PIOFACH-taken FUMO. Resultaten selectieproces. Leeuwarden 12 juli 2012 Edmée Stoffele - Dickmann Maarten Kuiper Jeroen Tazelaar

Transcriptie

1 Resultaten selectieproces Leeuwarden 12 juli 2012 Edmée Stoffele - Dickmann Maarten Kuiper Jeroen Tazelaar

2 Agenda 1. Doelstelling en aanpak 2. Afwegingskader 3. Verloop selectieproces 4. Resultaten per kavel 5. Conclusie 2

3 Doelstelling en aanpak Doelstelling selectieproces Een advies aan de bestuurlijke procesgroep op 12 juli 2012 ter definitieve besluitvorming over onderbrenging van de PIOFACH-taken op basis van een volgorde in de uitgebrachte aanbiedingen voor huisvesting & facilitair management (HV&FM), ICT en overige dienstverlening op basis van de economisch meest voordelige aanbieding Aanpak in vier stappen 1. Opstellen referentiemodel 2. Opstellen selectiecriteria 3. Opstellen wegingsfactoren 4. Toetsing en eindrapportage 3

4 Afwegingskader Economisch meest voordelige aanbieding Kwaliteit Kwalitatieve eisen uit het bedrijfsplan inclusief de bijlagen en de inbestedingsleidraden Aanbieding moet minstens voldoen aan de gestelde minimumeisen Doel: lean-organisatie, dus over performance geeft geen hogere score Prijs Verhouding tussen de kavels HV&FM : ICT : Overig 8:5:2 Kwalitatief Afwegingskader Financieel Totaal HV&FM ICT Overig Totaal

5 Verloop selectieproces Vrijdag 22 juni zijn twee aanbiedingen ontvangen: provincie Fryslân en gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim Aanvullende informatie: Beide aanbiedingen hebben aanleiding gegeven aanvullend informatie te verzamelen, zowel telefonisch als per De beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van de schriftelijk ingestuurde aanbiedingen én op de aanvullend verzamelde informatie Donderdag 5 juli zijn de concept resultaten gepresenteerd aan WgD. Hierbij zijn tevens aanvullende vragen en relevante informatie ingebracht. Deze informatie is verwerkt in deze eindpresentatie 5

6 1 Beoordeling kavel Huisvesting & Facility Management 6

7 Algemene opmerkingen Huisvesting en FM Beide aanbieders hebben een kwalitatief goede aanbieding gedaan Beide aanbiedingen voldoen aan de minimum-eisen en zijn hiermee in potentie geschikt als toekomstige huisvesting voor FUMO De aanbiedingen zijn beoordeeld op Kwaliteit: minimum-eisen en wensen Prijs 7

8 Kwalitatieve analyse provincie Fryslân Sterke punten 1. Goede OV en auto bereikbaarheid (nabijheid en toegankelijkheid) 2. Flexibel indeelbare ruimten (flexibiliteit en indeelbaarheid) 3. Een moderne werkomgeving waarbij alle faciliteiten aanwezig zijn (voorzieningen/afwerkingen) 4. Hoogwaardige omgeving (comfort/arbo/installaties) 5. Toegangscontrolesysteem aanwezig (veiligheid) 6. Passend metrage (efficiency) Minder sterke punten 1. Nadrukkelijk medegebruik van provincie. Dit uit zich o.a. door ontbreken van een zelfstandige entree, geen eigen restaurant en andere voorzieningen (herkenbaarheid / identiteit). 2. Parkeren op 500m afstand (nabijheid en toegankelijkheid) 3. Stedelijke omgeving (veiligheid) 8

9 Kwalitatieve analyse Leeuwarden/Boarnsterhim Sterke punten 1. Herkenbaar zelfstandig gebouw met beperkt medegebruik (herkenbaarheid/ identiteit) 2. Goede bereikbaarheid en voldoende parkeergelegenheid op afsluitbaar te maken terrein (nabijheid en toegankelijkheid) 3. Flexibel indeelbare ruimten (flexibiliteit en indeelbaarheid) 4. Te openen ramen, zonwering op zongevels en topkoeling aanwezig (comfort/arbo/installaties) 5. Alle functionaliteiten aanwezig meubels, pantry s e.d (voorzieningen/afwerkingen) 6. Locatie op bedrijventerrein en toegangscontolesysteem aanwezig (veiligheid) Minder sterke punten 1. Redelijke OV-bereikbaarheid (nabijheid) 2. Deel van metrage ingericht als specifieke ruimte (Raadzaal). Hierdoor aanpassing nodig voor regulier kantoorgebruik (toekomstige kosten) 3. Pand is met zekerheid beschikbaar per

