Rapportage audit Afasiecentrum Zwolle e.o.

Transcriptie

1 Rapportage audit Afasiecentrum Zwolle e.o. De Afasie Vereniging Nederland wil kwalitatief sterke afasiecentra met als doel optimale nazorg voor mensen met afasie. In 2009 is daarom in nauwe samenwerking met de bestaande afasiecentra een kwaliteitsproject gestart met als doel de geboden zorg in afasiecentra zichtbaar te maken vanuit cliëntenperspectief. Sinds 2010 doet de AVN dit door de afasiecentra te bezoeken en te beoordelen op hun werkwijze. Bij een beoordeling die tenminste voldoende is, ontvangt het betreffende Afasiecentrum het AVN-keurmerk voor een periode van 3 jaar*. Op die manier wordt de zorg transparant en worden eventuele verbetertrajecten inzichtelijk. De AVN heef een audit in de vorm van een werkbezoek afgenomen bij Afasiecentrum Zwolle e.o. op 20 maart Het Afasiecentrum Zwolle is verbonden aan InteraktContour. De geauditeerden zijn: mevrouw G. Zwier, afasietherapeut mevrouw M. Leegwater, coördinator a.i. en locatiemanager InteraktContour Daarnaast zijn cliënten, mantelzorgers en medewerkers van het Afasiecentrum bevraagd. Uitgangspunt zijn de door de Afasiecentra en de AVN gezamenlijke vastgestelde kwaliteitscriteria, vastgesteld d.d. 19 juni Vanuit drie perspectieven is er gekeken naar de kwaliteit binnen het Afasiecentrum: vanuit de processen en procedures vanuit het cliëntenperspectief en vanuit het medewerkersperspectief. De auditoren hebben geconstateerd dat: De processen en procedures in voldoende mate** worden uitgevoerd. Vanuit cliëntenperspectief blijkt dat in voldoende mate de cliënten en zijn/haar cliëntensysteem tevreden zijn over de inhoudelijke zorg en bejegening. Vanuit medewerkersperspectief blijkt dat zij in ruim voldoende mate tevreden zijn over de begeleiding en het inhoudelijke werk in het Afasiecentrum. Concluderend wordt vastgesteld dat het Afasiecentrum Zwolle e.o. in overwegend voldoende mate voldoet aan de eisen die gesteld mogen worden aan een Afasiecentrum. De auditoren merken op dat de uitvoering van het concept Afasiecentrum in dit Afasiecentrum, op een professioneel niveau gestalte krijgt. *Uitleg keurmerk Afasie Vereniging Nederland Dit keurmerk van de AVN heeft een geldigheidsduur van 3 jaar, tenzij zich gedurende die periode belangrijke wijzigingen voordoen bij het Afasiecentrum. Belangrijke wijzigingen zijn bijvoorbeeld een wijziging in de inhoudelijke aansturing, coördinatie of het management van een Afasiecentrum. **Uitleg gehanteerde termen: Uitstekende mate :9 en hoger Hoge mate :8-9 Ruim voldoende mate :7-7,9 Voldoende mate :6-6,9 Onvoldoende mate : onder de 6 Rapportage opgesteld d.d. 26 april 2012 Mevrouw M. Lindhout, Mevrouw T. Brouwer, directeur Afasie Vereniging Nederland beleidsmedewerker Afasie Vereniging Nederland

2 1. Perspectief : Procedures en Processen Gesprek over primaire proces, verbeterproces en ondersteunend proces Auditee s : één afasietherapeut en één coördinator Afasiecentrum Auditoren : directeur en beleidsmedewerker van de AVN In het gesprek zijn de volgende onderwerpen besproken: Verslaglegging hulpvraaggestuurd intake-verduidelijkingsgesprek Hulpvraag wordt benoemd en wordt ondertekend door cliënt. Verslaglegging vraaggestuurd handelingsplan Er is een ondertekend vraaggestuurd handelingsplan aanwezig.de functionele doelen worden gekoppeld aan de actiekaarten-doelenkaarten. Op een doelenkaart worden de volgende onderdelen benoemd: waar werk ik aan; wat doe ik zelf; wat doet mijn begeleider; communicatietips. Inventarisatiesysteem nieuwe hulpvragen Via een jaarlijkse evaluatie komen nieuwe hulpvragen van de deelnemers bij de afasietherapeut terecht. Er is een inventarisatiesysteem van nieuwe hulpvragen. Hulpvragen van cliënten worden genoteerd in de individuele dossiers. Uitvoer nieuwe vraaggestuurde activiteiten Indien er een nieuwe hulpvraag komt, wordt bekeken of er een groep is waar deze in past. Nieuwe vraaggestuurde activiteiten: muziek en afasie telefoneren ritmisch spreken (op SMTA gebaseerde activiteit) Documentatie grootte groepen; kwaliteit/kwantiteit Er is een dagdeeloverzicht met de groepen en deelnemers. Deze wordt gebruikt voor de planning. Documentatie verwijzing van cliënten en andere afatici naar welzijnsactiviteiten in de regio Er is een overzicht van cliënten die verwezen zijn naar welzijnsactiviteiten in de regio. Er is uitstroom van 12 cliënten in een jaar. Verslaglegging evaluatie handelingsplan Elk half jaar wordt er geëvalueerd en het handelingsplan aangepast. Communicatie met cliënt Communicatie met cliënt wordt schriftelijk aangepast. Met behulp van afbeeldingen/picto s worden een handelingsplan en een evaluatiegesprek aangepast aan het communicatieniveau van de cliënt. Verslaglegging exitgesprekken In 2011 hebben er twaalf exit/gesprekken plaatsgevonden Er is een jaaroverzicht van deze gesprekken.

