Jaarverslag Commissie Bezwaarschriften

Transcriptie

1 Jaarverslag 2013 Commissie Bezwaarschriften 1

2 Inhoudsopgave Inleiding 3 Hoofdstuk 1: Bezwarencommissie 4 Samenstelling Doelstelling 4 Hoofdstuk 2: Procedure en werkwijze van de bezwaarschriftencommissie 5 Behandeling van een bezwaarschrift 5 Hoofdstuk 3: Evaluatie van de commissie 5 Inhoud en afspraken evaluatie 6 Hoofdstuk 4: Ontvangen en behandelde bezwaarschriften 7 Aantal ontvangen bezwaarschriften 7 Ontvangen bezwaarschriften naar vakafdeling 8 Hoorzitting 8 Hoofdstuk 5: Doorlooptijden 8 Doorlooptijden bezwaarschriften 8 Hoofdstuk 6: Wijzen van afdoening 9 Uitgebrachte adviezen in ,10 Contrair besluiten door het bestuursorgaan 10 Pre-mediation 10 Hoofdstuk 7: Samenvatting 11 Conclusies / samenvatting jaarverslag

3 Inleiding Voor u ligt het jaarverslag van de Commissie bezwaarschriften van de gemeente Nederweert waarin verslag wordt uitgebracht over de werkzaamheden van het voorliggende kalenderjaar. Sinds 2001 heeft de gemeente Nederweert een onafhankelijke commissie die het college, de burgemeester of de gemeenteraad adviseert over de te nemen beslissingen op bezwaar. De taken, samenstelling en de werkwijze van de Commissie voor bezwaarschriften is geregeld in de Verordening Commissie bezwaarschriften 2010 gemeente Nederweert. De commissie adviseert de gemeenteraad, het college en de burgemeester op alle beleidsterreinen, met uitzondering van de bezwaarschriften die zijn ingediend tegen de besluiten op grond van: een wettelijk voorschrift inzake belastingen; de Wet waardering onroerende zaken. De commissie brengt jaarlijks verslag uit aan het bestuur over het aantal behandelde zaken, de samenwerking en de wijze waarop de commissie haar taken heeft uitgevoerd. 3

4 1. Bezwaarschriftencommissie Samenstelling 2013 De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 7:13 dat een adviescommissie kan worden ingesteld ter voorbereiding van de beslissing op bezwaarschriften. In 2003 is de gemeente hiertoe overgegaan. Op 11 oktober 2010 is de Verordening Commissie bezwaarschriften 2010 inwerking getreden. De taken en samenstelling van de commissie was in 2013 als volgt: Algemene Kamer De algemene kamer adviseert over bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten waarover noch de sociale kamer noch de personele kamer advies uitbrengt. Voorzitter De heer mr. L.A. Pronk Lid Mevrouw mr. I. Konings Lid en plv. voorzitter De heer mr. J. van Tulden Plv. lid De heer mr. T. Drouen Sociale Kamer De sociale kamer adviseert over bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op het gebied van sociale zaken. Voorzitter De heer mr. L.A. Pronk Lid De heer mr. J. Huijs Plv. lid De heer mr. T. Drouen Plv. voorzitter De heer mr. J. van Tulden Personele Kamer De personele kamer adviseert over bezwaarschriften die zich richten tegen rechtspositionele besluiten. Voorzitter De heer mr. L.A. Pronk Lid De heer mr. F.W.C. van Geel Lid De heer A.P.M. van den Weerden Plv. lid De heer mr. K. F.A.M. Weijling Plv. voorzitter De heer mr. J. van Tulden Secretaris De commissie werd in haar werkzaamheden in 2013 bijgestaan door mevrouw mr. P.J.M. Mommers, ambtenaar juridische zaken van de afdeling Bedrijfsvoering, team AJBZ. Doelstelling De commissie heeft haar werkwijze op grond van de Awb nader omschreven in de Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Nederweert De bezwaarschriftencommissie heeft de taak het bestuursorgaan te adviseren over de te nemen beslissing op bezwaar (artikel 7:13 van de Awb). Aan de hand van de opgestelde adviezen en aanbevelingen draagt de commissie bij aan het bevorderen van de kwaliteit van de primaire besluiten en de te nemen beslissing op bezwaar. Door eventuele gebreken in de primaire besluitvorming te herstellen, kunnen procedures bij de bestuursrechter worden voorkomen. Zij levert een bijdrage aan een goede verhouding tussen de burger en het bestuur door de burger een gewillig oor te bieden en uitleg te geven over regelingen en procedures. Voorts wordt tijdens een hoorzitting van de commissie onderzocht of zaken buiten rechte kunnen worden afgedaan. 4

