Jaarverslag 2012 & Werkplan griffie 2013

Transcriptie

1 Jaarverslag 2012 & Werkplan griffie 2013 Gemeente Oostzaan

2 2/17 Inhoud Inleiding 3 Jaarverslag 2012 Hoofdstuk 1. De gemeenteraad Samenstelling gemeenteraad Wisselingen Fractieassistenten Wisseling wethouder Raadsagenda Financiën Gezamenlijke werkorganisatie OVER-gemeenten Integriteit Evaluatiegesprek burgemeester-evaluatiecommissie 8 Hoofdstuk 2. De vergaderingen van de gemeenteraad Raadscyclus Financiële werkgroep Raadswerkgroepen Informatiebijeenkomsten Communicatie De raad digitaal 10 Hoofdstuk 3. De raad in cijfers 11 Hoofdstuk 4. De griffie 4.1 Organisatie Griffie Werkzaamheden griffie algemeen Verantwoording activiteiten griffie Werkplan griffie 2013 Hoofdstuk 5. Werkplan 5.1 Planning activiteiten Urenplanning griffie Bijlagen: overzicht besluiten 2012 Lijst raadsvragen 2012

3 3/17 Inleiding In dit jaarverslag van de griffie geven we een terugblik over 2012 onderbouwd met feiten en cijfers. Het jaar 2012 had onder meer als bijzondere activiteiten: integriteit, korte evaluatie nieuwe vergaderwijze en formaliseren rechtspositie griffie.

4 4/17 Hoofdstuk 1.. Gemeenteraad 1.1 Samenstelling gemeenteraad op 31 december 2012 Voorzitter: P.J. (Paul) Möhlmann Griffier: E.H.M. (Lizette) Ouwehand-Brussel Plv. griffier/medewerker griffie: E.M. (Eline) t Hoen-Walsma Coalitie: VVD, PvdA, CDA en Julius VVD GroenLinks T. (Tine) Schaafsma M.H.J. (Marja) van der Pol J.G. (Janneke) Lagerwaard i A.F.B. (Arjen) Ronner R.M. (Rosemarijn) Dral A.C. (Bert) Jongert R.P. (Rob) Konijnenburg PvdA M.C.J. (Ria Bisseling) Gemeentebelangen P. (Peter) Visser J.M. (Mary) Zondervan CDA D66 T. (Teun) Flens M. (Marco) Olij JULIUS S.G.R. (Siefko) Julius

5 5/ Wisselingen Helaas hadden zowel mevrouw Bisseling (PvdA) als de heer van Vliet (VVD) om gezondheidsredenen tijdelijk ontslag moeten nemen als raadslid. Mw Bisseling heeft in mei 2012 haar werkzaamheden weer opgepakt. Dhr Van Vliet heeft helaas in de raad van 11 juni 2012 afscheid moeten nemen en is mevrouw Lagerwaard benoemd als raadslid VVD. 1.3 Fractieassistenten op 31 december 2012 VVD GroenLinks R. (Raymond) Schikhof R.J. (Rob) Monen E.A.M.A. (Edwin) Stokvis *) J.H.M. (Joop) Klinkhamer *) R. (René) Blokzijl *) PvdA GemeenteBelangen P. (Pim) Beudeker K.W. (Klaas) Buis N. (Nezjma) van Binsbergen A. (Ank) Keijzer S. (Suze) Vos E.R. (Eric) Bloem CDA D66 E. (Eilko) de Jong J.C. (Joke) van der Blom J. (Jan) Ras P. (Paul) Klarenbeek JULIUS C.J.A. Happé *) * in 2012 benoemd 1.4 Wisseling wethouder In augustus 2012 heeft de heer C. Stevens zijn ontslag genomen als wethouder van de gemeente Oostzaan. Met ingang van oktober 2012 is de heer J. de Dood benoemd als wethouder.

