VTH-plan 2016 Ons doel is om samen een veilige leefomgeving te behouden

Transcriptie

1 VTH-plan 2016 Ons doel is om samen een veilige leefomgeving te behouden Dienst Publiekszaken Afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving

2

3 INHOUDSOPGAVE 1 Visie & Ambitie VTH Even voorstellen, wie zijn wij? Waar staan we voor? VTH-plan VTH-plan 2016 en PDCA-cyclus Stip op de horizon Leeswijzer 4 2 Afdeling VTH Beschrijving afdeling VTH Team Vergunningen Team Toezicht en Handhaving Team Ondersteuning Balie Bouwen, Milieu en Leefomgeving (BML) Samenwerking binnen VTH Samenwerking met partners Interne partners Externe partners Taken en producten 11 3 Omgevingsanalyse Inleiding Opzet Omgevingsanalyse Algemeen Omgevingsanalyse Wabo en Apv/Bijzondere wetten Omgevingsanalyse Haalproducten Rol Omgevingsanalyse in VTH-plan Risico-analyse en Prioriteiten Inleiding Risico-analyse Uitkomsten risico analyse en prioritering 16 5 Strategie Inleiding Bestaande strategieën Strategie per activiteit 20

4 6 Middelen Inleiding Urenmatrix VTH-werkzaamheden Monitoring Flexibiliteit Kengetallen 22 7 VTH-plan 2017, Inleiding Schematisch proces Why? How? What? Toekomst 25

5

6 1 Visie & Ambitie VTH 1.1 Even voorstellen, wie zijn wij? Wij zijn de afdeling VTH van de gemeente Oss. VTH staat voor Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving. Op onze afdeling werken wij op dit moment met zo n 50 personen. De afdeling is verdeeld in 3 teams. Daarnaast voert Balie Bouwen, Milieu en Leefomgeving (BML) taken voor ons uit. Ons werkgebied is de fysieke leefomgeving van de gemeente Oss. De fysieke leefomgeving bestaat uit bijvoorbeeld de bouwwerken en (water)wegen om ons heen. Maar ook uit water, bodem, lucht, natuur en cultureel erfgoed. Voor deze omgeving zijn regels opgesteld om de risico s voor mens en natuur te beperken, zodat de veiligheid en gezondheid niet in het geding komt. Wij verlenen vergunningen die gaan over de fysieke leefomgeving, houden toezicht op de regels en handhaven ze. De basis voor ons werk is het Omgevingsrecht. Dat zijn landelijke, regionale en lokale regels. Daarin wordt het gebruik, aard, bestemming en fysieke toestand van percelen en gebouwen geregeld. Maar ook gaan deze regels over vergunningen (beschikkingen) en de controle of iedereen zich aan de regels houdt (toezicht en bestuurs- en strafrechtelijke handhaving). Bij het uitvoeren van onze taken vinden wij de volgende aspecten belangrijk: - Veiligheid, hoe veilig zijn de gebouwen in de gemeente Oss? Hierbij gaat het bijvoorbeeld om de constructie van een gebouw, maar ook het op tijd kunnen vluchten bij brand. - Leefbaarheid, hoe wordt de omgeving beleefd door onze inwoners. Hierbij gaat het bijvoorbeeld over hoe de omgeving eruit ziet en of mensen hierbij genoeg privacy hebben. Maar ook over geluidsoverlast en stankoverlast. - Gezondheid, is de omgeving gezond voor onze inwoners. Een voorbeeld is voldoende licht en een gezonde lucht. En worden de mensen niet blootgesteld aan schadelijke stoffen zoals asbest. - Bruikbaarheid (bestemmingsplan); - Ordening en aanzien (welstand, monumenten). 1.2 Waarom bestaan we en waar geloven we in? We hebben onze missie (waarom bestaan we) en kernwaarden (waar geloven we in) bepaald. In onderstaande piramide laten we deze zien. Deze missie geeft aan wat wij willen bereiken als afdeling. 1.3 Strategie: VTH-plan 2016 In de piramide op de volgende pagina staat hebben we aangegeven dat het VTH-plan 2016 onze strategie is om onze missie te behalen. We nemen ook taken van vergunningverlening en BalieBML op in het plan In 2015 hebben we het Handhavingsplan en uitvoeringsprogramma 2015 vastgesteld. In dit plan hebben wij beschreven hoe we omgaan met onze toezichtstaken en de aansluitende handhaving. Onze taken voor vergunningverlening hebben we daar niet in meegenomen. Dit geldt ook voor de taken die balie BML voor ons uitvoert. In het VTH-plan 2016 willen we wel al deze taken opnemen. Het plan geldt dan voor de hele afdeling VTH.

7 MISSIE EN RNWAARDEN VTH MISSIE EN KERNWAARDEN VTH Missie: Wij pakken de leiding in het vormen van de wensen van onze klanten. Dit doen we samen met de klant en in overleg met onze partners. Voorwaarde is hierbij dat er geen a;reuk van de veilige (fysieke) leefomgeving plaatsvindt. Ook mag het algemeen belang niet uit het oog worden verloren. Kernwaarden: Kwaliteit / professionaliteit Verbinden en samenwerken Gericht op maatschappelijk rendement AcGef informeren over de beleidskaders Open flexibele oplossingsgerichte houding Bereidheid, bereikbaarheid en toegankelijkheid Vertrouwen op eigen verantwoordelijkheid klanten Duidelijk communiceren intern/met partners en naar burgers toe Strategie: VTH-plan 2016 We maken keuzes op basis van risico s en prioriteiten De keuzes die we in het handhavingsplan hebben gemaakt zijn op basis van risico s en prioriteiten. We hebben bekeken welke risico s er zijn als we bepaalde keuzes maken. Ook hebben we daarin vastgelegd welke taken we belangrijk vinden (prioriteiten gesteld). Deze werkwijze hanteren we ook in het VTH-plan. Om onze missie te bereiken is het nodig dat de verschillende werkgebieden zo goed mogelijk op elkaar aansluiten. We willen daarmee de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren en nog doelmatiger gaan werken. Daardoor is de noodzaak ontstaan om voor alle werkgebieden van onze afdeling VTH (inclusief de balie) een beleidsplan op te stellen. Dat is het VTH-plan Bij het opstellen van het plan houden we de volgende doelstellingen aan: Wat zijn de risico s als we bepaalde taken niet meer doen. En bij welke taken zijn de risico s het grootst en bij welke het kleinst (prioritering). We maken een keuze in taken die we wel en niet gaan doen in Deze keuzes gelden voor beide teams van VTH. Dus voor team Vergunningverlening en team Toezicht & handhaving. We hebben een strategie die afdelingsbreed is en richten onze processen hierop in. We verdelen geld en mankracht zo goed en efficiënt mogelijk. We hebben onze werkvoorraad onder controle omdat we vooraf weten hoeveel tijd bepaalde werkzaamheden kosten (kengetallen). Het bestuur staat volledig achter de inhoud van dit VTH-plan.

