***., SINT-MICHIELS%STEL

Transcriptie

1 Onafhankelijke Commissie Rechtsbescherming ***., SINT-MICHIELS%STEL gemeente De gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Sint-Michielsgestel datum : 1 mei 2015 ons kenmerk uw brief van behandeld door : J.A.M. van den Dungen uw kenmerk telefoonnummer : (073) onderwerp : Jaarverslag Commissie Bijlage(n) Geen Rechtsbescherming 2014 Geachte heer, mevrouw, Ter voldoening aan het bepaalde in artikel 4:1 van de Verordening behandeling bezwaarschriften 2012 (hierna: de verordening) brengt de onafhankelijke Commissie Rechtsbescherming (hierna: de commissie) hierbij beknopt verslag uit over haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar. 1. Commissie. De commissie betreft een adviescommissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) en werkt onafhankelijk van de bestuursorganen van de gemeente. De commissie heeft tot taak de bestuursorganen te adviseren over bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten die zij hebben genomen. Het gaat daarbij om besluiten van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college) en de burgemeester. De commissie adviseert niet over besluiten van de heffingsambtenaar. Verder ligt de behandeling van besluiten op het gebied van de Wet werk en bijstand (thans Participatiewet) bij Optimisd te Veghel. Ook bezwaarschriften in dat kader worden aldaar behandeld en worden zodoende niet ter advisering aan de commissie voorgelegd. De commissie bestaat uit een voorzitter en drie leden. Verder wordt de commissie ambtelijk ondersteund door twee medewerkers van de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning, onderdeel Juridische Zaken. De samenstelling van de commissie was in 2014 als volgt: voorzitter: de heer drs. F.J.W. Baert leden: mevrouw E.H.M. Houben de heer mr. drs. A.H.J. de Kort mevrouw mr. dr. J.A.F. Wallert ambtelijke ondersteuning: de heer J.A.M. van den Dungen mevrouw M. van Erp De commissie hoort doorgaans tweemaal per maand. Hierop geldt een uitzondering gedurende de zomermaanden. Vanwege de beschikbaarheid van betrokkenen (zowel intern als extern) in verband met de vakantieperiode komt de commissie gedurende de maanden juli en augustus niet of nauwelijks bij elkaar. De hoorzittingen vinden plaats op donderdagavond en worden gehouden in de B&W-kamer van het gemeentekantoor. Per avond worden normaal gesproken twee â drie zaken behandeld. Tijdens een hoorzitting, die (inclusief beraadslaging) gemiddeld drie kwartier duurt, krijgt een bezwaarmaker de gelegenheid zijn bezwaarschrift mondeling toe te lichten. Ter zitting kan hij zich laten bijstaan door derden, bijvoorbeeld een woordvoerder of een deskundige. Wanneer een bezwaarmaker gebruik wil maken van een woordvoerder, moet hij deze daarvoor voorafgaand aan de hoorzitting schriftelijk machtigen. Een machtiging is niet nodig indien een woordvoerder het beroep van advocaat uitoefent. 1

2 Tijdens een hoorzitting wordt ook (een vertegenwoordiger van) het bestuursorgaan in de gelegenheid gesteld te worden gehoord. Dat geldt tevens voor eventuele derde-belanghebbenden, bijvoorbeeld een vergunninghouder of een indiener van een verzoek om handhaving. Omdat er verder per bestreden besluit één hoorzitting wordt gehouden, worden alle betrokken partijen in elkaars aanwezigheid gehoord (principe van hoor en wederhoor). De hoorzittingen van de commissie zijn in principe openbaar. Deze zijn daarom voor een ieder toegankelijk. Belangstellenden krijgen echter niet de gelegenheid om op hetgeen dat gezegd wordt te reageren. De hoorzittingen naar aanleiding van een bezwaarschrift in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning of de Ambtenarenwet (en daaruit voortvloeiende regelingen) zijn overigens op grond van artikel 3:9, lid 4, van de verordening nooit openbaar en vinden daarom altijd achter gesloten deuren plaats. Tevens kan de commissie op verzoek of uit eigen beweging besluiten een hoorzitting over welk onderwerp dan ook achter gesloten deuren plaats te laten vinden als daarvoor gewichtige redenen aanwezig zijn. Van iedere hoorzitting wordt overeenkomstig artikel 7:7 van de Awb een verslag gemaakt. Aanwezigen ontvangen daarvan een afschrift. Na partijen te hebben gehoord, adviseert de commissie het bestuursorgaan schriftelijk over de te nemen beslissing op het bezwaarschrift. De overige partijen krijgen van het advies een afschrift. Het bestuursorgaan neemt vervolgens met inachtneming van het advies een beslissing op het bezwaarschrift. Daarbij mag het bestuursorgaan afwijken van het advies van de commissie. Het advies is namelijk niet bindend. 