Jaarplan Suzan Groen Roelie Feunekes. Vastgesteld door directie op 16 mei 2013 en ter kennisgeving naar College op 4 juni 2013

Transcriptie

1 Interne Sportbeleid Controle 2010 Jaarplan 2013 Suzan Groen Roelie Feunekes Vastgesteld door directie op 16 mei 2013 en ter kennisgeving naar College op 4 juni 2013 actief en betrokken dewolden.nl

2 Inhoud 1. INLEIDING WERKWIJZE IC RISICOANALYSE NORMENKADER IC JAARPLANNING IC JAARKALENDER BIJLAGE 1 TOELICHTING CONTROLES BIJLAGE 2 NORMENKADER BIJLAGE 3 FORMAT RISICO ANALYSE

3 1. Inleiding Het Interne Controle Jaarplan 2013 is een planning van de interne controles die de gemeente De Wolden in 2013 gaat uitvoeren. Het doel van het uitvoeren van interne controles is de beheersing van financiële rechtmatigheid. Rechtmatigheid is het voldoen aan wet- en regelgeving: Welke interne en externe regels zijn van toepassing op De Wolden en worden die ook aantoonbaar nageleefd? Daarbij is het doel om een goedkeurende accountantsverklaring te verkrijgen. De accountantsverklaring bij de jaarrekening bevat een oordeel over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid. Overheden moeten dus ook aantonen dat ze rechtmatig met publieke middelen omgaan conform artikel 213 van de Gemeentewet. De Wolden heeft voor het tweede jaar achtereen één organisatiebreed Interne Controle Jaarplan. Voorheen bestonden er twee jaarplannen; een voor de afdeling Samenleving, en een voor de rest van de organisatie. De interne en externe regels zijn te vinden in het normenkader, waar in hoofdstuk 2 kort op ingegaan wordt. In hoofdstuk 3 is de gemeentebrede IC jaarplanning 2013 te vinden. De ambitie van De Wolden is om de kwaliteitszorg breder en meer organisatiegericht in te richten. In 2013 zullen verdere activiteiten op dit gebied worden ontplooid. 3

4 2. Werkwijze IC De interne controles hebben in 2013, net als voorgaande jaren, voornamelijk een gegevensgericht karakter. De interne controle (IC) op de afdelingen voeren we uit door aselecte deelwaarnemingen te doen van de uitvoering van verordeningen en regelingen aan de hand van checklisten. Een aantal regelingen controleren we niet met steekproeven en checklisten achteraf, omdat daar andere IC-maatregelen zijn vastgesteld. Dit kan zijn procescontrole, systeemcontrole, volledigheidscontrole of controle op aansluitingen. Over de resultaten van de interne controle rapporteert de betrokken afdeling volgens een vastgesteld format. Deze rapportages zendt het afdelingshoofd naar de afdeling Concern (AO/IC). Er zijn drie rapportagemomenten per jaar. Schematisch ziet dit er als volgt uit: Betreft periode: Rapportage uiterlijk: 1e vier maanden 2013 januari, februari, maart en april 24 mei e vier maanden 2013 mei, juni, juli en augustus september e vier maanden 2013 september, oktober, november en december januari 2014 Afdeling Concern (AO/IC) verzamelt de rapportages, toetst of deze voldoen aan de uitgangspunten en doet zelf een aantal (aanvullende) controles (controle op controle) en maakt één samenvattende rapportage over de werking van de AO/IC m.b.t. de rechtmatigheid, waarop de accountant kan steunen bij de uit te voeren controlewerkzaamheden. De rapportage wordt ter vaststelling aangeboden aan de directie. Daarna gaat de rapportage ter kennisname naar het MT en de accountant. De controle aantallen voor 2013 zijn bepaald aan de hand van een hernieuwde risico-analyse. Deze is vooraf met de accountant besproken. In het IC-jaarplan 2013 staan de uit te voeren aantallen en controles per afdeling vermeld. 2.1 Risicoanalyse In 2012 is er een nieuwe risico analyse ontwikkeld. Hierbij wordt op basis van - financiële omvang - juridisch risico - personeelsrisico - regelgeving - organisatiewijzigingen - signalen over de uitvoering in voorgaande processen - procesbeschrijving - speerpunten van de accountant per regeling bepaald wat het aantal risicopunten is. Dit aantal risicopunten in combinatie met de totale massa bepaald de controle aantallen en de controle frequentie. Deze methode is met de accountant afgestemd en heeft invloed op de controle frequentie en aantallen. De aanbeveling van de accountant om effecten van wet- en regelgeving toe te voegen wordt in 2013 verwerkt. Een blanco format van de gehanteerde risico analyse is in bijlage 3 toegevoegd. 2.2 Normenkader Het normenkader is het geheel van wetgeving, verordeningen en beleidsregels dat van kracht is. Het normenkader wordt éénmaal per jaar vastgesteld door het College en gaat ter kennisgeving naar de Raad (zie 3.1 Jaarkalender 2013). Tot dan wordt er gewerkt met een normenkader dat nog niet is vastgesteld. Het kan zijn dat er gedurende het jaar nog wijzigingen in het normenkader optreden. Naar aanleiding hiervan kunnen interne controles wijzigen. Het IC Jaarplan zal dan niet opnieuw worden vastgesteld, afdelingen zullen op de 4

5 hoogte worden gebracht wanneer het aan de orde is. Het volledige normenkader is te vinden in bijlage 2. Het normenkader wordt ook afdelingsspecifiek aan de afdelingen gestuurd. De afdeling Concern (AJZ - Algemeen Juridische Zaken) houdt voor de gehele organisatie het normenkader actueel. Het is van belang dat de afdelingen wijzigingen en/of vernieuwingen het hele jaar doorgeven aan de afdeling Concern (AO/IC). Eind september stuurt de afdeling Concern de actuele versie van het normenkader naar de afdelingen voor een controle op juistheid en volledigheid. De afdeling Concern (AO/IC) koppelt aan het normenkader de financiële omvang per proces en laat het vaststellen door het college. 5

