3.1. Alles zelf doen hoeft niet

Transcriptie

1 3.1. Alles zelf doen hoeft niet Redenen om iets uit te besteden In uw bedrijf wordt een hoop werk verzet. Dit hoeft u niet allemaal zelf te doen; u kunt besluiten om activiteiten uit te besteden. Met de financiële afweging daarvan zullen we u in paragraaf 3.2. verder helpen. Redenen om uit te besteden zijn niet alleen financieel; meestal spelen ook een rol: onvoldoende kennis en ervaring in eigen huis om het zelf te doen; zelf te weinig tijd hebben; met eigen bedrijfsmiddelen of medewerkers een te lage bezettingsgraad halen zodat de kostprijs te hoog wordt; en door uit te besteden profiteren van de inkoopkracht (gunstige condities, lage prijzen) van de dienstverlener Redenen om iets zelf te (gaan) doen In andere gevallen kan het nodig of gewenst zijn uitbestede activiteiten weer terug te halen door het zelf te gaan doen. Goede redenen om activiteiten zelf te doen zijn meestal: kosten willen besparen; en de activiteiten zijn zo belangrijk, bijvoorbeeld omdat het om contacten met klanten gaat, dat uitbesteden ongewenst is. Le t o p. Bovendien is niet gezegd dat alles wat er in uw bedrijf gebeurt genoeg oplevert. In paragraaf 3 leggen we uit hoe u berekent of het beter is om met een bepaalde activiteit te stoppen. De overwegingen om te stoppen kunnen slaan op het voeren van bepaalde producten of diensten van uw bedrijf, op het open houden van bepaalde filialen, het aanhouden van een bepaalde individuele klant of het al dan niet stoppen van een bepaald project. 3.2 Uitbesteden of zelf doen? Hoe bepaalt u of iets gaat uitbesteden? In paragraaf 3.1. kon u lezen welke redenen u kunt hebben om uitbesteden te gaan overwegen. In paragraaf 3.2. leest u hoe u de juiste beslissing neemt. Het stappenplan met bijbehorend werkblad helpt daarbij. 23

2 Voorbeelden van uit te besteden activiteiten Gebouw Administratie Secretariaat Marketing, verkoop Personeel Logistiek ICT schoonmaak klein onderhoud groot onderhoud receptie bewaking belastingaangiften salarisadministratie debiteurenbeheer telefoondiensten notuleren telefonisch klanten werven/afspraken maken folders, advertenties, verkoopbrieven ontwerpen website up-to-date houden werving en selectie Arbodiensten opslag transport netwerkbeheer bemannen helpdesk Stappenplan uitbesteden Er staan veel dienstverleners klaar om werkzaamheden - tegen betaling - van u over te nemen. Het is zinvol hun berekeningen van mogelijke besparingen kritisch te bezien. Dat kan door zelf onderzoek binnen uw bedrijf te doen en door zelf de berekeningen te doen. Dat gaat als volgt. D. Stappenplan onderzoek besparingen door uitbesteden Stap 1. Begin met een longlist. U begint met op in onderstaand werkblad op te sommen welke activiteiten u zou kunnen uitbesteden. Tip. Activiteiten die het hart van uw bedrijf vormen, activiteiten waarvan u weet dat ze goed en doelmatig verlopen en activiteiten die intensief contact met klanten vragen kunt u doorgaans beter niet uitbesteden. Een andere reden om activiteiten niet uit te besteden is dat de kosten van een activiteit zo laag zijn (en dus de te behalen besparing zo gering) dat het niet zinvol is tijd te steken in het onderzoek. Want het onderzoek en het afronden van formaliteiten met de dienstverlener kan veel tijd kosten. Stap 2. Bepaal wat de activiteiten kosten De tweede stap is dat u per mogelijk uit te besteden activiteit onderzoekt wat de activiteit nu kost. 24

