Verslag van de Algemene vergadering van 22 maart 2014 in het Scheppersinstituut, Scheppersstraat 9, 2200 Herentals

Transcriptie

1 Provinciaal Verbond voor Volkstuinen Antwerpen VZW Hermans Robert Voorz. Beusen Bertho Secr. Beukenlaan 8, 2200 Herentals Aardbezienstaart 30, 2450 Meerhout Tel tel. 014/ GSM 0477/ reknr.abon. BE reknr.alg. BE Identificatienummer: Ondernemingsnummer: Verslag van de Algemene vergadering van 22 maart 2014 in het Scheppersinstituut, Scheppersstraat 9, 2200 Herentals Aanwezige effectieve leden: zie bijlage 1. Verontschuldigde effectieve leden: zie bijlage 1 Afwezige effectieve leden: zie bijlage 1 Volmachtgevers: Roger Coolkens aan Marcel Salaets, Ellen Vermeulen aan Rik Van den Nieuwenhuyzen De agendapunten van de algemene vergadering: 1. Welkomstwoord door de voorzitter. De voorzitter verwelkomt alle aanwezigen en bedankt hen voor de ruime opkomst. Hij stelt vast dat de aanwezigen de nieuwe locatie voor deze vergadering appreciëren. Hij deelt ook een folder uit van ISOTOPOLIS ( het Informatiecentrum over radioactieve afvalstoffen ) en raad een bezoek ten zeerste aan. 2. Aanvaarding nieuwe effectieve leden/ontslagnemende effectieve leden. Nieuwe effectieve leden: - Olmen: Maurice Maes. - Westerlo: Sandra Van Loock. - Oud-Turnhout: Johan Waumans. Ontslagnemend: - Olmen: Victor Claes. - Westerlo: Jeanne Van Opstal. De Algemene Vergadering aanvaardt unaniem deze veranderingen.

2 3. Nieuwe leden Raad Van Bestuur/ontslagnemende leden uit de Raad Van Bestuur. Nieuwe leden: - Heist-Op-Den-Berg: Eddy Timmermans. - Deurne: Lutgarde Paulissen. - Antwerpen: Raymond De Vos - Mechelen: Roger Van Engelgem ( zie onder 3. ). Ontslagnemend: - Beerse: Hubert Declerck en Mariette Van Massenhove. - Lier: Marcel Cuylaerts - Deurne: Roger Donné. Deze wijzigingen worden aanvaard door de AV. 4. Goedkeuring rekening 2013 en ontlasting van de beheerders. De penningmeester ( Martha Van Den Bosch ) geeft toelichting bij de rekening 2013 ( zie bijlage 2 ) en vraagt ontlasting van de beheerders. De Algemene Vergadering keurt unaniem deze ontlasting goed. Nagekomen bericht: tijdens de vergadering werden vragen gesteld bij het erg lage bedrag voor publicatie in het Staatsblad nl. 1,63. De penningmeester bevestigt dat dit bedrag wel degelijk betaald is. 5. Goedkeuring begroting De penningmeester geeft toelichting. De begroting wordt goedgekeurd zonder opmerkingen ( zie bijlage 2). John De Grieve vraagt toelichting i.v.m. benoemingen binnen de Raad Van Bestuur ( RVB ) en de taakverdeling binnen deze RVB. De voorzitter antwoordt dat voorstellen tot benoemingen gebeuren binnen de schoot van de RVB zelf. Hij doet daarbij ook een oproep voor kandidaten. Roger Van Engelgem gaat hier op in en stelt zich kandidaat. Roger wordt aanvaard door de Algemene Vergadering als nieuw lid van de RVB. Hij zal dan ook uitgenodigd worden op de volgende zitting. De huidige taakverdeling binnen de RVB is als volgt: - Voorzitter: Robert Hermans. - Ondervoorzitter: Piet Bausmans. - Secretaris: Bertho Beusen. - Penningmeester: Martha Van Den Bosch ( back-up: Eddy Timmermans ). - Abonnementen: Robert Hermans ( back-up: Lutgarde Paulissen ). - Voordrachten: Martha Van Den Bosch ( back-up: Bertho Beusen ). - Database: Martha Van Den Bosch ( back-up: Raymond De Vos ). Paul Moons doet een oproep om de jaarverslagen zo vlug mogelijk in te dienen. Deze zijn cruciaal voor het verkrijgen van de provinciale subsidies. Er ontbreken nog een vijftal jaarverslagen. Afdelingen die geen jaarverslagen indienen komen niet in aanmerking voor de jaarlijkse subsidies.