6 3. IC Jaarplanning 2013 Organisatie janapaudec mei- sept- Controle Minimale aantallen/ Type controle onderdeel frequentie controle aanpak Controle door 1 (Europese) aanbestedingen Alle x 1 x per jaar > % Mdw AO/IC Toetsen volledigheid IC aan 2 normenkader Alle x 1 x per jaar Eenmalige verantwoording Mdw AO/IC Toetsen volledigheid IC aan financiele 3 omvang Alle x 1 x per jaar Eenmalige verantwoording 4 Subsidies > Alle x 1 x per jaar 100% =7 stuks Mdw AO/IC 5 Subsidies < Alle x 1 x per jaar 5 stuks Mdw AO/IC Vervoer - SISA tussen 6 medeoverheden/bdu regelingen OW/VROM x x 2 x per jaar 100% van de regelingen Mdw financiën en Mdw AO/IC SISA: ISV - projectgemeenten SISA 7 tussen medeoverheden OW/VROM x x 2 x per jaar 100% van de regelingen Mdw financiën en Mdw AO/IC SISA: Onderwijsachterstandenbeleid 8 (OAB) Samenleving x x 2 x per jaar 100% van de betalingen Mdw financiën en Mdw AO/IC 9 SISA: WSW (GR Alescon en GR Samenleving x x 2 x per jaar 100% Mdw financiën en Mdw AO/IC 10 SISA: WWB Samenleving x x 2 x per jaar 100% Mdw financiën en Mdw AO/IC 11 SISA: Ioaz Samenleving x x 2 x per jaar 100% Mdw financiën en Mdw AO/IC 12 SISA: Ioaw Samenleving x x 2 x per jaar 100% Mdw financiën en Mdw AO/IC 13 SISA: BBZ Samenleving x x 2 x per jaar 100% Mdw financiën en Mdw AO/IC 14 SISA: participatiebudget Samenleving x x 2 x per jaar 100% Mdw financiën en Mdw AO/IC 15 M&O Alle x 1 x per jaar Verslag Mdw P&O 16 Controleverordening 2005 Taakveld financiën x x x 1 x per 4 mnd 100% Mdw AO/IC 17 Financiële verordening 2007 Taakveld financiën x x x 1 x per 4 mnd 100% Mdw AO/IC Verordening doelmatigheid en 18 doeltreffendheid 2009 Taakveld financiën x x x 1 x per 4 mnd 100% Mdw AO/IC 19 Treasury Taakveld financiën x x x 1 x per 4 mnd 100% Mdw fin adm Woningfinancieringsregeling 20 ambtenaren 1998 (hypotheken) Taakveld financiën x x x 1 x per 4 mnd 100% Mdw AO/IC 21 Debiteuren (post oninbaar) Taakveld financiën x 1 x in sept-dec 100% Mdw fin adm 22 Mutaties crediteuren Taakveld financiën x 1 x per jaar 100% Mdw AO/IC Mutaties 23 budgethouders/budgetbeheerders/pav- Taakveld financiën x 1 x per 4 mnd 100% Mdw AO/IC Facturen (BTW, codering en juiste 24 BH/BB/PAV-er) Taakveld financiën x 1 x per jaar 40 stuks Mdw AO/IC 25 Afschrijvingstermijnen Taakveld financiën x 1 x per jaar Afhankelijk van Mdw AO/IC

7 Organisatie onderdeel janapr meiaug septdec Controle frequentie Minimale aantallen/ controle aanpak Type controle Controle door 26 Memoriaalboekingen Taakveld financiën x 1 x per jaar 10 stuks Mdw AO/IC 27 Rechtstreeks geboekt Taakveld financiën x 1 x per jaar 100% Mdw AO/IC 28 Salarismutatielijsten Salarisadministratie x x x 1 x per maand 15 per maand Mdw fin adm 29 Aanname Salarisadministratie x x x 1 x per maand 100% Mdw fin adm 30 Ontslag Salarisadministratie x x x 1 x per maand 100% Mdw fin adm 31 Salarisberekeningen narekenen Salarisadministratie x 1 x in januari 1 stuk Mdw fin adm 32 Periodieken controleren Salarisadministratie x 1 x in januari 15 per maand Mdw fin adm 33 Saldering van de reiskosten Salarisadministratie x 1 x in december 15 per maand Mdw fin adm 34 Declaraties Salarisadministratie x 1 x per jaar 0-5 van 15 Mdw fin adm 35 Cafetariamodel aansluiting zoeken Salarisadministratie x 1 x in maart Volledig Mdw fin adm 36 Openbaarmaking publieke topinkomens Salarisadministratie x 1 x per jaar 3 hoogste inkomens Salarisadministrateur 37 Treinreizen Salarisadministratie x 1 x per jaar Afhankelijk van Mdw AO/IC 38 Brandweersalarissen Brandweer x 1 x per maand 1 Mdw AO/IC 39 Drank- en Horecawet, art. 3 Juridische Zaken x 1 x per jaar 3 stuks Mdw JZ D&H-wet, art. 35 (ontheffing/tijdelijke 40 vergunning) Juridische Zaken x x x 1 x per 4 mnd 9 stuks per jaar Mdw JZ 41 Vent- en standplaatsen Juridische Zaken x 1 x per jaar 3 stuks Mdw JZ Kans- en behendigheidsspelen 42 beleidsregels, verordening en wet Juridische Zaken x 1 x per jaar 1 stuk Mdw JZ 43 Festiviteiten- en Juridische Zaken x 1 x per 4 mnd 9 stuks per jaar Mdw JZ 44 GR VHR (begroting/jaarrekening) Juridische Zaken x 1 x per jaar checklist Afd AJZ 45 WABO: Gebruiksvergunning Juridische Zaken x 1 x per jaar 3 stuks Afd AJZ Verordening leden commissie bezwaarschriften Juridische Zaken x 1 x per jaar 3 stuks Afd AJZ Verordening gemeentelijke ombudsman Juridische Zaken x 1 x per jaar 1 stuks Afd AJZ 48 WWB-inkomensdeel (zie ook SISA) Samenleving x x x 1 x per 4 mnd 25 stuks per jaar Mdw AO/IC 49 Participatiebudget Samenleving x x x 1 x per 4 mnd 11 stuks per jaar Mdw AO/IC 50 WMO Samenleving x x x 1 x per 4 mnd 25 stuks per jaar Mdw AO/IC 51 Bijzondere bijstand Samenleving x x x 1 x per jaar 15 stuks Mdw AO/IC 52 GR GGD (JGZ, AGZ) Samenleving x 1 x per jaar 1 per jaar Mdw AO/IC 53 Regeling voor kinderopvang Samenleving x 2013 (1 x per 3 3 stuks Mdw AO/IC 54 Leerlingenvervoer Samenleving x 1 x per jaar 10 stuks per jaar Mdw AO/IC 55 Verhuur sportaccomodaties Samenleving x 1 x per jaar 3 stuks Mdw AO/IC 56 Onderwijshuisvesting Samenleving x 1 x per jaar Verordening Mdw AO/IC 57 Zwembad kas en verkopen Samenleving 1 x per 3 jaar 3 zwembaden Mdw AO/IC 58 Suwinet oneigenlijk gebruik Samenleving x x 1 x per 4 mnd Nader te bepalen Mdw AO/IC 59 Doorlooptijden Samenleving x x x 3 x per jaar Mdw AO/IC 60 Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Griffier x 1 x per jaar 1 Financieel consulent 7