8 1.4 VTH-plan 2016 en PDCA-cyclus Met het VTH-plan 2016 gaan we een PDCA-beleidscyclus volgen. PDCA staat voor Plan- Do-Check-Act. Het is een management- en teamtool voor (proces)besturing en continue verbetering. We doen dat volgens de zogenoemde Big 8. Zoals hieronder is te zien, bestaat die eigenlijk uit twee keer een PDCA-cyclus: 1) Strategisch beleidskader: Op basis van een risicoanalyse stellen we prioriteiten en doelstellingen vast. Vervolgens bepalen we welke strategie past bij de prioriteiten en doelen. Hieruit volgt een (jaarlijks) programma dat we uit willen gaan voeren. De uitvoering van dit programma borgen we in de organisatie door er voldoende capaciteit aan toe te kennen. Deze beleidskeuzes evalueren we jaarlijks en als het dan nodig is, passen we het beleid aan. Het VTH-plan 2016 vormt dit strategische beleidskader. 2) Operationeel beleidskader: Het (jaarlijks) programma dat uit het strategische beleidskader volgt, volgt zijn eigen PDCA-cyclus. Met behulp van werkwijzen, protocollen en checklists voeren we ons programma uit. We houden de voortgang van ons programma continu in de gaten (monitoren) en als het nodig is passen we ons programma aan. Het VTH-plan 2016 bevat veel actiepunten die betrekking hebben op (de verbetering van) dit operationele beleidskader. 1.5 Stip op de horizon We denken dat we de komende jaren nog veel moeten verbeteren aan het VTH-pan Dat heeft verschillende oorzaken: - Dit is de eerste keer dat we een plan maken voor de hele afdeling. - Het werken met een VTH-plan is vooral voor onze vergunningverleningstaken nieuw. - We bekijken voor het eerst de afstemming tussen vergunningverlening, toezicht en handhaving. - We gaan tijd en energie steken in het versterken van de afstemming met andere afdelingen. - Ook zullen we veel moeten werken met aannames omdat we nog niet voor alles kengetallen en onderbouwde uitgangspunten hebben. Het plan geldt nu nog maar voor een jaar. Door de genoemde PDCA-cyclus goed uit te voeren, willen we het plan elk jaar steeds beter maken. Zo zal de uitvoering van het plan een automatisme op onze afdeling worden. Ook zal het achter de oren moeten komen zitten bij onze medewerkers. Net zoals de afstemming met andere afdelingen. In 2016 willen we het plan verfijnen en verbeteren. Aan het einde van 2016 bekijken we of we het plan voor 4 jaar kunnen vaststellen. Het VTH-plan 2016 levert alvast veel antwoorden op die nodig zijn om het proces zo goed mogelijk te maken. We hebben deze verwerkt in een schema. Dit schema staat op de laatste pagina. Dit schema komt als rode draad terug in het hele VTH-plan Leeswijzer In dit hoofdstuk hebben we ons voorgesteld en hebben we onze missie verteld. Ook hebben we aangegeven waarom wij het nodig vinden om het VTH-plan 2016 op te stellen. In hoofdstuk 2 vertellen we wat meer over ons zelf. We gaan dieper in op onze taken en wie we daarbij nodig hebben. We kijken dus vooral naar ons zelf. Daarna kijken we in

9 Hoofdstuk 3 naar onze omgeving. Wat gebeurt er om ons heen en wat komt er nog op ons af? En wat voor effect heeft dat op het uitvoeren van onze taken. In hoofdstuk 4 gaan we de risico s in beeld brengen van al onze taken. Dat doen we op zo n manier dat we alle taken voor wat de risico s betreft, met elkaar kunnen vergelijken. Afhankelijk van de grootte van de risico s geven we de taken een hoge, middelmatige of lage prioriteit. Per taak bepalen we in hoofdstuk 5 hoe wij deze taak het beste kunnen uitvoeren (strategie genoemd). Daarbij houden we rekening met de risico-analyse uit hoofdstuk 4 en de ontwikkelingen uit hoofdstuk 3. Het resultaat is een beschrijving van werkwijzen en processen per taak. Daarbij geven we aan hoeveel werk deze taak ons zal kosten, in uren en in aantallen. Het 6e hoofdstuk bevat een analyse van de capaciteit die we op onze afdeling hebben (uren en geld) ten opzicht van de capaciteit die de taken van ons vragen in hoofdstuk 5. Het uiteindelijke resultaat is een werkprogramma (uitvoeringsprogramma genoemd) voor 2016.

10 2 Afdeling VTH In het eerste hoofdstuk hebben we ons kort voorgesteld als de afdeling VTH. In dit hoofdstuk gaan we verder in op wie wij zijn, wat wij doen en met wie we dat doen. 2.1 Beschrijving afdeling VTH Onze afdeling VTH bestaat uit drie teams: Team Vergunningen, Team Toezicht en Handhaving en Team Ondersteuning. De opbouw van de afdeling staat in het volgende schema Team Vergunningen Het team Vergunningen bestaat uit medewerkers die: - controle houden over een proces (regisseur) en; - inhoudelijk adviseren (adviseur). Een regisseur zorgt ervoor dat het proces van een vergunningaanvraag en meldingen juist verloopt. Dit doen zij ook voor alle overige vragen om toestemming of informatie die gaan over de fysieke leefomgeving. Verder regelt een regisseur zoveel mogelijk een goede afstemming tussen onze klant en onze adviseurs. Een goede afstemming met het team Toezicht en Handhaving hoort daar ook bij. Bij onze processen maakt de regisseur gebruik van in- en externe adviseurs. Binnen het team Vergunningen hebben we bijvoorbeeld een adviseur op het gebied van constructieberekeningen (constructeur). Maar interne adviseurs kunnen ook op een andere afdeling binnen de organisatie werken zoals Beheer Openbare Ruimte (BOR) en SRO. Externe adviseurs zijn bijvoorbeeld de ODBN (Omgevingsdienst Brabant Noord), politie en regionale brandweer. Het team Vergunningen heeft ongeveer 19 fulltime equivalent (FTE) Team Toezicht en Handhaving Het team Toezicht en Handhaving bestaat ook uit regisseurs en adviseurs. Het team voert de volgende hoofdtaken uit: - Toezicht houden op verleende vergunningen, meldingen en overige toestemmingen op het gebied van de fysieke leefomgeving (adviseur).

