ZIEKTEVERZUIMPROTOCOL GEMEENTE VENRAY

Transcriptie

1 ZIEKTEVERZUIMPROTOCOL GEMEENTE VENRAY In dit protocol wordt uiteengezet wie, wat en wanneer doet in het kader van ziekteverzuimbegeleiding en reintegratie. ALGEMEEN Wanneer een medewerker ziek wordt of een ongeval krijgt, gelden bepaalde regels. De manier waarop de medewerker zich ziek meldt is van belang, maar ook de verplichtingen die daarbij horen. Op de werkgever die verplicht is om tijdens ziekte het loon van de werknemer door te betalen, rust ook de verantwoordelijkheid voor de controle van zieke werknemers en voor verzuimbegeleiding. De werkgever kan zelf bepalen hoe hij de controle organiseert, en door welke deskundige hij zich hierbij laat ondersteunen. Dergelijke controlevoorschriften kunnen regels bevatten over tijdstip en wijze van ziekmelding, gevolg geven aan een oproep om op het spreekuur van een (medisch) deskundige te verschijnen. De werknemer is hieraan gebonden als de regels schriftelijk zijn vastgelegd. VISIE OP ZIEKTEVERZUIM Het ziekteverzuimbeleid van de gemeente Venray is volledig uitgewerkt in de nota ziekteverzuimbeleid gemeente Venray d.d. 30 december Het ziekteverzuimbeleid concentreert zich rondom twee gebieden. Enerzijds bestaat er een focus op het zoveel mogelijk voorkomen van ziekteverzuim. Hiervoor heeft de gemeente Venray naast een degelijk ARBO-beleid aansluiting gezocht bij preventieve zorg vanuit het IZA Bedrijfszorgpakket (preventief). Anderzijds wordt het belang onderkend van een proactieve aanpak bij reeds ontstane ziekteverzuimsituaties en het daadkrachtig werken aan reïntegratieoplossingen (curatief). Het curatieve gedeelte wordt middels dit protocol vernieuwd en vervangt hierbij het gedeelte in de hiervoor genoemde nota ziekteverzuimbeleid. Uitgangspunt van het ARBO-beleid is dat de gemeente Venray heeft gekozen voor de maatwerkregeling, waarbij de volledige regie in eigen handen is. Bij het casemanagement, de organisatie van het ziekteverzuim begeleidingsproces, spelen de leidinggevenden een cruciale rol: zij zijn verantwoordelijk. Het administratieve proces en de termijnbewaking ligt volledig in handen van personeelszaken, die hiernaast een ondersteunende rol heeft richting de leidinggevenden. In de praktijk betekent dit dat de bedrijfsarts optreedt indien er sprake is van problematisch ziekteverzuim, waarbij medische factoren een rol spelen. Hij is de adviseur van de organisatie en speelt middels zijn netwerk een belangrijke rol bij het inkopen van andere diensten extern (providersboog). Waarbij een structurele aanvulling wordt geborgd door de aanwezigheid van het IZA Bedrijfszorgpakket. Binnen het proces van ziekteverzuim en reïntegratie onderscheiden wij de actoren/rollen die in de volgende hoofdstukken worden toegelicht: 1

2 hoofdstuk 1: de leidinggevende/de casemanager hoofdstuk 2: de medewerker hoofdstuk 3: personeelszaken hoofdstuk 4: de bedrijfsarts en IZA Bedrijfszorg bijlage 1: procedures in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter bijlage 2: checklist poortwachter 2

3 1 DE LEIDINGGEVENDE/DE CASEMANAGER 1.1 INLEIDING De leidinggevende vervult een cruciale rol bij de ziekteverzuimbegeleiding- en reïntegratieactiviteiten (V&R): de leidinggevende is de spil in dit proces en wordt derhalve ook de casemanager in het kader van ziekteverzuimbegeleiding en reïntegratie genoemd. Daar waar in dit protocol gesproken wordt over de leidinggevende, wordt primair de afdelingsmanager bedoeld. Voor een aantal andere medewerkers waaronder de afdelingsmanagers en concerncontroller is de leidinggevende de gemeentesecretaris. Daarom is het van belang dat zowel binnen de directie als binnen de afdelingen duidelijke afspraken worden gemaakt over welke functionaris in het kader van V&R-activiteiten de rol van leidinggevende vervult, dus ook een coördinator kan om praktische overwegingen op facetten een rol spelen bij de V&R activiteiten. Waarbij aangetekend dat de feitelijke leidinggevende eindverantwoordelijk blijft in het proces. Wij onderscheiden 2 activiteiten, nl.: contact tijdens de afwezigheid, en contact na afwezigheid. In bijlage I, worden de activiteiten ook die van de leidinggevende samengevat in een overzicht. 1.2 CONTACT TIJDENS AFWEZIGHEID De volgende activiteiten worden gedurende de afwezigheidperiode in het eerste ziektejaar onderscheiden ONTVANGEN TELEFONISCHE ZIEKMELDING De leidinggevende ontvangt persoonlijk de telefonische ziekmelding. De medewerker dient zich uiterlijk om uur ziek te melden. De informatie over de ziekmelding wordt door de leidinggevende via doorgegeven aan de personeelsadministratie personeelszaken@venray.nl De personeelsadministratie verwerkt de gegevens in PIMS (Personeelsinformatie-managementsysteem). RELEVANTE INFORMATIE Tijdens de telefonische ziekmelding kan de leidinggevende een aantal vragen stellen aan de zieke medewerker. Het is van belang de volgende informatie te krijgen: o Wat is er aan de hand (aard van de afwezigheid)? o Waardoor is de afwezigheid ontstaan (oorzaak)? o Hangt de afwezigheid op een of andere manier samen met het werk bij de gemeente Venray of de arbeidsomstandigheden (werkgerelateerdheid van afwezigheid)? o Wanneer verwacht de medewerker weer aan de slag te gaan (hervattingsdatum)? o Moet er tijdens de afwezigheid van betrokkene (onderdelen van) het werk worden herverdeeld (afspraken maken)? o Welk soort werkzaamheden kunnen eventueel nog verricht worden? o Afspraak voor vervolgcontact? 3

