Plan van Aanpak Invoeren nieuw systeem voor registreren afvalcontainers

Transcriptie

1 Plan van Aanpak Invoeren nieuw systeem voor registreren afvalcontainers Datum: 1 november 2011 Opgesteld door: Manon Holster-Siemons

2 Inhoudsopgave 1. Achtergrond Probleemstelling Doelstelling Reikwijdte Aanpak Resultaat Planning Kosten en baten Communicatie... 9 Plan van aanpak Invoeren nieuw systeem voor registratie afvalcontainers, 1 november 2011 pagina 2

3 1. Achtergrond In de gemeente Borsele heeft elk particulier huishouden recht op een standaardpakket van drie afvalcontainers. Een grijze container voor restafval, een groene container voor gft-afval en een blauwe container voor oud papier en karton. Deze containers worden door de gemeente geleegd. Ook kleine bedrijven (winkels etc.) kunnen, tegen betaling van een reinigingsrecht, afvalcontainers bij de gemeente aanvragen en meeliften met de inzamelroute voor huishoudens. Voor deze containers betalen huishoudens jaarlijks afvalstoffenheffing. In 1994 is het softwareprogramma AMIS aangeschaft om alle containers zoals hierboven genoemd te registeren. Het programma voldoet niet meer aan de huidige eisen. Zo bestaat er geen koppeling met de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA). Er kunnen geen ophaalroutes worden aangemaakt of gewijzigd. Sommige functies van het programma werken niet meer. Het systeem wordt al jaren niet meer onderhouden en de adres- en containergegevens zijn vervuild. In de praktijk blijkt dat er regelmatig meer containers door een huishouden of bedrijf worden aangeboden dan bij de gemeente bekend is. Extra containers voor gft- of restafval waarvoor geen extra afvalstoffenheffing betaald wordt zijn illegaal. De gemeente betaalt namelijk wel voor het afvoeren en verwerken van het ingezamelde afval afkomstig uit illegale containers. Deze kosten worden jaarlijks doorbelast aan alle huishoudens in de vorm van afvalstoffenheffing. Het is dus voor zowel de gemeente als de inwoners van belang het aanbod van illegale containers tegen te gaan. Containers worden ook gestolen, vermist, abusievelijk meegenomen bij verhuizing. Ervaring van gemeenten die containers registreren leert dat tussen 5 en 10% van de containers ten onrechte wordt aangeboden. Een medewerkster bij de afdeling Buitendienst is nu veel tijd kwijt met het opsporen van fraude met containers en het oplossen van onduidelijkheden die SABEWA tegenkomt. 2. Probleemstelling Op dit moment heeft de gemeente Borsele geen goed systeem om de afvalcontainers bij particulieren en kleine bedrijven te registeren. Hierdoor is niet inzichtelijk hoeveel containers er binnen de gemeente Borsele worden aangeboden. Ook is niet inzichtelijk voor hoeveel containers er ook daadwerkelijk betaald wordt. Dit leidt tot rechtsongelijkheid. Doordat er geen koppeling is met GBA is het huidige registratiesysteem vervuild. In het huidige systeem kunnen geen ophaalroutes worden ingevoerd, zodat het optimaliseren van de routes moeilijk is. 3. Doelstelling De doelstelling van dit project is: Het inzichtelijk maken én houden van het aantal afvalcontainers die door de gemeente Borsele worden uitgegeven en worden geleegd, waardoor de afvalstoffenheffing en reinigingsrecht gebaseerd kunnen worden op het juiste aantal containers bij het juiste aantal adressen. Door de registratie van de containers, en daarmee het exact bepalen van de aantallen, kunnen de werkelijke kosten van afvalinzameling zichtbaar worden gemaakt Ook het terugdringen van ongewenst aanbiedgedrag waardoor de rechtvaardigheid van de belastingheffing wordt bevorderd, is een doelstelling. Plan van aanpak Invoeren nieuw systeem voor registratie afvalcontainers, 1 november 2011 pagina 3

