Workshop Zelfsturende teams

Transcriptie

1 Workshop Zelfsturende teams Klantendag OR-ondersteuning 9 maart 2018 Sarton Training & Advies Chrétien Sarton

2 Over mij Politicoloog, jurist en bedrijfskundige. 5 jaar adviseur bij Deloitte. 14 jaar trainer-adviseur voor OR-en. 9 jaar organisatieadviseur op gebied van fusie, samenwerking, reorganisatie, organisatieontwikkeling en HRM. Sinds 2013: zelfstandig OR trainer-adviseur. Geaccrediteerd voor Insights Discovery. Zelfsturende teams ingevoerd bij gemeente en zorginstelling.

3 Inhoud Aspecten van zelfsturende teams. Invoeren van zelfsturende teams. Managementstijl bij zelfsturende teams. Fases van zelfsturende teams. Ontwikkeling van zelfsturende teams.

4 Opening Naam en organisatie? Ervaring met zelfsturende teams? Concrete vragen over zelfsturende teams?

5 Zelfsturende team: definitie Een zelfsturend team is een vaste groep van medewerkers die gezamenlijk verantwoordelijk is voor het proces waarin producten of diensten tot stand komen. Een zelfsturend team is een team dat zelf verantwoordelijk is voor de organisatie en uitvoering van alle relevante werkprocessen en bedrijfsvoering in het team.

6 Aspecten van zelfsturende teams

7 Taken in zelfsturende teams

8 HR-taken in zelfsturende teams

9 Taken en rollen in zelfsturende teams Te verdelen teamtaken: Overleg / voorzitter Planning / roostering / vervanging Externe contacten / PR Intakes en indicatie / Zorgleefplan Werving en selectie en inwerken Begeleiding kortdurend verzuim Leerling stagebegeleiding Teammail / communicatie intern Opstellen en voortgangsrapportage teamplan Facilitaire zaken / inkoop / bestellingen Teambudget / financiële zaken Onderhoud / schoonmaak Inhoudelijke aandachtsgebieden: Productontwikkeling/marketing (dagbesteding) Beheer materialen / bestellingen Veiligheid / Arbo / Ergo coaching Vervoer Kwaliteitssysteem / kwaliteitsbewaker / interne audits Rollen: Regisseur Planner Informatiebeheerder zorg coördinator Personeelsbeheerder Verzuimbegeleider Stagebegeleider Teamspeler Controller/ waakhond Inkoper Kassier Huismeester Kwaliteitsbewaker Marketeer Materiaalbeheerder Arbo medewerker Logistiek medewerker Kwaliteitsmedewerker

10 Managementstijl Angelsaksich Bovenstroom Sturen Ontwerpen Oud Werken Top down Fast management Managen Omgaan met weerstand Planning & Control Rijnlands/Europees Onderstroom Zelfsturing Ontwikkelen Nieuwe Werken Bottom up Slow management Leiden Eigenaarschap creëren Ruimte & Verantwoordelijkheid

11 Managementstijl

12 Managementstijl

13 Managementstijl

14 Fases van zelfsturende teams

15 Fases van zelfsturende teams Fasenmodel van Tuckman: 1. Forming: Ikke, ikke. Team is een groep individuen. Grote afhankelijkheid van de leidinggevende. Teamleden luisteren niet naar elkaar, feedback is bedreigend. 2. Storming: Ik versus jij. Team is geen collectief. Zoeken naar gemeenschappelijke normen, naar afstemming over de taak. Leren feedback te geven. Over accentueren onafhankelijkheid. 3. Norming: Wij versus zij. Team is onafhankelijk en resultaatverantwoordelijk. Er is teamtrots bij de medewerkers. Teamleden leren van elkaar en geven feedback. 4. Performing: Wij en zij. Verantwoordelijkheid nemen voor hier-ennu met oog op toekomst en omgeving. Teamleden zijn wederzijds verbonden en ondersteunen elkaar.

16 Positiebepaling van een team Team-ontwikkeling Fase 1: Accent op vaktechnische volwassenheid Fase 2: Accent op organisatorische volwassenheid Fase 3: Accent op sociale volwassenheid en doelgericht werken Fase 4: Accent op zelfstandig verbeteren in relatie met de omgeving Doelgericht werken Prestatiegerichtheid Verdeling werk Regeltaken Kwaliteit van werk Uitvoerende taken Teamoverleg Besluitvorming Onderlinge relaties Conflicthantering

17 Positiebepaling van een team 1. Doelen en prestaties Doelen zijn een gegeven en worden door de leiding vastgesteld. Realisatie van de doelen worden aan het team teruggekoppeld Team wordt advies gevraagd over de doelen. Leiding bepaalt. Team weet hoe acties de prestaties beïnvloeden. Jaarplan en doelen worden met het team vastgesteld. Team kan prestaties vasthouden. Resultaten worden door team geëvalueerd. Team vertaalt klantbehoeften naar doelen en maakt deze operationeel. Team verbetert de prestaties continu.