6 6/ Raadsagenda Op 10 mei 2010 heeft de raad de Raadsagenda opgesteld door VVD, PvdA en CDA vastgesteld. De titel van de Raadsagenda luidt Eenheid in verscheidenheid, verwijzend naar de eenheid, die de Raad in al zijn politiek verscheidenheid zal moeten uitstralen om aan de strategische visie en missie van Oostzaan, die alle partijen onderschrijven, te kunnen voldoen. Alles, waar de Raad mee bezig gaat, is gericht op de vier onderdelen van deze visie en missie, te weten: Oostzaan blijft zelfstandig, sociaal, groen en klantvriendelijk. Het College heeft de Raadsagenda uitgewerkt in een Collegeprogramma, waarin inhoud, prioritering en fasering verder gestalte heeft gekregen. 1.6 Financiën Bezuinigingstraject met het oog op morgen Als onderdeel van dit traject is op 26 maart 2012 een bezuinigingsmarkt georganiseerd. Praat mee op de bezuinigingsmarkt in Oostzaan op. Geef uw mening en ideeën als organisatie, instelling of inwoner van Oostzaan. Overtuig de raadsleden bij het maken van de keuzes waarvoor zij staan. Dat was voornamenlijk het doel de markt. De meningen en suggesties die tijdens de markt naar voren zijn gekomen, zijn verzameld en meegewogen bij het maken van de definitieve bezuinigingsvoorstellen in de Kadernota 2013.

7 7/17 Jaarrekening 2011, Kadernota 2013 en Begroting 2013 De Jaarrekening 2011 en de Kadernota 2013 zijn op 2 juli 2012 vastgesteld. Het besluit bij de Kadernota is geamendeerd met onderstaand amendement. 6.1 Amendement 14 rev. coalitieakkoord Kadernota + 3 bijlagen (VVD, CDA, PvdA, JULIUS, D66 en Gemeentebelangen) De tekst bij Besluit als volgt te formuleren: 1. De begrotingsrichtlijnen zoals opgenomen in de Kadernota 2013 op de pagina s 5 en 6 vast te stellen; 2. Voor het meerjarenplan de jaarschijf 2013 conform de kolom Coalitie-GemeenteBelangen- D66 (CGD) 2013 in de spreadsheet Kadernota 2013 Akkoord Coalitie-Gemeentebelangen-D66 die als bijlage is opgenomen - vast te stellen; 3. De jaarschijven conform de kolommen CGD 2014 t/m2016 in de spread-sheet Kadernota 2013 Akkoord Coalitie- Gemeentebelangen-D66 die als bijlage is opgenomen vast te stellen; 4. De genoemde risico s zoals opgenomen in de Kadernota 2013 op de pagina s 21 t/m 23 met daaraan toegevoegd de volgende risico s: 1. Clienten Werk en Bijstand; gezien de open einde regeling en de te verwachten verlaging van de Rijksbijdrage; 2. Herstructurering Baanstede; gezien de bestaande onduidelijkheid ook in financiële zin op dit punt; 3. Precario; gezien de in het verleden voorgestane wijziging van regelgeving op dit punt; De begroting 2013 is op 5 november 2012 vastgesteld. De programmabegroting 2012 inclusief erratum vast te stellen; De meerjarenbegroting als indicatief te beschouwen; In te stemmen met de voorgenomen investeringen in het jaar 2012 zoals opgenomen in de begroting 2012 In te stemmen met de verhoging van de gemeentelijke belastingen zoals genoemd in de paragraaf Lokale heffingen; In te stemmen met de mutaties in reserves en voorzieningen zover die betrekking hebben op 2012; De genoemde risico s te bevestigen In te stemmen met het voornemen van het College om ingaande 2012 te komen met sluitende begrotingen én meerjarenbegrotingen zonder inzet van incidentele middelen en onttrekkingen van de AR als structurele dekking.