8 Organisatie janapaudec mei- sept- Controle Type controle onderdeel frequentie Verordening op de 61 rekenkamercommissie Griffier x 1 x per jaar Minimale aantallen/ controle aanpak Checklist en 3 declaraties Controle door Griffie 62 Belastingen VMU subjectmutaties IED x x x 1 x per 4 mnd 20 per 4 mnd 1e mdw belastingen 63 Belastingen VMU kadastermutaties IED x x x 1 x per 4 mnd 20 per 4 mnd 1e mdw belastingen 64 Belastingen bezwaarschriften WOZ IED x 3e 4-mnd 12 stuks 1e mdw belastingen 65 Belastingen kwijtscheldingsaanvragen IED x 1e 4-mnd 10 stuks 1e mdw belastingen 66 Belastingen forensenbelasting IED 2015 (1 x per 3 5 stuks 1e mdw belastingen 67 Belastingen toeristenbelasting IED 2015 (1 x per 3 3 stuks 1e mdw belastingen 68 Juistheid tarieven in systemen Alle x 1 x per jaar 1 Mdw AO/IC 69 Juistheid en volledigheid OZB IED x 1 x per jaar Aansluiting Mdw AO/IC 70 Afvalstoffenheffing IED x 1 x per jaar Aansluiting Mdw AO/IC 71 Rioolrecht IED x 1 x per jaar Aansluiting Mdw AO/IC 72 GEO naamgeving en nummering IED x 1 x per jaar 3 stuks 1e mdw GEO 73 Vergunning grafmonumenten IED x x x 1 x per 4 mnd 5 per 4 mnd 1e mdw belastingen 74 Graf- en Begraafrechten IED x x x 1 x per 4 mnd 5 per 4 mnd 1e mdw belastingen 75 Legeskas IED x x x 1 x per maand 1 Mdw fin adm Kascontrole hout(snippers) en oude materialen OW/VROM x x x 1 x per 4 mnd 1 Uitvoerder OW WABO: bouw IED/OW/VROM x x x 1 x per 4 mnd 25 stuks coördinator vergunningen 78 WABO: sloop IED/OW/VROM x 1 x per jaar 3 stuks coördinator vergunningen 79 WABO: bestemmingsplan IED/OW/VROM x 1 x per jaar 3 stuks coördinator vergunningen 80 WABO: kapaanvragen IED/OW/VROM x 1 x per jaar 1 stuks coördinator vergunningen 81 WABO: volledigheid opbrengsten IED/OW/VROM x 1 x per jaar 1 Mdw AO/IC Grond: verkoop groenstroken/openbaar groen OW/VROM x x x 1 x per 4 mnd 1 beleidsmdw OW Grond: aankoop OW/VROM x x x 1 x per 4 mnd 1 beleidsmdw OW 84 Grond: verkoop kavels particulieren OW/VROM x x x 1 x per 4 mnd 1 beleidsmdw OW 85 Grond: verkoop OW/VROM x x x 1 x per 4 mnd 1 beleidsmdw OW 86 Projecturen grondexploitatie OW/VROM x 1 x per jaar 5 à 10 personen Mdw AO/IC en Fin. Consulent 87 Kascontrole afvalstation OW/VROM x x x 1 x per 4 mnd 1 Afval-coördinator 88 GR recreatieschap Drenthe OW/VROM x 1 x per jaar Checklist Afd VROM 89 Gereedgemelde woningen CBS OW/VROM x 1 x per jaar proces Mdw vergunningverlening Afdelingsspecifieke jaarplanningen De afdelingen ontvangen de IC jaarplanning afdelingsspecifiek na vaststelling van het IC Jaarplan 2013 door de directie. Wijzigingen t.o.v Wijzigingen ten opzichte van 2012 worden veroorzaakt door de nieuwe risico-analyse. Deze heeft ertoe geleid dat de frequentie en aantallen zijn veranderd. 8

9 3.1 IC Jaarkalender e viermaandsrapportage Wie Start Gereed Aanleveren verslag afdelingen bij Afdelingen 2 mei 24 mei 2013 Concern Teruglevering concept aan afdelingen AO/IC 3 juni 7 juni 2013 Opmerkingen afdelingen op Afdelingen 10 juni 14 juni 2013 conceptverslag Rapportage naar directie (MT volgt later) AO/IC 17 juni 21 juni e viermaandsrapportage Aanleveren verslag afdelingen bij Afdelingen 23 sept 27 sept 2013 Concern Teruglevering concept aan afdelingen AO/IC 7 okt 11 okt 2013 Opmerkingen afdelingen op Afdelingen 14 okt 18 okt 2013 conceptverslag Rapportage naar directie (MT volgt later) AO/IC 21 okt 25 okt e viermaandsrapportage Aanleveren verslag afdelingen bij Afdelingen 21 jan 25 jan 2014 Concern Teruglevering concept aan afdelingen AO/IC 4 feb 8 feb 2014 Opmerkingen afdelingen op Afdelingen 11 feb 15 feb 2014 conceptverslag Rapportage naar directie (MT volgt later) AO/IC 18 feb 22 feb 2014 SISA Single Information Single Audit Uitvoeren SISA controles Financiën 1 jan 31 dec 2013 Rapporteren SISA controles aan accountant Financiën 1 jan 31 mrt 2014 Normenkader Uitzetten concept normenkader afdelingen Terugkoppelen concept normenkader aan Concern/AJZ Def. Normenkader door B&W (en ter kennisname raad) (19 dec) Overig Doorlopend bijhouden Europese aanbestedingen Correcties/aanvullingen mandaatregelingen doorgeven aan AJZ Ontwikkeling Kwaliteitszorg Ontwikkeling en implementatie Plan van Aanpak Kwaliteitszorg AJZ 16 sep 20 sep 2013 Afdelingen 23 sep 11 okt 2013 Concern/Fin 22 okt 15 nov 2013 Afdelingen 1 jan 31 dec 2013 Afdelingen 4 nov 8 nov 2013 AO/IC 1 juli 2013

