Vereenvoudiging van administratieve processen. Ziekenhuis Oost-Limburg Click to add title. Elke Panis Jos Vanoppen. Click to add subtitle

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Vereenvoudiging van administratieve processen. Ziekenhuis Oost-Limburg Click to add title. Elke Panis Jos Vanoppen. Click to add subtitle"

Martina Koster
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis Oost-Limburg Click to add title Elke Panis Jos Vanoppen Click to add subtitle De Haan Genk

2 1. Waarom vereenvoudiging van administratieve processen? 2. Opleiding lean 3. Praktische aanpak 1. Project facturatie 2. Project patiëntenadministratie 3. Andere projecten

3 1. Waarom vereenvoudiging van administratieve processen? 2. Opleiding lean 3. Praktische aanpak 1. Project facturatie 2. Project patiëntenadministratie 3. Andere projecten

4 Pre-lean - Rommelige bureaus - Hopeloze zoektochten - Fouten / onduidelijkheden in processen

5 Pre-lean - Papierloos werken - besparingen in administratie (10-punten plan) - Aandacht voor efficiëntiewinst

6 Maar Geen kader voor aangeboden Geen integratie Geen goed proces Top-down aanpak

7 En dan?

8 LEAN

9 1. Waarom vereenvoudiging van administratie processen 2. Opleiding lean 3. Praktische aanpak 1. Project facturatie 2. Project patiëntenadministratie 3. Andere projecten

10 Wat valt er op aan deze figuur? business consulting. profoundly different.

11 Aan wat denken jullie spontaan bij het woord lean? business consulting. profoundly different.

12 LEAN = waarde creëren voor de patiënt, en daarop focussen

13 7 + 1 categorieën van verspilling: pas toe 7+1 op vormen jullie project van verspilling LEAN = (h)erkennen welke taken waarde toevoegen voor de patiënt en welke niet business consulting. profoundly different.

14 Lean is (in beginsel) een kwaliteitssysteem We take the 1 million dollar hit now, in stead of the 10 million dollar hit later - Mr. Sakichi Toyoda, Founding father of Jidoko business consulting. profoundly different.

15 p. 15 LEAN = verwonderd naar onze processen en werking kijken

16 LEAN= voor en door medewerkers

17 LEAN= de kunst van het klein maken

18 Lean werken de productieve werkplek business consulting. profoundly different.

19 Basisprincipe 1: Lean kan je enkel leren door het te doen Tijdlijn Stap Define Measure Analyse Improve Control Training Coaching business consulting. profoundly different.

20 Basisprincipe 2: Lean lukt enkel wanneer volledige steun van de directie en langetermijn focus business consulting. profoundly different.

21 Basisprincipe 3: spelenderwijs leren 5S spel: principes van een productieve werkomgeving Lean asteria spel: bewustwording en lean principes (2 hour) De Kunst van het klein maken(18 min) business consulting. profoundly different.

22 Zorgt voo doorbrake Creëert verbetercultuur Aanpak binnen ZOL: een gezonde mix aan initiatieven p. 22 business consulting. profoundly different.

23 Aanpak binnen ZOL: een gezonde mix aan initiatieven Oncologisch dagtraject Optimalisatie spoed fficiënt ergaderen Optimalisatie admin proces Efficiënte werkplek Verbeterbord Getting things done p. 23 business consulting. profoundly different.

24 1. Waarom vereenvoudiging van administratie processen 2. Opleiding lean 3. Praktische aanpak 1. Project facturatie 2. Project patiëntenadministratie 3. Andere projecten

25 1. Waarom vereenvoudiging van administratie processen 2. Opleiding lean 3. Praktische aanpak 1. Project facturatie 2. Project patiëntenadministratie 3. Andere projecten

26 Leanproject facturatie facturatie ambulante prestaties dagklinische prestaties gehospitaliseerde prestaties revalidatie prestaties operatiekwartier Veel manueel werk via papieren ereloonstaten Gedeeltelijke automatisatie Welke verbetertrajecten mogelijk?

27 Leanproject facturatie verschillende stappen -> analyseren huidige processen; -> mee lopen door de leidinggevende -> werkgroepjes -> eventuele externe begeleiding

28 1. Deelprocessen in kaart brengen

29 1. Deelprocessen in kaart brengen

30 2. Bepalen van knelpunten Eigen werkwijze kritisch bekijken

31 3. Actiepunten n.a.v. knelpunten Actie 1 = Automatisering Waar is al een gedeeltelijke automatisering? Kan dit uitgebreid worden? Wat zijn de blinde vlekken? Welke mogelijkheden bestaan? concrete actie: Facturatie operatiekwartier via Orline

32 Automatisering: Plan van aanpak Omschrijving apr mei jun jul aug sept okt nov dec Automatisering Facturatie via Orbis Demo Agfa registratiemogelijkheden prestaties in Orbis 25/jun Mogelijkheden onderzoeken Piloot-medische diensten Uitrol naar alle medische diensten Facturatie via Orline Demo registratiemogelijkheden prestaties + materiaalforfait in Orline 05/09 of 07/09 Mogelijkheden onderzoeken Piloot-medische diensten In overleg met apotheek mogelijkheden van facturatie materialen vanuit Orline implementeren In afwachting van implementatie Orline: in overleg met apotheek aanpassen van papieren ereloonstaten t.b.v. facturatie materialen Facturatie via software momenteel in gebruik door medische diensten (ambulante ereloonstaten) Overzicht software per medische dienst 24/jun Overzicht input aantal ambulante ereloonstaten door UFK per medische dienst/geneesheer 24/jun Mogelijkheden onderzoeken Overleg medische diensten Mogelijke alternatieven automatisering ereloonstaten? Contact opnemen met IBM Andere alternatieven? Pijnkliniek Testfase Opstart 25/jun Wekelijks: Opvolging + feedback