4 Bovenstaande vragen zijn feiten georiënteerd en kunnen door de medewerker (of anderen) als louter koel en zakelijk worden geïnterpreteerd. Het spreekt voor zich, dat voor de leidinggevende de kern van de telefonische ziekmelding het geven van aandacht aan de zieke medewerker betreft en het uiten van bezorgdheid omtrent diens afwezigheid. Antwoorden op bovenstaande vragen bieden aanknopingspunten voor de vervolgactiviteiten van de leidinggevende en de bedrijfsarts. De informatie die door de leidinggevende bij bovenstaande vragen wordt verzameld, wordt door hem doorgegeven aan personeelszaken, die op haar beurt deze informatie doorgeeft aan de bedrijfsarts TELEFONISCH VERVOLGCONTACT Het is van groot belang dat er geregeld telefonisch contact plaats vindt tussen de leidinggevende en de zieke medewerker. Als richtlijn geldt dat er binnen 5 werkdagen na de ziekmelding een telefonisch vervolgcontact plaats heeft. Kern van dit telefonische overleg is te informeren naar recente ontwikkelingen en mogelijk (bijgestelde) prognoses. De bedrijfsarts neemt indien de medewerker nog niet is hersteld na 6 werkdagen na de ziekmelding telefonisch contact op met de medewerker. De leidinggevende bepaalt aan de hand van de verkregen informatie wanneer hij weer contact met de medewerker opneemt. In het kader van de zorg voor de zieke medewerker onderscheiden wij in beginsel 2 activiteiten die in elkaars verlengde liggen. Allereerst de ziekteverzuimbegeleiding: hiermee wordt de aandacht voor de zieke medewerker bedoeld gedurende diens afwezigheid. In de tweede plaats reïntegratie-activiteiten: deze betreffen de inspanningen om de zieke medewerker zo effectief mogelijk te laten terugkeren in het arbeidsproces. In beide gevallen betreft het de aandacht en de inspanningen van leidinggevenden, medewerkers en in en externe adviseurs. Het is van belang dat de leidinggevende relevante informatie over de telefonische contacten (zoals inhoud, sfeer, afspraken) vastlegt HUISBEZOEK Wanneer de afwezigheid langer duurt dan twee weken, is een intensiever contact van belang: een huisbezoek door de leidinggevende is aan de orde. Wanneer dit relevant of gewenst wordt geacht door de betrokken medewerker, kan ook een gesprek worden gearrangeerd op het werk. Kern van dit gesprek is drieledig: samen dieper op de materie en de achtergronden van de afwezigheid ingaan, de leidinggevende kan recente informatie geven over reilen en zeilen van de afdeling, mogelijkheden van reïntegratie en doorverwijzing naar reïntegratie-specialisten bespreken. In dat geval overlegt de leidinggevende met de betrokken medewerker en de bedrijfsarts over deze mogelijkheden waardoor een snellere terugkeer bevorderd kan worden. Van dit contactmoment wordt een kort verslag gemaakt. Dit huisbezoek van de leidinggevende staat los van spreekuurbezoek door de medewerker bij de bedrijfsarts CONTACT HOUDEN BIJ LANGDURIG VERZUIM Wanneer het ziekteverzuim langer duurt dan drie weken, is het vanzelfsprekend dat de leiding- gevende contact blijft onderhouden met betrokken medewerker. 4

5 1.2.5 TELEFONISCH OVERLEG MET DE BEDRIJFSARTS Na uiterlijk een periode van zes weken, maakt de bedrijfsarts een probleemanalyse en geeft een schriftelijk advies aan de leidinggevende met behulp van het Advies plan van aanpak reïntegratie. Afhankelijk van de situatie kan de leidinggevende telefonisch contact opnemen met de bedrijfsarts om een en ander te overleggen. Indien er contact plaats heeft met de bedrijfsarts (of een andere deskundige), is het van belang om de inhoud van het gesprek kort vast te leggen. Het formulier is te downloaden op de site van UWV onder de volgende link: wnloads.asp BESPREKEN KORTING OP SALARIS BIJ LANGDURIGE ZIEKTE Vanuit de salarisadministratie wordt na 4 maanden ziekteverzuim melding gedaan van korting op het salaris bij langdurige ziekte aan de afdelingsmanager. Deze dient de medewerker hiervan in kennis te stellen (zie voor verder informatie art en 3.2) BESPREKEN PLAN VAN AANPAK Na ontvangst van het advies plan van aanpak reïntegratie, doch uiterlijk in de achtste week na ziekmelding nodigt de leidinggevende de medewerker uit voor een gesprek. Tijdens dit gesprek komen voornoemde probleemanalyse en het advies plan van aanpak aan de orde. De leidinggevende stelt op basis van dit gesprek een definitief plan van aanpak op. Hiervoor kan de leidinggevende gebruik maken van het format voor het plan van aanpak zoals deze staat opgenomen in Smart Documents onder Algemeen, PZ-zaken. De personeels adviseur ontvangt ook een digitale kopie: de leidinggevende is verantwoordelijk voor deze actie. Indien gewenst, wordt de leidinggevende bij het bespreken en het opstellen van het plan van aanpak ondersteund door de personeelsadviseur PERIODIEK CONTACT Ook voor het bewaken van de voortgang van de reïntegratie conform het plan van aanpak (zie 1.2.6) is er periodiek contact nodig tussen de leidinggevende en de medewerker. Als richtlijn geldt dat minstens eenmaal per zes weken het plan van aanpak wordt geëvalueerd en eventueel wordt bijgesteld. De personeelsadviseur ontvangt hiervan een digitale kopie EERSTEJAARSEVALUATIE De leidinggevende evalueert samen met de zieke medewerker het tot nu toe gelopen evaluatietraject en maakt hiervan verslag. De personeelsadviseur ontvangt hiervan een digitale kopie WET WERK EN INKOMEN NAAR ARBEIDSVERMOGEN (WIA) De WIA is op 1 januari 2006 (formeel op ) van kracht geworden en omvat twee onderdelen: de regeling Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten, de WGA; de regeling Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten, de IVA. 5