18 Positiebepaling van een team 2. Werk- en taakverdeling Werk wordt verdeeld door de teamleider, rekening houdend met individuele wensen. Eenvoudige regeltaken worden door het team verricht Teamleden hebben overleg over de verdeling van werk, dat uiteindelijk wordt verdeeld door de teamleider. 80% van de regeltaken worden door het team verricht. Werk wordt verdeeld binnen het team; verschillen van mening worden beslecht door de teamleider. Teamleden coachen en beoordelen elkaar over de uitvoering van taken. Werk wordt verdeeld door het team, rekening houdend met beschikbare middelen. Team onderhandelt zelf met ondersteuning en met klanten.

19 Positiebepaling van een team 3. Kwaliteit en uitvoering Kwaliteit verschilt per teamlid en is afhankelijk van persoonlijke competenties. Inzetbaarheid in uitvoering wordt bepaald door teamleider Team stemt zelf taken en uitvoering op elkaar af. Team bepaalt wijze van uitvoering en doet voorstellen voor vaktechnisch opleidingsplan. Team coacht elkaar en geeft elkaar feedback op taken conform gestelde doelen. Team beoordeelt elkaar over de uitvoerende taken. Team organiseert feedback van externen en gebruikt dit om de kwaliteit te verhogen. Team verbetert de wijze van taakuitvoering als gevolg van ontwikkelingen in de omgeving.

20 Positiebepaling van een team 4. Overleg en besluitvorming Teamleider zorgt voor regelmatig teamoverleg Besluitvorming ligt grotendeels bij de teamleider. Team zorgt zelf voor teamoverleg. Teamleden doen actief mee in besluitvorming. Team verbetert zelf het teamoverleg. Besluitvorming wordt door het team gedaan, geëvalueerd en verbeterd. Team organiseert overleg met leden van andere teams en/of klanten. Team beslist over noodzakelijke verbeteringen in de samenwerking met externen.

21 Positiebepaling van een team 5. Interactie en conflicthantering Rollen en taakverdeling in het team zijn duidelijk. Teamspelregels zijn vaag. Conflicten en problemen worden door de teamleider opgelost Rollen en taakverdeling rouleren over team. Teamspelregels zijn duidelijk. Conflicten en problemen worden door de teamleider opgelost. Team wordt betrokken. Team spreekt elkaar aan op ongewenst gedrag. Teamleden gebruiken elkaars kwaliteiten. Conflicten worden door het team zelf opgelost. Team benut de kwaliteiten van de omgeving (andere teams, ondersteuning, externe partijen). Team lost problemen en conflicten met de omgeving op.

22 Model voor teameffectiviteit

23 Een team dat gefocust is: vertoont als team een duidelijke richting weet wat de visie en doelen van het team zijn houdt de blik op de te behalen resultaten door het team onderneemt actie op de juiste dingen kan worden aangesproken op wat zij heeft toegezegd

24 Een team dat in de flow is: komt gezamenlijk met oplossingen gaat onderling een dialoog aan leert als team reageert snel op externe input voert veranderingen door die nodig zijn om obstakels te overwinnen

25 In een positief klimaat kenmerkt het team zich door: een hoge mate van vertrouwen binnen het team een hoge mate van betrokkenheid en motivatie in het team de bereidheid en het vermogen om met elkaar lastige discussies aan te gaan het vermogen om onder druk de samenhang in het team te behouden een oprecht gevoel van zorg en steun binnen het team

26 Als het team over effectieve processen beschikt, heeft het: duidelijke rollen rollen die onderling gekoppeld en wederzijds afhankelijk zijn de juiste combinatie van kennis en ervaring een duidelijk besluitvormingsproces meetsystemen geïmplementeerd om de voortgang te bewaken

27 Managen op de onderbelichte kleur Beheersgericht Type leider : Controleur en Coördinator Resultaatgericht Type leider : Producent en Bestuurder Mensgericht Type leider : Mentor en Stimulator Innovatiegericht Type leider : Innovator en Bemiddelaar

28 Basiscompetenties van teamleden Proactief handelen. Verantwoordelijkheid nemen voor organisatorische teamtaken. Verantwoordelijkheid nemen voor ieders professionele ontwikkeling. Verantwoordelijk willen zijn voor het team-functioneren. Elkaar aanspreken. Feedback geven. Openstaan voor opbouwend commentaar.

29 Conclusies / tips 1. Zelfsturende teams moeten passen bij het doel en de strategie van de organisatie. 2. Heeft het management geen positief mensbeeld, begin er dan niet aan. 3. Laat ondersteuners alleen vraaggericht diensten aanbieden. 4. Bepaal de benodigde taken, ken de onderlinge afhankelijkheden en verdeel de managementtaken. 5. Bepaal in welke ontwikkelfase een team zit. 6. Bepaal welke kleur meer aandacht verdiend. 7. Durf verschil te maken tussen teams. 8. Blijf teams managen en ontwikkelen, afhankelijk van de ontwikkelfase en van de benodigde kleur.

30 Tot slot wat stof tot nadenken Wat betekent het werken met zelfsturende teams voor de rechten van een OR? Kunnen we het concept van zelfsturende teams toepassen op de OR zelf?

31 Meer weten? Sarton Training & Advies Willem Coepijnstraat LB ROTTERDAM