3 Klant Tevredenheid Er een klanttevredenheidsonderzoek afgenomen in 2010, dit is geëvalueerd in Cliënten zijn tevreden, over het AC en over het Afasiecentrum. Inbreng van cliënten Er wordt geen apart registratiesysteem bijgehouden van initiatieven van cliënten. Dit wordt per activiteit gerapporteerd. Huisvesting gebaseerd op sociale model Het afasiecentrum Zwolle e.o. is gehuisvest in de activiteitencentra. Het Afasiecentrum Zwolle e.o. is niet zichtbaar vanaf de publieke weg. Met andere woorden op de voordeur naar het afasiecentrum staat geen verwijzing dat het Afasiecentrum Zwolle e.o. op die plek gevestigd is. Rooster medewerkers met tijdsverdeling en classificatie Er is een overzicht van medewerkers met tijdsverdeling en classificatie. De afasietherapeut is beschikbaar of bereikbaar. Met bereikbaar wordt concreet bedoeld dat indien de afasietherapeut niet lijfelijk aanwezig kan zijn i.v.m. de verschillende locaties, deze telefonisch bereikbaar is. Deskundige medewerkers en vrijwilligers; scholingsplan Scholing van begeleiders is een continue proces. Door omstandigheden is zowel de afasietherapeut als begeleiders van groepen wisselend aanwezig geweest van 2010/2012. Toetsen en leren van andere inhoudelijke deskundigen Het Afasiecentrum Zwolle levert een bijdrage aan de landelijke ontmoetingsdagen van de AVN. Het werken in de werkgroepen wordt als zinvol ervaren. Onderhouden van relevante contacten in de keten en actief deelnemen aan ketenoverleg Er is overleg met ziekenhuizen en het revalidatiecentrum in de regio. Afasiecentrum fungeert als expertisecentrum Er is informatie gegeven bij het Rode Kruis en op de afdeling logopedie van het Isala ziekenhuis in Zwolle over afasie en over de meerwaarde van afasiecentra en de zelfstandigheid die mensen terugkrijgen als ze goed ondersteund worden in hun communicatie.. Verbeterpunten aangegeven door de afasietherapeut en vervangend coördinator: Aantal uren beschikbaar van de afasietherapeut. Het instrueren van de begeleiders op specifieke aandachtspunten met betrekking op afasie en hoe daarmee om te gaan kan alleen binnen een groepsverband plaatsvinden middels modelling. Door gebrek aan uren en wisseling van begeleiders is dit een aandachtspunt om de kwaliteit van de groep te borgen. Formeren van homogene groepen op locatie Kampen.

