Hoe kan de exploitatie geoptimaliseerd worden?

Transcriptie

1 Gemeente Hoogezand-Sappemeer Hoe kan de exploitatie geoptimaliseerd worden? Educatief centrum de Borgstee 2014 H a n z e h o g e s c h o o l 0

2 Hoe kan de exploitatie geoptimaliseerd worden? Educatief centrum de Borgstee Naam: Linda van Stee Opdrachtgever: Corporate Plaats: Hoogezand Datum: begeleider: J. Veuger

3 Voorwoord Voor u ligt het rapport opgesteld door Linda van Stee in samenwerking met de gemeente Hoogezand-Sappemeer en het lectoraat Maatschappelijk vastgoed van de Hanzehogeschool te Groningen. Het betreft een (concept) rapport aangaande de inventarisatie van het MFC de Borgstee welke in het bezit is van de gemeente Slochteren maar onder beheer staat van de gemeente Hoogezand-Sappemeer. Dit rapport is bestemd voor de gemeente Hoogezand- Sappemeer, het lectoraat Maatschappelijk vastgoed en de stakeholders binnen het project. Dit rapport is opgesteld aan de hand van de informatie welke verkregen is het zij door het maken van afspraken met de betreffende medewerkers, het zij door onderzoeken te doen in de systemen. De stakeholders bij dit project zijn J. Veuger, lector bij het lectoraat Maatschappelijk vastgoed, B. van der Wal en W. Bruining van de afdeling Gebouwenbeheer te Hoogezand-Sappemeer. Dhr. J. Veuger zal meer op de achtergrond op de hoogte gehouden worden van de ontwikkelingen binnen het project maar zal wel altijd bereikbaar zijn indien nodig. Mevrouw B. van der Wal, intern begeleider wanneer zij aanwezig is zal zij bereikbaar zijn voor vragen. Dhr. W. Bruining en ik zullen samenwerking aan dit onderzoek, de heer W. Bruining is al actief op de afdeling Gebouwenbeheer in de inventarisatie van enkele andere objecten van de gemeente Hoogezand-Sappemeer. MV. A.J. Slagmolen is onze interne adviseur, zij is mijn honoursdocent en word bij elke honoursvergadering op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen en eventuele problemen waar ik op stuiten.

4 Inhoudsopgave Voorwoord... 2 Samenvatting Inleiding Achtergrondinformatie Probleemstelling Deelvraag 1 Waar zitten de omissies in de exploitatie? Deelvraag 2 inzicht geven in de optimalisatie van de exploitatie Deelvraag 3 verbeterpunten voor de toekomst Toelichting op het Excel bestand Conclusie Aanbeveling Discussie Geciteerde werken Contactenlijst Termenlijst Bijlage 1: Verdeling naar aantal vierkante meters per huurder Bijlage 2: Plattegrond Bijlage 3: Civision middelen overzicht Bijlage 4: Subsidie aanvraag Timpaan Bijlage 5: OPOS Bijlage 6: Huurfactuur Biblionet Bijlage 7: Kopie Excel bestand... 36

5 Samenvatting De gemeente Hoogezand-Sappemeer heeft het beheer van de panden de Borgstee en de Foxhol in handen maar hierbij zijn een aantal zaken niet duidelijk. De vraag van de opdrachtgever luid als volgt: breng de MFC s de Borgstee en de Foxhol in beeld. Te denken hierbij aan de grijze gebieden zoals gemaakte afspraken en energieverbruik. Hier is de volgende hoofdvraag van gemaakt: Waar zitten de blinde vlekken/omissies in de optimalisatie van de exploitatie van de Borgstee en de Foxhol en wat zijn de verbeterpunten? De deelvragen die hier bij horen zijn: - Waar zitten de blinde vlekken/omissie in de exploitatie? - Waar zit de optimalisatie? - Wat zijn toekomstgerichte verbeter punten? De Borgstee is een Multifunctioneel centrum (hierna te noemen MFC) in Harkstede behorende bij de gemeente Slochteren. Het pand is opgeleverd in 2006 en sinds dien heeft het pand te maken gehad met verbouwingen, onderhoud, schoonmaak maar ook met energieverbruik. In de volgende paragraven zal een beeld geschetst worden van het pand. De verdeling van het pand in vierkante meters is te vinden in bijlage 1, de plattegrond is te vinden in bijlage 2. Uit deelvraag 1 blijkt dat er verschillende omissies te vinden zijn in zowel de kosten als de inkomsten als de contracten. Dit zijn: de vergoedingen die de gemeente Hoogezand-Sappemeer of Slochteren betaald aan de huurders of ontvangt van de huurders, de subsidies die de gemeente Hoogezand-Sappemeer of Slochteren betaald aan de huurders of ontvangt van de huurders of het rijk, een aantal contracten zijn niet meer geldig of zijn er niet en er ontbreken afspraken over de huurlast. In alle gevonden omissies is geen duidelijke rode draad te zien al is er wel sprake van een samenhang tussen verschillende omissies. Deze relaties tussen de gevonden omissies zijn vanuit eigen beredenering gevormd, er is geen gegronde onderbouwing. De eigenbijdrage kan gerelateerd worden aan de meerjarenonderhoudsplanning en de huurinkomsten kunnen aan de contracten gerelateerd worden. Maar de vergoedingen en de subsidies zijn niet re relateren aan zowel de meerjarenonderhoudsplanning als de contracten als aan elkaar. Bij het overnemen van het beheer van een bestaand MFC is het belangrijk om alle gegevens van de betreffende gemeente te ontvangen. Omissies zo snel mogelijk signaleren zodat deze opgehelderd kunnen worden in de volgende gesprekken met gemeente en huurder. Wanneer het beheer problemen ondervindt is het raadzaam om nieuwe afspraken te maken in overleg met de huurders en als het moet de huurcontracten aan passen of een interne verbouwing door te voeren. 4

6 1. Inleiding De Borgstee is een Multifunctioneel centrum in Harkstede behorende bij de gemeente Slochteren. Het pand is opgeleverd in 2006 en sinds dien heeft het pand te maken gehad met verbouwingen, onderhoud, schoonmaak maar ook met energieverbruik. In 2010 heeft er een inventarisatie (Veuger J., 2010) Van de panden in de gemeente Hoogezand- Sappemeer plaats gevonden. Deze is begeleid door de heer J. Veuger en is uitgevoerd door de heer Reinderd. In deze inventarisatie is zijn ook de panden de Borgstee en de Foxhol meegenomen. De hoofdvraag van het rapport is: Waar zitten de blinde vlekken/omissies in de optimalisatie van de exploitatie van de Borgstee en de Foxhol en wat zijn de verbeterpunten? In dit rapport is de inventarisatie van 2010 met betrekking tot de Borgstee gecontroleerd en is de Borgstee verder geïnventariseerd. De Foxhol wordt behandeld in een apart rapport maar wel met de zelfde vraag- en doelstelling. Het doel van het rapport is dan ook het inzicht geven in de omissies in de optimalisatie van de exploitatie van de Borgstee en de Foxhol. Hoofdstuk 2 geeft de achtergrondinformatie over het pand de Borgstee, hoofdstuk 3 geeft de probleemstelling weer. Hierna zal in de hoofdstukken 4, 5 en 6 de deelvragen beantwoord worden zoals deze in hoofdstuk 3 zijn vastgesteld. Dit wordt vervolgd door een toelichting op het Excel bestand in hoofdstuk 7. Als laatste zal er dan nog in hoofdstuk 8 een conclusie en in hoofdstuk 9 een aanbeveling gegeven worden. Dit alles wordt vervolgd door de bijlagen. In de laatste bijlage is een Word versie van het Excel bestand gegeven om het rapport te ondersteunen en te kunnen lezen in de afwezigheid van een computer of laptop met Excel. 5