4 De subdoelstellingen zijn: 1. Het komen tot een operationeel container registratiesysteem, waarbij het nieuwe registratiesysteem gekoppeld moet zijn aan het GBA. 2. Ervoor zorgen dat alle containers in de gemeente Borsele zijn geregistreerd en gestickerd. Waarbij de containers met behulp van een barcode/ uniek nummer gekoppeld zijn aan het registratiesysteem. 3. Voor alle containers wordt afvalstoffenheffing of reinigingsrecht betaald. 4. Reikwijdte Het nieuwe systeem voor registratie heeft betrekking op alle afvalcontainers (rest-, gft- en papierafval) die in gebruik zijn in de gemeente Borsele. 5. Aanpak Er wordt een projectgroep samengesteld. Deze projectgroep bestaat uit medewerkers van de afdelingen Buitendienst, Ruimtelijke Ordening en Milieu en Automatisering. Daarnaast wordt ook een klankbordgroep samengesteld. Naast de projectgroepleden zijn dit verschillende medewerkers van de afdeling Buitendienst en de afdeling Ruimtelijke Ordening en Milieu en het sectorhoofd Maatschappelijke Ontwikkeling. Daarnaast wordt ook de afdeling Burgerzaken, SaBeWa en zonodig ook andere gemeenten en de dorpsraden gevraagd tijdens het project mee te denken. Met betrekking tot het inrichten en vullen van SBA (zie hieronder bij stap 3) zal op ad hoc basis advies worden gevraagd aan GBS Advies (Ed van den Bosch). Onderhavig concept plan van aanpak is besproken tijdens de startbijeenkomst met de klankbordgroep. Vervolgens wordt het concept plan van aanpak voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders. Na vaststelling van het plan van aanpak wordt gestart met de uitvoering ervan. De meeste werkzaamheden worden uitgevoerd door de leden van de projectgroep. Indien nodig wordt tijdens het project een overleg ingepland om de leden van de klankbordgroep op de hoogte te brengen van de stand van zaken cq. resultaten. Hieronder is stap voor stap de uitvoering van het project weergegeven. Stap 1: Betrek relevante actoren Er worden mensen gevraagd om deel te nemen in het projectteam. Dit zijn: - Manon Holster (projectleider) - Louise Andela - Adriëtta van Tatenhove - Walter Steenbakker - Tineke van der Ven - René de Leeuw - Hans den Hollander Voor de klankbordgroep worden de volgende personen gevraagd: - Ab van Overbeeke - Frans Traas - Roy Worthington - Jack Jansen Plan van aanpak Invoeren nieuw systeem voor registratie afvalcontainers, 1 november 2011 pagina 4

5 Stap 2: Vaststelling plan van aanpak Het plan van aanpak wordt ter vaststelling aangeboden aan het college van burgemeester en wethouders. Stap 3: SBA inrichten en vullen Voor activiteiten rondom bouwen en milieu is enkele jaren geleden overgestapt naar SBA. Dit is een programma van leverancier Stadsbeheer. Dit programma heeft ook een module container registratie. Deze module is door René de Leeuw deels al in gericht, maar moet verder gevuld, getest en operationeel gemaakt worden. Tijdens deze stap moet rekening gehouden worden met ontsluiting van de gegevens door SaBeWa. Stap 4: Procesbeschrijving In samenhang met het inrichten van SBA moet duidelijk worden welke taken cq. werkzaamheden er tijdens onderhavig project door wie uitgevoerd moeten worden. Ook na afronding van het project moet dit duidelijk zijn. Hiervan worden procesbeschrijvingen gemaakt. Zo moet bijvoorbeeld duidelijk worden welke medewerker mag muteren in SBA, welke medewerker een sticker mag printen en welke medewerker een container mag leveren. De hiervoor benodigde interne voorlichting wordt ook tijdens deze stap uitgevoerd. Stap 5: Voorbereiden stickers maken De volgende stap is om te komen tot het maken van stickers. Tijdens deze stap moet worden onderzocht of we zelf de stickers gaan maken of dat we deze werkzaamheden uitbesteden. Ook moeten we inzichtelijk krijgen welke gegevens er op een sticker moeten, welke barcode er gebruikt moet worden om te matchen met SBA. Stap 6: Algemene publicatie inleveren niet geregistreerde containers Zowel in de Borselse Bode als op de website komt een aankondiging van de voorgenomen container registratie. Er wordt ook gevraagd om extra (niet geregistreerde) containers, waarover geen afvalstofheffing wordt betaald, aan te melden bij de gemeente. Deze containers worden dan alsnog geregistreerd en wordt er afvalstofheffing in rekening gebracht. Ervaringen van andere gemeenten leert dat na publicatie veel inwoners en bedrijven vragen hebben over de containerregistratie. Daarom moet voorafgaand aan de publicatie en gedurende het hele project een servicedesk met een apart telefoonnummer worden ingericht en operationeel worden gehouden. Het is de bedoeling dat deze servicedesk door eigen medewerkers wordt bemand. Er worden afspraken gemaakt over bereikbaarheid en welke medewerkers deze servicedesk gaan bemensen. Stap 7: Opsturen tijdelijke stickers per adres Tijdens deze stap krijgt ieder (geregistreerd) adres een op naam gestelde brief. In deze brief wordt verzocht om de container op een bepaalde datum buiten te zetten met daarop geplakt de meegestuurde tijdelijke sticker(s). Betaalt men afvalstofheffing voor een basispakket (1 grijze container, 1 groene container en 1 blauwe container) dan zijn er drie tijdelijke stickers bijgesloten. Betaalt men voor extra containers dan ontvangt met ook voor deze containers tijdelijke stickers. Indien men een of meerdere extra containers, waarvoor geen afvalstoffenheffing wordt betaald, wil inleveren, moet men dat met een bijgesloten sticker inleveren op het deksel aangeven. Het toesturen van de informatiebrief gebeurt per wijk of kern. Het stickerproject wordt daarmee fasegewijs uitgevoerd. Plan van aanpak Invoeren nieuw systeem voor registratie afvalcontainers, 1 november 2011 pagina 5

