Concept Plan van aanpak voor de uitvoering van de RI&E "Gezond van A naar B"

Transcriptie

1 Concept Plan van aanpak voor de uitvoering van de RI&E "Gezond van A naar B" Pagina 1 van 25

2 Inhoud 1. Inleiding 1.1 Introductie 1.2 Besluitvorming 2. Projectopdracht 2.1 Doelstelling project 2.2 Opdrachtformulering 2.3 Op te leveren product 2.4 Eisen 2.5 Cruciale succesfactoren 3. Organisatie en uitvoering 3.1 Organisatie Voor en nadelen van het in eigen beheer uitvoeren 3.2 Uitvoering Tijdsplanning 3.3 Capaciteitsbeslag Tijdsbeslag 4. Verantwoordelijkheden voor arbozorg binnen onze organisatie Bijlagen 1. Functiebeschrijving preventiemedewerker 2. Toelichting op instrument "RIE gemeenten" 3. Rollen en rechten 4. Rie totaal indeling 5. Toegekende modules 6. Communicatieplan uitvoering RI&E 7. Implementatieplan met tijdslijn 8. Beoordeling en advies PVA voor uitvoering RI&E Pagina 2 van 25

3 1. Inleiding 1.1 Introductie Voor u ligt het plan van aanpak (pva) voor de uitvoering van de RI&E (Risico Inventarisatie & Evaluatie) voor de gemeente Xxxxxx. De oude Arbo-wet omvatte een woud van regels en voorschriften. De nieuwe Arbo-wet die per 1 januari 2007 in werking is getreden heeft als doel de arbo verantwoordelijkheden dichter bij de werkgever en werknemer neer te leggen. Iedere werkgever is verplicht om een verantwoord arbeidsomstandighedenbeleid te voeren. Dit is alleen mogelijk als alle veiligheids- en gezondheidsrisico's op de werkpek duidelijk in kaart zijn gebracht middels een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) en adequate maatregelen zijn getroffen om deze risico's op te heffen. Een Risico Inventarisatie & evaluatie (RI&E) is een wettelijke verplichting, volgende uit de arbowetgeving. Het voldoen aan deze wettelijke verplichting is niet het enige argument om een RI&E uit te voeren. Een organisatie maakt plannen om bepaalde doelstellingen binnen een (middellang) tijdsbestek te kunnen realiseren. Om deze plannen te kunnen realiseren moeten aan een aantal voorwaarden worden voldaan. Een van de voorwaarden is goed en inzetbaar personeel. Het is dan ook van het grootste belang dat de arbeidsomstandigheden voor de individuele medewerker in de breedste zin van het woord, goed zijn. Als de veiligheid, gezondheid en het welzijn van de medewerkers is gegarandeerd, dan is de kans op succes van de organisatie het grootst. De uitvoering van de RI&E is een middel om te komen tot een continue gestructureerde zorg voor goede arbeidsomstandigheden. De RI&E is op deze manier veel meer dan het voldoen aan een wettelijke verplichting. Daarom heeft dit plan van aanpak de titel "GEZOND VAN A NAAR B" Een RI&E moet periodiek opnieuw worden uitgevoerd dan wel moet deze worden geactualiseerd als er wijzigingen binnen de organisatie zijn doorgevoerd, of als er andere werkwijzen worden gevolgd. Het is nu 5 jaar geleden dat de risico inventarisatie door de toenmalige arbodienst Ardyn is gedaan. Er zijn daarna veel zaken gewijzigd in de organisatie, en er zijn verbouwingen geweest. De uitvoering van de RI&E als een cyclisch proces is derhalve noodzakelijk. Voorgesteld wordt om de uitvoering van de RI&E nu in eigen beheer uit te voeren, en niet uit te besteden aan een arbodienst. Wij zijn vanaf april 2007 niet meer aangesloten bij een arbodienst. Bovendien is in 2007 een preventieorganisatie ingesteld bij de gemeente Xxxxxx door het aanstellen van preventiemedewerkers per locatie. Verder heeft het A+O fonds Gemeenten een instrument "RIE gemeenten" ontwikkeld. Dit instrument is speciaal ontwikkeld voor het in eigen beheer uitvoeren van een risicoinventarisatie binnen gemeenteland. 1.2 Besluitvorming Dit Plan van aanpak RI&E wordt ter besluitvorming voorgelegd aan het CMT. Als het CMT het plan accordeert (als voornemen tot besluit) zal dit aan de ondernemingsraad worden voorgelegd. De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht voor het in eigen beheer uitvoeren van de RI&E en het gebruikmaken van het instrument RIE gemeenten. Pagina 3 van 25

