Herman Holterman heeft 3 fouten in namen ontdekt (pag 2). Wordt aangepast door MS

Transcriptie

1 Aanwezig: Gjalt Gjaltema (Voorzitter), Pascal Butterhoff (Penningmeester), Daniel Visscher (Secretaris), Marian Spijker Gasten: -- Afwezig: Paul Poorthuis, Mieke Pater en Harry Pot, Jan Maassen van den Brink, Paulino Pallas, Wim en Elly Buijvoets Datum: 5 maart Cheque van duizend euro werd uitgereikt aan Audrey in het Veld (stichting Leergeld) door Hans Damveld namens de Halve Marathon Oldenzaal. Volgend jaar is dit ook weer het goede door voor de HMO. Stichting Leergeld is een stichting met als motto Alle kinderen mogen meedoen ze helpen die kinderen financieel mee om actief te kunnen deelnemen aan sportactiviteiten. Opening en agenda GG opent de vergadering met vertoon van een filmpje van de lange duurlopen van LAAC. Ca. 45 deelnemers. Agenda blijft ongewijzigd, alleen volgorde is anders. 2 Mededelingen en ingekomen stukken Volgens mij zijn er geen mededelingen en ingekomen stukken. 3. Notulen ALV 6 maart 207 (te vinden op de website) Herman Holterman heeft 3 fouten in namen ontdekt (pag 2). Wordt aangepast door MS 4. Vaststellen jaarverslag 207 (te vinden op de website) Ter inleiding wordt het jaar van LAAC besproken in high-lights: - de Running Declaton (met KRONOS en MPM samen). Was een bijzonder en leuk evenement. - De douches en kleedkamers op het FBK stadion zijn gerenoveerd. Medio augustus wordt de baan gerenoveerd. Staat niet op de site, daarom kan het niet definitief worden vastgesteld. Bart Vos stelt voor om het onder voorbehoud akkoord te geven. Wordt met spoed op de site gezet en in de nieuwsbrief vermeld. 5 Vaststellen financieel verslag 207 (te vinden op de website) a. Toelichting penningmeester De financiële stukken worden toegelicht. HMO negatief resultaat, dit komt door de naamswijziging en aanschaf van banners. Hulsbeekcross heeft minder opgebracht Wedstrijdcommissie heeft een nieuwe laptop. Besloten is om in 207 het Eigen Vermogen voor de nieuwe website en een nieuw systeem voor de ledenadministratie niet te gebruiken. Balans toont een financieel gezonde club met pl.m. 37k eigen vermogen

2 b. Rapportage kascommissie Herman Holterman en Herwin Weststrate. Geachte ALV, Gisteravond heeft de kascommissie, bestaande uit Herman Holterman en Herwin Weststrate, de boekstukken over 207 gecontroleerd. Helemaal vlekkeloos verliep dit niet: de vergaderruimte van het FBK-stadion was bezet en de kantine sloot voordat we klaar waren, maar we hebben een goed alternatief gevonden, de sporthal. De uiteindelijke conclusie is dat we de ALV willen adviseren de financiële boekstukken over 207 goed te keuren: er zijn geen onvolkomenheden gevonden in de boekstukken. Naast de boekstukken hebben we ook gekeken naar het algemene financiële reilen en zeilen van de vereniging. Hierbij willen we enkele tips meegeven, die soms ook voor de rest van het bestuur relevant zijn: De Hulsbeekcross heeft afgelopen jaar flinke extra kosten moeten maken, Regio Twente en leges, waarbij het er niet direct naar uitziet dat de verhoogde kostenposten de komende jaren minder worden. Mocht dit zo blijven, dan is het een goed idee om te kijken of er besparingen mogelijk zijn. In het uiterste geval kun je overwegen om deze cross niet meer te organiseren. Ook op andere vaste lasten kan mogelijk nog wel wat bespaard worden, zoals b.v. de bankkosten. Grote aankopen worden nu volledig ten laste gelegd van het eigen vermogen. Als deze aankopen bedoeld zijn voor meerdere jaren kan het overzichtelijker zijn om te werken met afschrijvingen. Bekijk ook eens wat de wettelijke regels hierover zijn. Voer de incasso van de contributie uit ruim voor de sluitingsdatum van het afmelden voor het nieuwe jaar bij de Atletiekunie, december: elk jaar zijn er mensen die bij de incasso besluiten om het lidmaatschap op te zeggen. Door ruim voor de sluitingsdatum de incasso uit te voeren, voorkom je dat je de jaarlijkse afdracht aan de Atletiekunie, die het afgemelde lid vaak niet wil betalen, kwijt bent. Met vriendelijke groet, De kascommissie 207: Herman Holterman Herwin Weststrate. Kas commissie 208 Herwin en Richard Loendersloor. Anton Stoorvogel is de reserve c. Decharge penningmeester 6. Toelichting op verslagen van de commissies Redactie. Bart Vos 0 vragen vindt iedereen leuk om te lezen Nieuwe rubriek LAAC-ers aan de kook, nieuwe recepten zijn welkom Jon draaft door Lezen over lopen. Kast is full-color, glossy niveau 2

