Slimmer werken is leuker

Transcriptie

1 Slimmer werken is leuker Slimmer werken is leuker

2 Colofon Het project Slimmer Werken in zorg en welzijn is een initiatief van CNV Publieke Zaak en uitgevoerd met steun van het ministerie van VWS. De begeleiding van de 14 netwerkgroepen is verzorgd door senior adviseurs van BMC. De adviseurs van CNV Jongeren hebben de begeleiding gedaan van 4 netwerkgroepen. De rapportage is geschreven door drs. A.W. van Asch (BMC) in nauwe samenwerking met drs. P. Can (BMC) en drs. I. De Jong (CNV Jongeren). Eindredactie: Afdeling Beleid, Communicatie en Marketing (BCM) Den Haag, november 2007

3 "Het balletje rolt. Met slimmer werken kun je problemen met eenvoudige oplossingen aanpakken. Dat is zeer nuttig, aldus de heer R. Veenstra, algemeen directeur van BCM Woonzorg. Vaak weten werknemers heel goed hoe je slimmer kunt werken. Bijvoorbeeld door simpele aanpassingen in roosters, betere communicatie of een andere inzet van vrijwilligers. CNV Publieke Zaak nam daarom in 2005 het initiatief om een project slimmer werken op te zetten. Bij slimmer werken is het de bedoeling met zo weinig mogelijk inspanningen zoveel mogelijk producten of diensten van hoge kwaliteit te leveren. Slimmer werken combineert rendement en werkplezier. Resultaten In totaal deden vanaf netwerkgroepen uit verschillende organisaties en achtergronden mee aan het project. Door het inzetten van het vakbondsnetwerk van CNV Publieke Zaak is het mogelijk om de arbeidsproductiviteit en het plezier in werk te verhogen. En dit allemaal zonder noemenswaardige financiële investeringen. Er zijn diverse argumenten om aan het project slimmer werken mee te doen; de zorg is in beweging en daardoor wordt er veel gevraagd van instellingen. Het betrekken van werknemers bij deze veranderingen zorgt voor een grotere betrokkenheid en

4 tevredenheid. Andere argumenten om mee te doen zijn: door werknemers mee te laten denken over het beleid, sluiten plannen beter aan bij de dagelijkse praktijk. Dit verhoogt de effectiviteit en efficiency. via de netwerken komen er concrete plannen van aanpak. Dit zorgt voor een grotere tevredenheid van medewerkers. een groot deel van de aangedragen oplossingen is gratis. Het organiseren van een serie bijeenkomsten voor werknemers rond arbeidsproductiviteit voorzag in een enorme behoefte. Binnen normale overleggen of op de werkvloer zijn er vaak onvoldoende mogelijkheden (kennis, ervaring, prioriteiten) om knelpunten echt aan te pakken. Door de bijeenkomsten is men meer gericht op concrete verbetermaatregelen. Dit komt omdat er structuur wordt aangebracht in de grote hoeveelheid informatie. Zo kunnen knelpunten effectief worden aangepakt in relatief korte tijd.

5 Bij de Isala Ouderenzorg in Zwolle moet te veel worden gedaan in te korte tijd. De opgelopen werkdruk heeft te maken met de stijgende zorgzwaarte, onduidelijke taakverdeling en een lage personele bezetting. De geconstateerde knelpunten hebben te maken met de planning en aanmelding bij de centrale keuken, de manier waarop wordt bezuinigd, de doorstroming van patiënten of zaken die niet goed geregeld of vastgelegd zijn. Het gaat bijvoorbeeld om het reanimatiebeleid. Ook hebben de samenkomsten positieve gevolgen voor de arbeidsproductiviteit. Door een betere taakverdeling met een gelijk aantal werknemers kan meer gedaan worden. Dit is een belangrijke graadmeter voor het succes van dit project. De belangrijkste conclusies van de resultaten zijn: De werkwijze van het project leidt tot het vergroten van de creatieve denkkracht en daadkracht van werknemers. De deelnemers blijven mede-eigenaar van het plan van aanpak door het adopteren van een verbetermaatregel. Inzicht in de oorzaken van knelpunten brengt de groep dichterbij de oplossing. Het merendeel van de oplossingen is gratis. Veel van de oplossingen zijn gemakkelijk uit te voeren als er tijd voor is en als het belangrijk wordt gevonden. Succes wordt behaald door dingen te verbeteren die relatief makkelijk zijn in te voeren. Dit motiveert en stimuleert. Werknemers ervaren en zien dat de eigen inbreng effect heeft. De veelkomende cultuur van iets zeggen en er gebeurt toch niks kan worden doorbroken.

