De Lichtenvoorde. Protocol Ziekteverzuim

Transcriptie

1 De Lichtenvoorde P.R. Stroeve, adviseur personeelszaken mei 2011

2 Status Beleidsnotitie Notitie Ziekteverzuim Auteur(s) P.R. Stroeve, adviseur personeelszaken Datum Datum bespreking MT 26 april 2011 Datum vaststelling bestuurder Datum bespreking Centrale Verwantenraad n.v.t. Datum bespreking Cliëntenraad n.v.t. Datum bespreking Ondernemingsraad 23 februari 2011 Datum evaluatie doelstelling Datum evaluatie beleid April 2013 Effectbespreking van de totstandkoming van deze notitie 2

3 Ziekteverzuimprotocol De Lichtenvoorde 1. Inleiding Voor de ziekteverzuimbegeleiding maakt De Lichtenvoorde gebruik van een externe arbodienst: ArboAnders. Per 1 januari 2009 is onze arbeidsorganisatie contractueel verbonden aan ArboAnders, die verantwoordelijk is voor de deskundige ondersteuning voor wat betreft arbeidsgezondheidskundige begeleiding van onze medewerkers. Vandaar dat in dit protocol hun aandeel in ons verzuimbeleid wordt beschreven. De primaire verantwoordelijkheid voor de uitvoering (het maken van afspraken, het toezien op naleving van afspraken en het eventueel opleggen van sancties etc.) ligt bij de direct leidinggevende welke indien nodig wordt ondersteunt door de adviseur P&O. De direct leidinggevende is de sleutelfiguur. Door het consequent toepassen van het verzuimprotocol kan de direct leidinggevende het verzuim meer beïnvloeden. Ook heeft de direct leidinggevende een cruciale rol bij het bewaken van de kwaliteit van de arbeid door daar met zijn medewerkers over te praten. Op individueel niveau zijn verantwoordelijkheidsgevoel en collegialiteit belangrijke factoren voor het doen slagen van het verzuimbeleid. Bij de afweging wel of niet ziekmelden moet doorslaggevend zijn dat het niet gaat om een klein ongemak maar dat er sprake is van arbeidsongeschiktheid. Per 1 april 2002 is de Wet Verbetering Poortwachter ingevoerd met als doel de kansen op reintegratie te verbeteren door de werknemer én de werkgever meer verantwoordelijkheid te geven. Nieuwe instroom in de WIA moet door deze wet worden teruggedrongen. De wetgever schrijft daarom nieuwe en strengere verplichtingen voor en het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) kan zwaardere sancties opleggen aan zowel de werkgever als aan de werknemer. 3