7 2. Achtergrondinformatie Zoals naar voren is gekomen in de Barometer Maatschappelijk Vastgoed 2012 heeft iets meer dan de helft van alle gemeenten de voornemens om de vastgoedtaken in de toekomst anders te organiseren dan toen het geval was (Veuger J., 2012). Een belangrijke drijfveer voor deze professionalisering onder gemeenten zou kunnen worden gezocht in het feit dat ook gemeentes in deze tijd meer bewust dienen om te gaan met hun vastgoed om zo kosten te besparen en efficiënter te kunnen werken. Het sturen op inkomsten en kosten met betrekking tot gemeentelijk vastgoed is belangrijker geworden. Echter is sturen op inkomsten voor gemeenten lastiger dan voor andere eigenaren van vastgoed aangezien gemeenten in veel gevallen een subsidierelatie hebben met de gebruiker van het vastgoed. Het sturen op hogere inkomsten is hierdoor lastig aangezien door het verhogen anderzijds extra subsidies aan welzijns- en cultuurinstellingen dient te worden gegeven. (Veuger J., 2012) De gemeente Hoogezand-Sappemeer is een gemeente welke al verder is in de professionaliteit dan menig kleiner gemeente. Zo doet de gemeente Hoogezand-Sappemeer het vastgoedbeheer voor de gemeente Slochteren en binnenkort ook voor de gemeente Menterwolde. Bij de overname van dit vastgoedbeheer bleken er nog veel grijze gebieden te zijn betreffende afrekeningen en gemaakte afspraken welke het beheer van de gebouwen beïnvloeden. Zo zijn de gemaakte afspraken tussen gemeente en huurder niet duidelijk en is er onenigheid ontstaan over de facturering van de energiekosten, maar ook de subsidierelatie tussen gemeente en huurder is niet eenduidig. 2.1 De Borgstee De Borgstee is een Multifunctioneel centrum (hierna te noemen MFC) in Harkstede behorende bij de gemeente Slochteren. Het pand is opgeleverd in 2006 en sinds dien heeft het pand te maken gehad met verbouwingen, onderhoud, schoonmaak maar ook met energieverbruik. In de volgende paragraven zal een beeld geschetst worden van het pand. De verdeling van het pand in vierkante meters is te vinden in bijlage 1, de plattegrond is te vinden in bijlage Verbouwingen Na heeft de aanbouw van de lokalen aan de Driespan plaats gevonden, dit ter vervanging van de noodunits welke op het terrein geplaats waren. Verder heeft er een interne verbouwing plaats gevonden. Zo is de trap verplaats en is er een kantoorruimte gecreëerd in de ruimte van Timpaan, hierna genoemd Skippy. Ook op de eerste verdieping heeft dit extra ruimte gecreëerd, de wachtruimte naast het kantoor van de GGD en de politie Onderhoud Het pand heeft te maken gehad met een slechte ventilatie door het bouwbesluit welke geldig was in De ruimten aan de gevelzijde met het meeste zonlicht hadden erg te lijden onder deze slechte ventilatie. Verder heeft het pand te maken gehad met lekkage, afbrekende stenen in de buitengevel, kwalitatief slechte deuren welke op verscheidende plaatsen kapot zijn gegaan, kitranden met schimmel, en afgebroken vensterbanken. De reden hiervoor gegeven door de heer P. Zijl is dat de architect van het pand de uitstraling belangrijker vond dan de functionaliteit en de kwaliteit van de zaak Schoonmaak Naast de dagelijkse reiniging heeft het pand te maken gehad met vandalisme in de vorm van graffiti en hang jongeren. Deze jongeren zijn vooral te vinden op het schoolplein van de Ster. De jongeren gebruiken dit natuurlijk schoolplein om in het geheim gebruik te kunnen maken van 6

8 helium om hiervan het hallucinerende effect te voelen. Daarnaast is er eerder last geweest van hangjongeren op de schoolpleinen. Dit is afgenomen door de komst van de voetbal- en basketbal kooi Energie De gemeente Hoogezand-Sappemeer betaalt de energiekosten en vraagt deze terug van de huurders. De gemaakte energie kosten zijn vanaf 2010 te vinden een Excel bestand op de G schijf. Wat betaald is voor de huurders aan energie kosten is te vinden vanaf 2010, dit is te vinden in meerdere Excel bestanden. Eveneens zijn op dezelfde wijze de kosten voor het gas in beeld gebracht. De verdelingen van de energie kosten is nog steeds niet eenduidig. De gemeente Hoogezand- Sappemeer zou het liefste zien dat er naar gelijke delen wordt betaald aan de hand van de oppervlakte in m². Echter is een deel van de huurders hier op tegen omdat zij door deze verdeling meer gaan betalen terwijl zij niet meer zijn gaan verbruiken. Anderzijds zijn er huurders die dit een goede verdeling vinden omdat het voordeliger is voor hen. De huurder die hier op tegen is, is de ster. Het schoolbestuur streeft naar een zo energiezuinig beleid en is hier actief mee bezig. Door dit beleid achten zij het niet eerlijk om mee te betalen in het energieverbruik van de andere huurders. Verder zijn er tussenmeters geplaats om beter te kunnen bepalen welke huurder wat verbruikt maar hierin ontbreekt nog een eenduidige berekening en een overzicht van de tussenmeters met daarbij de huurders. Anno eind 2014 zijn hier ook al weer veranderingen in geweest zo is de tussenmeter van Skippy, ook in gebruik door de bibliotheek maar heeft de blokkendoos een eigen meter. Kortom, het huidige systeem is niet beheersbaar, hier moet een mogelijke oplossing voor bedacht worden welke alle partijen gunstig stemt. De heer P. Zijl vindt dat alle huurders, behalve de Ster, per vierkante meter moeten betalen. De ster kan naar verbruik betalen omdat deze huurder erg energie bewust is en er alles aan doet om het energie gebruik zo laag mogelijk te houden. Vanaf 2015 zal er een nieuwe verandering in werking treden. Alle scholen in de gemeente Hoogezand-Sappemeer, Slochteren en Menterwolde zullen voorzien worden van slimme energiemeters. De energiestanden van deze meters zijn online en op afstand na te lezen. Zo kan het verbruik te allen tijde in de gaten gehouden worden. Later zullen alle gemeentelijke panden van deze 3 gemeenten voorzien worden van deze slimme meters. 2.2 Inventarisatie 2010 de Borgstee In 2010 heeft er een inventarisatie (Veuger J., 2010) van de panden in de gemeente Hoogezand- Sappemeer plaats gevonden. Deze is begeleid door de heer J. Veuger en is uitgevoerd door de heer Reinderd. In deze inventarisatie is ook het pand de Borgstee meegenomen zoals deze toen was. Deze inventarisatie is gecontroleerd en daar zijn een aantal opvallend heden uit gebleken Opvallend heden inventarisatie - Het bestuur waarover gesproken wordt in de inventarisatie van de driesprong is niet actief. In deze tijdsperiode is er een aanzet gemaakt om een dagelijks bestuur op te richten. Dit voornemen is opgenomen in de inventarisatie als zijnde actief. Uit het gesprek met de heer P. zijl is gebleken dat de opzet van het dagelijks bestuur voor de Borgstee niet van de grond is gekomen en niet heeft gefunctioneerd als een bestuur. - Daarnaast wordt er de opmerking gemaakt dat: De gebruikers zelf zorgen voor de energie, schoonmaak en het klein onderhoud. Dit is niet van toepassing, de gemeente 7