8 8/ Gezamenlijke werkorganisa erkorganisatie OVER=gemeenten Op 24 april en 7 november is een gezamenlijke raadswerkgroep georganiseerd. Hierin zijn de fractievoorzitters van de gemeente Wormerland en Oostzaan vertegenwoordigd. Tijdens deze bijeenkomsten is onder meer gesproken over de gemeenschappelijke regeling, opstellen SLA, kwaliteit raadsvoorstellen en instapcampagne. In 2013 vindt een evaluatie van de samenwerking plaats. Bij het proces wordt ook de raadswerkgroep betrokken. Daarnaast is afgesproken dat raadsvoorstellen die de werkorganisatie betreffen eerst worden voor besproken in een gezamenlijke raadswerkgroep bijeenkomst. 1.8 Integriteit Op 13 maart jl. is een bijeenkomst georganiseerd voor raadsleden en fractieassistenten in het kader van integriteit, met als doel om de spelregels en het speelveld helder te krijgen. Deze bijeenkomst werd geleid door dhr R. Gaasterland van BING (Bureu Integriteit Nederlandse Gemeenten). Naar aanleiding van deze bijeenkomst is over een aantal aspecten nader advies gevraagd aan BING en dhr D.J. Elzinga. Op basis van deze adviezen is in september 2012 een notitie Integriteit gemeente Oostzaan opgesteld. Voor wat betreft de vervolgstappen in het kader van integriteit is onder meer het volgende besloten: 1. Als ter voorbereiding van een sproces een raadswerkgroep wordt ingericht, dan zullen deelnemers in de toekomst door de raad worden benoemd. Voorafgaande aan de benoeming worden mogelijke belangen van kandidaat deelnemers geïnventariseerd en meegewogen bij de omtrent deelname; 2. De gedragscode en handreiking integriteit zullen worden geactualiseerd, waarbij het van belang is om als raad gezamenlijk tot een aantal gedragsregels te komen; 1.9 Evaluatiegesprek burgemeester - evaluatiecommissie Na een zorgvuldige voorbereiding heeft op 22 maart 2012 het evaluatiegesprek met de burgemeester plaatsgevonden. In de raad van 7 mei 2012 heeft mw Schaafsma, als voorzitter van de evaluatiecommissie een terugkoppeling gegeven. Alle deelnemers hebben het een prettig en constructief gesprek gevonden. Een volgend evaluatiegesprek zal aan de hand van een geactualiseerde profielschets plaatsvinden aan het eind van 2013.

9 9/17 Hoofdstuk 2.. De vergaderingen van de gemeenteraad in Raadscyclus Tijdens het zomerreces is zoals afgesproken een korte evaluatie uitgevoerd met betrekking tot de nieuwe vergaderwijze. De vergaderwijze wordt over het algemeen als voldoende ervaren. Er is nog wel een aantal verbeterpunten. Op basis van de evaluatie zijn aanbevelingen gedaan. In eerste kwartaal 2013 wordt een plan van aanpak voor de uitvoering van de aanbevelingen opgesteld. 2.2 Financiële werkgroep In de raad van 7 mei 2012 is besloten Financiële werkgroep op te heffen. De Jaarrekening, Zomernota, Kadernota en Begroting zijn in een extra informatieronde voorbereid. 2.3 Raadswerkgroepen 2012 Raadswerkgroep optimalisatie raadsvoorstellen Raadswerkgroep structuurvisie Raadswerkgroep bestemmingsplan buitengebied Gezamenlijke raadswerkgroep Oostzaan-Wormerland 2.4 Informatiebijeenkomsten / werkbezoeken Informatiebijeenkomsten: decentralisatie maatschappelijk domein (30 januari) transitie sociale werkvoorziening (5 maart) toekomst stadsregio (12 april) kaderstellende bijeenkomst communicatiebeleidsplan (22 mei) egem-i (11 juni) Er is in 2012 geen werkbezoek georganiseerd. 2.5 Communicatie Website en Kompas Alle vergaderingen zijn live te volgen via de website.oostzaan.nl. Hier zijn ook alle stukken te vinden die tijdens een vergadering besproken worden. De agenda s van de raadscycli worden in Kompas gepubliceerd. In 2012 is de raadsrubriek toegevoegd aan de gemeentelijke publicatie waarmee kosten zijn bespaard.

10 10/ De raad digitaal De raad wil efficiënter werken. Een manier om de efficiëntie van de raad te vergroten is door informatiestromen (agenda s, vergaderstukken, berichten) te bundelen en te structureren. Digitalisering is daarbij een belangrijk hulpmiddel. Bij de evaluatie van de nieuwe vergaderwijze is ook gekeken naar de tevredenheid over het gebruik van de ipads. Over het algemeen zijn de gebruikers tevreden. Er is wel een aantal aanbevelingen gedaan. In het eerste kwartaal 2013 zal een plan van aanpak worden opgesteld.

