1. Mijn bedrijf doorlichten: hoe pak ik dat aan?

Transcriptie

1 Inhoudsopgave Voorwoord IX 1. Mijn bedrijf doorlichten: hoe pak ik dat aan? 1.1. Waarom u dit boek nodig heeft Financiële uitdagingen komen vaak vanzelf U kunt dit het beste zelf Over kosten en financiële problemen Eerst even dit: wat zijn financiële problemen eigenlijk? Kosten zo laag mogelijk houden biedt vaak geen uitkomst Hoe dit boek u verder kan helpen Dit boek gaat in op de financiële uitdagingen Elk hoofdstuk bespreekt een zelfonderzoekvraag Stel zelf uw prioriteiten en kies het hoofdstuk waarvan u het meest verwacht Een structurele aanpak Hoe komt u eigenlijk aan de juiste informatie? U bent zelf de belangrijkste informatiebron Uw eigen (financiële) administratie De rol van uw accountant/boekhouder De bank belt u op Vergeet uw werknemers niet Wat zijn mijn vaste lasten en kan ik die verlagen? 2.1. Vaste lasten worden een probleem als de omzet terugloopt Wat zijn eigenlijk uw vaste lasten? Waarom is het belangrijk om uw vaste lasten overzichtelijker te maken? Reden 1. Omdat het break-evenpunt verschuift Reden 2. Gesloten contracten voldoen niet meer Hoe maakt u uw vaste lasten flexibeler en lager? Bij iedere vaste last hoort ook een resultaat Bij iedere vaste last horen ook alternatieven Voorbeelden alternatieven voor vaste lasten Stappenplan om uw vaste lasten te onderzoeken Uw e i g e n b e d r i j f f i n a n c i e e l d o o r l i c h t e n o p z o e k n a a r v e r b e t e r p u n t e n, I

2 3. Moet ik activiteiten zelf doen, uitbesteden, of ermee stoppen? 3.1. Alles zelf doen hoeft niet Redenen om iets uit te besteden Redenen om iets zelf te (gaan) doen Uitbesteden of zelf doen? Hoe bepaalt u of iets gaat uitbesteden? Stappenplan uitbesteden Activiteiten zelf gaan doen bespaart Stappenplan activiteiten zelf doen Stoppen of doorgaan? Bepaal de verwachte inkomsten versus de verwachte uitgaven Stap niet in deze valkuil Mitsen en maren om te stoppen Realiseert u zich dat u over hoge psychologische drempels moet Budgetteren; proberen het met minder te doen 4.1. Budgetteren is een veelgebruikt financieel middel Waarom budgetteren? Hoe budgetteren? Budgetteren = het formuleren van normen Hoe werkt budgetteren? Normen formuleren doet u als volgt De twee belangrijkste manieren om te budgetteren Zero Base Budgeting (afgekort ZBB) Vorig jaar bijstellen (Incremental Budgeting) Hoe maakt u een omzetprognose? Waarom eigenlijk een omzetprognose maken? Factoren die de omzet beïnvloeden Deel kosten in naar hun beheersbaarheid Vaste kosten Variabele kosten Managementafhankelijke kosten Budgetteren = in de toekomst kunnen kijken + uw bedrijf kennen II Uw e i g e n b e d r i j f f i n a n c i e e l d o o r l i c h t e n o p z o e k n a a r v e r b e t e r p u n t e n,

3 5. Mijn productiecapaciteit optimaal benutten 5.1. Waarom is de bezetting van uw capaciteit zo belangrijk? Van capaciteit tot en met bezettingsgraad Er zijn twee soorten capaciteitskosten De indirecte activiteiten Directe activiteiten Stappenplan om uw capaciteit beter te benutten Stap 1. Bepaal de capaciteit en de bezettingsgraad Ruimte Bedrijfsmiddelen Medewerkers Stap 2. Laat de toekomstverwachting meewegen Beschikbaarheid Variabiliteit in vraag Vertraging in bedrijfsketen Planningssysteem Stap 3. Bereken de capaciteitskosten Berekening capaciteitskosten ruimte Berekening capaciteitskosten bedrijfsmiddel Berekening capaciteitskosten medewerker Stap 4. Bepaal de verbetermogelijkheden Wat pakt u als eerste aan? Welke verbeteringen kunt u overwegen? De conclusies van uw onderzoek Een voorbeeld: is het magazijn te klein? Het voorbeeld van Mipo Het stappenplan toegepast Brengen mijn marketinguitgaven wel voldoende op? 6.1. Meten is weten Marketingresultaat is moeilijk te meten Marketingkosten zijn echter goed voorspelbaar Plannen en meten Hoe bepaal ik mijn prijzen? Bepaal in vijf stappen uw uurtarief Bereken uw integrale kostprijs Wat kosten kortingen eigenlijk? Effect van de korting Korting voor grote klanten? Maak kortingen afhankelijk van de tegenprestatie Uw e i g e n b e d r i j f f i n a n c i e e l d o o r l i c h t e n o p z o e k n a a r v e r b e t e r p u n t e n, III

