White paper. Zes tips voor veilig zakendoen in opkomende markten

Transcriptie

1 White paper Zes tips voor veilig zakendoen in opkomende markten

2 Zes tips voor veilig zakendoen in opkomende markten De groeikansen voor het bedrijfsleven liggen in het buitenland. Dat is goed nieuws voor bedrijven die verder willen en durven kijken, maar hoe beheers je de risico s die zakendoen in het buitenland met zich meebrengt? Mark Dunn, expert op het gebied van Risk & Compliance bij LexisNexis, geeft tips voor de samenwerking met derde partijen. Bereid de stap naar het buitenland goed voor Steeds meer bedrijven zoeken uitbreiding in opkomende (emerging) markten om nieuwe klantgroepen te bereiken en uiteindelijk meer omzet te genereren. Echter, specifieke lokale marktkennis ontbreekt vaak waardoor bedrijven ervoor kiezen om met lokale tussen personen en distributeurs te werken. Of ze schakelen partijen in die hen bij potentiële klanten kunnen introduceren. Een kansrijke aanpak, maar niet zonder risico s. Justitie VS pakt omkoping in buitenland hard aan; Tot nu toe hebben drie Nederlandse ondernemingen hoge boetes gekregen voor corruptie Afrika Johan Leupen en Siem Eikelenboom Amsterdam - Zeker drie Nederlandse ondernemingen hebben al te maken gekregen met de Foreign Corrupt Practices Act (FCPA). In 2007 begon het Amerikaanse Openbaar Ministerie (OM) een groot onderzoek naar de corruptiepraktijken van twaalf Amerikaanse en andere ondernemingen in Nigeria. Onder deze twaalf bevinden zich drie Nederlandse ondernemingen: Paradigm BV, Snamprogetti BV en Shell Nigeria Exploration and Production Company Ltd, een volle dochter van Shell NV. Het Financieele Dagblad, 22 februari 2012 Want wanneer wordt de keuze gemaakt voor een tussenpersoon of leverancier? Hoe bekend is deze persoon waar zaken mee gedaan wordt eigenlijk? Hoeveel is er bekend over de manier van zaken doen op de lokale markt? Worden dezelfde ethische regels in acht genomen als in Nederland? En welke regels gelden er eigenlijk binnen uw organisatie? Heeft u deze op papier gezet en deze ook voorgelegd bij zakenpartners? Wat is uw tussenpersoon bereid te geven aan iemand zodat hij een opdracht of de commissie binnenhaalt? Wanneer valt een relatiegeschenk, luxe verblijf of onkosten vergoeding onder of buiten uw regels van ethisch gedrag? Heeft u dit getoetst aan de wetgeving en aan de derden waar u mogelijk in het buitenland zaken mee doet? Allemaal vragen die te vaak onbehandeld blijven en grote risico s met zich meebrengen omdat de (internationale) wetgeving op het gebied van omkoping, corruptie, het witwassen van geld en het financieren van terrorisme steeds strenger wordt. Risico s 100% uitsluiten is onrealistisch, maar de kans op celstraf of (hoge) boetes sterk verminderen kan met een goede voorbereiding wel degelijk. Hierbij een aantal tips: 1. Ken de regels Het lijkt zo vanzelfsprekend, ken de regels. Toch kan dit mogelijk verder gaan dan u in eerste instantie dacht. Want weet u precies aan welke regels u dient te voldoen wanneer u zaken doet met bijvoorbeeld Zuid-Amerika via Noord-Amerika?