4 2. Projectopdracht 2.1 Doelstelling project Het doel is te komen tot een gestructureerde uitvoering van een RI&E, om zodoende de risico's en knelpunten op gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn die bij de gemeente Xxxxxx voorkomen, in kaart te brengen. Hiermee willen wij bereiken dat de leidinggevenden en medewerkers inzicht krijgen in en zich bewust worden van de risico's voor veiligheid en gezondheid. De RI&E vormt de basis voor het plan van aanpak dat er toe moet leiden om de arbeidsomstandigheden te optimaliseren en ter preventie van verzuim en ongevallen. 2.2 Opdrachtformulering De opdracht van de gemeentesecretaris/het CMT van de gemeente Xxxxxx is: Breng de risico's en knelpunten op arbogebied bij de gemeente Xxxxxx in kaart door middel van een RI&E Maak in vervolg daarop plannen van aanpak om de risico's en knelpunten te beheersen of zo mogelijk weg te nemen Zorg voor implementatie en borging van deze maatregelen binnen de organisatie. (Opname van maatregelen als onderdeel van de bedrijfsvoering ter voorkoming van nieuwe risico s en knelpunten) 2.3 Op te leveren product Een rapport van de RI&E met daaruit voortvloeiend een plan van aanpak. De uitvoering van de RI&E resulteert in een samenvattende rapportage van de risico s en knelpunten ten aanzien van gezondheid en veiligheid die het werk of werksituaties met zich meebrengen voor de medewerkers. Ten aanzien van de gesignaleerde risico's en knelpunten zal een advies voor een oplossingsrichting worden gegeven in een plan van aanpak. In het plan van aanpak worden tevens de inmiddels genomen maatregelen ten aanzien van risico s en knelpunten opgenomen. Pagina 4 van 25

5 2.4 Eisen Bij het opstellen van de RI&E moet rekening worden gehouden met de wettelijke bepalingen in de Arbo-wet. De belangrijkste wettelijke verplichtingen staan in artikel 5 van de Arbo-wet. De RI&E moet in ieder geval voldoen aan de volgende eisen: In de RI&E moet aandacht worden besteed aan alle aspecten van veiligheid, gezondheid en welzijn van de medewerkers. De RI&E moet actueel zijn (de recente stand van zaken weerspiegelen) en, zodra de situatie daartoe aanleiding geeft, worden geactualiseerd. De RI&E moet op schrift staan en worden getoetst door een gecertificeerd deskundige. Iedere medewerker moet op de hoogte gebracht worden van de risico's die aan hun werk zijn verbonden. Ook moeten ze worden ingelicht over de genomen maatregelen vermeld in het plan van aanpak. De RI&E besteedt afzonderlijk aandacht aan risico's betreffende bijzondere categorieën van werknemers, zoals bijvoorbeeld jeugdigen, zwangeren, gehandicapten, uitzendkrachten. Pas als deze aspecten gerealiseerd zijn, is er aan de wettelijke verplichtingen voldaan. Het is zaak om de RI&E actueel te houden. 2.5 Cruciale succesfactoren Cruciale factoren voor het welslagen van het project zijn: a. Voldoende tijd en ruimte voor de preventiemedewerkers en arbo coördinator die de RI&E (mede) gaan uitvoeren b. Medewerking van het management aan de uitvoering c. Het automatiseringssysteem van de gemeente Xxxxxx moet het instrument van het A&O-fonds technisch kunnen doorgeven en ondersteunen De ervaringen hiermee tot nu toe zijn positief. Pagina 5 van 25

