Overheid in Verbinding. Workshop Inkoop Anno 2015: van harde onderhandelaar Naar flexibele bruggenbouwer. Alexander Arsatt Ro is

Transcriptie

1 Overheid in Verbinding Workshop Inkoop Anno 2015: van harde onderhandelaar Naar flexibele bruggenbouwer Alexander Arsatt Ro is

2 THEMA: INKOOP 2015 Van harde onderhandelaar naar flexibele bruggenbouwer In deze workshop neem ik u mee in de inkoopwereld van drie gemeentelijke inkooporganisaties. In deze gemeenten is of wordt business-gedreven inkoop volledig ingevoerd. Wat houdt dat in? En waarin onderscheidt zo n inkooporganisatie zich mogelijkerwijs van de uwe?

3 Programma - Introductie van de inleider Case 1: - Gemeente Utrecht Case 2: - Gemeente Haarlemmermeer Case 3: - Gemeente Schiedam

4 Introductie van de inleider TU Delft (Stedebouwkunde) 20 jaar in de inkoopwereld actief Directeur Inkoop Heineken Nederlandse Spoorwegen NEVI (Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement) ZZP Associé van JS Consultancy Projectleider Inkoopprofessionalisering bij: gemeente Rotterdam ( ) gemeente Nijmegen (2010) gemeente Utrecht ( ) gemeente Haarlemmermeer ( ) gemeente Schiedam ( ) gemeente Den Haag ( )

5 Kort rondje Wat weet je van inkoop? Wat houd de inkoopwereld bezig?

6 De inkoopwereld

7 DE KLASSIEKE INKOOP

8 HET INKOOP PROBLEEM Inkoop werd niet gezien als een volwaardig vak Inkoop had een slecht (lees: administratief) imago Inkoop stond erom bekend om vooral te zeggen wat niet mag Op de inkoopafdeling werkten vaak niet de grootste talenten

9 Inkoop Beroepsprofielenonderzoek rollen: Hoofd Inkoop Senior inkoper Inkoper Junior inkoper Inkoop nog bekeken vanuit zijn eigen silo Traditioneel voortkomend uit MBO richting HBO Professionals opgeleid in MIL/NEVI 1/NEVI 2 Nog weinig doorstroming vanuit de business

10 Imago inkoper blijft achter!

11 Inkoop Beroepsprofielenonderzoek Beeld van de professie: spin in het web

12 Inkoop Beroepsprofielenonderzoek 2014 Nieuwe functienamen Trendwatcher inkoop Inkoop & supply chain manager Sourcing manager Contractregisseur CPO Director Strategic Sourcing Accountmanager Inkoop Inkoopanalist Inkoop Business Partner Inkoopstrateeg!

13 De vier inkoopportfolio s van Peter Kraljic (McKinsey, 1983) Hoog Hefboomproducten Strategische producten Invloed op financieel resultaat Routineproducten Knelpuntproducten Laag Laag Toeleveringsrisico Hoog

14 Het inkoopjargon (1992) Strategische Inkoop Tactische Inkoop Operationele Inkoop Strategische Segment Plannen Europees Aanbesteden Nationaal Aanbesteden CONTRACT E-Procurement Leveranciersen contractmanagement

15 De nieuwe wereld Boardroom Alignment Best Value Procurement MSP s (Managed Service Providers)

16 De trend: Businessgedreven inkoop Managementboek van het Jaar 2010

17 Grote veranderingen Resultaat in organisatieperspectief Jurriën Brombacher Hoofd Concerninkoop Alexander Arsath Ro is Implementatiemanager inkoop

18 Factsheet: wie is Utrecht? inwoners ambtenaren 42 ( ) inkopers 1,25 mrd begroting 0,5 mrd inkoopvolume leveranciers (+1)

19 Waar komen we vandaan?

20 Hoofddoelstellingen project KWALITATIEF: Inkoopfunctie van tactisch naar strategisch niveau brengen Inkoopfunctie in de organisatie (terug)brengen via productgroepeigenaren en decentrale inkopers Inkoopfunctie inzetten als instrument in realiseren van maatschappelijke doelstellingen Goed functionerend Inkoopsysteem uitrollen KWANTITATIEF: Concrete bijdrage leveren aan financiële taakstelling van 15 mio.

