Ethische gedragscode. De principes die de bedrijfsactiviteiten van Travelex bepalen

Transcriptie

1 De principes die de bedrijfsactiviteiten van Travelex bepalen

2 Travelex verplicht zichzelf om bij zijn bedrijfsvoering de hoogste professionele en ethische standaards te handhaven 1

3 Aan allen, Travelex verplicht zich om bij zijn bedrijfsvoering de hoogste professionele en ethische standaards te handhaven. Het is van cruciaal belang dat we onze uitstekende reputatie op het gebied van eerlijkheid en integriteit behouden en voortdurend de gouden standaard blijven neerzetten. Deze gedragscode zet de principes uiteen die de bedrijfsactiviteiten van Travelex bepalen. Alle medewerkers van Travelex dienen dit beleid te begrijpen en na te leven. De Bribery Act van het Verenigd Koninkrijk heeft invloed over de hele wereld Als een financiële dienstverlener bevindt Travelex zich in een uitstekende positie om corruptie, omkoping en fraude tegen te gaan en we beschikken over controlemechanismen om deze risico s aan het licht te brengen en te voorkomen. De Anti-Bribery wet uit 2011 heeft echter opnieuw de nadruk gelegd op deze verantwoordelijkheden. Sinds deze wet per 1 juli 2011 van kracht is gegaan, heeft Travelex diverse initiatieven genomen die erop gericht zijn de nieuwe wetgeving en principes na te leven. Klokkenluiderbeleid: Het Travelex klokkenluiderbeleid omvat de meldmechanismen, inclusief de te volgen stappen en contactinformatie in geval van ernstige zaken die aan hoger management moeten worden doorgegeven of die beter buiten het lijnmanagement om behandeld kunnen worden. Alle telefoongesprekken naar een Travelex klokkenluidertelefoonnummer worden ontvangen door het Head of Compliance en de ter sprake gebrachte kwesties worden in vertrouwen behandeld. Het is van cruciaal belang dat alle Travelex medewerkers vertrouwd zijn met dit beleid en de juiste wegen bewandelen als ze denken dat een kwestie moet worden geëscaleerd. Indien u vragen hebt, kunt u deze stellen aan uw lijnmanager, aan het Compliance team, HR, of aan elk lid van het Executive Committee. Met vriendelijke groet, Peter Jackson CEO Ethische Gedragscode: De Ethische gedragscode berust op het gezonde verstand en het oordeelsvermogen van alle Travelex medewerkers. We willen dat al onze Travelex medewerkers zich gesteund voelen en weten waar ze zich kunnen wenden voor advies, informatie of om een kwestie inzake de Ethische gedragscode aan te kaarten. Doorgaans is uw lijnmanagement of Compliance functionaris in de juiste positie om u op deze punten van meer informatie te voorzien. 2

4 Relaties met klanten We streven ernaar onze klanten van een uitstekende service te voorzien. Integriteit, vertrouwen en eerlijkheid vormen de basis voor alles wat we doen. We zijn erop gericht onze klanten de beste oplossingen te bieden voor hun behoeften op het gebied van vreemde valuta en internationale betalingen. We waarborgen de vertrouwelijkheid van de informatie van onze klanten. Relaties met medewerkers We geloven in onze mensen. Bij Travelex: gaan we eerlijk en respectvol met onze medewerkers om streven we naar een veilige en gezonde werkomgeving waarderen we alle culturen rekruteren, ontwikkelen en belonen we medewerkers op basis van hun verdiensten waarborgen we de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens van onze medewerkers bestrijden en voorkomen we discriminatie gebaseerd op etnische afkomst, geslacht/ seksuele geaardheid, nationaliteit, religie, huwelijkse staat, leeftijd, lichamelijke beperking of politieke gezindheid spannen we ons actief in om ongepast gedrag, waaronder seksueel, racistisch, religieus of elke andere vorm van treiteren, pesten of intimidatie, tegen te gaan en te voorkomen we garanderen medewerkers die klachten hebben of tegen wie klachten zijn ingebracht dan wel tegen wie disciplinaire procedures lopen, een correcte en eerlijke behandeling van hun zaak Relaties met toeleveranciers Bij de inkoop van goederen en diensten van toeleveranciers en verkopers houden Travelex en zijn medewerkers zich aan de volgende principes: belangenverstrengeling moet worden vermeden of bekend worden gemaakt alle voorschriften en wettelijke vereisten worden nageleefd; en we zullen op integere, eerlijke en hoffelijke wijze relaties met onze toeleveranciers onderhouden. Toeleveranciers/verkopers worden geselecteerd en opnieuw aangesteld op basis van verdienste en conform het Travelex inkoopbeleid en -procedures. Public relations Alle publieke communicatie en alle advertenties dienen eerlijk, accuraat en goed begrijpelijk te zijn. Financiële informatie wordt samengesteld conform de relevante vereisten op het gebied van wet- en regelgeving. Alcohol-/druggebruik Medewerkers mogen geen illegale drugs of onder toezicht staande middelen gebruiken, bezitten, verkopen, distribueren of onder de invloed ervan staan terwijl ze werkzaam zijn voor Travelex of zich op Travelex-terrein bevinden. 3 We geloven in onze mensen. Bij Travelex gaan we eerlijk en respectvol met onze medewerkers om