9 betaalt het energie verbruik, de schoonmaak en het onderhoud en brengt dit later in rekening bij de huurders. - Skippy gebruikt nog steeds het stuk grond dat zij in het jaar 2010 neten. Hiervoor is een huurovereenkomst en deze is nog steeds geldig. - De heer H.N. Schoenmaker betaalt een pacht á 5.000,- voor het gebruik van de kantine. Daarnaast ontvangt de heer H.N. Schoenmaker 9.500,- omdat hij het schoonmaken van de zalen doet en omdat hij optreed als beheerder in de uren dat de heer P. Zijl niet aanwezig is. Genoemd een beheersvergoeding. - Bibliotheek is van 300 m² naar 75 m² gegaan tussen 2010 en 2014, van de bibliotheek was geen contract aanwezig en is er tegenwoordig nog steeds niet. Wel wordt er een factuur gestuurd voor. - De driespan is in 2010 uitgebreid met 225 m² Veranderingen in contracten - De muziek vereniging is opgeheven, deze had geen contract. - De historievereniging maakt nu nog gebruik van een magazijn en betaald hiervoor geen vergoeding, eveneens heeft deze vereniging toen der tijd en ook nu nog geen contract. - Skippy heeft 2 huurcontracten. In 2010 betaalde Skippy/Timpaan ,- waar volgens het contract betaald had moeten worden. Na 2012 is skippy een deel van 984m² gaan huren en betaald hier over ,-. Daarnaast heeft skippy een huurcontract voor de naastliggende grond op de naam staan. - Bibliotheek heeft geen huurcontract maar de gemeente Hoogezand-Sappemeer ontvangt wel ,- per jaar in Tussentijds heeft er een verbouwing plaats gevonden het huidige aantal vierkante meters bedraagt 75 met een huurprijs van 8.674,- exclusief BTW. De BTW bedraagt 1.821,- dit wordt een totaal van ,- op jaarbasis volgens de huurfactuur van (Slochteren G., Huurfactuur, 2013). Het aantal te gebruiken vierkante meters is door de raad vastgesteld. - De GGD heeft geen huurcontract maar de gemeente ontvangt 5.997,60 per jaar aan huurlast. Uit de inventarisatie van 2010 bleek dat de huurlast voor de GGD 4.408,- bedraagt. De GGD, huurt de ruimte naast het politie kantoor aan beide zijden. Wanneer de GGD niet aanwezig is gebruikt de logopedie het kantoor van de GGD. - De politie is er sinds 2014 bij gekomen en huurt voor een bedrag van 2.000,- op jaarbasis. - EHBO huurt de vergaderzaal op de 1 e verdieping. 2 maal per jaar 4 weken hier wordt een vergoeding voor betaald, dit gaat via de heer P. Zijl op de bulk sportverenigingen in de exploitatie. - De speelzaal van de driespan wordt tevens verhuurd aan de kickboks vereniging en aan de aerobics - De algemene ruimte te verhuren aan derde, hier maakt de dansvereniging gebruik van, dit is de hal naast in ingang van het pand. - De sporthal in 2010 betaalde deze aan huur ,- en aan pacht 5.000,- in totaal betaalde zij ,- hiervan is geen contract van. 8

10 3. Probleemstelling De gemeente Hoogezand-Sappemeer heeft het beheer van de panden de Borgstee en de Foxhol in handen maar hierbij zijn een aantal zaken niet duidelijk. De vraag van de opdrachtgever luid als volgt: breng de MFC s de Borgstee en de Foxhol in beeld. Te denken hierbij aan de grijze gebieden zoals gemaakte afspraken en energieverbruik. Hier is de volgende hoofdvraag van gemaakt: - Waar zitten de blinde vlekken/omissies in de optimalisatie van de exploitatie van de Borgstee en de Foxhol en wat zijn de verbeterpunten? Deelvragen: - Waar zitten de blinde vlekken/omissie in de exploitatie? - Waar zit de optimalisatie? - Wat zijn toekomstgerichte verbeter punten? 3.1 Project doelstelling: Het doel van de opdracht is: Inzicht geven in de huidige omissies van de MFC s Inzicht geven in de optimalisatie van de exploitatie Verbeterpunten voor in de toekomst geven Inzicht geven in de huidige omissies van de MFC s - Waar zitten de omissies in de kosten? - Waar zitten de omissies in de inkomsten? - Waar zitten de omissies in de contracten? Inzicht geven in de optimalisatie van de exploitatie - Waar zitten de verbeteringen vanuit de omissies? - Is er een rode draad in de omissies te zien? Verbeterpunten voor in de toekomst geven - Waar zitten de verbeterpunten voor in de toekomst wanneer een dergelijke beslissing nogmaals wordt genomen? 3.2 Projectafbakening: Dit rapport betreft een resultaatsverplichting, dit houd in dat dit rapport resultaten zal weergeven en niet tot verdere inspanning voor de opdrachtgever zal leiden. Uit het resultaat van dit rapport zullen alleen conclusies gegeven worden aan de opdrachtgever. Het resultaat van dit rapport zal leiden tot een inzichtelijke weergave van de actuele stand van de Borgstee en de Foxhol. Betreffende de inkomsten, uitgaven, gemaakte afspraken en mogelijk overige informatie. In het onderzoek is gebruik gemaakt van de meeste recente informatie, dit varieert in het verslag van 2010 tot Verder is er uitsluitend gekeken naar de huurders, de verhuurder en het beheer. Er is geen rekening gehouden met externe partijen. Ook de verandering van de energieleverancier is niet opgenomen in het Excel bestand, deze informatie is wel opgenomen in de oriëntatie. 9

11 3.3 Verwachtingen Op de hoofdvraag wordt er verwacht een duidelijk antwoord te kunnen geven na evaluatie van de bevinden uit de deelvragen 1, 2 en 3. Voor deelvraag 1 wordt er verwacht een duidelijk beeld van de kosten, inkomsten en contracten te kunnen gegeven en specifiek te kunnen aangeven waar de omissies zitten zodat deze in een later onderzoek verder onderzocht kunnen worden. Voor deelvraag 2 wordt verwacht de gevonden omissies verder uit te werpen en aan te geven hoe deze verbeter kunnen worden, rekening houdend met een rode lijn. Voor de rode lijn wordt er verwacht dat deze zal wijzen op de contracten. De laatste deelvraag, deelvraag 3 moet advies geven voor de toekomst. Hierover zijn de verwachtingen uiteenlopend. Want moet dit advies gegeven worden op de Borgstee of op de hoofdvraag? Dit zal naderhand bekend gaan worden. 3.3 Eisen en beperkingen: Door de opdrachtgever zijn er geen duidelijke eisen en beperkingen gegeven. Ook de vormgeving van de inventarisatie voor de 2 objecten ligt niet vast. Wat betreft de inhoud gaat het er vooral om dat de grijze gebieden worden nagekeken. Hieronder wordt verstaan: de gemaakte afspraken, de facturering van de energie kosten, het subsidiebeleid en eventuele andere inkomsten vanuit het pand en zijn huurders. De hoofdzaak is het geven van een toekomstgericht advies. 10

12 4. Deelvraag 1 Waar zitten de omissies in de exploitatie? Zoals vele gemeenten in Nederland heeft de gemeente Hoogezand-Sappemeer een ontwikkeling doorgemaakt in het beheer van hun vastgoed. Maar dit beheer omvat meer dan alleen de gebouwen onderhouden, er moet ook een exploitatie gemaakt worden. De exploitatie van het pand de Borgstee is nog niet eenduidig. Om de exploitatie te verbeteren is het van belang om te weten waar de omissies liggen, daarom is de volgende deelvraag gesteld: Waar zitten de omissies in de exploitatie? Om antwoord te kunnen geven op de deelvraag zijn de volgende onderzoeksvragen gesteld: - Zitten er omissies in de kosten? - Zitten er omissies in de inkomsten? - Zitten er omissies in de contracten? Wanneer er wordt gesproken over het civision middelen overzicht van 2014 zie dan bijlage Zitten er omissies in de kosten? Om te kunnen bepalen of er omissies aanwezig zijn in de kosten die gemaakt worden aan de Borgstee zijn alle kosten geïnventariseerd. Hieronder zal een overzicht gegeven worden van de kosten. Figuur 1: Kosten van de Borgstee In bovenstaande afbeelding ziet u de kosten die gemaakt zijn voor de Borgstee. In de kolom overige kosten staat het totaal aan kosten zoals deze bekend zijn in het civision middel overzicht van Deze zijn verdeeld naar het aantal vierkante meters per huurder. Het totaal aantal gemaakte kosten zoals dit bekend is in het civision middelen overzicht van 2014 is ook opgenomen in de afbeelding. Voor een verdere uitsplitsing van de kosten dient het civision middelen overzicht van 2014 geraadpleegd te worden. Verder is er bekend dat de gemeente Hoogezand-Sappemeer jaarlijks een vergoeding uitkeert aan de heet H.N. Schoenmaker, pachter van de kantine toebehorend aan de sporthal. Deze vergoeding ontvangt de heer H.N. Schoenmaker voor het uitvoeren van de beheerstaak in de avonduren wanneer de heer P. Zijl niet aanwezig is. Verder is er niets bekend over vergoeding welke uitgekeerd worden aan een der huurders. Uit onderzoek naar de energiekosten is gebleken dat de gemeente Hoogezand-Sappemeer jaarlijks een bijdrage levert in de kosten. Dit betreft het energieverbruik voor de algemene 11

