Over de communicatie van

Transcriptie

1 Over de communicatie van Het uitgangspunt van deze notitie is, dat voor goede communicatie eerst een goede organisatie nodig is. Onduidelijke organisatie levert meestal slechte communicatie op. Pogingen om de communicatie te verbeteren lopen vaak spaak, zolang de organisatie niet deugt. 1. Wat voor een club zijn we? Golfclub Son is gevestigd in een regio met veel golfbanen. Golfbanen die vaak moeite hebben hun leden te behouden en het hoofd boven water te houden. Daarom moeten we niet domweg andere clubs nadoen, maar ook voor de toekomst goed nadenken over ons bestaansrecht. Dat bestaansrecht wordt zichtbaar, als we kijken naar onze sterkten ten opzichte van andere clubs. Dan blijkt, dat Golfclub Son een unieke formule heeft: een zelfstandige vrijwilligersclub, die baan, golf en opleiding exclusief voor leden overkoepelt; een bijzondere baan: klein, in het centrum van Son, waar je goedkoop en vaak zonder reservering terecht kunt voor een snel rondje golf; een bijzondere club: een gezellige sfeer met veel activiteiten zowel op de eigen baan als elders. 2. Wat voor een club willen we zijn? Golfclub Son wil een in alle opzichten aantrekkelijke club zijn voor golfers uit Son en omstreken: waar mensen zich uitgenodigd voelen om te komen golfen; waar je kunt golfen of leren golfen tegen een aantrekkelijke prijs; waar je zonder reservering of wachttijd terecht kunt om lekker snel 9 of 18 holes te lopen op een uitdagende baan met veel aandacht voor het korte werk; waar je je ook uitgenodigd voelt om mee te doen aan de activiteiten die worden georganiseerd; waar je je thuis voelt in de ongedwongen sfeer, waarbij mensen zowel op de baan als in de club respect voor elkaar tonen en waarbij recreatie belangrijker is dan prestatie. 3. Hoe is de club georganiseerd? Golfclub Son is een vereniging, zodat de leden het laatste woord hebben. Het bestuur heeft de dagelijkse leiding van de club en wordt daarbij ondersteund door een in deeltijd betaalde clubmanager. Het bestuur is conform de statuten en het huishoudelijk reglement verantwoordelijk voor het beleid van de club en het is daarvoor verantwoording schuldig aan de ledenvergadering. De club kan echter alleen blijven draaien op veel enthousiaste vrijwilligers. Van de ongeveer zeshonderd leden zijn er meer dan honderd als vrijwilliger betrokken bij de organisatie van de club. Veel van die vrijwilligers zitten in een van de twaalf commissies die de club letterlijk rijk is. Golfclub Son is dus echt een vrijwilligersclub. Die vrijwilligers blijven alleen betrokken bij de club, als ze ook echt betrokken worden door de club. Veel centrale regie kan die betrokkenheid in de weg staan. Het bestuur delegeert operationele zaken daarom zoveel mogelijk aan commissies en functionarissen, vooral om vrijwilligers betrokken en enthousiast te houden. Delegeren is het overdragen van bevoegdheden, inclusief de verantwoordelijkheid. Het bestuur bepaalt de kaders, waarbinnen commissies en functionarissen Communicatiebeleidsplan (goedgekeurd in bestuursvergadering ) bladzijde 1 van 5