6 Cultuur De club was echt superenthousiast. Het is al meerdere keren besproken in het managementoverleg en ze willen graag de verdere invoering van het project Prisma werkt slimmer versterken, aldus Boukje van Dongen en Sandra Leyten, leden van de netwerkgroep bij Prisma tijdens de terugkoppeling van hun presentatie in een regio-overleg. In de volgende blokken zijn enkele voorbeelden opgenomen van de projecten slimmer werken en het bereikte resultaat. Meer voorbeelden zijn te vinden in het eindrapport. Een digitale versie van dit rapport is te vinden op de website U kunt dit rapport ook bestellen bij CNV Publieke Zaak. De netwerken binnen instellingen zorgen voor vertrouwen en perspectief op de werkvloer. De werknemers die deelnemen aan de netwerkgroepen ervaren en merken dat het werkt als je met concrete voorstellen komt. Er komt een omslag. Van een passieve cultuur naar een cultuur waarbij werknemers zien dat actief meedenken wordt gewaardeerd. In zo n cultuur is het mogelijk zelf met veranderingen te komen. Personeelsbeleid Doorgroeimogelijkheden verbeteren door gestructureerde aandacht voor scholing en training mede op basis van persoonlijke ontwikkelingsplannen. De effecten op de productiviteit zijn indirect. Verwacht mag worden dat werknemers meer worden ingezet overeenkomstig de eigen kwaliteiten.

7 Bedrijfsvoering Efficiencywinst door betere planning, minder administratie en herverdeling van taken en verdere structurering van de taakverdeling. Dit levert een aanzienlijke tijdsbesparing op. Deze tijdsbesparing schept ruimte voor verdere verbetering van kwaliteit van de dienstverlening. De slimmere taakverdeling zorgt voor rust in de onderlinge samenwerking en verdere groeimogelijkheden. Zorgprocessen en cliëntperspectief Het welzijn van cliënten verhogen door invoeren van innovaties die de betrokkenheid en zelfredzaamheid vergroten. Cliënten ervaren een zinvolle dagbesteding, dragen verantwoordelijkheid, komen uit een sociaal isolement en doen taken zoveel mogelijk zelfstandig. Het zichtbare en meetbare effect is dat de vraag naar directe zorg afneemt. Werknemers komen nu geen tijd meer tekort. De cliënten ervaren een hogere kwaliteit van de dienstverlening. Toename arbeidsproductiviteit Er zijn kleine verbeteringen met hoog nut. De verhoging van de arbeidsproductiviteit ontstaat dan door meer structuur, snellere invoering van veranderingen, hoge betrokkenheid en zelfstandigheid. Het meten van de toename van arbeidsproductiviteit blijkt lastig meetbaar. Ook zijn er grotere verbeteringen. Het zoeken naar een meer gestructureerde organisatie van het werk door heldere taakverdeling, slimmere planning en een andere organisatie. De netwerkgroepen laten zien dat de arbeidsproductiviteit stijgt door minder verzuim. Ook komen er meer productieve uren vrij.

8 Hoe verder? De aanpak van onderop werkt. Het breder inzetten van deze aanpak biedt perspectief. Werknemers willen graag vanuit de eigen professionaliteit en vanuit de bezieling voor het werk meedoen aan praktische verbeteringen. Bovendien ervaren werknemers dat een actieve inbreng echt helpt en bijdraagt aan verbetering. Werknemers stappen weer van de tribune af het speelveld in, aldus Ellen de Haan, één van de begeleiders tijdens een projectbespreking. Het op gang brengen van een project slimmer werken vereist initiatief en enige vasthoudendheid. De betrokkenheid van de vakbond levert meerwaarde aan het project slimmer werken. CNV Publieke Zaak stimuleert dit initiatief immers en beschikt over het organisatie- en regelvermogen om de bezieling bij de kaderleden voor het leveren van professionele zorg te bundelen. Tot slot Het project kent gunstige resultaten. Bij de instellingen zijn de resultaten met enthousiasme ontvangen. Een aantal instellingen heeft reeds aangegeven het project verder te willen invoeren in de organisatie. De werknemers die deelnemen aan het project geven aan dat zij zich meer betrokken voelen bij de organisatie en meer invloed hebben op het aanbrengen van verbeteringen in hun dagelijkse praktijk. Een aantal netwerkgroepen blijft bestaan. Voor nieuwe netwerkgroepen is een werkboek Slimmer Werken in zorg en welzijn beschikbaar. Dit werkboek geeft praktische hulpmiddelen en instrumenten om een project slimmer werken in de eigen instelling op te zetten. U kunt dit werkboek bestellen bij CNV Publieke Zaak. Adresgegevens CNV Publieke Zaak Postbus AM Den Haag Tel.: Fax: denhaag@cnvpubliekezaak.nl