3 Let op. Dat klinkt eenvoudig, maar vergt behoorlijk wat speurwerk. U kunt medewerkers interviewen (hoeveel tijd kost het jullie?), u kunt uren laten schrijven en u kunt in de boekhouding kijken wat de onkosten zijn. Verderop hebben wij een voorbeeld (een restaurant wil het bakken van broodjes uitbesteden) opgenomen. Dat schept wat meer duidelijkheid. Tip. Meestal moet u met de volgende kostenposten rekening houden: Personeelskosten. Vermenigvuldig het aantal bestede uren met het uurtarief (brutoloon plus werkgeverslasten). Ruimtegebruik. Vermenigvuldig het aantal vierkante meters dat de activiteit vergt met de prijs per vierkante meter. Gebruikte grondstoffen. Vermenigvuldig de gebruikte hoeveelheden met de inkoopprijzen. Die staan op de inkoopfacturen. Apparatuur. Reken de jaarlijkse kosten (afschrijving, onderhoud, enz.) u toe. Overige kosten. Al deze kosten telt u bij elkaar op en vult u in op het schema. Stap 3. Bepaal welke kosten vervallen Bekijk vervolgens welke van deze kosten blijven als u uitbesteedt en welke vervallen. Le t o p. In de praktijk vervallen meestal de variabele kosten, zoals tijdelijke krachten, grondstoffen en elektriciteit. Een groot probleem is echter dat de vaste kosten blijven, ook als u uitbesteedt. Het gaat daarbij om bijv. vaste medewerkers (indien ze geen andere taken krijgen), om apparatuur (als die ongebruikt achterblijft) en om de kosten van de ruimte (als de ruimte niet voor iets anders gebruikt gaat worden). Zoals uit het voorbeeld blijkt, kunnen deze vaste kosten ervoor zorgen dat uitbesteden niet voordeliger is, juist omdat de vaste kosten achterblijven. Stap 4. Onderzoek wat uitbesteden u gaat kosten Uw leveranciers werken uiteraard niet gratis. U moet om de juiste beslissingen te kunnen nemen, weten wat dienstverleners of producenten rekenen als u iets aan hen uitbesteed. Dat komt u te weten door offertes op te vragen of door hun prijslijsten in catalogi of op web sites te raadplegen. Ook dit is een lastige stap want de dienstverlener zal graag willen weten wat en hoeveel u wilt afnemen. In de praktijk betekent dit dat u gegevens beschikbaar moet stellen zodat hij/zij een gedetailleerde offerte kan maken. Bovendien moet ook duidelijk zijn welke kwaliteit en welke service u verlangt en moet de uitbestede dienstverlening goed aansluiten bij uw bedrijfsvoering. Dit is dus ook vrij tijdsintensief. Stap 5. Bereken de mogelijke besparing. Pas nu kunt u berekenen wat de mogelijke uitbesteding u kan besparen. 25

4 Le t o p. Zoals gezegd; de vaste kosten blijven achter. Dus eigenlijk moet u de oude situatie (huidige totale kosten) vergelijken met de eventuele nieuwe situatie (totaalprijs van de dienstverlener plus achterblijvende vaste kosten). Als het niet lukt de achterblijvende vaste kosten voor iets anders in te zetten of om ze te besparen, dan zou uitbesteden wel eens niet goedkoper kunnen zijn. Stap 6. Zorg voor zekerheid. Als uitbesteding goedkoper lijkt, dan moet u nog inzicht krijgen in waarom het uitbesteden goedkoper is. Dat kan alleen maar als u goed inzicht heeft in uw eigen kosten en als u weet hoe de kosten van de dienstverlener opgebouwd zijn. Vraag dus zo veel mogelijk duidelijkheid. Tip. Mogelijk kunt u met deze inzichten uw huidige activiteit zo aanpassen dat uitbesteden niet hoeft. Vo o r b e e l d - Ee n r e s tau r a n t w i l h e t b a k k e n va n b r o o d j e s u i t b e s t e d e n Stap 1 - Welke activiteit kan worden uitbesteed? Het bakken van broodjes Stap 2 - Wat kost deze activiteit nu? Meel en gist (variabele kosten) 3.000,- Elektriciteit (variabele kosten) 500,- Personeel (half variabele, half vaste kosten) 5.000,- Huisvesting en machines (vaste kosten) 5.000,- + Totale kosten ,- Het zelf bakken van één broodje kost het restaurant dus 0,34 euro ( ,- / ). Stap 3 - Welke kosten blijven? De vaste kosten van personeel ( 2.500,-) en huisvesting / machines ( 5.000,-) blijven achter als uitbesteed wordt. Stap 4 - Wat rekenen dienstverleners? Een bakker brengt een offerte brengt uit voor 0,18 per broodje. Er is geen sprake van een minimum-afname en van vaste kosten. Stap 5 - Wat is de besparing? Op het eerste gezicht lijkt dit een aantrekkelijk voorstel, omdat 0,18 per broodje lager is dan 0,34. Het venijn zit echter in de vaste kosten die blijven als uitbesteed wordt. Bij uitbesteden worden de kosten: 7.500,- (vaste kosten) x 0,18 = ,-. Dit is dus duurder dan de broodjes in eigen beheer bakken ( ,-). In dit geval is uitbesteden alleen zinvol als minimaal 1.200,- aan vaste kosten wegbezuinigd kunnen worden, bijv. door medewerkers andere taken te geven, de ruimte anders te gebruiken en de machines te verkopen. Stap 6 - Waarom is uitbesteden goedkoper? In dit voorbeeld is uitbesteden is niet goedkoper. 26

5 Werkblad 3.1. Activiteiten uitbesteden of niet? Mo g e l i j k u i t t e b e s t e d e n ac t i v i t e i t e n Wat kost het nu? Welke kosten blijven? Wat kost uitbesteden? Mogelijke besparingen Wa a r o m is u i t b e s t e d e n g o e d k o p e r? Moet ik activiteiten zelf doen, uitbesteden, of ermee stoppen? 27