TE BEGEVEN VOLGENS: aanwerving / bevordering / mobiliteit

Transcriptie

1 FUNCTIEBENAMING COORDINATOR THUISZORGDIENSTEN PLAATS IN HET ORGANOGRAM: Is verantwoordelijk voor de goede werking van de thuiszorgdiensten van het OCMW van Maldegem, waarin begrepen de werking van de dienst gezinszorg en aanvullende thuiszorg (DGAT), de dienstenchequesonderneming Poetspunt, de collectieve autonome dagopvang voor ouderen (CADO), de zorgorganisatie van de Pastorij Kleit en de Pastorij Adegem, het lokaal dienstencentrum (LDC), de klusjesdienst en de mindermobielencentrale (MMC) en toekomstig op te starten diensten in de thuiszorg.. Is verantwoordelijk voor de afstemming van de dienstverlening op het niveau van de cliënt en de integratie van de diensten in één thuiszorgloket. Geeft leiding aan de personeelsleden van de verschillende thuiszorgdiensten. Staat onder leiding van het diensthoofd sociale dienst & thuiszorg. FUNCTIECLASSIFICATIE: B4-B5 HOOFDMAATSCHAPPELIJK WERKER TE BEGEVEN VOLGENS: aanwerving / bevordering / mobiliteit Basisdoelstelling : 1. Organisatie, coördinatie en leiding van de thuiszorgdiensten van het OCMW met het oog op een klantvriendelijke dienstverlening en efficiënte inzet van personeel; 2. Onder de eindverantwoordelijkheid van het diensthoofd sociale dienst en thuiszorgdiensten; zorgen voor de coördinatie van de dagelijkse werking van alle thuiszorgdiensten, zodat de dienstverlening is afgestemd op de behoeften van de klanten en de werking gecoördineerd, afgesteld, vlot, correct en kwaliteitsvol verloopt en steeds verder wordt geoptimaliseerd. 3. Afstemming van de dienstverlening op het niveau van de cliënt en integratie van de diensten in één thuiszorgloket 4. Organisatie van het aanbieden van een geïntegreerd en op de zorgnood van de aanvrager afgestemd zorgaanbod met integratie van alle eigen zorgvormen uit de thuiszorg; 5. Het beleid en de diensten, via het diensthoofd sociale dienst & thuiszorg, voorzien van alle nuttige informatie voor beleidsvorming in de thuiszorg; Plaats in het organogram De coördinator thuiszorgdiensten geeft rechtstreeks leiding aan de individuele dienstverantwoordelijken binnen de thuiszorgdiensten, coördineert hun werking en stuurt deze aan : - de dienstverantwoordelijke / maatschappelijk werker van de dienst gezinszorg en aanvullende thuiszorg - de dienstverantwoordelijke / maatschappelijk werker van de dienstenchequesonderneming - de coördinator collectieve autonome dagopvang K. Andries en groepswonen voor senioren in de Pastorijen Kleit en Adegem

2 - de centrumleider van het lokaal dienstencentrum Oud St. Jozef - de begeleiders van de mindermobielencentrale Via de dienstverantwoordelijken, geeft de coördinator thuiszorg, onrechtstreeks leiding aan de medewerkers van deze thuiszorgdiensten. Staat onder de rechtstreekse leiding van het diensthoofd sociale dienst & thuiszorg. Hoofdtaken en verantwoordelijkheden: Resultaatgebied 1: Visie en beleidsontwikkeling Ontwikkelen van de visie van het OCMW met betrekking tot de aangeboden thuiszorgdiensten en de plaats van gezinszorg in het zorgcontinuüm (in samenwerking met het afdelingshoofd) Doorvertalen van deze visie in de dagelijkse werking van de dienst Opvolgen van de wetgeving en garanderen van conformiteit met de wetgeving Opvolgen van nieuwe ontwikkelingen in de sector Coördineren en implementeren van het kwaliteitsbeleid en systeem in samenwerking met de kwaliteits-coördinator en sensibiliseren van de medewerkers inzake kwaliteit Opvolgen van het correct verloop van alle processen eigen aan de dienst Concretiseren en uitvoeren van het meerjarenplan Zorgen voor een dynamiek in de thuiszorg in het licht van de vergrijzing en levenslang wonen Belichamen van het beleid (en het meerjarenplan) van het OCMW ten aanzien van de medewerkers Resultaatgebied 2: Dienstverlening in goede banen leiden, organisatie en leiding van de thuiszorgdiensten Door aansturing van de dienstverantwoordelijken, beheren en opvolgen van het aanbod, de planning en de dienstverlening van de thuiszorgdiensten; Opvolgen van de kwaliteit van de aangeboden dienstverlening Garanderen van een sterke aanspreekbaarheid (bestuur en medewerkers) voor de klanten die gebruik maken van de aangeboden dienstverlening Opvolgen van ontwikkelingen specifieke programma s (VESTA, Elektronisch zorgenplan ) Dit resultaatsgebied vertaalt zich onder andere in volgende dagelijkse werking : - De verschillende diensten van de thuiszorg en het team van maatschappelijk werkers en dienstverantwoordelijken binnen de thuiszorg in staat stellen het recht op maatschappelijke integratie en maatschappelijke dienstverlening in al zijn vormen op een kwaliteitsvolle manier te verzekeren aan de cliënten - Houdt zicht op de goede interne werking van de teams en remedieert indien en waar nodig - Is verantwoordelijk voor de organisatie van de administratie van de thuiszorgdiensten en is, onder de eindverantwoordelijkheid van het diensthoofd