6 3. Organisatie en uitvoering 3.1 Organisatie Voorgesteld wordt om zoals gezegd de RI&E niet uit te besteden maar om in eigen beheer uit te voeren door de aangestelde arbo preventiemedewerkers en de arbocoördinator van de gemeente Xxxxxx. Ondersteuning hierbij zal worden gevraagd aan arbeidshygiëniste Mariska Droog van Ergolnvent een gecertificeerde arbo deskundigen. Als gevolg van eerder uitgevoerde onderzoeken bij de gemeente Xxxxxx, heeft zij inmiddels kennis van onze organisatie. Zij zal daadwerkelijk ondersteuning verlenen bij het uitvoeren van de RI&E. Daarna zal zij als deskundige ook de concept rapportage van de uitgevoerde RI&E volgens de Arbo-wet toetsen waarna een definitieve rapportage ontstaat. Na de inventarisatie zullen zo nodig verdiepende onderzoeken worden uitgevoerd door de preventiemedewerker dan wel gecertificeerde arbo deskundigen zoals de bedrijfsarts, veiligheidskundige, arbeidshygiënist of de arbeids- en organisatiedeskundige. Het A&O-fonds heeft een instrument ontwikkeld voor gemeenten om een gestructureerde RI&E zelf te kunnen uitvoeren. Voorgesteld wordt om van dit instrument gebruik te maken voor de uitvoering van de RI&E. Een toelichting op dit instrument is in de bijlage toegevoegd. Voordelen Voor en nadelen van het in eigen beheer uitvoeren van de RI&E * Betrokkenheid van de preventiemedewerkers die de RI&E uitvoeren; Het is een "eigen" stuk * Deskundigheidsbevordering van de preventiemedewerkers * Er is meer kennis van de organisatie door de uitvoerders * Uitvoerders staan dichter bij de werkvloer waar de problemen liggen * Uitvoerders hebben een directe toegang tot het uitvoeringsinstrument * Het is leuker en interessanter om een RI&E zelf uit te voeren dan om medewerking te verlenen * Kostenaspect * Tijdsbesteding aan de RI&E door medewerkers van de afdeling wordt tot een minimum beperkt Nadelen * Het kost meer tijd voor preventiemedewerkers omdat deskundigheid nog moet worden opgebouwd * Verlies van deskundigheid bij personeelswisselingen Pagina 6 van 25

7 3.2 Uitvoering De uitvoering van de RI&E vergt een zorgvuldige samenwerking tussen preventiemedewerkers, arbocoördinator en management. De opdracht tot uitvoering van de RI&E wordt door de directie gegeven; Het management verleent haar medewerking aan een vlot verloop van het project. De arbo preventie medewerkers hebben een basistraining voor preventiemedewerker gevolgd. Zij zijn inmiddels begonnen met eigen deskundigheidsbevordering door het werken met en experimenteren met het instrument RIE gemeenten. Daarnaast zal informatie worden ingewonnen bij andere gemeenten die inmiddels ervaring hebben met het werken met het instrument. Hiermee kunnen we mogelijke onduidelijkheden bij voorbaat uitsluiten. Er zal voor de gemeente 1 totaal-ri&e worden uitgevoerd met een aantal deel RI&E s op afdelingsniveau. Zo komen de specifieke arbeidsrisico's en knelpunten per afdeling/functie naar voren. Als deze vastliggen, kunnen de oplossingsrichtingen hiervoor uit het plan van aanpak door de verantwoordelijken voor deze afdeling worden aangepakt. Als een risico of knelpunt op organisatieniveau ligt, kan dit op organisatieniveau worden aangepakt. De vragenlijsten in het instrument RIE-gemeenten zijn talrijk. De lijsten die per risico/functie/afdeling voorkomen dienen als ondersteuning voor de preventiemedewerker in de vraagstelling naar de medewerkers toe; Er zullen dus interviews worden gehouden door de preventiemedewerker met een aantal sleutelfiguren binnen een afdeling. De vragenlijsten worden niet zonder meer onder medewerkers uitgezet. Op deze manier kan worden doorgevraagd en worden de medewerkers van de afdeling niet zelf belast met het invullen van lange vragenlijsten en is de tijdsinvestering van hen zo minimaal mogelijk. Hiermee kan de doorlooptijd van de RI&E beter worden beheerst. Verder is de verwerking van de antwoorden op de vragen cruciaal om een goede rapportage te kunnen verkrijgen. Op de verschillende locaties worden ruimtes gescreend op veiligheids- en gezondheidsaspecten, zoals o.a. bedrijfshulpverlening, groottes werkruimten, voorzieningen enz. Werkplekken zullen worden bezocht, waarbij aandacht zal zijn voor veiligheid en gezondheid op de werkplek. De resultaten van de binnen de gemeente Xxxxxx eerder uitgevoerde onderzoeken in het kader van arbo, zullen als input worden gebruikt voor de RI&E. Als er tijdens de risico-inventarisatie situaties voordoen die meer informatie vereisen, dan zullen verdiepingsonderzoeken worden geadviseerd en in het plan van aanpak worden opgenomen. Hiervoor worden zo nodig arbo-deskundigen ingehuurd Tijdsplanning actie tijdsplanning Voorleggen PVA als voornemen tot besluit aan CMT Voorleggen PVA ter instemming aan OR Presentatie van het PVA tijdens MO. (Startsein voor het uitvoeren van de RI&E door de gemeentesecretaris). September 2008 Pagina 7 van 25