5 2. Procedure en werkwijze van de bezwaarschriftencommissie Behandeling van een bezwaarschrift Het is de taak van de commissie om het betrokken bestuursorgaan te adviseren over de te nemen beslissing op bezwaar. Om deze taak te kunnen uitvoeren heeft de commissie de beschikking over het ingediende bezwaarschrift en het procesdossier met relevante stukken. De procesdossiers worden door de secretaris van de commissie samengesteld en worden tijdig voor de hoorzitting per post aan de commissieleden toegezonden. De secretaris maakt aan de hand van de werkvoorraad iedere maand een agenda voor de hoorzitting, waarbij het uitgangspunt wordt gehanteerd dat nieuwe bezwaarschriften op de eerstvolgende agenda van de hoorzitting worden geplaatst. Tijdens de hoorzitting krijgen bezwaarde, vergunninghouder, derde-belanghebbende(n) en de gemachtigde die namens het bestuursorgaan optreedt de gelegenheid hun standpunten nader toe te lichten. De commissie streeft ernaar om niet alleen de juridische aspecten mee te wegen, maar ook om partijen meer begrip voor elkaars standpunt te laten krijgen. De secretaris van de commissie stelt het verslag van de hoorzitting op en formuleert het advies voor het bestuursorgaan. Na vaststelling en ondertekening door de voorzitter en de secretaris, wordt het advies en het verslag naar de betreffende vakafdeling gestuurd, die het primaire besluit heeft voorbereid. Deze zorgt ervoor dat het advies ter besluitvorming aan het bestuursorgaan wordt voorgelegd. Het bestuursorgaan neemt hierin, de eindbeslissing waarna de beslissing op bezwaar wordt verzonden aan bezwaarde. Het bestuursorgaan is niet verplicht om hierin het advies van de commissie te volgen. Er is een mogelijkheid dat het bestuursorgaan contrair gaat. Indien het advies van de commissie niet wordt gevolgd, dient het bestuursorgaan conform artikel 3:50 van de Awb duidelijk in de beslissing op bezwaar te motiveren waarom van het advies is afgeweken. 3. Evaluatie van de commissie Inhoud evaluatie Op 9 december 2013 heeft de commissie haar werkzaamheden over het jaar 2013 geëvalueerd. Het doel van de evaluatie is het bevorderen van de effectiviteit en kwaliteit van de bezwaarprocedure door toe te zien op: De kwaliteit van dossiers De kwaliteit van adviezen en verslagen De wijze van aanleveren van stukken door de secretaris Het functioneren van de secretaris, voorzitter en de commissieleden Het functioneren van verweerder (gemachtigde namens het college) tijdens hoorzittingen. Gelet op de organisatieontwikkeling wil men ernaar toe dat de ambtenaar die het besluit heeft genomen ook het verweer voert bij de commissie. Uit de evaluatie blijkt voorts dat de commissie tevreden is over de vertegenwoordigers van de gemeente. Zij zijn goed op de hoogte van de stukken en de inhoud van een zaak en anticiperen goed tijdens een hoorzitting. De commissie merkt ten aanzien van de stukken wel op dat verweerders de juiste stukken dienen aan te leveren aan de secretaris. De commissie ontvangt vaak het hele dossier, hetgeen niet nodig is. 5

