Verslag van de vergadering van de Raad van Bestuur van woensdag 28 november 2018

Transcriptie

1 Verslag van de vergadering van de Raad van Bestuur van woensdag 28 november 2018 Aanvang: 19 uur Plaats: Lamstraat Sint-Niklaas Aanwezig: Gemeentelijke deelnemers (aandelen A): Lieven Dehandschutter (voorzitter), Maxime Callaert, Annemie Charlier, Carl Hanssens, Christel Geerts, Wout De Meester, Hassan Bilici, Ilse Bats, Werner Maes, Veerle Vincke, Boudewijn Vlegels, Filip Kegels, Dominique Tielens, Walter De Coeyer, Marjoleine De Ridder, Dirk De Ketelaere, Filip Vercauteren, Julien Mertens, Luc De Ryck, Eddie Van der Vieren, Koenraad De Jonghe, Remi Audenaert, Eric De Keyzer, Chris Lippens, Frans Windey, Gunter Van Campenhout, Magda Van Puyvelde, Michel Du Tré, Robby De Caluwé, Ann Van Damme en André Van de Vyver. Provincie Oost-Vlaanderen (aandelen B): Nicole Van Duyse en Jo De Cuyper Bestuurders met raadgevende stem: Ronny Suy en Wim Van Rossen Deskundigen: Peter Deckers, Jef Foubert, Julien Van Geertsom, Dirk Bulteel en Rik Daelman Waarnemers: Bruno Machiels Wonen eveneens de vergadering bij: Bart Casier (directeur), Saskia Fermont (adjunctdirecteur) Verontschuldigd: Gemeentelijke deelnemers (aandelen A): Guy Tindemans, Tina Heyninck, Marina Van Hoorick (Walter De Coeyer), Guido De Waele (Johan Van Havermaet), Gust Claes(volmacht), Hugo Maes, Stephan Van der Gucht, Freddy Merckx, Kris Herremans(volmacht). Provincie Oost-Vlaanderen (aandelen B): Luc Maes, Sylvia Van Meirevenne, Goedele De Cock en Peter Hertog Bestuurders met raadgevende stem: Christophe Creve en Caroline Vermeulen Deskundigen: Bart Reyns en Matthias Vercauteren Waarnemers: Miet Deckers AGENDA 1. Goedkeuring van het verslag van de vergadering van de Raad van Bestuur van woensdag 10 oktober Overeenkomst Provincie Interwaas m.b.t. uittreding 3. Veranderingstraject Interwaas Personeelszaken 5. Aandachtspunten i.v.m. de activiteiten en projecten van Interwaas. 6. Vergaderdata Varia en mededelingen 1