10 Bijlage 1 Toelichting controles 1. Europese aanbestedingen Er is Europese wetgeving op het gebied van aanbesteden en vanaf 1 april 2013 is er een Nationale Aanbestedingswet. Daarnaast is er intern inkoopbeleid. Het college heeft op 14 maart 2007 de nota inkoopbeleid vastgesteld. De beleidsregels uit de nota gelden vanaf Deze wordt momenteel herschreven naar aanleiding van de nieuwe wet. Hierin is onder andere vastgesteld hoe De Wolden bij de inkoop van goederen, diensten en werken omgaat met: - drempelbedragen; - selectiecriteria; - economische keuzes zoals duurzaam inkopen, maatschappelijk verantwoord - ondernemen, regionaal leveranciersbeleid en de inkoopvoorwaarden; - contractenregister. De actuele drempelbedragen en mandaten die bij De Wolden van toepassing zijn: Werken Diensten en leveringen Aanbestedingsvorm < < Enkelvoudig aanbesteden Minimaal 1 offerte > en > en Enkelvoudig aanbesteden < < Minimaal 1 offerte > en < > en > en < > en < Meervoudig aanbesteden Minimaal 3 offertes Nationale aanbesteding Mandaat Budgetbeheerder Budgethouder en budgetbeheerder na paraaf budgethouder College College > > Europese aanbesteding College Als basis voor deze controle wordt een lijst uit het financiële systeem gehaald met alle betalingen per crediteur. De lijst wordt gesorteerd op aflopende totaalbedragen die aan een crediteur betaald zijn. Iedere crediteur waar > aan is betaald, wordt gecontroleerd op Europese aanbesteding. Hiervoor wordt het contractenregister geraadpleegd. De afdelingen zijn zelf verantwoordelijk voor het vullen van dit register. Indien er niet is aanbesteed moet de reden aangegeven worden. Deze controle vindt plaats door dossiers op te vragen, facturen te lichten en indien nodig de betreffende medewerkers te raadplegen. Bij deze controle wordt rekening gehouden met: opmerkingen/conclusies van de accountant of afdeling financiën in voorgaande jaren; Europese aanbestedingen door De Wolden (worden ook op een aparte lijst vermeld); verstrekte subsidies van > ; looptijd van contracten en wijze van evt. verlengingen; de totale realisatie over de afgelopen jaren; aanbestedingen die gecombineerd hadden moeten worden omdat het werk of de dienst of levering (ongeveer) hetzelfde betrof. Van de controle wordt een afzonderlijk verslag gemaakt met bevindingen over het betreffende jaar en eventuele risico s/aanbevelingen voor de komende jaren. Dit verslag wordt naar de accountant gezonden en de bevindingen en aanbevelingen worden overgenomen in het eerstvolgende kwartaalverslag voor de directie.

11 4. Subsidies > De subsidies > worden jaarlijks 100% gecontroleerd en gemonitord middels de Subsidiemonitor. Het gaat om de volgende subsidies: Stichting Speelpeuter, Bibliotheek, Scala centrum voor de kunsten Meppel en Hoogeveen, Stichting Welzijn, Welzijnswerk, Thuiszorg Icare. 5. Subsidies < Van de overige subsidies wordt een steekproef getrokken na afloop van het jaar om alle uitgekeerde subsidies in de massa mee te nemen. In deze overige subsidies zitten met name subsidies van de afdeling Samenleving maar ook subsidies van andere afdelingen zoals energiebesparing en waardevolle bomen. 6 t/m 14 SISA regelingen Verantwoording van specifieke uitkeringen (subsidies en bijdragen) vindt plaats via het principe van Single Information Single Audit (Sisa). Dit betekent dat controle plaatsvindt van de specifieke uitkering via de reguliere accountantscontrole op de jaarrekening. Dit staat (altijd) in de beschikking vermeld. Sisa gaat de komende jaren een steeds belangrijkere plaats gaat innemen. Alle afdelingen moeten dan ook tijdig actie ondernemen om reeds in een vroegtijdig stadium informatie ter beschikking te hebben voor Sisa (beheersing door risicoanalyse om de risico s door een voortijdse controle tijdig inzichtelijk te hebben). Hierbij moet dan o.a. gedacht worden aan het voldoen aan de voorwaarden uit de subsidiebeschikking, bijvoorbeeld het op een juiste wijze verantwoorden van de betalingen, het halen van de termijnen, het tijdig vragen om uitstel daarvan, etc. Deze controle zal veelal begin november moeten worden uitgevoerd om eventuele tekortkomingen nog voor de definitieve controle bij de jaarrekening te kunnen opheffen. Omdat de gemeente hierbij aanzienlijke financiële risico s loopt, is het belangrijk hier voldoende aandacht aan te besteden. In ieder geval dienen van alle projecten (w.o. investeringen) waarvoor een subsidie dan wel financiële bijdrage is toegekend, melding te doen bij de afdeling Concern (Christiaan Mol). De vakafdelingen dienen bij dit soort projecten aan dossieropbouw te doen, waarbij in ieder geval de volgende documenten aanwezig moeten zijn: beschikking van het Rijk of de provincie voor de Sisa-regeling; ingevulde en geüpdate risicoanalyse voor elke Sisa-regeling (ongeacht de omvang van de bestedingen); zichtbare aansluiting van de besteding van de gelden met de financiële administratie; documentatie om de geleverde prestaties/realisatie te onderbouwen; correspondentie met provincie of ministerie over onduidelijkheden en afspraken. Hieronder valt ook correspondentie bij het aanvragen en verkrijgen van uitstel m.b.t. de einddatum van een project. Tot 2013 werd interne controle uitgevoerd op de volgende SISA regelingen: WSW, WWB, IOAZ, Ioaw, BBZ en participatiebudget. Vanaf 2012 zullen ook expliciete interne controles uitgevoerd worden op de overige SISA-regelingen: BDU regelingen, ISV en Onderwijsachterstandenbeleid (OAB) De wijze van interne controle zal nog worden bepaald. 15. M&O M&O is vanaf de jaarrekening 2012 onderdeel van de paragraaf bedrijfsvoering. 16. t/m 18. Verordeningen

