Notitie normenkader. November Auteurs Jan Willem Dijk Henk Jan Tuin Rob Bakker. Versie 1.0 definitief

Transcriptie

1 Notitie normenkader November 2013 Auteurs Jan Willem Dijk Henk Jan Tuin Rob Bakker Versie 1.0 definitief Vaststelling college d.d: november 2013

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding Normenkader: wat is het precies? Hoe willen we met het normenkader omgaan? Normenkader Aanvullingen per

3 Inleiding Sinds de invoering van de rechtmatigheidscontroles bij gemeenten wordt gewerkt met een zogenaamd normenkader. Hierin staan de relevante wettelijke kaders (deel 1), de gemeentelijke beleidsregels en verordeningen (deel 2) en tot slot de voor de rechtmatigheidscontrole uitgesloten artikelen van gemeentelijke verordeningen en beleidsregels in opgenomen. De uitvoering van de rechtmatigheidscontrole door de accountant wordt gedaan op basis van het normenkader. Om het normenkader te kunnen gebruiken voor de interne beheersing èn de accountantscontrole moet het worden geoperationaliseerd. Dit doen we bij de gemeente Assen middels de controleprogramma s die bij de interne controles worden gebruikt. In navolging op 2012 is het normenkader voor 2013 geactualiseerd en wordt ter vaststelling aan uw college voorgelegd. De Raad zal per brief worden geïnformeerd over het verschijnen van de managementletter en de aanpassing van het normenkader Met deze notitie wordt invulling gegeven aan achtereenvolgens: 1. Toelichting op het normenkader. 2. Hoe willen we met het normenkader omgaan? 3. Hoe ziet het normenkader voor 2013 eruit? 1. Normenkader: wat is het precies? Het normenkader voor een rechtmatigheidcontrole betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en de gemeente zelf. Het betreft alleen die regelgeving waar bepalingen over financiële beheershandelingen in voorkomen. Het normenkader bestaat uit externe wetgeving en de gemeentelijke verordeningen en andere raadsbesluiten. De gemeenteraad mag de eigen verordeningen niet buiten de rechtmatigheidcontrole laten. Wel kan de raad besluiten om aan bepaalde onderdelen van de verordening geen financiële consequenties te verbinden (mits dit niet voortvloeit uit hogere regelgeving). Het platform rechtmatigheid provincies en gemeenten adviseert om de desbetreffende onderdelen dan in te trekken of te wijzigen. Het inbouwen van een hardheidsclausule kan een oplossing zijn. De gemeenteraad beïnvloedt met de vaststelling van regelgeving zelf de zwaarte van de interne borging van de rechtmatigheid en als afgeleide de reikwijdte van de accountantscontrole. Bij het vaststellen van nieuwe regelgeving moet de afweging plaatsvinden of het handhaafbaar en doelmatig te controleren is. Borging van de effectiviteit, doelmatigheid en naleving van de regelgeving is belangrijk. In het kader van deregulering vergen bovenstaande punten ook de nodige aandacht. Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidcontrole, tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van externe wetgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen (bijv. bij de verantwoording over de besteding van specifieke uitkeringen). Mocht de raad toch een collegebesluit willen laten toetsen dan heeft de raad 2 opties: 1. Besluiten om de regelgeving op te nemen in het normenkader (en daarmee in de accountantscontrole en goedkeuringstoleranties); 2. Een aanvullende onderzoeksopdracht aan bijvoorbeeld de accountant verstrekken (geen invloed op de goedkeuringstoleranties bij de jaarrekeningcontrole). Er is geadviseerd om de 2 e optie te hanteren. Bij de eerste optie ligt het meer voor de hand dat de raad de bevoegdheid voor de betreffende regelgeving naar zichzelf toe trekt. Het college is verantwoordelijk voor het opstellen en de volledigheid van het normenkader. Het college stuurt het normenkader naar de raad. De raad hoeft dit normenkader niet expliciet vast te 3

