V-ICT-OR Gouden Bit en Gouden Byte Award Of hoe innovatie bij een overheid binnenstroomt.

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "V-ICT-OR Gouden Bit en Gouden Byte Award Of hoe innovatie bij een overheid binnenstroomt."

Simona de Groot
4 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Of hoe innovatie bij een overheid binnenstroomt. 1

2 Wat is de naam van jouw organisatie? Digipolis Geef een korte beschrijving van het project (doelstelling, doelgroep, middelen)? Het Buy from Startups project had als doelstelling het aankopen van innovatieve IT-oplossingen en - diensten bij creatieve dienstverleners aan te zwengelen. Het project probeerde als dusdanig zowel in te zetten op het flexibeler aankopen van meer innovatie (m.a.w. nog onbestaande of toch zeer vernieuwende diensten en producten), alsook tegelijkertijd op een innovatief en lean and mean aankoopproces zelf. Begin 2015 werd gestart met een in-house co-creatieve oefening waarbij het Digipolis management en een groep van medewerkers zich samen met een team van startup experten (vertegenwoordiging vanuit Ondernemen in Antwerpen, iminds, Startups.be, UAMS) bogen over een herziene aankoopstrategie rond 3 kerncomponenten: de modulaire bouw van het Antwerp City Platform as a Service (ACPaaS), een community en ecosysteem rond Digitaal Antwerpen, en een flexibel en lean and mean aankoopproces. Antwerp City Platform as a Service (ACPaaS) Katalysator voor de herziene aankoopstrategie en het startup ecosysteem was ongetwijfeld de ontwikkeling van het pas gestarte ACPaaS-platform: een IT-architectuur op te bouwen met een reeks aan kleinschalige en herbruikbare engines, elk met een eigen herbruikbare en doelgerichte functionaliteit. Zonder deze baanbrekende modulaire architectuur, een vernieuwende aanpak waar wij in de voorbije jaren al veel lof van andere overheden en IT-organisaties mochten ontvangen, zou de scope van dit IT-project hoogstwaarschijnlijk opnieuw het voorwerp voor een traditionele, monolithische aanbesteding met een gevestigde waarde als dienstverlener zijn geweest. De Digitaal Antwerpen community Met als doel om de target groep van innovatieve en creatieve IT-dienstverleners zo gericht mogelijk te bereiken en te engageren werd er gewerkt aan de uitbouw van een IT-startup ecosysteem en communicatiestrategie. Startpunt van dit systeem was de speciaal ontwikkelde website voor de publicatie van de vele en zeer verscheiden IT- uitdagingen waarmee het toekomstige Digitale Antwerpen wordt gecocreëerd ( De FAST aankoopprocedure Een flexibele en lean and mean procedure deelt het aankoopproces op in 4 opeenvolgende stappen, te beginnen met de publicatie van de probleemstelling ( uitdaging ) op onze website zonder al te veel beperkende specificaties. De idee hierachter is dat we als aankoper voor het eerst niet langer veronderstellen dat de aanbestedende overheid zelf over de voornaamste expertise en het meeste geschikte oplossingsvoorstel beschikt, maar wel de potentiële dienstverlener. Enkel op die manier zijn wij in staat om binnen de context van een overheidsopdracht het out-of-thebox denken en het aandienen van verrassende innovatieve oplossingen voldoende te stimuleren. Bovendien hechten wij zo ook veel meer belang aan de inhoud van de oplossing zelf dan aan de vaak al te prescriptieve toelichtingen en het (juridisch) jargon in onze bestekken en offertes. Onze uitdagingen staan open voor alle mogelijke IT dienstverleners (cfr. gelijkheidsbeginsel). 2

In een tweede fase worden de geïnteresseerde dienstverleners uitgenodigd om zichzelf en hun oplossing als beste keuze te presenteren in een korte elevator pitch van max. 30 minuten.