8 3.3 Capaciteitsbeslag Capaciteitsbeslag Locaties Afdelingen Aantal medew. Preventie medew. Benodigde uren Stadhuis xxxx xx APZ 29 FZ 50 Financiën 24 WOB 33 Stadskantoor xxxxxl xx Sociale zaken 45 VG 32 Stadsontwikkeling 29 Stadswerf xxxx xx BOR 48 Brandweerkazerne xxxxx xx Brw en veiligheid 10 Gemeentebreed/ xxxx xx coördinatie Overig 12 TOTAAL 312 xxx Dit capaciteitsbeslag is op basis van een schatting omdat we een RI&E nog nooit zelf hebben uitgevoerd. De hier genoemde uren voor het uitvoeren van de RI&E vallen niet binnen de geplande uren voor de preventiemedewerker genoemd in de notitie organisatie van de preventietaken. In deze planning is namelijk opgenomen dat hij slechts zijn medewerking verleent aan het uitvoeren van de RI&E als een arbodienst of andere externe organisatie de RI&E zou uitvoeren. Dit betekent dat de preventiemedewerkers voor de bovengenoemde/benodigde uren moeten worden vrijgemaakt. De uren voor de arbocoordinator zijn wel in de planning opgenomen. Deze hoeven niet extra te worden vrijgemaakt. De uitvoering van de RI&E kost voor onze preventiemedewerkers meer tijd dan voor een arbodienst omdat er interviews worden gehouden in plaats van dat er vragenlijsten onder medewerkers worden uitgezet. Bovendien moet er eerst ervaring worden opgebouwd; Daar staat tegenover dat het tijdsbeslag voor de medewerkers op de afdelingen minder wordt. Als de RI&E is uitgevoerd, dan zullen we het tijdsbeslag evalueren. Pagina 8 van 25

9 4. Verantwoordelijkheden voor Arbozorg binnen onze organisatie Verantwoordelijkheden t.a.v. Arbozorg Om het arbobeleid goed vorm te kunnen geven moet iedereen op de hoogte zijn van zijn verantwoordelijkheden. Diverse rollen moeten worden ingevuld door verschillende actoren. Onderstaand worden de actoren en hun verantwoordelijkheden benoemd. Actoren Algemeen directeur Concern Management Team (CMT) Sector directeur Afdelingsmanager, teamleider Medewerker Afdelingsmanager facilitaire zaken Ondernemingsraad Arbocoördinator Preventiemedewerker Arbo - commissie Rollen / Verantwoordelijkheden Eindverantwoordelijkheid voor het totale arbobeleid binnen de gemeentelijke organisatie. Verantwoordelijk voor goede arbeidsomstandigheden Verantwoordelijk voor goede arbeidsomstandigheden binnen de sector. Verantwoordelijk voor goede arbeidsomstandigheden binnen de afdeling. Erop toezien dat de medewerkers van zijn afdeling op een veilige en gezonde wijze ( in de ruimste zin van het woord) hun functie uitoefenen en hierin corrigerend optreden. Verantwoordelijk voor zijn eigen gezondheid, veiligheid en welzijn. Al hetgeen doen en nalaten om zo een veilig en gezond mogelijk zijn taken te verrichten. Alle gesignaleerde gevaren ( in de ruimste zin van het woord) doorgeven aan de werkgever. Meewerken aan georganiseerde voorlichting en daaraan gevolg geven. Verantwoordelijk voor de aanschaf van kantoorbenodigdheden en apparatuur die voloden aan de arbo normen. Medezeggenschap en inspraak. Spreekbuis van de medewerkers. Signaleren, adviseren, communiceren van en naar de medewerkers, organisatiebreed. Adviseren aan sector/ afdelingsmanagement Signaleren, adviseren, communiceren van en naar de medewerkers, per sector c.q. per locatie. Adviseren aan sector / afdelingsmanagement Signaleren en adviseren aan directie en CMT Pagina 9 van 25

