Kwaliteit van teams, toeval of

Transcriptie

1 Kwaliteit van teams, toeval of Systematische TeamCompetentientwikkeling Thomas Seminar Transities in de Zorg ir. Hemmo Huijsmans CMC 16 april 2015

2 Team Cohesie Groep Adhesie

3 Teams

4 Een team: een aantal personen dat gedurende een zekere periode samenwerkt aan een gezamenlijk doel en elkaar daarvoor nodig heeft

5 Teams zijn hot... Professionals in the lead Regelruimte op de werkvloer Terug naar de bedoeling Saneren overhead Sociale structuren terugbrengen ICT maakt het mogelijk

6 Het belang van teams Leren en ontwikkelen Flexibiliteit Werkplezier

7 De praktijk: diverse soorten teams Los zand teams Ruziënde teams Toedekkende teams verspannen teams Laat maar waaien teams Defensieve teams Concurrerende teams Gesloten teams nveilige teams Productieve teams Zelfstandige teams Resultaatverantwoordelijke teams Klantgerichte teams pen teams Zelfsturende teams Sociale teams Proactieve teams

8 Hoe sturen wij op teamkwaliteit? Incident gestuurd Proactief Ad hoc Structureel Indirect Direct Vanuit een vaag idee Vanuit een helder en doordacht teamconcept

9 In 4 stappen naar effectieve teams

10 Stap 1: formuleer een helder teamconcept Wat verstaan wij onder een team? Wat is de toegevoegde waarde van een team? Wat is de positie van een team (V&B)? Welke rollen vervult een team? Wat zijn de leidende principes en uitgangspunten (aansluiten bij missie/visie en kernwaarden van de organisatie)

11 Voorbeeld definitie zelfsturend team "Een vaste groep van medewerkers die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het totale proces waarin producten of diensten tot stand komen, die aan een interne of externe klant geleverd worden. Het team plant en bewaakt de procesvoortgang, lost dagelijks problemen op en verbetert processen en werkmethoden, zonder daarbij voortdurend een beroep te doen op de leiding of ondersteunende diensten."

12 Stap 2: een goed teamontwerp ntwerpprincipe Score 1. Complete, afgeronde groepstaak 2. Voldoende regelmogelijkheden (autonomie) 3. mvang van groep (ideaal: 6-10) 4. nderling afhankelijke taken 5. Teamlid kan meerdere taken uitvoeren 6. Goede verdeling teamrollen 7. Aanspreekpunt binnen de groep 8. Competentieprofiel van het team (bijvoorbeeld TTA)

13 Teamrollen en teamcultuur Naam Naam Naam Naam Naam Naam Naam

14 Regeltaken Stap 3: creëer passende context ndersteunende systemen - Budgettering, managementinformatie, personeelssystemen, planningssystemen, facilitaire ondersteuning, P&C en dergelijke Leidinggevende structuur - Positie, rol en competenties teamleiders Teamleider Team Groep Basaal team Proactief team Zelfsturend team

15 De rollen van de manager als externe leider Rollen Houding ten opzichte van de teams Houding ten opzichte van de organisatie Verbinder Het opbouwen van een vertrouwensband Het zorgen voor de teamleden Het oog hebben voor de individuele behoefte van de teamleden Een goed sociaal en politiek gevoel voor verhoudingen Zowel de kleinere als de meer essentiële belangen onderkennen Verkenner vertuiger Bekrachtiger Een goed beeld en de juiste diagnose hebben van het gedrag van het team Problemen systematisch en methodisch benaderen Het beïnvloeden en aanmoedigen van de teams (Referentie)kaders en heldere informatie aanreiken aan de teams Het delegeren van bevoegdheden Het open en flexibel omgaan met beslissingen Het team laten leren en zich ontwikkelen door middel van coaching Het zoeken naar en halen van informatie bij RvB, collegamanagers en specialisten Externe support kunnen verwerven voor de afdelingen Door zelf als een 'bekrachtigd' persoon te interacteren met anderen

16 Verdeling regeltaken team - teamleider A B C D E Personeel Formatieplanning Werving en selectie Introductie Verzuimbegeleiding ntwikkelgesprekken Beoordelingsgesprekken A. Beslist zelfstandig B. Beslist na raadpleging C. Beslist in overleg D. Adviseert E. Wordt geïnformeerd X X X X rganisatie Taakverdeling binnen team Teamoverleg Jaarplan Meerjarenplan Veranderplannen Planning werkprocessen nderhouden systeem kwaliteitszorg Planning en roostering Marketing Conflictafhandeling met patiënten/familie X X X X X X

17 Stap 4: stuur op teamcompetentieontwikkeling Plannen Uitvoeren Beoordelen Meten

18 Het TeamCompetentieModel Missie en functieprofiel Teamcompetentie Huis op orde Teameffectiviteit

19 Het TeamCompetentieModel Missie en functieprofiel Huis op orde Teameffectiviteit Teamvitaliteit Innovatie Resultaatsturing Gebaseerd op Quinn; Competing values

20 Teamvitaliteit Samenwerken Communiceren pen en veilige sfeer Feedback Inzet door ieder Conflicten signaleren/aanpakken Van elkaar leren Besluitvorming Innovatie Innoveren Netwerken Heldere koers Best practices Verwachtingen stakeholders Projectmanagement Externe netwerkrelaties ndernemerschap Huis op orde rganiseren Afstemmen Heldere taken, V&B Gestructureerd overleg Effectieve besluitvorming Juiste informatie Adequate ondersteuning Procesbewaking Resultaatsturing Produceren Procesbeheersing Heldere doelen PDCA Systematisch werken aan jaardoelen Verantwoording (Bij)stuurmogelijkheden

21 Het TDI; startpunt voor ontwikkeling Eenvoudige, online in te vullen vragenlijst In te vullen waar en wanneer je wilt Herkenbare items Verschillende varianten voor - Uitvoerende zorgteams - Sturende teams (managementteams) - ndersteunende teams (facilitair en dergelijke) Automatische verwerking (anoniem) Heldere, eenvoudige rapportage

22 TDI teamrapportage Algemene scores per veld Scores per item (gemiddelde en spreiding) Top 10 verbeterpunten Score van het lerend vermogen

23

24 TeamCompetentientwikkeling TC Teamjaarplan/ -ontwikkeldoelen Toolkit Plannen Uitvoeren TDI-rapportage en bespreekmodule Beoordelen Meten TeamDiagnose-Instrument (TDI)

25 En dan aan de slag: het TC portal TC Toolkit efeningen, voorbeelden, formats, syllabi e.d.

26 Borgen TeamCompetentientwikkeling pnemen in jaarplancyclus (ook ter voeding beleid) TC-systeem als onderdeel van Kwaliteitssysteem Benoem systeemeigenaar Managers zijn procesverantwoordelijk Teamleiders met team zijn resultaatverantwoordelijk Tussenevaluaties Inter-team audits Teampagina s op intranet worden zichtbaar

27 Teamontwikkeling volgens Bruce Tuckman Dynamisch proces van: Forming Storming Norming Wie wil wat met elkaar? In - out Wie heeft het voor het zeggen? Up - down Wat is de onder- en bovengrens? Near - far Performing Zijn we aan het presteren? Zinvol - zinloos

28 Teamontwikkeling volgens P. Lencioni Resultaten Verantwoor- delijkheid Betrokkenheid Conflicten aangaan Vertrouwen P. Lencioni. The Five Dysfunctions of a Team. 2002

29 Samenvattend Effectief teamfunctioneren is geen toeval Begin bij een helder teamconcept Stuur daar structureel op (Instrumenten en V&B)