3 sociale dienst en thuiszorgdiensten, medeverantwoordelijk voor de correcte aangifte en facturatie van subsidies, toelagen en tussenkomsten betreffende de verschillende diensten - Is verantwoordelijk voor de kwaliteitswerking en -bewaking binnen de toegewezen diensten; - Is verantwoordelijk voor de opvolging van de erkenningen van de betrokken diensten - Organiseert, plant en evalueert alle werkzaamheden en dienstverlening binnen de dienst, verzekert de continuïteit van de activiteiten en coördineert deze dienstverlening in het belang van de klanten; - Staat in voor de integratie van de diensten in één thuiszorgloket; - Staat in voor een afstemming en coördinatie van de diverse thuiszorgdiensten van het OCMW en zet deze naadloos en dienstoverschrijdend in ten behoeve van de zorgvraag van de klanten en de evolutie binnen deze vraag - Staat in voor de organisatie van (het aanbod van) de thuiszorgdiensten van het OCMW, indien beslist wordt tot organisatie van een woonzorgzone binnen de gemeente - Staat, via de verantwoordelijke coördinator, in voor de organisatie van de zorg in de groepswoningen voor senioren van het OCMW - Waakt over en regelt de taakverdeling van de dienstverantwoordelijken en de medewerkers. - Adviseert medewerkers, coacht hen en volgt hun prestaties en taken op - Detecteert vormings- en opleidingsbehoeften bij de medewerkers en formuleert gepaste voorstellen - Organiseert en leidt teamoverleg (agendabepaling, voorbereiding, leiding, verslag en nazorg) - Detecteert behoeften, doet projectvoorstellen en coördineert, na goedkeuring, de uitvoering van deze projecten en volgt ze op - Organiseert en coördineert registratie naar het ministerie toe - Organiseert in het bijzonder de vlotte werking van de verschillende diensten en zorgt voor afstemming binnen en tussen de verschillende diensten - Studie en informatieverstrekking m.b.t. wetgeving en regelgeving, en coördinatie van het interne documentatie-systeem - Verzorgt de begeleiding en opvang van beginnende werknemers binnen de diensten - Verzekeren van een kwaliteitsvolle dienstverlening en het opvangen en remediëren van klachten dienaangaande - Voert functionering- en evaluatiegesprekken. - Samen met het diensthoofd, zorgen voor een optimale personeelsbezetting binnen de diensten, en, indien opgedragen, voeren van sollicitatiegesprekken en deelname aan examenverrichtingen voor de aanwerving van personeel voor de diensten. - T.a.v. het diensthoofd een signaalfunctie vervullen, m.b.t. de behoeften en noden van de doelgroepen binnen de gemeente, in kaart brengen van de evolutie van cliëntnoden, formuleren van beleidsvoorstellen m.b.t. nieuwe vormen van dienstverlening; - (mee)opvolgen van het personeelsbeheer van de dienst: - Ondersteunen en begeleiden van de werkzaamheden van de thuisdiensten - Bewaken van de kwaliteit en kwantiteit van de aangeboden dienstverlening - uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de entiteit - nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de dienst