10 Bijlage 1 Functiebeschrijving preventiemedewerker De Heer/Mevrouw straat PLAATS Xxxxxx ons kenmerk ons nr ink brief onderwerp bijlagen behandeld door telefoon verzenddatum Aanwijzing als preventiemedewerker Beste.. Hiermee bevestigen wij je aanwijzing per (datum) als arbo preventiemedewerker op (betreffende vestiging) van de gemeente Xxxxxx. Je was (sector) arbo coördinator en wij hebben je gevraagd of je deze werkzaamheden wilt voort zetten als preventiemedewerker. Je hebt daar positief op gereageerd. Deze werkzaamheden houden in: Het (meewerken aan het) opstellen van de Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) op betreffende vestiging; Het meewerken aan het in kaart brengen van oplossingen voor de knelpunten uit de RI&E (plan van aanpak); Het proactief signaleren, adviseren en ondersteunen van het management op arbogebied op betreffende vestiging; Het samenwerken met de andere preventiemedewerkers, en deelnemen aan het Arbo-Preventieteam-Overleg (APO); Fungeren als (laagdrempelig) aanspreekpunt voor collega s op betreffende vestiging; Om deze werkzaamheden te kunnen realiseren wordt de benodigde informatie verstrekt. De preventiemedewerker verleent bijstand met behoud van zelfstandigheid en van onafhankelijkheid ten opzichte van de werkgever. Zij worden dus niet benadeeld in hun positie en krijgen dezelfde bescherming als leden van de OR in onze organisatie. Je afdelingsmanager zal je de benodigde tijd voor deze werkzaamheden beschikbaar stellen, zodat je deze werkzaamheden binnen je huidige arbeidstijd kunt uitvoeren. Met vriendelijke groet, Namens burgemeester en wethouders, Gemeentesecretaris Pagina 10 van 25

11 Bijlage 2: Toelichting op instrument Rie gemeenten Doelstelling van de RI&E Inventariseren en evalueren van arbeidsrisico s Invullen van de maatregelen (Plan van Aanpak Implementatie van de maatregelen RI&E: is een middel om te komen tot betere arbeidsomstandigheden RIE Gemeenten: is een instrument om een RI&E uit te voeren. RIE Gemeenten is ontwikkeld in opdracht van de begeleidingscommissie Gezond werk van het A&O fonds Het is gebouwd door Humatix, de marktleider op gebied van digitale RI&E s Deze is opgesteld door deskundigen : Arbo Unie TNO Kwaliteit van leven Falke en Verbaan In overleg met gemeenten: Klankbordgroep Pilotgroep Tijdens de ontwikkeling is doorlopend overleg geweest met de Arbeidsinspectie Het is een digitaal instrument, speciaal ontwikkeld en op maat gemaakt voor gebruik binnen de sector gemeenten. Het is een doe het zelf instrument maar de RI&E kan ook worden uitbesteed aan een arbodienst. Veiligheid is gegarandeerd door een https-verbinding Als we bij het gebruik van het instrument ergens tegenaan lopen, kunnen we dat doorgeven aan gezondwerk@aeno.nl Zij verzamelen de opmerkingen en verwerken deze zo mogelijk in het instrument. Pagina 11 van 25

12 Bijlage 4: Rie totaal indeling (31 modules, submodules, vragen) 1. Arbobeleid (module) 5 submodules (Kenm arbobel, beleidselementen, PSA, ongew gedrag, beleid agr geweld) =36 vragen 2. Verzuimbeleid 16 vragen 3. Werkdruk 2 submodules (werkdruk, werkstress) 1+1=2 vragen 4. Agressie 2 submodules (agressie en geweld preventief, curatief) 8+4=12 vragen 5. Bedrijfshulpverlening 22 vragen 6. Keuring onderhoud en inspectie 3 submodules (onderhoud, keuring, inspectie) 9+5+4=18 vragen 7. Algemene voorzieningen 3 submodules (bedrijfshulpverlening, roken, inrichting) =23 vragen 8. Kantoren 7 submodules (Inri, fys bel, beeldschermwerk, klimaat, verlicht, geluid, veiligheid) =32 vragen 9. Receptie 4 submodules (inri arb pl, fys bel, fys factoren, veiligh) =25 vragen 10. Portiersloge en bewaking (NIET) 11. Bode 5 submodules (inricht, gev.stoff, fys.bel. fys fact, veiligh) =37 vragen 12. Balie en spreekkamers 6 submodules (agr en geweld, inri.arb.pl, fys bel, beelschermw, fys fact, veiligheid) =24 vragen 13. Schoonmaak eigen 4 submodules (gev stoff, fys bel, fys fact, veiligheid) =34vragen Pagina 12 van 25