12 Van de Controleverordening 2005, Financiële Verordening 2007 en Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid 2009 worden aan de hand van checklisten de uitvoering van de checklisten gecontroleerd. 19. Treasury Treasury wordt gecontroleerd aan de hand van een nieuwe rapportage. 20. Woningfinancieringsregeling ambtenaren 1998 (hypotheken) Alle mutaties worden gecontroleerd. 22. Mutaties crediteuren Bij nieuwe crediteuren en wijzigingen in crediteurenstamgegevens wordt getoetst of deze mutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat er om dat bij iedere wijziging in de crediteurenstamgegevens er sprake is van een vier-ogen principe voor vaststelling. 23. Mutaties budgethouders/budgetbeheerders/pav-ers 24. Facturen (BTW, codering en juiste BH/BB/PAV-er) In 2011 is gestart met het digitaal verwerken van facturen. Het financiële systeem is opnieuw ingericht en voor alle betreffende medewerkers zijn aanwijsbesluiten opgesteld. In 2013 worden alle wijzigingen in budgethouders/budgetbeheerders/ PAV-ers 100% gecontroleerd op juistheid van besluiten en van bevoegdheden in het financiële systeem.na afloop van het jaar wordt nog een steekproef van 40 facturen gecontroleerd op codering van kostensoort/kostenplaats, BTW en juiste budgethouder/budgetbeheerder/pav-er. Budgethouders Als budgethouders zijn aangewezen: de griffier, de secretarisdirecteur en de afdelingshoofden. De verantwoordelijkheid voor de voorbereiding en uitvoering van de begroting inclusief middelenbeleid is door het college gemandateerd aan de budgethouders. De budgethouder zorgt voor een doelmatige uitvoering van de goedgekeurde begroting binnen de aan hem/haar toegewezen budgetten. Een budgethouder kan binnen de toegewezen budgetten besluiten nemen tot het aangaan van overeenkomsten en heeft de volmacht tot het ondertekenen namens de burgemeester met een maximum van voor diensten of leveringen en voor werken. Daarnaast zorgt de budgethouder via het systeem van het digitaal verwerken van facturen, voor de finale goedkeuring van facturen zodat ze betaald kunnen worden Een budgethouder kan zowel medewerkers als budgetbeheerders en/of PAV-ers aanwijzen. Budgetbeheerders Een door de budgethouder aangewezen budgetbeheerder heeft ondermandaat voor één of meerdere budgetten. Voor het aanwijzen van budgetbeheerders dient een Besluit aanwijzing budgetbeheerder te worden genomen. Een standaardmodel hiervoor is te vinden op G:\Financien\Financien algemeen\scanning - workflow nota's\mandatering. Een budgetbeheerder kan binnen de toegewezen budgetten besluiten nemen tot het aangaan van overeenkomsten met een maximum van voor diensten of leveringen en voor werken. Na paraaf van de budgethouder zijn de maximum bedragen en Daarnaast zorgt de budgetbeheerder via het systeem van het digitaal verwerken van facturen voor de codering en 1 e goedkeuring van facturen waarna de budgethouder ze verder verwerkt. Ook kan de budgetbeheerder de finale goedkeuring geven als een PAV-er de 1 e goedkeuring geeft. Prestatieakkoordverklaarders (PAV-ers)

13 Een PAV-er is aangewezen door de budgethouder en mag bestellingen verrichten binnen raam-/afroepcontracten. Verder kan de PAV-er facturen inhoudelijk beoordelen, maar heeft geen budgetverantwoordelijkheid. De PAV-er zorgt via het systeem van het digitaal verwerken van facturen voor de codering en 1 e goedkeuring van facturen waarna de budgetbeheerder of budgethouder de finale goedkeuring geeft. Voor het aanwijzen van een PAV-er dient een Besluit aanwijzing PAV-er te worden genomen. Een standaardmodel hiervoor is te vinden op G:\Financien\Financien algemeen\scanning - workflow nota's\mandatering. Vervanging Bij afwezigheid van de budgethouder treedt diens leidinggevende op als vervanger. Bij afwezigheid van een budgetbeheerder of PAV-er treedt ook diens leidinggevende op als vervanger. Ook kan de betreffende leidinggevende een collega van de budgetbeheerder of PAV-er tijdelijk aanwijzen voor de duur van de afwezigheid. Hiervoor moet het standaardmodel gebruikt worden met duidelijke vermelding van begin- en einddatum. Actuele lijst budgethouders en budgetbeheerders en PAV-ers Er is een lijst van budgethouders en beheerders en PAV-ers met de kostensoorten/- plaatsen waar ze bevoegdheid voor hebben. Deze lijst is in 2011 herzien, mede in verband met de invoering van het digitaal verwerken van facturen. Alle mandaten van budgethouders en PAV-ers zijn hier op aangepast. Een actuele lijst van bevoegdheden is op te vragen bij het taakveld Financiën. De toekenning van budgetten is zichtbaar op Web-publishing (Civision Middelen van het betreffende jaar). De budgetten en de kredieten zijn hierin per afdeling/budgethouder uitgesplitst met daaronder een uitsplitsing per budgetbeheerder. Zowel de begroting als realisatie is zichtbaar. Facturen Bij het afdoen van facturen is het 4-ogen principe van toepassing. De PAV-er of budgetbeheerder krijgt per mail melding dat er één of meerdere facturen klaar staan om af te handelen. Vervolgens beoordeelt de PAV-er of budgetbeheerder de factuur op inhoud, codeert en zorgt voor de 1 e goedkeuring. Na de 1 e goedkeuring wordt de factuur automatisch doorgezet naar de budgethouder of budgetbeheerder. Deze is eindverantwoordelijk en verzorgt de finale goedkeuring. Is de factuur niet voor de geselecteerde budgetbeheerder en/of budgethouder en/of PAV-er bestemd of de factuur kan om andere redenen niet worden goedgekeurd, dan kan de factuur op ieder moment in het proces worden teruggezonden naar de financiële administratie. Coderen houdt in het voorzien van de juiste kostenplaats en kostensoort. Bij het coderen en goedkeuren van facturen krijgen de budgethouders, budgetbeheerders en PAV-ers alleen die kostenplaatsen te zien, waarvoor zij gemandateerd en verantwoordelijk zijn. Alleen op die budgetten kunnen ze coderen en goedkeuren. Na afloop van het jaar worden 40 facturen gecontroleerd op codering, BTW en juiste PAV-er/BH/BB. Voor deze selectie worden er eerst 5 facturen grondexploitatie getrokken en uit de overige massa 35 stuks. Hierbij worden ook de facturen van Samenleving meegenomen. 26. Memoriaalboekingen Memoriaalboekingen worden na afloop van het jaar gecontroleerd. Boekingen in de maanden november 2012 t/m februari 2013 worden gecontroleerd nadat de salarissen en boekingen van sociale zaken eruit gehaald zijn. 27. Rechtstreeks geboekt Alle facturen die buiten de workflow om rechtstreeks worden geboekt, moeten 100% gecontroleerd worden en voorzien van een uitleg.

