Fotografica. Financieel jaar overzicht Begroting 2016

Transcriptie

1 Fotografica Financieel jaar overzicht 2015 Begroting 2016

2 Balans Fotografica per 31 december 2015 ACTIVA Bankrekeningen Spaarrekeningen Totaal liquiditeiten Debiteuren Te ontvangen bedragen - waarborgsom Post NL 314 Vooruitbetaalde kosten Totaal vorderingen Totaal Activa PASSIVA Eigen vermogen begin Af: Negatief resultaat Totaal eigen vermogen Voorziening jubileum Crediteuren Vooruitontvangen bedragen Overige te betalen kosten Totaal schulden op korte termijn Totaal Passiva

3 Inkomsten en uitgaven Fotografica Totaal jaar Inkomsten Uitgaven Resultaat Begroting +/- Contributie binnenland leden Contributie buitenland leden Contributie jeugd 32 Contributiekorting half jaar Betalingsverschillen Totaal contributies Diversen Verkoop artikelen Rente Totaal overige inkomsten Kaartverkoop Tafelhuur Publiciteitskosten Locatie kosten Overige kosten Totaal voorjaarsbeurs Kaartverkoop Tafelhuur Publiciteitskosten Locatie kosten Overige kosten Totaal najaarsbeurs PHT Porto & handling Advertentie inkomsten Totaal publicaties Bestuurskosten Regionale bijeenkomsten Publiciteit algemeen Drukwerk algemeen Betalingsverkeer/contr. inning Administratiekosten Verzekeringspremies Overige kosten Totaal bestuurs- en beheerskosten Reservering jubileum Resultaat Reserveringen Totaal

4 Resultaten Contributies Toelichting op resultaten en balans Fotografica 2015 Het aantal leden is in 2015 opnieuw gedaald met 24. Daaronder zijn niet de royementen begrepen wegens het niet betalen van de contributie over Het te laat betalen van de contributie door 15% van het ledenbestand is een bron van zorg. Het leidt tot extra kosten en vooral extra werk. Onder de 48 leden die hebben opgezegd bevonden zich 15 leden, die korter dan 5 jaar lid zijn geweest en 6 leden die zijn overleden. Aantal leden 1 januari Bij: nieuwe leden 24 Sub totaal 982 Af: opzeggingen 48 Aantal leden per 1 januari Overige inkomsten De rente inkomsten zijn lager dan begroot. De rente op direct opvraagbare spaarrekeningen is in 2015 lager dan in voorgaande jaren. LeasePlan Bank heeft medio 2015 de relatie met Fotografica beëindigd. Exploitatie beurs Voorjaar De voorjaarsbeurs is de zevende die bij Home Boxx Nieuwegein wordt gehouden. Het aantal bezoekers is 860 (vj 2014: 1.000). De kaartverkoop is opnieuw minder tijdens deze beurs dan in voorgaande jaren; in totaal 644 betalende bezoekers, waarvan 563 niet-leden en 81 introducés (vj 2014: 600 niet-leden en 335 introducés). Het aantal betaalde tafels is 226 (vj 2014: 253) terwijl in de begroting is uitgegaan van 260 tafels. De publiciteitskosten bestaan uit een advertentie in het blad Verzamelen en de kosten van het drukken van flyers en affiches. In de overige kosten is een bedrag begrepen van het drukken van toegangskaartjes voor de komende beurzen van 990. Door de lagere opbrengsten is het resultaat van deze beurs negatief ( ). De Beursfabriek heeft diverse voorstellen gedaan, waardoor het resultaat van de beurs nog nadeliger zou zijn. Mede door het dalende aantal standhouders en bezoekers is besloten om onderzoek te doen naar een kleinere locatie, waarbij uiteindelijk is gekozen voor Dudok Arena te Hilversum. Najaar De najaarsbeurs is de laatste die bij de Beursfabriek is gehouden. Het aantal bezoekers was hoger dan dat van de voorjaarsbeurs: in totaal hebben 881 bezoekers de najaarsbeurs bezocht (2014 : 1.030). Van de 594 betalende bezoekers waren 513 niet leden (niet leden 2014: 645). Het aantal betaalde tafels is 237 (nj 2014: 246). Vooral door de teruglopende kaartverkoop sluit de najaarsbeurs met een nadelig resultaat van 847. Kosten Publicaties De kosten van het vervaardigen van het Photohistorisch Tijdschrift zijn hoger dan begroot. Dat is een gevolg van het in eerdere jaren genomen besluit om 4 extra pagina s aan het blad toe te voegen. De gedrukte oplage van het blad is medio 2015 gedaald van naar exemplaren. Bestuurs- en beheerskosten De bestuurskosten betreffen vooral km-vergoedingen en een reis naar Neurenberg i.v.m. een bezoek aan de jaarlijkse bijeenkomst van onze zustervereniging Club Daguerre". De kosten van regionale bijeenkomsten betreffen de Algemene Ledenvergadering, die is gehouden in het Louwman Automobielmuseum te Den Haag.