2 opereren, door aan te geven welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden gedelegeerd worden. Binnen die kaders zijn commissies en functionarissen in beginsel autonoom; natuurlijk zijn ze wel verantwoording schuldig aan het bestuur. Bij delegeren aan diverse commissies en functionarissen hoort coördineren. Coördinatie van al die commissies en functionarissen, die allemaal hun eigen klus zo goed mogelijk willen klaren. Die coördinatie vindt in eerste instantie plaats binnen het bestuur. Het bestuur heeft vervolgens een portefeuilleverdeling, waarin een lijntje loopt naar alle commissies en functionarissen. Vooral om te ondersteunen en te faciliteren of om samen te zoeken naar verbeteringen. Soms moet het bestuur daarbij knopen doorhakken, omdat belangen van commissies en functionarissen onderling met elkaar in botsing kunnen komen. Dat gebeurt dan overigens door het hele bestuur en niet door de portefeuillehouder. 4. De communicatie Onder communicatie verstaan we hier al het gecommuniceer in en rondom de club. Niet alleen berichten op de website, maar ook bijvoorbeeld het gepraat op het terras. Daarbij zijn dus heel wat actoren betrokken waaronder: de leden het bestuur, de commissies en functionarissen de golfschool golfsport organisaties zoals NGF en NVG dienstverleners zoals Berkelmans en ProwareGolf de omgeving zoals de gemeente en de buren de potentiële leden. Communicatie is dus zeker niet speciaal iets van het bestuur, iedereen is met communicatie bezig. Al dit gecommuniceer is onmogelijk te beheersen. Met communicatiebeleid kun je het hooguit zo goed mogelijk beheren en daarbij uitwassen in toom houden. Het communicatiebeleid van de club heeft meerdere en verschillende doelen. a. Veel organisaties bedoelen vooral, dat het organisatiebeleid duidelijk moet zijn voor de binnen- en buitenwereld. Natuurlijk spelen website, clubblad en clubmail dan een belangrijke rol. b. Toch is het belangrijkste doel van communicatiebeleid misschien wel, dat bestuur, commissies en functionarissen voldoende signalen opvangen van elkaar en van anderen om te weten wat er leeft en om daar adequaat op te reageren. c. PR is gericht op het beheren van contacten met de buitenwereld om de doelen van de club zo goed mogelijk te bereiken en te borgen. d. Marketingcommunicatie heeft als doel het marktaandeel te verhogen om de financiële positie van de club te versterken. Deze verschillende vormen van communicatiebeleid worden hieronder toegelicht. a. Informeren Het traditionele communicatiebeleid bestaat uit het informeren van doelgroepen over het organisatiebeleid. Golfclub Son doet dit structureel via de clubmedia, die vooral op de leden zijn gericht, maar waarvan de website grotendeels ook de buitenwereld kan bereiken. De redactiecommissie is verantwoordelijk voor publicatie van het clubnieuws via clubblad, website en clubmail. Deze drie kanalen vullen elkaar goed aan. De website biedt tamelijk volledige pull-informatie, waar brede informatie over de vereniging beschikbaar is. Communicatiebeleidsplan (goedgekeurd in bestuursvergadering ) bladzijde 2 van 5

3 De clubmail biedt push-informatie, waarmee alle leden incidenteel geïnformeerd worden over zaken die de club onder hun aandacht wil brengen; om overkill te voorkomen wordt deze clubmail hooguit eenmaal per maand verstuurd. Het clubblad biedt viermaal per jaar informatie die vaak ook via website en clubmail beschikbaar is gekomen, maar die in gedrukte vorm voor veel leden duidelijk meerwaarde heeft. Daarnaast is het clubblad geschikt voor langere teksten en animerende bijdragen, die zich minder lenen voor publicatie via website. Van belang is, dat informatie eenduidig wordt verspreid. Daarom is gekozen voor het primaat van de website: alle essentiële informatie komt op de website en die informatie is leidend. Het is dan gevaarlijk diezelfde informatie ook b.v. in brochures of formulieren vast te leggen. Als namelijk iets verandert en op de website wordt aangepast, blijven brochures en formulieren met oude informatie vaak nog bestaan: dan is de informatie dus niet meer eenduidig. Daarom moeten we bij het verspreiden van informatie zeer terughoudend zijn met bordmededelingen, brochures en dergelijke. Het contentbeheer van de redactiecommissie beoogt correcte informatie te bieden conform het beleid van bestuur, commissies en functionarissen. Bron en datering van de informatie moeten altijd traceerbaar zijn. Het systeembeheer en applicatiebeheer van de website is ondergebracht bij Onlinq in Son, dat voor de club ook een uitgebreid en effectief content management systeem heeft ontwikkeld. De clubmail wordt op basis van gegevens van de ledenadministratie verstuurd met behulp van de clubsoftware die geleverd is door ProwareGolf in Bodegraven. Het clubblad wordt evenals het overige drukwerk gedrukt door Drukkerij SNEP in Eindhoven. De redactiecommissie is ook verantwoordelijk voor het ontwikkelen en bewaken van de huisstijl en daarmee voor de contacten met de leveranciers van communicatiemiddelen. De redactiecommissie dient daarbij regelmatig te toetsen of de prijs/kwaliteit verhouding van deze leveranciers nog marktconform is. Het CMS van de website moet binnenkort worden aangepast, wanneer de gebruikte PHP-versie niet meer wordt ondersteund. Daarnaast zijn aanpassingen aan de website zelf nodig door het toenemende gebruik van tablets en mobiele telefoons en omdat gebruikers steeds nieuwere browserversies gebruiken. Afstemming met de IT-commissie is daarbij van belang. Kan de nieuwe ProwareGolf software tenminste dezelfde kwaliteit clubmail opleveren als de oude NGP-applicatie? Hoe kan de kwaliteit van het clubblad weer opgekrikt worden naar het oude niveau? Om dit te kunnen bereiken is commitment van bestuur, commissies en functionarissen essentieel. b. Luisteren Het is belangrijk dat bestuur, commissies en functionarissen voldoende signalen opvangen van elkaar en van anderen om te weten wat er leeft en om daar adequaat op te reageren. Toch is dit zoals vrijwel overal het ondergeschoven kindje van communicatiebeleid. De clubmedia bieden nauwelijks ruimte voor deze feedback. Incidenteel komen er signalen binnen via ingezonden stukken en misschien ook juist door het ontbreken daarvan. Incidenteel ook wordt het Panel op de website gebruikt om meningen van leden te peilen. Twee of driemaal per jaar vindt het Commissie Voorzitters Overleg plaats voor overleg tussen de commissies onderling, maar ook voor communicatie tussen de commissies en het bestuur. Het bestuur kan dit gremium gebruiken om informatie door te geven en voorstellen te toetsen, maar is nog veel meer geïnteresseerd in de mening van deze groep deskundige en betrokken clubleden. Communicatiebeleidsplan (goedgekeurd in bestuursvergadering ) bladzijde 3 van 5