11 - Uitvoeren van eventuele handhavingsprocedures die uit het toezicht kan volgen (regisseur). - Behandelen van ingediende klachten, meldingen en verzoeken om handhaving (adviseur en regisseur). - Juridische ondersteuning van Team Vergunningen (kwaliteitsmedewerker). - Bevorderen van de kwaliteit van de producten van onze afdeling (kwaliteitsmedewerker). De regisseur is een jurist die handhavingsprocedures voert als iemand iets gedaan heeft wat niet mag volgens de regels. De regisseur is daarbij de spil tussen de klant en onze adviseurs. Een klant kan 2 rollen hebben in dit proces. Het kan iemand zijn die een klacht of een melding doet. Of het kan iemand of een bedrijf zijn die iets van ons moet doen. Bij een VTH-proces maken we gebruik van in- en externe adviseurs. Binnen het team Toezicht en Handhaving hebben we een aantal adviseurs met specialisme bouw en ruimtelijke ordening. Dit zijn de medewerkers die toezicht houden op vergunningen en dergelijke met betrekking tot bouwen en ruimtelijke ordening. Maar interne adviseurs kunnen ook op een andere afdeling binnen de organisatie werken zoals bij Beheer Openbare Ruimte (BOR). Externe adviseurs werken buiten de organisatie van de gemeente Oss. Voorbeelden zijn de ODBN, brandweer, politie en GGD. Daarnaast bevat het team een aantal juridische medewerkers die we Kwaliteitsmedewerker noemen. Deze personen houden zich vooral bezig met de juridische kant van vergunningverlening (zoals bezwaar- en beroep, juridische advisering). Bovendien hebben zij als taak de kwaliteit van onze processen en producten te verbeteren. Het team Toezicht en Handhaving heeft een omvang van ongeveer 17 FTE Team Ondersteuning Het derde team binnen onze afdeling is team Ondersteuning. Zoals de naam al zegt ondersteunen de medewerkers van dit team de andere twee teams en balie BML in de uitvoering van haar taken. Dit team bestaat uit een aantal specialisten zoals een applicatiebeheerder, jurist, kwaliteitsmedewerker en bedrijfskundige. Het team heeft een omvang van 5,5 FTE Balie Bouwen, Milieu en Leefomgeving (BML) Medewerkers van de balie BML horen formeel bij de afdeling Publiekscentrum. Toch zien we hen als een onderdeel van onze afdeling. Dat komt omdat zij veel taken voor ons doen: - BalieBML is onze front-office. Daar vinden de eerste klantcontacten voor onze processen plaats en ze verwerkt administratief documenten die zijn ontvangen voor VTH. - Ook werken de medewerkers voor onze afdeling bepaalde producten af (haalproducten).een aantal medewerkers van ons team Haalproducten werken samen met de balie en voeren dezelfde werkzaamheden uit.

12 2.2 Samenwerking binnen VTH De 3 processen vergunningverlening (V), toezicht (T) en handhaving (H) kunnen niet los van elkaar worden gezien. Het is één totaalproces VTH wat bestaat uit drie deelprocessen. Deze deelprocessen lopen in elkaar over. Het startpunt van het totaalproces kan op verschillende momenten zijn. Zo kan een proces beginnen met het verlenen van een vergunning en uiteindelijk eindigen met handhaving. Maar een proces kan ook beginnen bij toezicht en eindigen bij het verlenen van een vergunning. Het is dus heel belangrijk dat er goed wordt samengewerkt en afgestemd. Met dit VTH-plan willen we die samenwerking nog verder verbeteren. Hierdoor zal het proces VTH soepeler gaan verlopen omdat de deelprocessen beter in elkaar overlopen. 2.3 Samenwerking met partners Goed samenwerken met onze partners is onmisbaar voor onze missie. Wij hebben daarin een hele belangrijke regierol. Onze regierol kunnen we alleen optimaal vervullen als we goed samenwerken met onze partners. We stemmen daarom het VTH-plan en daarna onze werkzaamheden goed af met onze in- en externe partners. Een van de actiepunten in het VTH-plan 2016 is dat we in 2016 structureel overleg gaan inplannen met de meest intensieve partners Interne partners Bij het uitvoeren van onze dagelijkse taken werken we met bijna alle andere afdelingen binnen de gemeente samen. De meeste samenwerking hebben we met de volgende afdelingen: 1. Balie Bouwen Milieu Leefomgeving (Balie BML) BalieBML is onze voorkant, de front-office. Zij vormen voor een groot deel het gezicht van onze afdeling. Zij hebben namelijk de eerste contacten met onze klanten. Verder voeren zij bepaalde werkzaamheden voor ons uit. Wat deze werkzaamheden zijn staat beschreven in paragraaf De medewerkers van de balie gebruiken hierbij gedeeltelijk onze gedigitaliseerde processen. Met dit VTH-plan willen we de samenwerking nog verder versterken door de balie meer te betrekken bij ontwikkelingen die binnen onze afdeling spelen. Ook zij maken deel uit van het hoofdproces en het is dus belangrijk dat zij weten wat we van elkaar mogen verwachten. Verder zullen we bekijken of er processen zijn die als haalproduct kunnen worden gezien en door de balie kunnen worden afgehandeld. Een goede samenwerking tussen de front-office en de back-office (VTH) is hierbij onmisbaar. 2. Afdeling Stedelijke Ruimtelijke Ontwikkeling (SRO) Deze afdeling zorgt onder andere voor het opstellen van (nieuwe) bestemmingsplannen en ander ruimtelijk beleid. Hierbij wordt onze afdeling zowel vanuit vergunningverlening als vanuit handhaving betrokken. Andersom speelt de afdeling SRO een belangrijke rol in onze vergunningverlening en handhaving. Zij beoordelen voor ons of een aangevraagde vergunning of een handhavingssituatie moet leiden tot een aanpassing van het bestemmingsplan of beleid. Met dit VTH-plan willen we bekijken waar wij deze samenwerking nog verder kunnen verdiepen. Het is heel belangrijk dat we de keuzes die we maken in het VTHplan 2016 afstemmen met SRO. Zo we weten wat we van elkaar kunnen en mogen verlangen.

