Module Cliëntvolgsysteem (CVS)

Transcriptie

1 Module Cliëntvolgsysteem (CVS) Functionele beschrijving Module Cliëntvolgsysteem voor de Sociale Werkvoorziening (SW)

2 Inhoudsopgave 1. Inhoud van de module Wat is het doel van de module? Voor welke (soort) klanten is deze module? Wat zijn de (technische) voorwaarden voor het gebruik van deze module? Welke keuzes moet de klant maken? Inrichting van de module Onderhoud Instellingen Onderhoud kosten hoeveelheidslijst Reden afloop activiteit Overzicht Activiteiten Onderhoud cliënt activiteiten Onderhoud standaard activiteit Onderhoud standaard plan Alle activiteiten beëindigen Gedetailleerd cliënt kosten rapport Gedetailleerd afdelingskosten overzicht Detailoverzicht Activiteitstatus per afdeling Detailoverzicht Activiteitstatus per rol Detailoverzicht Signaalstatus per Afdeling Recapitulatie werkladder kosten overzicht Activiteitenrapport Werkladder Functionele beschrijving Pagina 1 van 21

3 1. Inhoud van de module 1.1 Wat is het doel van de module? In de Sociale Werkvoorzieningsbedrijven (SW) worden mensen begeleid naar (indien mogelijk) betaald werk buiten de Sociale Werkvoorziening. Om dit te bereiken krijgen deze SW-medewerkers trainingen en stages enz. aangeboden. Met behulp van deze module kunnen klanten SW medewerkers volgen op hun pad naar (betaald) werk en acties uitzetten om het voor deze medewerker bepaalde einddoel te bereiken. 1.2 Voor welke (soort) klanten is deze module? Deze module is uitsluitend bedoeld voor Sociale Werkvoorzieningsbedrijven (SW bedrijven). 1.3 Wat zijn de (technische) voorwaarden voor het gebruik van deze module? Deze module is alleen in het web beschikbaar en is een module die apart aangeschaft moet worden. Het E-dossier moet in gebruik zijn. Er is geen verwijzing mogelijk tussen bedrijven. 1.4 Welke keuzes moet de klant maken? De werkwijze voor het volgen, trainen en activeren van medewerkers moet bekend zijn. Deze werkwijze wordt ingevoerd. Het systeem geeft aan de hand van de ingevoerde werkwijze aan welke actie er voor wie wanneer genomen moet worden. Functionele beschrijving Pagina 2 van 21

4 2. Inrichting van de module In de module worden activiteiten vastgelegd. Deze activiteiten kunnen gegroepeerd worden in een blok, maar kunnen ook als losse activiteit gebruikt worden. Activiteiten worden gekoppeld aan SW-medewerkers / cliënten. 2.1 Onderhoud Instellingen Start onder de knop Onderhoud met Instellingen. In dit scherm worden de instellingen opgeslagen die gebruikt worden voor het Cliëntvolgsysteem (CVS). Document map Indicaties: Benoem hier de virtuele map van het elektronische dossier van de SWmedewerker, waar de (indicatie-) documenten opgeslagen zullen worden. Wanneer er geen virtuele folder benoemd wordt, worden de indicatie documenten opgeslagen in de standaard folder Informatie. Te gebruiken soort dagen: Hier wordt gekozen of er voor de agendering van de activiteiten van de SWmedewerkers gewerkt moet worden met de standaard werkweek (maandag t/m vrijdag) of met kalenderdagen (maandag t/m zondag). Let op: Wanneer eenmaal is gekozen voor de standaard werkweek of voor kalenderdagen mag deze keuze niet meer gewijzigd worden Onderhoud kosten hoeveelheidslijst Hier kunnen de verschillende kosten soorten worden vastgelegd. Functionele beschrijving Pagina 3 van 21