21 Deelprojecten FASE 1: 1. Opstarten en institutionaliseren Product Groep Eigenaren 2. Positioneren maatschappelijke college doelstellingen in inkooporganisatie (duurzaam, Social return, MKB) 3. Meten van inkoopvolwassenheid (G-4) 4. Ontwikkelen/Trainen van huidige inkoopcommunity 5. Inkoopmarketing (inspiratiebijeenkomsten) FASE 2: 6. Creëren inkoopstrateeg 7. Inrichten state-of-the-art Inkooporganisatie (COIN 2.0) 8. Verdere ontwikkeling Contractmanagement 9. Inrichten operationeel geautomatiseerd inkoopsysteem

22 Overzicht productgroepeigenaren Nr Productgroep Productgroepeigenaar IRM/Dir 1 Afvalstromen en buitenruimte Aad Jongeneel Goof de Wit 2 Complexe Bereikbaarheids- en Buitenruimte Projecten Douwe Verburg Goof de Wit 3 Groen* Johan Teuling Goof de Wit 4 Grond/weg en waterbouw * Hilde Eleveld a.i. Goof de Wit 5 Ingenieursdiensten en onderzoek Joep Mooren Goof de Wit 6 Nuts Cees van Wengerden Goof de Wit 7 Rioleringen* Han van Ringelenstein Goof de Wit 8 Straatmeubilair* Hilde Eleveld a.i. Goof de Wit 9 Voer- en vaartuigen Wim de Graaf Goof de Wit 10 Financiële producten Ed de Haan Jan Bakker 11 Communicatiemateriaal Eelko van den Boogaard Marjon Nooter 12 Facilitaire diensten* Bob Strookappe en Thomas Blom Marjon Nooter 13 HRM* Nick Creemers Marjon Nooter 14 ICT* Siem Huijsman en Thomas Kruse Marjon Nooter 15 WMO/ Sociaal domein* incl GGGD Toke Tom en Rene Groen Toke Tom 16 Culturele zaken Monique Dirven Nico Jansen 17 Utiliteitsbouw* Afd. Portefeuillemanagement Bas Stam

23 Inkoop 3.0 Gemeente Haarlemmermeer Luyke Venema Alexander Arsath Ro is

24

25 25

26 Facts and Figures Inkopen 2014 Inkoopvolume 120 Miljoen Aantal leveranciers 2400 Leveranciers Aantal regionale leveranciers 960 Leveranciers (47%) Cluster Inkoopvolume 2013 Bijv. Productgroepen B&O P&P Info+ SDV 65 Miljoen 16 Miljoen 8,5 Miljoen 15 Miljoen (+ 40 Miljoen in 2015) Fysiek Domein Grond/ weg/ waterbouw infrastructurele projecten Utiliteitsbouw Sociaal Domein WMO/Sociaal Domein

27 Hoe vertaalt zich dit voor de gemeente Haarlemmermeer in deelprojecten? 1. Opstarten en institutionaliseren Productgroepeigenaren 2. Vertalen politieke thema s naar inkoopstrategie (Duurzaamheid, Social Return, MKB en ZZP) 3. Ontwikkelen/Trainen van huidige inkoopcommunity en stakeholders van inkoop 4. Inkoopmarketing (inspiratiebijeenkomsten) 5. Doorontwikkeling afdeling I&A + verdere ontwikkeling Contractmanagement (incl. implementatie contractmanagementsysteem) 6. Inrichten operationeel geautomatiseerd inkoopsysteem 7. Ontwikkelen inkoop intelligence 8. Samenhang/-werking met ontwikkeling Inkoop Sociaal Domein (samenhang subsidies en inkoop, (her)positionering I&A)

28 Observaties 2014 Terugkerende verbeterthema s zijn: 1. Inkoop opereert vaak star, strak vanuit de procedure (focus op rechtmatigheid, sterke controlerende functie) 2. De strategische adviesfunctie en denkkracht ontbreekt en/of nog niet ingezet 3. Laat I&A mij verrassen met de nieuwste ontwikkelingen in inkoopland ( soms nog te bescheiden ) 4. Laat I&A mij de spiegel voorhouden met spendanalyses van wat ik inkoop 5. Noodzaak van goed ingericht en ondersteund contractmanagement

29 Waarom Inkoopprofessionalisering? 1. De gemeente kiest steeds meer om gemeentelijke taken uit te besteden. Het selecteren van de juiste partners en producten is hierbij cruciaal. 2. Het besef dat politieke/maatschappelijke en ambtelijke doelstellingen eerder gehaald kunnen worden door het inzetten van de inkoopfunctie. 3. Het besef dat een professionele inkoopfunctie de schakel is tussen de binnen- en buitenwereld en dus het visitekaartje is. 4. Inkoop bedraagt 40% van de gemeentelijke begroting. Het besef bij veel bestuurders en directies dat inkoop nog één van de weinige knoppen is waar aan gedraaid kan worden.

30 Wat houdt Inkoopprofessionalisering in? inkoop op de kaart zetten (inspiratiesessies, innovatieve aanbestedingen) de inkoopvolwassenheid meten kiezen voor een mantra (boek Gerco Rietveld Businessgedreven inkoop de inkopers en de stakeholders te trainen op moderne kennis en kunde het ontwikkelen van inkoop intelligence (data, feiten, metingen) het gemak en de transparantie van inkopen te vergroten d.m.v. een inkoop- en contractmanagement systeem

31 Wat hebben we het afgelopen jaar gedaan? Introduceren Businessgedreven Inkoop 2-daagse training van Gerco Rietveld ihkv HLMR Inkoop Academy 1 e Productgroepeigenaren bekend!! Productgroepeigenaren koppelen aan inkoopadviseurs (met name aandacht voor Info+, B&O, HRM) Op 29 oktober samen met Ondernemend Hoofddorp succesvolle bijdrage aan Ondernemerscongres (resulterend in verzoek wethouder Reinders om in opvolgbijeenkomsten te organiseren) Ontwikkelde langetermijnvisie (Stip op de horizon) met enthousiasme door Inkoopboard ontvangen; afdeling is bezig dit plan te concretiseren en eigen accenten aan te brengen!