6 BEOORDELING WIA Na de periode van 2 jaar ziekte beoordeelt UWV de mate van arbeids(on)geschiktheid van de werknemer. Dat gebeurt door het 'loonverlies' te bepalen, dat is het percentage dat men minder kan verdienen dan voorheen. De WIA maakt vervolgens verschil tussen vier groepen: werknemers met een loonverlies van minder dan 35%; werknemers met een loonverlies van ten minste 35% maar minder dan 80%; werknemers met een loonverlies van ten minste 80% met meer dan geringe kans op herstel; werknemers met een loonverlies van ten minste 80% zonder of met slechts een geringe kans op herstel. De consequenties en informatie over de regelingen zijn te lezen op WIA-AANVRAAG REGULIERE WACHTTIJD Om een definitieve WIA-aanvraag in te kunnen dienen, voert de leidinggevende vóór de 82e week van de afwezigheid een gesprek met de betrokken medewerker. Tijdens dit gesprek wordt het verloop van de reïntegratie geëvalueerd. In uiterlijk de 87e week vraagt de medewerker een WIA-uitkering aan bij de UWV, vergezeld van een zogenaamd reïntegratieverslag. Ten behoeve van dit reïntegratieverslag stelt de bedrijfsarts de benodigde stukken ter beschikking aan de medewerker. De personeelsadviseur kan de medewerker en de leidinggevende ondersteuning bieden. Het formulier is te downloaden op de site van UWV onder de volgende link: wnloads.asp WIA-AANVRAAG VERKORTE WACHTTIJD Ziet het ernaar uit dat de ziekte dusdanig van aard is dat de medewerker niet meer aan de slag kan, dan kan de medewerker in overleg met de werkgever en bedrijfsarts eenmalig een aanvraag doen voor een WIA-uitkering met een verkorte wachttijd. Voorwaarde voor het ontvangen van zo n vervroegde uitkering is dat de betrokken medewerker dertien weken ziek is, geen Ziektewetuitkering ontvangt en de bedrijfsarts kan verklaren dat betrokken medewerker niet meer kunt werken en niet meer beter wordt. Een aanvraag WIA met verkorte wachttijd kan tot de 68ste week van de ziekte worden gedaan. Wordt de aanvraag later ingestuurd, dan geldt een wachttijd van 104 weken. Het formulier is te downloaden op de site van UWV onder de volgende link: wnloads.asp 6

7 1.3 CONTACT NA AFWEZIGHEID HERSTELMELDING Het is van belang dat de betrokken medewerker de leidinggevende zo snel mogelijk informeert over het moment waarop hij weer (gedeeltelijk of volledig) aan de slag gaat. De herstelmelding wordt door de leidinggevende doorgegeven aan de personeelsadministratie via , De personeelsadministratie verwerkt de gegevens in PIMS TERUGKEERGESPREK De leidinggevende heeft een kort gesprek met de betrokken medewerker, die na een korte of lange periode van afwezigheid weer terugkeert. De diepgang van het gesprek is sterk afhankelijk van de ziekteverzuimhistorie, met andere woorden: bij een korte afwezigheid betreft dit gesprek een korte welkomstgroet, terwijl bij een langere afwezigheid daadwerkelijk een uitvoeriger gesprek aan de orde is. Het wordt aanbevolen dat de leidinggevende van dit gesprek een korte notitie maakt ZIEKTEVERZUIMGESPREK (FREQUENT ZIEKTEVERZUIM) Soms heeft het ziekteverzuimgedrag van een medewerker extra aandacht nodig. In dat geval is het zinvol dat de leidinggevende een gesprek met de betrokken medewerker organiseert om zodoende het verzuimgedrag nadrukkelijk aan de orde te stellen en te bespreken. Dit (oriënterend) ziekteverzuimgesprek wordt pas georganiseerd nadat de medewerker zich hersteld heeft gemeld en weer aan het werk is. Veelal is het in het algemeen moeilijk te bepalen wanneer een (oriënterend) ziekteverzuimgesprek zinvol is. Als richtlijn geldt, dat bij een derde ziekmelding in het lopende kalenderjaar (ongeacht de ziekteverzuimoorzaak of ziekteverzuimreden) door de leidinggevende een afspraak voor een ziekteverzuimgesprek wordt gemaakt. Overigens kan de leidinggevende zelf (los van genoemde richtlijn) beslissen om een ziekteverzuimgesprek te arrangeren. Het kan zinvol zijn dat de leidinggevende hierover overleg pleegt met de personeelsadviseur. Het spreekt voor zich, dat een dergelijk ziekteverzuimgesprek goed geprotocolleerd dient te worden uitgevoerd. De leidinggevende kan ter voorbereiding van dit gesprek ondersteuning vragen van de personeelsadviseur. Het is tenslotte vanzelfsprekend dat een zorgvuldige verslaglegging van een dergelijk gesprek van groot belang is. 7