5 2.1.3 Reden afloop activiteit Wanneer een activiteit die gekoppeld is aan een SW-medewerker niet wordt voltooid of voortgezet, kan middels een keuze uit de redenen van onderbreking worden aangegeven waarom de activiteit niet voltooid wordt. Onder het menu Onderhoud Reden onderbreking activiteit wordt deze keuzelijst onderhouden. 2.2 Overzicht Het overzicht geeft een samenvatting van de belangrijkste informatie over een cliënt zoals deze is vastgelegd in het Cliëntvolgsysteem. Op dit scherm staat een samenvatting van de belangrijkste informatie over een cliënt zoals vastgelegd in het Cliëntvolgsysteem (CVS). Het scherm bestaat uit drie tabbladen: Activiteiten en Signalen, Achterstallige zaken en Kosten en werkladder. Het tabblad Activiteiten en Signalen toont per maand de dagelijkse activiteiten en signalen die zijn toegewezen aan deze cliënt. Dit is ingericht in Onderhoud cliënt activiteiten. In Achterstallige zaken staan activiteiten en bijbehorende signalen die al uitgevoerd of afgehandeld hadden moeten zijn voor de betreffende cliënt. Er verschijnt een waarschuwingssymbool wanneer een activiteit of taak te laat is. Functionele beschrijving Pagina 4 van 21

6 Het derde tabblad Kosten en werkladder toont de kosten die zijn verbonden aan deze cliënt en de voortgang op de werkladder. In de werkladder worden het beginniveau, huidig doel, huidig niveau en het einddoel getoond. De stappen op de werkladder hebben een kleurcode. Rood is de laagste stap op de werkladder, de rode kleur wordt lichter naarmate de cliënt stijgt op de werkladder. Halverwege de werkladder is de kleurcode geel en de bovenste trede van de werkladder is groengekleurd. 2.3 Activiteiten Onderhoud cliënt activiteiten Met deze keuze kunnen activiteiten gekoppeld worden aan cliënten / SW-medewerkers. Selecteer een medewerker aan de linkerkant van het scherm en klik vervolgens op Voeg activiteit toe. Functionele beschrijving Pagina 5 van 21

7 Maak een keuze uit de activiteiten groepering. Selecteer een activiteit. Hierna kan aangegeven worden wanneer deze activiteit moet starten en of er afgeweken moet worden van de standaard doorlooptijd. Wanneer een tweede activiteit gekozen wordt, moet aangegeven worden hoe deze aan de eerste activiteit gekoppeld wordt, op een geselecteerde datum of na afloop van de voorgaande activiteit Onderhoud standaard activiteit Activiteiten aanmaken en onderhouden voor het Cliëntvolgsysteem gebeurt in Activiteiten Onderhoud standaard activiteit. Activiteiten zijn stappen of taken die toegekend gaan worden aan een cliënt (SWmedewerker) als onderdeel van hun Cliënt Volgplan. Aan een activiteit kunnen kosten en signalen worden gekoppeld. Activiteiten worden gerangschikt in een aantal vastgestelde categorieën: Werkervaring, Opleiding, Kinderopvang, Behandelingen, Onderzoek, Beoordeling, etc. Kosten zijn uitgaven die kunnen voorkomen wanneer een bepaalde activiteit wordt uitgevoerd. Een of meer kosten kunnen gekoppeld worden aan een activiteit. Functionele beschrijving Pagina 6 van 21

8 Signalen zijn workflow taken die de geselecteerde gebruiker of gebruikersgroep er op attent maken dat zij een taak moeten uitvoeren als onderdeel van een bepaalde activiteit. Activiteiten worden gekoppeld aan een cliënt in Onderhoud cliënt activiteiten. Hier kunnen de activiteiten ook onderhouden worden. Wanneer activiteiten aan een cliënt worden gekoppeld, wordt ook de datum waarop de activiteit zich moet voordoen aangegeven en dit zorgt ervoor dat het signaal zal verschijnen. In het menu Activiteiten kan onder Onderhoud standaard activiteit de inrichting worden gedaan voor de standaard activiteiten. Bestaande standaard activiteiten kunt u bekijken en/of wijzigen door op de activiteit onder het plusje van de categorie te klikken. De gegevens van de standaard activiteit worden dan getoond in het rechter gedeelte. U kunt deze gegevens desgewenst wijzigen of de standaard activiteit verwijderen (indien niet in gebruik). Een nieuwe standaard activiteit aanmaken: Bepaal in welke categorie deze activiteit geplaatst moet worden. Er kan gekozen worden uit de volgende categorieën: Functionele beschrijving Pagina 7 van 21

