Verzuimprotocol Synthra

Transcriptie

1 Vastgesteld door: Bestuur Versiedatum: Evaluatiedatum: HKZ-Nr.: 5.1 Proceseigenaar: M&O Verzuimprotocol Synthra De Raphaelstichting moet goede zorg voor cliënten kunnen bieden. Dit kan het beste als zoveel mogelijk medewerkers ook daadwerkelijk werken. Het tijdig signaleren en bespreekbaar maken van (gezondheids)klachten vormt een onderdeel van de zoektocht naar balans tussen mens en werk. Niet alleen door de medewerker zelf maar ook door zijn of haar collega's en leidinggevende. Met het oog op de beoogde kwaliteit van verzuimbegeleiding en re-integratie is het zinvol om afspraken te maken over de procesgang vanaf de ziekmelding. Uitgangspunten De medewerker is verantwoordelijk voor voorkoming van verzuim en zijn medewerking aan het herstel, de re-integratie en de werkhervatting; De direct leidinggevende is verantwoordelijk voor uitvoering van het Arbo- en preventiebeleid alsmede voor het vormgeven van de re-integratiebegeleiding en het reintegratiedossier; deze heeft de bevoegdheid de Arbodienst/arbeidsdeskundige/MEDICAM (MedischCAseManager) in te schakelen voor een medewerker en tevens om, na advies 1 van de M&O functionaris, opdracht te geven voor sanctionele maatregelen zoals loonopschorting. Daarnaast verwijst de leidinggevende, in overleg met de arbeidsdeskundige/medicam, bij complexere medische zaken door naar de bedrijfsarts. De M&O functionaris is verantwoordelijk voor de procesbewaking, ondersteunt de direct leidinggevende in het vormen van een dossier en heeft de bevoegdheid de leidinggevende op proces en dossiervorming aan te spreken. De Arbodienst heeft een adviserende rol. Procedure ziek en hersteld melden Wanneer een medewerker constateert dat de beperkingen dusdanig zijn dat werken niet tot de mogelijkheden behoort, neemt de medewerker tijdig voor aanvang van de dienst contact op met de direct leidinggevende bij diens afwezigheid met zijn/haar vervanger/werkplek. In dit gesprek wordt overlegd of ziekteverlof 2 gerechtvaardigd is, of er nog benutbare mogelijkheden zijn en worden er afspraken in relatie met het werk en de communicatie gemaakt. Vervolgens doet de medewerker een verzoek tot loondoorbetaling bij ziekte in het ArbeidsDeelnameSysteem (ADS)(zie pagina 2). 1. Indien er sprake is van een afwijkend verblijfadres en/of ander telefoonnummer, geeft de medewerker dit bij ziekmelding direct door aan de leidinggevende c.q. werkplek en meldt dit in het ADS. 2. De medewerker meldt zich bij herstel onmiddellijk beter bij zijn direct leidinggevende/vervanger en anders op de werkplek, ook tijdens roostervrije dagen. 1 Bij negatief advies van M&O de eindverantwoordelijke raadplegen 2 Bij verzuim i.v.m. b.v. een ziek kind zonder oppas, verzorging ernstig zieke partner/ouder/kind is er geen sprake van ziekteverzuim. In de CAO staat de verlofvorm die daarvoor geschikt is. De leidinggevende beslist over de honorering van het verlof en welke verlofvorm gehanteerd wordt. Verzuimprotocol-WI-ALG-versie 05 Pag. 1 van 5