13 14. Schoonmaak uitbesteed 4 vragen 15. Catering en kantine eigen 5 submodules (gev stof, fys bel, fys fact, veiligheid, inri) = 52 vragen 16. Catering en kantine uitbesteed 3 submodules (uitbest, inri, fys fact) 2+8+2=12 vragen 17. Repro 5 submodules (inri.arb.pl, gev st, fys bel, fys fact, veiligheid) = 40 vragen 18. Archief 4 submodules (inri arb pl, fys bel, fys fact, veiligheid) =32 vragen 19. Toezichthouders extern 6 submodules (veiligh, gev stof, biol agent,fys bel, fys fact, pbm) =15 vragen 20. Opslag en inten transport 5 submodules (veiligh, gev stof, fys bel, fys fact, veiligheid) =32 vragen 21. Werkplaats 6 submodules (inri wp,gev stof, fys bel, fys fact, veiligh, Pbm) =76 vragen 22. Groen 7 submodules (alg voorz, gev stof, Biol agent, fys bel, fys fact, veiligh, PBM) =62 vragen 23. Begraafplaatsen 7 submodules (Inri wp, gev stof, biol ag, fys bel, fys fact, veiligh, pbm) =54 vragen 24. Civiel grijs 7 submodules (inri wp, gev stof, biol ag, fys bel, fys fact, veiligh) = 76 vragen 25. Magazijn 5 submodules (Inri, gev.stof, fys bel, fys fact, veiligheid) =22 vragen 26. milieustraat (NIET) 27. reiniging 7 submodules (alg, gev.stof, biol agent, fys bel, fys fact, veil, PBM) =49 vragen Pagina 13 van 25

14 28. chauffeurs/beladers (NIET) 29. Kassa werkplek (NIET) 30. Zwembad (NIET) 31. Sporthal (NIET) Pagina 14 van 25

15 Bijlage 5 toegekende modules Preventiemedewerker : xxxxx Voorlopig toegekende modules Gemeente Xxxxxx 1. Arbobeleid 2. Verzuimbeleid 3. Werkdruk 4. Agressie Pagina 15 van 25

16 Preventiemedewerker : xxxxxx Voorlopig toegekende modules De RI&E voor de Brandweer is uitgevoerd met een branchespecifiek instrument. Het instrument Rie gemeenten is niet ingericht om hiermee een RI&E bij de Brandweer uit te voeren. Brandweerkazerne 7. Alg. Voorzieningen 8. Kantoren 20. Opslag/intern transport Afd. Brandweer en Veiligheid Pagina 16 van 25

17 Preventiemedewerker : xxxxxx Voorlopig toegekende modules Stadhuis, gebouw 7. Algemene voorzieningen 8. Kantoren 9. Receptie Facilitaire Zaken 5. BHV 6. Keuring onderhoud inspectie 11. Bode 13,14. Schoonmaak eigen/uitbesteed 15,16. Catering/kantine eigen/uitbesteed Stadhuis 17. Repro 18. Archief 20. Opslag Afdeling BMO Team Afdeling Financiën Afdeling WOB 12. Balie / spreekkamer Stadhuis Pagina 17 van 25

18 Preventiemedewerker : xxxxxx Voorlopig toegekende modules Werf, Havenkantoor, Begraafplaats 7. Algemene voorzieningen 8. Kantoren Afdeling BOR 6. Keuring, onderhoud en inspectie 19. toezichthouders extern 20. Opslag/intern transport 21. Werkplaats 22. Groen 23. Begraafplaats 24. Civiel grijs 25. Magazijn 27. Reiniging Pagina 18 van 25

19 Preventiemedewerker : vakature Voorlopig toegekende modules stadskantoor 7. Alg. voorzieningen 8. Kantoren 9. Receptie 16. Catering kantine eigen medew Afdeling Vergunningen en Grondzaken 12. Toezichthouders extern Afdeling Sociale zaken 12. Balie spreekkamers stadskantoor Afdeling Stadsontwikkeling 19. Toezichthouders extern Volgende modules zijn niet voor Xxxxxx van toepassing Portiersloge en bewaking Milieustraat Chauffeurs/beladers Kassawerkplek Zwembad Sporthal Pagina 19 van 25