9 Een nieuwe standaard activiteit kunt u aanmaken door in het linker gedeelte van het venster met de rechtermuisknop op een categorie te klikken en dan Nieuw te selecteren. Het scherm is onderverdeeld in drie tabbladen. Het eerste tabblad bevat de algemene informatie over de activiteit. Het tweede tabblad bevat de informatie over de kosten die gekoppeld zijn aan deze activiteit. Het derde tabblad bevat de informatie over de signalen die gekoppeld zijn aan deze activiteit. Tabblad Algemeen Dit tabblad wordt gebruikt om de algemene gegevens van de activiteit aan te maken en te onderhouden. Op dit tabblad zijn de velden Naam en Doorlooptijd verplicht. Naam: de naam van de activiteit. Wanneer u een meertalig bedrijf hebt ingericht moet de naam in alle aanwezige talen worden ingevoerd. Omschrijving: voer hier de omschrijving in van de activiteit. Dit veld is ook meertalig. Doelstelling: hier kunt u de doelstelling van de activiteit of de reden waarom de activiteit uitgevoerd dient te worden invoeren. Ook dit veld is meertalig. Functionele beschrijving Pagina 8 van 21

10 Soort activiteit: hier wordt de categorie getoond waarin de activiteit wordt geplaatst. Doorlooptijd: hier dient te worden aangegeven hoelang de doorlooptijd van deze activiteit bedraagt. Minimum doorlooptijd is één dag. Afhankelijk van de instellingen op bedrijfsniveau betreft het hier kalenderdagen(maandag tot en met zondag) of werkdagen (maandag tot en met vrijdag). Dit is een verplicht veld. Weergave kleur: de hier gekozen kleur wordt op diverse schermen gebruikt. Aangeraden wordt om hier uitgesproken kleuren te kiezen. De kleur wit kan hier niet gekozen worden. Herplannen toegestaan: Dit veld wordt gebruikt om te controleren of de sponsor heeft voor de goedkeuring van deze activiteit. Het is een visuele indicator. Akkoord: wanneer de ingave op dit scherm volledig is, kan deze knop gebruikt worden om de gegevens op te slaan en om het scherm te sluiten. Annuleren: bij het aanmaken van een nieuwe activiteit kan deze knop gebruikt worden om de aanmaak van de activiteit te annuleren. Wanneer het een al bestaande activiteit betreft wordt de invoer die gedaan is (voor het opslaan) geannuleerd. Toepassen: gebruik deze knop voor het tussentijds opslaan van de gegevens. Verwijderen: bij een reeds bestaande activiteit kan deze knop gebruikt worden om de activiteit te verwijderen. Tabblad Kosten Dit tabblad bevat informatie over de kosten die behoren bij de activiteit. Kosten zijn uitgaven die zich voor zullen doen wanneer deze activiteit wordt uitgevoerd. Kosten zijn toe te voegen nadat het tabblad algemeen is gevuld. Samenvatting kosten tabel: in deze tabel wordt alle opgeslagen informatie over de kosten getoond. Met de wijzigknop kan de definitie aangepast worden. Met de verwijderknop (X) kan de definitie verwijderd worden. Wanneer de opsomming te lang wordt, wordt de informatie verdeeld over meerdere schermen. Met Volgende en Vorige kunt u deze schermen bereiken. Wanneer er nog geen kostendefinitie is vastgelegd is deze tabel niet te zien. Kosten toevoegen: gebruik deze knop om nieuwe kosten toe te voegen. Kosten details: Kosten code: selecteer hier de kosten code. Aantal: geef hier het aantal in wat gebruikt zal worden voor deze activiteit. Functionele beschrijving Pagina 9 van 21

