Beleid van de GLS Group inzake het voorkomen van omkoping

Transcriptie

1 Beleid van de GLS Group inzake het voorkomen van omkoping Inleiding Het vertrouwen dat onze klanten in de GLS Group stellen behoort tot onze waardevolste assets. Wij moeten ons allemaal tot het uiterste inspannen om dat vertrouwen te beschermen. Een van de manieren waarop we dat kunnen doen is door ons strikt te houden aan alle geldende wet- en regelgeving. Sinds 1 juli 2011 is de aanpak van omkoping hoger op de agenda komen staan voor ondernemingen die in het Verenigd Koninkrijk zijn gevestigd en ondernemingen die een relatie hebben met het Verenigd Koninkrijk. Op die datum is namelijk de Britse Bribery Act in werking getreden. Net als veel andere bedrijven werken ook alle ondernemingen die tot de GLS Group behoren aan aanscherping van hun procedures ter voorkoming van corruptie, in overeenstemming met de nieuwe wetgeving. Uiteindelijk zijn zij immers allemaal dochterondernemingen van de in het Verenigd Koninkrijk gevestigde Royal Mail Group. Dit gebeurt niet alleen in reactie op de nieuwe wetgeving maar ook om de GLS Group zo goed mogelijk in staat te stellen haar goede naam te beschermen en inhoud te geven aan onze inzet voor een rechtvaardige, eerlijke en transparante bedrijfsvoering, in overeenstemming met de hoogste ethische normen. Het gevolg van corrupt handelen zou zijn dat de GLS Group en haar werknemers het risico lopen op vervolging, boetes, uitsluiting bij aanbestedingsprocedures en andere straffen. Bovendien is corruptie in strijd met alles waar wij en ons merk voor staan. De GLS Group voert een strikt nultolerantiebeleid inzake omkoping en corruptie. De Holdings Board van GLS heeft dit beginsel unaniem aangenomen. De Holdings Board van GLS heeft deze principes hoog in het vaandel staan. Samen moeten we ervoor zorgen dat de GLS Group haar goede naam behoudt. Neem dan ook de tijd om dit Beleid en de hiermee samenhangende beleidsvoorschriften zorgvuldig te lezen, zodat u uw verplichtingen kent. Mocht u vragen of zorgen hebben, neem dan contact op met de plaatselijke Financial Director of Managing Director. Rico Back CEO GLS Group

2 Beleid van de GLS Group inzake het voorkomen van omkoping A. Doel van dit Beleid Het doel van dit Beleid is om gedragsnormen op te stellen die het risico op omkoping voor de GLS Group tot een minimum beperken. De beginselen die ten grondslag liggen aan dit Beleid zijn in elk land waar we actief zijn dezelfde, ongeacht de bedrijfssector en eventuele plaatselijke gebruiken en praktijken. Iedereen die in dienst is van, of diensten verricht voor of namens de GLS Group, waar ook ter wereld, in wat voor hoedanigheid dan ook (met inbegrip van uitzendkrachten en subcontractors) is verplicht zich aan dit Beleid te houden. Van tussenpersonen en andere zakelijke partners wordt verwacht dat zij ethisch handelen en kan worden geëist dat zij dit Beleid naleven in al hun zakelijke contacten met of voor de GLS Group. De GLS Group beschouwt elke overtreding van dit Beleid, of van een procedure die hieraan uitvoering geeft, als een ernstige kwestie die kan leiden tot het opleggen van een disciplinaire maatregel, met inbegrip van het beëindigen van het dienstverband en het informeren van de bevoegde instanties. Naleving van het Beleid beschermt u tegen de oplegging van onbeperkte boetes en een mogelijke gevangenisstraf, en de GLS Group tegen de oplegging van onbeperkte boetes en aanzienlijke reputatieschade. In bijlage 1, Waarom naleven?, worden enkele argumenten gegeven waarom we dit Beleid allemaal moeten naleven, zoals bedrijfscultuur, reputatie, strafrechtelijke sancties enz. B. Wat is omkoping en corruptie? Omkoping is: het al dan niet rechtstreeks beloven, aanbieden, verstrekken, verzoeken om of aanvaarden van ENIG VOORDEEL teneinde een ander te bewegen tot of te belonen voor onregelmatig handelen (d.w.z. handelen dat strafbaar, onethisch of in strijd met een verplichting is). Steekpenningen blijven steekpenningen, ook als ze niet worden aangenomen of als het beoogde effect uitblijft. Voordelen kunnen al dan niet van financiële aard zijn. Enkele voorbeelden zijn: geld leningen donaties (met inbegrip van donaties aan goede doelen) gunning van werk arbeidsovereenkomsten