4 2. Uitgangspunten De uitgangspunten van het ziekteverzuimbeleid van De Lichtenvoorde zijn: - De medewerker heeft een eigen verantwoordelijkheid als het gaat om het herstelproces, het bereiken van werkhervatting en het (doen) registreren van de benodigde gegevens. - Ziekteverzuim betekent een zorg voor zowel de medewerker als de werkgever. - De begeleiding van de zieke is erop gericht de sociale, de financiële en de organisatorische consequenties zo beperkt mogelijk te houden. - De regie van de ziekteverzuimbegeleiding is in handen van de (direct) leidinggevende (als vertegenwoordiger van de werkgever). - De leidinggevende, eventueel andere betrokkenen en de verzuimmanager* ArboAnders of bedrijfsarts zorgen ervoor dat de gegevens over de werknemer en diens ziekteverzuim vertrouwelijk worden behandeld. *Verzuimmanager is het vaste aanspreekpunt bij ArboAnders van De Lichtenvoorde als het gaat om ziekte, arbeidsongeschiktheid en re-integratie. De verzuimmanager past binnen de kaders van de wet en regelgeving een triage toe, maakt indien nodig een probleemanalyse (onder supervisie en afstemming met een bedrijfsarts). Humannet Bij de verslaglegging door de arbodienst, bedrijfsarts, leidinggevende en adviseur P&O wordt er gebruik gemaakt van het digitale verzuimregistratie systeem Humannet. De gegevens die in Humannet staan, zijn in te zien door leidinggevende en P&O. Het enige wat hierin is te zien zijn vastgelegde gespreksverslagen, afspraken en formulieren behalve strikt medische gegevens en informatie waarover in het gesprek tussen medewerker en arbodienst of bedrijfsarts geheimhouding is overeengekomen. 3. Ziekmelding De medewerker die ziek is dient zich zo spoedig mogelijk ziek te melden. Dit dient te gebeuren op het clusterbureau bij de bureausecretaresse of op het bestuurs- en bedrijfsbureau bij de medewerker receptie (voor medewerkers die werkzaam zijn in begeleidingsteams geldt dat zij zich op de eerste plaats ziek melden bij het team waar ze werkzaam zijn en daarna op het clusterbureau). De medewerker kan zich ziekmelden vóór 10 uur met ingang van de dag waarop gewerkt had moeten worden c.q. waarop een vakantiedag genoten wordt. In het weekend kan worden ingesproken op het antwoordapparaat van het clusterbureau. De bureausecretaresse van het clusterbureau of de medewerker van de receptie van het bestuursen bedrijfsbureau verbindt de medewerker door naar zijn direct leidinggevende. Wanneer de direct leidinggevende op dat moment niet te bereiken is dient de medewerker zijn ziekmelding via de voic in te spreken. De direct leidinggevende draagt er zorg voor dat hij dezelfde dag nog contact legt met de zieke medewerker. In bijzondere situaties kan hier van worden afgeweken, de direct leidinggevende legt dan uiterlijk binnen drie dagen na de ziekmelding contact met de medewerker. Het is belangrijk en verplicht dat de zieke medewerker zich zelf ziek meldt en de leidinggevende informeert over; - het verblijfadres; - onder welk telefoonnummer de medewerker bereikbaar is; - vermoedelijke datum van werkhervatting; - welke zaken volgens de werknemer als gevolg van zijn/haar ziekte op het werk geregeld moeten worden; - of de ziekte/het ziekteverzuim verband houdt met het werk of de werksituatie; - of een bezoek aan de huisarts is/zal worden afgelegd. Wijziging van het verblijfadres of van het telefoonnummer waaronder de zieke bereikbaar is, moeten zo spoedig mogelijk aan de leidinggevende worden doorgegeven. Bij afwezigheid van 4