32 Voorlopig hoogtepunt Management(thema)bijeenkomst i.h.k.v. Inkoop op 12 maart 2015 Stand van zaken (Productgroepeigenaren) Bekendmaking naamswijziging Presentatie Jurrien Brombacher (gem. Utrecht) 3 Parallelsessies: 1. BVP/Prestatieinkoop 2. Contractmanagement 3. Inkoop Sociaal Domein

33 Actuele stand van zaken Organisatie-eenheid Productgroepeigenaar Stafbureau Corporate Control Human Resource Management Klant Contact Centrum Sociaal Domein (Cluster MOZ per ) Beheer en Onderhoud Ingenieursbureau Info+ Facility Management

34 De Staat van Inkoop Gemeente Schiedam Raymond Lefel Alexander Arsath Ro is

35 35 Visie op Inkoop 2018 Het is een LT visie met de volgende onderdelen: 1. De inkoopdoelstellingen op strategisch, tactisch en operationeel niveau 2. Hoe een moderne vorm van inkoop (businessgedreven inkoop) de organisatie verder kan helpen 3. Het instellen van een Tenderboard 4. Welke rollen zijn nu en in de toekomst nodig? 5. De positionering van deze rollen in de organisatie 6. Inschatting van de benodigde inkoopformatie nu en in de toekomst

36 36 Context Het belang van inkoop staat niet meer ter discussie Het maakt qua Inkoopvolwassenheid niet uit of een inkoop boven of onder de Europese drempels zit Er komt geen afdeling Inkoop; er komt wel een sterke zelfopgeleide inkoopcommunity Deze inkopers (nieuwe stijl) zullen binnen hun domein budgethouders helpen en stimuleren, maar ook confronteren met de risico s die hun handelen met zich meebrengt en de verbindend rol met leveranciers invullen.

37 Inkoopcommunity gemeente Schiedam

38 Context (2) 38 De productgroepeigenaren zijn verantwoordelijk zijn voor delen van het inkoopvolume waardoor businessgedreven inkoop mogelijk wordt. Businessgedreven inkoop waarbij businessdoelstellingen prioriteit hebben boven functionele inkoopdoelstellingen is een leidend thema voor de professionalisering van de inkoopfunctie. Het inkoopbureau MVS draagt bij aan de grotere, complexe, aanbestedingstrajecten voor de 3 gemeenten en het maken van gezamenlijk inkoopbeleid. Er komt een Tenderboard

39 39 Businessgedreven inkoop De behoefte komt vanuit de directie Er is een Tenderboard Er zijn productgroepen Er komen productgroepeigenaren Er komen multidisciplinaire inkoopteams Er worden inkoop strategieen ontwikkeld De belangrijkste daarvan worden gepresenteerd en getoetst aan de Tenderboard op rechtmatigheid en doelmatigheid

40 Inkooporganisatie Strategisch Inkoopstrateeg/inkoopbeleidsmedewerker (0,6-0,8 FTE) Productgroepeigenaren (10-15 mensen) Tactisch Professionele inkopers (3,5 FTE) Inkoopcontroller (0,5 FTE) Inkoopanalist (0,5 FTE) Inkoopaanspreekpunten (14 mensen) Operationeel Contractbeheerders (1,5 FTE)

41 Lessen / adviezen 1. Denk goed na over hoe u de inkoopfunctie wilt gaan professionaliseren > welk mantra kiest u? 2. Kiest u voor een inkoopafdeling of een inkoopfunctie? 3. Stel een langetermijnvisie op ( ) 4. Benader het project als een veranderkundige uitdaging 5. Benoem een interne projectleider cq. kwartiermaker (Den Haag) 6. Zorg ervoor dat het vooral leuk is!

42 Ambitie Extern Het zijn van en gezien worden als top 3-dienstverlener in het bijdragen aan organisatie doelstellingen en het ontwikkelen en bemiddelen van (jonge) professionals en managers middels gespecialiseerde diensten op advies, interim, mobiliteit, opleidingen en W&S. Intern Het hebben van een persoonlijk en inspirerende werkomgeving, met continue focus op ontwikkeling, waarin prestaties gestimuleerd en resultaten gewaardeerd worden.

43 Kwaliteit Programma Klant Tevredenheid Onderzoek (KTO) Communicatie Directie Kwaliteit Management Systeem (ISO) Kwaliteitsmanager Kwaliteit product- en proceseigenaren Ontwikkelprogramma