4 stellen, maar kan het ook voor kennisgeving aannemen. Het gaat er om dat de raad zich bewust is van de regelgeving die wel en niet wordt meegenomen in de controle. 2. Hoe willen we met het normenkader omgaan? Het normenkader wordt met ingang van 2012 jaarlijks door het college vastgesteld ten tijde van de interimcontrole door de accountant. De raad krijgt het normenkader ter kennisgeving aangeboden bij de aanbieding van de resultaten van de managementletter. Voor deel 1 van het normenkader geldt dat deze volledig moet zijn ten aanzien van externe wetgeving met betrekking tot financieel beheer of de financiële organisatie. Voor deel 2 geldt dat deze volledig moet zijn ten aanzien van gemeentelijke verordeningen en raadsbesluiten. Hierbij wordt wel ingezet op deregulering. Het laatste uitgangspunt is dat er geen artikelen in deel 3 van het normenkader worden uitgesloten. We vinden dat alle gemeentelijke verordeningen en raadsbesluiten toepasbaar moeten zijn in de zin van handhaving en doelmatige controle. Artikelen mogen alleen uitgesloten worden in specifieke situaties als aanpassing van de begeersorganisatie aan vernieuwde wetgeving en in afwachting van verdere deregulering. Uitsluiting heeft daarmee een tijdelijk karakter. 3. Normenkader 2013 Ten opzichte van het normenkader 2010 en 2011 is de lijst met interne regelgeving aardig opgeschoond. Dit is het resultaat van de eerste dereguleringsslag die in 2011 is uitgevoerd. Het afgelopen jaar is er verder invulling gegeven aan deregulering en dit zal de volgende jaren ook zo blijven. Samenhangende onderwerpen worden zoveel mogelijk in één verordening geregeld en bestaande verordeningen worden getoetst op nut en noodzaak. Op langere termijn levert dit een kleiner regelingenbestand op, dat bestaat uit heldere regels. Afgelopen jaar 2012 zijn de verschillende legesverordeningen bij elkaar gebracht en als 1 verordening onder de rechtenverordening gebracht. Ook de lijst met externe regelgeving is opgeschoond. Alleen die regelgeving die daadwerkelijk een relatie heeft met financieel beheer of de financiële organisatie is opgenomen in deel Aanvullingen per Per 1 januari 2014 zal de Wet Hof en Schatkistbankieren aan het normenkader, deel 1 wettelijke kaders van het rijk worden toegevoegd. De wetsontwerpen die de basis moeten gaan vormen voor een strakkere en betere sturing op het Emu saldo (wet Hof) en de invoering van de schatkistbankieren (wijziging wet Fido) hebben inmiddels de instemming van de Tweede Kamer verkregen. Beoogde invoeringsdatum is 1/1/2014. Deel 1: Overzicht wettelijke kaders vanuit het rijk In onderstaand overzicht is een inventarisatie gegeven van de relevante algemene wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole. In de eerste kolom wordt een algemene omschrijving gegeven die overeenkomt met de aanduiding van programma s en/of producten. In de tweede kolom wordt dit nader uitgewerkt naar de specifieke activiteiten die onder het programma/product vallen. In de kolom wetgeving extern wordt de te toetsen wet- en regelgeving vanuit het rijk aangegeven die direct een relatie heeft met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. Waar een wet wordt genoemd, wordt ook de onderliggende regelgeving op grond van deze wet bedoeld. 4

5 Programma s/producten Specifieke activiteit Wetgeving extern Algemeen Bestuur en ondersteunende processen Algemeen financieel middelenbeheer Arbeidsvoorwaarden personeelsbeleid Inkopen, subsidies contractbeheer, Gemeentewet Besluit Begroting en Verantwoording Financiële-verhoudingswet Wet gemeenschappelijke regelingen Algemene wet bestuursrecht Wet op de omzetbelasting 1968 Wet op het BTW-Compensatiefonds Invorderingswet Algemene wet inzake rijksbelastingen Ambtenarenwet Fiscale wetgeving Sociale verzekeringswetten CAR-UWO Europese aanbestedingsrichtlijnen en staatssteunregels EG-verdrag Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijnen aanbesteden Aanbestedingswet 2012 Wet rechten burgerlijke stand Besluit paspoortgelden Bestuur en Burger Burgerlijke stand, afgifte documenten Algemene Dekking Belastingen en rechten Gemeentewet Wet op de lijkbezorging Wet waardering onroerende zaken Wet milieubeheer (afvalstoffen) Treasurybeheer Wet financiering decentrale overheden Stadsontwikkeling Grondexploitatie Wet ruimtelijke ordening Stedelijke Vernieuwing Wet stedelijke vernieuwing Mobiliteit/Stads- en wijkbeheer Parkeerbeheer Wet administratiefrechtelijke handhaving verkeersvoorschriften (wet Mulder) Bouwen en wonen Wonen Besluit woninggebonden subsidies Zorg en Welzijn Maatschappelijke zorg en Wet maatschappelijke ondersteuning welzijn Kinderopvang Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen Onderwijs Verzorgen basis-, speciaal en voortgezet onderwijs Wet op het primair onderwijs Wet op het voortgezet onderwijs Werk en inkomen Sociale inkomensvoorzieningen en werkgelegenheid Wet Werk en Bijstand Wet investeren in jongeren IOAW en IOAZ Sociale en Fiscale wetgeving Wet Inkomensvoorziening Kunstenaars Wet participatiebudget Schuldhulpverlening Besluit tijdelijke specifieke uitkering schuldhulpverlening 5