11 11/17 Hoofdstuk 3. De raad in cijfers De raad in cijfers Aantal vergaderingen Nieuwe vergaderstructuur vanaf mrt 2010 Informatieronde Politieke ronde Raadsvergadering Totaal Vergaderuren Nieuwe vergaderstructuur vanaf mrt 2010 Informatieronde Politieke ronde Raadsvergadering excl. Begrotingsraad Totaal Presidium Financiele werkgroep *) Raadsbesluiten Aantal Doorlooptijd na verzending stukken % direct naar raad informatieronde (10 dagen) 31 % direct naar raad politieke ronde (gem 24 dagen) 34 % volledige cyclus (gem 38 dagen) 24 % overig 11 gemiddelde doorlooptijd sproces direct na informatieronde ter aan raad direct na politieke ronde ter aan raad volledige cyclus overig 34

12 12/ Aantal schriftelijke vragen Aantal Gemiddelde afdoeningsterming Amendementen Ingediend Aangenomen Ingetrokken/aangehouden/verworpen Moties Ingediend Aangenomen Ingetrokken/aangehouden/verworpen Moties vreemd Ingediend Aangenomen Ingetrokken/aangehouden/verworpen Initiatief raadsvoorstel Ingediend 2 1 Aangenomen 2 1 Ingetrokken/aangehouden/verworpen Interpellaties Aantal 1 Insprekers Aantal aantal schriftelijke vragen vragen

13 13/17 Hoofdstuk 4 Griffie verslag Organisatie griffie 2012/2013 De griffieorganisatie is in 2012 ongewijzigd gebleven. Op 31 december 2012 is de griffie organisatie als volgt: Functie Aantal fte s Aantal productieve uren Fulltime: 1876 Griffier 0,80 (29 uur per week) 1243 Lizette Ouwehand Medewerker griffie/plv griffier 0, 61(22 uur per week) Werkzaamheden griffie algemeen De griffie ondersteunt de raad in zijn functioneren. De werkzaamheden van de griffie bestaan uit de volgende clusters: 1. ondersteuning raad en commissies (incl. externe informatie, website, interactieve beleidsprocessen, en communicatie), procesadvisering raadsleden, intermediaire rol t.a.v. inhoudelijke informatie en ambtelijke bijstand 2. faciliteiten raad, raadsleden en beheer regelen fractiebudgetten, organiseren en verzorgen informatie, regelen benoemingen in raad en commissies, etc 3. ondersteuning ontwikkeling functioneren gemeenteraad 4.3 Verantwoording activiteiten griffie 2012 Naast de bovengenoemde algemene werkzaamheden en het vormgeven van de nieuwe organisatie heeft de griffie de volgende activiteiten in 2011 opgepakt. Bezuinigingstraject Ondersteuning evaluatiecommissie evaluatiegesprek burgemeester Actualiseren reglement van orde voor de Raad en opstellen Verordening op de informatieronde en politieke ronde Integriteit Implementatie digitalisering raad

14 14/ Verantwoording resultaatgebieden en activiteiten 2012 Onderstaand een verantwoording van de activiteiten in 2012 van de griffie. Een aantal activiteiten zijn nog niet afgerond. De oorzaak hiervan is gelegen in het feit dat de plv. griffier/medewerker griffie in het laatste kwartaal om gezondheidsredenen niet of gedeeltelijk haar taken heeft kunnen uitvoeren. In overleg met de griffier en werkgeverscommissie is besloten in eerste instantie geen vervanging te regelen. De griffier is gedurende een aantal weken fulltime gaan werken en een aantal activiteiten is naar 2013 doorgeschoven. Resultaatgebied Activiteiten / Producten Afgerond Functioneel 1. opstellen instructie griffier 2 e helft 2012 dec 2012 leidinggeven / 2. rechtspositieregeling griffie 2 e helft 2012 management griffieorganisatie 3. verordening werkgeversdelegatie opstellen 2 e helft 2012 Bestuurlijke Bestuurlijke 1. Ondersteuning proces rondom bezuinigingen. Organisatie bezuinigingsmarkt. Bezuinigingsmarkt afgerond 26 maart 2012 Verordening informatieronde en politieke ronde gemeente Oostzaan. Actualiseren reglement van orde raad. Afgerond feb 2012 Evaluatiegesprek burgemeester Ondersteuning bij proces. Gesprek 22 maart 2012 Ontwikkelen vergaderstructuur raad 1. korte evaluatie afgerond aug uitvoeren aanbeveling Presidium 1. korte evaluatie 2. opstellen reglement van orde presidium 26 maart bezuinigingsmar kt afgerond 6 februari 2012 vastgesteld Evaluatiegesprek op 22 maart 2012 Augustus 2012 evaluatie tkn aan raad. Uitvoering aanbevelingen moet nog in 2013 worden opgepakt. Wordt in 2013 opgepakt. Ontwikkelen digitalisering d raad. Optimaliseren gebruik ipads Nieuw toepassingen implementeren. Continu proces. Aanbevelingen vanuit de korte evaluatie in aug 2012 worden in 2013 opgepakt. Ontwikkeling kaderstellende en controlerende rol raad: afspraken n.a.v. presentatie dhr Van Raalte februari 2010 a. simuleren kaderstellende rol en Op 18 oktober is een gezamenlijke