5 de leidinggevende (ziekte/vakantie) meldt de werknemer zich ziek bij degene die op het moment van ziekmelden als vervanger fungeert. Is het voor de medewerker niet mogelijk om zichzelf ziek te melden dan dient een ander er in elk geval voor te zorgen dat de leidinggevende wordt geïnformeerd zoals hierboven beschreven. 4. Herstelmelding De medewerker geeft een (gedeeltelijke) herstelmelding onder vermelding van het aantal uren van herstel door op het clusterbureau aan de bureausecretaresse en aan het team waar hij of zij werkt en op het bestuurs- en bedrijfsbureau aan de medewerker receptie. De bureausecretaresse/ medewerker receptie geeft voor uur de (gedeeltelijke) herstelmeldingen door aan de salarisadministratie op het bedrijfsbureau. De salarisadministratie geeft de herstelmeldingen door aan het UWV en de Arbo-dienst. 5. Tijdens het ziekteverzuim - De leidinggevende heeft zo spoedig mogelijk (doch uiterlijk binnen drie dagen) contact met de zieke medewerker. Het doel van dit contact dient te zijn dat de direct leidinggevende zicht krijgt op de situatie van de verzuimende medewerker. - De leidinggevende heeft regelmatig contact met de verzuimende medewerker. - Na 5 dagen verzuim neemt de verzuimmanager van ArboAnders contact op met de medewerker en rapport hierover in Humannet. - De werknemer geeft gevolg aan een oproep van ArboAnders om op het spreekuur van de bedrijfsarts te verschijnen. Deze oproep is vooraf met de leidinggevende besproken. - De medewerker zal medewerking verlenen aan het beoordelen van de arbeids(on)geschiktheid. - Bij werkhervatting voorafgaande aan de dag van de oproep, dient de werknemer dit tijdig te melden aan ArboAnders en de leidinggevende, en is een bezoek alleen nodig als de leidinggevende dit gewenst vindt. - De leidinggevende heeft de plicht en zorg om tijdens de ziekteperiode (eventueel tijdelijke) passende werkzaamheden mogelijk te maken. Hierover wordt vooraf advies aan de verzuimmanager van ArboAnders of bedrijfsarts gevraagd. - Het herstel- en/of re-integratieproces moet alle kans krijgen en mag niet worden belemmerd door andere dan de overeengekomen werkzaamheden en activiteiten. - Bij dreigend langdurig verzuim heeft de leidinggevende in de derde week van het verzuim een verzuimgesprek. Dit is een inventariserend gesprek om de mogelijkheden om (aangepaste) werkzaamheden te verrichten in beeld te krijgen. De leidinggevende overhandigt de folder langdurig verzuim aan medewerker en licht deze toe. In deze folder wordt o.a. ingegaan op het opbouwen/bijhouden van een re-integratiedossier en het houden van evaluatiegesprekken. - De werkgever en/of leidinggevende, verzuimmanager ArboAnders of bedrijfsarts en de medewerker zullen alle redelijke mogelijkheden benutten om aanleidingen en oorzaken van het (ziekte)verzuim te voorkomen of uit te schakelen en de ziekteperiode zo veel als mogelijk bekorten. - Als de medewerker tijdens ziekte/arbeidsongeschiktheid met vakantie wil gaan, dan zal hij/zij vooraf toestemming moeten vragen aan zijn leidinggevende. De leidinggevende zal eventueel de verzuimmanager van ArboAnders en/of bedrijfsarts raadplegen over de consequenties van de vakantieperiode voor het herstelproces of het re-integratieproces. Hierbij zullen de vakantiedagen conform art 8:6 lid 2 zullen worden afgetrokken. - Bij een langer durende ziekte zal de arbodienst in principe na zes weken een probleemanalyse en een advies over mogelijkheden van terugkeer naar de werksituatie opstellen. 5

6 - De leidinggevende wordt over de resultaten van gesprekken op de hoogte gesteld via Humannet, behalve van strikt medische gegevens en van informatie waarover in het gesprek geheimhouding is overeengekomen. - Voor het einde van de achtste week zullen medewerker en direct leidinggevende een Plan van Aanpak bespreken en het definitieve Plan van Aanpak ondertekenen. 6. Tijdens verblijf in het buitenland Als de medewerker zich tijdens of bij het ontstaan van de ziekte in het buitenland bevindt, moet de ziekmelding op de hieronder aangegeven manier plaatsvinden: - De medewerker moet een medische verklaring overleggen van een geraadpleegde arts of controle-orgaan in het buitenland behalve strikt medische gegevens en informatie waarover in het gesprek tussen medewerker en arbodienst of bedrijfsarts geheimhouding is overeengekomen; - Als de werknemer aangeeft niet in staat te zijn tot reizen, moet werknemer bij terugkeer in Nederland een verklaring van niet-reisvaardigheid kunnen overleggen, afgegeven door een geraadpleegd arts of controle-orgaan in het buitenland; - Van de werknemer wordt verlangd dat hij/zij na afloop van de vakantieperiode en zodra in staat tot reizen, zo spoedig mogelijk naar Nederland terugkeert, zodat beoordeling van arbeids(on)geschiktheid door een bedrijfsarts kan plaatsvinden. - De Lichtenvoorde zorgt ervoor dat de melding en overige gegevens worden doorgeven aan de arbodienst. Naar aanleiding van de ziekmelding zal de arbodienst uitsluitend contact met de werknemer opnemen als dit met de leidinggevende is overeengekomen. - De leidinggevende bespreekt met de medewerker de wijze waarop tijdens de ziekteperiode contact tussen hen beiden zal worden gehouden, zodat een passende begeleiding mogelijk wordt gemaakt. 7. Regels Poortwachter Stap 1 In week 3 reikt de leidinggevende de Poortwachter-folder Langdurig verzuim uit aan de medewerker. Stap 2 In week 6 voert de leidinggevende middels Humannet overleg met de arbodienst over de probleemanalyse (en het re-integratieadvies) van de zieke werknemer. Stap 3 In week 8 stelt de leidinggevende samen met de zieke medewerker een Plan Van Aanpak op, voorzien van een planning op basis van de probleemanalyse van de arbodienst en de voorgestelde re-integratieactiviteiten. De leidinggevende en de medewerker ondertekenen het plan en de leidinggevende zorgt ervoor dat de adviseur P&O en de medewerker een afschrift van het plan ontvangen. De leidinggevende ziet erop toe dat de gemaakte afspraken worden nagekomen en deze spreekt met de medewerker periodieke evaluatiegesprekken af (geadviseerd wordt zeswekelijks). Stap 4 De medewerker wordt ziek gemeld bij het UWV door de salarisadministratie, uiterlijk op de eerste werkdag nadat de werknemer 42 weken ziek is. Het UWV informeert daarna de medewerker over de aanmelding van de ziekmelding van de werkgever. 6