6 De commissie is van oordeel dat de kwaliteit van de stukken, goed en volledig is. De commissie is tevreden over de kwaliteit van de adviezen, deze zijn goed juridisch onderbouwd, doordacht en goed gemotiveerd. Doordat dikwijls passages uit het advies worden overgenomen in de beslissing op bezwaar komt dit, volgens de commissie, de kwaliteit van de beslissingen op bezwaar ten goede. Voorts stimuleert de commissie de inzet van pre-mediation in de bezwaarschriftprocedure. In 2013 is de werkinstructie pre-mediation geïmplementeerd bij de verschillende vakafdelingen. Pre-mediation is het toepassen van mediationvaardigheden in een persoonlijke benadering van de klager of degene die een bezwaarschrift heeft ingediend. Het is een aanpak waarin de probleemoplossing centraal staat, in plaats van het juridische gelijk. Het gaat daarbij om denken vanuit de klant / bezwaarmaker en niet om een benadering gericht op wet- en regelgeving. De volgende afspraken zijn voor 2014 gemaakt: Zodra andere ambtenaren verweer gaan voeren bij de commissie zal de secretaris de werkwijze van de commissie en de werkinstructie pre-mediation onder de aandacht brengen. De secretaris verwerkt de cijfers omtrent het effect van pre-mediation in het jaarverslag De secretaris stuurt strikter op het tijdig aanleveren van stukken en het verweerschrift bij de verweerders. De commissie geeft, periodiek, in 2014 feedback aan verweerders. De secretaris voert de regie op het aansturen op de doorlooptijden van bezwaarschriften en de afhandeling ervan en houdt de goede communicatie met de vakafdelingen in stand. Kernpunten uit de evaluatie 2013: De commissieleden zijn tevreden met de kwaliteit van de adviezen, welke door de secretaris worden opgesteld. De adviezen zijn correct verwoord en hebben een goede juridische onderbouwing die de toets door de rechter zal weerstaan. De samenwerking tussen de secretaris en de vakafdelingen is goed, daar waar nodig vindt een onderling afstemming plaats. De secretaris zal strikter aansturen op het tijdig aanleveren van stukken en het verweerschrift bij de vakafdelingen. Op 11 februari 201 heeft een bestuurlijke evaluatie plaatsgevonden tussen de burgemeester en de commissieleden. Het bestuur is tevreden met de uitgevoerde werkzaamheden van de commissie in

7 4. Ontvangen en behandelde bezwaarschriften Aantal ingediende bezwaarschriften In 2013 heeft de gemeente Nederweert 32 bezwaarschriften ontvangen. De bezwaarschriften zijn allemaal gericht tegen besluiten van het college van burgemeester en wethouders. Naast de 32 ingediende bezwaarschriften in 2013 zijn drie bezwaarschriften uit 2012 afgehandeld. Vijf bezwaarschriften uit 2013 zullen in 2014 behandeld worden. Daarnaast is jet totaal aantal ingediende bezwaarschriften is in 2013 ten opzichte van andere jaren gedaald. Figuur 1: Bezwaarschriften per maand in Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December In de onderstaande tabel is de betrokkenheid van de vakafdeling bij de behandeling van bezwaarschriften weergegeven. In deze tabel is het aantal ontvangen bezwaarschriften per maand over de periode 2010 tot en met 2013 aangegeven. In 2011 zijn de meeste bezwaarschriften ingediend. Tot en met 2011 is een stijgende lijn te zien in het aantal bezwaarschriften dat per jaar werd ingediend. Het aantal ingediende bezwaarschriften in 2013 (32) is ten opzichte van 2012 (39) licht gedaald. Dit heeft volgens de commissie te maken met de huidige maatschappelijke situatie en recessie. Een andere verklaring is hiervoor niet te geven. Afdeling Team Dienstverlening en Zorg Sociale Zaken Samenleving en Ruimte RO MO Vergunningverlening Openbare Ruimte en Sportaccommodaties Algemeen Toezicht en Handhaving Bestuurs- en Organisatie Ondersteuning Algemene Juridische- en 3 Bestuurszaken Personeel en Kabinet Totaal De Afdeling Samenleving en Ruimte heeft in alle jaren de meeste bezwaarschriften ontvangen. Het aantal ingediende bezwaarschriften bij het team Vergunningverlening is in 2013, in vergelijking met 2012, aanzienlijk gedaald. In dit jaarverslag is voor het eerst het team AJBZ opgenomen. Dit team behandelt bezwaarschriften tegen besluiten op grond van de Wet openbaarheid van bestuur. Bij het team Personeel en Kabinet en het team Maatschappelijke Ontwikkeling zijn in 2013 weinig bezwaarschriften ingediend. 7