3 Een vermeende fraudekwestie uit 2009 hield Philips jaren bezig. Philips liet onderzoek doen naar de verkoop van medische instrumenten. Personeel van het elektronicaconcern had mogelijk Amerikaanse handelsregels tegen omkoping overtreden. Voormalige medewerkers van de Poolse dochteronderneming Philips Polska verkochten medische apparatuur aan ziekenhuizen in Polen. Enkele aan de verkoop verwante activiteiten botsten met de US Foreign Corrupt Practices Act. Begin april 2013 meldde Philips dat ze aan SEC (de Amerikaanse Securities and Exchange Commission) een bedrag van 4,5 miljoen dollar moet betalen. Aangezien Philips Healthcare in de VS zowel een hoofdkantoor als een beursnotering heeft, valt zij onder de werking van de FCPA, ongeacht waar ter wereld eventuele corruptiehandelingen plaatsvinden. Een Nederlandse organisatie valt, wanneer het internationaal zaken doet, al snel onder de (strenge) Amerikaanse wetgeving. Dit is namelijk al het geval als deze organisatie (alleen) een bankrekening heeft in Amerika. Het bedrijf valt dan onder toezicht van de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (FCPA). Dat is Amerikaanse regelgeving die omkoping en corruptie tegengaat. Dit voorbeeld geeft aan dat het essentieel is om naast de lokale wetgeving en de wetgeving van het land waar u zaken mee doet op de hoogte te zijn en blijven van de steeds strenger wordende regelgeving van alle landen waar u een connectie mee heeft, op welke manier dan ook. Denk daarbij ook aan de Bribery Act uit het Verenigd Koninkrijk en het Sanctions Regime, die omkoping, corruptie en handelen in strijd met opgelegde sancties tegengaan. Deze wet geving heeft invloed op alle ondernemingen met een Britse of Amerikaanse link, ongeacht waar ter wereld de mogelijke overtreding heeft plaatsgevonden. 2. Schat de risico s in Natuurlijk is uw intentie niet om aan illegale praktijken mee te doen. Maar daarmee is niet gezegd dat dit door uw organisatie of mensen, die zich uitgeven als handelend voor uw organisatie, niet gebeurt. Om ver te blijven van omkoping, corruptie en andere financiële risico s is het essentieel om een vast proces te implementeren dat gericht is op mogelijke risico s die van toepassing zijn op de onderneming. Bij de overweging om samen te werken met een nieuwe klant, leverancier of andere derde partij is het van belang om in ieder geval rekening te houden met verschillende factoren die u helpen de kans op het risico dat u mogelijk ongewild betrokken raakt in illegale praktijken in te schatten. Wellicht is er in het land of de regio waar u zaken mee wilt doen sprake van een hoge mate van corruptie of witwaspraktijken (landenrisico). Hier moet u dus scherp zijn op de gebruiken die mogelijk ook een partner van u inzet als normale manier van zakendoen. Sommige sectoren zijn risicovoller dan de andere (bijv. defensie, bouw en energie). Dit kan ontstaan doordat ondernemingen binnen deze sectoren in grote mate afhankelijk zijn van tussenpersonen en leveranciers of gelinkt zijn aan overheidsinstellingen, waar de kans op mogelijke omkoping en corruptie groter is (sectorrisico). Datzelfde geldt voor bepaalde entiteiten of rechtspersonen. Goede doelen, bestuurders of aandeelhouders die actief zijn binnen de politiek, offshore-bedrijven of joint ventures verdienen vaak een extra scherpe blik (entiteitsrisico). En natuurlijk is er altijd het menselijk aspect waar ook rekening mee gehouden moet worden. Welke prijs heeft een mens, wanneer is iemand bereid risico te nemen voor financieel voordeel en/of zijn of haar reputatie binnen de zakenwereld of familie.