14 28. t/m 37. Salarisadministratie De financiële administratie voert onderstaande maandelijks (vóór de betalingen) uit: 1. Controleert de 15 mutaties uit de deelwaarneming a. aansluiting met onderliggende brondocumenten; b. aansluiting met salarisstrook; c. mogelijke verschillen en de verklaring van de salarisadministrateur in het standenregister worden beoordeeld; d. beoordeling van functiescheiding cf. mandaatlijst: afdelingsleiding doet voorstel op advies P&O, beslissing door bevoegd orgaan; B&W beoordeelt het voorstel en stelt het salaris en/of overige vergoedingen vast. Deze controle moet zichtbaar plaatsvinden. Dat wil zeggen er moet terug te vinden zijn in de mappen/dossiers welke mutaties zijn gecontroleerd en wat de bevindingen zijn. 2. Controleert aanstellingen en ontslag 100% aan de hand van de checklisten/voortangs-controlelijsten (autorisatie voor aanname, ontslag en promotie door B&W-besluit). 3. Controleert het totaal uitbetaald bedrag van het einde van de vorige periode; dit moet aansluiten bij het begin van de nieuwe periode; daarnaast moet het bedrag overeenstemmen met het bedrag op het kostenverdeling overzicht. 4. Neemt het mutatieverslag/standenregister door op vreemde en/of grote bedragen; controle op Interpay-overzicht op afwijkende bedragen boven de 3.000,-. 5. Stemt het overzicht UWV zichtbaar af met personeels-registratiesysteem (o.a. zijn er zieken die niet zijn aangemeld). 6. Controleert of er in het afgelopen kwartaal nog wijzigingen zijn aangebracht in een checklist/voortgangscontrolelijsten. De financiële administratie voert jaarlijks onderstaande uit: 1. rekent één salarisstrook na op het bruto-nettotraject d.m.v. het programma Pardon, zowel in januari als bij CAO wijzigingen; 2. controle van periodieken, eenmaal per jaar in januari; 3. aansluiting zoeken cafetariamodel, eenmaal per jaar in maart; 4. controle op de saldering van de reiskosten, eenmaal per jaar in december; 5. controle d.m.v. een a-selecte steekproef van B&W declaraties eenmaal per jaar. De coördinator voert per kwartaal het volgende uit: 1. Stelt vast dat de controles van de financiële administratie plaats hebben gevonden en zijn vastgelegd; 2. Ondertekent per kwartaal het verslag van de bevindingen van alle uitgevoerde IC. 48. WWB inkomensdeel Controleaantallen zijn gewijzigd n.a.v. risico inventarisatie. Binnen het aantal van 25 zit minstens 1 dossier IOAW, 1 dossier IOAZ en 2 dossiers BBZ ( waarvan 1 levensonderhoud en 1 kapitaal). Verder zitten hier het Sociaal bijdragefonds (PM) en Sociaal participatiefonds (PM) bij in. 49. Participatiebudget Onderverdeling: 9 WWB werkdeel, 1 wet Inburgering en 1 volwasseneneducatie (VAVO), zie risicoanalyse. Steekproef geschiedt o.b.v. verzamelfactuur. 50. WMO Vanaf 2013 wordt binnen WMO een driedeling gehanteerd: HH (laag risico), PGB (hoog risico), woningaanpassing (hoog risico).