8 Hoorzitting Op grond van artikel 7:2 van de Algemene wet bestuursrecht heeft de bezwaarmaker het recht om te worden gehoord. Hiervan wordt alleen afgeweken indien er sprake is van een kennelijk niet-ontvankelijk bezwaarschrift. In Nederweert worden, in de regel, door de commissie gemiddeld per hoorzitting twee tot drie bezwaarschriften behandeld. Aantal hoorzittingen In 2013 zijn 10 hoorzittingen gehouden waarin 24 bezwaarschriften zijn behandeld. Van deze 24 bezwaarschriften zijn drie bezwaarschriften uit 2013 behandeld en is één bezwaarschrift tweemaal in een hoorzitting behandeld. Vijf bezwaarschriften uit 2013 zijn in 2014 behandeld. In februari en juli heeft géén hoorzitting plaatsgevonden, omdat er op dat moment geen of weinig bezwaarschriften waren binnengekomen. Behandeling door kamers In 2013 zijn door de commissie 24 bezwaarschriften behandeld tijdens een hoorzitting. De algemene kamer heeft 16 bezwaarschriften behandeld, de sociale kamer zeven bezwaarschriften (waarvan drie bezwaarschriften uit 2012) en de personele kamer één bezwaarschrift. 5. Doorlooptijden bezwaarschriften In onderstaande tabel zijn de doorlooptijden van bezwaarschriften die in 2013 tot een advies van de commissie hebben geleid, weergegeven. Doorlooptijden 2013 Aantal Percentage Binnen de wettelijke termijn (18 weken) 9 47 Buiten de wettelijke termijn (18 weken) Totaal aantal adviezen % Uit bovenstaande tabel is af te lezen dat 47% van de bezwaarschriften binnen de wettelijke afhandeltermijn van 18 weken is afgehandeld. In 2012 was dit percentage 95%. De doorlooptijden in 2013 zijn ten opzichte van 2012 achteruit gegaan. De oorzaak hiervan ligt in het gegeven dat diverse partijen hebben verzocht om aanhouding tijdens de bezwaarprocedure. Een andere reden voor de langere doorlooptijden is dat de vakambtenaar (gemachtigde van het college) de besluitvorming voor het college dient voor te bereiden. Hiermee gaat vaak extra tijd gepaard. De wettelijke afhandelingstermijn van bezwaarschriften is met de inwerkingtreding van de Wet dwangsom en niet tijdig beslissen verlengd tot 18 weken. In 2013 is er 10 keer buiten de wettelijke afhandeltermijn van 18 weken besloten hetgeen geen enkele keer heeft geleid tot een ingebrekestelling. Het voorgaande vormt aanleiding om in 2014 strenger toe te zien op de doorlooptijden van de bezwaarschriften. De secretaris zal hier op sturen door binnenkomende bezwaren tijdig in te plannen voor een hoorzitting en zorg te dragen dat na het horen op korte termijn een advies wordt opgesteld voor het college. Dit vergt ook een goede afstemming met de vakambtenaar die de besluitvorming voor het college voorbereid. De secretaris zal in 2014 extra bewaken dat er tijdig en efficiënt wordt gehoord, er geen onnodige vertragingen worden opgelopen in de advisering en besluitvorming door het college. Het streven is om enkele weken voordat de wettelijke afhandeltermijn afloopt een advies uit te brengen zodat de vakambtenaar (gemachtigde van het college) voldoende tijd heeft om de besluitvorming voor het college voor te bereiden. 8

