ZIEKTEVERZUIM PROTOCOL VAN DE BRANDWEER ZUID-LIMBURG (BEROEPS PERSONEEL)

Transcriptie

1 ZIEKTEVERZUIM PROTOCOL VAN DE BRANDWEER ZUID-LIMBURG (BEROEPS PERSONEEL) Inhoud 1 Ziekteverzuimbeleid Ziekteverzuimprotocol Ziek- betermelding Regels bij ziekte Regels voor medewerker Ziekmelding tijdens vakantieperiode Oproep voor spreekuur In de 2 e /3e week na ziekmelding Op verzoek Bij frequent ziekteverzuim Spoedcontroles/huisbezoeken Driegesprekken Frequent verzuim Langdurig verzuim Sociaal Medisch Team (SMT) Rollen Rol leidinggevende (casemanager in de betekenis van Wet verbetering Poortwachter) Rol bedrijfsarts Rol medewerker Rol P&O er Overleg Met de OR In Directieberaad

2 ZIEKTE VERZUIM PROTOCOL VAN DE BRANDWEER ZUID-LIMBURG (BEROEPS PERSONEEL) 1 ZIEKTEVERZUIMBELEID De Brandweer Zuid-Limburg wil een werkgever zijn waarbij de werknemers zich op hun plek voelen, goed kunnen functioneren en zich kunnen ontplooien. Bij dit uitgangspunt past een goed arbeidsomstandighedenbeleid dat wordt ondersteund door een goed Arbozorgsysteem. De brandweer Zuid-limburg wil het ziekteverzuim (kort, frequent en langdurig verzuim) tot een minimum beperken en waar mogelijk voorkomen en wil ook de instroom in de WIA tot het minimum reduceren. Een belangrijk uitgangspunt bij de aanpak van en begeleiding bij ziekteverzuim is dat het management daarin een actieve, centrale rol vervult. De direct leidinggevende die ook op P-gebied verantwoordelijk is voor de medewerkers, hierna te noemen leidinggevende, fungeert binnen Brandweer Zuid-limburg als casemanager en heeft de regie over het verzuimbeleid en de verzuimbegeleiding. Uitgangspunt is dat verzuim niet altijd gerelateerd hoeft te zijn aan ziekte. Verzuim kan ook een keuze zijn en daarmee gedrag. Gedrag dat te beïnvloeden is. Daar heeft de leidinggevende een grote rol in. Deze rol vereist een manier van leidinggeven die voor een aantal leidinggevenden nog nieuw is. P&O adviseurs, de bedrijfsarts en overige Arbo deskundigen kunnen de leidinggevenden ondersteunen bij het begeleiden van de zieke medewerker en het zich eigen maken van deze vorm van leidinggeven. 2 ZIEKTEVERZUIMPROTOCOL 2.1 Ziek- betermelding Een medewerker die zich te ziek voelt om te gaan werken, meldt dit zo snel als mogelijk op de eerste ziektedag aan de leidinggevende of diens plaatsvervanger indien de leidinggevende er niet is. Het moet voor de medewerker helder zijn wie eventueel als plaatsvervanger fungeert. Voor medewerkers in repressieve dienst geldt dat de ziekmelding wordt doorgegeven zodra hij merkt niet in staat te zijn om te werken, dus zo vroeg mogelijk voor aanvang dienst. Voor de overige medewerkers geldt een uiterst tijdstip van uur van de dag van ziekmelding. Een ziekmelding is geen eenzijdig melding vanuit de medewerker. Het is ter beoordeling van de leidinggevende of hij de melding op validiteit controleert middels spoedcontrole of huisbezoek. Mocht de leidinggevende er op moment van melding niet zijn, dan belt deze zelf op een later moment de zieke medewerker op. De leidinggevende vult een informatieformulier (vragenlijst) in waarop hij ook de gemaakte afspraken vermeld die voor het vervolg van belang zijn. Dit formulier gaat na de herstelmelding ter beheer naar de P&O medewerker van ter archivering in het ziekteverzuimdossier opgeborgen. Desgewenst maakt de leidinggevende van het formulier een kopie voor eigen gebruik. De leidinggevende zorgt er voor dat voor 9:30 uur de ziekmelding via het systeem LEVI (voor repressie) dan wel de aparte account (overige meldingen), is ingebracht. Automatisch vindt dan de doorzetting plaats naar de Arbodienst. Voor de HERSTELMELDINGEN gelden dezelfde richtlijnen zij het dat het hervatten van werkzaamheden altijd gebeurt nadat hier overleg met de leidinggevende of dienst plaatsvervanger is geweest. De medewerker neemt contact op met de leidinggevende zodra hij zich in staat voelt om het werk te hervatten. 2.2 Regels bij ziekte Leidinggevende en medewerker bespreken in hun 1e contactmoment bij ziekmelding de volgende onderwerpen: Regels voor medewerker 2