2 3. In geval van gedeeltelijke ziek- en herstelmelding gelden de regels van dit verzuimprotocol onverkort. Aanvraag Loondoorbetaling bij Ziekte (LBZ) Twee stappen: 1. afmelden bij de leidinggevende op de werkplek 2. aanvraag indienen loondoorbetaling bij ziekte Stap 1 afmelden bij de leidinggevende. Zie verzuimprotocol onder kopje Ziek en hersteld melden". Stap 2 aanvraag indienen loondoorbetaling bij ziekte. Op de eerste dag van arbeidsongeschiktheid dient er een aanvraag te worden gedaan voor loondoorbetaling bij ziekte bij de direct leidinggevende of diens waarnemer. Het aanvraagformulier wordt via de computer ingevuld waarbij wordt ingelogd in ADS (Arbeidsdeelnamesysteem) via de link (verdere instructies zie instructiekaart ADS medewerkers). Hierin staan een aantal vragen die beantwoord dienen te worden omtrent, o.a. beperkingen, verwachte duur en welke werkzaamheden er mogelijk nog wel uitgevoerd kunnen worden. Als alle vragen zijn beantwoord kan het zsm/dezelfde dag digitaal verstuurd worden. Kan het aanvraagformulier niet digitaal ingevuld worden is er een mogelijkheid om een papierenversie op te vragen. Deze dient dan zo snel mogelijk, in principe dezelfde dag, te worden ingevuld en verstuurd naar de leidinggevende. De leidinggevende ontvangt via de mail een melding van de aanvraag en zal zsm/dezelfde dag beoordelen of de medewerker recht heeft op loondoorbetaling bij ziekte. De leidinggevende neemt telefonisch contact op en deelt mede of de loondoorbetaling bij ziekte wel of niet wordt toegekend of dat de beoordeling wordt uitgesteld en maakt verdere afspraken. In dit gesprek worden ook de mogelijkheden onderzocht voor het verrichten van passende werkzaamheden. Als de loondoorbetaling bij ziekte wordt toegekend, wordt er automatisch een mail verstuurd naar de M&O functionaris die vervolgens de administratieve afhandeling (Personeelssysteem, UWV, bedrijfsarts) verzorgt. Het aanvragen van verlenging van loondoorbetaling bij ziekte. De leidinggevende heeft bij toekenning van de loondoorbetaling bij ziekte een einddatum voor de loondoorbetaling bij ziekte gegeven. Mocht er voor de einddatum nog geen herstelmelding zijn dan dient er door de medewerker een verlenging aangevraagd te worden. De aanvraag verlenging gaat via ADS ( zie hiervoor ook de instructiekaart medewerkers en de instructiefilm onder het kopje handleidingen. De leidinggevende ontvangt via de mail een melding van de aanvraag verlenging voor loondoorbetaling bij ziekte en zal dit beoordelen. De leidinggevende deelt mede of loondoorbetaling bij ziekte wel of niet wordt verlengd en maakt verdere afspraken. Als de verlenging loondoorbetaling bij ziekte wordt toegekend, wordt er automatisch een mail verstuurd naar de M&O functionaris die vervolgens de administratieve afhandeling (Personeelssysteem, UWV, bedrijfsarts) verzorgt. Herstelmelding De medewerker dient bij herstel (geheel of gedeeltelijk) zich zo snel mogelijk te melden bij de leidinggevende (ook op een vrije dag of voor het weekend). De leidinggevende voert de herstelmelding in ADS en geeft het door aan de M&O functionaris. Deze draagt zorg voor verdere administratieve afhandeling richting het UWV, bedrijfsarts en personeelsinformatiesysteem. Verzuimprotocol-WI-ALG-versie 05 Pag. 2 van 5

3 Begeleiding bij verzuim, re-integratie en werkhervatting Iedere medewerker is verantwoordelijk voor voorkoming van verzuim en zijn medewerking aan het herstel, de re-integratie en de werkhervatting. De direct leidinggevende is verantwoordelijk voor voorkoming van verzuim, re-integratiebegeleiding en werkhervattingsbegeleiding van de medewerker. Het verzuim, de re-integratie en de werkhervatting zijn in principe dus een zaak van hen beiden. Zij worden daarin ondersteund door de manager, de arbeidsdeskundige/medicam, de bedrijfsarts, de M&O functionaris en/of andere bedrijfsgezondheidsfunctionarissen. De leidinggevende zal in de begeleiding nastreven de drempel tot werk te hervatten zo laag mogelijk te houden onder andere door de frequentie en manier van contact onderhouden. Arbo-dienst De medewerkers hebben op aangeven van de direct leidinggevende een persoonlijk reintegratieoverleg met de arbeidsdeskundige/medicam. De leidinggevende is wel/niet aanwezig bij dit overleg. De arbeidsdeskundige/medicam maakt van het overleg een verslag voor in het reintegratiedossier. De medewerker kan ook op eigen initiatief, via de leidinggevende, een gesprek met de arbeidsdeskundige/bedrijfsarts hebben. Lokale afspraken De instellingen dienen specifieke afspraken over de wijze van ziek- en hersteld melden schriftelijk vast te leggen en kunnen desgewenst nadere lokale afspraken maken binnen de richtlijnen van dit protocol. De eindverantwoordelijke van de instelling dient hierover instemming te verkrijgen met de ondernemingsraad van de instelling. Rudolf Steiner Zorg heeft, om historische redenen, vooralsnog een eigen verzuimprotocol binnen de richtlijnen van dit protocol. Tot slot De werknemer is verplicht zich te houden aan de hier genoemde regels en aanwijzingen bij ziekte. Bij het niet nakomen/meewerken met de re-integratie gelden er sanctiemogelijkheden zoals onder andere genoemd in de CAO en wetgeving. Verzuimprotocol-WI-ALG-versie 05 Pag. 3 van 5