11 Kostprijs: geef hier aan of het ingegeven aantal voor de gehele activiteit, per dag, in Euro s of bovenop het budget genomen moet worden. Geef in het veld hierachter het bedrag in. Dit zijn verplichte velden. Verkoopprijs: geef hier aan of het ingegeven aantal voor de verkoopprijs voor de gehele activiteit, per dag, in Euro s of bovenop het budget genomen moet worden. Geef in het veld hierachter het bedrag in of ingeval van percentage het betreffende percentage. Opslaan: met deze knop worden de gegevens van deze kosten definitie opgeslagen. Tabblad signaleringen Op dit tabblad worden de signalen behorende bij een activiteit aangemaakt en onderhouden. Signalen zijn onderdeel van de workflow en attenderen de ontvanger op taken die deze uit moet voeren als onderdeel van de betreffende activiteit. Wanneer een activiteit aangemaakt wordt, worden er automatisch twee signalen aangemaakt. Dit is het Start en Einde signaal. Deze kunnen niet verwijderd worden. Signalen zijn onderverdeeld in verschillende signaal soorten. Afhankelijk van de gekozen signaalsoort wordt deze gerelateerd aan de twee stadia van de activiteit: Start en Einde van de activiteit. De signaal soorten zijn: Voor aanvang (voor de activiteit start), Na begin (na het begin van de activiteit), Vóór einde (voor het einde van de activiteit), Na einde (na het eind van de activiteit). Een signaal kan dus verschijnen een aantal dagen voor, na of gelijk aan de start of einde van een activiteit. Signaal tabel: Deze tabel bevat de informatie over alle signalen die gekoppeld zijn aan deze activiteit. De signalen kunnen gewijzigd worden met de wijzig knop, met de verwijder knop (X) kunnen signalen, met uitzondering van het Start en Einde signaal verwijderd worden. Wanneer er meerdere signalen aan een activiteit gekoppeld zijn, kan de informatie over meerdere schermen verdeeld worden met Vorige Volgende kunnen deze schermen opgehaald worden. Signaal: de naam van het signaal Soort: de soort signaal Dagen voor/na: hier wordt aangegeven hoeveel dagen voor of na het Start of Einde signaal het signaal getoond moet worden. Ontvanger: de gebruiker/groep die het signaal zal ontvangen Talent Functie: hier wordt aangegeven welke soort activiteit dit signaal moet activeren. Dit kan een bericht op de To Do-lijst zijn, het opslaan van een document enz. Functionele beschrijving Pagina 10 van 21

12 Nieuwe signalering: Naam: de naam van het signaal Bericht: voer hier het bericht in wat getoond moet worden. Toevoegen: bij de aanmaak van een signaal wordt deze knop getoond en moet het signaal worden opgeslagen Onderhoud standaard plan Onderhoud standaard plan wordt gebruikt om activiteiten in het cliëntvolgsysteem te groeperen tot een standaardplan. In een standaardplan kunt u activiteiten groeperen in de volgorde zoals u die wilt toepassen voor uw cliënten. De hier ingerichte standaardplannen komen beschikbaar bij het toewijzen van activiteiten aan een cliënt op de pagina Onderhoud cliënt activiteiten. Bij het toewijzen van de activiteiten aan een cliënt geeft u ook de begindatum in en die zal bepalen wanneer de activiteitensignalen zullen voorkomen. Toevoegen van een standaardplan Klik in het linker deel van de pagina met de rechtermuisknop op Blok en kies dan Nieuw. Functionele beschrijving Pagina 11 van 21

13 Geef de Naam en een Omschrijving van het standaardplan in. Klik op Akkoord. Selecteer het zojuist aangemaakte plan in het linkerdeel van de pagina (eventueel openklappen door op het -teken te klikken). Ga naar het tabblad Groep activiteiten en klik op Voeg activiteit toe. U kunt kiezen uit de activiteiten die u heeft aangemaakt op de pagina Onderhoud standaardactiviteit. Functionele beschrijving Pagina 12 van 21

14 Nadat u een activiteittype heeft geselecteerd bij Selecteer activiteit groepering toont het programma de in dit type de beschikbare activiteiten. Klik dan op de knop aan de rechterkant van de regel. Het volgende scherm verschijnt: Dit scherm is samengesteld uit drie secties of lusjes. Het eerste lusje bevat de algemene blokinformatie. Het tweede lusje bevat informatie over de kosten verbonden aan een activiteit. Het derde lusje bevat de informatie over de signalen die aan de activiteit worden verbonden. De kosten zijn uitgaven die gemaakt worden bij het uitvoeren van de activiteit. Eén of meerdere kosten kunnen aan een activiteit worden verbonden. De signalen zijn werkschemataken die de geselecteerde persoon of groep melden dat zij een stap of stappen als onderdeel van de activiteit moeten uitvoeren. Een voorbeeld van een signaal is dat de cursus in twee dagen tijd zal starten Alle activiteiten beëindigen Functionele beschrijving Pagina 13 van 21