10 Financieel vergelijk aanbiedingen Norm (Nen-code) Omschrijving Provincie Fryslân Gemeenten Leeuwarden/ Boarnsterhim 1.1 Voorzien in huisvesting Afdragen van belastingen en heffingen zit in 1.1 zit in Verzekeringen zit in 1.1 zit in Onderhouden van gebouw Muteren zit in Verbruik energie en water sub huisvesting Voorzien in consumptieve diensten Risicobeheersen zit in Schoonmaken zit in Verhuizen zit in Documentenmanagen zit in Reststoffenmanagement zit in Verstrekken van ruimte en werkplekken zit in sub diensten & middelen Voorzien in externe voorzieningen Facility Management Facility Management (administratie) 0 0 Verschil ( ) Verschil (%) Totaal HV&FM (1e jaar) ,8% Totaal HV&FM (gehele contract) ,5% 10

11 Beoordeling Huisvesting en FM Kwalitatief Provincie Fryslân Financieel Totaal Gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim Kwalitatief Financieel Totaal Huisvesting (800) ICT (500) PIOFACH (200) Totaal Toelichting Kwaliteit De aanbieding van de provincie Fryslân is kwalitatief 5% (20 punten) lager beoordeeld dan de aanbieding van de gemeenten Leeuwarden/ Boarnsterhim. Het verschil is vooral gelegen in criterium herkenbaarheid/identiteit Prijs Voor het eerste jaar heeft de aanbieding van de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim de laagste prijs; zij is ruim (bijna 12%) goedkoper dan de provincie Fryslân. Over de gehele contractperiode van 5 jaar, doen de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim een aanbieding van bijna 3,3 miljoen euro (gebaseerd op 1,8% CPI, gemiddelde laatste 5 jaar), terwijl de provincie Fryslân een aanbieding doet van bijna 3,8 miljoen euro (gebaseerd op 3% prijsverhoging per jaar). Het verschil bedraagt bijna euro, ofwel 14,5%. De aanbieding van de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim krijgt daarom het volledige aantal van 400 punten. De provincie Fryslâ n krijgt 342 punten (14,5%, 58 punten in mindering). 11

12 2 Beoordeling kavel ICT 12

13 Algemene opmerkingen ICT Beide aanbieders voldoen niet volledig aan de eisen: de kosten van de ontwikkelingen in fase 2 en 3 zijn niet opgenomen in de aanbiedingen de kosten voor het beheer van FUMO specifieke applicaties (anders dan de primair processystemen) zijn niet opgenomen in de aanbiedingen Wij adviseren na de keuze voor een aanbieder, doch vóór de contractering, een verdieping van het aanbod te doen; zowel de uitvraag als beide inschrijvingen zijn op dit moment onvoldoende gedetailleerd De aanbiedingen zijn beoordeeld op Kwaliteit: vergelijkbare eisen en wensen Prijs 13

14 Sterke punten Kwalitatieve analyse provincie Fryslân 1. Gebruik van bestaande ICT-infrastructuur van Provincie Fryslân 2. Basisvoorzieningen (2013) bestaan uit: Kantoorautomatisering VTH applicatie (Genetics PowerForms) Documentmanagement systeem (DocBase) Personeel informatie systeem (Centric PIMS) Financieel systeem (Centric Key2Finance) 3. Architectuur geeft blijk van integrale kijk op ICT en ontwikkeling van fase 2 en 3 (deskundigheid) 4. Kansen en risico s zijn (summier) in beeld gebracht 5. Up-to-date infrastructuur die grotendeels voldoet aan de eisen en wensen van FUMO Minder sterke punten 1. Onduidelijkheid over de ontwikkeling van het applicatielandschap in fase 2 en 3 2. Een specificatie van de kosten is niet opgenomen met als risico dat in een later stadium discussie ontstaat over de scope van de aanbieding 3. De producten- en dienstencatalogus en de vraaggeleiding (het niveau van dienstverlening) zijn niet opgenomen in de aanbieding 14

15 Kwalitatieve analyse Leeuwarden/Boarnsterhim Sterke punten 1. Gebruik van bestaande ICT-infrastructuur van gemeente Leeuwarden 2. Basisvoorzieningen 2013 bestaande uit: Kantoorautomatisering VTH applicatie (Centric OVX4all/BWT4all) Personeel informatie systeem (Centric PIMS) Financiële systemen (Coda, Cresendo, BDS, TIM, Corsa, Lias, Cognos) 3. Helder inzicht in de opbouw van producten en diensten (niveau van dienstverlening) en kosten daarvan 4. Aandacht voor de overgang door middel van een transitieplan 5. Blijk van realistische kijk op gevraagde faciliteiten en benodigde inspanningen (professioneel) Minder sterke punten 1. Geen inzicht gegeven in kansen en risico s 2. Een visie op fase 2 en 3 is niet opgenomen waardoor onduidelijkheid bestaat over de ontwikkeling van het applicatielandschap in fase 2 en 3 15