13 3. Beheer openbare ruimte (BOR) De afdeling BOR zorgt voor de openbare ruimte van de gemeente Oss. Zij weten wat er allemaal in de openbare ruimte gebeurt. Aan de andere kant zorgen wij voor de fysieke leefomgeving. Dit zijn verschillende belangen. Afstemming hierover is nodig bij: - Vergunningaanvragen en meldingen. Wij vragen advies aan BOR bij bijvoorbeeld aanvragen evenementenvergunning, sommige omgevingsvergunningen en meldingen voor het organiseren van een klein evenement. - Maar ook bij legalisatie-onderzoeken (voorloper van handhaving) hebben we van hen advies nodig. - Daarnaast zijn de toezichthouders van de afdeling BOR een van onze adviseurs op het gebied van toezicht en handhaving. 4. Team Gegevensbeheer van de Afdeling ICT. Het team Gegevensbeheer is verantwoordelijk voor de Basisadministratie adressen en gebouwen (Bag). Wij leveren gegevens aan voor die registratie. Als een omgevingsvergunning is verleend geven wij dat door aan het team Gegevensbeheer. Ook als een bouw of sloop start of klaar is geven wij dat aan hen door. Zij verwerken deze gegevens verder in het systeem. Aan de andere kant levert Gegevensbeheer ons gegevens aan van bijvoorbeeld gebouwen waarvoor geen omgevingsvergunning is verleend. Onze regisseurs beoordelen dan of er toch nog een vergunning nodig is en kan worden verleend. Als geen vergunning kan worden verleend kan dit leiden tot een handhavingsprocedure. De Bag is redelijk nieuw en we zoeken samen naar een werkwijze waarin onze werkprocessen goed op elkaar zijn afgestemd Externe partners Onze afdeling werkt met steeds meer externe partners samen. Die partners zijn onze adviseurs met specialistische kennis. Zij adviseren ons bij onze beoordeling van aanvragen voor een vergunning. Ook adviseren ze ons door toezicht te houden op bepaalde wet- en regelgeving. De volgende partners hebben een grote rol in onze processen en onze VTH-keten. 1. Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN) Vanaf 2014 is de Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN) onze adviseur voor de meeste milieutaken. De ODBN is een regionale dienst en voert de volgende adviestaken voor ons uit: - Beoordelen van de milieuaspecten in aangevraagde (omgevings)vergunningen en meldingen; - Toezicht houden op alle bedrijven (inrichtingen) in onze gemeente; - Uitvoeren van eventuele handhaving die ontstaat na toezicht. De adviesrol van de ODBN zal de komende jaren groeien. Onze regierol wordt daarmee steeds belangrijker. Verder verwachten we dat de ODBN meer zal worden betrokken bij het bepalen van onze prioriteiten op het gebied van toezicht en handhaving. Dit geldt ook voor de werkvoorraad. Een goede afstemming is daarbij onmisbaar. In het VTH-plan 2016 schenken we vooral aandacht aan de verbetering van de bestaande samenwerking en het groeiende takenpakket van de ODBN. 2. De Brandweer Brabant Noord (Regionale brandweer) Op dit moment werkt de brandweer aan een regionaal toezichtplan brandveiligheid. De inhoud hiervan is nu nog niet bij ons bekend. De regionale brandweer heeft net

14 als de ODBN een belangrijke adviesrol. Maar dan gericht op brandveiligheid. Wij gaan de brandweer daarom ook meer betrekken bij het bepalen van onze prioriteiten op het gebied van toezicht en handhaving. Hierbij houden we zoveel mogelijk rekening met het regionaal toezichtsplan van de Regionale brandweer. Ook gaan we bekijken waar we de huidige samenwerking nog beter kunnen maken. We kijken dan vooral naar de adviserende rol van de brandweer bij evenementen (zowel vergunningverlening als toezicht). 3. Gemeentelijke Gezondheidsdienst (GGD) De GGD doet in principe hetzelfde als de adviespartners die eerder zijn genoemd. De GGD adviseert vooral op het gebied van de kinderopvang. Zij werken op dit moment aan het zogenoemde Nieuwe Toezicht. Dit toezicht zou perfect moeten aansluiten op vergunningverlening (aan de voorkant) en handhaving (aan de achterkant). Hier schenken we extra aandacht aan in ons VTH-plan. 4. Politie Oost-Brabant (Politie) De politie Oost-Brabant is een belangrijke partner in ons werk. - Zo heeft de politie Oost-Brabant ons gevraagd om te helpen criminaliteit op het gebied van de Opiumwet aan te pakken. De politie heeft een hele belangrijke adviesrol (toezichthouder) in deze aanpak. Zij bezoeken gebouwen waarvan zij vermoeden dat er activiteiten met drugs plaatsvinden. Handhaving op basis van de Opiumwet (sluiten van panden) is een mogelijke vervolgstap. Die stap voeren wij dan uit. De samenwerking met de politie op dit onderdeel is goed. - Verder adviseert de politie bij verschillende vergunningaanvragen. Bijvoorbeeld bij aanvragen van een evenementenvergunning en van een Drank- en Horecawetvergunning. - Als laatste treedt de politie soms op als adviseur (toezichthouder) met betrekking tot de Algemene plaatselijke verordening (Apv) en bij evenementen. Afstemming van onze prioriteiten op dit gebied met de politie is heel belangrijk. 2.4 Taken en producten In de vorige paragraaf hebben we aangegeven wie wij zijn en met wie wij samenwerken. Maar wat doen wij dan zo allemaal? In onze missie hebben we aangegeven dat wij werken voor onze klant. Wij hebben veel verschillende soorten klanten die allemaal iets anders willen. De afhandeling van die wensen is heel verschillend. Van klein tot groot en van straatniveau tot gemeentebreed. Qua vakgebied varieert ons werk van WABO-activiteiten tot APV (bijvoorbeeld evenementen), Drank- en Horecawet, kinderopvang, leegstandwet, woningvervuiling en Opiumwetzaken. Onze klanten kunnen via verschillende (digitale) wegen en via verschillende partners contact met ons zoeken. Wij helpen die klanten door informatie te geven en door aanvragen voor vergunningen en ontheffingen, meldingen te behandelen. Ook voeren wij toezicht uit op een deel van verleende vergunningen, ontheffingen en meldingen. Als wij niet zelf het toezicht houden regelen we dat een externe partner het toezicht uitvoert. Bij geconstateerde overtredingen voeren wij handhavingszaken uit met als doel de overtreding te stoppen. Ook al er bezwaar of beroep komt tegen een verleende vergunning of een handhavingszaak handelen wij die af. Dit geldt ook voor bezwaar

15 tegen de hoogte van de berekende leges. Verder worden wij betrokken bij het maken, veranderen en invoeren van lokaal beleid en wet- en regelgeving. We hebben onze taken verdeeld in vier groepen: 1 Activiteiten: We hebben al onze werkzaamheden die direct gekoppeld zijn aan een product activiteiten genoemd. Dit zijn onder andere klantvraag, vergunning, melding, klacht. Deze activiteiten volgen vaak het gehele VTH-proces. Deze taken vormen de hoofdmoot van ons werk. 2) Kwaliteit en professionaliteit: Dit zijn volgens onze missie de belangrijkste kernwaarden van onze afdeling. Onder kwaliteit vallen werkzaamheden die bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit van bijvoorbeeld processen, producten en strategieën. 3 Projecten: Onze afdeling voert zelf een aantal projecten uit of neemt deel aan projecten van andere afdelingen. Deze projecten zijn gericht op onze werkzaamheden of op verbetering van onze werkzaamheden. 4) Actiepunten: Tijdens de totstandkoming van het VTH-plan 2016 hebben we veel aandacht geschonken aan de huidige werkwijze binnen onze afdeling. Hierbij hebben we een aantal knelpunten of verbeterpunten gezien die we in 2016 willen oplossen. Verderop in het VTH-plan 2016 hebben we in het programma voor 2016 de bovenstaande taken weergegeven. De verschillende taken hebben we daar concreet genoemd.