4 Algemene indruk auditoren: Het afasiecentrum Zwolle is HKZ gecertificeerd sinds 2007* Uit die kwaliteitstoetsing zijn geen verbeterpunten benoemd. De auditoren hebben twee van de zes locaties bezocht van het Afasiecentrum Zwolle e.o. In het afasiecentrum zijn de benodigde documenten aanwezig en zijn de processen beschreven. Deze processen voldoen kwalitatief en kwantitatief aan de vastgestelde kwaliteitscriteria. Tevens blijkt dat de medewerkers van deze documenten en procedures op de hoogte zijn. Het gebruik van doelenkaarten is sinds een paar maanden in Kampen en gedurende langere tijd in Zwolle gemeengoed. Het geeft de cliënten en de begeleiders structuur en duidelijkheid over de individuele hulpvragen van de cliënten. De auditoren constateren dat het Afasiecentrum in Kampen in omvang zeer beperkt is. In totaal zijn daar zeven cliënten verdeeld over twee groepen. Door dit geringe volume is het maken van homogene groepen niet tot nauwelijks mogelijk. De individuele hulpvragen worden zo goed mogelijk beantwoord. Daar worden daadwerkelijk extra inspanningen voor verricht zoals het werken met een vrijwilliger. Concreet betekent dit een 1 op 1 begeleiding van een cliënt die dat nodig heeft. Het leren van elkaar en het lotgenotencontact met mensen met eenzelfde niveau van functioneren op taalgebied in een groep, kan door het volume aantal in een zeer geringe mate plaatsvinden. Eén van de cliënten bezocht op de locatie Kampen heeft dit expliciet aan de auditoren aangegeven niet te kunnen leren van elkaar omdat de groep niet homogeen is. *Stichting InteraktContour wordt jaarlijks geaudit voor de HKZ. Het is eens in de 5 jaar ongeveer dat een locatie aan de beurt is. De stichting wordt elk jaar geaudit en HKZ gecertificeerd. Als InteraktContour gecertificeerd is, dan zijn alle locaties daarin meegenomen.

5 2. Cliëntenperspectief Vanuit het cliëntenperspectief hebben twee gesprekken plaatsgevonden Gesprek 1 Auditee s Auditoren : 9 cliënten, verdeeld in twee groepen : directeur en beleidsmedewerker van de AVN In het gesprek zijn de volgende onderwerpen besproken: Vraaggestuurd handelingsplan De cliënten geven aan dat zij het handelingsplan ondertekenen. Tevens geven zij aan dat de doelen goed worden uitgelegd. Elke cliënt heeft een doelenkaart. De clienten weten aan te geven aan welke doelen zij werken. Flexibiliteit Afasiecentrum De flexibiliteit is matig op de locatie waar het volume van mensen met afasie gering is. Initiëren van nieuwe vraaggestuurde activiteit De cliënten benoemen geen nieuwe vraaggestuurde activiteiten binnen het Afasiecentrum Evaluatie van handelingsplan De cliënten geven aan dat het handelingsplan wordt geëvalueerd. Deze wordt dan weer ondertekend door de cliënt. Antwoord aan de cliënt m.b.t. zijn hulpvraag De cliënten geven aan dat zij met hun hulpvraag bij de afasietherapeut of begeleiders terecht kunnen. Inbreng van cliënten De cliënten geven aan dat zij terecht kunnen bij de afasietherapeut en begeleiders van de groepen. Tevredenheid cliënt met doelstelling en deelname in groepen De cliënten geven aan dat zij tevreden zijn met deelname aan de groepen. Algemene indruk auditoren: De cliënten zijn tevreden in het afasiecentrum. Zij geven aan dat vooral gekeken wordt wat nog wel mogelijk is. Cliënten geven aan dat indien er mogelijkheden zouden zijn wel meer groepen binnen het Afasiecentrum te willen bezoeken. Cliënten komen vaak één dagdeel per week specifiek voor het Afasiecentrum. Veelal hebben ze daarnaast in het activiteitencentrum ook andere activiteiten. Ook in andere activiteiten is communicatie dan onderdeel van het handelingsplan in die betreffende activiteit. De deelnemers worden dan begeleid door speciaal NAH -en afasie geschoolde begeleiders. Deze groepen maken formeel geen onderdeel uit van het Afasiecentrum. Daarnaast worden het lotgenotencontact en de expressie groepen als belangrijk ervaren om zichzelf te blijven ontwikkelen. Het afasiecentrum wordt als een prettige, veilige plek ervaren waar een leven lang geleerd kan worden. De locatie Kampen betreft een groep met drie cliënten. Op het moment van de audit was er één deelnemer afwezig. De groep met twee cliënten was niet homogeen. Het niveau van de cliënten was