20 Bijlage 6 bij Plan van Aanpak RI&E Communicatieplan uitvoering RI&E gemeente Xxxxxx 2009 Inleiding De aanleiding om te komen tot het uitvoeren van de RI&E (Risico Inventarisatie & evaluatie) is in het Plan van aanpak voor uitvoering van de RI&E uitvoerig beschreven. In het kort was de aanleiding: a. Om de arbeidsomstandigheden voor de individuele medewerker zo nodig te verbeteren. b. Het is meer dan 5 jaar geleden dat een RI&E is uitgevoerd c. Het is een wettelijke verplichting De uitvoering van de RI&E gebeurt in eigen beheer omdat we een preventieorganisatie hebben ingesteld en omdat een instrument RIE gemeenten van het A&Ofonds voor de uitvoering ter beschikking staat. Om deze RI&E goed te kunnen uitvoeren moeten alle partijen binnen de organisatie op de hoogte zijn van wat er gaat gebeuren en wie dit gaat uitvoeren. Dit betekent dat we in dit communicatieplan het volgende vastleggen: 1. Wat gaan we doen (de boodschap) 2. Aan welke doelgroepen gaan we informatie verstrekken (doelgroepen) 3. Wijze van communiceren (communicatiemiddelen) 4. Wat verwachten we van de verschillende doelgroepen (verwachtingen) 5. Wanneer, wat, aan wie en hoe communiceren (communicatieschema) 1. De boodschap Wij hebben het voornemen om een RI&E (Risico Inventarisatie & evaluatie) te gaan uitvoeren. Om een goede RI&E te kunnen maken, moet het preventieteam op medewerking kunnen rekenen uit alle geledingen van de organisatie. Door een goed uitgevoerde RI&E met plan van aanpak, krijgen we beter inzicht in de knelpunten in onze organisatie, en waardoor we de arbeidsomstandigheden voor onze medewerkers zo nodig kunnen verbeteren. Verantwoordelijkheden Goede arbeidsomstandigheden binnen onze organisatie is de verantwoordelijkheid van het management uiteraard samen met de medewerkers. Als zodanig moet het management de maatregelen nemen om deze arbeidsomstandigheden op een juist niveau te krijgen. Daarom moeten eerst de risico s die het werk met zich meebrengt in kaart worden gebracht. Als deze risico s in kaart zijn gebracht, wordt bekeken of deze risico s ook daadwerkelijk knelpunten zijn. Als het inderdaad knelpunten zijn wordt bekeken met welke maatregelen deze zo veel mogelijk kunnen worden opgelost. Een advies daarvoor wordt in het plan van aanpak opgenomen. Pagina 20 van 25

21 Dit advies moet zo veel mogelijk smart zijn en wordt voorzien van een maatregelverantwoordelijke, een uitvoeringsverantwoordelijke en een tijdspad. Verder willen wij de adviezen dusdanig formuleren, dat bereikt wordt dat de RIE met het plan van aanpak niet op zich blijven staan, maar dat de te nemen maatregelen onderdeel gaan vormen van de normale bedrijfsvoering. 2. Doelgroepen De doelgroepen die geïnformeerd moeten worden zijn de volgende: Directie/CMT Management/Leidinggevenden Ondernemingsraad Alle Medewerkers binnendienst en buitendienst 3. Communicatiemiddelen Welke communicatiemiddelen zetten we in om de verschillende groepen te bereiken? Intranet Spinning Wheel Schriftelijk / brief Outlook / Afdelings-/teamoverleg 4. Wat wordt er van de verschillende doelgroepen verwacht Om de RI&E goed te kunnen uitvoeren, wordt de medewerking gevraagd aan medewerkers en leidinggevenden van alle afdelingen. Het gaat meestal om beantwoording van vragen en in de meeste gevallen in de vorm van een interview, die de preventiemedewerker gaat houden. Het gaat vooral om tijd en voor leidinggevenden ook beschikbaar stellen van tijd aan zijn medewerkers. 5. Communicatieschema Het communicatieschema met welke boodschap, aan wie, wanneer, op welke wijze wordt geïnformeerd, is in bijlage toegevoegd. Pagina 21 van 25

22 Bijlage aan communicatieplan uitvoering RI&E 2009 Communicatieschema voor het uitvoeren van de Risico Inventarisatie en Evaluatie van de gemeente Xxxxxx in Doelgroep Boodschap Hoe Door wie Wanneer Opmerkingen Directie en CMT Het voornemen voor het in eigen beheer uitvoeren van een RI&E Agendapunt CMT samen met het Plan van aanpak uitvoering RI&E Arbocoördinator Juli 2008 Ondernemingsraad MO Management (leidinggevenden) Alle medewerkers MT verschillende sectoren Alle medewerkers binnen- en buitendienst Alle medewerkers met beschikking over een computer Instemmingsverzoek voor het in eigen beheer uitvoeren van een RI&E Startsein voor de uitvoering van de RI&E en verzoek om medewerking aan het preventieteam Startsein voor de uitvoering v.d. RI&E De aanpak van uitvoering van de RI&E en welke verwachtingen er zijn ten aanzien van het management. Artikel over de start en het wat en hoe van de uitvoering van de RI&E Artikel over de start en het wat en hoe van de uitvoering van de RI&E Brief met een instemmingverzoek en het Plan van aanpak uitvoering RI&E Mededeling in het management overleg Brief aan alle medewerkers Korte powerpointpresentatie in de verschillende MT s Gemeentesecretaris/ Arbocoördinator Gemeentesecretaris Juli 2008 Na instemming OR in 2009 Gemeentesecretaris/ Na mededeling in Arbocoordinator MO Preventiemedewerkers In verschillende MT s na startsein door gemeentesecretaris Spinning Wheel Arbocoördinator Maart 2009 Artikel in de volgende uitgave ons gemeenteblad (maart 2009) Indien instemming van de OR is verkregen Intranet Arbocoördinator Maart 2009 Indien instemming van de OR is verkregen Versie 1.1 Datum 28 juli 2008 Pagina 22 van 25