6 Deel 2: Overzicht gemeentelijke wet- en regelgeving In deze bijlage staat de gemeentelijke wet- en regelgeving die relevant is voor het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie. Programma s/producten Specifieke activiteit Naam verordening/besluit (citeernaam) Algemeen Bestuur en ondersteunende processen Bestuursactiviteiten Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden Arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid CAR-RLA Regeling vergoeding reiskosten woonwerkverkeer Financiering huisvesting Verordening vergoeding wachtdiensten Vergoeding vrijwilligers brandweer Vergoeding onregelmatige dienst Sociaal akkoord (geldig tot ) Subsidies Algemene subsidieverordening gemeente Assen 2010 Subsidieregeling zorg en welzijn Subsidieregeling fysieke leefomgeving Subsidieregeling kunst en cultuur Subsidieregeling evenementen en sport Leidraad subsidiabele restauratiekosten Beleidsregels levendig Assen Grondexploitatie Exploitatieverordening gemeente Assen 1996 Onderzoek, algemeen financieel middelenbeheer Diverse activiteiten Verordening collegeonderzoeken van de gemeente Assen Financiële verordening gemeente Assen 2013 Controleverordening gemeente Assen 2013 Incassoreglement Assen 2010 Mandaten- en volmachtenbesluit gemeente Assen 2009 Treasurystatuut gemeente Assen Treasurybeheer Algemene Dekking Belastingen en rechten Uitvoeringsregeling gemeentelijke belastingen 2010 Verordening onroerende-zaakbelasting Verordening parkeerbelasting 2009 Marktgeldverordening 2013 Verordening toeristenbelasting 2013 Algemene rechtenverordening 2013 Liggeldverordening gemeente Assen 2013 Verordening op de heffing en invordering van rioolheffing 2013 Verordening op de heffing en invordering van brandweerrechten 2013 Verordening op de heffing en invordering van de afvalstoffenheffing 2013 Verordening precariobelasting 2013 Verordening Begraafrechten voor de Noorder- en Zuiderbegraafplaats 2013 Verordening Begraafrechten voor de Boskamp

7 Stadsontwikkeling Planschade RO-activiteiten Verordening tegemoetkoming in planschade Assen 2008 Procedureregeling planschadevergoeding Bevordering bezit koopwoningen Verordening VROM Starterslening gemeente Assen 2010 Zorg en Welzijn Maatschappelijke zorg en welzijn Jeugd Verordening Voorzieningen Maatschappelijke Ondersteuning gemeente Assen 2012 Besluit Voorzieningen maatschappelijke ondersteuning gemeente Assen 2012 Verordening wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen gemeente Assen 2012 Werk en inkomen Inkomenswaarborg Toeslagenverordening WWB Toeslagenverordening WIJ Maatregelenverordening WIJ gemeente Assen Verordening toeslagenbeleid Verordening meedoenpremies gemeente Assen Verordening langdurigheidstoeslag Gemeente Assen Activering en reïntegratie Verordening persoonsgebonden budget begeleid werken WSW Onderwijs Onderwijshuisvesting Verordening voorziening huisvestingen onderwijs gemeente Assen Beleidsregel bekostiging gymnastiekruimte voor basisonderwijs en (speciaal) voortgezet onderwijs Leerlingenvervoer Verordening leerlingenvervoer Normenkader 2011, deel 3: Overzicht uit te zonderen artikelen gemeentelijke verordeningen en regelingen inzake rechtmatigheidcontrole: Naam verordening of beleidsregel Uit te zonderen artikelen voor de rechtmatigheidscontrole 2011 Eventuele toelichting In de managementletter richt de accountant zich primair op mogelijke verbeterpunten in de significante processen die zijn onderzocht in het kader van de jaarrekening. Dit heeft tot doel een bijdrage te leveren aan de interne beheersing en het zelfcontrolerende vermogen van uw organisatie. In oktober heeft accountant Ernst & Young de interimcontrole 2013 uitgevoerd. Hierover heeft zij op 31 oktober de managementletter afgegeven aan de gemeente Assen. De managementletter is door Ernst & Young reeds besproken met BMA en in een bestuurlijk overleg met de portefeuillehouder financiën en de directie. 7