15 Wanneer alle activiteiten voor een medewerker in een keer beëindigd moeten worden kan dit via Activiteiten Alle activiteiten beëindigen gedaan worden. Er kan gekozen worden uit vooraf vastgelegde redenen in de keuzelijst Reden afloop activiteit Gedetailleerd cliënt kosten rapport Het Gedetailleerd cliënt kosten rapport toont de gebudgetteerde en de werkelijke kostengegevens en de gebudgetteerde en de werkelijke verkoopgegevens. De totalen worden gegroepeerd volgens de geselecteerde volgorde en de totalen voor elke groep worden getoond evenals een totaal generaal aan het eind van het rapport. Weergave opties: (Alle kostencodes): kies hier (Alle kostencodes) of kies een specifieke kostencode. (Alle activiteitentypes): kies hier (Alle activiteitentypes) of kies een specifiek activiteitentype. (Alle statussen): kies hier (Alle statussen) of kies een specifieke status. Datum vanaf en Datum t/m: kies hier de periode die u wilt bekijken. Volgorde: kies hier de manier waarop de gegevens gesorteerd zullen worden in het overzicht. U hebt de keuze uit Op kostencode, Op activiteittype of Op cliënt/kostencode. Functionele beschrijving Pagina 14 van 21

16 2.3.6 Gedetailleerd afdelingskosten overzicht Het Gedetailleerd afdelingskosten overzicht toont de gebudgetteerde en de werkelijke kostengegevens en de gebudgetteerde en de werkelijke verkoopgegevens. De totalen worden gegroepeerd volgens de geselecteerde volgorde en de totalen voor elke groep worden getoond evenals een totaal generaal aan het eind van het rapport. Selectie: (Alle kostencodes): kies hier (Alle kostencodes) of kies een specifieke kostencode. (Alle activiteitentypes): kies hier (Alle activiteitentypes) of kies een specifiek activiteitentype. (Alle statussen): kies hier (Alle statussen) of kies een specifieke status. Datum vanaf en Datum t/m: Kies hier de periode die u wilt bekijken. Volgorde: Kies hier de manier waarop de gegevens gesorteerd zullen worden in het overzicht. U hebt de keuze uit Op kostencode, Op activiteittype, Op cliënt/activiteitentype of Op cliënt/kostencode. Onderafdelingen: Als u deze keuze aanvinkt worden ook de cliënten in de onderafdelingen van de gekozen afdeling op het overzicht getoond. Functionele beschrijving Pagina 15 van 21

17 2.3.7 Detailoverzicht Activiteitstatus per afdeling Het Detailoverzicht Activiteitstatus per afdeling toont activiteit details, d.w.z. overeengekomen startdatum, overeengekomen einddatum, de werkelijke startdatum en einddatum. De totalen worden gegroepeerd volgens de geselecteerde volgorde en de totalen voor elke groep worden getoond evenals een totaal generaal aan het eind van het rapport. Datum vanaf en Datum t/m: kies hier de periode die u wilt bekijken. U kunt een rol kiezen uit de beschikbare rollen. Als iemand is aangewezen om deze rol voor de afdeling te vervullen dan zal zijn/haar naam in het overzicht getoond worden. Standaard is (Geen gekozen). Keuze uit de volgorde Op cliëntnummer, Op cliëntnaam, Op activiteit of Op status. Keuze uit de weer te geven statussen van de activiteit: Gepland, Gestart, Voltooid en/of Achterstallig. U moet minstens één van de opties aanvinken. Keuze uit Gebruik overeengekomen datums of Gebruik geplande datums. Onderafdelingen: als u deze keuze aanvinkt worden ook de cliënten in de onderafdelingen van de gekozen afdeling op het overzicht getoond. Functionele beschrijving Pagina 16 van 21