15 57. Zwembaden Vanaf 2013 zal op zwembaden een procescontrole worden uitgevoerd in plaats van een kascontrole. 68. Juistheid tarieven in systemen Tarieven van Leges en rechten De medewerker AO/IC voert de volgende controles uit: 1. Gegevenscontrole op de juistheid van de tarieven en leges in de diverse systemen (minimaal 1 keer per jaar). Indien de tarieven/leges gewijzigd worden moet er een controle plaatsvinden op alle systemen waar de tarieven/leges in gebruikt worden. Pas na controle en goedkeuring mogen de systemen met de gewijzigde tarieven gebruikt worden. De controle vindt in ieder geval voor 1 januari plaats op de tarieven die van kracht zijn vanaf 1 januari. Hieraan ligt ten grondslag een Verordening en bijbehorende tabellen die voor de ingangsdatum van de tarievenwijziging moet zijn vastgesteld door de Raad en gepubliceerd. Gecontroleerd wordt of bedragen in de vastgestelde tarieventabel legesverordening overeenkomen met de wettelijke tarieven. Daarna wordt gecontroleerd of de tarieven in het financiële syteem (Civision Heffen); de diverse excel-bestanden (sjablonen voor de aan te maken aanslag die per afdeling te vinden zijn op G:\ALGEMEEN\Leges\Afdeling\aan te maken aanslagen\jaar); de kassalijst gemeentewinkel; de prijslijst gemeentewinkel en de systemen waar VROM de bouwleges mee beheert (tot januari 2011 Provas, daarna excel en vanaf medio 2012 Squit XO) overeenkomen met de vastgestelde tarieventabel legesverordening, graf- en begraafrechten en tarieventabel afvalstoffenheffing. Na deze controle op juistheid van de bedragen kan bepaald worden of alle tarieven van de vastgestelde tabellen volledig verwerkt zijn in de diverse systemen. 69. Juistheid en volledigheid OZB 70. Juistheid en volledigheid Afvalstoffenheffing 71. Juistheid en volledigheid Rioolrecht Gegevenscontrole op de volledigheid van de leges (jaarlijks): Juistheid en volledigheid onroerend zaakbelasting o aantal objecten in belastingadministratie > aantal objecten GBA; verschil verklaren o zichtbare interne controle op de juistheid van getaxeerde waarden, gehanteerde tarief en kwijtscheldingen en verminderingen; o overeenstemming van de waarde van de objecten in civision waarderen en het Waarderingshuis o opbrengst OZB = waarde x tarief. Totaal verbandcontrole op de afvalstoffenheffing (aantal huishoudens x tarief) + (aantal bedrijven x tarief ) = verwachte opbrengst afvalstoffenheffing = bij benadering de verantwoorde opbrengst afvalstoffenheffing); Totaal verbandcontrole op de rioolheffing (aantal huishoudens x tarief) + (aantal bedrijven x tarief) = verwachte opbrengst rioolheffing = bij benadering de verantwoorde opbrengst rioolheffing. 81. WABO Volledigheid opbrengsten De medewerker AO/IC voert de volgende aanvullende controle uit:

16 Gegevenscontrole op de volledigheid van de leges (na afloop van het jaar): Zichtbare aansluiting tussen bouwleges pakketten, excel en financiële administratie, inclusief analyse van verschillen, hierbij wordt onder andere beoordeeld: Kosten Drents Plateau (Welstand) facturen en Provas/Squit XO/excel versus Civision Bouwsom: vastgestelde versus opgegeven; verlagingen en verhogingen Opbrengsten Bouwleges Provas/Squit XO/Excel versus Civision Opbrengsten Overige leges Provas/Squit XO/Excel versus Civision Restituties Doorlopende nummering en aantal nummers Evt. bezwaren en creditnota s die hier uit voortvloeien De juistheid van de WABO tarieven valt onder de controle bij punt 72.

17 Bijlage 2 Normenkader 3. Wet/verordening/regeling 4. Vastgesteld d.d. 4a. 5. Ingetrokk W/V/C/R/G Afd. Algemene wet bestuursrecht W ALG Besluit Begroting en Verantwoording W FIN Burgerlijk Wetboek div.data W ALG Gemeentewet W ALG Controleverordening 2005 gemeente De Wolden V FIN Financiële verordening 2007 gemeente De Wolden Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid 2009 Gemeente De Wolden V FIN V FIN Notitie Misbruik en Oneigenlijk gebruik C FIN Verordening gemeentelijke ombudsman 2008 Gemeente De Wolden Verordening op de rekenkamercommissie gemeente De Wolden V BMO V Griffier Algemene plaatselijke verordening 2012-II V BMO Nadere regels ter uitvoering van artikel APV betreffende de inzameling van geld of goed. Subsidieverstrekking en steunverlening (notitie staatssteun) Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening vanaf 2005 van de gemeente De Wolden Kassiers- en subkassiersinstructie 2007 gemeente De Wolden Beleidsregels inzake subsidiëring internationale contacten C BMO C FIN V FIN C FIN C BMO Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen W BMO Financiële Verhoudingswet W FIN Wet op het BTW-compensatiefonds W FIN Nota Gemeentelijk Garantiebeleid FIN Treasurystatuut 2005 gemeente de Wolden V FIN Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) W FIN Woningfinanciëringsregeling ambtenaren V FIN Verordening tot wijziging van de 'Woningfinanciëringsregeling ambtenaren 1998' V FIN

18 Wijziging Woningfinancieringsregeling V FIN Nota reserves en voorzieningen C FIN Financiele verordening 2007 artikel 8: Investeringen en afschrijvingen Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning V FIN V Griffier Babsen rechtspositieregeling C P&O CAO/PO 2009, rechtspositieregl. Openbaar onderwijs P&O Toelageregeling beschikbaarheidsdiensten C P&O Bezoldigingsregeling gemeente De Wolden C P&O CAR/UWO gemeente De Wolden P&O Sociaal Statuut C P&O Fietsregeling gemeente De Wolden C P&O Regeling Inconveniënten C P&O Regeling toelage onregelmatige dienst C P&O Reisbesluit De Wolden C P&O Stageregeling C P&O Uitkerings- en pensioenverordening wethouders V P&O Uitvoeringsregeling verplaatsingskosten C P&O Verordening rechtspositie raads- en commissieleden V Griffier Verordening rechtspositie wethouders gemeente De Wolden V P&O Fiscale wetgeving - W P&O Sociale verzekeringswetten - W P&O Uitvoeringsregeling overuren C P&O Vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen voor leden van de commissie bezwaarschriften Terugbetalingsregeling opleidingskosten De Wolden 2008 Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten C BMO C P&O W ALG