33 Actie 2 = Optimalisering huidige werking papieren ereloonstaten Knelpunten registreren en onmiddellijk communiceren Papierverbruik verminderen Klassement dagklinische ereloonstaten herorganiseren Ook hiervoor plan van aanpak

34 Actie 3 = Analyse van fouten: Correcties Tarificatiefoutenlijsten Lijst ontbrekende gegevens Leren uit fouten en zo in de toekomst vermijden Ook hiervoor plan van aanpak

35 Actie 4 = Attesten Verplichtingen versus hetgeen we vandaag doen? levert 1 dag per maand tijdswinst op! Ook hiervoor plan van aanpak

36 Actie 5 = Tarificatiefoutenlijst dagklinische prestaties Analyse huidige werkwijze Bepalen van actiepunten Implementatie nieuwe werkwijze Papierverbruik per maand: 2900 blz -> 445 blz Efficiëntiewinst per maand: 5d -> 3d

37 1. Waarom vereenvoudiging van administratie processen 2. Opleiding lean 3. Praktische aanpak 1. Project facturatie 2. Project patiëntenadministratie 3. Andere projecten

38 Leanproject patiëntenadministratie - Deel spoedgevallen - Probleemdefiniëring: voor personeel: te hoge werkdruk voor leidinggevenden: is werkdruk wel te hoog? moeten alle taken ook effectief gebeuren?

39 aanpak Definieer controleer meet verbeter analyseer

40 Definieer controleer meet verbeter analyseer

41 1 definieer Uitzuiveren van het takenpakket. Het efficiënt laten verlopen van de telefonie.

42 Definieer controleer meet verbeter analyseer

43 2 meet Meetinstrument taken: Multi momentopname

44 2 meet Analyse takenpakket: Totaal 27 uur (20 + 7drukke uren) gemeten aan de hand van de Multi Moment Opname-methode (door diensthoofd) Analyse van de telefonie: Meting door teamleden +/ lijnen Doel? Reden van telefonie achterhalen

45 Definieer controleer meet verbeter analyseer

46 3 analyseer met de teamleden Toelichting over lean Resultaten meting visualiseren en bespreken Analyse adhv kader

84% tussen taken in 16% Eetpauze Indeling taken 55% 1937 0% TELEFONIE 10% 31% algemene Vb.

47 84% tussen taken in 16% Eetpauze Indeling taken 55% % TELEFONIE 10% 31% algemene Vb. spoedparking 36% veiligheidsdeur 32% extern 0% ANDERE 7% Pauze 21% ONTHAAL 10% INSCHRIJVING 30% 65% front office 20% briefing VPK 5% Nietspoed 29/ wachtzaal 3 ADMINISTRATIE 21% 38% Mini- forfaits 15% adm hulp VPK 24% MKG doc

48 Bevindingen: Ondanks drukte +/- 30% inschrijvingen! Drukke periodes 10% meer onthaal en 10% minder pauzes Pieken en dalen- Pauze tussen taken in Wat kunnen we planbaar maken? Vaste lijn 1937 grote storing Orde Waarom oproep? Miniforfaits, inschrijving baby Procesanalyse

49 Definieer controleer meet verbeter analyseer

50 4 - verbeter 5 S- methode

51 4 - verbeter Checklist van taken en tijdsbesteding: opvang pieken en dalen planbare taken Opkuis en indeling mailbox Aantal processen duidelijker in kaart brengen Onnodige taken afschaffen

52 BLIJVENDE AANDACHT Definieer controleer meet verbeter analyseer

53 1. Waarom vereenvoudiging van administratie processen 2. Opleiding lean 3. Praktische aanpak 1. Project facturatie 2. Project patiëntenadministratie 3. Andere projecten

54 Documenten stroom kritisch bekijken - Welke documenten zijn nog nodig? - Welke documenten worden niet meer gebruikt? Elk document met de betrokken leidinggevenden bekeken: doel, nut? Heeft geleid tot effectieve afschaffing van een aantal documenten die al jaren in omloop waren

55 Papierloos werken Zoveel mogelijk papier afschaffen wat niet noodzakelijk is of vervangen door electronische documenten (kunnen niet verloren gaan, papierbesparing, automatische verwerking in WISH, ) Electronisch opnamevoorstel via mail Documenten digitaal laten tekenen

56 verbeterborden

57 Optimalisaties in het volledig traject van de patiënt - Voor de opname mijn ZOL-site - Tijdens de opname/raadpleging Taxivervoer Online inschrijven communicatie SMS / mail - Na de opname zorghotel ontslag efficiënter / sneller maken

58 Procesoptimalisatie binnen en buiten de zorg Externe firma Zoeken opleiding Rommel inefficiëntie Interne acties Met (wisselend) resultaat

59 Vragen?

Vergelijkbare documenten

Lean Six Sigma in de Reinier de Graaf Groep

Lean Six Sigma in de Reinier de Graaf Groep Bijeenkomst LEAN Zuwe Hofpoort Ziekenhuis Woerden 13-1-2011 Dit is de voettekst 1 13 januari 2011 Inleiding 13-1-2011 Dit is de voettekst 2 Kennismaken John