4 - zorgen, onder de eindverantwoordelijkheid van het diensthoofd sociale dienst en thuiszorg, voor het tijdig en correct indienen van gegevens bij de bevoegde instanties - kwaliteitszorg binnen alle thuiszorgdiensten coördineren en de implementatie opvolgen - coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten - financiële eindverantwoordelijkheid van de dagelijkse inkomsten van de thuiszorgdiensten Resultaatgebied 3: Intern en extern overleg plegen en bestuursorganen opvolgen Afstemmen met het diensthoofd sociale dienst & thuiszorg en met de dienstverantwoordelijken binnen de thuiszorg, alsook met de ondersteunende diensten van het OCMW Nauwe samenwerking met de residentiële zorginstellingen van het OCMW Deelnemen aan andere interne overlegmomenten Opbouwen van een extern netwerk en onderhouden van samenwerkingsverbanden Dit resultaatsgebied vertaalt zich onder andere in volgende dagelijkse werking : - Informeert, ondersteunt en adviseert het diensthoofd sociale dienst & thuiszorg, de secretaris en de raad binnen de beleidsdomeinen van de thuiszorgdiensten, detecteert de noden, onderzoekt en formuleert gepaste beleidsvoorstellen, zet nieuwe vormen van dienstverlening op en organiseert deze - Voorziet het diensthoofd, de secretaris, de voorzitter, de raad en het bijzonder comité senioren & zorg van alle nuttige informatie voor beleidsvorming en doet hiertoe de nodige voorstudie; - Ondersteunt het diensthoofd in de evaluatie van de noden op vlak van thuiszorg, in de evaluatie van de werking van de eigen diensten, in het formuleren van beleidsvoorstellen en bij de uitvoering ervan - Rapporteert aan het diensthoofd sociale dienst en thuiszorg voor wat betreft maatschappelijke dienstverlening bij hoogdringendheid - Levert een bijdrage aan beleidsvoorbereidende werkzaamheden - Voorbereiden en opvolgen van de raadsdossiers m.b.t. thuiszorgdienstverlening - Volgt nieuwe evoluties binnen de thuiszorg op, bespreekt deze met de dienstverantwoordelijken, coacht hen, stimuleert hen met het oog op de optimalisering van de thuiszorgdienstverlening - Overlegt met interne en externe diensten, instellingen en andere samenwerkingsverbanden - De externe communicatie verloopt via het diensthoofd - Overlegt met collega-verantwoordelijken van vergelijkbare openbare diensten, houdt intervisie, zoekt afstemming - Staat in voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn, door constructief overleg en samenwerking met de dienstverantwoordelijken en andere verantwoordelijken, door voortgangs- en beleidsgericht rapporteren aan de beleidsverantwoordelijken, door het bewaken van een optimale interne communicatie binnen de diverse (thuiszorg)diensten

5 Resultaatgebied 4: Budgethouderschap administratie beheren en beheersopvolging voor de thuiszorgdiensten Opnemen van de rol van budgethouder en opnemen van verantwoordelijkheid voor het opstellen van de begroting en het beheren van het budget, onder de eindverantwoordelijkheid van het diensthoofd sociale dienst en thuiszorg Mee opvolgen van de administratie en facturatie van de dienst Thuiszorg Doorgeven van de aankoopbehoeften Opstellen en verwerken van rapporten/verslagen voor overkoepelende instanties en voor intern gebruik Dit resultaatsgebied vertaalt zich onder andere in volgende dagelijkse werking : - Aanleveren van informatie, berekeningen en cijfergegevens voor de budgetposten die betrekking hebben op de eigen beleidsdomeinen - Opvolging van de realisatie en evolutie van de budgetgegevens van de eigen diensten - Verzamelen en aanleveren van relevante beheersinformatie ten behoeve van de beleidsorganen en het management aangaande de dienstverlening binnen de eigen diensten en beleidsdomeinen - Eindverantwoordelijke voor het tijdig doorsturen van betaallijsten, mandaten en invorderingsstaten naar de financiële dienst. - Kan, indien beslist, verantwoordelijk gesteld worden voor het beheer van geldelijke provisies en provisierekeningen - Heeft, indien beslist, onder de eindverantwoordelijkheid van het diensthoofd sociale dienst en thuiszorg, handtekenbevoegdheid o.a. voor uitgaande facturatie - Heeft, indien gedelegeerd, onder de eindverantwoordelijkheid van het diensthoofd sociale dienst en thuiszorg,beslissingsbevoegdheid over het verlenen van de eigen thuiszorgdienstverlening aan de klanten - Indien (sub-)budgethouderschap wordt toegestaan en onder de eindverantwoordelijkheid van het diensthoofd sociale dienst en thuiszorg, : - Stelt de budgetten van de thuiszorgdiensten - besteedt de budgetten van de activiteitencentra, waarvoor men bevoegd is, kostenbewust en doelmatig en volgt deze op - bestelt leveringen, werken en diensten, in overleg met de aankoopdienst, fungeert dienaangaande als contactpersoon en volgt leveringen, werken en diensten op; - keurt de inkomende facturen goed inzake exploitatie-uitgaven - kredietbewaking voor de eigen budgetten Resultaatgebied 5 : Plaatsvervangend lid van het BCSZ - Treedt, bij afwezigheid van het diensthoofd sociale dienst en thuiszorg of op diens vraag, op als (plaatsvervangende) technisch adviseur van het bijzonder comité voor senioren en zorg - Participeert en is aanwezig aan de vergaderingen van het BCSZ, bereidt voorstellen voor aangaande de eigen bevoegdheidsdomeinen - Voert de reglementering die uitgewerkt wordt in de schoot van het BCSZ, uit. Resultaatsgebied 6 - verruimende bepaling - Neemt op vraag van de secretaris of het diensthoofd sociale dienst en thuiszorg andere taken op zich