2. Bezwaren. In 2014 heeft de gemeente 50 bezwaarschriften ontvangen. Wanneer tevens gekeken wordt naar het aantal bestreden besluiten die aan de bezwaarschriften vooraf zijn gegaan en de afdelingen die deze besluiten hebben voorbereid, kan het volgende overzicht worden gemaakt. Afdelingen 11111n-éntal, bezwaarschrifteni Aantal besluiten Bestuurs- en managementondersteuning Inwonerszaken Ontwikkeling 2 2 Piel n (Personeel en Organisatie) 1 1 Uitvoering 0 0 Vergunningen, Toezicht en Handhaving Totaal Tabel 1: Aantal bezwaarschriften en besluiten per afdeling Omdat in een aantal gevallen twee of meer bezwaarschriften zijn ingediend tegen één besluit, komt het aantal bezwaarschriften en het aantal besluiten niet met elkaar overeen. Andersom komt echter ook voor. Zo heeft het voorgaande kalenderjaar een bezwaarmaker één bezwaarschrift ingediend tegen twee besluiten. 3. Adviezen. In 2014 is de commissie 16 keer bijeen geweest. Over het jaar verspreid zijn ongeveer vier bijeenkomsten komen te vervallen. Dit laatste had met name te maken met de werkvoorraad op dat moment. Tijdens de 16 bijeenkomsten zijn 35 bezwaarschriften behandeld tijdens 28 hoorzittingen. Twee bezwaarschriften zijn in raadkamer afgedaan. Dat laatste betekent dat een bezwaarmaker niet in de gelegenheid is gesteld te worden gehoord. Een bezwaarschrift kan onder andere zonder hoorzitting worden afgedaan, wanneer het kennelijk niet-ontvankelijk of kennelijk ongegrond is. Kennelijk wil daarbij zeggen dat er over de niet-ontvankelijkheid dan wel ongegrondheid geen twijfel bestaat. De behandelde bezwaarschriften hebben tot 29 adviezen geleid. De reden dat het aantal bezwaarschriften en het aantal adviezen niet met elkaar overeenkomt, is gelegen in het feit dat twee of meer bezwaarschriften gericht tegen één besluit, één advies van de commissie oplevert. Daarbij kan een advies weer meerdere uitkomsten hebben, bijvoorbeeld ongegrond én niet-ontvankelijk. Dit kan zich onder andere voordoen wanneer een bezwaarschrift is ingediend door twee of meer personen, waarbij in ieder geval één daarvan niet is aan te merken als belanghebbende. In het voorgaande kalenderjaar had in zes gevallen een advies meerdere uitkomsten. 2

3 De adviezen die de commissie in 2014 heeft gegeven luiden als volgt. Uitkomsten -"q" Aalital keer geadviseerd Gegrond Ongegrond 23 Gedeeltelijk gegrond/ongegrond 3 Niet-ontvankelijk 10 Tabel 2: Uitkomsten adviezen Bij deze uitkomsten dient nog te worden opgemerkt dat de commissie in acht gevallen het bestuursorgaan heeft geadviseerd het bezwaarschrift ongegrond te verklaren, maar daarbij wel heeft aangegeven de motivering van het besluit overeenkomstig het advies aan te vullen dan wel aan te passen. Artikel 3:46 van de Awb bepaalt namelijk dat een besluit dient te berusten op een deugdelijke motivering. Met de aanpassing dan wel aanvulling van de motivering kon de uitkomst van het bestreden besluit verder in stand blijven. 4. Adviestermijn. Doorgaans wordt na afloop van de bezwaartermijn - in overleg met (de vertegenwoordiger van) het bestuursorgaan - getracht zo spoedig mogelijk een hoorzitting te plannen. Hoe snel dat kan, is onder andere afhankelijk van het bezwaarschrift en de werkvoorraad van de commissie. Na een hoorzitting (of behandeling in raadkamer) streeft de commissie er vervolgens naar om zo spoedig mogelijk (lees: binnen 4 weken) en uiterlijk binnen 6 weken een advies uit te brengen. Ook dit is afhankelijk van de werkvoorraad of eventueel nader onderzoek. Tevens spelen hierbij de beschikbaarheid en de overige werkzaamheden van de ambtelijke ondersteuning een rol. Het afgelopen jaar heeft de commissie de bestuursorganen binnen de volgende termijnen geadviseerd. Vies ermijn Nantb.ridiiieken Binnen 4 weken 15 Tussen de 4 en 6 weken 13 Langer dan 6 weken 1 Tabel 3: Adviestermijnen Het streven om in ieder geval binnen 6 weken na een hoorzitting advies uit te brengen, is niet in alle gevallen gelukt. Eén advies liet namelijk ruim 6 weken op zich wachten. Het ging daarbij om een complexe zaak. De uitwerking van het advies duurde daardoor langer dan gebruikelijk. Voor de toekomst blijft het streven om na een hoorzitting zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen 6 weken een advies uit te brengen aan het bestuursorgaan. 