Verslag Algemene ledenvergadering

Transcriptie

1 Verslag Algemene ledenvergadering Datum: Aanwezig: Ton Brok, Paula van Dijke, Ramona Ronckers, Marcel Dieteren, Michiel van Gestel, Wil Janssen, Jacqueline Konings, Cor Ritzen, Johan Pommelet, John Peters, Hub Kusters, Nicole Engels, Marleen Dros Afwezig: Raymond Smeets, Claudia Bosman, Maria van der Helm, Joke de Grood, Ingrid Beckers, Sylvia Mattheij, Jelmer Raaijmakers, Bert Meuffels, Claudia Brok, Joey Werner, Ron Tummers, Joe Martherus, Joey Martherus, Zoë Martherus 1. Opening De voorzitter opent om uur de vergadering en heet iedereen welkom. Ondanks de lage opkomst tijdens deze algemene ledenvergadering wil de voorzitter toch de (kader)leden bedanken voor hun vertrouwen in de vereniging door middel van hun lidmaatschap. 2. Notulen algemene ledenvergadering 4november 2011 De notulen van 4 november 2011 worden zonder opmerkingen vastgesteld. De voorzitter geeft te kennen dat er door de penningmeester in het afgelopen seizoen te kennen is gegeven dat hij zou stoppen met zijn functie. Dit vacature is eveneens geplaatst op steunpunt vrijwilligerswerk Westelijke Mijnstreek. Er hebben zich geen kandidaten gemeld. Maar gelukkig is de penningmeester ook terug gekomen op zijn besluit en blijft hij binnen de vereniging actief als penningmeester. 3. Statuten / Huishoudelijk Reglement De secretaris heeft navraag gedaan bij NCS en Reddingsbrigade Nederland naar de mogelijkheid om 1 vereniging te maken van Watervrienden Sittard en Reddingsbrigade Sittard. Beide bonden hebben hier geen problemen mee. Vervolgens is de secretaris naar de notaris geweest voor een adviesgesprek omtrent de vorming van de vereniging Reddingsbrigade Watervrienden Sittard. Het verenigingsrecht is geregeld in de artikelen 2.26 t/m 2.52 Burgerlijk Wetboek boek 2. Constatering: - Er is geen gescheiden boekhouding en administratie van de 2 verenigingen; - Er is geen eenduidigheid in communicatie; - Er is maar 1 bestuur - De statuten en huishoudelijk reglement zijn verouderd en niet in overeenstemming met de praktijk; - De statuten zijn te detaillistisch waardoor ze niet uitvoerbaar zijn. Gevolg: Bij een juridische of een aansprakelijkheidskwestie zal het bestuur aangesproken worden op het niet op de juiste wijze besturen van de vereniging. Dit zal er toe leiden dat de bestuursleden persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. Te ondernemen actie: De statuten en huishoudelijk reglement dienen volgens de wetgeving geregeld te

2 worden, zodat bestuur niet hoofdelijk aansprakelijk kan worden gesteld. Om dit te bereiken zullen beide verenigingen fuseren tot 1 vereniging, genaamd Reddingsbrigade Watervrienden Sittard. Hiervoor is een volmacht nodig van de Algemene ledenvergadering zodat dit proces in gang kan worden gezet. Er is een lijst opgesteld om een volmacht af te geven aan het bestuur. Daar de aanwezigheid van 2/3 van de leden niet wordt gehaald, kan er in deze Algemene Ledenvergadering geen besluit worden genomen. Er zal binnen 4 weken nogmaals een vergadering worden belegd waarbij alleen de statuten en het huishoudelijk reglement als agendapunt worden benoemd. Indien de volmacht is verleend door de Algemene Ledenvergadering zal het bestuur het proces tot statutenwijziging in gang zetten. Kosten en tijd realisatie: De geschatte kosten zijn 1500,-. Naar verwachting zal het proces rond 1 maart 2013 zijn afgerond. Consequentie als er geen volmacht wordt verleend: Bij het niet verlenen van een volmacht door de Algemene Ledenvergadering zal het bestuur voltallig opstappen. De bestuursleden willen geen risico lopen om hoofdelijk aansprakelijk te worden gesteld. 4. Verslag van de secretaris Het bestuurshandboek is het afgelopen seizoen weinig geactualiseerd. Dit zal de komende periode weer plaatsvinden. In het ladeblok in de kantine ligt een zwarte klapper terug te vinden waar al onze formulieren in terug te vinden zijn. Je moet dan denken aan het inschrijvingsformulier, formulier automatische incasso, mutatieformulier, formulier opzegging lidmaatschap, declaratieformulier enzovoort. Deze klapper wordt beheerd door Ton Brok en Nicole Engels. In deze klapper zitten ook de actuele ledenlijsten. We hebben afgelopen seizoen onze website vernieuwd. Tevens zijn we gaan werken aan een huisstijl. Onze webmaster, Claudia Brok, en de secretaris houden zich hier voornamelijk mee bezig. Het afgelopen seizoen is het ledenaantal in lichte mate gegroeid. Er zijn veel nieuwe leden bijgekomen door mond op mond reclame. Na het diploma zwemmen zijn er natuurlijk ook leden vertrokken. Ledenadministratie in relatie tot Sportlink In november 2012 hebben we een controle van de ledenadministratie uitgevoerd. Dit heeft geresulteerd in een ledenaantal van 234 leden. Uitgesplitst zijn het 185 bondsleden en 7 verenigingsleden 42 kaderleden De vereniging telt nu 173 betalende leden. De ledenadministratie is volledig op orde en wordt naar volle tevredenheid van de secretaris uitgevoerd door Ton Brok. Ton, bedankt voor je inzet!! Communicatie naar leden en kader De communicatie vindt op vier manieren plaats: Nieuwsbrief (6 tot 8 maal per seizoen); Website Kadervergadering; Correspondentie gericht aan een persoon of groep personen.