5 Tegenstrijdige belangen Elke medewerker is verplicht potentieel tegenstrijdige belangen te vermijden of te beheersen op een eerlijke en objectieve wijze. Tegenstrijdige belangen kunnen ontstaan tussen: de privé-belangen van een medewerker en Travelex of zijn klanten of toeleveranciers; twee klanten. Travelex senior management heeft een bedrijfscultuur gecreëerd die de correcte behandeling van klanten te allen tijde stimuleert. Dit betekent dat Travelex: producten op de markt zal brengen en verkopen die zijn ontworpen om in de behoeften van onze klanten te voorzien; de klanten van duidelijke informatie zal voorzien, voor, gedurende en na de verkoop; productprestatie- en het serviceniveaus bieden die beantwoorden aan de standaard die we onze klanten hebben toegezegd; en na de verkoop geen onredelijke barrières zal opwerpen indien de klant het product wil ruilen, van provider wil veranderen, of een claim of klacht wil indienen. Elk persoonlijk financieel belang (bijv. een andere baan, consultancy, directeurschap, aanzienlijk aandelenbezit of andere financiële overeenkomst) tussen een medewerker en iedereen met wie Travelex zaken doet, dient te worden medegedeeld aan en schriftelijk te worden goedgekeurd door de lijnmanager en HR. Elke door Travelex afgesloten investeringstransactie dient aan de relevante regels voor handel met voorkennis en marktmisbruik te voldoen. Travelex senior management heeft een bedrijfscultuur gecreëerd die de correcte behandeling van klanten te allen tijde stimuleert Elke medewerker is verplicht potentieel tegenstrijdige belangen te vermijden of te beheersen op een eerlijke en objectieve wijze 4

6 Hoe we concurreren Travelex is een groot voorstander van de principes van vrije concurrentie. Het is alle medewerkers verboden samen te werken met concurrenten of enige andere partij, tegen de belangen van onze klanten in. Verboden praktijken omvatten: overeenkomsten sluiten of handelingen verrichten die erop gericht zijn concurrentie te voorkomen, beperken of verstoren (zoals prijsafspraken of concurrentiebeperkingen); prijzen overeen te komen of deze of andere gevoelige informatie te bespreken met concurrenten; kunstmatig de voorraad goederen of diensten beperken; een valse aanbieding of aanbesteding doen. Anti-concurrentiegedrag stelt Travelex niet alleen bloot aan mogelijke wettelijke aansprakelijkheid, maar in veel rechtsgebieden op de wereld, inclusief het Verenigd Koninkrijk, worden individuen die zich inlaten met prijsafspraken en/ of het manipuleren van aanbestedingsprocedures, ook strafrechtelijk vervolgd. Omkoping & corruptie Het is Travelex-medewerkers en vertegenwoordigers verboden steekpenningen aan te bieden of te accepteren. Onder steekpenningen wordt verstaan elke vorm van geldelijk of niet-geldelijk voordeel of prikkel, met als bedoeling (of waarschijnlijk resultaat) dat de ontvanger oneerlijk, illegaal of onethisch zal handelen of vertrouwen of een andere plicht zal schenden (bijvoorbeeld: de plicht in goed vertrouwen of onpartijdig te handelen). Voorbeelden omvatten: het aanbieden van contante betalingen, buitensporige geschenken of gastvrijheid aan klanten of potentiële klanten het aanbieden van contante betalingen, buitensporige geschenken of gastvrijheid aan een overheid of overheidsfunctionaris het aannemen van contante betalingen, buitensporige geschenken of gastvrijheid van huidige klanten of potentiële klanten, toeleveranciers/verkopers. Travelex is een groot voorstander van de principes van vrije concurrentie Het is alle medewerkers verboden samen te werken met concurrenten of enige andere partij, tegen de belangen van onze klanten in 5