5 De kosten van drukwerk algemeen bestaan voornamelijk uit het drukwerk van de ledenpassen, die in 2015 voor het eerst aan de leden zijn toegezonden. De kosten van betalingsverkeer en contributie inning bedroegen in totaal 720. Dit bedrag bestaat uit de kosten van het vervaardigen van contributienota s voor de leden, waarvan het mailadres niet bekend is ( 410) De bankkosten bedroegen in totaal 309. Het bedrag aan administratiekosten van 203 betreft volledig het onderhoud van het gebruikte boekhoudpakket van Davilex. Per saldo zijn de bestuurs- en beheerskosten in totaal hoger uitgekomen dan begroot. Jubileumreserve Gezien het nadelig resultaat is er voor het 40-jarig jubileum in 2017 geen bedrag gereserveerd. Resultaat Het jaar 2015 wordt afgesloten met een negatief resultaat van Daarmee is het eigen vermogen gedaald tot Wat opnieuw in 2015 zorgen blijft baren is de trend van de terugloop van het aantal leden. Dat geldt eveneens voor de dalende trend van het beursbezoek en de tafelverhuur. Balans De post spaarrekeningen betreft de direct opvraagbare tegoeden bij: Moneyou ING Totaal De post Debiteuren bestaat voor een bedrag van aan vorderingen inzake contributie 2015, met aftrek van een voorziening voor dubieuze debiteuren ter grootte van De betaaldiscipline is zwak, 15 % van de leden betaalt pas na een eerste aanmaning. De vooruitbetaalde kosten ( 1.091) bestaan uit vooruitbetaald drukwerk van flyers en posters voor de voorjaarsbeurs 2016 ( 928) en vooruitbetaalde kosten van illustraties voor PHT ( 163). De vooruitontvangen bedragen ad betreffen de reeds binnengekomen contributie voor 2016 en vooruitontvangen tafelhuur ( 144). De overige te betalen kosten van bestaan uit de nog te vergoeden schrijverskosten ( 577), declaraties bestuursleden ( 457) en kosten betalingsverkeer ( 72). Niet uit de balans blijkende verplichtingen: Het bestuur heeft medio 2015 opdracht gegeven aan Spijker & Co BV voor het aanpassen van de web site. Daarbij wordt voor leden van Fotografica een besloten omgeving aangemaakt. De kosten daarvan bedragen

6 Begroting Fotografica 2016 Realisatie 2014 Totaal jaar Realisatie 2015 Begroting 2016 Totaal contributies Diversen Verkoop artikelen Rente Totaal overige inkomsten Kaartverkoop Tafelhuur Publiciteitskosten Locatie kosten Overige kosten Totaal voorjaarsbeurs Kaartverkoop Tafelhuur Publiciteitskosten Locatie kosten Overige kosten Totaal najaarsbeurs PHT Porto & handling Advertentie inkomsten Totaal publicaties Bestuurskosten Regionale bijeenkomsten Publiciteit algemeen Drukwerk algemeen Betalingsverkeer/contr. inning Administratiekosten Verzekeringspremies Overige kosten Totaal bestuurs- en beheerskosten Reservering jubileum Resultaat Reserveringen Totaal 0 0 0

7 Toelichting op de begroting 2016 De contributie inkomsten in 2016 zijn gelijk gehouden aan die van Eind 2015 heeft een aantal leden opgezegd. Op de Algemene Ledenvergadering 2015 is besloten om het bedrag van de contributie voor 2016 gelijk te houden aan dat van voorgaande jaren, maar om leden die geen gebruik willen maken van een automatische incasso een extra toeslag te berekenen van 5,--. Het bestuur heeft verder besloten om het onderscheid tussen binnenen buitenlandse leden te laten vervallen; wel zal aan de buitenlandse leden een kostendekkende bijdrage voor de extra verzendkosten worden gevraagd. De motivatie voor de toeslag is, dat daarmee de werkzaamheden voor de penningmeester worden beperkt en de kosten van het verzenden van nota s per post en aanmaningen kunnen worden betaald. Circa 15% van de leden betaalt slechts nadat aanmaningen zijn verzonden. Om kosten te besparen zijn in 2016 de contributienota s door middel van aan de leden verzonden. De oproep op de contributienota s 2016 heeft er toe geleid dat veel leden hun mailadres bekend hebben gemaakt. Eind 2014 is voor het eerst aan de leden verzocht om voor de betaling van de contributie 2015 een automatische incasso te gebruiken (SEPAmachtiging). Voor het contributiejaar 2016 hebben 193 (215: 81) leden een machtiging verstrekt. De rente inkomsten zijn in 2016 lager begroot dan in het voorgaande jaar. De inkomsten van de voor en najaarsbeurs zijn als gelijk verondersteld. In de afgelopen jaren is het aantal tafelhouders en het aantal bezoekers jaarlijks gedaald. Verwonderlijk is dat niet omdat ook het aantal leden van Fotografica is gedaald. Het bestuur handhaaft de gratis toegang voor de leden, de contributie voor de niet-leden en de introducés wordt gelijk gehouden. Het kosten van PHT zijn gebaseerd op 4 bladen met 36 pagina s incl. omslag). Ook de portokosten nemen toe wegens tariefverhogingen bij Post NL met name voor buitenlandse zendingen. Er zijn 3 advertenties begroot, mogelijk kunnen meer advertenties worden geplaatst. De raming van de bestuurs- en beheerskosten is iets verhoogd. Het bestuur heeft ledenpassen verstrekt, waarmee leden gratis toegang kunnen krijgen voor de eigen beurzen (en mogelijk buitenlandse beurzen). Voor 2016 wordt een licht positief resultaat begroot. Sjaak Boone, 23 april 2016