13 ruimte. In 2014 bedraagt dit 6.436,7, dit bedrag fluctueert jaarlijks naarmate de energiekosten fluctueren. Wat betreft het uitkeren van subsidies heeft de gemeente Hoogezand-Sappemeer hier geen weet van. Echter doet Tympaan, hierna genoemd Skippy, jaarlijks een aanvraag voor een subsidie om de begroting rond te krijgen bij de gemeente Slochteren. In 2014 bedraagt de subsidie aan Skippy ,-, de subsidie welke Skippy krijgt is bedrag dat jaarlijks wordt verminderd in verband met bezuinigingen. De aanvraag van de subsidie voor 2015 ligt nu bij de gemeente Slochteren, het gaat hier over een bedrag van ,- waarover op 16 december 2014 een besluit zal worden genomen, voor de aanvraag van timpaan zie bijlage 4. Verder is er op de afdeling financieel van de gemeente Slochteren bekend dat er jaarlijkse een subsidie van ,- aan Biblionet wordt uitgekeerd. Dit bedrag wordt vastgesteld aan de hand van het aantal mensen woonachtig in de gemeente. Deze subsidie wordt verdeeld over het totaal aantal bibliotheken. De bibliotheek gevestigd in de Borgstee is daar 1 van. Deze post is niet opgenomen in de tabel omdat deze nu niet gespecificeerd kan worden naar 1 bibliotheek. Over de schoonmaakkosten voor de Borgstee is niets bekend. Navraag bij de heer P. Zijl heeft uitgewezen dat dit correct is. Alle huurders verzorgen zelf de schoonmaak van de ruimten, inclusief de algemene ruimten. Daarnaast is er niets bekend over de meerjarenonderhoudsplanning van 2014, deze is eind december verwacht. Kortom zijn de omissies in de kosten de: - Vergoedingen - subsidies - Meerjarenonderhoudsplanning 4.2 Zijn er omissies in de inkomsten? Uit onderzoek is gebleken dat de voornaamste inkomsten voor de gemeente Hoogezand- Sappemeer van de Borgstee de huurinkomsten zijn. Hierover is het nodige bekend maar aangaande de verdere inkomsten uit de Borgstee is het resultaat minimaal. Om inzicht te geven in de inkomsten welke de gemeente Hoogezand-Sappemeer ontvangt vanuit de Borgstee is hierover een sheet opgenomen in het Excel bestand. De onderstaande afbeelding geeft een overzicht van deinkomsten. Figuur 2: Inkomsten van de Borgstee 12

14 De afbeelding op de vorige pagina laat zien welke inkomsten er zijn vanuit de Borgstee. Zoals eerder aangegeven zijn in huurinkomsten de voornaamste inkomsten vanuit de Borgstee voor de gemeente Hoogezand-Sappemeer. Verder is er over de inkomsten weinig bekend. Zo is het niet bekend of de gemeente Hoogezand- Sappemeer of de gemeente Slochteren een eigenbijdrage ontvangt van een der huurders. Ook is er niets bekend over de subsidierelatie tussen de huurders of het rijk en de gemeente Hoogezand-Sappemeer en de gemeente Slochteren. Wel is er bekend dat er jaarlijks een factuur gestuurd wordt naar de stichting OPOS. De stichting OPOS is een overkoepelende organisatie voor de openbare scholen in de gemeente Hoogezand- Sappemeer en de gemeente Slochteren. Jaarlijks ontvangen de scholen een materiele instandhouding van het rijk. Deze wordt direct uitgekeerd aan de stichting OPOS, de stichting OPOS regelt daarna alles verder. Omdat de gemeente Hoogezand-Sappemeer het onderhoud van de scholen bekostigd wordt hiervoor een vergoeding vanuit de stichting OPOS uitgekeerd. In 2012 was dit een bedrag van ,55, Zie bijlage 5. Dit is een bedrag dat jaarlijks veranderd naar mate het onderhoud veranderd. Over de jaren 2013 en 2014 is niets bekend en zijn er geen facturen gevonden welke gezonden zijn aan OPOS. Als laatste ontvangt de gemeente Hoogezand-Sappemeer inkomsten uit de verhuur van de sporthal in de Borgstee. Deze wordt verhuurd aan sportverenigingen en heeft in het jaar ,55 opgeleverd, zo blijkt uit het civision middelen overzicht van De inkomsten uit de verhuur van de sporthal wordt geboekt onder de post Sportverenigingen omdat niet alleen de sporthal wordt verhuurd. Ook het speellokaal van de Driespan en de openbare hal worden verhuurd aan derden. Kortom zijn de omissies in de inkomsten de: - Subsidies - Eigenbijdragen - vergoedingen 13

15 4.3 Zijn er omissies in de contracten? Uit het onderzoek naar de huurcontracten blijkt dat nog niet alles geregeld is. Dit is te zien in de onderstaande afbeelding welke gemaakt is van het Excelbestand dat in een apart bestand is bijgevoegd. Figuur 3: Contracten geldend voor de Borgstee Zo heeft de bibliotheek geen huurcontract of gebruiksovereenkomst maar betaald de bibliotheek wel een huurlast, dit is gebleken uit de huurfactuur over 2013, zie bijlage 6. De factuur voor 2014 is tot op heden ( ) nog niet verzonden volgens Anne Koopmans, medewerkster financiële zaken Biblionet. Dat er op dit moment geen huurcontract of gebruiksovereenkomst is komt door de verbouwing welke er in 2013 heeft plaatsgevonden. De gemeente raad heeft besloten dat de bibliotheek niet meer dan 75m² mag gebruiken. Voorheen was de bibliotheek 300m² en het toen geldige huurcontract is nu niet meer van kracht. Op dit moment is de heer J. Veuger bezig met de bibliotheken en zullen er op korte termijn nieuwe huurcontracten gemaakt worden. Ook zijn er met de bibliotheek afspraken gemaakt over de dekkendheid van de huurlast. Zo zijn energie, gas en water in de huur inbegrepen, deze afspraken zijn niet digitaal noch op papier terug te vinden. De scholen welke gevestigd zijn in de driespan hebben eveneens geen huurcontract maar wel een gebruiksovereenkomst. Dit komt omdat de gemeente Hoogezand-Sappemeer een maatschappelijke plicht heeft in het onderwijs. Verder hebben de sporthal en de GGD ook geen huurcontract of gebruiksovereenkomst. De Sporthal betaald wel een huurlast van ,- per jaar inclusief de 5.000,- pacht per jaar voor de kantine. Met de GGD zijn er afspraken gemaakt over de huurlast zo blijkt uit de inventarisatie van De huurlast is 3.308,- en de servicekosten bedragen 1.100,- echter worden alleen de servicekosten maar betaald. De gemaakte afspraken zijn niet digitaal of op papier terug te vinden. Dit is gebleken uit de inventarisatie van De gemeente Hoogezand-Sappemeer ontvangt, op de GGD na, wel alle huurlasten zoals deze zijn afgesproken in de huurcontracten. Maar de GGD heeft geen contract en de gemeente ontvangt van de GGD 5.997,60. Dit bedrag ligt hoger dan het geïnventariseerde bedrag in De laatste keer dat er huur betaal dis door de GGD is in 2012 geweest, de jaren 2013 en 2014 moeten nog gefactureerd worden. 14

16 Kortom zijn de omissies in de contracten de: - ontbreken van huurcontracten of gebruiksovereenkomst - gemaakte afspraken 4.4 Conclusie Kort weergegeven zijn de volgende omissies gevonden in de kosten, inkomsten en contracten: de vergoedingen die de gemeente Hoogezand-Sappemeer of Slochteren betaald aan de huurders of ontvangt van de huurders, de subsidies die de gemeente Hoogezand-Sappemeer of Slochteren betaald aan de huurders of ontvangt van de huurders of het rijk, een aantal contracten zijn niet meer geldig of zijn er niet en er ontbreken afspraken over de huurlast. 15