7 Hoewel het volgens de anti-corruptiewetten in sommige landen is toegestaan, is smeergeld in het Verenigd Koninkrijk en in tal van andere landen bij wet verboden. Er bestaat geen strikte definitie van smeergeld, maar in het algemeen verwijst dit naar een kleine betaling aan een laaggeplaatste regeringsambtenaar of overheidsfunctionaris om de uitvoering van een routine, non-discretionaire overheidsof ambtelijke taak te bespoedigen (bijv. het stempelen van een visum). Het bepalende kenmerk van smeergeld is dat het niet wordt gegeven om de functionaris over te halen om op de een of andere manier gebruik te maken van zijn of haar discretionaire bevoegdheid. Onder het beleid van Travelex is het verboden smeergeld te betalen tenzij er schriftelijke toestemming is verleend door het Head of Compliance. Zonder een dergelijke schriftelijke autorisatie zijn betalingen van smeergeld door Travelex niet toegestaan, zelfs niet daar waar dit volgens de plaatselijke gebruiken wordt verwacht. Dit vereist de wet in het Verenigd Koninkrijk. Het is Travelex-medewerkers en vertegenwoordigers verboden steekpenningen aan te bieden of te accepteren Geschenken & entertainment Het is aanvaardbaar een geschenk of entertainment van een redelijke waarde uit beleefdheid, een teken van waardering of uitdrukking van dankbaarheid aan een bestaande of potentiële klant of zakelijke relatie aan te bieden. Het geven van ongepaste (bijv. buitensporige of smakeloze) geschenken of entertainment is echter niet aanvaardbaar en zou zelfs illegaal kunnen zijn. U dient altijd contact op te nemen met het Head of Compliance in uw land of regio voor u geschenken of gastvrijheid aanbiedt aan een regeringsfunctionaris, een functionaris van een nationale entiteit, een politicus of politieke partij. In veel landen is het in strijd met de wet om dergelijke personen geschenken of entertainment aan te bieden. Geschenken of zakelijke entertainment, zowel gegeven als ontvangen, dienen redelijk en gepast te zijn. Geschenken of entertainment dienen niet te worden gegeven of ontvangen, van andere partijen, als: ze als buitensporig gezien zouden kunnen worden; ze een belangenverstrengeling zouden kunnen veroorzaken ze als een financiële prikkel zouden kunnen worden opgevat; of ze bestaan uit contanten of het equivalent daarvan. 6

8 Als u niet zeker weet wat buitensporige gastvrijheid inhoudt, neem dan contact op met Compliance. In het algemeen wordt een eenmalig, niet uit contanten bestaand geschenk ter waarde van minder dan 50 / US $75 niet buitensporig geacht. Van uit het billijkheidbeginsel kan Compliance de limieten verlagen naar regionale maatstaven van levenstandaard. Het is nooit gepast om een geschenk te vragen. Alle geschenken met een tegenwaarde hoger dan de, door de Head of Compliance, voor uw regio vastgelegde limiet die door Travelex medewerkers worden gegeven of ontvangen dienen gemeld te worden bij uw lijnmanager en vastgelegd worden in een door Compliance beheerd register. Geschenken of zakelijk entertainment, gegeven of ontvangen, dienen redelijk en gepast te zijn Vergoeding onkosten van klanten Travelex kan binnen redelijke grenzen de reisen verblijfskosten van bestaande en potentiële klanten vergoeden, mits aan de volgende voorwaarden is voldaan: het vergoeden van dergelijke onkosten is geen overtreding volgens de plaatselijke wetten of het beleid van de klant; de reis- en verblijfskosten houden rechtstreeks verband met de promotie, demonstratie of uitleg van Travelex producten of diensten, of vallen onder een contract tussen Travelex en die persoon; de onkosten zijn redelijk en gepast;en de juiste procedures voor het verkrijgen van interne goedkeuring zijn gevolgd. U dient altijd contact op te nemen met het hoofd Head of Compliance in uw land of regio voordat u aanbiedt de onkosten te vergoeden voor een regeringsfunctionaris, een functionaris van een nationale entiteit, een politicus of een politieke partij. In veel landen is het in strijd met de wet om dergelijke personen een onkostenvergoeding aan te bieden. Travelex can meet the reasonable travel and living expenses of current and potential customers 7