15 15/17 Communicatie Communicatie b. behandeling aan de hand van een fictief onderwerp c. voorbereiden specifieke formats ter bevordering kwaliteit beleidsstukken d. toetsen en adviseren over duale kwaliteit (procesmatige en procedureel) raadsstukken Integriteit Nav bijeenkomsten notitie in september 2012 notitie opgesteld. Advies aan raad omtrent opstellen / actualiseren communicatieplan. Campagne OVER-gemeenten raadswerkgroep geweest mbt optimalisering raadsstukken. Griffiers werken momenteel aan formats en nemen deel aan proces herinrichting. Planning in 1 ste kwartaal 2013 afgerond Handreiking integriteit en gedragscode 2 e kwartaal 2013 Communicatieplan in 1 ste kwartaal naar raad. Wordt door beleidsambtenaa r voorbereid. Reguliere werkzaamehede n griffie. Continu proces

16 16/17 Hoofdstuk 5 Werkplan griffie 2013 Resultaatgebieden en activiteiten in 2013 Resultaatgebied Activiteiten / Producten Planning Ontwikkelen vergaderstructuur raad 1. maken plan van aanpak en uitvoering aanbevelingen nav evaluatie augustus ste kwartaal 2013 Presidium 1 korte evaluatie 2 opstellen reglement van orde presidium Ontwikkeling kaderstellende en controlerende rol raad: a. voorbereiden specifieke formats ter bevordering kwaliteit beleidsstukken b. toetsen en adviseren over kwaliteit (procesmatige en procedureel) raadsstukken c. optimaliseren sproces d. lange termijn agenda Integriteit - Handreiking integriteit - Gedragscode 1 ste kwartaal e kwartaal Communicatie Bestuurlijk / Communicatie Voorbereiding gemeenteraadsverkiezingen 2014 activiteiten i.o.m. presidium/raad o.a. gericht op: - promotie gemeenteraad - inwerkprogramma nieuwe raad - inzet instrumenten kieskompas/kieswijzer Actualiseren profielschets burgemeester en evaluatiegesprek Campagne OVER-gemeenten - Ontwikkelen digitaliseringd raad. Voorstel eventuele aanschaf app. Optimaliseren gebruik ipads. - Verbetering RIS/BIS 2 e, 3 e en 4 e kwartaal 3 e en 4 e kwartaal Continu proces

17 17/ Planning Griffie 2013 Griffier medew Griffie Totaal productief Totaal geplande uren structureel Totaal geplande uren incidenteel Totaal Restant Structureel functioneel leidinggeven / management griffieorganisatie 84 budget beheer 84 Bestuurlijk en ambtelijk overleg Bestuurlijke Communicatie Applicatiebeheer RIS/BIS Opleiding/ontwikkeling onvoorzien Totaal voorlopige incidenteel activiteiten 2013 Ontwikkelen vergaderstructuur Optimaliseren raadsvoorstellen en sproces 20 integriteit 25 Voorbereiding gemeenteraadsverkiezingen Actualiseren profielschets burgemeester en evaluatiegesprek 30 OVER-gemeenten 20 jaarverslag en jaarplan* 15 organiseren werkbezoek raad communicatiebeleid 10 ontwikkeling digitalisering raadswerkgroepen Totaal incidenteel