17 5. Deelvraag 2 inzicht geven in de optimalisatie van de exploitatie Om de exploitatie van de Borgstee en de Foxhol te kunnen optimaliseren is er in het vorige hoofdstuk inzicht gegeven in waar de omissies liggen in de exploitatie. Nadat het bekend geworden is waar de omissies zitten in de exploitatie kan er nu gekeken worden naar de optimalisatie van de exploitatie. Hierbij zijn twee deelvragen gesteld, dit zijn: - Waar zitten de verbeteringen vanuit de omissies? - Is er een rode draad in de omissies te zien? Wanneer er wordt gesproken over het civision middelen overzicht van 2014 zie dan bijlage Waar zitten de verbeteringen vanuit de omissies? Uit deelvraag 1 is gebleken dat er in de kosten, inkomsten en contracten een aantal omissies zijn. Zo is het niet bekend of de gemeente Hoogezand-Sappemeer of de gemeente Slochteren vergoedingen ontvangt van de huurders of het rijk, of dat de gemeente Hoogezand-Sappemeer of de gemeente Slochteren vergoedingen betaald aan een der huurders. Dit geld ook voor de subsidies, het is alleen van Skippy bekend dat zij jaarlijks een aanvraag indienen voor een subsidie verder is er bij de gemeente Hoogezand-Sappemeer, op de afdeling gebouwenbeheer, niets bekend over subsidies. Verder is gebleken dat de meerjarenonderhoudsplanning nog niet bekend is, hierdoor is het ook moeilijk te zeggen of de huurders van de Borgstee een eigenbijdrage leveren in het onderhoud. Naast de kosten en inkomsten is ook duidelijk geworden dat er nog een aantal omissies te vinden zijn in de contracten en de gemaakte afspraken wat betreft het betalen van de huurlast. De verbeteringen voor de optimalisatie van de exploitatie vloeien voort uit deze omissies. Zo is het raadzaam om met de gemeente Slochteren om tafel te zitten en het beheer van de Borgstee te bespreken. Dit kan meer duidelijkheid geven in de vergoedingen en subsidies die er gegeven of verkregen worden. Daarnaast is het beter om in de komende jaren de meerjarenonderhoudsplanning voor december dat jaar af te hebben zodat deze kosten meegenomen kunnen worden in de exploitatie. Maar ook zodat er bepaald kan worden of de huurders een eigenbijdrage moeten leveren in het onderhoud en zo ja, weke bedrag hiervoor gefactureerd moet worden. Wat betreft de contracten, op dit moment is de heer J. Veuger bezig met de bibliotheken in Hoogezand-Sappemeer en Slochteren. Alle bibliotheken zijn verbouwd en zijn aanzienlijk verminderd in oppervlakte. Op korte termijn zullen hier nieuwe huurcontracten voor worden opgesteld, of hierin ook de afspraken over het gas, licht en water wordt opgenomen is onbekend. Maar ook is het beter om met de GGD te spreken en een contract op te stellen voor deze organisatie. Wat er bekend is over de sporthal wordt ook betaald, het enige dat hier mist is het contract. 5.2 Is er een rode draad in de omissies te zien? In alle gevonden omissies is geen duidelijke rode draad te zien al is er wel sprake van een samenhang tussen verschillende omissies. Deze relaties tussen de gegeven omissies zijn vanuit eigen beredenering gevormd, er is geen gegronde onderbouwing. 16

18 Zo kan de eigenbijdrage gerelateerd worden aan de meerjarenonderhoudsplanning en kunnen de huurinkomsten aan de contracten gerelateerd worden. Maar de vergoedingen en de subsidies zijn niet re relateren aan zowel de meerjarenonderhoudsplanning als de contracten Relaties tussen de eigenbijdrage en de meerjarenonderhoudsplanning De relatie tussen de meerjarenoverhoudsplanning en de eigenbijdrage kan als het volgende gezien worden: Het klein onderhoud wordt door de beheerder, de heer P. Zijl, gedaan. Onder het klein onderhoud wordt hier verstaan: het vervangen van lampen en het bijhouden van het terrein. Het groot onderhoud wordt door de gemeente Hoogezand-Sappemeer of de gemeente Slochteren gedaan en komt ook voor de rekening van de gemeente Hoogezand-Sappemeer of de gemeente Slochteren. Wanneer hier afspraken over zijn gemaakt kan het zijn dat de huurders een bijdrage leveren in het klein onderhoud of/en het groot onderhoud. Als de gegevens voor het groot onderhoud niet bekend zijn en kan er geen volledige eigenbijdrage vastgesteld worden op basis van de gemaakte kosten. Het klein onderhoud is een facturering die door de heer P. Zijl geregeld wordt. Om de eigenbijdrage van de huurders te kunnen bepalen is het aan te raden de meerjarenonderhoudsplanning tijdig klaar te hebben en om in over leg met de beheerder P. zijl een factuur op te maken wanneer dit conform aan de afspraken is. Wanneer er geen afspraken gemaakt zijn betreffende het onderhoud en een eigen bijdrage kan het voordeliger zijn voor de gemeente Hoogezand-Sappemeer of de gemeente Slochteren om hier afspraken over te gaan maken Relatie tussen de huurinkomsten en de contracten De relatie tussen de huurinkomsten en de contracten is een relatie welke redelijk eenduidig is. Als de huurcontracten voldoende op orde zijn en de afspraken voor beide partijen eenduidig zijn, zijn er geen meer of minder inkomsten. Nu is gebleken uit deelvraag 1 dat niet alle inkomsten binnenkomen zoals het moet. Wanneer dit het geval is ontbreekt er ook een huurcontract of gebruiksovereenkomst of is het huurcontract niet meer geldig. Door het verbeteren van de huurcontracten of het opstellen van nieuwe huurcontracten kan er meer invloed uitgeoefend worden op de huurinkomsten en kan de gemeente Hoogezand- Sappemeer of de gemeente Slochteren een betere controle voeren op de inkomsten Vergoedingen en subsidies De vergoedingen en de subsidies zijn niet te relateren aan elkaar nog aan een van de andere omissies. In het geval van subsidies komt niet doordat het van de huurder afhankelijk is of er door de gemeente Hoogezand-Sappemeer of de gemeente Slochteren een subsidie wordt ontvangen of uitgekeerd. Wat betreft de vergoedingen kan er gezegd worden dat de gemeente Hoogezand-Sappemeer en de gemeente Slochteren geen andere rol dan de gemeentelijke rol op zich nemen en hiervoor dus geen vergoeding ontvangen. Of er andere vergoedingen uitgegeven of ontvangen worden is onbekend. 5.3 Conclusie Kort kan er gezegd worden dat er geen duidelijke rode lijn in de omissies is te zien echter is er een samenhang tussen bepaalde omissies die bepalen hoe de exploitatie er uit komt te zien. 17