3 6. Naamsverandering in TUINHIER. De secretaris geeft toelichting aan de hand van een powerpoint presentatie ( zie bijlage 3 ) en geeft enkele toelichtingen: 7. Projecten Peeters. Paul Moons geeft toelichting. In bijlage 4 is het volledige pakket bijgevoegd. Voor vragen/steun kan Paul worden gecontacteerd. Hij wordt beschouwd als de specialist ter zake en is een belangrijke troef voor de afdelingen van Tuinhier van de provincie Antwerpen. 8. Vergoeding voor deelname aan activiteiten. De secretaris geeft toelichting. Per activiteit wordt maximum 200 EUR vergoed. Per afdeling geldt een maximum van 300 EUR per jaar. Eten, drank enz. voor helpers/deelnemers aan de activiteiten wordt niet vergoed. Deze zijn ten koste van de afdeling. Alle kosten moeten met documenten worden gestaafd (kasticket, factuur). Als het totaal van de ingediende kosten de 2000 EUR ( =bedrag ter beschikking gesteld door het Gewest) overschrijdt worden de kosten pro rata vergoed. De kosten worden uitbetaald ( goedkeuring vereist door de Raad Van Bestuur ) na afloop van het kalenderjaar. De deelname aan de activiteit dient vanzelfsprekend een duidelijke verwijzing te bevatten naar de Volkstuin/Tuinhier. 9. Congres van 13 september Piet Bausmans en Robert Hermans geven toelichting. Het congres wordt om de 2 jaar gehouden. Dit jaar wordt de organisatie verzorgd door het Provinciaal Verbond voor Volkstuinen Antwerpen vzw. in samenwerking met het Gewest. Het congres gaat door op 13 september op de campus van Thomas More in Geel. De voorzitter doet een oproep voor deelname gezien de provincie Antwerpen hier traditioneel ondervertegenwoordigd is. De kostprijs voor deelname is 10 EURO. Ook wordt hulp gevraagd voor de ontvangst en begeleiding van de deelnemers. De afdeling Geel biedt aan om 3 mensen te voorzien. Dit voorstel wordt in dank aanvaard. De secretaris zal in mei de uitnodigen rondsturen.

