Welkom bij: Lean management in de praktijk van Gjald Accountants

Transcriptie

1 Welkom bij: Lean management in de praktijk van Gjald Accountants 7 november 2013

2 Wie is Gjald? Gjald is een dienstverlener met twee disciplines: > Accountancy > Business consultancy gericht op het innoveren en professionaliseren van bedrijfsvoering

3 Wat heeft Gjald met LEAN? > Onze business Consultants zetten LEAN in als middel voor procesoptimalisatie bij klanten > Met deze kennis hebben we ook onze eigen accountancyprakrijk verder geoptimaliseerd en gaan we daarmee door.

4 Op welke vraag is LEAN het antwoord? > Met andere woorden: welk probleem willen en kunnen we oplossen met LEAN? > Hebben we een probleem dan?

5 Hoe is het de notarissen vergaan?

6 Gaan accountants straks ook worst verkopen?

7 Waarom kan HEMA met notaris concurreren? > Kennelijk is het een standaard product en geen maatwerk > Het is een overduidelijke commodity > HEMA is in staat het product efficiënt te leveren > Lijkt het product van de notaris op het product van de accountant?

8 Wordt het invriezen of evolueren? Naderende ijstijd voor de traditionele accountant

9 Accountant en verdienmodel > Vooral gebaseerd op administraties verwerken en jaarrekeningen maken > Verdienmodel = uren x tarief: alle inefficiëntie doorbelasten naar de klant > Adviesomzet is veelal fiscaal gericht

10 Problemen die accountants ervaren > Moeite met onderscheidend vermogen; wie maakt de beste jaarrekening? > Transitie van uurtje factuurtje naar vaste prijzen > Prijsdruk en dus teruglopende omzet > Lagere prijzen leiden tot minder rendement omdat de efficiency niet evenredig toeneemt

11 Hoe reageren accountants op de problemen? 1. Sterke focus op productiviteit en declarabiliteit om rendement op peil te houden 2. Kantoren krimpen qua medewerkers 3. Accountants gaan op zoek naar adviesomzet 4. Accountants gaan naast de jaarrekening nu ook kwartaalcijfers maken

12 Hoe reageren accountants op de problemen? Er wordt gedacht dat de organisatie toekomstproof gemaakt kan worden met simpele ingrepen zoals: > XBRL/SBR > Automatisering en softwaresystemen > Horizontaal toezicht > Klantportal > Vaste prijzen Dit zijn middelen geen doelen!

13 Veranderen vergt moed! Er wordt veel geschreven over de oplossing en er zijn veel thema bijeenkomsten > Maar je moet het gaan doen! > Het is een enorme klus! > Het gaat veel tijd kosten! > Het gaat geld kosten! > Het zal ondernemerschap vergen!

14 In hoeverre is de directie ondernemer? > Heeft iedere partner zijn eigen werkwijze? > Zijn partners gericht op hun eigen klantenportefeuille of op het succes van het kantoor? > Wordt er gefocust op de winstbijdrage en productiviteit per partner?

15 Veranderen vergt 100% ondernemerschap > Klantenportefeuille loslaten en over laten aan medewerkers > Eigen productiviteit loslaten > HRM beleid ontwikkelen > Marketingbeleid > Producten en prijzen standaardiseren > Processen optimaliseren Kortom: vooral manager zijn in plaats van Accountant

16 De uitdaging Uit een Linkedin-survey uit 2012 onder 695 Lean professionals bleek dat de belangrijkste oorzaak van het falen van Lean het ontbreken van management buy in is Gedrag van leiders is verandering in actie!

17 De transitie die Gjald heeft doorgemaakt > Die is 5 jaar geleden al begonnen > Vallen en opstaan > Sterke focus op automatisering en digitalisering > Workflowmanagement > Vaste prijzen voor standaard producten > Directie is vooral manager van het kantoor en minder met klanten bezig > En drie jaar geleden is LEAN management ingezet

18 Basisprincipes Lean management

19 Lean: korte klantgerichte processen

20 Lean: weg met verspilling Correctie Wachten Overbewerking Ongebruikt talent Transport Overproductie Beweging Voorraad

21 Verspilling in de praktijk Wet- en regelgeving domineert het proces Teveel en overbodige vastleggingen (1x is genoeg) Teveel overdrachtsmomenten en reviewmomenten