16 3 Omgevingsanalyse 3.1 Inleiding In de vorige hoofdstukken hebben we vooral naar ons zelf gekeken. We hebben onze missie bepaald en onze organisatie en taken beschreven. Maar we moeten ook rekening houden met ontwikkelingen en factoren van buitenaf (uit onze omgeving). Om onze missie zo goed mogelijk uit te kunnen voeren, moeten we met deze ontwikkelingen rekening houden bij het maken van onze keuzes. Alleen dan hebben we een VTH-plan waarmee we de komende tijd vooruit kunnen. De ontwikkelingen en factoren die op dit moment bij ons bekend zijn beschrijven we in de omgevingsanalyse. 3.2 Opzet In het vorige hoofdstuk hebben we al aangegeven dat onze afdeling een heel breed takenpakket heeft. Dit betekent dat ook de ontwikkelingen en factoren van buitenaf heel verschillend kunnen zijn. Om hiervan een duidelijk overzicht te krijgen hebben we ze op de volgende manier ingedeeld: 1 Algemeen 2 Wabo 3 Apv en bijzondere wetten 4 Haalprodukten In de volgende paragrafen staan samenvattingen van de omgevingsanalyse. De Omgevingsanalyse Algemeen Onze organisatie is volop in beweging. Zo verandert de gemeente Oss in een zogenaamde netwerkorganisatie. Hierdoor wordt onze omgang met de klant, onze denkwijzen en processen anders. Ook komen er een aantal veranderingen binnen wetgeving op ons af. Een hele belangrijke en grote verandering is de komst van de Omgevingswet. Wij moeten meebewegen met al deze ontwikkelingen. Hierop hebben we onze missie aangepast. Een andere belangrijke ontwikkeling is de toename van de samenwerking met de in- en externe partners. Deze ontwikkeling wordt steeds belangrijker vanwege onze ontwikkeling naar een netwerkorganisatie. Dit hebben we in ook onze missie verwerkt. In 2016 zullen we met onze partners nog meer moeten overleggen. Het doel hiervan is dat we samen gemeenschappelijke of individuele problemen aanpakken en oplossen. Maar om een goede afstemming met de partners te kunnen bereiken moeten we er eerst voor zorgen dat onze VTH-processen goed op elkaar aansluiten. Het gaat dan om een soepele verbinding en overgang tussen de verschillende processen van vergunningverlening en toezicht/handhaving. Hulpmiddelen hierbij zijn bouwstenen zoals het Handhavingsplan 2015 en het Dashboard Vergunningen. Pas als de onderlinge afstemming goed is, kunnen we de samenwerking met onze partners verbeteren.

17 Kwaliteit is een begrip dat steeds meer verweven is in de cultuur van de afdeling VTH. Op allerlei manieren werken we aan verbetering van de kwaliteit. Maar kwaliteit is een breed begrip. In het VTH-plan geven we met concrete actiepunten aan op welke onderdelen en manieren we de kwaliteit gaan verbeteren Omgevingsanalyse Wabo en Apv/Bijzondere wetten Voor onze activiteiten met betrekking tot Wabo en Apv/Bijzondere wetten zijn er veel omgevingsfactoren die nu of heel binnenkort aanpassingen aan ons of ons werk vragen. Er zijn een groot aantal landelijke ontwikkelingen zoals onder andere de Omgevingswet en de Wet VTH. Deze nieuwe wetten zullen grote gevolgen hebben voor onze processen. Deze ontwikkelingen vragen tijd en capaciteit voor opleidingen, invoering en veranderingen van processen. Maar ook veranderen onze activiteiten of onze strategieën. Dat geldt ook voor de regionale en lokale ontwikkelingen die van invloed zijn op ons werk of onze manier van werken. Deze veranderingen nemen we mee in ons VTH-plan. Binnen onze afdeling lopen op dit moment verschillende projecten, of staan in de planning. Deze hebben invloed op ons werk in de komende periode. Ook deze projecten vragen onze aandacht en nemen we mee in het VTH-plan Omgevingsanalyse Haalproducten Voor de Haalproducten is er één ontwikkeling die een grote invloed heeft op onze werkzaamheden. Wat zijn haalproducten? Dat zijn producten die we verplicht moeten afhandelen, maar die weinig inspanning en inhoudelijke kennis vragen. Meestal zijn dit activiteiten die weinig risico s opleveren. Ook kunnen dit producten zijn die alleen administratief moeten worden afgehandeld. Uit de risico-analyse komen een aantal nieuwe potentiële haalproducten naar voren. Deze producten zijn ingeschat met een lage prioriteit. In 2016 gaan we per product bekijken of die geschikt is als haalproduct. Ook gaan we inschatten wie zo n product het beste kan afhandelen, balie BML of 2e lijn van VTH. De 2e lijn moet nog verder worden ontwikkeld. Dit gaat ook in 2016 gebeuren. 3.3 Rol Omgevingsanalyse in VTH-plan 2016 De uitkomsten van deze Omgevingsanalyse nemen we mee in ons VTH-plan. In sommige gevallen betekent dit dat we in 2016 bepaalde projecten gaan uitvoeren. In andere gevallen moeten we tijd reserveren voor de gevolgen van de ontwikkelingen. Ook kan het nodig zijn om een bestaande strategie aan te passen of om een nieuwe strategie op te maken. In al deze gevallen zullen we de ontwikkelingen toevoegen aan ons takenoverzicht als project of actiepunt.

18 4 Risico-analyse en Prioriteiten 4.1 Inleiding In de vorige hoofdstukken hebben we ons zelf voorgesteld en hebben we onze taken uitgelegd. Ook hebben wij in beeld gebracht met welke partners wij samenwerken. Verder hebben we de ontwikkelingen aangegeven die van invloed kunnen zijn op onze taken en manier van werken. In dit hoofdstuk gaan we onze taken analyseren op risico s. Hierbij houden we rekening met onze partners en de omgevingsfactoren. Dat doen we met behulp van de zogenoemde risico-analyse. De uitkomst van deze analyse gebruiken we vervolgens om onze taken te prioriteren. 4.2 Risico-analyse In de risico-analyse schatten we per product/activiteit in welke negatieve effecten kunnen ontstaan als we een aanvraag heel beperkt toetsen, geen toezicht meer houden en geen handhavingsprocedures meer voeren. Vragen die we hierbij stellen zijn bijvoorbeeld: - Hoe groot is de kans dat het bouwwerk instort? - Vallen er dodelijke slachtoffers? - Is er een gevaar voor de gezondheid van omwonenden? - Wat is de kans dat deze negatieve effecten zich dan ook daadwerkelijk voordoen? Dit zijn de vragen die we per taak beantwoorden in de risico-analyse. Aan de omvang van het negatieve effect wat kan ontstaan, koppelen we een cijfer (1 t/m 5). Hoe hoger het getal hoe groter het negatieve effect is. Ook aan de kans dat het negatief effect kan ontstaan, koppelen we een cijfer. Door daarna een simpele rekensom te maken met deze cijfers kunnen we de risico s van onze activiteiten inschatten, met elkaar vergelijken en uiteindelijk prioriteren. 4.3 Uitkomsten risico analyse en prioritering Op de volgende pagina staat een tabel van de uitkomsten van de risico-analyse. Bovenaan staan de activiteiten met de hoogste risico s. We hebben de activiteiten en bijbehorende risico s verdeeld in de prioriteiten Hoog, Middel en Laag. Kort samengevat betekent deze prioritering het volgende: Prioriteit Hoog Activiteiten met de prioriteit Hoog hebben altijd onze aandacht. Bij deze activiteiten toetsen we een klantvraag uitgebreid aan alle eisen. Ook houden we op alle voorwaarden toezicht. En we starten direct een handhavingsprocedure als de wet- en regelgeving wordt overtreden. Actief, integraal en direct zijn hierbij de sleutelwoorden. Prioriteit Middel De activiteiten met de prioriteit Middel handelen we op de normale manier af. Nu worden sommige van deze activiteiten nog uitgebreid getoetst. Maar in 2016 gaan we bekijken welke toetsen minimaal nodig zijn waarbij we toch een goed product af te geven. Dit gaan we ook doen voor het toezicht. Prioriteit Laag Activiteiten met de prioriteit Laag handelen we af met zo min mogelijk toetsen, of toetsen we helemaal niet. We houden ook geen toezicht op deze activiteiten. Dit zijn allemaal potentiële haalproducten. In 2016 gaan we per product bekijken of die geschikt is als haalproduct.