4 Risico s worden sneller genomen wanneer er persoonlijke belangen op het spel staan (menselijkrisico). Shell treft miljoenenschikking; Geen vervolging in omkoop affaire Hoofdrol voor Zwitserse vervoerder Amsterdam - Shell heeft een schikking getroffen van 48,2 miljoen dollar (33,9 miljoen euro) met het Amerikaanse openbaar ministerie en beurswaakhond SEC. Het olieconcern voorkomt daarmee dat het vervolgd wordt voor het betalen van steekpenningen in Nigeria. Trouw, 5 november 2010 Amerikaanse handhavers zoals het US Department of Justice (DOJ) en de US Securities Exchange Commission (SEC) kijken bij het beoordelen van een compliance programma van een organisatie scherp naar de manier waarop bedrijven risico s analyseren en daarmee omgaan. Als bedrijf aan kunnen tonen dat er een gestructureerd proces in werking is dat risico s zo goed mogelijk probeert in kaart te brengen, is daarom van levensgroot belang. De Transparency International Corruption Perception Index en de Bribe Payers Index kunnen helpen om inzicht te krijgen in de mate van corruptierisico s binnen verschillende markten. 3. Implementeer een gedragscode Wanneer u een samenwerking aangaat, is het van groot belang om de afspraken op papier te hebben. Juist om duidelijkheid te creëren. Niet in alle landen wordt een mondelinge toezegging of handdruk als overeenkomst gezien die (juridisch) standhoudt onder mogelijk veranderende omstandigheden. Zeker indien u niet volledig op de hoogte bent van de plaatselijke gebruiken en gewoontes in het land waar u verder in wilt investeren, is het van belang ook de vanzelfsprekende dingen vast te leggen. Nederlands handhavings beleid rond buitenlandse ambtelijke corruptie schiet tekort; Wenselijk is een handleiding met concrete voorbeelden van situaties waarin het OM zal vervolgen Tessa van Roomen Het Openbaar Ministerie (OM) is bevoegd om Nederlandse bedrijven die zich in het buitenland schuldig maken aan ambtelijke corruptie te vervolgen. In de Aanwijzing opsporing en vervolging ambtelijke corruptie in het buitenland staat dat de Nederlandse overheid zich, ook in internationaal verband, heeft gecommitteerd aan een strenge aanpak van buitenlandse corruptie. Het Financieele Dagblad, 29 april 2013 Daarom is het van belang om op basis van uw risico evaluatie een gedragscode op te stellen waarin u uw ethische beleid neerzet. Hierbij moet dit beleid ook in woord en daad onderschreven worden door het management. Alle personeelsleden, tussenpersonen, derde partijen of andere zakenpartners dienen van deze gedragscode op de hoogte te zijn. Deze code dient u regelmatig te herzien, afhankelijk van de regio s waar u zakendoet, uw producten of de marktomstandigheden. Natuurlijk brengt u alle betrokkenen hiervan op de hoogte. Hiermee laat u (aan toezichthouders) zien dat u elke betrokkenheid bij onjuiste praktijken wilt voorkomen. 4. Herzie het beleid van reis- en entertainmentuitgaven Mensen en organisaties zijn gevoelig voor extraatjes. Implementeer daarom controles om ervoor te zorgen dat grote uitgaven worden beoordeeld en vooraf worden goedgekeurd. Zorg ervoor dat alle kosten met betrekking tot tussenpersonen in het buitenland worden geregistreerd en een legitiem zakelijk doel hebben. Hanteer duidelijke richtlijnen die niet tot discussies kunnen leiden. Zo maakt u het uw personeel en businesspartners helder en makkelijk.