8 2 DE MEDEWERKER 2.1 INLEIDING In het verzuimprotocol wordt nadrukkelijk aandacht besteed aan het beïnvloeden van het ziekteverzuim en het versnellen van de terugkeer van medewerkers. Bij dit streven wordt ook een beroep gedaan op de eigen verantwoordelijkheid en betrokkenheid van de medewerkers. Een succesvol V&R-beleid is voor een belangrijk deel afhankelijk van de houding van de medewerkers ten opzichte van dit beleid. Niet alleen komt dit tot uitdrukking door middel van een zorgvuldige naleving van de regels bij ziekte en reïntegratie, maar is ook de kwaliteit van het overleg tussen de medewerker en de leidinggevende bepalend voor succes. In onderstaande opsomming wordt een aantal regels vermeld die gelden in het kader van de verzuim- en reïntegratieactiviteiten. In de bijlage worden deze regels in het perspectief van het stroomschema Wet Verbetering Poortwachter geplaatst. Ook zijn deze terug te vinden in de checklist Wet Verbetering Poortwachter, welke als bijlage 2 is opgenomen. 2.2 DE ZIEKMELDING Bij ziekte geeft de medewerker de ziekmelding telefonisch door aan zijn leidinggevende voor uur. Indien de medewerker tijdens werktijd ziek naar huis vertrekt, meldt hij zich persoonlijk af bij zijn leidinggevende. Bij de ziekmelding vermeldt de medewerker (voor zover mogelijk): o Aard van de klacht ( wat is er aan de hand?). o Reden of oorzaak van afwezigheid. o Prognose van de afwezigheid (de duur). o Moet er tijdens de afwezigheid van betrokkene (onderdelen van) het werk worden herverdeeld (afspraken maken)? o Verblijfadres. Is de medewerker ziek door zwangerschap of door een ongeval, dan dient de medewerker dit er duidelijk bij te vermelden ZIEKMELDING TIJDENS VAKANTIE Ook wanneer de medewerker op vakantie is en ziek wordt, meldt de medewerker dit. Het is dan namelijk mogelijk om de verlofdagen terug te krijgen. Voorwaarde is dat de medewerker een ondertekende doktersverklaring kan laten zien met de periode van ziekte erop. Na de vakantie neemt de medewerker opnieuw contact op met de leidinggevende. De leidinggevende maakt melding van de ziekte bij personeelszaken die op haar beurt de bedrijfsarts in kennis stelt. 2.3 TELEFONISCHE INFORMATIE-INWINNING DOOR DE BEDRIJFSARTS Na de ziekmelding kan de medewerker op de zevende dag na de ziekmelding een telefoontje van de bedrijfsarts verwachten. Derhalve is het van belang, dat de medewerker tussen 9.00 en uur in ieder geval bereikbaar is om telefonisch de informatie te kunnen verschaffen 8

9 2.4 HET JUISTE ADRES Indien de medewerker tijdens het ziekteverzuim verhuist of tijdelijk elders verblijft of van verpleegadres verandert (bijv. opname in of ontslag uit een ziekenhuis), behoort de medewerker dit binnen 24 uur aan de leidinggevende door te geven. 2.5 GENEZING NIET BELEMMEREN Indien de medewerker zich tijdens het ziekteverzuim zodanig gedraagt, dat daardoor het herstel kan worden belemmerd, kan de gemeente Venray (op basis van een advies van de bedrijfsarts) loondoorbetaling weigeren. 2.6 VAKANTIE TIJDENS ZIEKTE Net zoals bij een normale verlofsituatie vraagt de medewerker, die tijdens ziekte met vakantie wil gaan, daarvoor vooraf toestemming aan zijn leidinggevende. Vakantie activiteiten mogen het herstel niet in de weg staan. Indien de leidinggevende voornemens is om die reden een zieke medewerker geen toestemming te geven om met vakantie te gaan, zal hij daarover altijd eerst advies inwinnen bij de bedrijfsarts. 2.7 OP HET SPREEKUUR KOMEN Aan een oproep om te verschijnen op het spreekuur van de bedrijfsarts of een door de bedrijfsarts aangewezen specialist dient de medewerker gevolg te geven; ook als hij van plan is de werkzaamheden te hervatten. Indien de medewerker inmiddels de werkzaamheden heeft hervat, belt hij de bedrijfsarts met de vraag of hij alsnog op het spreekuur moet verschijnen. Als de medewerker een geldige reden tot verhindering heeft (bijv. bedlegerigheid), meldt hij dit telefonisch aan de bedrijfsarts. 2.8 MEDISCH ONDERZOEK De medewerker is gehouden mee te werken aan een medisch onderzoek door of in opdracht van de bedrijfsarts, indien deze (in overleg met de huisarts of andere artsen) een dergelijk onderzoek noodzakelijk acht. 2.9 VERRICHTEN VAN AANGEPASTE WERKZAAMHEDEN In overleg tussen medewerker, leidinggevende en de bedrijfsarts kan vastgesteld worden dat de medewerker weliswaar niet (volledig) het eigen werk, maar mogelijk wel alternatief of aangepast werk kan doen of op aangepaste tijden kan werken. Bij alternatief werk of aangepast werk wordt vooral gelet op de vraag of het betreffende werk qua belasting en belastbaarheid van de medewerker verantwoord is. Kan iemand om welke reden dan ook niet reïntegreren bij de eigen werkgever, dan is de werkgever verplicht te zoeken naar reïntegratiemogelijkheden bij een andere werkgever binnen of, als dat niet mogelijk is, buiten de eigen sector. Indien de leidinggevende hier eventueel in samenwerking met een reïntegratiebedrijf een voorstel voor doet, is de medewerker verplicht hieraan mee te werken. 9