19 6. Deelvraag 3 verbeterpunten voor de toekomst De gemeente Hoogezand-Sappemeer is een snelgroeiende gemeente er is te verwachten dat de gemeente Hoogezand-Sappemeer in de toekomst meer gebouwen in hun beheer krijgen. Met het ook op deze verwachting is er daarom nog een derde deelvraag gesteld. Deze luid als volgt: - Waar zitten de verbeterpunten voor in de toekomst wanneer een dergelijke beslissing nogmaals wordt genomen? 6.1 Waar zitten de verbeterpunten? Welke verbeteringen mogelijk zijn is afhankelijk van de situatie: wordt het nieuw gebouwd en moet alles nog geregeld worden? Of is het een bestaand pand en is er al een beheer? De situatie van het bestaande pand en het beheer zal hier geëvalueerd worden en een advies op geschreven worden. De situatie in nieuwbouw is meer van toepassing op de Foxhol en zal dan ook in het rapport van de Foxhol geëvalueerd worden Bestaande bouw Bij bestaande bouw is er al sprake van een beheer, afspraken die gemaakt zijn, facturering en een (flexibele of niet flexibele) indeling. Bij het overnemen van het beheer van een bestaand pand is het raadzaam om eerst met de huurder om tafel te gaan zitten. In een dergelijke bijeenkomst kunnen bestaande afspraken doorgenomen worden, het vorige beheer kan geëvalueerd worden en de verder nodige informatie uitgewisseld worden. Maar alleen een gesprek met de huurders is niet voldoende want de gemeente heeft een groot aandeel in het beheer van een MFC. Daarom kan het veel informatie opleveren wanneer er gesproken wordt met de gemeente van wie het pand is. De bedoeling van dit gesprek is om het gehele beheer over te geven aan de betreffende gemeente. Alle informatie wat betreft, kosten, inkomsten, vergoedingen, subsidies en onderhoud moet inzichtelijk gemaakt worden voor beide gemeente. Dit kan doormiddel van het civision overzicht maar dit kan ook door het maken van een gezamenlijk overzicht waarin alle afdelingen hun zaken kunnen regelen. Uit het gesprek met de gemeente is als het goed is gebleken hoe het energieverbruik gefactureerd en verdeeld wordt. Wanneer dit inzichtelijk is en geen problemen oplevert is het goed maar wanneer dit niet het geval is moeten er nieuw afsprak gemaakt worden met de huurders. Niet alle huurders zullen het hier mee eens zijn daarom is het belangrijk dat alle huurders in dit proces betrokken worden en hun eigen ideeën kunnen inbrengen. Naast dat er gesprekken plaats vinden en afspraken gemaakt worden is het ook raadzaam om te kijken naar de huurcontracten van de huurders. Zijn deze nog geldig of zijn deze verlopen? Het kan zijn dat er iets veranderd is of dat het niet meer geldig is en dat er nieuwe huurcontracten moeten opgesteld worden. Dit is ook een goede manier om gemaakte afspraken vast te leggen. Als blijkt dat de problemen in het beheer niet opgelost kunnen worden omdat dit met de indeling van het pand te maken heeft kan het zijn dat een interne verbouwing de meest functionele oplossing is. Door wijzigingen in de indeling aan te brengen kam het zijn dat ruimten flexibeler en functioneler gebruikt worden zonder dat de huurders last hebben van elkaar. Tijdens een dergelijke verbouwing kan ook een eventueel energieprobleem worden meegenomen. 18

20 6.2 Conclusie Kort samengevat is het aan te raden om bij het overnemen van het beheer van een bestaand MFC is het belangrijk om alle gegevens van de betreffende gemeente te ontvangen. Omissies zo snel mogelijk signaleren zodat deze opgehelderd kunnen worden in de volgende gesprekken met gemeente en huurder. Wanneer het beheer problemen ondervindt is het raadzaam om nieuwe afspraken te maken in overleg met de huurders en als het moet de huurcontracten aan te passen of een interne verbouwing door te voeren. 19

21 7. Toelichting op het Excel bestand In de bijlage 7 van dit verslag is een kopie van het Excel bestand te vinden waarin alle gegevens van de Borgstee zijn verwerkt en waarin verbanden zijn gelegd aan elkaar. In dit hoofdstuk zal een uitgebreide uitleg gegeven worden over de gegevens, berekeningen, opmerkingen en verbanden. Wanneer er aangegeven wordt dat de database van de gemeente Hoogezand-Sappemeer is gebruikt dan wordt hiermee bedoeld: het Civision middelen overzicht van Wanneer er wordt gesproken over het civision middelen overzicht van 2014 zie dan bijlage 3. De paragrafen zijn verdeeld per sheet. 7.1 Algemene informatie In de eerste scheet staat de algemene informatie weergegeven. De algemene informatie omvat: de huurders in het pand, de contactpersonen, telefoonnummers, adressen en postadressen voor zover deze gegevens bekend zijn. Naast dat deze gegevens van de huurder inzichtelijk zijn gemaakt zijn ook de contactgegevens van de verenigingen die gebruik maken dan de Borgstee weergegeven. Daarnaast zijn de contactgegevens van de beheerder in deze sheet te vinden. In cel C5 staat de opmerking komt uit de brief van de heer J. Anneveldt naar de heer H. Zoutman. Tussen de heer J. Anneveldt en de heer H. zoutman is er briefcontact geweest zowel voor als na het sluiten van het contract. De heer H. Zoutman gaat bij de politie over de gebouwen beheer maar heeft niet het contract ondertekend. De Wijkagent is de gebruiker van het kantoor en is ter plaatse de contactpersoon. In cel B12 staat de opmerking komt uit de huurfactuur welke haar is toegezonden in 2013 de meeste recente factuur welke te vinden was is afkomstig uit 2013 en is verstuurt aan mevrouw J. Mug. Hierop gebaseerd is de conclusie getrokken dat zij de contactpersoon is. In cel B25 staat de opmerking niet definitief de verantwoordelijke beleidsmedewerker was eerder de heer E. Moesker. Na zijn vertrek is er nog geen definitieve beleidsmedewerker vastgesteld en zal de heer C. van As tijdelijke de plaatsvervanger zijn. Deze gegevens zijn afkomstig uit: de database van de gemeente Hoogezand-Sappemeer, de aanwezige contracten, verstuurde facturen, briefwisselingen of contact en de inventarisatie van Huur Sheet 2 geeft de huurders weer en de huurcontracten. In kolom C staat welke huurlast betaald dient te worden op basis van de inventarisatie uit 2010, dit staat ook ter verduidelijking in de opmerking vermeld. Verdere opmerkingen die te vinden zijn is deze kolom is bij de cel C4, het betreft hier de opmerking BTW en huurlast. Uit de factuur afkomstig uit 2013 is gebleken dat de bibliotheek een huurlast betaald welke is opgedeeld in de huurlast en een percentage BTW (Slochteren G., Factuur, 2013) In cel C9 wordt de opmerking Bestaat uit 5000 pacht en huurlasten, zie inventarisatie In de inventarisatie van 2010 is naar voren gekomen dat er voor de sporthal een huurlast van ,- per jaar wordt betaald en een pacht van 5.000,- per jaar. Deze pacht wordt betaald voor het gebruik van de kantine. Skippy betaald na de verbouwing een huurlast van ,- maar zij gebruiken ook nog steeds het aangelegen stuk grond. Dit maakt dat de totale huurlast neer komt op ,22 20

22 Kolom D vermeld of er wel of geen huurcontract aanwezig is. Daarbij word in de cellen D6 en 7 de opmerking gemaakt dat de scholen geen huurcontract hebben maar een gebruiksovereenkomst. Dit omdat de gemeente een maatschappelijke plicht heeft jegens het onderwijs. In kolom E staat de huurlast zoals deze in de aanwezige contracten is overeengekomen. Daarna wordt in kolom F een overzichtje gegeven over de huurlasten die de gemeente ook daadwerkelijk ontvangt, dit is op basis van de gegevens uit De opmerking bij cel F11 geeft aan dat de gegevens uit die cel afkomstig zijn uit In de laatste kolom, kolom G, wordt door het verminderen van de bedragen in kolom C met de bedragen in kolom F aangegeven of de gemeenten: te veel, te weinig of het bedrag ontvangt dat zij horen te krijgen. Deze gegevens zijn afkomstig uit: de database van de gemeente Hoogezand-Sappemeer, de aanwezige contracten, verstuurde facturen en de inventarisatie van Energie Om de energiekosten per huurder te kunnen berekenen is het pand verdeeld naar het aantal vierkante meters zoals deze verhuurd worden aan de verschillende partijen. Deze aantallen in vierkante meters zijn ongezet naar percentages door het aantal vierkante meters per huurder te delen door het totale oppervlakte. In de kolom daarnaast is te zien hoeveel energielasten elke huurder zou moeten betalen. Dit is berekend door het percentage te vermenigvuldigen met de totale energielasten. Dit zijn de kolommen B tot en met E. Daarnaast is in de kolommen G, I, K, M en O weergegeven hoeveel energielasten er per uur daadwerkelijk in factuur zijn gebracht, de kolommen staan voor een boekjaar. Onder deze kolommen staat een tabel. Deze tabel is ingevuld met de gegevens van 2013 naar werkelijk verbruik. In cel D55 is het resultaat van de tabel weergegeven en dit de totale energielast. Let op alle bedragen zijn exclusief 21% BTW. Deze gegevens zijn afkomstig uit: de database van de gemeente Hoogezand-Sappemeer. 7.4 Kosten In de vierde sheet gaat het om de kosten die gemaakt worden voor de Borgstee. In kolom C wordt de post overige kosten gegeven. Dit zijn de kosten zoals deze in het Civision Middelen overzicht staan. De kosten in civision middel overzicht zijn allemaal bij elkaar opgeteld. De kosten zoals deze in kolom C staan zijn verdeeld naar het aantal vierkante meter per huurder. Dit om een beeld te geven welke kosten er gemaakt worden per huurder. In de opmerking staat ook aangegeven dat het totaal aan overige kosten te vinden is in het Civision Middelen overzicht. De volgende kolom geeft weer aan welke huurders een vergoeding wordt uitgekeerd. Dit betreft alleen de Sporthal, de heer H.N. Schoenmaker (wie de kantine pacht) treed in de avonduren op als beheerder van het pand. Eveneens is deze opmerking in cel D9 meegenomen. In kolom E betreft het de bijdrage van de gemeente in de energiekosten. Dit zijn de energiekosten voor de algemene ruimten zoals de hallen. In de opmerking wordt dit nogmaals aangegeven. De subsidierelatie tussen de gemeente en de huurders wordt in kolom F weergegeven. Skippy heeft over het jaar 2014 een subsidie van ,- ontvangen. 21

