Sportclub Deventer. Organisatie Sportclub Deventer

Transcriptie

1 Organisatie Sportclub Deventer

2 Doel: Invulling geven aan een nieuwe organisatie, met heldere verdeling van taken en verantwoordelijkheden, die past bij de fase waarin Sportclub Deventer zich bevindt en waarbij de club klaar is voor de toekomst.

3 Uitgangspunten invulling organisatie Verantwoordelijkheden laag in organisatie beleggen Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zoveel mogelijk in 1 lijn (bevoegdheden kun je delegeren, verantwoordelijkheden niet) Gebruik maken van eerder geïnventariseerde informatie

4 (voorzitter, secretaris, penningmeester, bl technische zaken bl senioren bl jeugd bl facilitaire zaken) SBS commissie (Secretaris) Financiën & ICT (Penningmeester) Communicatie & Sponsoring (Voorzitter) Senioren (bl senioren) Technische zaken (bl technische zaken) Jeugd (bl jeugd) Facilitaire zaken (bl facilitaire zaken) Wedstrijd secretariaat Website commissie Scheidsrechters commissie Taskforce meisjes voetbal Materiaal & outfits commissie Vrijwilligers commissie Club van 100 Sponsor commissie Senioren Technische commissie senioren Technische commissie jeugd Activiteiten commissie jeugd Accommodatie commissie Taskforce ledenwerving Trainers senioren Trainers jeugd Jeugd mini t/m A Clubhuis commissie

5 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden id Activiteiten)Sportclub Activiteiten)Sportclub Opstellen2missie,2visie2en2strategie2Sportclub2Deventer Opstellen2gedragscode2en2algemeen2beleid Goedkeuren2gedragscode2en2algemeen2beleid Goedkeuren2missie2visie2en2strategie2Sportclub2Deventer Dagelijkse2leiding2en2besturing22van2de2vereniging Verantwoordelijk2voor2vaststelling2en2uitvoering2van2het2totale2beleid2 binnen2het2kader2en2de2mogelijkheden2van2de2statuten,2huishoudelijk2 Reglement2en2de2besluiten2van2de2Algemene2Ledenvergadering2 Ziet2er2op2toe2dat2de2commissies2en2werkgroepen2hun2taken2binnen2de2 kaders2van2het2vastgestelde2beleid2blijven2uitvoeren.2 Zo2breed2mogelijke2informatieverschaffing2naar2de2leden2voor2wat2 betreft2beleid2en2uitvoering2daarvan2 Het2verzorgen2van2noodzakelijke2eterne2contacten2 Toezien2op2naleving2van2statuten,2huishoudelijk2reglement2alsmede2op2 de2dagelijkse2gang2van2zaken2binnen2de2vereniging2 Vertegenwoordigen2van2de2vereniging2bij2officiële2gelegenheden2zoals2 huldigingen,2jubilea,2recepties2e.d.2en2treedt2daar2(eventueel)2op2als2 woordvoerder2namens2de2vereniging.2 Voeren2van2overleg2en2onderhandelingen2met2eterne2instanties,2zoals2 de2(lagere)2overheid,2tenzij2anders2overeengekomen2door2een2 bestuursbesluit.2 Het2opzetten2van2een2vergaderschema2van2het2bestuur2inclusief2 zorgdragen2voor2beschikbaarheid2van2de2benodigde2 vergaderinformatie Het2notuleren2van2bestuurU2en2ledenvergaderingen2 Het2verzorgen2en2verspreiden2van2verenigingscorrespondentie2 inclusief2archivering Invulllen)in)de)sheet)wie)verantwoordelijk)is)voor)de)uitvoering)van) genoemde)aclviteit) ) VERANTWOORDELIJK))=)BEVOEGD)!) Sportclub Deventer

6 Algemeen Goedkeuren gedragscode en algemeen beleid Goedkeuren missie visie en strategie Sportclub Deventer Uitvoeren kascontrole Verzorgen eerste opvang/klachten van slachtoffers van ongewenst gedrag van overige leden dan wel van personen die in relatie staan tot sportclub deventer SBS commissie Projectmatige ondersteuning bestuur & organisatie bij verschillende vraagstukken