4 Hieronder zijn een aantal begrippen nader uitgewerkt: Ziekteverlof (loondoorbetaling bij ziekte) Onder ziekteverlof wordt verstaan de periode waarin de medewerker al of niet gedeeltelijk de overeengekomen dan wel vervangende werkzaamheden wegens ziekte of gebrek niet kan verrichten. In dat geval kan de medewerker loondoorbetaling bij ziekte aanvragen. Benutbare mogelijkheden De medewerker kan vaak nog wel een deel van de werkzaamheden vervullen of andere taken binnen de organisatie uitvoeren. De gesprekken tussen medewerker en leidinggevende hebben als belangrijkste onderwerp het benutten van de mogelijkheden die er nog wel zijn. Zij zijn samen verantwoordelijk voor het nemen van initiatieven op het gebied van vervangend/passend werk. Voor taken die binnen de functie van de medewerker vallen is een gedeeltelijke herstelmelding op zijn plaats. Re-integratie We maken onderscheidt tussen re-integratie en werkhervatting. Re-integratie kan zowel 1 ste spoor als 2 de spoor zijn (zie onderstaand). Re-integratie is werkhervatting met re-integratievoorwaarden. Wat de re-integratievoorwaarden zijn, wordt besloten tussen medewerker en leidinggevende met advies van de manager, de arbeidsdeskundige, bedrijfsarts, de M&O functionaris en/of anderen bedrijfsgezondheidsdeskundigen. Bij verschil van mening is de direct leidinggevende de uiteindelijke beslisser. De instellingen bepalen zelf welk re-integratie bedrijf zij inschakelen in het geval van 2de spoor. Re-integratie 1 ste spoor De medewerker hervat de werkzaamheden geheel of gedeeltelijk in eigen werk of in een andere passende functie bij de eigen werkgever. Re-integratie 2 de spoor De medewerker hervat de werkzaamheden geheel of gedeeltelijk in ander werk buiten de eigen organisatie. Deskundigenoordeel (Second Opinion) Wanneer na 52 weken (of eerder) blijkt dat re-integratie stagneert of niet goed werkt, kan de direct leidinggevende en de medewerker een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV, uitvoeringsinstantie voor onder andere arbeidsongeschiktheidsuitkeringen. Het deskundigenoordeel kan ook aangevraagd worden bij de vraag of bepaald werk wel of niet passend is en of voldoende re-integratie inspanningen worden geleverd door werkgever en werknemer. Verzuimprotocol-WI-ALG-versie 05 Pag. 4 van 5

5 Bijzondere situaties Zwangerschaps- en bevallingsverlof De medewerker bespreekt met de leidinggevende wanneer het bevallingsverlof ingaat. De leidinggevende geeft dit door aan M&O en die verzorgt de WAZO aanvraag. Zie voor verdere regels de brochure Zwangerschap en ouderschapsverlof. Ziek in verband met Zwangerschap Soms komt het voor dat een medewerker uitvalt ten gevolge van zwangerschap of na de bevalling niet aan het werk kan ten gevolge van de zwangerschap. De medewerker verklaart in ADS dat er sprake is van een vangnetsituatie. De M&O functionaris meldt de medewerker vervolgens ziek bij het UWV. De loonkosten van dit type arbeidsongeschiktheid worden volledig vergoed door het UWV. De beoordeling of er sprake is van ziekte ten gevolge van zwangerschap is uiteindelijk een zaak van UWV op basis van een uitspraak van de bedrijfsarts. Ziek tijdens vakantie De medewerker meldt zich tijdens vakantie ziek en hersteld volgens het verzuimprotocol. Daarnaast stelt de medewerker zich onder behandeling van een arts. Door middel van het overleggen van een medische verklaring aan de werkgever toont de medewerker de arbeidsongeschiktheid en de eerste ziektedag aan. Ongevallen Voor de regels met betrekking tot de omgang met (bedrijfs)ongevallen wordt verwezen naar het protocol bedrijfsongevallen. Neventaken bij (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid De hoofdregel is dat een arbeidsongeschikte medewerker eerst volledig re-integreert in zijn eigen werk alvorens er weer sprake is van deelname aan neventaken, zoals stagebegeleider, BHV-er e.d. Van deze regel kan worden afgeweken op basis van afspraken tussen leidinggevende en medewerker, eventueel ondersteund door een uitspraak van de bedrijfsarts. Arbeidsconflict Wanneer er onduidelijkheid is over de arbeidsongeschiktheid van de medewerker en het vermoeden bestaat dat er een arbeidsconflict ten grondslag ligt aan de klachten, zal de bedrijfsarts gevraagd worden om zo snel mogelijk antwoord te geven op de vraag: is er sprake van een arbeidsconflict of van arbeidsongeschiktheid door ziekte of gebrek? Het advies van de bedrijfsarts wordt als zodanig betrokken bij de verdere aanpak. Arbeidsongeschiktheid veroorzaakt door een derde partij Indien de arbeidsongeschiktheid veroorzaakt wordt door een derde partij kan de werkgever gebruikmaken van het regresrecht. De afdeling M&O doet dit naar aanleiding van het ADS systeem waar gevraagd wordt of er sprake is van regresrecht. Verzuimprotocol-WI-ALG-versie 05 Pag. 5 van 5