3 consultancyovereenkomsten voorkeursbehandeling vertrouwelijke informatie geschenken en gastvrijheid (zie ons Beleid inzake geschenken en gastvrijheid) vakanties enig ander voordeel of andersoortig profijt dat bedoeld is of de schijn wekt bedoeld te zijn als waardevol voor de ontvanger of een ander (bv. een familielid of vriend van de ontvanger). Onregelmatig handelen is handelen dat strafbaar, onethisch of in strijd met een verplichting is. Onethisch handelen is handelen dat weliswaar niet strafbaar is, maar dat desondanks niet het correcte handelen is dat van een werknemer van de GLS Group of van een derde verwacht mag worden. Onderstaande personen kunnen zich schuldig maken aan omkoping: elke medewerker van de GLS Group, ongeacht anciënniteit of rang, waar ook ter wereld; of elke persoon die namens de GLS Group waar ook ter wereld diensten verricht (derden, zoals agenten, tussenpersonen, subcontractors en leveranciers). Omkoping kan zowel voorkomen in de particuliere als in de publieke sector. C. Beleid van de GLS Group 1. Geven en ontvangen van steekpenningen De GLS Group voert een nultolerantiebeleid inzake omkoping. Daarom: mogen werknemers, met inbegrip van uitzendkrachten en subcontractors, nooit steekpenningen beloven, aanbieden of geven; mogen zij nooit steekpenningen aanvaarden of erom verzoeken; wordt geen enkele werknemer gedegradeerd, bestraft of geconfronteerd met andere nadelige gevolgen omdat hij weigert steekpenningen te betalen of te aanvaarden, zelfs als die weigering ertoe zou leiden dat de GLS Group werk misloopt; moeten alle werknemers zich houden aan de normen die zijn neergelegd in het Beleid van de GLS Group inzake geschenken en gastvrijheid. 2. Beleid inzake geschenken en gastvrijheid Ons Beleid inzake geschenken en gastvrijheid is van toepassing op het aanbieden en aanvaarden van geschenken, gastvrijheid/entertainment, donaties aan goede doelen en sponsoring. 3. Belangenconflicten

4 Medewerkers van de GLS Group moeten zodanig handelen dat belangenconflicten worden voorkomen. Voorbeelden van situaties die moeten worden vermeden zijn: particuliere regelingen voor goederen en diensten die voor persoonlijk gebruik worden geleverd met behulp van aankoopfaciliteiten van de GLS Group; particuliere regelingen voor het gebruik van kortingsvoorwaarden (tenzij hierover officieel is onderhandeld met de GLS Group en de regeling een personeelskorting betreft die openbaar is gemaakt en beschikbaar is voor alle medewerkers); en de ontvangst van betalingen van een derde voor het verrichten van een dienst die behoort tot het officiële takenpakket van een medewerker (bv. betaling voor een interview of een vergoeding voor het geven van een lezing) tenzij de betreffende betaling is goedgekeurd door de direct leidinggevende van de medewerker en het bedrag direct wordt doorbetaald aan de GLSonderneming waar de medewerking in dienst is. Bovendien: moet een medewerker of agent die betrokken is bij het onderhandelen over of goedkeuren van een overeenkomst met een derde in voorkomend geval onmiddellijk melden dat hij aandelen bezit van die onderneming, de holding waarvan de onderneming deel uitmaakt, dochterondernemingen of verbonden ondernemingen, tenzij het aandelen betreft van een beursgenoteerde onderneming en het aandelenbezit minder dan 5,0% van het uitstaande aandelenkapitaal vertegenwoordigt; mogen medewerkers geen goedkeuring verlenen voor de betaling van bedrijfsmiddelen aan een derde organisatie of een goed doel waarvan zij trustee, bestuurslid of directeur zijn of waar zij een andere functie vervullen; en mogen zakelijke besluiten, met name benoemingen en het sluiten van overeenkomsten, niet worden beïnvloed door enige persoonlijke relatie, op grond van familiebanden of anderszins, of door het lidmaatschap van een maatschappelijke, religieuze of politieke organisatie die slechts toegankelijk is na betaling, verkiezing of aflegging van een eed van trouw of geheimhouding. 4. Zakelijke omgang en contacten De omgang met overheidsfunctionarissen en particuliere personen en ondernemingen moet open en transparant verlopen en op een gepaste en regelmatige manier plaatsvinden. Zo wordt gewaarborgd dat er geen sprake is van omkoping of corruptie, en wordt tevens de schijn of suggestie van onregelmatige activiteit vermeden. 4.1 Overheidsfunctionarissen Met name contacten met overheidsfunctionarissen kunnen gevoelig liggen. Een overheidsfunctionaris is iemand die, in binnen- of buitenland, op decentraal of centraal niveau, een wetgevende, uitvoerende, bestuurlijke of gerechtelijk functie bekleedt. Zij kunnen: aangesteld of gekozen zijn;