9 6. Wijzen van afdoening Uitgebrachte adviezen in 2013 In 2013 heeft de commissie 19 adviezen uitgebracht voor de in 2013 ontvangen bezwaarschriften. Daarnaast heeft de commissie in adviezen uitgebracht ten aanzien van bezwaarschriften die zijn ontvangen in Op grond van de Awb kan de commissie tot de volgende drie adviezen komen: 1. Ongegrond 2. Gegrond 3. Niet-ontvankelijk Geen advies wordt uitgebracht indien een bezwaarschrift wordt ingetrokken of wordt doorgestuurd naar een andere (vak)afdeling of organisatie. In 2013 heeft de commissie, na advisering, één zaak doorgeleid naar de klachtcoördinator van de gemeente Nederweert. Naast het formuleren van een advies door de commissie kan een bezwaarschrift ook door middel van intrekking of het doorsturen ervan naar een andere instantie worden afgehandeld. In 2013 zijn 8 bezwaarschriften ingetrokken door de inzet van pre-mediation. Één van de ingetrokken bezwaarschriften is door de commissie doorgeleid naar de klachtcoördinator van de gemeente Nederweert. In 2013 zijn geen bezwaarschriften doorgestuurd. In de onderstaande tabel zijn de wijzen van afdoening van bezwaarschriften van 2009 tot en met 2013 met elkaar vergeleken. Wijzen van afdoening Gegrond Ongegrond Niet-ontvankelijk Ingetrokken Doorgestuurd Gedeeltelijk gegrond/gedeeltelijk ongegrond Behandeling in Totaal Gegrond De commissie heeft het college 6 maal geadviseerd een bezwaar gegrond te verklaren. Het aantal bezwaarschriften dat gegrond is verklaard in 2013 is, in vergelijking met 2012, licht gedaald. Daarbij dient in overweging te worden genomen dat er in 2013 minder bezwaarschriften zijn ingediend. De gegrond verklaringen hadden betrekking op: Het buiten behandeling laten van een aanvraag op grond van de Wet werk en bijstand (WWB) voor de algemeen noodzakelijke kosten van het bestaan; Het buiten behandeling stellen van een verzoek op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB); Afwijzing van een planschadeverzoek; De gedeeltelijke afwijzingen van verzoeken om handhavend op te treden (3). Ongegrond In 2013 heeft de commissie 8 bezwaarschriften ongegrond verklaard. Dit is een normale tendens, hetgeen veelal betekent dat de primaire besluiten op een deugdelijke wijze zijn genomen en voorzien zijn van een goede juridische motivering. 9

10 Niet ontvankelijk Er zijn in 2013 door de commissie 5 bezwaarschriften niet-ontvankelijk verklaard. Redenen voor niet-ontvankelijk verklaringen: Het niet ten grondslag liggen van een besluit op grond van artikel 1:3 Awb (2); Het niet (meer) zijn van belanghebbenden op grond van artikel 1:2 Awb (2); Overschrijding van de bezwarentermijn In 2013 zijn 27 van de 32 ontvangen bezwaarschriften afgehandeld. In het 1 e kwartaal van 2013 zijn er door de commissie 3 adviezen uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders over in 2012 ontvangen bezwaarschriften. Contrair besluiten door het bestuursorgaan Indien het college van burgemeester en wethouders een contrair besluit neemt dan dient het, het besluit van een deugdelijke motivering te worden voorzien. In het besluit moet worden aangegeven waarom het advies van de commissie niet wordt overgenomen. In 2013 heeft het college van burgemeester en wethouders, na advisering door de vakafdeling, geen enkele keer besloten om contrair te gaan. In de regel worden de adviezen van de commissie gevolgd. Pre-mediation Pre-mediation is een andere werkwijze van conflictoplossing die de laatste jaren door steeds meer gemeenten en provincies wordt toegepast. Deze aanpak laat een verschuiving zien van een proceduregerichte aanpak naar oplossingsgerichte aanpak. Pre-mediation is het toepassen van mediationvaardigheden in een persoonlijke benadering van de klager of degene die een bezwaarschrift heeft ingediend. Het is een aanpak waarin de probleemoplossing centraal staat, in plaats van het juridische gelijk. Het gaat daarbij om denken vanuit de klant / bezwaarmaker en niet om een benadering gericht op wet- en regelgeving. De wijze waarop pre-mediation in een organisatie is vormgegeven, is niet aan bepaalde regels en standaarden verbonden. Dit betekent dat de gemeente naar eigen inzichten pre-mediation kan inrichten en toepassen. In 2013 heeft de gemeente Nederweert een werkinstructie voor de vakafdelingen opgesteld. De uitgangspunten van pre-mediation in onze gemeente zijn als volgt: Het praten met elkaar, in plaats van tegen elkaar. Het loslaten van de formeel-juridische benadering. De focus is gericht op de klant. Het besteden van aandacht aan de emoties (woede, onbegrip, frustratie) van een klant. Het bespreekbaar maken van de wederzijdse belangen ( Waar gaat het de klant nu werkelijk om? en Welke belangen heeft de overheidsinstantie? ). Bereidheid om te zoeken naar alternatieve oplossingen voor het conflict. Het doel van pre-mediation is om aan de hand van een gesprek na te gaan of een bezwaarschrift op een andere manier kan worden opgelost dan door middel van het doorlopen van de wettelijke bezwaarschriftprocedure. Door vragen te stellen kan door de vakambtenaar worden achterhaald wat de beweegredenen zijn om een bezwaarschrift in te dienen. De vakambtenaar geeft vervolgens uitleg over de inhoud van het besluit en de motivering die daaraan ten grondslag ligt. Indien partijen in het stadium van pre-mediation tot een oplossing komen, hoeft de bezwarencommissie geen advies uit te brengen Dikwijls wordt het bezwaarschrift na de inzet van pre-mediation ingetrokken. De vakambtenaar heeft via deze aanpak voldoende uitleg gegeven aan bezwaarde, of gezorgd voor een passende oplossing. In 2013 is wederom gebleken dat de inzet van pre-mediation leidt tot effectieve resultaten in de voorfase van de bezwarenprocedure. De afdeling Dienstverlening en Zorg heeft in % van de ontvangen bezwaarschriften met succes afgehandeld door de inzet van pre-mediation. 10