9 Relaties met agenten en joint ventures Voorafgaand aan de benoeming van een agent, vertegenwoordiger, joint venture partner of een andere, vergelijkbare overeenkomst, dienen gepaste screeningprocedures en due diligence zorgvuldig te worden toegepast om er zeker van te zijn dat (a) hij of zij de ethische standaards van Travelex deelt en (b) om een goede beoordeling te kunnen maken, van de kwalificaties en de reputatie met betrekking tot de bedrijfsvoering van de derde partij. Dergelijke overeenkomsten dienen altijd schriftelijk te worden vastgelegd en ze dienen de juiste ethische bedrijfsvoering te bevatten, inclusief, indien nodig, de verplichting voor de derde partij om de ethische bedrijfsvoering van Travelex te handhaven bij de uitvoering van een dergelijke overeenkomst. Deze overeenkomsten zijn vaak voor lange duur en een aanzienlijke investering voor Travelex. In het geval dat de derde partij zich ongepast gedraagt, zou Travelex onder de anticorruptiewetgeving aansprakelijk kunnen worden gesteld, wat zou kunnen leiden tot het beëindigen van de overeenkomst, met aanzienlijke gevolgen, zowel op het commerciële vlak als wat onze reputatie betreft. Klokkenluiden Van alle medewerkers en vertegenwoordigers wordt verwacht dat ze melding maken van alle mogelijk illegale activiteiten of ernstig wangedrag dat ze in hun werkomgeving tegenkomen. Daarmee beschermt u uzelf, evenals uw collega s en Travelex. Travelex garandeert dat medewerkers en vertegenwoordigers een oprechte melding kunnen doen zonder te hoeven vrezen voor represailles of dat de zaak niet serieus zal worden genomen, en zonder daarvoor te moeten lijden onder pesterijen of een slechte behandeling. Details van de te volgen procedures staan vermeld in het Travelex klokkenluiderbeleid. Achter in dit document vindt u de gratis telefoonnummers voor klokkenluiders voor elk van onze landen. Van alle medewerkers en vertegenwoordigers wordt verwacht dat ze melding maken van alle mogelijke illegale activiteiten of ernstig wangedrag dat ze in hun werkomgeving tegenkomen 8

10 Gebruik van bedrijfseigendommen Travelex medewerkers dienen de eigendommen van Travelex en van onze klanten te beschermen en op correcte wijze te gebruiken. Eigendommen omvatten (bijvoorbeeld) materiële en intellectuele eigendommen, systemen, kapitaal, informatie en klantgegevens. Verduistering van eigendommen of misbruik van systemen en informatie (bijv. het versturen van ongepaste s of het surfen naar aanstootgevende websites) is verboden en dergelijk gedrag kan leiden tot disciplinaire maatregelen. Het kan ook illegaal zijn. Vertrouwelijke informatie Informatie betreffende onze klanten, toeleveranciers, verkopers, partners, medewerkers en Travelex zelf (bijv. transacties, financiële informatie, systemen, data, alle correspondentie, regelgevende- en overheidscontacten) dienen als strikt vertrouwelijk te worden behandeld en alle medewerkers en toeleveranciers dienen de vereiste stappen te nemen om dergelijke data te beschermen volgens onze richtlijnen met betrekking tot databescherming en hieraan gerelateerde training. Het verlies of potentiële verlies van vertrouwelijke informatie moet worden gerapporteerd aan het lijnmanagement en aan Compliance zodra het verlies of het potentiële verlies is opgemerkt. Het niet onmiddellijk melden van het verlies van data is een ernstige disciplinaire zaak. De gegevens van al dergelijke incidenten zullen door Compliance worden bijgehouden. Het niet onmiddellijk melden van het verlies van data is een ernstige disciplinaire zaak Travelex-medewerkers dienen de eigendommen van Travelex en van onze klanten te beschermen en op correcte wijze te gebruiken 9

11 Politieke betrokkenheid & Bijdragen Travelex is politiek neutraal. We houden ons op de hoogte van wettelijke ontwikkelingen en we zullen in actie komen om onze belangen en die van onze klanten te beschermen. Elke medewerker die een officiële positie inneemt in een politieke partij (bijv. raadslid, of plaatselijke partijfunctionaris) of daarnaar streeft, dient dit vooraf te melden aan Compliance en dient een dergelijke positie te melden als een potentiële bron van tegenstrijdige belangen. Het verlies of potentiële verlies van vertrouwelijke informatie moet worden gerapporteerd aan het lijnmanagement en aan Compliance zodra het verlies of het potentiële verlies is opgemerkt 10

12 Gratis klokkenluidertelefoon Telefoonnummers: Land Lokaal nummer: Australië Bahrein België Brazilië Canada China (Zuid) China (Noord) Tsjechische Republiek Frankrijk Duitsland Hong Kong India Italië Japan Macau Malaysia Malta Nederland Nieuw Zeeland Nigeria Alleen * Oman * Alleen Qatar Alleen Singapore Zuid Afrika Zwitserland VAE Verenigd Koninkrijk VS * Het volgende adres kan ook worden gebruikt om een vertrouwelijke melding te doen: whistleblowing@travelex.com Alle telefoongesprekken naar de Travelex klokkenluidertelefoons zullen worden beoordeeld door het Head of Compliance en de onder de aandacht gebrachte kwesties zullen vertrouwelijk worden behandeld.