5 voor onbepaalde of bepaalde tijd benoemd zijn; hun functie betaald of onbetaald uitoefenen; variëren in anciënniteit en rang; medewerker zijn van een organisatie die eigendom is van een overheid of waarop de overheid beslissende invloed uitoefent (bv. staatsbedrijven enz.); een (bestuurlijke) functie hebben binnen een politieke partij; kandidaat zijn om een publieke functie te bekleden; anderszins een publieke functie bekleden voor, namens of binnen een land; of medewerker zijn van een internationale publieke organisatie. Elk aanbod van een voordeel aan een overheidsfunctionaris in verband met het verwerven of behouden van werk kan worden beschouwd als omkoping, zelfs als het aanbod niet met onoorbare bedoelingen is gedaan. Daarom is het belangrijk dat in de omgang met overheidsfunctionarissen extra voorzichtigheid wordt betracht. Mocht u zich afvragen of het aanbieden of aanvaarden van een voordeel kan worden beschouwd als omkoping, neem dan contact op met uw direct leidinggevende en de plaatselijke Managing Director of de Holdings Board van de GLS Group. 4.2 Faciliterende betalingen Een faciliterende betaling is een betaling aan een overheidsfunctionaris ter bespoediging van routinematige handelingen waarop de betaler recht heeft, zoals voor het verkrijgen van een vergunning, licentie, visum enz. (ook wel smeergeld genoemd). Faciliterende betalingen zijn een vorm van omkoping, en als zodanig strafbaar en te allen tijde onaanvaardbaar. Indien u echter gevraagd wordt een dergelijke betaling te verrichten en u zich daarbij fysiek bedreigd voelt of er sprake is van een reëel gevaar voor uw veiligheid wanneer u de betaling niet zou verrichten, moet u de betaling verrichten en het voorval zo spoedig mogelijk melden aan uw direct leidinggevende en de plaatselijke Managing Director, die vervolgens de Holdings Board van de GLS Group op de hoogte moeten stellen. Zelfs als u het verrichten van de betaling uiteindelijk weet te voorkomen, moet u het voorval toch melden aan uw direct leidinggevende, omdat dit ons kan helpen in kaart te brengen waar dit soort kwesties zich in de toekomst kunnen voordoen. Bij twijfel of een betaling moet worden verricht neemt u contact op met uw direct leidinggevende en de plaatselijke Managing Director of de Holdings Board van de GLS Group. 4.3 Agenten, tussenpersonen en andere zakelijke partners De GLS Group kan verantwoordelijk worden gesteld voor het handelen van agenten, tussenpersonen en andere zakelijke partners (met inbegrip van leveranciers en subcontractors). Daarom:

6 werkt de GLS Group uitsluitend met agenten, tussenpersonen en andere zakelijke partners die zijn goedgekeurd door het plaatselijke management; moet u contact opnemen met uw direct leidinggevende als u twijfelt of een derde is goedgekeurd door het plaatselijke management; moeten vergoedingen aan agenten of andere zakelijke partners die optreden namens de GLS Group passend zijn voor de verrichtte diensten (hetgeen voor zover mogelijk op objectieve wijze moet worden bepaald); en mogen betalingen nooit contant worden verricht, moeten zij worden verricht via betrouwbare kanalen en mogen er nooit betalingen worden verricht via offshorerekeningen. In bijlage 2 vindt u een aantal indicatoren die wijzen op een risico van omkoping en die u in overweging dient te nemen voordat u een relatie aangaat met een derde, zoals agenten, tussenpersonen en leveranciers. 5. Boekhouding en financiële verslaglegging Het is beleid van de GLS Group om binnen alle business units en voor alle derden die namens de GLS Group werken de administratie en financiële verslaglegging op een transparante en zorgvuldige manier te organiseren. 6. Zorgen melden Indien u weet of vermoedt dat er omkoping of corruptie heeft plaatsgevonden of zou kunnen plaatsvinden binnen (of in relatie tot) de GLS Group, moet u dit onmiddellijk melden aan: uw direct leidinggevende en de plaatselijke Managing Director; de aangestelde ombudsman; of de Holdings Board van de GLS Group indien uw direct leidinggevende of de plaatselijke Managing Director niet bereikbaar zijn of zij de melding niet kunnen oplossen. De GLS Group zet zich ervoor in dat werknemers hun zorgen in volstrekt vertrouwen kunnen melden. Alle meldingen worden zeer serieus genomen en zullen als zodanig worden onderzocht; het is streng verboden om, in wat voor vorm dan ook, represailles te nemen tegen een melder. Neem ook contact op met de landelijke Financial Director of Managing Director of de Holdings Board van de GLS Group als u vragen heeft over dit Beleid in het algemeen of over de manier waarop de regels in specifieke omstandigheden moeten worden toegepast. 7. Contactpersonen Mocht u vragen of zorgen hebben over omkoping en corruptie, een verzoek willen indienen voor nascholing over dit onderwerp of zich afvragen hoe het Beleid in een bepaalde situatie moet worden toegepast, neem dan contact op met: Luc De Schrijver Managing Director

7 David Vervoort Financial Director Tel: 02/ D. Documentgegevens Ingangsdatum: 1 oktober 2012 E. Samenvatting van hoofdpunten Beleid van de GLS Group De GLS Group voert een strikt nultolerantiebeleid inzake omkoping en corruptie. Omkoping is: het al dan niet rechtstreeks beloven, aanbieden, verstrekken, verzoeken om of aanvaarden van ENIG VOORDEEL teneinde een ander te bewegen tot of te belonen voor onregelmatig handelen (d.w.z. handelen dat strafbaar, onethisch of in strijd met een verplichting is). Steekpenningen blijven steekpenningen, ook als zij niet worden aangenomen of als het beoogde effect uitblijft. Bij omkoping en corruptie kunnen overheidsfunctionarissen betrokken zijn, maar beide kunnen ook plaatsvinden tussen uitsluitend particuliere ondernemingen of personen. De gevolgen Omkoping en corruptie zijn ernstige delicten die in veel landen als misdrijf worden beschouwd en zwaar worden bestraft. Omkoping en corruptie tasten de goede naam en het prestige binnen de markt aan, en zijn daarom een bedreiging voor het succes van de GLS Group. Omkoping en corruptie zijn ook redenen om zware disciplinaire maatregelen op te leggen aan betrokken werknemers van de GLS Group of personen die in haar naam handelen. ONTHOUD Als u twijfels heeft naar aanleiding van iets wat u of een ander (van binnen of buiten de GLS Group) heeft gedaan of gezegd (of gaat doen), bespreek deze twijfels dan zo snel mogelijk met uw direct leidinggevende, de aangestelde

8 ombudsman of de plaatselijke Managing Director of de Holdings Board van de GLS Group. U moet ook voorkomen dat de schijn van omkoping en corruptie ontstaat bedenk dus hoe uw handelingen of woorden op anderen kunnen overkomen. Stel uzelf de volgende vraag: zou deze betaling of handeling de goede naam van de GLS Group aantasten als ze openbaar wordt? Indien u weet of vermoedt dat er omkoping of corruptie heeft plaatsgevonden of zou kunnen plaatsvinden, binnen (of in relatie tot) de GLS Group, moet u dit zo spoedig mogelijk melden aan uw direct leidinggevende, de aangestelde ombudsman of de plaatselijke Managing Director of de Holdings Board van de GLS Group zodat mogelijk onregelmatige activiteiten zo snel mogelijk kunnen worden onderzocht.

