u Unit4 Fiscaal Gemak inricht. 2. STAPPENPLAN MIGRATIE Hieronder vindt u het stappenplan voor de migratie van Primaccount FiscaalManager naar Unit4 Fiscaal Gemak. 1. Doorlezen voorbereidingsdocument 2. Installeren meest recente versie Primaccount FiscaalManager 3. Opschonen huidige data Primaccount FiscaalManager 4. Plannen migratie 5. Voorbereidende handelingen uitvoeren 6. Migratie 7. Controle migratie: goedkeuren / afkeuren 8. Werkzaamheden na migratie 9. Aan de slag! Voorbereidingen migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 1 van 11

5 3. OVER DE MIGRATIE Dit hoofdstuk vertelt welke gegevens wel en niet worden gemigreerd naar Unit4 Fiscaal Gemak Welke gegevens worden wel gemigreerd Cliëntgegevens De volgende cliëntgegevens worden overgenomen uit Primaccount FiscaalManager: Cliëntnummer, naam, adres, woonplaats, land (alleen voor personen) Telefoonnummer, mobiel nummer, adres, website, IBAN Per cliënt worden maximaal twee telefoonnummers en twee adressen overgenomen. Geboortedatum Adressering BSN / RSIN KvK-nummer, btw-nummer, rechtsvorm Burgerlijke staat Aangiften De volgende aangiftegegevens worden overgenomen: IB 2014 en 2013 VPB 2014 en 2013 VA IB 2015 en 2014 VA VPB 2015 en 2014 SBA s OB 2015 en Overig De volgende onderdelen worden overgenomen: Inspectiedienst Koppeling tussen IB-ondernemer en onderneming (voor de winstaangifte) Historische middelingsgegevens die u hebt gemuteerd in Primaccount FiscaalManager Voorbereidingen migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 2 van 11

6 3.2. Welke gegevens worden niet gemigreerd Cliëntgegevens De volgende cliëntgegevens worden niet overgenomen: Ex-cliënten Vervolgnaam Zoeknaam Titel voor Geslacht Contactpersoongegevens Telefoonnummers 3 en meer adressen 3 en meer Branche Extra velden Geboorteplaats Identificatiegegevens Kinderen Overig De volgende gegevens worden niet overgenomen: IB 2012 en ouder VPB 2012 en ouder VA IB 2013 en ouder VA VPB 2013 en ouder OB 2013 en ouder Toeslagen Uitstelregeling EKA s Fiscale eenheid-structuur M-biljet Voorbereidingen migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 3 van 11

7 4. VOORBEREIDINGEN Of een migratie succesvol wordt uitgevoerd, hangt voor een groot deel af van de kwaliteit van uw huidige data. Vervuiling of incomplete data kan ertoe leiden dat de migratie niet afgerond wordt of dat er foutmeldingen optreden. Het is daarom belangrijk dat u vooraf de volgende items in Primaccount RelatieManager controleert en waar mogelijk corrigeert: Bij de categorie Personen, subcategorie Employees, tabblad Naw moet het veld Achternaam gevuld zijn; Bij de categorie Bedrijven, subcategorie Cliënten, tabblad Naw moet het veld Bedrijfsnaam gevuld zijn; Het veld BSN/RSIN moet bij cliënten gevuld zijn. Het BSN/RSIN vindt u in het veld BSN. U controleert dit door in Primaccount RelatieManager in de sidebar bij de categorie Cliënten cliënten te sorteren op de kolom BSN. Primaccount RelatieManager toont dan de lege velden bovenaan: De enige uitzondering geldt voor personen (bijvoorbeeld dummy-vennoten) voor wie u de aangifte niet wilt indienen. Bij deze personen mag u het veld BSN leeg laten. Klanten die niet gemigreerd hoeven worden, moet u in categorie Personen, subcategorie Ex cliënten aanmerken als Ex-cliënt (dat geldt ook voor eventuele dummy-klanten). Dit gaat als volgt: o sleep de relatie vanuit de tabel naar de categorie Ex cliënten. Dit werkt ook omgekeerd; o selecteer de betreffende relatie en zet in het tabblad Koppelingen het vinkje uit bij Ex-Cliënt. U kunt meerdere cliënten tegelijk selecteren: o kies Ctrl+A (rechtersmuis + optie: selecteer) en vervolgens Ctrl+L (rechtersmuis + optie: laad alle records). Het is nu mogelijk om meerdere cliënten te selecteren; o door de SHIFT-toets ingedrukt te houden voor het selecteren van een opeenvolgende rij cliënten; o door de Ctrl-toets ingedrukt te houden is het mogelijk om een willekeurige selectie van de cliënten te maken. Voorbereidingen migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 4 van 11