10 2.10 WERK HERVATTEN BIJ (GEDEELTELIJK) HERSTEL Wanneer de medewerker het werk (gedeeltelijk) hervat, meldt hij zich hersteld bij zijn leidinggevende. Is de medewerker hersteld op een roostervrije of anderszins vrije dag dan moet dat worden doorgegeven bij de herstelmelding. Anders lijkt het verzuim binnen de dienst onterecht hoog en lijkt het of de medewerker langer arbeidsongeschikt was ALS DE MEDEWERKER HET ER NIET MEE EENS IS Wanneer een medewerker een beslissing van de bedrijfsarts niet begrijpt of het ermee oneens is, meldt hij dit meteen aan zijn leidinggevende. Handhaaft de bedrijfsarts de beslissing, dan kan de medewerker een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. De bedrijfsarts geeft aan hoe en waar u het UWV kunt bereiken ALS DE MEDEWERKER EEN KLACHT HEEFT Wanneer de medewerker niet tevreden is over de wijze waarop door de bedrijfsarts is gehandeld, dan kan hij de klacht indienen bij personeelszaken. De medewerker meldt dit tevens aan zijn leidinggevende. Wanneer de klacht betrekking heeft op de handelwijze van een medewerker van de gemeente Venray, dan kan hij voor advies, over hoe om te gaan met een klacht, terecht bij Josette Teepen. Zij treedt hierbij op als vraagbaak, adviseur en begeleider. Indien van toepassing kan zij doorverwijzen naar Carola Nijs, de externe vertrouwenspersoon. Verdere informatie over de klachtenregeling zie, hoofdstuk 9 van de Algemene Wet bestuursrecht INFORMATIEVERSTREKKING Met inachtneming van hetgeen onder het medisch beroepsgeheim valt, geeft de bedrijfsarts relevante informatie door aan de gemeente Venray. Hieronder zijn inbegrepen de gegevens die ertoe hebben geleid dat beoordeling en begeleiding niet mogelijk zijn geweest door toedoen van de betrokken medewerker SANCTIES Als de bedrijfsarts een overtreding van bovengenoemde begeleidingsvoorschriften constateert, wordt de leidinggevende hierover geïnformeerd. De gemeente Venray is gerechtigd om in geval van overtreding van de bepalingen van dit protocol tot het treffen van sancties tegen de medewerker. Op basis van de regelgeving volgens de Wet Verbetering Poortwachter kan de gemeente Venray bij onvoldoende inspanning van de medewerker om actief aan zijn reïntegratie te werken, overgaan tot het stopzetten van de loondoorbetaling VAKANTIEOPBOUW TIJDENS ZIEKTE Als je minder dan 55% van je arbeidstijd ziek bent kun je rekenen op normale opbouw van je vakantiedagen. Als je meer dan 55% van je arbeidstijd ziek bent, bouw je over de laatste 6 maanden van de ziekteperiode geen vakantiedagen op. In de aansluitende ziekteperiode kun je rekenen op normale opbouw van je vakantiedagen. Bovendien wordt bepaald dat de periode van zes maanden opnieuw gaat tellen na een periode van volledig herstel gedurende ten minste vier weken. Want word je binnen een periode van 4 weken weer ziek dan geldt dit als een doorlopende ziekteperiode. Eventuele correcties vinden achteraf (na volledig herstel) plaats. 10

11 2.16 SALARIS BIJ LANGDURIGE ZIEKTE Op 1 januari 2004 is de Wet verlenging loondoorbetaling tijdens ziekte 2003 (WVLBZ) in werking getreden. Als gevolg hiervan is de CAR/UWO gewijzigd. Dit heeft ook voor jou consequenties. De medewerker die ongeschikt is tot het verrichten van zijn arbeid als gevolg van ziekte heeft over deze uren recht op de volgende doorbetaling: de eerste 6 maanden - volledige doorbetaling van zijn bezoldiging 7 e t/m 12 e maand - 90% doorbetaling van zijn bezoldiging 13 e t/m 24 e maand - 75% doorbetaling van zijn bezoldiging na 24 maanden wordt bij voortdurende ongeschiktheid tot aan het einde van zijn dienstverband 70% uitbetaald Over de uren waarbinnen de medewerker werk verricht, al dan niet in het kader van reïntegratie of scholing, heeft hij recht op volledige doorbetaling van zijn bezoldiging. Hierbij geldt voor de zieke medewerker een extra financiële stimulans als hij tenminste voor 50% van zijn arbeidsduur werkzaamheden verricht, of scholing volgt in het kader van zijn reïntegratie. In dat geval heeft de ambtenaar recht op 5% berekend over de bezoldiging waar hij recht op heeft ingevolge dit artikel (CAR/UWO 7:3). Hierbij geldt als maximum de eigen bezoldiging. Overgangsrecht De wijzigingen in de CAR/UWO gaan in per 1 januari 2006 en zijn van toepassing op medewerkers van wie de eerste ziektedag lag op of na 1 januari Dit betekent niet dat aan de gewijzigde bepalingen terugwerkende kracht wordt verleend. Voor medewerkers van wie de eerste ziektedag lag op of na 1 januari 2004 gelden de gewijzigde bepalingen met ingang van 1 januari OVERIGE KORTINGEN REISKOSTENVERGOEDING WOON-WERK VERKEER BIJ ZIEKTE De vaste reiskostenvergoeding wordt doorbetaald tijdens kortstondige afwezigheid van maximaal 6 weken. Als langdurige afwezigheid van de medewerker verwacht wordt danwel een feit is, wordt de vaste reiskostenvergoeding gedurende de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog onbelast uitbetaald. Daarna wordt de vaste reiskostenvergoeding stopgezet tot het moment vanaf de maand volgende op het (gedeeltelijk) herstel. Deze regeling is opgetekend uit het handboek loonheffingen 2006, art van de belastingdienst KORTING OUDERSCHAPSVERLOF Deze vervalt na 14 dagen ziekteverzuim. Het recht op ouderschapsverlof heeft geen opschortende werking. Hierbij vervalt ook de korting op de verlofdagen KORTING LANGDUREND ZORGEVERLOF 11