19 Wet op de motorrijtuigenbelasting W OW Regeling tarieven gemeentelijke binnensportaccommodaties Regeling tarieven buitensportaccommodaties C SL C SL Regeling tarieven openluchtzwembaden C SL Gemeenschappelijke regeling Recreatieschap Drenthe Gemeenschappelijke regeling Gemeentelijke Gezondheidsdienst Drenthe G VROM G SL Gemeenschappelijke regeling Bestuursacademie G P&O Algemene subsidieverordening V SL Beleidsregels subsidie C SL Subsidieverordening instandhouding waardevolle bomen Beleidsregels Subsidiëring dorpshuizen De Wolden, Aangepast Subsidieregeling Energiebesparing gemeente De Wolden V OW C SL C VROM Huisvestingsplan basisonderwijs V SL Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs, gemeente De Wolden V SL Regeling geldelijke steun voorzieningen aan particuliere huurwoningen 1985 en 1987 W VROM Verordening persoonsgebonden budget begeleid werken Wet sociale werkvoorziening V SL Gemeenschappelijke regeling ALESCON G SL Gemeenschappelijke regeling ALESCON 3e wijziging Beleidsnotitie van het werkvoorzieningschap Reestmond Gemeenschappelijke regeling voor het werkvoorzieningschap Reestmond Beleidsnotitie van het werkvoorzieningschap Alescon Verordening Wet Inburgering De Wolden (Hoogeveen) G SL C SL G SL C SL V SL Wet inburgering W SL Wet Kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen W SL

20 Verordening Wet kinderopvang (VWk) gemeente De Wolden Verordening leerlingenvervoer gemeente De Wolden 2008 Overeenkomst collectieve ziektekostenverzekering V SL V SL C SL Wet Werk en Bijstand W SL IOAW/IOAZ/BBZ div.data W SL Maatregelenverordening Wet werk en bijstand De Wolden , in werking V SL Reïntegratieverordening De Wolden , in werking V SL Uitvoeringsregels reïntegratieverordening C SL Beleidsplan reïntegratie C SL Toeslagenverordening De Wolden , in werking V SL Handhavingsverordening Wet werk en bijstand en Wet Investeren in Jongeren De Wolden V SL Verordening Langdurigheidstoeslag de Wolden , in werking V SL Maatregelenverordening IOAW en IOAZ De Wolden V SL Nota uitvoering Wvg financieel beheersbaar C SL Verordening maatschappelijke ondersteuning gemeente De Wolden V SL Verordening sociaal participatiefonds de Wolden , in werking V SL Verordening op het sociaal bijdragefonds V SL Tijdelijke subsidieregeling Schuldhulpverlening W SL Wet tegemoetkoming chronisch zieken en gehandicapten W SL Wmo beleid m.b.t. collectief vervoer SL Algemene Verkoopvoorwaarden Grond VROM Nota grondbeleid VROM Notitie grondprijzen VROM Verordening advisering planschade De Wolden V VROM Wet waardering onroerende zaken W IED

21 Wet waardering onroerende zaken W IED Verordening onroerende zaakbelasting V IED Verordening forensenbelasting V IED Verordening toeristenbelasting V IED Algemene Wet inzake Rijksbelastingen W IED Invorderingswet W FIN 1e wijziging Leidraad invordering gemeentelijke belastingen C FIN Uitvoeringsregeling gem. Belastingen C IED Beleidsregels aanwijzing belastingplichtigen en woz-belanghebbende Uitvoeringsregeling gemeentelijke belastingen De Wolden 2008 Beleidsregels ambtshalve vermindering gemeentelijke belastingen gemeente De Wolden C IED C IED C IED Beleidsregels vergoeding kosten voorprocedures C IED Besluit Paspoortgelden IED Wet rechten burgerlijke stand W IED Legesverordening V IED Verordening op de kansspelen voor de gemeente De Wolden V BMO Verordening graf- en begraafrechten V IED Verordening afvalstoffenheffing V IED Beleidsregels heffing afvalstoffenheffing van wooneenheden en niet zelfstandige gedeelten Aansluitverordening riolering gemeente De Wolden Festiviteiten- en evenementenverordening voor de gemeente De Wolden 2010 Terugbetalingsregeling opleidingskosten De Wolden C IED V OW V BMO C P&O Aanbestedingswet X ALG

22 Bijlage 3 Format Risico analyse risico analyse tbv IC Invulinstructie In de eerste tabel per regel een keuze maken uit 1 van de mogelijkheden. Dat betekent dus per kleur 1 vakje vullen (maakt niet uit met welk teken) Totaal aantal risicopunten dat de eerste tabel genereert opzoeken in de tweede tabel. In de kolom met de juiste massa de frequentie en omvang van de steekproef opzoeken. Financiele omvang begroting Aantallen per jaar risicopunten financiele omvang per jaar < >= < >= < >= juridisch risico geen klein middel groot 0 + personeelsrisico (bezetting, wisselingen, kennis) geen klein middel groot 0 + regelgeving nieuw/wijzigingen nee ja, weinig impact ja, veel impact 0 + organisatiewijzigingen nee ja, weinig impact ja, veel impact 0 + signalen over de uitvoering in voorgaande periodes nee ja, weinig impact ja, veel impact 0 + proces beschreven nee ja, > 3 jaar geleden ja, < 3 jaar geleden 0 + SUBTOTAAL 0 speerpunt accountant nee ja 1 x TOTAAL 0 frequentie en omvang controle Risico punten totale massa jaarlijks 0-10 st totale massa jaarlijks st totale massa jaarlijks st 1 t/m 10 geen geen geen 11 t/m 20 1 x per 3 jaar steekproef 1 stuk 1 x per 3 jaar steekproef 3 stuks 1 x per 3 jaar steekproef 5 stuks 21 t/m 30 1 x per jaar steekproef 1 stuk 1 x per jaar steekproef 3 stuks 1 x per jaar steekproef 5 stuks 31 t/m 40 1 x per jaar steekproef 1 stuk 1 x per jaar steekproef 3 stuks 1 x per jaar steekproef 5 stuks 41 t/m 50 1 x per jaar steekproef 3 stuks 1 x per 4 mnd steekproef 3 stuks 1 x per 4 mnd steekproef 5 stuks 51 t/m 60 1 x per jaar steekproef 3 stuks 1 x per 4 mnd steekproef 3 stuks 1 x per 4 mnd steekproef 5 stuks 61 t/m % 1 x per 4 mnd steekproef 5 stuks 1 x per 4 mnd steekproef 5 stuks 71 t/m % 1 x per 4 mnd steekproef 8 stuks 1 x per 4 mnd steekproef 10 stuks > % 1 x per 4 mnd steekproef 10 stuks 1 x per 4 mnd steekproef 15 stuks