5 5. Check de businesspartner Bedrijven rommelen volgens hun eigen medewerkers op grote schaal met cijfers Amsterdam Volgens accountantskantoor Ernst & Young wordt door bedrijven op grote schaal gerommeld met cijfers. Een op de vijf werknemers is op de hoogte van de financiële fraude. Het Financieele Dagblad, 7 mei 2013 Een standaard vragenlijst helpt bij het verzamelen van belangrijke informatie over de potentiële derde partij waarmee u zaken wilt doen. Bijvoorbeeld: heeft deze partij een eigen ethische gedragscode? Zijn er binnen de onderneming bestuurders of aandeelhouders die overheidsposities of andere posities bekleden waardoor zij mogelijk meerdere petten op hebben? Zitten zij in een positie waarbij zij het risico lopen om steekpenningen aangeboden te krijgen? Heeft u inzicht in de manier waarop agenten en tussenpersonen beloond worden of hun werknemers belonen. Indien u zelf in deze (al dan niet financiële) beloning voorziet, denkt u dan aan het eerder genoemde menselijk risico en wees voorzichtig met overmatige provisie en bonusregelingen, omdat deze omkoping en corruptie kunnen aanmoedigen. 6. Implementeer effectieve processen Iedere organisatie die zaken gaat doen in het buitenland moet aan de autoriteiten kunnen laten zien dat ze eventuele risico s zoveel mogelijk uitsluiten en daarvoor due dilligence effectief inrichten. Zorg er daarom altijd voor dat u weet met wie u zaken doet, wat de eigendomsstructuur en reputatie van deze partijen zijn en welke geschillen of conflicten in het verleden hebben plaatsgevonden en wat hiervan de uitkomst is geweest. Er zijn verschillende tools die inzicht geven in de achtergrond van personen en bedrijven. Bedrijfsdata geeft u informatie over belangen van bedrijven in andere organisaties. Deze kunnen u helpen de benodigde informatie te vergaren. Zodat u aan uw verplichting voor due diligence kunt voldoen en proactief risico s probeert aan te pakken. Vergeet hierbij niet om bij een contractverlenging opnieuw due dilligence onderzoek te doen met het oog op eventuele wijzigingen in de (neven)functies van mensen of veranderingen in de organisatie die nieuwe risico s kunnen opleveren. Houd altijd een overzicht bij wanneer controles zijn uitgevoerd en wat er op een controlemoment is ontdekt, juist ook wanneer u niets heeft kunnen vinden. U toont hiermee aan dat u bewust omgaat met risico s. Het Nederlandse Snamprogetti Netherlands B.V. kreeg in juli 2010 door het Amerikaanse Ministerie van Justitie een boete van 240 miljoen dollar opgelegd voor het overtreden van de US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA). Een consortium waar Snamprogetti deel van uitmaakte zou Nigeriaanse regeringsambtenaren decennialang grote bedragen hebben geboden in ruil voor lucratieve bouwcontracten. Er werd uiteindelijk een schikking getroffen, waarbij Snamprogetti naast de boete een strenge anti corruptiecode moest invoeren en procedures moest ontwikkelen.

6 Over de auteur Dit artikel is geschreven door Mark Dunn, expert op het gebied van Risk & Compliance bij LexisNexis Business Information Solutions. LexisNexis helpt organisaties op het gebied van risk, screening en due diligence LexisNexis Anti-Bribery and Corruption solutions Onze Anti-Bribery and Corruption solutions helpen u snel en eenvoudig uw organisatie te beschermen tegen risico s, fraude en corruptie. Met onze oplossingen kunt u potentiële businesspartners, toeleveranciers, distributeurs, medewerkers, potentiële klanten en landen en regio s screenen, en zo uw risico s in kaart brengen. Met Lexis Diligence (onderdeel van LexisNexis Anti-Bribery and Corruption solutions) weet u met wie u zaken doet. Lexis Diligence helpt bedrijven risico s te beperken door snel en eenvoudig potentiële klanten en businesspartners te screenen. Met Lexis Diligence heeft uw risk en compliance afdeling altijd en overal toegang tot real time informatie uit relevante nationale en internationale databanken. Met één enkele zoekopdracht: Screent u klanten en businesspartners aan de hand van alle belangrijke internationale sanctie- en zwarte lijsten en ruim PEP-meldingen Controleert u of personen, bedrijven en landen negatief in het nieuws zijn gekomen in meertalige bronnen Ontvangt u alle informatie die u nodig heeft om aan te tonen dat u voldoet aan de compliance, anti-omkoping en corruptie wetgeving (op één scherm) Controleert u achtergrondinformatie van externe partijen, leveranciers en andere zakelijke partners Creëert u een veilige audit trail met gepersonaliseerde rapportages Zo weet u exact met wie u in zee gaat. Lexis Diligence werkt snel en intuïtief en vereist geen extra IT-investering of training. Met deze efficiënte oplossing bespaart u tijd en geld, voldoet u aan alle eisen van consistent compliance en anticorruptie beleid en bent u zeker van uw zaak als het gaat om uw corporate reputatie. Ook loopt u geen risico om ongewild betrokken te raken bij foute activiteiten met alle mogelijke gevolgen voor uzelf. LexisNexis Amsterdam T +31 (0) E servicedesk@lexisnexis.nl W LexisNexis and the Knowledge Burst logo are registered trademarks of Reed Elsevier Properties Inc., used under license, 2013 LexisNexis, a division of Reed Elsevier Inc. All rights reserved.