9 Bijlage 1 Waarom naleven? Naleving van dit Beleid en alle geldende wetgeving inzake de bestrijding van omkoping en corruptie is cruciaal om zowel uzelf als de GLS Group te beschermen. Er zijn tal van redenen om dit Beleid na te leven: Bedrijfscultuur: omkoping en corruptie zijn volstrekt onverenigbaar met de cultuur van de GLS Group, die wordt gekenmerkt door voortdurende verbetering, ongeëvenaarde normen en te allen tijde eerlijk en rechtvaardig handelen. Naleving van dit Beleid is cruciaal om die cultuur te handhaven. Reputatie: imago, goodwill en prestige kunnen heel eenvoudig beschadigd raken of verdwijnen indien wetten of dit Beleid worden overtreden. Dit zou ook het vertrouwen en de relaties kunnen aantasten die de GLS Group binnen de markt met haar klanten en andere stakeholders heeft opgebouwd. Wettelijke verplichtingen: wettelijk gezien maakt de GLS Group zich schuldig aan een misdrijf als zij verzuimt stappen te ondernemen ter voorkoming van omkoping en corruptie door personen die namens haar optreden of diensten verrichten. Strafrechtelijke sancties: in de meeste landen worden omkoping en corruptie beschouwd als misdrijf. Zelfs als criminele handelingen in het buitenland plaatsvinden kunnen zij strafbaar zijn. Ook kan beslag worden gelegd op de opbrengsten van omkoping of corruptie. Civiele sancties: in veel rechtsstelsels kunnen degenen die schade hebben geleden of werk zijn misgelopen als gevolg van omkoping en corruptie vergoeding van de geleden schade vorderen. Onderzoeken: een onderzoek naar een vermeend misdrijf kan het management en het bedrijf veel tijd kosten, tot grote spanning leiden onder het personeel en negatieve publiciteit genereren. Daarnaast is het erg duur om te worden onderzocht en zich te moeten verdedigen in een procedure die wordt aangespannen door een toezichthouder of het openbaar ministerie, niet alleen vanwege de tijd die ermee gemoeid is, maar ook vanwege de juridische en andere kosten, hetgeen allemaal schadelijk is voor de GLS Group. Disciplinaire maatregelen: overtredingen van de wet en/of dit Beleid worden door de GLS Group beschouwd als redenen voor zware disciplinaire maatregelen en kunnen leiden tot een reprimande, schorsing en/of ontslag. Indien een zakelijke partner dit Beleid niet naleeft, kan de GLS Group zich op het standpunt stellen dat het wenselijk is die zakelijke relatie te beëindigen indien zij daartoe gerechtigd is. Naleving is niet alleen een zaak van de GLS Group. Indien u, op wat voor manier dan ook, betrokken raakt bij omkoping of corruptie, kunt u daarvoor persoonlijk aansprakelijk worden gesteld en veroordeeld worden tot onder andere een gevangenisstraf of een geldboete.

10 Bijlage 2 - Indicatoren Indicatoren die wijzen op een risico van omkoping en die u in overweging dient te nemen voordat u een relatie aangaat met een agent of een derde: een ongebruikelijk hoge commissie of ongebruikelijke betalingspatronen; derden waarover we weinig weten, bv. omdat ze een onduidelijke handelsgeschiedenis hebben, hun bedrijfsinformatie ontoegankelijk of zeer beperkt is (zoals in het geval van een bedrijf dat is opgericht in een rechtsgebied waar de bedrijfsgegevens over aandeelhouders, directeuren, enz. niet openbaar zijn), of omdat ze recent zijn opgericht; derden die onvoldoende gekwalificeerd lijken, te weinig personeel hebben of worden aangewezen of aanbevolen door overheidsfunctionarissen; herhaalde of buitensporige geschenken en gastvrijheid; verzoeken tot vergoeding van ongebruikelijk hoge onkosten, of van onkosten van partners of familieleden; gastvrijheid die geen aantoonbare relatie heeft met de promotie of demonstratie van producten of diensten; een geschiedenis van corruptie of ogenschijnlijke corruptie in het betreffende land; of betalingen aan/van overheidsfunctionarissen of personen die bloot staan aan invloeden vanuit de politiek.