8 Controleer in Primaccount RelatieManager de volgende zaken: o bij de categorie Personen, subcategorie Employees, tabblad Naw moet het veld Voorletters zijn ingevuld. o bij de categorie Personen, subcategorie Cliënten, tabblad Naw mag de lengte van het telefoonnummer van de cliënt mag maximaal 14 karakters lang zijn. Voorbereidingen migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 5 van 11

9 5. RANDVOORWAARDEN Om de migratie uit te voeren moet u de laatste versie van Primaccount FiscaalManager hebben geïnstalleerd. U vindt deze op de selfservice site MyUnit4 en de Primaccount website; Tijdens het uitvoeren van de migratie kunt u niet werken in Primaccount FiscaalManager. Het is wel mogelijk om gegevens op te zoeken of na te kijken; U kunt Unit4 Fiscaal Gemak pas inrichten nadat de migratie heeft plaatsgevonden Systeemeisen Voor de migratie gelden de volgende systeemeisen: Voor het uitvoeren van de migratie is een internetverbinding noodzakelijk. Deze moet ook s nachts actief zijn omdat de definitieve migratie ook s nachts uitgevoerd kan worden; Voor het uitvoeren van de migratie moet van tevoren een bestand in de installatiemap van Primaccount Fiscaal Manager worden geplaatst (zie ook de handleiding Migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak.pdf ). Hiervoor zijn administratorrechten nodig. Als de migratie wordt uitgevoerd met een remote sessie, dan moet de consultant beschikken over administrator-rechten op de server waar Unit4 Fiscaal Manager is geïnstalleerd; Tijdens de migratie wordt een exportbestand aangemaakt en weggeschreven in een door uw geselecteerde map op uw systeem. Voor deze map moeten minimaal schrijfrechten toegewezen zijn. Er moet minimaal 50 MB aan schijfruimte beschikbaar zijn voor het opslaan van het exportbestand; Als Primaccount FiscaalManager geïnstalleerd is in een hosting omgeving, gelden dezelfde systeemeisen Employees aanmaken en rechten geven De huidige gebruikers in Primaccount worden niet automatisch gemigreerd naar Unit4 Fiscaal Gemak. Voor de migratie kunnen employees in Primaccount FiscaalManager worden aangemaakt als gebruiker in Unit4 Fiscaal Gemak. U moet (minimaal) één gebruiker aanmaken maar wij adviseren om alle gebruikers die in Unit4 Fiscaal Gemak gaan werken, direct aan te maken. Denk er om dat u alle velden juist en volledig invult. U moet hiervoor het volgende doen: Bij minimaal één employee moeten er rechten voor Unit4 Fiscaal Gemak worden opgegeven. Ga hiervoor in Unit4 Relatiemanager naar de categorie Personen, subcategorie Employees en vul onderaan de employeekaart de volgende velden in: o Inlognaam: vul in dit veld het adres in waarmee wordt ingelogd in Unit4 Fiscaal Gemak. o Wachtwoord: vul hier een zelf bedacht wachtwoord in. Voorbereidingen migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 6 van 11