18 2.3.8 Detailoverzicht Activiteitstatus per rol Het Detailoverzicht Activiteitstatus per Rol toont activiteit details, d.w.z. overeengekomen startdatum, overeengekomen einddatum, de werkelijke startdatum en einddatum en de gebruiker of de gebruikersgroep voor de door u geselecteerde rol. De totalen worden gegroepeerd volgens de geselecteerde volgorde en de totalen voor elke groep worden getoond evenals een totaal generaal aan het eind van het rapport. Datum vanaf en Datum t/m: kies hier de periode die u wilt bekijken. Keuze uit de beschikbare rollen en daarna keuze uit de gebruikers en/of gebruikersgroepen die deze rol vervullen. Keuze uit de volgorde Op cliëntnummer, Op cliëntnaam, Op activiteit of Op status. Keuze uit de weer te geven statussen van de activiteit: Gepland, Gestart, Voltooid en/of Achterstallig. U moet minstens één van de opties aanvinken. Keuze uit Gebruik overeengekomen datums of Gebruik geplande datums. Onderafdelingen: Als u deze keuze aanvinkt worden ook de cliënten in de onderafdelingen van de gekozen afdeling op het overzicht getoond. Functionele beschrijving Pagina 17 van 21

19 2.3.9 Detailoverzicht Signaalstatus per Afdeling Het Detailoverzicht Signaalstatus per Afdeling toont activiteit en gedetailleerde signaalgegevens, d.w.z. status, signaaldatum en aan wie het signaal is toegewezen. De totalen worden gegroepeerd volgens de geselecteerde volgorde en de totalen voor elke groep worden getoond evenals een totaal generaal aan het eind van het rapport. Activiteiten van t/m: Kies de periode die u wilt bekijken en kies in de keuzelijst uit Rol, Gebruiker, Keuze uit Gebruikersgroep, Manager of Alle (standaard). Als u een andere keuze maakt dan Alle zal het programma u vragen voor welke rol, welke gebruiker enz. u het overzicht wilt laten maken. Onderafdelingen: Als u deze keuze aanvinkt worden ook de cliënten in de onderafdelingen van de gekozen afdeling op het overzicht getoond. Keuze uit de weer te geven statussen van de activiteit: Gepland, Gestart, Voltooid en/of Achterstallig. U moet minstens één van de opties aanvinken. Keuze uit de volgorde Op cliëntnummer, Op cliëntnaam, Op activiteit of Op status. Functionele beschrijving Pagina 18 van 21

20 Recapitulatie werkladder kosten overzicht Het Recapitulatie werkladder kosten overzicht toont een samenvatting van de kosten per werkladderniveau. De kosten kunnen per activiteittype of per kostencode worden bekeken. Weergaveopties: kies het jaar dat u wilt bekijken en kies uit Per activiteittype of Per kostencode Onderafdelingen: als u deze keuze aanvinkt worden ook de cliënten in de onderafdelingen van de gekozen afdeling op het overzicht getoond. Functionele beschrijving Pagina 19 van 21

21 Activiteitenrapport Dit overzicht toont alle of een selectie van signalen van een activiteit binnen een in te geven datumbereik. Getoond worden de betrokken werknemer, de toegewezene die het signaal moet uitvoeren, de geplande datum, de werkelijke datum en de huidige status. 2.4 Werkladder De werkladder geeft aan hoe een SW-medewerker zich idealiter ontwikkelt. In stappen werkt een SW-medewerker zich op tot een gewaardeerd medewerker op de reguliere arbeidsmarkt. Medewerkers bestijgen de ladder door steeds een volgende trede te bereiken. Elke trede wordt uitgedrukt in een karakteristiek van werkomgeving en mate van begeleiding. Een succesvolle SWmedewerker beheerst uiteindelijk de competenties die aan een goed werknemer worden gesteld en vindt een reguliere baan. Functionele beschrijving Pagina 20 van 21

22 In de Cliënt werkladder wordt de historie van de werkladder van de cliënt getoond. Zowel de doelen als de werkelijke stappen. Op dit scherm is af te lezen of de cliënt de gestelde doelen heeft bereikt of nog moet bereiken. De in de tabel toegevoegde doelstellingen en werkelijke stappen worden getoond in de grafiek. De stappen op de werkladder hebben een kleurcode. Rood is de laagste stap op de werkladder, de rode kleur wordt lichter naarmate de cliënt stijgt op de werkladder. Halverwege de werkladder is de kleurcode geel en de bovenste trede van de werkladder is groen gekleurd. Functionele beschrijving Pagina 21 van 21