2 1. Goedkeuring van het verslag van de Raad van Bestuur van 10 oktober 2018 : Het verslag van de Raad van Bestuur van 10 oktober 2018 wordt eenparig goedgekeurd. 2. Overeenkomst Provincie Interwaas m.b.t. uittreding Na de Raad van Bestuur van 10 oktober werd met de Provincie een akkoord bekomen en werd een tekst gefinaliseerd en goedgekeurd in het Directiecomité van 7 november. : De Raad van Bestuur stemt in met het ontwerp van uittredingsovereenkomst en machtigt de Voorzitter en de directeur tot ondertekening. De Raad van bestuur neemt kennis van het ontwerp van schrijven aan de Dienst Voorafgaande Beslissingen m.b.t. de fiscale situatie ten aanzien van deze uittreding en geeft opdracht dit schrijven over te maken. 3. Interwaas Structuur Na bevraging van het personeel werd aan de werkgroep O&O (Organisatie en ontwikkeling) en het Directiecomité van 7 november een voorstel voorgelegd dat werd aanvaard en waarop nu verder wordt gewerkt. Een en ander wordt verder uitgewerkt en wordt in werkgroepen en de werkgroep O&O en op het DC van 19 december voorgelegd. De Raad van Bestuur neemt hiervan nota, gaat akkoord met het principe van de gedifferentieerde structuur met vijf clusters en geeft opdracht tot verdere uitwerking Onderhandelingsprocedure strategisch plan De maatschappelijke context waarbinnen Interwaas werkt, evolueert continu. Om antwoord te bieden op deze veranderende context wil Interwaas in samenwerking met een extern bureau nadenken over haar toekomst en de krachtlijnen voor de koers die Interwaas de komende jaren wil varen, vastleggen in een strategisch plan. Het huidige strategisch plan is mee de vertrekbasis. De opmaak van het strategisch plan gebeurt in overleg met en/of na bevraging van zowel de bestuurders, het personeel als andere stakeholders van Interwaas. De opdracht valt uiteen in vijf deelopdrachten of stappen: 1. Analyse strategisch plan en evaluatie van de voorbije periode. 2. Detectie van de behoeften vanuit de duurzaamheidsdoelstellingen. 3. Bevraging stakeholders 4. Visie en strategische doelstellingen 5. Redactie strategisch plan De eerste stap van de opdracht dient afgerond te zijn tegen voor 27 februari 2019, zodat de ontslagnemende Raad van Bestuur (laatste samenkomst op 27 februari 2019) het rapport kan doornemen en zonodig bijsturen. Het rapport van de eerste stap wordt dan, samen met het verdere plan van aanpak, voorgelegd aan de nieuwe Raad van bestuur (eerste samenkomst op 13 maart 2019) De volgende stappen (2 tot en met 5) worden gespreid over de eerste jaarhelft van 2019 met de bedoeling om tegen de zomer van 2019 een eerste draft klaarte hebben. 2

3 Het finaal voor te leggen rapport zal voldoen aan de vereisten van art. 459 va het decreet Lokaal besturen en zal een evaluatiegedeelte over de voorbije periode en een nieuw ondernemingsplan omvatten. Het bestek werd uitgestuurd. Offertes worden verwacht tegen 18 december. De Raad van Bestuur neemt hiervan nota Onderhandelingsprocedure HR interim manager In het traject Interwaas 2.0 met betrekking tot de structuur werd o.a. vastgesteld dat er nood is aan versterking op vlak van HRM. Op 10 oktober jongstleden bekrachtigde de Raad van Bestuur de beslissing van het Directiecomité om opdracht te geven een bestek uit te werken voor het uitbesteden van een strategische HRM-opdracht voor het uitwerken van strategisch geïntegreerde HRM-processenen een volwaardig HR-beleid op de rails te zetten. We zoeken hier naar een ervaren expert interim HR-manager die een tijdelijke (in house) opdracht vervult gedurende 100 werkdagen gespreid over een periode van 1 jaar waarbij de grootste aanwezigheid wordt verwacht gedurende het eerste half jaar en een opvolging gedurende het tweede half jaar. Het bestek wordt uitgestuurd. Offertes worden voorgelegd aan het Directiecomité op 19 december. De Raad van Bestuur neemt hiervan nota Informatica - vernieuwing IT studie Cronos Cronos heeft op 5 november de resultaten van de architectuurstudie toegelicht waarin de objectieven, de competenties en de architectuurprincipes zijn vertaald in strategisch keuzes, een plan van aanpak, een lijst van aanbevelingen en de nodige implementatiebudgetten maar waarin ook een aantal onduidelijkheden zijn omtrent de blauwdruk voor de definitieve architectuur. Qua strategie wordt er gekozen om een roadmap uit te stippelen naar een enterprise server architectuur waarin gekozen wordt voor standaardoplossingen binnen Office 365 of Microsoft 365 waarbij in het overgangstraject moet onderzocht worden of een volledige migratie naar de cloud mogelijk is of niet. De Raad van Bestuur neemt nota van de tussentijdse stand en geeft opdracht tot verdere uitwerking Overheidsopdrachten toetreding 3P De naam 3P staat voor Public Procurement Partners en omvat het efficiënt beheer van publieke aankopen en overheidsopdrachten via de gelijknamige software. Het programma 3P is uniek op de markt en ontwikkeld speciaal voor openbare instellingen. : De Raad van Bestuur bevestig de beslissing van het Directiecomité, met name dat de opdracht voor de opstart en de ingebruikname van een programma voor de opvolging van de overheidsopdrachten wordt toegewezen aan de firma 3P, Verviersstraat 1 te 2000 Antwerpen, ten bedrage van 3 456,00 exclusief BTW, hetzij 4 181,76 inclusief BTW voor 5 named user gebruikslicenties,dit voor de ingebruiknameperiode van één semester, met inbegrip van de upgrades, nieuwe versies, wetswijzigingen, en onbeperkte helpdesk support, en waarbij de volledige opstartprocedure inclusief voorbereidende werken, installatie, aanmaken huisstijl, alle opleidingen, customisaties, kosteloos worden uitgevoerd door de firma 3P gezien de bestelling plaatsvindt uiterlijk 31 december