23 Voor zo ver de meerjarenonderhoudsplanning (MOP) bekend is, staat deze weergegeven in kolom G. In 2013 zijn alle kozijnen geschilderd van de Borgstee, dit is niet verdeelt per huurder maar geboekt onder de algemene ruimten omdat dit voor kosten van de gemeente valt. In de laatste kolom wordt het totaal van alle kosten weergegeven. Dit is berekend door alle kosten bij elkaar op te tellen. In cel K2 is het totaal aan kosten opgenomen zoals dit bekend is in het Civision Middelen overzicht. Dit is gedaan om de berekeningen in de sheet te kunnen maken. Deze gegevens zijn afkomstig uit de database van de gemeente Hoogezand-Sappemeer, uit verstuurde facturen en uit de inventarisatie van Inkomsten Wat betreft de inkomsten geeft sheet 5 meer eenduidigheid. Kolom C geeft de huurinkomsten weer zoals deze zijn vastgesteld in sheet 2. Kolom D geeft inzicht in de eigenbijdragen die de gemeente ontvangt van de huurders. Kolom E laat zien dat de gemeente een vergoeding ontvangt van de stichting OPOS voor het onderhoud van de school de Driespan. Dit is ter verduidelijking in de opmerking meegenomen. Daarna wordt in kolom E een overzicht gegeven van de subsidies die de gemeente ontvangt voor de verhuurders. Dit wordt vervolgt door de kolom overige. Dit zijn inkomsten die de gemeenten genereerd anders dan uit huur, vergoeding, subsidie of eigenbijdrage. In het geval van de Borgstee is dit de verhuur van de sporthal aan derden. Het bedrag is gebaseerd op de ontvangsten zoals deze vermeld staan in het Civision middelen overzicht. In de opmerking wordt dit ter verduidelijking nogmaals weergegeven. In de laatste kolom wordt een totaal van de inkomsten gegeven, dit is berekend door alle inkomsten per rij bij elkaar op te tellen. Deze gegevens zijn afkomstig uit: de database van de gemeente Hoogezand-Sappemeer, verstuurde facturen en uit de inventarisatie van Verhuur aan derden Verhuur aan derden is in dit overzicht toegevoegd om de inkomsten uit de verhuur inzichtelijk te maken. Deze sheet geeft in de algemeenheid de verdeling van de verhuur over de te verhuren ruimten. De verhuur aan derden is hier verdeeld over de te verhuren ruimten. In kolom A is dit de Sporthal, in kolom B is dit de speelzaal van de Driespan en in kolom C is dit de Hal bij binnenkomst, de vergaderruimte op de eerste verdieping en het kantoor van de GGD. Dit is per huurder in de opmerking aangegeven. Aan de onderzijde van de sheet is het overzicht van huurders en de huurlast die in rekening gebracht is te vinden. Deze gegevens zijn afkomstig uit de database van de gemeente Hoogezand-Sappemeer. 22

24 8. Conclusie De hoofdvraag waarop dit rapport antwoord moet geven luid als volgt: Waar zitten de blinde vlekken/omissies in de optimalisatie van de exploitatie van de Borgstee en de Foxhol en wat zijn de verbeterpunten? De antwoorden van de deelvragen zijn hieronder kort samengevat. De antwoorden op de deelvragen leiden samen tot het antwoord op de hoofdvraag. Deze deelvragen en antwoorden hebben alleen betrekking tot de Borgstee, de Foxhol wordt in een ander verslag behandeld. 8.1 Deelvraag 1 Uit deelvraag 1 is gebleken dat er in de kosten, inkomsten en contracten een aantal omissies zijn. Zo is het niet bekend of de gemeente Hoogezand-Sappemeer of de gemeente Slochteren vergoedingen ontvangt van de huurders of het rijk, of dat de gemeente Hoogezand-Sappemeer of de gemeente Slochteren vergoedingen betaald aan een der huurders. Dit geld ook voor de subsidies, het is alleen van Skippy bekend dat zij jaarlijks een aanvraag indienen voor een subsidie verder is er bij de gemeente Hoogezand-Sappemeer, op de afdeling gebouwenbeheer, niets bekend over subsidies. Verder is gebleken dat de meerjarenonderhoudsplanning nog niet bekend is, hierdoor is het ook moeilijk te zeggen of de huurders van de Borgstee een eigenbijdrage leveren in het onderhoud. Naast de kosten en inkomsten is ook duidelijk geworden dat er nog een aantal omissies te vinden zijn in de contracten en de gemaakte afspraken wat betreft het betalen van de huurlast. 8.2 Deelvraag 2 In alle gevonden omissies is geen duidelijke rode draad te zien al is er wel sprake van een samenhang tussen verschillende omissies. Deze relaties tussen de gegeven omissies zijn vanuit eigen beredenering gevormd, er is geen gegronde onderbouwing. De eigenbijdrage kan gerelateerd worden aan de meerjarenonderhoudsplanning en de huurinkomsten kunnen aan de contracten gerelateerd worden. Maar de vergoedingen en de subsidies zijn niet re relateren aan zowel de meerjarenonderhoudsplanning als de contracten als aan elkaar. 8.3 Deelvraag 3 Het is aan te raden om bij het overnemen van het beheer van een bestaand MFC is het belangrijk om alle gegevens van de betreffende gemeente te ontvangen. Omissies zo snel mogelijk signaleren zodat deze opgehelderd kunnen worden in de volgende gesprekken met gemeente en huurder. Wanneer het beheer problemen ondervindt is het raadzaam om nieuwe afspraken te maken in overleg met de huurders en als het moet de huurcontracten aan te passen of een interne verbouwing door te voeren. 23

25 8.4 De hoofdvraag Doormiddel van de deelvragen 1, 2 en 3 is er inzicht gegeven in de omissies in zowel de kosten, als de inkomsten als de contracten. Onder andere deze factoren vormen de exploitatie van de MFC de Borgstee. Het antwoord op de hoofdvraag is dat er omissies in de kosten, inkomsten en contracten gevonden zijn waar hier ook de verbeterpunten liggen. Het advies voor de toekomst is om bij het overnemen van een bestaand MFC duidelijke afspraken te maken en deze op te nemen in de huurcontracten. 24