19 HOOG MIDDEL LAAG ACTIVITEIT 36 het handelen, houden, vervaardigen van drugs (Opiumwet) ,0 4 84,0 2b het slopen van een bouwwerk met asbest ,0 4 80,0 3b het brandveilig gebruiken van een bouwwerk, vergunningplichtige inrichtingen ,0 4 64,0 6f het exploiteren van een milieu-inrichting, categorie BRZO ,0 3 63,0 12b het hebben van een inrichting Drank & Horecawet para-commercieel ,0 4 60,0 37 het gebruiken van een bouwwerk na brand en/of calamiteit ,0 4 60,0 1i het (ver)bouwen van een bouwwerk (in overeenstemming met ruimtelijke regels) nieuwbouw en aan, uit en verb ,0 3 54,0 5a handelen (ruimste uitleg conform wabo) in strijd met ruimtelijke regels, wonen ,0 3 54,0 6e het exploiteren van een milieu-inrichting, categorie VVGB ,0 3 54,0 14a het houden van een evenement, complex ,0 3 54,0 1f het (ver)bouwen van een bouwwerk (in overeenstemming met ruimtelijke regels), nieuwbouw en aan, uit en verb ,0 3 51,0 4c het wijzigen van een monument, rijksmonument ,0 3 51,0 5b handelen (ruimste uitleg conform wabo) in strijd met ruimtelijke regels, bedrijf ,0 3 51,0 6d het exploiteren van een milieu-inrichting, categorie C+, Activiteitenbesluit (inclusief IIPC) ,0 3 48,0 1g het (ver)bouwen van een bouwwerk (in overeenstemming met ruimtelijke regels), nieuwbouw en aan, uit en verb ,0 3 45,0 4a het wijzigen van een monument, gemeentelijk monument ,0 3 45,0 5c handelen (ruimste uitleg conform wabo) in strijd met ruimtelijke regels, bouwwerk ,0 3 45,0 8 het toepassen van grond, bagger of bouwstoffen (Level Playing Field ODBN) ,0 3 45,0 25 het samenscholen van mensen (demonstraties) ,0 3 45,0 11a het vellen van houtopstand, waardevolle boom ,0 4 44,0 1h het (ver)bouwen van een bouwwerk (in overeenstemming met ruimtelijke regels), nieuwbouw en aan, uit en verb ,0 3 42,0 5d handelen (ruimste uitleg conform wabo) in strijd met ruimtelijke regels, activiteiten ,0 3 42,0 6c categorie C, Activiteitenbesluit ,0 3 42,0 12a het hebben van een inrichting Drank & Horecawet, commercieel ,0 3 42,0 15a het bieden van kinderopvang (geen gastouders) ,0 3 42,0 13b het hebben van een exploitatievergunning, Seksinrichting/Coffeeshop/Casino ,0 3 42,0 1k het (ver)bouwen van een bouwwerk (in overeenstemming met ruimtelijke regels), BRIKS ,0 3 39,0 2a het slopen van een bouwwerk zonder asbest ,0 3 39,0 2c het slopen van een bouwwerk, mobiel breken ,0 3 39,0 4b het wijzigen van een monument, beschermd stads- en dorpsgezicht ,0 3 39,0 6g het exploiteren van een milieu-inrichting, beperkte milieutoets ,0 3 39,0 12c het hebben van een inrichting Drank & Horecawet, horeca als nevenfunctie ,0 3 39,0 14b het houden van een evenement, niet complex ,0 3 39,0 15b het bieden van kinderopvang, gastouders ,0 3 36,0 38 het houden van gevaarlijke honden (bijtincidenten) ,0 3 36,0 13a het hebben van een exploitatievergunning, horeca ,0 3 36,0 6b het exploiteren van een milieu-inrichting, categorie B Activiteitenbesluit ,0 4 36,0 3a het brandveilig gebruiken van een bouwwerk, meldingsplichtig ,0 3 33,0 3c het brandveilig gebruiken van een bouwwerk, beoordelen van PvE's ,0 3 33,0 1e het (ver)bouwen van een bouwwerk (in overeenstemming met ruimtelijke regels), aan, uit en verbouwen bij een ,0 2 24,0 39 Incidentele festiviteit organiseren, melding (inrichting type A en B) ,0 3 24,0 22 ontheffing van de schenktijden (incidenteel) ,0 2 24,0 16b het hebben van een standplaats, vergunning ,0 2 22,0 9 het aanleggen of veranderen van een weg ,0 2 20,0 18 het voeren van een terras, geen horeca ,0 2 20,0 7 het uitvoeren van een werk ,0 2 18,0 24 het bedrijfsmatig ontbranden van vuurwerk ,0 2 18,0 33 het houden van een loterij ,0 2 18,0 35 het houden van een binnenmarkt ,0 2 18,0 1c het (ver)bouwen van een bouwwerk (in overeenstemming met ruimtelijke regels), vrijstaande bijgebouwen bij ee ,0 2 16,0 1d het (ver)bouwen van een bouwwerk (in overeenstemming met ruimtelijke regels), vrijstaande bijgebouwen bij ee ,0 2 16,0 14c het houden van een evenement, klein evenement (meldingen) ,0 2 16,0 17 het houden van kansspelautomaten (speelautomaten) ,0 2 16,0 30 overige geluidshinder (ook spoorweggeluid) ,0 2 16,0 31 het verstrekken van zwak alcoholische dranken artikel 35 drank&horecawet ,0 2 16,0 1a het (ver)bouwen van een bouwwerk (in overeenstemming met ruimtelijke regels), vergunningvrij artikel 2 Bijlage ,0 2 14,0 1b het (ver)bouwen van een bouwwerk (in overeenstemming met ruimtelijke regels), vergunningvrij artikel 3 Bijlage ,0 2 14,0 1j het (ver)bouwen van een bouwwerk (in overeenstemming met ruimtelijke regels), bouwwerken geen gebouw zij ,0 2 14,0 10 het maken of veranderen van een uitweg ,0 2 14,0 16a het hebben van een standplaats, melding ,0 2 14,0 32 het plaatsen van driehoeksborden ,0 2 14,0 20 het vervoeren van gevaarlijke stoffen ,0 1 12,0 6a het exploiteren van een milieu-inrichting,, categorie A, Activiteitenbesluit ,0 2 10,0 11b het vellen van houtopstand,, niet-waardevolle boom ,0 2 10,0 19 het gebruiken van de leegstandwet ,0 1 9,0 21 het tijdelijk afwijken van de Wet luchtvaart (TUG) ,0 1 8,0 23 ontheffing van het sluitingsuur (incidenteel) ,0 1 6,0 26 het houden van bijeenkomsten van persoonlijke aard ,0 1 6,0 27 het uitoefenen van straatartiest ,0 1 6,0 28 het afwijken van de zondagswet ,0 1 6,0 29 het afwijken van de verkeerswet ,0 1 5,0 34 het vragen van een duurzaamheidslening ,0 1 5,0 Fysieke veiligheid Gezondheid Ruimtelijke kwaliteit Leefbaarheid Bestuurlijk image Totaal Kans Risico