4 6.4. Hoe meet ik de kosten en het resultaat van mijn verkoop? Ontdek wat haalbaar is Schat de klantwaarde (lifetime value) Externe en ook interne kosten Directe en indirecte marketingresultaten Meet systematisch de kosten en de resultaten Hoe analyseer ik mijn omzet? Hoe is uw omzet verdeeld? Hoe verhoudt uw omzet zich tot de kosten? Hoe bereken ik mijn marge? De marge per klant De marge per product Wat heeft u aan deze bijdrageberekeningen? Hoe analyseer ik mijn assortiment? Question marks (Vraagtekens) Stars (Sterren) Cash cows (Melkkoeien) Dogs (Honden) Hoe verbeter ik de tijdbesteding van mijn medewerkers? 7.1. Betere tijdbesteding vaak beste aanpak personeelskosten Wens tot kostenverlaging Begrip personeelskosten Verbetering van tijdbesteding Hoe gaat u nu verder? Ongewenste tijdbesteding Tijd verloren door kwaliteitsproblemen Leegloop als gevolg van een bottleneck in het proces Teveel indirecte activiteiten Zo meet u de tijdbesteding van medewerkers Multi Moment Opname (MMO) Tijdschrijven Medewerkers interviewen Schatten van tijdbesteding Kwaliteitsproblemen verminderen Ontdekken van kwaliteitsproblemen Analyse van de financiële schade Hoe vaak en wanneer inspecteren/controleren? Zo spoort u de kostenveroorzakers van indirecte activiteiten op Hoe bepaalt u de kostenveroorzakers? Wat zijn mogelijke cost drivers? Cost drivers veroorzaken dus kosten IV Uw e i g e n b e d r i j f f i n a n c i e e l d o o r l i c h t e n o p z o e k n a a r v e r b e t e r p u n t e n,

5 8. Debiteurenbeheer en omgaan met wanbetalers 8.1. Debiteuren zijn een probleem? Stap 1. Bereken uw debiteurensaldo Risico van hoog debiteurensaldo Renteverlies door debiteuren Stap 2. Onderzoek de hoogte van uw debiteurensaldo Alternatieven voor krediet Verbeteren debiteurensaldo Stap 3. Bereken uw streefcijfer voor het debiteurensaldo Kengetal debiteurendagen Ouderdom debiteuren Stap 4. Maak een actieplan voor verlagen van het debiteurensaldo Voorbereiding. Maak duidelijke afspraken in uw algemene voorwaarden, offertes en contracten Acquisitie. Toets uw potentiële en huidige klanten met externe hulp en met uw ervaringsgegevens Facturatie. Stuur een duidelijke factuur die klopt en geen verrassingen bevat Debiteurenbeheer. Gebruik een interne procedure om debiteuren te volgen Slechte betaling. Verbind hieraan de gevolgen Handige checklisten en modelbrieven Checklisten Modelbrieven Met optimaal voorraadbeheer is geld te verdienen 9.1. Voorraden: handig, maar omvangrijk Stap 1. Welke soorten voorraad is aanwezig? Stap 2. Goede kennis van de nadelen van hoge voorraden Wat zijn de nadelen van een grote voorraad? Financiering van de voorraad, een voorbeeld Stap 3. Bijsturen van de voorraad door maken van berekeningen De voorraaddagen Ouderdomsoverzicht Stap 4. Maak een actieplan om de voorraadhoogte te beïnvloeden Assortiment verkleinen Marketing aanpassen Marktvraag beter voorspellen Beperk het aantal voorraadlocaties Kies voor flexibele leveranciers Voorverkopen Beheer uw dure en langzaam lopende voorraden actief Stap 5. Stel spelregels op voor actief voorraadbeheer Uw e i g e n b e d r i j f f i n a n c i e e l d o o r l i c h t e n o p z o e k n a a r v e r b e t e r p u n t e n, V