4 10. Werkwijze abonnementen. De voorzitter geeft toelichting. Hij vermeldt dat het aantal abonnementen nog steeds toeneemt ondanks enkele tegenslagen. Sommige lijsten zijn echter hopeloos verouderd. Om hieraan te verhelpen zullen alle afdelingen om de 2 maand een lijst van hun leden toegestuurd krijgen met de vraag om die te controleren en te verbeteren waar nodig. De voorzitter benadrukt ook nog eens om het juiste rekeningnummer te gebruiken want ook hier zijn er nog vaak vergissingen. 11. Procedure voor aanvraag voordrachten. Martha Van Den Bosch geeft toelichting. Zij benadrukt dat tijdigheid erg belangrijk is. De minimum duur van de voordracht is 1u anders wordt de aanvraag niet goedgekeurd. De vergoeding betaald aan de voordrachtgever dient niet te worden vermeld op het A7 formulier. Die A7 formulieren dienen 10 jaar te worden bijgehouden voor mogelijke controle door de bevoegde overheid. Martha heeft ook de lijst met lesgevers bijgewerkt. Deze lijst vindt u terug in bijlage 5. Hierbij wordt ook een oproep gedaan voor werving van lesgevers, vooral in de omgeving van Antwerpen ( formulier A8: nieuwe lesgevers ). Tijdens de vorming op 16 mei ( zie verder ) zal deze procedure nogmaals in detail worden toegelicht. 12. Rondvraag. - Promotiemateriaal. De vraag wordt gesteld naar de beschikbaarheid van promotiemateriaal. De secretaris zal navraag doen bij het gewest naar welk promotiemateriaal beschikbaar zal zijn en wanneer. De secretaris zal de afdelingen inlichten zodra die informatie beschikbaar is. Bestellen kan dan via de provinciale secretaris. - Eddy Timmermans verwijst naar de deelname van het Provinciaal Verbond aan een beurs in Antwerpen in de maand mei georganiseerd door VLACO en doet een oproep om deze beurs te bezoeken. De Volkstuin zal aanwezig zijn met een stand. - Paul Moons doet een oproep om waar mogelijk het logo van de provincie Antwerpen te gebruiken. De provincie is immers een belangrijke sponsor van onze vereniging. - In bijlage 6 vindt u het nieuwe logo van TUINHIER. Dit logo mag vrij gebruikt worden door de afdelingen. - De voorzitter beaamt dat de afdelingen niet dringend hun naam dienen te veranderen in TUINHIER. Een geleidelijke overgang is aanvaardbaar. - Vorming op 16 mei:

5 o Onderwerp: TUINHIER site ( toelichting door Marieke De Boe, Gewest). In de namiddag toelichting i.v.m. abonnementen ( Rob ) en aanvraag voordrachten ( Martha ). o Waar: Kleuterschool voor honden, Peter Benoitlaan 19, 2100 Deurne ( Lutgarde zorgt voor de reservering ). o Start om 10u ( tot 15u ). o De secretaris zal uitnodiging doorsturen. o De voorzitter doet een oproep voor deelname. - De website van het provinciaal verbond wordt niet langer onderhouden. De website van het gewest neemt de functies volledig over. Tot eind juni wordt u rechtstreeks doorverbonden naar als u inlogt op de site van Antwerpen. Daarna verdwijnt de site van het web. - Verzekering voor bestuurders en vrijwilligers. De secretaris geeft toelichting bij de afspraken i.v.m. de regels om in orde te zijn met de verzekering voor bestuurders en vrijwilligers na navraag bij de verzekering zelf. Het volgende is essentieel: o De afdelingen dienen steeds up-to-date informatie te sturen naar de secretaris wat betreft de samenstelling van hun bestuur. Eénmaal per jaar doet de secretaris een navraag bij de afdelingen. Reageer daar alstublieft tijdig op. Geef ook steeds tussentijdse veranderingen door aan de secretaris. o De afdelingen dienen ZELF een lijst bij te houden van welke leden en vrijwilligers aanwezig zijn op een activiteit. Dit mag ook opgemaakt worden na een activiteit omdat het soms niet altijd duidelijk is wie er komt helpen of wie aanwezig al zijn. Die lijst moet niet worden doorgestuurd. Slotwoord De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun positieve bijdrage aan de Algemene Vergadering. Hij besluit ook dat de formule om de Algemene Vergadering te beperken tot een halve dag door de deelnemers wordt geapprecieerd. Hierna sluit de voorzitter de vergadering. Bertho Beusen (secretaris) Robert Hermans (voorzitter) Provinciaal Verbond voor Volkstuinen Antwerpen vzw. Beukenlaan 8, 2200 Herentals.

6 Bij het verslag van de algemene vergadering van 22 maart 2014 worden de volgende bijlagen gevoegd: Bijlage 1: Lijst van effectieve leden ( aanwezig, afwezig en verontschuldigd ) op de Algemene Vergadering van 22 maart Bijlage 2: Rekening 2013 en begroting Bijlage 3: Naamsverandering in TUINHIER. Bijlage 4: Project Peeters. Bijlage 5: Lijst lesgevers. Bijlage 6: Logo TUINHIER.