10 Minimaal één employee moet beheerdersrechten toegewezen krijgen. Vul voor alle employees die aangemaakt moeten worden voor Unit4 Fiscaal Gemak de bovenstaande velden in. In het veld Rechten/rollen kunt u aangeven welke rol de employee binnen Unit4 Fiscaal Gemak moet krijgen. o o o o Beheerder: deze rol geeft alle voorkomende rechten in Unit4 Fiscaal Gemak, u kunt de rechten binnen deze rol niet zelf aanpassen of uitbreiden. Aangiftemedewerker: deze rol geeft beperkte rechten op het gebied van aangiften en cliënten. Het is in deze rol bijvoorbeeld niet mogelijk om aangiften in te dienen en alle voortgangstatussen te zetten. Adviseur: deze rol geeft alle rechten op het gebied van aangiften en cliënten en beperkte rechten op algemene onderdelen. Niet migreren: met deze rol heeft de gebruiker geen enkel recht in Unit4 Fiscaal Gemak Aandachtspunten Als inlognaam moet u voor Unit4 Fiscaal Gemak een adres invullen. Deze inlognaam moet uniek zijn. Als u of een van uw medewerkers al een proefaccount hebt aangemaakt in Unit4 Fiscaal Gemak, dan kan die inlognaam niet meer gebruikt worden. Wilt u voor Unit4 Fiscaal Gemak toch de inlognaam van het proefaccount gebruiken omdat dit bijvoorbeeld het zakelijke adres is, dan moet u in het proefaccount een andere inlognaam kiezen. Klik in Unit4 Fiscaal Gemak rechts bovenin op het pictogram en kies voor Instellingen. Hier moet u in het veld adres uw adres/gebruikersnaam wijzigen. De medewerkers met beheerdersrechten kunnen na de migratie de aangiften inzien die in Primaccount FiscaalManager waren beveiligd met een wachtwoord. Binnen Unit4 Fiscaal Gemak worden deze aangiften afgeschermd door de cliënt aan een aparte cliëntgroep te koppelen. Hoe u deze cliëntgroepen aanmaakt en medewerkers koppelt, leest u in de handleiding van Unit4 Fiscaal Gemak. Deze kunt u downloaden door in het beginscherm van Unit4 Fiscaal Gemak onderaan te klikken op Download de handleiding (PDF). Let er dus op dat u niet direct iedere gebruiker beheerdersrechten geeft als er beveiligde aangiften worden gemigreerd. Richt in Unit4 Fiscaal Gemak eerst de afgeschermde cliëntgroepen in en geef gebruikers daarna eventueel beheerdersrechten. Alleen aangiften met de status ELA geaccepteerd in Unit4 Fiscaal Manager worden tijdens de migratie overgenomen naar Unit4 Fiscaal Gemak. Als een Voorbereidingen migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 7 van 11

11 aangifte nog onderhanden is, dan wordt deze niet gemigreerd. Het is mogelijk om handmatig aan de onderhanden aangiften deze status toe te kennen. Open hiervoor in Primaccount FiscaalManager de cliëntenkaart en klik op het tabblad Fiscaal. In het veld ELA geaccepteerd geeft u een datum op. De aangifte wordt nu wel meegenomen tijdens de migratie. Controleer bij de aangiften waarbij sprake is van fiscaal partnerschap, dat in beide aangiften het veld ELA geaccepteerd is gevuld. Als dit veld in de ene aangifte wel is ingevuld maar in de ander niet, dan wordt deze namelijk als een alleenstaande verwerkt in Unit4 Fiscaal Gemak. De geïmporteerde aangiften kunnen niet meer bewerkt worden en dienen alleen als naslagwerk. Deze aangiften kunnen de basis vormen voor de aangifte voor het volgende jaar. Tip: u kunt de lijst in Primaccount FiscaalManager controleren vanuit de IB- of VPBcliënten. Als u het veld ELA geaccepteerd in de lijst zet, kunt u deze heel snel aanvullen bij de gewenste aangiften. Het is in een volgende versie van Unit4 Fiscaal Gemak wel mogelijk om XBRLaangiftebestanden te importeren die in Primaccount FiscaalManager zijn gemaakt. Dit betekent dat nadat de migratie is uitgevoerd, u achteraf nog aangiften kunt importeren Na de migratie Nadat u de migratie hebt goedgekeurd, wordt uw omgeving (data) van Unit4 Fiscaal Gemak in de acceptatieomgeving verplaatst naar de productieomgeving van Unit4 Fiscaal Gemak. Unit4 zorgt voor de overzetting, u hoeft hier zelf niets voor te doen. U ontvangt een van Unit4 op het moment dat uw Unit4 Fiscaal Gemak omgeving gereed is voor ingebruikname. Voorbereidingen migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 8 van 11