7 Stap 5 Eerstejaars evaluatie De leidinggevende bekijkt samen met medewerker hoe het afgelopen jaar is gegaan. Ook wordt samen gekeken of het re-integratieplan moet worden aangepast. De eerstejaars evaluatie is verplicht. Stap 6 Na bijna twee jaar vindt de eindevaluatie plaats. De leidinggevende evalueert met de medewerker het Plan van Aanpak en vult het het re-integratieverslag in en zorgt ervoor dat het dossier compleet is; hij overhandigt de documenten, die horen bij het re-integratieverslag aan de medewerker voor het dossier van de medewerker. De medewerker ontvangt een brief van het UWV waarin staat hoe hij/zij de WIA-uitkering moet aanvragen. WIA staat voor Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen. Bij de aanvraag zendt de medewerker de door De Lichtenvoorde en door ArboAnders verstrekte informatie mee inclusief het medisch deel dat door een bedrijfsarts is ingevuld. 8. Overleg in verband met ziekteverzuimbegeleiding De direct leidinggevenden hebben onbeperkt de mogelijkheid om verzuimgevallen door te spreken of via Humannet te communiceren met de arbodienst. Daarnaast vindt periodiek (ongeveer vier maal per jaar) overleg plaats met de Arbodienst over de invulling van de dienstverlening. Een keer per jaar wordt met de OR overlegd over het ziekteverzuim binnen de organisatie. 9. Algemeen De leidinggevende, eventueel andere betrokkenen en verzuimmanager arbodienst of bedrijfsarts zorgen ervoor dat de gegevens over de medewerker en diens ziekteverzuim vertrouwelijk worden behandeld. Zowel medewerker als leidinggevende hebben het recht om met betrekking tot de beoordeling van de arbeids(on)geschiktheid van de medewerker een zogenoemd deskundigenoordeel aan te vragen bij het UWV. Als de medewerker zich niet houdt aan de bepalingen ingevolge de Wet Verbetering Poortwachter, de procesgang eerste en tweede ziektejaar, de regels die De Lichtenvoorde heeft opgesteld in de folder Langdurig verzuim, alsmede dit ziekteverzuimprotocol, kan aan de medewerker een sanctie worden opgelegd. De medewerker heeft te allen tijde het recht op inzage in zijn verzuimdossier. De medewerker dient het verzoek tot inzage van verzuimdossier in bij zijn leidinggevende. Leidinggevende vraagt de adviseur P&O hiervoor zorg te dragen. 7