4 3.6. Teamdag Op 8 november werd een teamdag rond Verbindend communiceren werkt georganiseerd. De dag werd gegeven door Human Matters uit Leuven. De Raad van Bestuur neemt hiervan kennis. t.a.v. de punten 3.1. tot en met 3.6. De Raad van Bestuur bevestigt de beslissingen van het Directiecomité. 4. Personeel 4.1. Beëindiging arbeidsovereenkomst Evelyn Wymeersch, projectmedewerker Waasland Klimaatland Op 26 november jongstleden deelde Evelyn Wymeersch mee dat zij haar arbeidsovereenkomst met Interwaas wenst te beëindigen. Haar opzegperiode bedraagt 5 weken Tijdelijke vervanging gedurende ziekteperiode van de coördinator sociale economie en wijk-werken 4.3. Tijdelijke vervanging gedurende ziekteperiode van de coördinator van Bibliowaas 4.4. Langdurige afwezigheid wegens ziekte verantwoordelijke boekhouding en personeelsadministratie De Raad van Bestuur neemt kennis en gaat akkoord met de vervangingen. 5. Aandachtspunten i.v.m. de activiteiten en projecten van Interwaas De Raad van Bestuur bekrachtigt de beslissingen van het Directiecomité van 07 november Met betrekking tot de aankoop van de woning hoek Lamstraat Lodewijk De Meesterstraat te Sint-Niklaas: 1. De Raad beslist tot aankoop van de woning te Sint-Niklaas, hoek Lamstraat Lodewijk de Meesterstraat voor een bedrag van euro, met het oog op het uitbreiden van de bureelruimte. 2. De aankoop van voormelde onroerende goeden is een aankoop wegens algemeen nut gelet op de ruimte die Interwaas nodig heeft om in samenwerking met de Wase gemeenten dienstverlening en projecten te realiseren. Gezien het algemeen nut van de aankoop zal Interwaas van een kosteloze registratie kunnen genieten ingevolge de Omzendbrief 2017/1 van 24 maart 2017 betreffende de vrijstelling van registratierechten. Met betrekking tot de aankoop van een gedeelte van de voormalige suikerfabriek in Moerbeke: 1. De Raad van bestuur beslist tot aankoop over te gaan van veld De aankoop van voormelde onroerende goeden is een aankoop wegens algemeen nut gelet op het project dat Interwaas in samenwerking met de gemeente Moerbeke beoogt te realiseren. Gezien het algemeen nut van de aankoop zal Interwaas van een kosteloze registratie kunnen genieten ingevolge de Omzendbrief 2017/1 van 24 maart 2017 betreffende de vrijstelling van registratierechten. 4