16 Financieel vergelijk aanbiedingen Norm (Nen-code) Omschrijving Provincie Fryslân Gemeenten Leeuwarden/ Boarnsterhim ICT structureel (jaarlijks) ICT incidenteel (eenmalig) Structurele kosten vaste telefoons Verschil ( ) Verschil (%) Totaal ICT (1e jaar) ,2% Totaal ICT (gehele contract) ,4% Toelichting ICT incidenteel: eenmalige kosten voor implementatie en transitie omgerekend naar 5 gelijke jaarlijkse termijnen met een rekenrente van 5% (annuïteit) De gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim willen eerst nader onderzoek verrichten voordat ze inzicht geven in de kosten van implementatie en transitie. In deze vergelijking zijn de incidentele kosten gelijk gesteld aan de door provincie Fryslân aangegeven kosten. 16

17 Beoordeling ICT Kwalitatief Provincie Fryslân Financieel Totaal Gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim Kwalitatief Financieel Totaal Huisvesting (800) ICT (500) PIOFACH (200) Totaal Toelichting Kwaliteit Beide aanbieders hebben 20% (50 punten) aftrek gekregen vanwege het niet volledig voldoen aan de aanbieding. De aanbieding van de provincie Fryslân is kwalitatief 10% (25 punten) lager beoordeeld dan de aanbieding van de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim, vooral vanwege het feit dat het niveau van dienstverlening (specificatie van producten, diensten) en een specificatie van de kosten niet inzichtelijk gemaakt is. Prijs Voor het eerste jaar heeft de aanbieding van de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim de laagste prijs; zij is ruim (ruim 3%) lager dan de provincie Fryslân. Over de gehele contractperiode van 5 jaar, doen de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim een aanbieding van bijna 2,3 miljoen euro (gebaseerd op 1,8% CPI, gemiddelde laatste 5 jaar), terwijl de provincie Fryslân een aanbieding doet van bijna 2,5 miljoen euro (gebaseerd op 3% prijsverhoging per jaar). Het verschil bedraagt bijna euro, ofwel 7,4%. De gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim krijgen daarom het volledige aantal van 250 punten. De provincie Fryslân krijgt 231 punten (7,4%, 19 punten in mindering). 17

18 3 Beoordeling kavel overige PIOFACHtaken 18

19 Algemeen opmerkingen Overig Beide aanbiedingen voldoen aan de minimum-eisen en zijn hiermee in potentie geschikt De aanbiedingen zijn beoordeeld op Kwaliteit: vergelijkbare eisen en wensen Prijs 19

20 Kwalitatieve analyse provincie Fryslân Sterke punten 1. Compleet pakket van PIOFACH-taken bij één aanbieder (Personeel & Organisatie, Financiën, Communicatie en Juridische Zaken) Minder sterke punten 1. Een specificatie van de kosten is niet opgenomen met als risico dat in een later stadium discussie ontstaat over de scope van de aanbieding 2. De producten- en dienstencatalogus en prestatie-indicatoren (niveau van dienstverlening) zijn niet opgenomen in de aanbieding 3. Interne auditing maakt geen onderdeel uit van de aanbieding 20

21 Kwalitatieve analyse Leeuwarden/Boarnsterhim Sterke punten 1. Een gedetailleerde producten- en dienstencatalogus inclusief een aanzet voor prestatie-indicatoren (niveau van dienstverlening) is inzichtelijk en voldoet aan de uitvraag (efficiënt) 2. Aanbieding geeft blijk van realistische kijk op gevraagde diensten en benodigde inspanningen (professioneel) 3. Uit aanbieding blijkt ervaring heeft als leverancier van PIOFACH-taken, o.a. uit de scheiding tussen registrerende/ bewarende functie versus controlerende/ beschikkende functie (effectief) Minder sterke punten 1. Juridische zaken maakt geen onderdeel uit van de aanbieding ivm mogelijke belangenverstrengeling als deelnemer aan de GR 2. Interne auditing maakt geen onderdeel uit van de aanbieding 21