6 - Is bereid tot permanente bijscholing betreffende regelgeving en werking van de eigen dienst en beleidsdomeinen

7 Relaties Relaties algemeen De coördinator thuiszorgdiensten treedt op als organisator en leidinggevende binnen de eigen diensten. Hij / zij staat onder de algemene leiding van het diensthoofd sociale dienst en thuiszorg. Het diensthoofd blijft de eindverantwoordelijke en het eerste aanspreekpunt betreffende het geheel van de dienstverlening inzake thuiszorg van het OCMW. De coördinator thuiszorgdiensten is het aanspreekpunt voor het diensthoofd aangaande de werking, de organisatie en de materies, die ressorteren onder de beleidsdomeinen inzake de thuiszorgdiensten. Intern treedt de coördinator thuiszorgdiensten in overleg met het diensthoofd en met de maatschappelijk werkers en de administratie van de eigen diensten en beleidsdomeinen en stemt de werking van de thuiszorgdiensten af op de noden binnen de gemeente. De coördinator thuiszorgdiensten rapporteert aan het diensthoofd, die eindverantwoordelijke is. Relaties intern De coördinator thuiszorgdiensten treedt op als rechtstreeks leidinggevende ten aanzien van het begeleidend personeel van de thuiszorgdiensten, zoals de verantwoordelijke maatschappelijk werker DGAT, de centrumleider LDC edm. De coördinator thuiszordiensten treedt onrechtstreeks en via deze begeleidende personeelsleden, op als leidinggevende van de thuiszorgdiensten (dienst gezinszorg en aanvullende thuiszorg (DGAT), de dienstenchequesonderneming Poetspunt, de collectieve autonome dagopvang voor ouderen (CADO), de Pastorij Kleit, de Pastorij Adegem, het lokaal dienstencentrum (LDC), klusjesdienst en de mindermobielencentrale (MMC)) De coördinator thuiszorgdiensten heeft intern in eerste orde contacten met de begeleidende medewerkers thuiszorgdiensten, het personeel van de thuiszorgdiensten zelf en het diensthoofd sociale dienst en thuiszorgdiensten en slechts in tweede instantie en via het diensthoofd, met de voorzitter, secretaris, financieel beheerder en de leden van de raad en van het comité senioren en zorg, de diensthoofden. 1. T.a.v. interne derden : - Coördinator, contactpersoon en coach m.b.t. totaalpakket inzake dienstverlening op vlak van de thuiszorg in al zijn vormen en inbegrepen de projecten dienaangaande. - Werkt vooral samen met enerzijds het diensthoofd sociale dienst en thuiszorg en anderzijds de verantwoordelijken van de verschillende thuiszorgdiensten - opvangen en informeren rond speciale vragen, problemen of klachten inzake dienstverlening - bewaken en evalueren van de kwaliteit van de eigen dienstverlening - bewaken en evalueren van de kostprijs van de eigen dienstverlening - verstrekken van beleids- en beheersinformatie aangaande kencijfers van de eigen werking 2. T.a.v. het personeel : - opvolgen van nieuwe evoluties m.b.t. de dienstverlening en informeren dienaangaande - stimuleren van een collegiale sfeer tussen de personeelsleden van de eigen diensten, (nieuwe) medewerkers coachen, opvolgen en begeleiden