3 Bij elke ziekmelding vermeldt de medewerker: de begindatum van de ziekte de aard van de klachten of er een huisarts of andere specialist i geraadpleegd waarom het werk niet kan worden uitgevoerd dan wel er vervangende werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden de vermoedelijke duur het verblijfsadres tijdens de ziekteperiode of er afspraken moeten worden afgezegd en/of er werkzaamheden door anderen overgenomen dienen te worden Verder geldt dat de medewerker overdag voor de leidinggevende fysiek en telefonisch bereikbaar is op het aangegeven verblijfadres en ook zelf regelmatig contact met de leidinggevende onderhoudt tenzij ander tussen medewerker en leidinggevende is afgesproken meewerkt aan de acties die in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter voorgeschreven zijn en die voor een herstel nodig zijn maximale inspanningen verricht t.b.v. het genezingsproces tijdens afwezigheid wegens ziekte geen andere werkzaamheden verricht en ook geen activiteiten buitenshuis tenzij deze werkzaamheden/activiteiten het herstel bevorderen. De instemming van de bedrijfsarts en de toestemming van de leidinggevenden zijn hierbij een vereiste. Tevens geldt dat er sanctiemaatregelen aan de orde komen als de medewerker zich niet aan de voorschriften houdt zoals in dit protocol zijn opgenomen (artikel 7:14 CAR UWO) Wanneer er sprake is van een dienstongeval dient dit direct te worden gemeld bij de leidinggevende Ziekmelding tijdens vakantieperiode Bij ziekte tijdens een vakantieperiode zowel in binnen- als buitenland meldt de medewerker zich direct ziek bij de leidinggevende. Dit geldt tevens voor een herstelmelding. een ziekmelding dient vergezeld te gaan van een door een arts ondertekende verklaring waaruit de ziekte blijkt. 2.3 Oproep voor spreekuur In de 2 e /3e week na ziekmelding In de 2e week van het ziekteverzuim wordt de zieke medewerker door de Arbodienst uitgenodigd voor een afspraak voor een verzuimspreekuur. Het spreekuur vindt in principe plaats in de 3e week van het ziekteverzuim. Soms kan het noodzakelijk zijn eerder op het spreekuur te komen en wel: Op verzoek Als de bedrijfsarts dat nodig acht of als de leidinggevende daarom verzoekt, kan de zieke medewerker eerder opgeroepen worden bij de bedrijfsarts. Ook de zieke medewerker kan een verzoek hiertoe doen. Medewerkers kunnen ook zelf zonder dat ze ziek zijn naar de bedrijfsarts gaan of andere Arbo deskundige om te praten over hun ziekteverzuim of arbeidsomstandigheden. Medewerkers kunnen daartoe zelf een afspraak maken met de betreffende arts/deskundige. Zij dienen hier hun leidinggevende wel vooraf in kennis te stellen in verband met de vergoeding van de kosten die hieraan verbonden zijn Bij frequent ziekteverzuim Bij de 4 e ziekmelding binnen een (voortschrijdend) jaar of 3e melding in een half jaar ontvangt de leidinggevende een melding van de arbodienst. De leidinggevende bepaalt al dan niet na overleg met de bedrijfsarts of de medewerker voor een spreekuur wordt opgeroepen. 2.4 Spoedcontroles/huisbezoeken De Arbodienst voert op verzoek van een leidinggevende een spoedcontrole uit bij een door de leidinggevende aangegeven verzuimende medewerker. Deze controle vindt nog diezelfde dag in 3