7 Opstellen missie, visie en strategie Sportclub Deventer Opstellen gedragscode en algemeen beleid Dagelijkse leiding en besturing van de vereniging Verantwoordelijk voor vaststelling en uitvoering van het totale beleid binnen het kader en de mogelijkheden van de Statuten, Huishoudelijk Reglement en de besluiten van de Algemene Ledenvergadering Ziet er op toe dat de commissies en werkgroepen hun taken binnen de kaders van het vastgestelde beleid blijven uitvoeren. Toezien op naleving van statuten, huishoudelijk reglement alsmede op de dagelijkse gang van zaken binnen de vereniging Vertegenwoordigen van de vereniging bij officiële gelegenheden zoals huldigingen, jubilea, recepties e.d. En treedt daar (eventueel) op als woordvoerder namens de vereniging. Voeren van overleg en onderhandelingen met eterne instanties, zoals de (lagere) overheid, tenzij anders overeengekomen door een bestuursbesluit. Goedkeuren/vaststellen van beleid opgesteld door de verschillende commisies binnen de portefeuilles:, Financiën & ICT Senioren, Jeugd, Technische zaken, Facilitaire zaken en Communicatie en sponsoring Organiseren jaarlijks feest voor leden/ dankavond vrijwilligers

8 Algemeen Het opzetten van een vergaderschema van het bestuur inclusief zorgdragen voor beschikbaarheid van de benodigde vergaderinformatie Het notuleren van bestuur- en ledenvergaderingen Het verzorgen en verspreiden van verenigingscorrespondentie inclusief archivering Onderhouden en actueel houden van de ledenadministratie Vrijwilligerscommissie Opstellen vrijwilligersbeleid Werven en uitvoering vrijwilligersbeleid

9 Indeling van de kleedlokalen en velden op wedstrijd- en trainingsdagen. Beheert het wedstrijdsecretariaat voor de seniorenafdeling d.w.z. verzorgen van alle administratieve en organisatorische zaken rondom wedstrijdgebeuren van seniorenteams (heren/dames) veld. Contact tussen KNVB, voetbalverenigingen en Sportclub Deventer betreffende wedstrijdzaken senioren. Beheren wedstrijdsecretariaat voor de jeugdafdeling d.w.z. verzorgen van alle administratieve en organisatorische zaken m.b.t het wedstrijdgebeuren van de jeugdafdeling. Contact tussen KNVB, voetbalverenigingen en Sportclub Deventer betreffende het totale wedstrijdgebeuren van de jeugdafdeling. Het verzorgen en verspreiden van alle relevante correspondentie voor zover deze betrekking heeft op wedstrijdorganisatie. Organisatie, coördinatie en publicering van wedstrijdprogramma s, afgelastingen, etc

10 Financiën & ICT Algemeen Onderhouden financiële verenigingsadministratie Het opstellen van jaarstukken en begroting alsmede verslag doen daarvan tijdens de algemene ledenvergadering (minimaal 1 per jaar) Opstellen financieel & ICT beleid Het beheer van de algemeen financiële middelen van de vereniging Het correct en tijdig afhandelen van alle financiële zaken Inning en administratie van de vastgestelde contributies Het innen van door KNVB opgelegde boetes aan leden Inning van toegezegde sponsorbijdragen Beheren ICT infrastructuur en verlenen ondersteuning aan gebruikers systemen Organiseren Frans Hemmelder Toernooi Club van 100 Financieel ondersteunen sportclub met realiseren specifieke doelstellingen

11 Communicatie & Sponsoring Algemeen Zo breed mogelijke informatieverschaffing naar de leden voor wat betreft beleid en uitvoering daarvan Het verzorgen van noodzakelijke eterne contacten Organisatie en coördinatie van Public Relations activiteiten binnen de vereniging, zoals publicering van clubinformatie, verslagen en andere publicaties Opstellen communicatiebeleid Uitvoering van het vastgestelde communicatiebeleid Website commissie Content beheren website en facebook

12 Communicatie & Sponsoring Sponsor commissie Opmaken van sponsorcontracten Onderhouden en actueel houden van de sponsoradministratie Intermediair tussen sponsor en vereniging. Onderhouden van contacten en onderhandelen met (potentiële) sponsors. Opstellen sponsorbeleid Uitvoering van het vastgestelde communicatiebeleid Taskforce ledenwerving Ledenwerving senioren Ledenwerving jeugd

13 Senioren Algemeen Opstellen seniorenbeleid Uitvoering van het vastgestelde seniorenbeleid Dagelijkse leiding geven aan de gehele seniorenafdeling Zo breed mogelijke informatieverschaffing aan de seniorenleden wat betreft seniorenbeleid en uitvoering daarvan Vertegenwoordigen van de belangen van de senioren teams. Begeleiding van senioren teams voor, tijdens en na wedstrijden. Opvang en begeleiding van de scheidsrechters senioren bij thuiswedstrijden Werven en aanstellen van teamleiders senioren Leidersindeling senioren