5 Met betrekking tot de Paterssite, Sint-Niklaas: De Raad van Bestuur beslist om de gunningsbeslissing voor de aannemer van de Paterskerk door te delegeren naar het directiecomité van Interwaas. Het directiecomité zal verder uitvoering geven aan de plaatsingsprocedure. Met betrekking tot Sint-Amelberga te Temse: Temse ISA realisatie van een project voor gebiedsontwikkeling middels een publiek-private samenwerking Herontwikkeling van de bestaande Sint-Amelbergasite te Temse met realisatie van commerciële-, en gemeenschapsvoorzieningen, sociale woningen, bescheiden woningen en marktconforme woningen. Selectiefase De Raad van Bestuur beslist om de selectiebeslissing van de teams door te delegeren naar het directiecomité van Interwaas. Het directiecomité zal verder uitvoering geven aan de plaatsingsprocedure. Gunningsbestek De Raad van Bestuur beslist om het gunningsbestek goed te keuren onder voorbehoud van technisch nazicht en het directiecomité de opdracht te geven verder uitvoering te geven aan de plaatsingsprocedure. 6. Vergaderdata 2019 De Raad van Bestuur keurt de vooropgestelde vergaderdata voor 2019 goed. 7. Varia 7.1. Waas fonds. Temse ISA Citizenlab Citizenlab is een online tool dat een participatieplatform aanbiedt aan burgers. Steeds meer steden en gemeenten maken hier gebruik van om op deze manier hun participatie te organiseren. De gemeente Temse en Interwaas hebben de tool vorig jaar met succes uitgetest voor de participatie betreffende het tijdelijk gebruik van de site Sint-Amelberga en het ontwerp voor de herontwikkeling van de volledige site. De gemeente Temse en Interwaas willen het platform graag een jaar verder zetten gezien de ontwikkelingen die in 2019 zullen plaats vinden. (het zoeken naar een ontwikkelaar, aangepaste plannen, voorontwerp RUP,..) De Raad van Bestuur beslist om een bedrag van ,4 euro uit de lokale middelen van het Waas fonds voor de gemeente Temse te reserveren voor verderzetting van de participatietool Citizenlab voor de periode vanaf 1 december 2018 tot en met 31 december 2019 en te financieren Lokeren Hoedhaar volmachten In de Raad van Bestuur van 8 oktober 2014 werd beslist: De Raad van Bestuur neemt kennis van de vraag en gaat akkoord om medewerkers van het kantoor van notaris Matthys te machtigen namens Interwaas op te treden voor de verkoop van de grondaandelen in het kader van de verkoop van de woongelegenheden die door de NV Hoedhaar Vastgoed worden verkocht in het project Lokeren Hoedhaar. In de Raad van Bestuur van 3 december 2014 werd beslist: Op 11 december 2014 worden 3 notariële akten getekend in het project Hoedhaar in Lokeren: 1. een ruilakte tussen de stad Lokeren en Interwaas; 2. een verkavelingsakte tussen Interwaas en NV Hoedhaar Vastgoed; 5

6 3. een akte hypothecair mandaat tussen BNP Paribas Fortis, NV Hoedhaar Vastgoed en Interwaas. Volgens de tussenkomende notarissen is de momenteel voorziene volmacht van 24 februari 2010 niet allesomvattend en is het daarom aangewezen dat de Raad van Bestuur nog ee, besluit zou nemen (bijzondere volmacht). De Raad van Bestuur beslist bijzondere volmacht te verlenen aan de heer Bart Casier, directeur en bij uitbreiding aan de medewerkers van het notariskantoor Matthys De Rechter uit Lokeren voor volgende aktes: - Verkoop van perceeltje grond door de VME Parkappartementen aan Interwaas om te integreren in de Residentie Belvédère; - Kosteloze overdracht van perceeltje grond door de stad Lokeren aan Interwaas voor de Belvédère; - Opstalrecht door Interwaas aan Hoedhaar en Belfius Real Estate voor de Belvédère; - Statuten van het gebouw van de Residentie Belvédère. De voorzitter sluit de vergadering omstreeks u af. (w.g. Lieven Dehandschutter, voorzitter en Remi Audenaert, ondervoorzitter) 6