6 Stap 8: Stickeren Het stickeren gebeurt door eigen personeel. Containers met een sticker inleveren worden meegenomen. Alleen containers met een tijdelijke sticker krijgen een sticker met barcode (geregistreerd). Alleen de containers waar een huishouden recht op heeft worden dus gestickerd. Het stickeren (barcode/ geregistreerde container) gebeurt per wijk of kern. Tijdens het stickeren wordt de container geschouwd. Slechte exemplaren worden vervangen. Ten behoeve van het project wordt een voorraad vervangcontainers aangelegd. Stap 9: Vervolg Niet gestickerde containers worden na de eerst volgende lediging ingenomen. Vervolgens worden niet gestickerde containers niet meer geleegd. Er worden scanapparatuur en/of veldcomputers aangeschaft zodat medewerkers Buitendienst containers kunnen controleren op registratie. Stap 10: Evaluatie De stappen 7 en 8 gebeuren per wijk of kern. Tijdens de uitvoering zal de projectgroep regelmatig contact hebben met medewerkers van de Buitendienst. Als blijkt dat er tijdens de uitvoering van deze stappen aanpassingen nodig zijn, worden deze in de andere wijken/ kernen direct doorgevoerd. Nadat de laatste containers zijn gestickerd is het project in principe afgerond. De projectgroep komt dan bij elkaar om het project te evalueren. Het aantal geregistreerde containers, het aantal ingeleverde containers worden in beeld gebracht. Deze evaluatie wordt ook ter kennisname aan het college van burgemeester en wethouders gestuurd. 6. Resultaat Na afronding van het project: - is er een operationele module container registratie in SBA; - zijn alle containers geregistreerd en gestickerd (barcode); - wordt voor alle containers afvalstofheffing betaald; - zijn werkafspraken m.b.t. registratie container vastgelegd. 7. Planning Stap Omschrijving Gereed 1 Betrek relevante actoren 19 oktober Vaststelling plan van aanpak 1 november SBA inrichten en vullen 1 maart Procesbeschrijving 1 april Voorbereiden stickers maken 1 april Algemene publicatie inleveren niet geregistreerde 1 mei 2012 containers 7 Opsturen informatie en tijdelijke stickers per adres 1 juni t/m 1 december 2012* 8 Stickeren 15 juni t/m 15 december 2012* 9 Evaluatie 1 maart 2013 * Het opsturen van de tijdelijke stickers en het stickeren van de containers wordt per wijk of kern gedaan. Tijdens het project wordt aan de hand van de beschikbaarheid van de medewerkers Buitendienst (diegene die containers gaan stickeren, schouwen en innemen) bepaald hoeveel tijd hiervoor nodig is. Tijdens de zomermaanden (juli en augustus) worden geen brieven verstuurd en worden de containers niet voorzien van een sticker. Plan van aanpak Invoeren nieuw systeem voor registratie afvalcontainers, 1 november 2011 pagina 6

7 8. Lasten en baten Op basis van het aantal te verwachten overleggen en de uitvoerende werkzaamheden wordt geschat dat een projectlid circa 250 uur aan dit project zal besteden. Naar verwachting zal de klankbordgroep 3 keer bij elkaar komen. Het aantal uren dat medewerkers van de afdeling Buitendienst bezig zijn met het stickeren van de containers, het schouwen en het innemen van de containers is moeilijk in te schatten. In verband met het inrichten van SBA zal ook begeleiding van Stadsbeheer en zonodig advies van GBS Advies (Ed van den Bosch) nodig zijn. De stickers benodigd voor dit project worden mogelijk vervaardigd door een bedrijf cq. drukkerij. Daarnaast worden een printer, bijbehorende software, labels, scanapparaat en/of veldcomputer aangeschaft. Deze zijn nodig na afronding voor het project om nieuwe containers te registreren en te leveren en om controles te kunnen uitvoeren. Er wordt vanuit gegaan dat alle werkzaamheden door eigen personeel worden uitgevoerd. In de onderstaande tabel is een overzicht weergegeven van de te verwachten aantal uur. Tabel 1: Te verwachten uren medewerkers projectleden 7 x 200 uur = 1400 uur Klankbordgroep 4 x 6 uur = 24 uur servicedesk 200 uur Stickeren containers 8 weken x 40 uur x 2 medewerkers = 640 uur Innemen containers 2 weken x 40 uur x 2 medewerkers = 160 uur De betrokken medewerkers worden, indien nodig, vrijgemaakt voor onderhavig project. Met name voor de reguliere werkzaamheden van de beladers en de administratieve medewerkers van de afdeling Buitendienst zal vervanging/ externe inhuur geregeld moeten worden. Op basis van bovenstaande uren is hiervan een inschatting gemaakt. In de tabel op de volgende pagina is een overzicht van de lasten inclusief de benodigde externe inhuur in verband met vervanging opgenomen. Uiteraard wordt nagegaan of vervanging binnen de organisatie geregeld kan worden. Plan van aanpak Invoeren nieuw systeem voor registratie afvalcontainers, 1 november 2011 pagina 7