11 7. Samenvatting Conclusies jaarverslag 2013 De conclusies uit dit jaarverslag zijn als volgt: De inzet van pre-mediation in de bezwaarfase was in 2013 wederom een succes en heeft geleid tot diverse intrekkingen van bezwaarschriften. In 2013 heeft de secretaris een werkinstructie opgesteld, die standaard in de procesbeschrijving van alle vakafdelingen is opgenomen. In vergelijking met 2012 is in 2013 een dalende lijn te constateren ten aanzien van het aantal ontvangen bezwaarschriften. De oorzaak hiervan is volgens de commissie te wijten aan de huidige maatschappelijke situatie en de recessie. De totale afhandeltermijn van bezwaarschriften is, met de inwerkingtreding van de Wet dwangsom en niet tijdig beslissen, 18 weken. De doorlooptijden zijn in 2013 verslechterd. Er is 10 keer buiten de wettelijke afhandelingtermijn van 18 weken besloten. De oorzaak hiervan ligt in het gegeven dat diverse partijen hebben verzocht om aanhouding tijdens de bezwaarprocedure. De termijnoverschrijdingen hebben echter niet geleid tot ingebrekestellingen. De secretaris zal in 2014 de procedure strenger bewaken, erop toezien dat er tijdig en efficiënt wordt gehoord en er geen onnodige vertragingen worden opgelopen in de advisering van de commissie naar het college. In 2013 is 25% van het totale aantal bezwaarschriften ongegrond verklaard. Hieruit kan worden afgeleid dat de primaire besluiten over het algemeen op een deugdelijke wijze zijn genomen en voorzien zijn van een goede motivering. Dit geeft geen vreemd beeld ten opzichte van de vorige jaren. In 2013 is 19% van het totale aantal bezwaarschriften gegrond verklaard. Dit is een lichte daling ten opzichte van De commissieleden zijn tevreden met de kwaliteit van de adviezen, welke door de secretaris worden opgesteld. De adviezen zijn correct verwoord en hebben een goede juridische onderbouwing die de toets door de rechter zal weerstaan. De samenwerking tussen de secretaris en de vakafdelingen is goed, daar waar nodig vindt een onderling afstemming plaats. De secretaris zal strikter aansturen op het tijdig aanleveren van stukken en het verweerschrift bij de vakafdelingen. Nederweert, 25 april 2014 Commissie bezwaarschriften, De plv. Voorzitter, De Secretaris, De heer mr. J. van Tulden Mevrouw mr. P.J.M. Mommers 11