5. Beslissing op bezwaar. Hoewel het bestuursorgaan een advies van de commissie doorgaans volgt, is dat zoals gezegd niet verplicht. Als het bestuursorgaan besluit af te wijken van een advies, dient dat in de beslissing op bezwaar - gelet op artikel 7:13, lid 7, van de Awb - te worden gemotiveerd. De commissie heeft, naar aanleiding van de bezwaarschriften die in het voorgaande kalenderjaar zijn behandeld, kennis genomen van 34 beslissingen op bezwaar. Ook hierbij dient te worden opgemerkt dat een bezwaarschrift kan leiden tot meerdere uitkomsten. Verder kan worden gemeld dat in één situatie door de commissie wel advies is uitgebracht, maar het bestuursorgaan geen beslissing op bezwaar heeft hoeven nemen. Hangende de bezwaarprocedure zijn (de vertegenwoordiger van) het bestuursorgaan en de bezwaarmaker namelijk tot een compromis gekomen. Naar aanleiding daarvan heeft bezwaarmaker het bezwaarschrift ingetrokken. Uitkomsten Gegrond 4 Ongegrond 25 Gedeeltelijk gegrond/ongegrond 1 Niet-ontvankelijk 10 Tabel 4:Uitkomsten beslissingen op bezwaar Naar aanleiding van de adviezen van de commissie, heeft het bestuursorgaan in twee gevallen gemotiveerd besloten het advies niet (volledig) te volgen. De commissie had in beide gevallen geadviseerd de bezwaarschriften gedeeltelijk grond en gedeeltelijk ongegrond te verklaren. 3

4 Het bestuursorgaan (in beide gevallen het college) heeft bij de beslissing op bezwaar de bezwaarschriften volledig ongegrond verklaard. 6. Beslistermijn. Na afloop van de bezwaartermijn vangt de beslistermijn aan. Omdat de bestuursorganen van de gemeente zich laten adviseren door een adviescommissie, bedraagt de beslistermijn op grond van artikel 7:10, lid 1, van de Awb 12 weken. Wanneer het niet lukt om binnen de termijn van 12 weken een beslissing te nemen, kan deze termijn met maximaal 6 weken worden verdaagd. Als daarvoor wordt gekozen, dient dat schriftelijk en tijdig aan de bezwaarmaker bekend te worden gemaakt. Tijdig wil daarbij zeggen, voor het einde van de beslistermijn. Een eventuele verdaging hoeft overigens niet gemotiveerd te worden. Verder uitstel is slechts mogelijk met instemming dan wel in verband met de naleving van wettelijke procedurevoorschriften. Als het bestuursorgaan niet binnen maximaal 18 weken een beslissing op bezwaar neemt, loopt hij het risico in gebreke te worden gesteld, zoals bedoeld in paragraaf gelezen in samenhang met artikel 7:14 van de Awb. Dit kan resulteren in het verbeuren van een dwangsom (maximaal 1.260,00) of direct beroep bij de rechter wegens niet tijdig beslissen. Een bestuursorgaan in gebreke stellen dient schriftelijk te gebeuren. Als een schriftelijke ingebrekestelling is ontvangen, heeft het bestuursorgaan 2 weken om alsnog een beslissing te nemen. Dit wil zeggen dat, als het bestuursorgaan direct na afloop van de verdaagde beslistermijn een ingebrekestelling ontvangt, dit geen consequenties heeft als er uiterlijk 20 weken na de start van de beslistermijn een beslissing wordt genomen. Wat daar verder ook van zij, het streven dient uiteraard te allen tijde te zijn om binnen 12 weken en als dat niet lukt binnen 18 weken een beslissing op bezwaar te nemen. Met betrekking tot de behandelde bezwaarschriften is er binnen de volgende termijnen beslist. antal bês iss Binnen 12 weken Tussen de 12 en 18 weken 16 Tussen de 18 en 20 weken 7 Langer dan 20 weken 8 Tabel 5: Beslistermijnen Met betrekking tot 15 bezwaarschriften is er buiten de termijn beslist. In zeven gevallen is echter alsnog binnen 2 weken een besluit genomen. Die zaken zouden zodoende nimmer tot een dwangsom of direct beroep hebben kunnen leiden. Dat geldt wel voor de overige acht gevallen. Daarbij was er (voor zover de commissie dat kan beoordelen) in vier gevallen iets bijzonders aan de hand en wel het volgende. In twee gevallen was er naar aanleiding van het advies