8 Tabel 2 Kostenraming stap Omschrijving stap omschrijving concrete actie inschatting kosten in 2011 betrek relevante actoren project- en klankbordgroep samenstellen en opstellen plan stap 1 van aanpak, uitvoering door eigen medewerkers - stap 2 vaststellen plan van aanpak plan laten vaststellen door het college - SBA inrichten en vullen stap 3 stap 4 procesbeschrijving voorbereiden stickers maken inrichten en operationeel maken van module afval container in SBA, uitvoering door eigen medewerkers - begeleiding stadsbeheer ondersteuning Ed van den Bosch inschatting kosten in 2012 werkafspraken vastleggen en interne voorlichting, uitvoering door eigen medewerkers - afspraken maken over stickers, uitvoering door eigen medewerkers - stap 5 stap 6 algemene publicatie publicatie in de BoBo 500 inrichten servicedesk, uitvoering door eigen medewerkers - stap 7 opsturen tijdelijke stickers maken tijdelijke stickers 7000 versturen brief met tijdelijke stickers 7000 stap 8 stickeren maken definitieve stickers* containers stickeren door eigen medewerkers - stap 9 vervolg publicatie in de BoBo 500 aanschaf printer en stickers 1000 aanschaf scanapparatuur en/of veldcomputers 2000 evaluatie evaluatie aan het college, uitvoering door eigen medewerkers - stap 10 totale kosten stappen 1 t/m Vervanging/ externe inhuur voor reguliere werkzaamheden beladers/ medewerkers buitendienst in verband met inzet voor dit project (800 uur * 25) Vervanging/ externe inhuur voor reguliere werkzaamheden administratie in verband met inzet (inclusief servicedesk) voor dit project (200 uur x 40,-) Totale inschatting van de kosten inclusief uren Plan van aanpak Invoeren nieuw systeem voor registratie afvalcontainers, 1 november 2011 pagina 8

9 De uren die de medewerkers voor dit project maken worden geschreven op projectnummer (afvalbeleid). Dit project kent ook baten. Door het opschonen van het containerbestand en koppeling aan de GBA, kan afvalstoffenbelasting worden geheven. Het aantal niet geregistreerde containers (waarvoor geen afvalstoffenbelasting wordt betaald) is nu niet inzichtelijk. Op basis van ervaringscijfers van andere gemeenten kan er van worden uitgegaan dat 4% van de huishoudens een extra container heeft waarvoor geen afvalstoffenbelasting wordt betaald. Dit komt neer op circa huishoudens x 4% x 142,80 (tarief extra container afvalstoffenverordening) = ,-. In verschillende andere gemeenten (Bunschoten, Vianen, Hulst, Goedereede) is het registreren van containers kostenneutraal ingevoerd. De lasten die voor 2011 zijn geraamd worden gedekt uit de meer opbrengsten van de afvalstoffenheffing De lasten die voor 2012 zijn geraamd worden gedekt door de baten. Dit wordt vastgelegd in een begrotingswijziging. Op basis van de inschatting van de lasten en de opbrengsten kan dit project kostenneutraal worden uitgevoerd. Daarbij moet worden opgemerkt dat de opbrengsten jaarlijks terug keren. Voor het vervangen van slechte containers worden nieuwe containers aangeschaft. Deze worden betaald uit de reguliere kostenplaats inzameling huisvuil ( ) en kostensoort duurzame goederen ( ). 9. Communicatie Om het project te laten slagen is communicatie een belangrijk onderdeel. Dit is ook al beschreven in de Communicatievisie Afval Zowel communicatie naar buiten toe als interne communicatie. Eventuele publicaties worden in overleg met de voorlichter opgesteld. Gedurende het project zal de klankbordgroep, de betrokken medewerkers van de afdeling Buitendienst en het college regelmatig worden geïnformeerd. Plan van aanpak Invoeren nieuw systeem voor registratie afvalcontainers, 1 november 2011 pagina 9