22 Financieel vergelijk aanbiedingen Norm (Nen-code) Omschrijving Provincie Fryslân Gemeenten Leeuwarden/ Boarnsterhim Personeel & organisatie Financiën Communicatie Juridische zaken 0 0 Overige kosten Verschil ( ) Verschil (%) Totaal overige PIOFACH-taken ,3% Totaal PIOFACH-taken (gehele contract) ,2% Toelichting Communicatie: in de aanbieding van de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim is dit opgenomen onder ICTkosten (web hosting) Juridische zaken: de gemeenten Leeuwarden /Boarnsterhim hebben dit niet opgenomen in verband met belangenverstrengeling. Tijdens de WgD is afgesproken de aanbieding van de provincie Fryslân op dit punt te herzien. 22

23 Beoordeling Overig Kwalitatief Provincie Friesland Financieel Totaal Gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim Kwalitatief Financieel Totaal Huisvesting (800) ICT (500) PIOFACH (200) Totaal Toelichting Kwaliteit De aanbieding van de provincie Fryslân is kwalitatief 10% (10 punten) lager beoordeeld dan de aanbieding van de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim, vooral vanwege het feit dat het niveau van dienstverlening (specificatie van producten, diensten) en een specificatie van de kosten niet inzichtelijk gemaakt is en dat op basis van de aanbieding minder ervaring is gebleken. Prijs Voor het eerste jaar heeft de aanbieding van de provincie Fryslân de laagste prijs; zij is bijna (ruim 10%) goedkoper dan de aanbieding van de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim. Over de gehele contractperiode van 5 jaar, doet de provincie Fryslân een aanbieding van ruim 2,4 miljoen euro (gebaseerd op 3% prijsverhoging per jaar), terwijl de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim een aanbieding doen van ruim 2,6 miljoen euro (gebaseerd op 1,8% CPI, gemiddelde laatste 5 jaar). Het verschil bedraagt bijna euro, ofwel 8,2%. De provincie Fryslân krijgt daarom het volledige aantal van 100 punten. De gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim krijgen 92 punten (8,2%, 8 punten in mindering). 23

24 Overwegingen Wij hechten waarde aan het plaatsen van ons oordeel binnen de context en verwachte ontwikkeling van FUMO en haar partners. Ten behoeve van ons eindoordeel houden wij, naast de gestelde eisen en wensen uit het bedrijfsplan / normenkader, expliciet rekening met een tweetal omstandigheden die wij van belang achten om tot een eindoordeel te komen. 1. Het pand in Grou is per met zekerheid volledig beschikbaar. Meermaals verhuizen van een organisatie in een korte periode brengt (hoge) kosten en inspanningen met zich mee. Als de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim de benodigde huisvesting niet kunnen garanderen in het tempo waarin de FUMO deze huisvesting nodig heeft, boet de aanbieding in op aantrekkelijkheid. 2. De provincie Fryslân en de MAD gebruiken hetzelfde primair processysteem. Het gaat hierbij om 60 à 70% van de uiteindelijke gebruikers bij FUMO. Zij gebruiken dit systeem echter op verschillende manieren. De licenties van dit systeem lopen binnen afzienbare tijd af (ongeveer 1,5 jaar) waarna via aanbestedingstraject overgegaan wordt op een vernieuwd (wellicht ander) primair processysteem. Daarnaast is het zo dat rondom de transitie alle FUMO-medewerkers opgeleid worden in de (nieuwe) werkwijzen, processen en (primair proces)systemen van FUMO, ongeacht de herkomst van deze medewerkers. Dit bij elkaar maakt dat een eventueel voordeel van een gelijkblijvend primair processysteem voor een deel van de organisatie, verwaarloosbaar is ten opzichte van de totale (waarde van) de inbesteding. 24

25 Eindscore Kwalitatief Provincie Fryslân Financieel Totaal Gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim Kwalitatief Financieel Totaal Huisvesting (800) ICT (500) PIOFACH (200) Totaal De economisch meest voordelige aanbieding is gedaan door de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim Hierbij merken wij op dat: - de aanbieding van de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim zowel kwalitatief als kwantitatief een betere score heeft behaald. In totaal bedraagt het verschil 124 punten, op een totaal te behalen aantal punten van (ruim 8%) - het van belang is dat de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim de benodigde huisvesting kunnen leveren in het tempo waarin de FUMO deze huisvesting nodig heeft. 25

26 Edmée Stoffele - Dickmann edc@tg.nl Maarten Kuiper kui@tg.nl Jeroen Tazelaar jtz@tg.nl Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot deze presentatie berusten bij Twynstra Gudde. Niets uit deze presentatie mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder schriftelijke toestemming van Twynstra Gudde. 26