12 In deze productieomgeving moet u handmatig het PKIoverheid certificaat importeren. Het PKIoverheid certificaat is een bestand met de extensie.pfx of.p12 met een bijbehorend wachtwoord. Deze gegevens moeten bij u bekend zijn. Het is belangrijk dat u deze gegevens bij de hand hebt op het moment dat de migratie gepland staat. Als u deze gegevens niet meer hebt, moet u contact opnemen met uw PKIoverheid certificaat leverancier. Het importeren gaat als volgt: 1. Klik in Unit4 Fiscaal Gemak rechtsboven op het pictogram en kies vervolgens voor 'Instellingen'. 2. Kies rechtsboven voor de knop 'Certificaten beheren'. 3. Op deze pagina kunt u bij de optie 'PKI-certificaat uploaden' bladeren naar uw PKIoverheid certificaat en het bijbehorende wachtwoord invoeren. Zodra het certificaat is ingelezen, kunt u aangiften verzenden en SBA s ontvangen. Voorbereidingen migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 9 van 11

13 6. FAQ 1. Worden employees automatisch gemigreerd vanuit Primaccount FiscaalManager? Nee, de huidige employees (uw medewerkers) worden niet automatisch gemigreerd. U moet ervoor zorgen dat bij Employees alle (maar minimaal één) employees wordt aangemaakt. Minimaal één employee moet ook beheerdersrechten hebben. 2. Wordt de rechtenstructuur gemigreerd vanuit Primaccount FiscaalManager? Technisch gezien is het niet mogelijk om de rechtenstructuur te migreren, omdat deze in beide pakketten anders van opzet is. Deze moet u handmatig inrichten in Unit4 Fiscaal Gemak. 3. Wordt het PKIoverheid certificaat automatisch overgenomen vanuit Primaccount FiscaalManager? Nee, deze moet handmatig worden ingevoerd in Unit4 Fiscaal Gemak. Bij het importeren van het PKIoverheid certificaat hebt u het bijbehorende wachtwoord ook nodig. Zorg ervoor dat u deze bij de hand hebt! 4. Word ik begeleid tijdens en na de migratie? U kunt ervoor kiezen om de migratie door een consultant van Unit4 te laten uitvoeren. Welke ondersteuning het beste bij uw organisatie past, is mede afhankelijk van de grootte van uw organisatie en de hoeveelheid data die gemigreerd moet worden. De eventuele begeleiding bestaat onder andere uit de voorbereiding van de migratie, de inrichting van Unit4 Fiscaal Gemak en een eventuele instructie over Unit4 Fiscaal Gemak. Als u ondersteuning van Unit4 wilt, kunt u hierover contact opnemen met uw accountmanager of met onze afdeling planning via telefoonnummer Kan ik na de migratie nog aangiften versturen via Primaccount FiscaalManager? Ja, dit blijft mogelijk. Deze aangiften worden echter niet automatisch gemigreerd naar Unit4 Fiscaal Gemak. Hiervoor moet u handmatig het XBRL-bestand dat naar de Belastingdienst is gestuurd, importeren in Unit4 Fiscaal Gemak. Deze functionaliteit komt binnenkort beschikbaar in Unit4 Fiscaal Gemak. Dit geldt alleen voor definitieve aangiften en niet voor voorlopige aangiften. 6. Krijg ik nog SBA s (over oudere jaren) binnen in Primaccount FiscaalManager? Nee, na de migratie wordt deze stroom automatisch uitgeschakeld in Primaccount FiscaalManager. Nadat u in Unit4 Fiscaal Gemak het PKIoverheid certificaat hebt geïmporteerd, komen deze binnen in Unit4 Fiscaal Gemak. Dit geldt ook voor oudere jaren, waarvan de aangifte niet in Unit4 Fiscaal Gemak staat. De EKA s blijven nog wel binnenkomen in Primaccount FiscaalManager, omdat Unit4 Fiscaal Gemak geen EKA s kan verwerken. Voorbereidingen migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 10 van 11

14 7. VRAGEN? NEEM CONTACT OP Hebt u vragen over de migratie? U kunt ons op de volgende manieren bereiken: Bel ons op telefoonnummer Dit nummer is alleen bedoeld voor specifieke vragen over de migratie. Voor vragen over het gebruik van Unit4- producten belt u met het telefoonnummer van de Servicedesk. Stel uw vraag via Myunit4.com: o log in op en kies voor Self Service Benelux o ga naar het tabblad Servicedesk en klik in het menu links op Nieuwe call o stel hier uw vraag en klik daarna op Verzenden. Voorbereidingen migreren naar Unit4 Fiscaal Gemak Pagina 11 van 11