3 De webmaster zal de komende tijd het kadergedeelte op de website gaan inrichten. Op het kadergedeelte zal alle benodigde informatie voor het kader te vinden zijn, zoals verslagen vergaderingen, diploma eisen, activiteiten enzovoort. Ieder kaderlid zal t.z.t. een inlognaam en wachtwoord ontvangen om in te loggen op dit gedeelte van de website. Voor de leden zal de website ook up to date worden gehouden. Dus houdt de website in de gaten! Activiteiten seizoen NCS startweekend; Sinterklaas voor alle leden; Kerstbrunch voor kader; Pasen voor alle leden. De verslaglegging van de secretaris wordt goedgekeurd. 5. Verslag van de penningmeester Kascontrole seizoen De kascontrolecommissie geeft te kennen dat alles goed is bijgehouden en dat de boekhouding perfect op orde is. Alles is transparant en overzichtelijk. Penningmeester decharge verlenen seizoen De kascontrolecommissie verleent decharge aan penningmeester en bestuur met betrekking tot financiële verslaglegging seizoen Begroting / resultaat seizoen en begroting De verschillende overzichten worden door de penningmeester nader toegelicht. Hierbij worden de volgende opmerkingen geplaatst: Het bedrag van de badhuur is in het seizoen omlaag gegaan, omdat besloten is om de lessen op de zaterdag te beëindigen. De penningmeester heeft gekeken naar de mogelijkheid om te besparen op bepaalde kosten. Dit is goed gelukt. Zie voor verdere tekst en uitleg de powerpoint presentatie. De begroting van het seizoen wordt vastgesteld met goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering. Er worden twee nieuwe leden benoemd voor de kascontrolecommissie voor het seizoen Dit zijn John Peeters en Sylvia Mattheij. In het seizoen zal SEPA (Single Euro Payments Area) een belangrijke rol gaan spelen. De penningmeester zal van eenieder die een automatische incasso heeft afgegeven opnieuw een automatische incasso moeten ontvangen met de juiste IBANcode. De penningmeester zal hier begin 2013 een project voor opstarten. De leden zullen allen geïnformeerd worden wat van hun verwacht wordt. De verslaglegging van de penningmeester wordt goedgekeurd. 6. Verslag van de technische commissie

4 Diploma zwemmen In het seizoen is er drie maal diploma zwemmen NCS geweest, te weten 18 december 2011, 18 maart en 24 juni De volgende resultaten zijn behaald: 18 december 2011: A-diploma: 8 deelnemers / B-diploma: 4 deelnemers / C-diploma: 2 deelnemers; Zwemvaardigheid I: 0 deelnemer / Zwemvaardigheid II: 3 deelnemer / Zwemvaardigheid III: 0 deelnemer; Snorkelen I: 2 deelnemers / Snorkelen II: 0 deelnemer / Snorkelen III: 3 deelnemers; Alle kandidaten zijn geslaagd 18 maart 2012: A-diploma: 9 deelnemers / B-diploma: 13 deelnemers Alle kandidaten zijn geslaagd. 24 juni 2012: A-diploma: 4 deelnemers / B-diploma: 12 deelnemers / C-diploma: 15 deelnemers; Zwemvaardigheid I: 1 deelnemer / Zwemvaardigheid II: 1 deelnemer / Zwemvaardigheid III: 2 deelnemers; Snorkelen I: 0 deelnemer / Snorkelen II: 2 deelnemers / Snorkelen III: 2 deelnemers; Alle kandidaten zijn geslaagd. Daarnaast heeft er op 3 juni 2012 een KNBRD-examen plaats gevonden. De volgende resultaten zijn behaald: Junior redder 1: 0 deelnemer / Junior redder 2: 3 deelnemers / Junior redder 3: 1 deelnemer / junior redder 4: 1 deelnemer; Zwemmend redder 1: 2 deelnemers / Zwemmend redder 2: 2 deelnemers / Zwemmend redder 3: 3 deelnemers / Zwemmend redder 4: 3 deelnemers; Life Saver 1: 1 deelnemer / Lifesaver diploma 2: 2 deelnemers / Lifesaver diploma 3: 1 deelnemer. Er zijn 5 kandidaten gezakt. De verslaglegging van de technische commissie wordt goedgekeurd. 7. Rondvraag Er wordt te kennen gegeven dat niet ervaren instructeurs niet altijd weten wat ze moeten doen. Aan de betreffende instructeur zal het stappenplan worden gegeven hoe een les opgebouwd moet worden. Daarnaast kan te allen tijde de badcoördinator worden aangesproken. In het bestuurshandboek staat eveneens vermeld wie gediplomeerde instructeurs zijn. Er wordt een compliment aan het bestuur gegeven hoe de vereniging op dit moment functioneert. Naast een woord van dank, wordt er vervolgens geen gebruik meer gemaakt van de rondvraag.

5 8. Afsluiting De vergadering wordt gesloten om uur.