12 Bij ziekteverzuim, langer dan 7 kalenderdagen dan heeft de medewerker vanaf de 8 e kalenderdag weer aanspraak op volledige bezoldiging en vakantieopbouw. Er vindt geen opschortende werking plaats van het langdurige zorgverlof. 3 PERSONEELSZAKEN 3.1 DE PERSONEELSADMINISTRATIE Naast de personeelsadviseur, welke rol hierna wordt toegelicht, vervult de personeelsadministratie een belangrijke spilfunctie in het verzuimproces. Zij verwerken ziek- en herstelmeldingen in PIMS, verzorgen de noodzakelijke meldingen aan het UWV en zij verzorgen de planning rondom het spreekuur. De personeelsadministratie is in aanleg verantwoordelijk voor een juiste registratie van de verzuim gegevens op basis waarvan diverse verzuimrapportages kunnen worden opgevraagd, derhalve is juiste en volledige informatie van de leidinggevende van groot belang. Een standaardrapportage wordt op de eerste maandag van elke maand door de personeelsadministratie aangeboden aan de afdelingsmanager en de personeelsadviseur. Hierin staat betreffende het lopende jaar per afdeling en per medewerker het verzuim en de duur van het verzuim vermeld. 3.2 DE SALARISADMINISTRATIE De salarisadministratie heeft een signalerende functie ten aanzien van langdurig zieken en de hiermee samenhangende activiteiten (melding UWV e.d.) aan de personeelsadministratie en de personeelsadviseur. Tevens verzorgen zij de berekeningen en de hiermee gepaard gaande brieven bijvoorbeeld inzake korting van het salaris bij langdurig verzuim. 3.3 DE PERSONEELSADVISEUR De personeelsadviseurs vervullen in het kader van het V&R-proces een ondersteunende en coachende rol. Gegeven de ontwikkeling in het verzuim- en reïntegratie proces, waarbij de leidinggevenden een meer uitvoerige taak krijgen, verschuift de rol van de personeelsadviseurs. Dit vergt van zowel de leidinggevenden als van de personeelsadviseurs aanpassing en aandacht. De advisering en ondersteuning aan de leidinggevenden kan bijvoorbeeld gegeven worden bij: o verzuimgesprekken; o plannen van aanpak reïntegratie; o WIA-procedure; o arbeidsongeschiktheidsontslag; o analyse van verzuimcijfers; o het opstellen van een actieplan ter realisering van de verzuimtargets. Afgeleid daarvan kan uiteraard ook de medewerker ondersteund worden. 12

13 4 DE BEDRIJFSARTS EN IZA BEDRIJFSZORG 4.1 W2M De geregistreerd bedrijfsarts waar de gemeente Venray met ingang van 1 januari 2006 gebruik van maakt is Hans Wiebe. Hans Wiebe is een zelfstandig gevestigd bedrijfsarts onder de bedrijfsnaam W2M. Het contract met W2M hebben wij als gemeente Venray in gezamenlijkheid gesloten met de gemeenten Bergen, Gennep, Horst en Mook en Middelaar. Tot de taken van de bedrijfsarts mag naast de verzuimbegeleiding en reïntegratie, gerekend worden: schrijven van de probleemanalyse bij 6 weken, advisering rondom interventies, melding van beroepsziekten, opbouw medisch dossier en schrijven actueel oordeel voor de WIA aanvraag bij 87 weken inclusief medische rapportage. Coaching in het verzuimbegeleidingsproces van afdelingsmanagers behoort ook tot zijn werkzaamheden. De contactgegevens van de bedrijfsarts zijn: W2M Hans Wiebe Blauwe Hof XB Wychen Mobiel: E.mail: wiebe@w2m.nl 4.2 SPREEKUUR Binnen het V&R-proces wordt aandacht besteed aan een meer gedifferentieerde werkwijze van de bedrijfsarts, waardoor er ook wordt gefocussed op het kortdurende, meer frequente verzuim. De bedrijfsarts versterkt hierdoor de inzet van de leidinggevende. Ten aanzien van dit laatste is een goede en directe communicatie met de betreffende leidinggevende essentieel: hiervoor wordt in het spreekuur van de bedrijfsarts voorzien. De bedrijfsarts houdt spreekuur bij de gemeente Venray, waardoor de bereikbaarheid en directe communicatie met de leidinggevenden wordt geoptimaliseerd. De bedrijfsarts is daardoor gemakkelijker toegankelijk voor zowel de leidinggevende als de medewerkers. Het zogenaamde open spreekuur van de bedrijfsarts kan door medewerkers en leidinggevenden op eigen initiatief, na het maken van een afspraak, bezocht worden. Dit spreekuur heeft een vertrouwelijk karakter; niets wordt zonder toestemming met de werkgever besproken. Hiervoor kan rechtstreeks contact worden opgenomen met de bedrijfsarts of een verzoek richten aan : personeelszaken@venray.nl De bedrijfsarts houdt één keer in de twee weken op dinsdagmiddag spreekuur bij de gemeente Venray. Op advies van de bedrijfsarts worden medewerkers voor dit spreekuur uitgenodigd door personeelszaken. De medewerker hoeft niet op het spreekuur te verschijnen wanneer het werk weer is hervat, tenzij in overleg tussen de leidinggevende en de bedrijfsarts anders is afgesproken. Bijvoorbeeld om na te gaan of de hervatting van het werk verantwoord is en of na de hervatting de begeleiding en/of behandeling nog doorgaat. De medewerker draagt er zorg 13