4 kantoortijd plaats en wordt uitgevoerd door een niet medicus. De medewerker is hier vooraf door de leidinggevende van op de hoogte gesteld. De leidinggevende ontvangt binnen 24 uur van de Arbodienst bericht over het verloop van het contact met de verzuimende medewerker. Uit de informatie dient, met uitzondering van het medisch beroepsgeheim, de leidinggevende minimaal geïnformeerd te worden over: - af-/aanwezigheid van de verzuimende medewerker op zijn verblijfsadres - of het verzuim legitiem is of niet Indien de medische toestand van de zieke medewerker het niet toelaat om op het spreekuur te verschijnen dan neemt de Arbodienst binnen, telefonisch contact op met de medewerker. Indien de medewerker langer dan vier weken ziek is en niet in staat is om op het spreekuur te verschijnen, dan kan de bedrijfsarts, na overleg met de leidinggevende, een huisbezoek afleggen bij de medewerker. Terugkoppeling Terugkoppeling van het spreekuur met hierin het advies van de bedrijfsarts wordt binnen 24 uur door de bedrijfsarts schriftelijk/per naar de betreffende P&O afdeling en de leidinggevende gestuurd. Het origineel wordt opgeborgen in het ziektedossier van de medewerker. Zo nodig vergezelt de bedrijfsarts de terugkoppeling met een telefonische toelichting. De medewerker krijgt een exemplaar van het verslag uitgereikt door de bedrijfsarts aan het einde van het spreekuur of bij telefonisch contact schriftelijk/per . Dit uitreiken kan ook op een later momenten indien de bedrijfsarts naar zijn oordeel eerst overleg wil voeren met de leidinggevende alvorens een advies af te geven. In de spreekuurterugkoppeling is minimaal opgenomen dat- en op welke datum er contact is geweest met de zieke medewerker, de mate van arbeidsgeschiktheid, welke beperkingen en mogelijkheden er zijn ten behoeve van de inzet van de medewerker en op welke termijn verandering in de situatie en/of werkhervatting kan worden verwacht. Ook bevat het verslag/advies informatie m.b.t. vervolgafspraken en of er nadere acties die door bedrijf en/of werknemer zouden moeten worden ondernomen. Indien de zieke medewerker zonder goede reden en zonder instemming van de leidinggevende, niet verschijnt op het spreekuur wordt de leidinggevende door de bedrijfsarts onmiddellijk telefonisch en via spreekuur rapportage hierover geïnformeerd. De leidinggevende bepaalt, zo nodig in overleg met de bedrijfsarts welke actie zal worden ondernomen. 2.5 Driegesprekken Ten behoeve van het voorkomen dan wel terugdringen van het ziekteverzuim worden desgewenst driegesprekken gevoerd. Dit is een gesprek tussen de leidinggevende, medewerker en bedrijfsarts. Doel hiervan is om tot optimale uitwisseling te komen van gegevens en voor zover nodig de communicatie tussen leidinggevende en medewerker te bevorderen. Ook is het driegesprek bedoeld om met elkaar de verzuimsituatie door te spreken en concrete afspraken te maken over re-integratie. De bedrijfsarts heeft in deze gesprekken ook een coachende rol. Ook kunnen driegesprekken worden gevoerd tussen de leidinggevende, de medewerker en andere ARBO deskundigen. Zowel de bedrijfsarts, de leidinggevende als de betreffende medewerker kan het initiatief nemen om een driegesprek te arrangeren. 2.6 Frequent verzuim Van frequent verzuim is sprake als een medewerker zich voor de 4e keer in een jaar of voor de 3e keer in een half jaar ziek meldt. Deze medewerker wordt dan in het Sociaal Medisch team (SMT) besproken en wordt bij respectievelijk de 4e dan wel 3e keer opgeroepen na overleg met de leidinggevende voor het spreekuur bij de bedrijfsarts en elke keer daarop volgend (zie ook paragraaf 2.3). 2.7 Langdurig verzuim Bij dreigend langdurig verzuim stuurt de bedrijfsarts, conform richtlijnen van de Wet verbetering Poortwachter, uiterlijk in de 6e week een advies over het verzuim aan de leidinggevende en P&O (de probleemanalyse). De probleemanalyse geeft een inschatting van de arbeidsmogelijkheden en een advies over het einddoel van de reïntegratie. 4