6 10. De afspraken met de bank goed geregeld? U heeft een lange samenwerkings relatie met uw bank Wat doet een bank voor u? De lening Rekening-courantkrediet Onderhandelingsruimte rentevergoeding Hoe bepaalt u uw financiële kracht? Stap 1. Bepaal de kengetallen Stap 2. Maak een schatting van de toekomst Stap 3. Bekijk uw huidige bankdiensten Scherp beheer van werkkapitaal vermindert de kredietbehoefte Inschatten hoogte krediet met begroting en prognoses Stap 1. Schat uw kredietbehoefte in Stap 2. Maak een investeringsbegroting Stap 3. Maak een prognose van uw inkomsten Stap 4. Maak de liquiditeitsprognose Neem belemmeringen weg die uw kredietruimte verkleinen Versnelde afschrijving Verhogen van het eigen vermogen Verhogen van het aantal zekerheden Goede toekomst van de bedrijfstak Uw bedrijfsresultaten zijn gunstiger dan het bedrijfstakgemiddelde Terugbetalen van krediet Schep onderhandelingsruimte voor een lagere rente Onderhandelingsruimte Bankcondities Rente op lening is lager Neem meer diensten af Beperk kans op roodstaan Verbeter uw risicoprofiel Wat levert een ander bedrijfsmodel op? De wereld verandert Hoe staat de zaak ervoor? Wat is de trend van uw omzet? Hoeveel winst of verlies maakt u t.o.v. uw omzet? Hoe hoog zijn uw capaciteitskosten? Waarmee behaalt u uw omzet? Weet u waar uw winst of verlies vandaan komt? Welke wijze van prijsstelling gebruikt u? Mogelijke vormen van prijsstelling Wat gebeurt er in uw markt en bij uw concurrenten? VI Uw e i g e n b e d r i j f f i n a n c i e e l d o o r l i c h t e n o p z o e k n a a r v e r b e t e r p u n t e n,

7 11.4. Wat zijn mijn opties en wat zijn de financiële gevolgen hiervan? U zet slechts een deel van uw huidige activiteiten voort en bouwt kansrijke activiteit(en) uit U verandert uw assortiment aanzienlijk U stapt over op een andere manier van verkopen. Van winkel naar webshop U verandert uw prijsstelling. Uw uurtarief wordt een abonnement op uw diensten U verandert uw prijsstelling. Uw uurtarief wordt een aanneemsom U verandert uw prijsstelling en uw promotie. U introduceert een gratis dienst als kennismaking Is er meer rendement uit mijn investeringen mogelijk? Hoe worden investeringsbeslissingen gemaakt? Stap 1. Bepaal uw investeringswens Stap 2. Bepaal waarom u deze investering wilt doen Stap 3. Bepaal de financiële ruimte om te investeren Berekenen van de uitgaven voor investeringen Berekening van de financiële ruimte Stap 4. Hoe komt u aan een betrouwbare prognose van de inkomsten? Verwachte opbrengst investering Beperkende omstandigheden omzet Inschatten van de factoren Stap 5. Bereken het rendement Berekenen van de terugverdientijd Berekening van de Netto Contante Waarde van het rendement Stap 6. Kunt u investeren als uw financiële ruimte of rendement te laag is? Het investeringsbedrag verlagen Een andere vorm kiezen voor gebruik bedrijfsmiddel Hoe nu verder? Stappenplannen en werkbladen 1. Mijn bedrijf doorlichten: hoe pak ik dat aan? Wat zijn mijn vaste lasten en kan ik die verlagen? Moet ik activiteiten zelf doen, uitbesteden of ermee stoppen? Budgetteren: proberen het met minder te doen Uw e i g e n b e d r i j f f i n a n c i e e l d o o r l i c h t e n o p z o e k n a a r v e r b e t e r p u n t e n, VII

8 5. Mijn productiecapaciteit optimaal benutten Brengen mijn marketinguitgaven wel voldoende op? Hoe verbeter ik de tijdsbesteding van mijn medewerkers? Debiteurenbeheer en omgaan met wanbetalers Met optimaal voorraadbeheer is geld te verdienen De afspraken met de bank goed geregeld? Ik heb een goed bedrijfsmodel of kan het toch beter? Is meer rendement uit mijn investeringen mogelijk? Download Zone VIII Uw e i g e n b e d r i j f f i n a n c i e e l d o o r l i c h t e n o p z o e k n a a r v e r b e t e r p u n t e n,