14 voor een spreekuurafspraak ten minste 24 uur van tevoren telefonisch te annuleren bij personeelszaken of de bedrijfsarts. 4.3 TELEFONISCHE INFORMATIE-INWINNING NA DE 6E ZIEKTEDAG De bedrijfsarts wil op de hoogte zijn van het verloop van de eerste dagen van het ziekteverzuim. Daarom wordt er door de bedrijfsarts na de 6e dag van afwezigheid telefonisch informatie ingewonnen bij betrokken medewerkers. De betrokken leidinggevende krijgt de informatie in beginsel telefonisch teruggekoppeld, waarbij overigens geen informatie zal worden verstrekt die onder de medische geheimhouding valt. 4.4 IZA BEDRIJFSZORG Gemeente Venray heeft een overeenkomst gesloten met IZA-bedrijfszorg. Dit is een pakket van zorgvoorziening, ontwikkeld door het IZA, met als doel door middel van het bevorderen van de gezondheid en het welzijn van medewerkers, een bijdrage te leveren aan het terugdringen van het ziekteverzuim. Binnen dit zorgpakket wordt aan medewerkers die dit wensen hulp en begeleiding geboden door een bedrijfsmaatschappelijk werker, fysiotherapeut, psycholoog of met behulp van wachtlijstbemiddeling of mediation. Dit pakket is niet van toepassing op gezinsleden die meeverzekerd zijn voor de IZA regeling. Een aanvraag doet de medewerker via de leidinggevende die dit via de mail verstuurd aan De adviseur personeelszaken stelt IZA in kennis middels het IZA bedrijfszorg formulier. Het IZA-Bedrijfszorgpakket is ingekocht door de gemeente Venray als werkgever. Dit betekent dat er voor de medewerkers geen kosten aan verbonden zijn, dus ook geen eigen bijdrage bij behandeling. Naast dit zorgpakket kan de medewerker altijd gebruik maken van de reguliere IZA-regeling. Hierbij blijven echter wel de voorwaarden die aan deze regeling zijn verbonden, zoals de eigen bijdrage en in een aantal gevallen een verwijzing door de huisarts of specialist, van toepassing. Er hoeft geen sprake te zijn van ziekteverzuim om een beroep te kunnen doen op een van de faciliteiten van IZA-bedrijfszorg. Het is zowel voor de werkgever als medewerker beter indien zorg op een zodanig tijdstip wordt gevraagd en geboden dat ziekteverzuim wordt voorkomen. De medische informatie, voor zover dit in het kader van het hersteltraject of ter beoordeling van de mate van arbeidsongeschiktheid nodig is, wordt alleen aan de bedrijfsarts medegedeeld. Dit gebeurt alleen als de medewerker daarvoor toestemming heeft gegeven. Wel kan, om verzuim te voorkomen of te beperken, de behandelaar aan de bedrijfsarts aangeven dat het wenselijk is om gerichte maatregelen te nemen. 14

15 15

16 Procedures in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter BIJLAGE I Acties Wie Wanneer 1. De medewerker meldt zich ziek bij zijn/haar direct leidinggevende Medewerker 1 e ziektedag 2. De ziekmelding wordt doorgegeven aan personeelszaken via de mail, personeelszaken@venray.nl Leidinggevende 1 e ziektedag 3. De leidinggevende meldt bij personeelszaken of er sprake is van dreigend langdurig verzuim (verzuim langer dan 6 weken) bij de zieke medewerker + vermelding van reden(en) daarvan en of er eventueel bijzondere omstandigheden zijn. 4. Personeelsadministratie draagt zorg dat de bedrijfsarts telefonisch contact opneemt met de zieke medewerker om te informeren naar de aard en de vermoedelijke duur van de ziekte. 5. De personeelsadministratie zorgt dat de zieke medewerker bij de bedrijfsarts wordt opgeroepen. 6. De bedrijfsarts nodigt de medewerker uit op het spreekuur voor een consult ten behoeve van het maken van een probleem analyse + advies 7. De bedrijfsarts draagt zorg dat de probleemanalyse + advies m.b.t. de reïntegratie van de zieke medewerker wordt verstuurd naar de medewerker, leidinggevende en de personeelsadviseur 8. De leidinggevende moet samen met de medewerker een plan van aanpak ten behoeve van een eventuele reïntegratie opstellen. Op verzoek kan de personeelsadviseur ondersteuning bieden. 9. De leidinggevende maakt samen met de medewerker een plan van aanpak. De leidinggevende draagt zorg voor verzending van dit plan via personeels zaken aan de bedrijfsarts. Het formulier is te downloaden op de site van UWV onder de volgende link: W_online_downloads.asp Leidinggevende Bedrijfsarts / Personeelsadministratie Personeelsadministratie Bedrijfsarts Bedrijfsarts Leidinggevende Leidinggevende / Personeelsadministratie Uiterlijk 5 e ziektedag 7 e ziektedag Begin week 3 na 1 e ziektedag Voor week 6 na 1 e ziektedag In week 6 na de 1 e ziektedag In week 6 na de 1 e ziektedag Vanaf week 6 doch uiterlijk in week 8 na de 1 e ziekte dag 16