23 Doelgroep Boodschap Hoe Door wie Wanneer Opmerkingen Medewerkers (zonder beschikking over computer) Artikel over de start en het wat en hoe van de uitvoering van de RI&E Artikel van Intranet uitprinten en overhandigen Leidinggevenden Maart 2009 Indien instemming van de OR is verkregen Alle medewerkers Voortgangsrapportage Gemeenteblad Arbocoördinator Juni 2009 uitgave gemeenteblad Alle medewerkers Rapportage RI&E en Plan van aanpak Intranet Arbocoördinator Augustus 2009 Voor medewerkers zonder computer door leidinggevenden uitprinten. Versie 1.1 Datum 28 juli 2008 Pagina 23 van 25

24 Bijlage 7 implementatieplan: projectstappen met tijdslijn. (Inschatting doorlooptijd na de start van het project). De doorlooptijd is met name afhankelijk van de samenwerking tussen management en preventiemedwerker en de aanwezigheid en beschikbaarheid van de mananger of zijn of haar vervanger. Bovendien is de mogelijkheid van prioriteitstelling in het werk van de preventiemedewerker hiervoor ook van belang. Projectstappen (door) wie Resultaat Doorlooptijd na start Voorbereiding en coördinatie Arbocoördinator Een goed verloop van de uitvoering continu project van de RI&E Communicatieplan Gemeentesecretaris Arbocoördinator Iedereen geïnformeerd over de uitvoering van de RI&E. Na instemming OR Wk 1 t/m 5 Preventiemedewerkers Voorbereiding RI&E Preventiemedewerkers Preventiemedewerkers goed voorbereid om de RI&E op te starten Wk 6 t/m 8 Inventarisering van de risico s middels interviews en beantwoording vragenlijsten Rondgangen op verschillende locaties Versie 1.1 Datum 28 juli 2008 Pagina 24 van 25 Preventiemedewerkers samen met daarvoor aangewezen personen Preventiemedewerkers Risico s vastgesteld binnen de organisatie Indruk van de situatie op de locaties mbt veiligheid, gezondheid en beperkt het welzijn. Wk 9 t/m 13 Wk 14 t/m 15 Evalueren risico s Preventiemedewerkers knelpunten vastgesteld binnen de Wk 16 t/m 18 organisatie Opstart RI&E Veerpont Externe arbo-deskundige RI&E / PVA VEER opgenomen in Vanaf week 19 algemene RI&E/PVA Maatregelen bepalen Preventiemedewerkers samen maatregelen bepaald voor de Wk 19 t/m 21 met management vastgestelde knelpunten Rapportage maken van de Arbocoördinator samen met Totaalrapportage van de RI&E en Wk 22 t/m 32 RI&E preventiemedewerkers het plan van aanpak Beoordeling RI&E/PVA Extern gecertificeerde Getoetste rapportage RIE/PVA door Wk 33 arbodeskundige gecertificeerde deskundige Aanmelding agendapunt CMT Arbocoördinator CMT akkoord als voornemen tot Wk 34 t/m 36 CMT besluit met het PVA / RI&E Verzoek instemming OR Gemeentesecretaris/ Instemming van de OR met het plan Wk 37 t/m 41 Arbocoördinator /OR van aanpak RI&E Definitieve vaststelling Gemeentesecretaris / Vastgestelde PVA / RI&E Wk 42 RI&E/PVA Arbocoördinator Uitvoering Plan van aanpak Maatregelverantwoordelijken Uitvoeringsverantwoordelijken Uitvoering van de oplossingen voor de vastgestelde knelpunten volgens PVA Vanaf week 43

25 Versie 1.1 Datum 28 juli 2008 Pagina 25 van 25