20 5 Strategie 5.1 Inleiding We hebben per activiteit de prioriteit ingeschat. De volgende stap is bepalen hoe we die activiteit gaan uitvoeren. De manier waarop wij ons werk doen is vastgelegd in verschillende (uitvoerings)strategieën. We werken met strategieën zodat we goed doordacht te werk gaan om een doel te bereiken. Met behulp van de uitkomsten van de omgevingsanalyse en risico-analyse hanteren we een strategie die past bij de prioriteiten die we hebben gesteld. 5.2 Bestaande strategieën De afgelopen jaren hebben we voor onze activiteiten al verschillende strategieën ontwikkeld of overgenomen. Zo volgen we bij de toetsing van een vergunningaanvraag het Landelijke Toetsingsprotocol. En bij het houden van toezicht op de verleende vergunningen volgen we het Landelijke Toezichtprotocol. Beide strategieën zijn opgesteld door de Vereniging van Bouw & Woningtoezicht Nederland. In het Handhavingsplan 2015 hebben we ervoor gekozen om de Brabantse Handhavingstrategie en de Brabantse sanctiestrategie te gebruiken bij het uitvoeren van repressieve handhaving. Maar vanaf 1 januari 2016 hebben we die vervangen door de Landelijke Handhavingstrategie. Ook staat in het plan dat we de Landelijke Gedoogstrategie volgen als we af zouden zien van handhavend optreden. Nieuw in het Handhavingsplan 2015 was onze eigen Klachtenstrategie. Daarin hebben we aangegeven hoe wij omgaan met klachten. Het uitgangspunt in het VTH-plan 2016 zijn de hiervoor genoemde bestaande strategieën. Dat betekent dat wij ook in 2016 onze taken uitvoeren volgens deze strategieën. Maar in 2016 gaan we deze strategieën opnieuw bekijken en daar waar nodig aanpassen en/of actualiseren. Doel is dat we in 2017 geactualiseerde strategieën gaan gebruiken. We gaan in 2016 ook een nieuwe strategie ontwikkelen, de Preventiestrategie. We hopen hiermee zoveel mogelijk te gaan sturen op het verkrijgen van juiste en volledige vergunningaanvragen. Ook hopen we hiermee zoveel mogelijk slecht naleefgedrag te voorkomen.

21 5.3 Strategie per activiteit Per activiteit zijn de genoemde strategieën uitgewerkt in een tabel. Deze zijn verdeeld in prioriteit Hoog, Middel en Laag. In de tabel is beschreven hoe we de taken (gaan) uitvoeren. Het zijn eigenlijk procesbeschrijvingen. In verschillende werkgroepen zijn de beschrijvingen per activiteit besproken. Daarbij is gelijk ook gekeken op welke punten zo n proces verbeterd kan worden. Die verbeteringen hebben we aangemerkt als actiepunten en voegen we toe aan onze activiteiten in Voor een aantal producten met prioriteit Laag zijn de tabellen nog niet helemaal uitgewerkt. Dit gaan we in 2016 nog wel doen (actiepunt).

22 6 Middelen 6.1 Inleiding In het vorige hoofdstuk hebben we bepaald welke activiteiten we gaan uitvoeren en op welke manier we dat (gaan) doen (strategie). Daarvoor moeten natuurlijk wel voldoende tijd en middelen beschikbaar zijn. In dit hoofdstuk gaan we hier dieper op in. 6.2 Urenmatrix VTH-werkzaamheden Alle VTH-werkzaamheden staan genoemd in onze Urenmatrix VTH-plan Deze werkzaamheden zijn onderverdeeld in 3 categorieën: 1. Activiteiten (beschreven in Hoofdstuk 2) Dit zijn in de praktijk de producten (processen) die VTH maakt; 2. Projecten (beschreven in Hoofdstuk 3) Dit zijn de werkzaamheden die ontstaan door nieuwe ontwikkelingen die op VTH afkomen (omgevingsanalyse); 3. Actiepunten (beschreven in Hoofdstuk 5) Deze actiepunten zijn het resultaat van de diverse werkgroepen waarbij kritisch gekeken is naar de bestaande strategieën. Het doel van de Urenmatrix VTH-plan 2016 is dat we voldoende tijd en middelen reserveren zodat we alle VTH-werkzaamheden op het gewenste niveau kunnen uitvoeren. Het gewenste niveau hebben we bepaald in onze prioritering en strategieën. Voor het hele proces is een urenraming gemaakt. Het proces bestaat uit de stappen intake, vergunningverlening, toezicht, handhaving en juridische kwaliteit. De uren die in matrix staan zijn geborgd binnen de beschikbare capaciteit van VTH. Dit betekent dat we in theorie alle VTH-werkzaamheden die in de matrix staan ook echt moeten kunnen uitvoeren. 6.3 Monitoring De urenmatrix is een theoretische benadering. We weten uit ervaring dat het in de praktijk vaak anders verloopt. De verwachting is dan ook dat er in 2016 onverwachte ontwikkelingen op ons af zullen komen die nu niet in de matrix staan. En die kunnen ervoor zorgen dat de planning voor een deel veranderd. Op het moment dat deze situatie zich voordoet moeten we goed nadenken over een oplossing. Maar de basis van de VTH-werkzaamheden is en blijft voor 2016 de Urenmatrix VTH-plan Een goede monitoring is daarom heel erg belangrijk. Om het VTH-plan 2016 te laten slagen moeten we de voortgang doorlopend bewaken (monitoren). Deze ervaring hebben we al eerder opgedaan bij het Handhavingsplan Monitoren gaan we op de volgende 2 manieren doen: - het tijdschrijven en de matrix op elkaar aanpassen en; - de output van de digitale processen op de matrix afstemmen. Op die manier hebben we op elk moment zicht op de stand van zaken. En als het nodig is kunnen we op tijd bijsturen. 6.4 Flexibiliteit In 2016 kan het dus gebeuren dat er onverwachte ontwikkelingen of activiteiten op ons afkomen die nu niet in de Urenmatrix VTH-plan 2016 staan. Als we die zouden oppakken vraagt dat natuurlijk capaciteit van VTH. Maar die uren zijn nu niet meegenomen in de