5 Tevens geeft de bedrijfsarts aan welke stappen ondernomen moeten worden om terugkeer naar het arbeidsproces te bevorderen. Daarna worden de stappen conform Wet verbetering Poortwachter doorlopen tot het moment van herstelmelding dan wel ontslag. Deze procedure wordt systematisch ondersteund vanuit het P-infosysteem. 2.8 Sociaal Medisch Team (SMT) Periodiek (minimaal 4 keer per jaar) vindt er op organisatieonderdeel overleg plaats (SMT) tussen leidinggevenden, bedrijfsarts, P&O adviseur en mogelijk andere (ARBO) deskundigen. Doel van dit overleg is om, op intervisie basis,in proactieve zin te praten over de ontwikkeling, terugdringing en voorkoming van verzuim. Ook knelpunten evenals individuele ziektecasussen worden hier aan de orde gesteld. Een medewerker wordt in ieder geval besproken bij verzuim dat langer dan 6 weken duurt en bij frequent verzuim (zie paragraaf 2.4). 2.9 Rollen Rol leidinggevende (casemanager in de betekenis van Wet verbetering Poortwachter) De leidinggevende die HR verantwoordelijk is fungeert als casemanager en heeft contacten met de zieke medewerker en voert de regie op het verzuimbeleid en begeleiding. Hij is verantwoordelijk voor de uitvoering van de stappen in het kader van de Wet verbetering Poortwachter. P&O adviseert, signaleert en beheert. De leidinggevende heeft op de dag van ziekmelding contact met de zieke medewerker. Tijdens het ziekteproces overlegt de leidinggevende met de betrokken medewerker over maatregelen die nodig zijn om de continuïteit van de werkzaamheden tijdens de ziekte van de medewerker te waarborgen en wanneer terugkeer naar het werk mogelijk is. De leidinggevende maakt notitie van het besprokene en de gemaakte afspraken via een standaard informatieformulier en stuurt dit vervolgens naar de P&O afdeling na de herstelmelding. De leidinggevende heeft tijdens de eerste twee weken van de zieke medewerker minimaal eenmaal per week contact met de medewerker. Ook daarna wordt wekelijks contact onderhouden tenzij er andere afspraken hierover worden gemaakt Rol bedrijfsarts De bedrijfsarts heeft in toenemende mate een adviserende-/ coachende en pro-actieve rol richting de leidinggevende en de medewerkers. Hierbij wordt specifieke aandacht gegeven aan de gedragscomponent bij (ziekte) verzuim. De bedrijfsarts is een volwaardige, professionele gesprekpartner voor de leidinggevende. De bedrijfsarts stimuleert de inzet van de mogelijke restcapaciteit van een zieke medewerker en heeft een doorverwijzende functie naar andere deskundigen die het herstelproces kunnen ondersteunen/ bevorderen. De bedrijfsarts ondersteunt op coachende wijze de leidinggevende bij het begeleiden van de zieke medewerker en het zich eigen maken van de juiste kennis en vaardigheden. De bedrijfsarts levert de informatie aan leidinggevenden die gevraagd wordt en nodig is. De bedrijfsarts conformeert zich aan en handelt volgens het ziekteverzuimprotocol van de brandweer Zuid-limburg Rol medewerker De medewerker draagt de verantwoordelijkheid voor zijn ziek- en herstelmeldingen. Hij houdt zich aan de regels die in het ziekteverzuimprotocol zijn vastgelegd. De medewerker geeft gehoor aan oproepen van leidinggevende en bedrijfsarts dan wel andere instantie die in het kader van zijn reïntegratie actief zijn. Hij stelt alles in het werk om zijn verzuim tot een minimum te beperken en passende arbeid te verrichten. Indien aan een oproep geen gehoor kan worden gegeven, kan annulering alleen met voorafgaande instemming van de leidinggevende. de medewerker heeft een duidelijk actieve rol en een eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van zijn reïntegratie. Zo wordt er ook van een zieke medewerker verwacht dat hij wekelijks met de organisatie/leidinggevende contact opneemt en dat regelmatig het bedrijf wordt bezocht (zeker in geval van langdurig verzuim), tenzij tussen medewerker en leidinggevende anders is afgesproken Rol P&O er beheert de ziekteverzuimdossiers 5

6 2.10 Overleg bewaakt de uitvoering van de Wet verbetering Poortwachter door de leidinggevende plant de SMT bijeenkomsten, neemt hieraan deel en verzorgt het secretariaat ervan levert sturingsinformatie op is aanspreekpunt voor en adviseur van leidinggevende draagt zorg voor kennis en overdracht van actuele regelgeving zorgt voor gewenste (bij) scholing van leidinggevenden ondersteunt/adviseert de leidinggevende bij de begeleiding van de zieke medewerker informeert en signaleert in proactieve zin Met de OR Enkele keren per jaar wordt de OR door de bestuurder geïnformeerd over de uitvoering van het ziekteverzuimbeleid en de ontwikkelingen hierin binnen de organisatie. De bestuurder wordt hierbij desgewenst ondersteund door teamleider P&O en de bedrijfsarts. Hierbij wordt de frequentie gevolgd van de P&C cyclus zodat rapportages een op een lopen. Daarnaast wordt de OR de mogelijkheid geboden om minimaal tweemaal per jaar overleg te voeren met de bedrijfsarts over de algemene ontwikkelingen t.a.v. verzuim binnen BRWZL. Dit overleg is niet bestemd voor het bespreken van individuele verzuimgevallen. De OR verzorgt voor deze bijeenkomsten het secretariaat In Directieberaad Minimaal tweemaal per jaar wordt in het bijzijn van de bedrijfsarts, keuringsarts en P&O binnen het directieberaad gesproken over het verzuim in algemeenheid, de trends binnen BRWZL en gewenste/noodzakelijke acties. De arbodienst levert hiertoe bruikbare sturingsgegevens aan. 6