17 10. Dit plan dient iedere 6 weken op initiatief van de leidinggevende geëvalueerd te worden en eventueel te worden bijgesteld. Het bijgestelde plan moet via personeelszaken worden verstuurd aan de bedrijfsarts. 11. De bedrijfsarts roept de medewerker 6 wekelijks op voor het spreekuur 12. De personeelsadministratie draagt zorg voor de melding van de zieke medewerker bij het UWV 13. Eerstejaarsevaluatie: de leidinggevende evalueert samen met de zieke medewerker het tot nu toe gelopen traject 14. De leidinggevende stelt samen met de medewerker het 1 e deel van het reïntegratieverslag op. Op verzoek kan personeelsadviseur hierbij ondersteuning bieden. 15. De bedrijfsarts stelt het 2 e medische deel op van het reïntegratieverslag. De medewerker en UWV ontvangen hiervan een afschrift 16. De personeelsadministratie stuurt een bericht naar de leidinggevende en de medewerker dat de WIA - aanvraag en het reïntegratieverslag gereed moeten zijn en dat de medewerker moet zorgen dat de WIA aanvraag in week 87 tot uiterlijk 91 naar het UWV wordt gestuurd. 17. De medewerker dient de WIA aanvraag en het reïntegratieverslag in bij UWV en draagt zorg dat de leidinggevende en PZ hiervan een kopie ontvangen. 18. UWV neemt beslissing WIA-uitkering Kritieke punten management en PZ: Leidinggevende / personeelszaken Bedrijfsarts Personeelsadministratie Leidinggevende Leidinggevende Bedrijfsarts Personeelsadministratie Medewerker In week 104 na de 1 e ziektedag In week 14, week 20, week 26 enz. na de 1 e ziekte dag. 6 wekelijks na de 1 e ziektedag In week 13 na de 1 e ziektedag In week na de 1 e ziektedag Uiterlijk in week 82 na 1 e ziektedag In week 82 na 1 e ziekte dag In week 84 na de 1 e ziekte dag In week 87 na de 1 e ziekte dag tot uiterlijk in week Na twee weken ziekte: heeft contact tussen medewerker en leidinggevende plaatsgehad? - In week 6 na eerste ziektedag: leidinggevende moet initiatief nemen voor plan van aanpak eventuele reïntegratie binnen eigen afdeling - Iedere zes weken dient dit plan te worden geëvalueerd: de personeelsadviseur toetst (toetsingscriteria UWV) of naar aanleiding van deze terugkerende evaluatie voldoende aanknopingspunten zijn voor reïntegratie binnen de eigen functie. - Blijven voortgang of aanknopingspunten voor voortgang achterwege dan moeten manager en de personeelsadviseur kijken naar reïntegratie op een breder vlak binnen de afdeling of binnen de organisatie. Het UWV stelt hierbij expliciet een aantal eisen: o De werkgever (=verantwoordelijke manager) moet actief bemiddelen naar passend werk binnen de eigen organisatie; o De manager moet in beginsel positief ingaan op initiatieven van de werknemer. - Iedere zes weken dient dit plan te worden geëvalueerd: de personeelsadviseur toetst of naar aanleiding van deze terugkerende evaluatie voldoende aanknopingspunten zijn voor reïntegratie binnen de eigen functie. - Na 1 jaar ziekte wordt het reïntegratietraject en de gedane inspanningen geëvalueerd door de leidinggevende en de medewerker. - In week 82 na de eerste dag ziekte wordt het eerste deel van het reïntegratieverslag door de manager en de medewerker opgesteld. De inhoud van dit verslag is in principe een samenvatting van alle ondernomen acties en het gehele proces gedurende het jaar. - Het eerste deel wordt aangevuld met het medische deel wat door de bedrijfsarts wordt geleverd. Het spreekt voor zich dat beide delen op elkaar aan moeten sluiten: ondernomen acties moeten in verhouding staan met de medische situatie! 17

18 18

19 BIJLAGE II Checklist Poortwachter Volgens de Wet verbetering poortwachter moet de werkgever aan een groot aantal regels voldoen wanneer een werknemer ziek wordt. Om ervoor te zorgen dat hij niets vergeet, kan de werkgever via de nu volgende checklist nagaan wat hij al heeft gedaan en wat er nog moet gebeuren. Week 1 O Na de verzuimmelding is gecontroleerd of er sprake is van ziekte. O De datum van de ziekmelding is geregistreerd. Week 2 O De ziekmelding is binnen een week doorgegeven aan de bedrijfsarts. O Er wordt een reïntegratiedossier aangelegd. Week 5 O Is er sprake van een arbeidsconflict? Zo ja, dan heeft de werkgever dit doorgegeven aan de bedrijfsarts. Deze melding is opgenomen in het reïntegratiedossier. Week 6 O De werkgever heeft van de bedrijfsarts de probleemanalyse ontvangen. O De probleemanalyse is opgenomen in het reïntegratiedossier. O De werknemer heeft een exemplaar van de probleemanalyse ontvangen. O Het bedrijf heeft de werknemer uitgenodigd voor het opstellen van een plan van aanpak. Week 7-8 O Werkgever en werknemer hebben het plan van aanpak opgesteld. O In het plan van aanpak is een casemanager aangewezen door werkgever en werknemer. O Het plan van aanpak is opgenomen in het reïntegratiedossier. Week 13 O De werkgever heeft de ziekmelding doorgegeven aan UWV. O Er is een kopie van de melding opgenomen in het reïntegratiedossier. Week 14 O Het bedrijf heeft een eerste evaluatiebijeenkomst met de werknemer gehouden. O Een door werknemer en werkgever ondertekend verslag van de bijeenkomst is opgenomen in het reïntegratiedossier. O De bedrijfsarts heeft contact gehad met de werknemer. O Eventuele wijzigingen in de reïntegratieplannen zijn opgenomen in het plan van aanpak. Zo ja, dan is het bijgestelde plan van aanpak opgenomen in het reïntegratiedossier. Week 20 O De werkgever heeft een tweede evaluatiebijeenkomst met de werknemer gehouden. O Een door beiden ondertekend verslag is opgenomen in het reïntegratiedossier. O De bedrijfsarts heeft weer contact gehad met de werknemer. O Eventuele wijzigingen in de reïntegratieplannen zijn opgenomen in het plan van aanpak. 19