8 - bemiddelen bij en oplossen van conflictsituaties - coördinatie van taakverdeling, werkorganisatie, uurroosters, verlofregeling, - organiseren en leiden van werkoverleg - onthaal en introductie van nieuwe personeelsleden - voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken - detecteren van vormingsnoden 3. T.a.v. de andere diensten binnen het OCMW: - correct uitwisselen van informatie m.b.t. prestatiegegevens en aan- en afwezigheden - verstrekken van nuttige informatie omtrent sociale situaties aan het diensthoofd en via het diensthoofd aan verantwoordelijken van andere diensten die dit aanbelangen. - opvolgen en implementeren van nieuwe inzichten en werkregelingen - overige werkzaamheden die kaderen binnen de doelstelling van de functie - rekening houden met instructies en adviezen van het diensthoofd - Formuleren, uitwerken en implementeren van verbetervoorstellen - Beleidsvoorbereidend werk op vraag van het diensthoofd mbt de diverse aspecten van de dienstverlening Relaties extern De coördinator thuiszorgdiensten heeft minder externe contacten, tenzij aangaande probleemsituaties betreffende de eigen diensten en tenzij op vraag van het diensthoofd. Het diensthoofd vertegenwoordigt het beleidsdomein thuiszorg extern. De coördinator thuiszorgdiensten onderhoudt functionele contacten met ministeries,... Profiel Kennis - Grondige kennis van de wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW s en het decreet van beteffende de organisatie van de OCMW s; - Grondige kennis van de wetgeving inzake de werking en erkenning van voorzieningen in de thuiszorg en basiskennis van de werking inzake voorzieningen voor bejaarden (woonzorgdecreet en uitvoeringsbesluiten) - Basiskennis van de regelgeving betreffende de dienstenchequesondernemingen - Basiskennis van de wetgeving inzage kwaliteitszorg voor de thuiszorgvoorzieningen - Goede kennis van technieken van leidinggeven en inzicht in organisatiewerking, werk- en taakverdeling - Basiskennis van de wetgeving betreffende de maatschappelijke integratie en de uitvoeringsbesluiten, - Basiskennis van de wetgeving inzake het lokaal sociaal beleid - Goede kennis van de sociale kaart op het vlak van thuiszorg - Goede kennis van de moderne technieken inzake thuiszorgdienstverlening; - Inzicht in de trends in de thuiszorgsector Vaardigheden 1. Eigen werkzaamheden: - Correcte, systematische, preventieve en pro-actieve aanpak

9 - Tact, discretie en respect voor beroepsgeheim - Logisch denkvermogen - Probleemsituaties in overleg en samenwerking, kunnen oplossen - Wetten, reglementen en voorschriften zich snel eigen kunnen maken en juist kunnen interpreteren - Vertrouwd zijn met informatica 2. Managementvaardigheden: - Leidinggeven over beperkte groepen en als middenmanagement - Organiseren, plannen, coördineren, controleren, evalueren en motiveren - Kunnen motiveren - Objectief kunnen oordelen - Coachen 3. Communicatieve vaardigheden: - taalbeheersing, - klantvriendelijk en klantgericht 4. Omgang met anderen: - In teamverband kunnen werken - Zich loyaal kunnen opstellen als deel van de organisatie van het beleidsdomein sociale dienst - Kunnen omgaan met personeel 5. Houding: - Weet van aanpakken - Bereidheid om zich permanent bij te scholen en openstaan voor verandering - Verzorgd voorkomen - Stressbestendig zijn - Probleemoplossend - Occasioneel niet gebonden aan vast werk- en uurschema - Professionele betrokkenheid bij de eigen taakdomeinen - Openheid ten aanzien van het diensthoofd - Neemt initiatief, doet voorstellen, met een creatieve aanpak en doorzettingsvermogen - Kan zelfstandig, maar in overleg, werken en het eigen werk en dat van anderen organiseren c)verantwoordelijkheidsgraad: - Leidinggevend aan het personeel van de thuiszorgdiensten, onder de eindverantwoordelijkheid van het diensthoofd - Beleids- en beheersadviserend aan het diensthoofd d) Bezit een rijbewijs B e) Vorming - Is bereid tot voortdurende vorming teneinde op de hoogte te blijven van de evoluties op alle vlakken binnen zijn / haar werkveld

10