van de commissie nader onderzoek nodig. In dat soort situaties is het nagenoeg onmogelijk om dit binnen de beslistermijn te realiseren. In een ander geval ging het om een bezwaarschrift tegen een besluit van de gemeenteraad. Ook in die situatie is het zeer lastig om binnen de beslistermijn een besluit te kunnen nemen. Dit in verband met de geldende aanlevertermijnen. In het vierde geval ging het om een situatie waarbij in het voortraject erg veel tijd is gestoken in nader onderzoek in een poging tot een minnelijke oplossing te kunnen komen. Toen dat niet mogelijk bleek en de zaak alsnog ter advisering aan de commissie werd voorgelegd, was de beslistermijn al ruimschoots verstreken. In situaties zoals hierboven beschreven is er doorgaans contact met een bezwaarmaker en weet hij ook dat een beslissing op bezwaar langer op zich laat wachten en wat daarvoor de reden is. Behalve dan dat drie bezwaarschriften waren gericht tegen één besluit, was de commissie in de overige vier gevallen niet bekend met een bijzondere situatie. Andere (reguliere) omstandigheden kunnen evenwel een rol spelen bij een termijnoverschrijding. Daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de complexiteit van een zaak, overige werkzaamheden van de betrokkenen en hun beschikbaarheid. Deze omstandigheden hebben betrekking op zowel de vertegenwoordigers van de bestuursorganen als de ambtelijke ondersteuning van de commissie. In het kader van de beslistermijn en de bezwaarprocedure zijn verder drie acties van belang die tijd vragen, te weten het horen, het adviseren en het beslissen. Het streven moet zijn deze acties zo snel mogelijk na elkaar uit te voeren. Als er daarbij van uit wordt gegaan dat zowel het adviseren als het beslissen gemiddeld 4 weken in beslag neemt, wil dat zeggen dat voor het horen eveneens 4 weken overblijft (of 10 weken bij een verdaagde beslistermijn). 4

5 Wanneer gekeken wordt naar de vier gevallen (waarvan er dus drie identiek zijn), blijkt in alle gevallen dat twee of meer acties meer tijd hebben gekost dan daar op papier voor staat. Zo is er in geen geval binnen 10 weken gehoord, liet in één geval het advies langer dan 4 weken op zich wachten en is er eveneens in geen geval binnen 4 weken beslist. In die situatie wordt beslissen binnen de beslistermijn een lastige opgave. Door sneller te horen, te adviseren dan wel te beslissen, kan er wellicht tijdwinst worden geboekt en een termijnoverschrijding worden voorkomen. Dit betreft dan ook een aandachtspunt voor zowel (het secretariaat van) de commissie als (de vertegenwoordigers van) de bestuursorganen. Waarbij overigens nog wel een aantal kanttekeningen dienen te worden geplaatst. Zo is het horen afhankelijk van diverse factoren. Bijvoorbeeld de werkvoorraad en de beschikbaarheid van partijen. Deze factoren heeft men niet altijd in de hand. Daarbij kan met name de werkvoorraad behoorlijk fluctueren. Daarnaast wordt een hoorzitting soms aangehouden, omdat (de vertegenwoordiger van) het bestuursorgaan nog mogelijkheden ziet om er samen met een bezwaarmaker uit te komen. Deze mogelijkheden worden dan eerst onderzocht. Wanneer dit niets oplevert, moet er alsnog een hoorzitting worden gepland. In een dergelijke situatie ben je al snel een aantal weken verder. Dat geldt ook wanneer men eerst iets nader wil (laten) onderzoeken, zonder dat daarbij de beslistermijn wordt opgeschort. De termijn van 4 weken om te beslissen ziet verder op een situatie waarbij conform advies wordt beslist. Dat is niet altijd het geval. Wanneer wordt afgeweken van het advies, is het niet ondenkbaar dat een beslissing op bezwaar meer tijd vraagt. Desalniettemin verdient termijnbewaking ook in de toekomst alle aandacht en moet er zoals gezegd in iedere situatie worden gestreefd naar een beslistermijn van maximaal 18 weken. 7. Informatie. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u nog vragen hebben over dit jaarverslag of de bezwaarprocedure in zijn algemeenheid, dan kunt u telefonisch of per contact opnemen met de heer J. van den Dungen (secretaris van de commissie) via (073) of j.vd.duncjensint-michielsgestel. Hoogachtend, De onafhankelijke Commissie Rechtsbescherming, de voorzitter, de ecretaris, i /t 6i (drs/f.j.w. Baert).A.M. van den Dungen) 5