4 Hoe kan het bestuur structureel meer signalen van een brede groep leden opvangen zonder daarbij het imago van de club in de buitenwereld in gevaar te brengen? c. PR De club is afhankelijk van goed contact met de omgeving. Met de medegebruikers van het sportpark, maar ook met de omwonenden, de brandweer, de gemeente en de Sonse gemeenschap. Al was het maar omdat een slecht imago ons problemen kan opleveren. Natuurlijk moeten we er daarbij voor zorgen, dat ons belang goed over tafel komt. Hierbij kunnen we bijvoorbeeld denken aan de volgende zaken. Als er veel ballen over de netten blijven vliegen, dan kunnen klachten van de brandweer, maar ook van tennis, hockey en omwonenden ons niet alleen op kosten jagen, maar zelfs ons voortbestaan in gevaar brengen. Daarom moeten we zoveel mogelijk conflicten vermijden en overleg zoeken. Als we de weg naar een nieuwe baan open willen houden, dan moeten we met onze projectpartners (grondeigenaren: de gemeente en Ballast Nedam) blijven zoeken naar gemeenschappelijke belangen en tegelijkertijd de publieke opinie via dorpspers en politieke partijen voor ons proberen te winnen. Tot dusver was er in de club weinig systematische aandacht voor PR. De voorzitter representeert de club bij de gemeente, de sportstichting, de pers en de medegebruikers van het sportpark en dat moeten we ook zo houden. Incidenteel regelt de clubmanager of de Weco een artikel in de dorpspers, maar niemand lijkt daar structureel mee bezig. Op basis van structurele aandacht hiervoor in het bestuur kan de opdracht aan de Redactiecommissie op dit gebied worden verruimd. Kan de opdracht aan de redactiecommissie verruimd worden op het gebied van PR? Er moet een procedure worden vastgesteld voor publicatie van externe communicatie. Er moet een perslijst worden opgesteld. Externe communicatie moet overdraagbaar gedocumenteerd worden. Hoe voorkomen we, dat (gebrek aan) communicatie over lopende claims onze rechtspositie in gevaar brengt? d. Marketingcommunicatie Voor Golfclub Son is het marktaandeel vooral van belang bij het werven van nieuwe leden, maar ook bij het werven van sponsor- en advertentiegelden. Nieuwe leden zijn nodig voor het voortbestaan van de club. De aard van de club veroorzaakt een forse jaarlijkse uitstroom, zodat een continue instroom noodzakelijk is om de club financierbaar te houden. Indirect is voor ledenwerving ook de omzet van de golfschool van belang. Nagenoeg alle sportclubs en ook golfclubs hebben tegenwoordig problemen om het ledental op peil te houden en ook wij beginnen er last van te krijgen. Er is daarom meer structurele aandacht voor ledenwerving nodig. NGF-directeur Jeroen Stevens vond bij zijn laatste bezoek onze positie binnen het sportpark een uitgelezen kans. Hockeyers, hockeyouders, tennissers en cricketers vormen volgens hem een directe doelgroep. Systematisch nadenken over doelgroepen is dan ook nodig. Communicatiebeleidsplan (goedgekeurd in bestuursvergadering ) bladzijde 4 van 5

5 Nu ledenwerving meer prioriteit krijgt, moeten we deze beter inbedden in de organisatie van de club. Tot dusver hield alleen de clubmanager zich er rechtstreeks mee bezig bij de organisatie van open dagen. Misschien kan de opdracht aan de I&O commissie hiervoor verruimd worden. Sponsor- en advertentiegelden vormen een tweede geldstroom voor de club. Het lijkt verstandig de sponsoring net als representatie in handen van de voorzitter te laten en daarom de advertentie- en sponsormanager rechtstreeks aan de voorzitter te koppelen. Welke doelgroepen kunnen we onderscheiden voor ledenwerving en welke instrumenten kunnen we daarbij ontwikkelen? Welke werkafspraken tussen de voorzitter en de advertentie- en sponsormanager zijn nodig bij de invulling van het sponsorbeleid? Communicatiebeleidsplan (goedgekeurd in bestuursvergadering ) bladzijde 5 van 5