22 Verspilling in de praktijk Papieren dossier Terugzoeken is tijdrovend Bemoeilijkt plaats onafhankelijk werken De stap naar klantportaal is onmogelijk of zinloos

23 Verspilling in de praktijk De werkplek is geen garage waar maar één persoon de weg weet, maar een supermarkt waar iedereen kan vinden wat hij nodig heeft. Sleutelwoord: STANDAARDISATIE

24 Lean: belangrijke misverstanden Lean is (uitsluitend) voor productiebedrijven Inzicht in proces Vertalen Lean is een wondermiddel Commitment in woord en daad Discipline om te blijven verbeteren Lean is voor het primair proces Alle processen met Lean willen optimaliseren

25 Visualiseren van processen en verspilling zien

26 Bij Gjald is lean het antwoord op: > Toegevoegde waarde voor de klant is uitgangspunt > Standaardisatie van het verdienmodel > Standaardisatie van de producten en diensten > Standaardisatie van de processen > Continue op zoek gaan naar (efficiency) verbeteringen

27 Toegevoegde waarde klant is uitgangspunt! NIET: > Accountancy wet- en regelgeving > Een jaarrekening met veel pagina s 120 grams papier met een ijzeren ringbandje er doorheen > Voegt het accountantsrapport iets toe aan de jaarrekening? WEL: > Een boekhouding die up to date is: inzicht in het heden > Snel advies op basis van het heden > Meer (zinnige) contactmomenten, doordat je bovenop het proces zit. > Contact is niet per definitie een bezoek En meet de klanttevredenheid. Meten is weten!

28 Standaardisatie van het verdienmodel Vaste (maand) prijzen zijn onomkeerbaar. Het verdienmodel verandert wezenlijk. Vroeger kon je de in-efficiency doorbelasten, nu is hij voor je eigen rekening! > Fase 1: naar vaste prijsafspraken per klant > Fase 2. Vaste prijslijst per product > Fase 3. Transparante vaste maandprijzen die online toegankelijk zijn Van offerte tot abonnement gebruik maken van vaste en dezelfde prijslijsten

29 Standaardisatie van producten > Zie je producten als standaard producten > Als je een jaarrekening niet als een commodity kunt zien, gaat het niet lukken > Klantgrootte is geen issue meer als het primaire proces op orde is. > Kijk niet teveel naar individuele urenbesteding per klant, maar kijk naar de heel portefeuille

30 Standaardiseer en optimaliseer de processen Analyseer de knelpunten, de verspillingen en de verbeterpunten. Enkele voorbeelden van onze verbeterpunten: > Alles begint bij de bron: de administratie. Is deze niet op orde dan loop het vervolgproces efficiency verlies op > Nooit beginnen met samenstellen voordat alle informatie compleet is > Doorlooptijd verkorten van 3 maanden naar 10 dagen > Overproductie: bijvoorbeeld het accountantsrapport of een onnodige jaarrekening voor een eenmanszaak of VOF

31 Standaardiseer en optimaliseer de processen > Focus op het primaire proces: de administratie moet op orde zijn. Anders verlies je de aandacht van de klant. > Iedere klant doorloopt hetzelfde proces > Dit wordt ondersteund door workflowmanagement > Klantportaal wordt ingezet voor efficiency: de beste assistent is de cliënt! Evolutie van per jaar of kwartaal terugkijken naar business proces partner

32 Ook acquisitie kun je LEAN maken > Alle prijs en productinformatie moet voor de klant te vinden zijn op de website > Prijzen online opvragen > Zorg voor het invullen van contactgegevens via website > Leads vliegen zo via de site de workflow in en worden razendsnel opgevolgd > Snel een (gestandaardiseerde) offerte ontvangen

33 Wat is de volgende stap? > Als de uren niet meer de basis zijn voor de factuur waarom dan niet stoppen met uren schrijven? > Sturen op de verhouding personeelskosten versus omzet > Sturen op kantoorniveau en niet op individueel medewerker en klantniveau

34 Continue veranderen is de constante factor Lean = Continu verbeteren = Continu veranderen Bedankt voor uw aandacht IMPACT