26 9. Aanbeveling Voor het pand de Borgstee is de aanbeveling om de verouderde contracten voor juli 2015 te vernieuwen naar de huidige situatie. Daarbij rekening houden met hoe de gemeente Hoogezand- Sappemeer en de gemeente Slochteren maar ook de heer P. Zijl het beheer wil hebben. In overeenstemming met de huurder kan dit opgenomen worden in het nieuwe contract en kan het beheer voor een bepaalde tijd vastgelegd worden. Hiermee kan voorkomen worden dat gemaakte afspraken door verschillende partijen anders geïnterpreteerd gaan worden over de jaren. Voor de huurders die nog geen contract hebben is het raadzaam om een contract op te stellen, met daarin de nodige afspraken. Wat betreft de inkomsten en kosten van de Borgstee is de aanbeveling om met de gemeente Slochteren om tafel te gaan zitten en inzicht te krijgen het financiële systeem zoals deze op de afdeling financieel bij de gemeente Slochteren wordt gebruikt. Het systeem geeft een overzicht van alle posten welke bij het klikken op de post verder uitbreid naar alles dat hier onder geboekt is in het opgevraagde jaar. In dit systeem kan snel en efficiënt gezocht worden naar de kosten en inkomsten die het zij ontbreken of er niet zijn. In het onderzoek is gebruik gemaakt van de meeste recente gegevens, deze variëren in de jaren 2010 tot Wanneer er gegevens ouder dan 2014 worden gebruikt is het aan te raden deze te gaan vernieuwen, omdat hier voornamelijk nog gefactureerd moet worden. 25

27 Discussie In dit hoofdstuk wil ik zelf het onderzoek kritisch beoordelen. In deelvraag 1 is er gekeken naar de inkomsten, kosten en contracten. Maar hierin is niet gekeken naar de verhuur aan derden ondanks dat dit een deel van de inkomsten is. Daarnaast is er in de inkomsten duidelijk geworden dat in 2010 de sporthal ,- heeft opgebracht maar er is nergens te vinden dat dit een structureel inkomen is vanuit een huurovereenkomst. Dit heb ik het Excel bestand wel aangenomen. Later bedacht ik mij dat de sporthal geen huurcontract heeft (alleen de pachtovereenkomst) dus de inkomsten uit de sporthal kunnen per jaar variëren. Dit zou betekenen dat de inkomsten uit 2014 ( ,50) geen overige inkomst is maar de huurinkomst is van de sporthal voor dat jaar. Dit is een onduidelijkheid waar ik achteraf gezien te weinig aandacht aan heb besteed. Deelvraag 2 vraagt om de rode draad in de omissies aan te geven en de verbeterpunten. Hier heb ik de keuze gemaakt om een verband te leggen tussen bepaalde omissies die niet onderbouwt kan worden. Dit heb ik wel aangeven maar dit is niet de manier van onderzoeken zoals het hoort. Echter kan ik hier ook geen onderbouwing voor vinden omdat alle omissies met elkaar samenhangen in feite. De laatste deelvraag, deelvraag 3 vond ik een hele moeilijke deelvraag. Hoe ga ik advies geven? Ik ben een 20 jarige meid die de opleiding nog niet heeft afgerond en dan zou ik advies gaan geven, dit maakte mij erg zenuwachtig en onzeker. Ik heb dit wel gedaan door een situaties te schetsen omdat, ik op het pand de Borgstee geen eenduidig advies kon geven voor de toekomst. Dit omdat er geen soortgelijk pand is binnen de portefeuille van de gemeente Hoogezand- Sappemeer. Al met al ben ik wel blij met het resultaat maar ik weet zeker dat het beter kan als er meer tijd voor was. Na dit pand ben ik de Foxhol gaan inventariseren en toen ik daarmee begon bleek al heel snel dat het ontzettend veel tijd ging kosten. Dit omdat er feitelijk niets bekend is wat betreft de kosten en de inkomsten van de Foxhol. Hiervoor moeten gesprekken plaats vinden met het Bedrijfsbureau. Op voorhand is mij verteld dat zij niet graag hun medewerking verlenen en dat het heel veel tijd gaat kosten. Maar omdat ik tijdens het inventariseren van de Foxhol dit verslag ben gaan schrijven is er eigenlijk te weinig tijd overgebleven om de puntjes op de i te zetten bij wijze van spreken. 26

28 Geciteerde werken (sd). Gebruiksovereenkomst educatief centrum Harkstede. Slochteren: C.H.L.B. Verstegen. Slochteren, G. (2013). Factuur. Harkstede. Slochteren, G. (2013). Huurfactuur. Slochteren: Erik Moesker. Slochteren, S. k. (2006). Huurovereenkomst kantoorruimte de blokkendoos. Slochteren : C.L.H.B. Verstegen. Veuger, J. (2010). Verhuurportefeuille gemeente Hoogezand-Sappemeer & Slochteren. Veuger, J. (2012). Barometer Maatschappelijk Vastgoed. Assen: Koninklijke Van Gorcum. 27

29 Contactenlijst Contactpersoon Functie Onderwerp Anne Koopmans Financieel medewerkster Contractinformatie bibliotheek Biblionet Brenda van der Wal Gemeente Hoogezand- Sappemeer afdeling Indeling en eerste algemene informatie over de Borgstee. Gebouwenbeheer Helmi Kamminga Gemeente Slochteren afdeling Algemene informatie over de Jan Veuger Michel Buls Ruimtelijke ordening Lector, lectoraat maatschappelijk vastgoed Gemeente Slochteren afdeling Financieel bibliotheek De Borgstee, inventarisatie 2010 Alle kosten en inkomsten van de Borgstee aangepast en gecontroleerd Piet Zijl Beheerder Borgstee Beheer en hoe de schoonmaak en het klein onderhoud is geregeld tussen de huurders en het beheer. Walter Bruining Gemeente Hoogezand- Sappemeer afdeling Gebouwenbeheer Betrokken bij alles maar vooral bij het energieverbruik 28

30 Termenlijst Civision middelen overzicht Contactenlijst Meerjarenonderhoudsplanning Omissie Verhuur aan derden Het systeem gebruikt door de gemeente Hoogezand-Sappemeer en de gemeente Slochteren waarin de kosten en opbrengsten van de panden wordt bijgehouden. Lijst met contactpersonen, gebruikt om tot het uit eindelijke resultaat van het onderzoek te komen. (MOP) Is een langetermijnplan voor het uitvoeren van noodzakelijk onderhoud aan gebouwen, terreinen en installaties (tezamen onroerend goed of vastgoed genoemd). Uitlating, weglating nalatigheid, verzuim Het verhuren van een ruimten aan naaste partijen zoals verenigingen en particulieren. 29

31 Bijlage 1: Verdeling naar aantal vierkante meters per huurder Verdeling van vierkante meters per huurder politie 12 m² 0,2% GGD 92 m² 1% de Ster 680 m² 10% Sporthal 1700 m² 26% Blokkendoos 148 m² 2% Skippy 984 m² 15% Driespan (na uitbreiding) 2225 m² 34% Bibliotheek 75 m² 1% Algemeen 600 m² 9% totaal 6516 m² 100% Figuur 4: Verdeling van vierkante meters per huurder 30

32 Bijlage 2: Plattegrond Figuur 5: Plattegrond de Borgstee 31

33 Bijlage 3: Civision middelen overzicht 2014 Figuur 6: civision middelen overzicht

34 Bijlage 4: Subsidie aanvraag Timpaan 1. Onderhouden subsidierelatie met SKS peuterspeelzalen In de perspectiefwissel is besloten dit met terug te brengen van ca naar In beschikt gekregen. Budget / Daarnaast wordt er een subsidie uitgekeerd voor VVE verplichtingen. Budget / VVE wordt uitgevoerd op 1 locatie psz Slochteren. Zie subsidiebrief. Deel subsidie voor deze VVE groep ( ) en deel voor verplichting tweede (vrijwillige) leidster op de groep Doelstelling 2014: kijken of met de ruimte in de begroting (2014 totaal , nu beschikt ) mogelijk is een tweede VVE groep in Harkstede te starten. Ook in overdrachtsdoc benoemd. Volgend jaar totaal beschikbaar. Figuur 7: Subsidie aanvraag timpaan Deze gegevens zijn afkomstig van Marjon Janssens, gemeente Slochteren. 33

35 Bijlage 5: OPOS Figuur 8: Factuur OPOS

36 Bijlage 6: Huurfactuur Biblionet Figuur 9: Factuur Biblionet

37 Bijlage 7: Kopie Excel bestand 36

38 37

39 38

40 39