3 In een tweede fase worden de geïnteresseerde dienstverleners uitgenodigd om zichzelf en hun oplossing als beste keuze te presenteren in een korte elevator pitch van max. 30 minuten. Tijdens dit eerste face-to-face contact met de dienstverleners ontstaat er al onmiddellijk een boeiende interactie tussen aankoper-aanbieder, met vaak al korte, maar waardevolle feedback van de potentiële eindgebruikers, en dit nog vóór een formele offerte werd ingediend. Op basis van deze pitch selecteert de kleinschalige jury van aankopers 3 tot 5 kandidaten die worden uitgenodigd tot het indienen van de échte offerte. Nieuw hierbij is dat deze offerte niet langer per se in de traditioneel papieren vorm wordt ingediend: zo biedt bv. een presentatie (slideshow) die de oplossing in al zijn aspecten belicht vaak meer zinvolle en aanschouwelijke informatie dan een uitgeschreven tekst. Formele documenten en gegevens worden alleszins tot een absoluut minimum beperkt. De procedure is juridisch gebaseerd op de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De evaluatie van de ingediende offertes gebeurt altijd op basis van 4 gunningscriteria: - het concept van de oplossing - de technische specificaties en de graad van innovatie - de sprintplanning met maandelijkse releases - het prijsmodel, inclusief het potentiële commercialiseringstraject Deze criteria overstijgen de gangbare prijs-kwaliteitscriteria. Samen met de open dialoog m.b.t. de potentiële overdraagbaarheid van de eigendomsrechten van de resultaten (IPR) geven zij blijk van Digipolis engagement tot het bijdragen tot en het ondersteunen van de groeimogelijkheden van de opstartende ondernemingen. Ook het belang dat wij hechten aan de het innovatieve karakter van de oplossing alsook aan de snelle oplevering, onderschreven door een agile projectplan met maandelijkse shippable products, wordt duidelijk aangegeven en beloond. 3

4 Welke resultaten werden behaald? Kan je deze resultaten aantonen? Het project bevindt zich bijna 2 jaar in de operationele fase: door het samenspel van de 3 hoger genoemde kerncomponenten zag Digipolis haar contractuele samenwerking met kleine, startende IT ondernemingen (lees: bedrijven met een startup mentaliteit) spectaculair toenemen. Dit resulteerde in een meer dan verhoopte influx aan creatieve en innovatieve ideeën en oplossingen, een uitermate aangenaam en interactief aankoopproces en vele bijzonder vruchtbare samenwerkingen met vaak minder voor de hand liggende partners. Cijfermatig zijn de resultaten (start juli heden*) als volgt: * september Doorlooptijd in kalenderdagen. Waarom vind je dat dit project de prijs verdient? Deze no-nonsense werkwijze van de FAST aankoopprocedure resulteerde al ongelooflijk snel in een opmerkelijke daling van de doorlooptijd en de bureaucratie van de aankoopprocedure, zowel voor de aankopende als voor de aanbiedende partijen. Bovendien dienden er zich systematisch meer en meer geschikte aanbieders per opdracht aan, dikwijls met erg verrassende en originele voorstellen en ideeën. Door in parallel met de vereenvoudigde aankoopprocedure te bouwen aan de IT-startup community en het ecosysteem zijn wij als stedelijke ICT-partner in staat om de stad Antwerpen op een prettige, verrijkende en co-creatieve manier te ondersteunen in het waarmaken van haar ambitie om zich op korte termijn op de Europese Smart City kaart te zetten. De ongedwongen collaboratieve aanpak die in het ecosysteem vervat zit, is gebaseerd op het Quadruple Helix Innovatiemodel. Dit model zorgt ervoor dat, in de vorm van lezingen, hackathons en debatten, zowel de publieke, de private, alsook de academische sector en de gewone burger regelmatig aan het woord komen over thema s als Blockchain, Internet of Things, Artificial Intelligence, enz. Een uitermate waardevolle overlegstructuur om zo de juiste prioriteiten te bepalen wat betreft nieuwe uitdagingen voor de toekomst. De startups op hun beurt beschouwen de Antwerpse opdrachten als een opstap naar nieuwe, potentiële (overheids)klanten en naar de verdere commercialisering van hun product of dienst. 4

5 Digipolis en ons aankoop- squad wordt regelmatig bevraagd over deze nieuwe aanpak door andere publieke ICT- organisaties en Smart City initiatieven. Uit deze gesprekken blijkt vaak dat de betrokkenen veelal met gelijkaardige vraagstukken worstelen: hoe een aankoopstrategie of samenwerkingsmodel aannemen dat open innovatie, collaboratie, snelheid en flexibiliteit - waarden die vandaag door de maatschappij en door bv. startups als zeer waardevol worden ervaren - verzoenen met de wet op overheidsopdrachten? Vaak zien zij in onze ervaringen een opportuniteit om, individueel of eventueel mits een samenwerking over de verschillende organisaties en niveaus heen, een aanvang te nemen tot een efficiënter en innovatief aankoopproces. Wie is onze contactpersoon? Ann Fournier Functie Aankoop- squad coördinator Geef hier je adres ann.fournier@digipolis.be 5

Vergelijkbare documenten

BXL 1278 ERP BEHEERSTOOL

BXL 1278 ERP BEHEERSTOOL INFOSESSIE AAN KANDIDATEN 24.09.2012 DOEL VAN INFOSESSIE Deze infosessie zal tot doel hebben om deelnemers te informeren over de procedure en selectieregels voor deze opdracht.