6 verschillend en 1 van de cliënten gaf duidelijk aan graag bij een groep te zitten met mensen met afasie die min of meer van hetzelfde niveau m.b.t. spreken waren. Gesprek 2 Auditee s Auditoren : vijf partners van cliënten van het Afasiecentrum : directeur en beleidsmedewerker van de AVN In het gesprek zijn de volgende onderwerpen besproken en geconstateerd: Vraaggestuurd handelingsplan De cliënten geven aan dat zij het handelingsplan ondertekenen. Flexibiliteit afasiecentrum De partners van cliënten geven aan dat ze tevreden zijn in de groep waarin ze zitten. Een verandering van hulpvraag en doelen geeft de mogelijkheid om in een andere groep deel te nemen Initiëren van nieuwe vraaggestuurde activiteit De partners van cliënten geven aan graag partnerbijeenkomsten in Kampen te willen bezoeken. In Zwolle is die mogelijkheid er wel. Een van de partners was daar zeer tevreden over. Hij had bijeenkomsten in Zwolle bezocht. Deze hulpvraag hebben zij niet verwoord naar de afasietherapeut. Evaluatie van handelingsplan De partners geven aan dat met de cliënt het handelingsplan wordt besproken. Antwoord aan de cliënt m.b.t. zijn hulpvraag De partners van de cliënten geven aan dat zij antwoord krijgen op de hulpvraag van de cliënt. Inbreng van cliënten De partners van de cliënten zijn tevreden met de doelstellingen van hun partner. Er wordt nadruk gelegd op de mogelijkheden van een persoon. Tevredenheid cliënt met doelstelling en deelname in groepen De partners van de cliënten geven aan dat de cliënten tevreden zijn met de deelname in de groepen. Algemene indruk auditoren: De partners van de cliënten zijn tevreden over het afasiecentrum. Het werken met doelen en het verbeteren van het zelfvertrouwen in andere situaties dan binnen het Afasiecentrum worden benoemd. De partners geven aan dat de organisatie van het Afasiecentrum Zwolle e.o. door moet gaan met dit mooie en zinvolle werk, zowel voor de cliënten als voor de partners/mantelzorgers.

7 3. Medewerkers perspectief Auditee s Auditoren : drie begeleiders van groepen : directeur en beleidsmedewerker afasiecentra van de AVN In het gesprek zijn de volgende onderwerpen besproken en geconstateerd: Werving vrijwilligers Op een locatie werkt één vrijwilliger. Dit onderdeel is niet van toepassing omdat er nauwelijks gewerkt wordt met vrijwilligers binnen het Afasiecentrum. Opvang De afasietherapeut regelt de opvang van de begeleiders. De begeleiders worden begeleid door de afasietherapeut van het Afasiecentrum. De voorbereiding van de groepen vindt plaats door de begeleiders onder verantwoordelijkheid van de afasietherapeut. De begeleiders geven aan dat nieuwe cliënten van tevoren in een groep meekijken en vervolgens wordt besloten in overleg met de afasietherapeut of een cliënt past in een groep Deskundigheidsbevordering, evaluatie en communicatie De activiteitenbegeleiders hebben één keer per jaar training over verschillende onderwerpen door de afasietherapeut. Daarnaast kunnen zij terecht bij de afasietherapeut. Verder is er 1 keer per 6 weken een begeleidersoverleg per locatie, maar door ziekte van meerdere begeleiders heeft dat in Zwolle al een periode niet systematisch plaatsgevonden. Algemene indruk van de auditoren: De begeleiders zijn tevreden over het werken in het Afasiecentrum. Zij ervaren voldoende ondersteuning van de afasietherapeut.

8 Sterke punten en advies aan Afasiecentrum Zwolle e.o. Het in voldoende mate functioneren van het Afasiecentrum Zwolle e.o. heeft de volgende redenen: De auditoren hebben geconstateerd dat het concept Afasiecentrum wordt uitgevoerd op een manier die recht doet aan de hulpvragen van de cliënten. Binnen het Afasiecentrum heerst een goede sfeer waar professionele aandacht is voor de cliënten, partners van cliënten, mantelzorgers en de medewerkers. De overgang naar meer op welzijn gerichte activiteiten kan binnen het activiteitencentrum vorm krijgen. Enerzijds groepen gericht op leerdoelen en leren van elkaar en anderzijds groepen gericht op welzijn ; lotgenotencontact en onderhouden van de taalvaardigheden. Sterke punten van Afasiecentrum Zwolle e.o. is de hoge betrokkenheid van de afasietherapeut, de begeleiders en de vervangend coördinator van het Afasiecentrum en een klanttevredenheidsonderzoek met een goed resultaat. Advies: Het ontwikkelen van een visie op de mogelijkheden en onmogelijkheden van het formeren van homogene groepen binnen de zes locaties van het Afasiecentrum Zwolle e.o. De auditoren constateren dat het volume aantal van mensen met afasie in de chronische fase in Kampen te weinig is om homogene groepen te formeren. Daarnaast blijkt dat de inhoudelijke deskundigen op het gebied van afasie, namelijk de afasietherapeut ( in de rol van coördinator en regie functie) en de geschoolde begeleiders op het gebied van NAH en afasie, individueel of binnen groepen hun expertise t.b.v. mensen met afasie in te zetten. Deze inzet wordt niet formeel toegeschreven aan het Afasiecentrum. Het advies is om deze inzet zichtbaar te maken t.b.v. het Afasiecentrum. De verbeterpunten, bladzijde 3, zullen een verbetering geven op het huidig functioneren van het Afasiecentrum Zwolle.