14 Technische zaken Technische commissie senioren Opstellen technisch beleid senioren Samenstellen van trainingschema s voor de seniorenteams Begeleiding overstap jeugd naar senioren Uitvoeren technisch beleid Werven en aanstellen van teamtrainers senioren Selectie en teamindeling senioren Advisering m.b.t. de aanschaf van benodigde wedstrijd- en trainingsmaterialen senioren Trainingsopbouw seniorenteams Kwaliteit en scholing trainers senioren Trainers senioren Verzorgen van de training van senioren in de diverse categorieën Coaching van senioren teams voor, tijdens en na wedstrijden

15 Technische zaken Technische commissie jeugd Opstellen technisch beleid jeugd Werven en aanstellen van teamtrainers jeugd Selectie en teamindeling jeugd Uitvoeren technisch beleid jeugd Trainingsopbouw jeugdteams. Kwaliteit en scholing trainers jeugd Bewaken van de kwaliteit van jeugdvoetbalactiviteiten (toernooien etc) Advisering m.b.t. de aanschaf van benodigde wedstrijd- en trainingsmaterialen jeugd Trainers jeugd Verzorgen van de training van jeugd in de diverse categorieën Coaching van jeugd teams voor, tijdens en na wedstrijden Werven en begeleiden van clubscheidsrechters voor senioren (incl opleiding) Het aanstellen van clubscheidsrechters bij thuiswedstrijden waarvoor geen KNVB scheidsrechter is aangewezen. Dit zowel voor senioren- als jeugdwedstrijden. Werven en begeleiden van clubscheidsrechters voor de jeugd

16 Jeugd Algemeen Opstellen jeugdbeleid Uitvoering van het vastgestelde jeugdbeleid Dagelijkse leiding geven aan de gehele jeugdafdeling Zo breed mogelijke informatieverschaffing binnen de jeugdafdeling wat betreft beleid en uitvoering daarvan Zo breed mogelijke informatieverschaffing aan ouders van jeugdleden Zit de commissie- en jeugdkader vergaderingen voor Uitvoeren van representatieve taken t.b.v. de jeugdafdeling Zorgdragen voor het goed functioneren van de jeugdafdeling Begeleiding van jeugd teams voor, tijdens en na wedstrijden. Werven en aanstellen van teamleiders jeugd Leidersindeling jeugd Organiseren toernooien, aanbieden toernooien elders

17 Jeugd Activiteiten commissie Activiteiten organiseren voor mini's, pupillen en junioren naast het voetbal Taskforce meisjes voetbal Het opzetten van een meidentak binnen sportclub deventer (met de benodigde activiteiten)

18 Facilitaire zaken Accommodatie commissie Het tijdig wedstrijd klaarmaken van de speelvelden. Het (zonodig) keuren van de terreinen op speelgeschiktheid in overleg met KNVB- consul. Het schoonhouden van de kleedlokalen. Noodzakelijk onderhoud aan totale accommodatie. Dit zoveel als mogelijk in eigen beheer, maar zonodig ook door het uitbesteden daarvan aan derden Opstellen facilitair beleid Het schoonhouden van de accommodatie Het onderhouden van contacten met de gemeente en derden m.b.t. het te verrichten accommodatieonderhoud en de onderlinge afstemming daarvan Materiaal & Outfits commissie Opstellen facilitair beleid materiaal & outfits De aanschaf, beheer en onderhoud van voetbal materialen

19 Facilitaire zaken Clubhuis commissie Opstellen facilitair beleid clubhuis Organisatie van kantinezaken binnen de richtlijnen zoals die door het bestuur zijn vastgesteld Bezetting van de kantine (bar- en keukendiensten) en het bijhouden van de voorraden drank, snacks, snoep enz. Doen van inkopen om voorraden drank, snacks, snoep enz op peil te houden. Contacten met leveranciers voorraden drank, snacks, snoep enz Beheer van de clubhuis kalender (bezetting, reserveringen). Kasbeheer clubhuis Inrichting en sfeerzaken clubhuis

20 Werkwijze op hoofdlijnen bestuurt sleden hebben naast bestuursrol een actieve sturende rol voor een portefeuille/ afdeling (eindverantwoordelijk) Portefeuilles/ afdelingen werken zelfstandig op basis van kaders en richtlijnen (vastgesteld) beleid en jaarplannen Portefeuilles/ afdelingen werken met commissies. Elke commissie heeft een voorzitter/trekker die communiceert en verantwoording aflegt namens commissie aan bestuurslid betreffende portefeuille/ afdeling

21 Hoe gaan we zorgen dat het gaat werken? (implementeren) Realiseren: Dit is een eerste stap Verder uitschrijven van een implementatieplan Goed nadenken over waar te beginnen: nadruk - >vrijwilligersbeleid en invulling vrijwilligers Met mensen vanuit eigen organisatie Ondersteund door SBS Realistische planning (hou rekening met 1 jaar) Vanaf dag 1 al starten met werken volgens nieuwe schema