23 urenmatrix. In feite heeft VTH er dus in 2016 geen capaciteit voor. Daarom houden we in principe vast aan de VTH-werkzaamheden die in de Urenmatrix VTH-plan 2016 staan. En onverwachte ontwikkelingen of activiteiten schuiven we door naar Stelregel is dat we niet zomaar gaan afwijken van de urenmatrix. Maar er kan zich een situatie voordoen die niet kan wachten en direct door VTH moet worden opgepakt. Bijvoorbeeld bij situaties waar de veiligheid en/of gezondheid extreem in gevaar komt. Of als de leefbaarheid ernstig wordt beschadigd. Dan moet VTH maatwerk kunnen leveren. Voorwaarde is wel dat bij dit soort capaciteitsvragen zorgvuldig wordt bekeken of de noodzakelijke actie echt direct moet worden opgepakt. En dus niet kan wachten tot Als dat zo is bekijken we eerst of we capaciteit kunnen leveren buiten het VTH-plan om. Bijvoorbeeld door het inhuren van tijdelijke medewerkers. Als dat om wat voor reden niet kan, pakken we de noodzakelijke actie toch op. Maar dat heeft dan automatisch gevolgen voor de Uren-matrix VTH-plan Dit betekent dat we bepaalde VTH-werkzaamheden uit de matrix niet kunnen oppakken. We moeten dan dus keuzes maken. Stelregel daarbij is dat we activiteiten met een prioriteit Hoog altijd blijven uitvoeren. 6.5 Kengetallen Waar komen de getallen van de Uren-matrix VTH-plan 2016 vandaan? De getallen voor toezicht en handhaving komen uit het Handhavingsplan Verder gebruiken we gegevens uit ons systeem. Dit kan omdat we veel met digitale processen werken. Op die manier hebben we betrouwbare getallen van bijvoorbeeld het aantal meldingen, klachten en vergunningen. Voor de activiteiten van vergunningverlening en de juridische werkzaamheden hebben we nog geen gebruik kunnen maken van gegevens uit ons systeem. Sinds augustus 2015 zijn we al wel begonnen met het opbouwen van kengetallen. Dit is het zogenoemde Dashboard Vergunningen. Maar omdat de processen van vergunningverlening vaak lang duren is de tijd nog te kort om deze kengetallen te kunnen gebruiken. Dit geldt ook voor de juridische werkzaamheden. Voor die activiteiten hebben we dus een inschatting gemaakt op basis van de praktijk. Verder hebben we nog geen ervaringscijfers voor de werkzaamheden die samenhangen met projecten. Dit geldt ook voor het uitvoeren van de actiepunten. Ook voor deze werkzaamheden hebben we een inschatting gemaakt. Al met al betekent dit dat we er rekening mee moeten houden dat de kengetallen niet exact gaan kloppen met de praktijk. Maar omdat we in 2016 de urenmatrix doorlopend gaan monitoren kunnen we ook op tijd bijsturen als het nodig is. Het voordeel is op dit moment dat we nog enige vrije capaciteit hebben. Dit komt doordat een paar medewerkers van VTH op een andere afdeling ingezet zijn voor een tijdelijke klus. Als het echt nodig is kunnen we die capaciteit nog extra inzetten.

24 7 VTH-plan 2017, Inleiding Het VTH-plan 2016 is voor onze afdeling meer dan alleen een plan. Vanaf 2013 is onze afdeling namelijk aan het doorontwikkelen en dit plan is het voorlopige resultaat daarvan. Maar die ontwikkeling houdt niet op na Met het VTH-plan 2016 leggen we een beginpunt vast. De komende jaren ontwikkelen we dit verder tot een robuust, duurzaam en flexibel middel. Het plan (what), de bijbehorende processen (how) én onze gezamenlijke denkwijze (why) willen we borgen in ons VTH-plan. Ons uitgangspunt hiervoor is het schema wat op de volgende pagina staat. In de volgende paragrafen wordt dit verder uitgelegd. 7.2 Schematisch proces Onze afdeling VTH is ontstaan in Toen zijn de afdeling Bouwen, Wonen en Milieu (PBWM) en Handhaving (PH) organisatorisch samengevoegd. De reden van deze samenvoeging had verschillende redenen. Eén van de belangrijkste reden was de oprichting van de Omgevingsdienst Brabant Noord. Maar in de praktijk ontstond er niet direct één afdeling. Dit kwam omdat de processen en denkwijzen van het voormalige PBWM en PH erg verschillend waren. Met dit VTH-plan is een belangrijke stap gezet om verder door te ontwikkelen naar één afdeling met een eigen identiteit. Voorwaarde om het plan te laten slagen is dat het gedragen wordt door de medewerkers van VTH. Alle medewerkers zijn daarom uitgenodigd om mee te denken in de vorm van het deelnemen aan werkgroepen. Dit geldt ook voor de medewerkers van balie BML. In de werkgroepen is vooral gekeken naar de manier waarop nu onze processen verlopen. Ook is gekeken welke verbeteringen er zijn zodat de verschillende VTH-processen goed in elkaar overlopen. Daaruit zijn heel veel actiepunten naar voren gekomen. Tijdens de laatste bijeenkomst van de werkgroepen zijn ook andere afdelingen gevraagd om input te geven. Medewerkers van RO, GIBOR, TOR/HOR en BAG hebben zich aangemeld. Daaruit zijn vooral verbeterpunten gekomen die gaan over de interne samenwerking en afstemming tussen VTH en de andere afdelingen. Deze punten zijn ook als actiepunt in het VTH-plan 2016 meegenomen WHY? We beginnen bij de binnenste cirkel van het schema Why. We hebben eerst onze missie en onze kernwaarden bepaald. Daarmee hebben we uitgebreid stilgestaan bij de vragen wie wij als afdeling zijn en waar we als afdeling voor staan. We hebben onze denkwijzen afdelingsbreed bepaald HOW? Met onze missie en vooral met onze kernwaarden, hebben we bepaald hoe wij onze missie gaan uitvoeren. Door samenwerken met de partners, VTH-brede processen, een goede risico-afweging en met duidelijke strategieën willen we dat gaan doen WHAT? Voor de vraag wat we dan gaan doen, gebruiken we de zogenoemde PDCA-cyclus of Big 8. Dat hebben we eerder in dit plan uitgelegd.