3 De redactie merkt dat niet alle leden van LAAC in de uitslagenlijst staat. Oproep is dus: Schrijf je bij een wedstrijd in als lid van LAAC en geef het zelf door aan de redactie als je een wedstrijd hebt gelopen. Wedstrijdcommissie Ron Hofte Baanwedstrijd (met MPM) De deelname is laag. Er volgt nog een overleg met MPM om deelname te bevorderen. Baan instuif (mogelijk wijzigt de naam) Hulsbeekcross Canicross is erg welkom op de Cross met 30 deelnemers. Er wordt geen pistoolschot meer gebruikt. Jury-coördinator Herrman Moelard De jurycommissie vergrijst en de oproep om je aan te melden als jury is gedaan, De cursus duurt maar vier avonden en je hoeft maar een paar wedstrijden per jaar te doen. Een vraag/opmerking van Sandra Stockentree of juryleden van andere verenigingen ook mogen helpen en vice versa. Dit is mogelijk. Er komt nog een artikel hierover in de Duurloper. Rien Salari zegt dat het eigenlijk vanzelfsprekend is om iets te doen voor de club aangezien de club ook veel voor jou doet, dat wordt in ieder geval door het bestuur onderstreept. Activiteitencommissie Ontbijtloop is een groot succes maar door het aantal onaangemelde lopers was het alle zeilen bijstellen voor de organisatie en het onderkomen. Ook après-vakantieborrel en puntenestafette. Vrijwilligersavond wordt dit jaar niet georganiseerd door de activiteitencommissie maar door een aantal leden. Meer info hierover volgt door Anja Ligthart, Nico Hagen en Gerry Visser. Het wordt een gezellig samenzijn. Technische commissie Bé Meerman Hoogte- en dieptepunten zijn er niet en dat is positief. Trainers app-groep werkt goed en snel Streven naar 2 trainers per groep op de dinsdagavond EM208 HMO commissie Hans Damveld Locatie op de markt is terug en dat is fijn Chronologie is gewijzigd wat resulteert in meer rust voor de organisatie en meer bezoekers. Aantal deelnemers halve blijft achter. Startvakken met kleuren wordt positief beoordeeld. Discussie over de naamswijziging is onder de leden niet goed ontvangen en het verzoek aan de leden is om dat niet meer te doen en gewoon Halve Marathon Oldenzaal. Om veiligheid te vergroten tijdens de loop worden komend jaar vier wegen in Losser afgesloten. 7. Decharge bestuur 207 Geen bezwaar. 3

4 8. Bestuur 208 Kandidaten: Voorzitter Gjalt Gjaltema (portefeuille algemene zaken en technische cie) secretaris Daniel Visscher Penningmeester Pascal Butterhof lid Elly Buijvoets (portefeuille activiteitencommissie) lid vacant (portefeuille wedstrijdcommissie) lid vacant Marian stopt met het bestuur maar blijft zich inzetten voor de ledenadministratie. lid heeft zich gemeld om eens mee te kijken met bestuursvergadering. Pascal en Gjalt melden dat ze na komend jaar aftreden. Wie kan het en wie wil het. De wens is dat er een vrouwelijke voorzitter komt. Opmerking van Harry Dessens is dat een penningmeester en een voorzitter niet tegelijk zouden kunnen aftreden (twee belangrijke bestuursleden weg is een grote aderlating) en is ook niet conform schema aftreden. GG geeft aan dat het inderdaad niet conform schema is, maar voorzitter en penningmeester zijn al langer aangebleven en een Inwerkperiode is uiteraard bespreekbaar. Daarnaast is het goed als er fris bloed komt. 9. Vaststelling begroting 208 en contributie (te vinden op de website) De penningmeester geeft een toelichting. De opslag in Oldenzaal is nieuw omdat de oude opslagloods gesloopt is/wordt. Contributie blijft gelijk enkel de KNAU verhoging wordt doorbelast. Gerry Visser merkt op, gezien het bedrag van HMO op de begroting 208, het verstandig zou zijn om de Halve Marathon Oldenzaal in een aparte stichting onder te brengen. Dat is nog niet zeker maar wordt besproken. 0 Afscheid vrijwilligers Huldiging clubkampioenen In de ALV van 207 is besproken om lopers van alle wedstijden te huldigen en niet van de Halve van Hengelo. 5km R. Klamer 0km R. Klamer 5km E. Hertsenberg J. Braamhaar, Mogelijk is Lesley Smit sneller geweest. Dit wordt uitgezocht en gecommuniceerd. /2Marathon L. Meuleman 4

5 Marathon K. Schaap I.Ruinemans Jubilarissen Allen 25 jaar lid. Gert Jan van Alst Andre Bartelink Henk Offenberg Martin Hobbenschot Herman Holterman Schouderklopje. Voor leden die enorm actief zijn die worden in het zonnetje gezet. Joop Vriend, webmaster en als aanjager voor LAAC in de Enschede Marathon Anja Ligthart, o.a.. uitbrengen Duurloper Paul Poorthuis, Alex Bode, Herman Holterman en Benno Benneker voor de duurlopen. Dit weet ik niet zeker. Volgens mij kregen ze allemaal een schouderklopje voor de duurlopen die ze organiseren voor de EM 50. Rondvraag Suggestie om ook een aanmoedigingsprijs in het leven te roepen. Jammer is dat er niet naar de halve van Hengelo wordt gekeken met de clubkampioenschappen. Bob Leuvelink, Wouter Doesburg en Herman Holterman gaan er mee bezig. Dick Spijker: AED moet gereviseerd worden, bestuur moet een beslissing nemen wel of geen mobiele AED voor LAAC Twente. Bart Vos: Hulsbeekcross maakte deel uit van Twentse Cross Competitie. Nu niet. Deelname van TCC is veel hoger. Wedstrijdcommissie neemt dit punt op. Agendapunt van bestuur. Herman Holterman: wordt er in 209 iets georganiseerd voor 35 jarig jubileum. Nico Hagen: Waar wijken wij naar uit als de baan gerenoveerd wordt. De 2 e baan is beschikbaar. 22 maart is uitleg over de planning. Joop Vriend: LAAC wilde jeugdledentraining bekijken. Dat punt is nog niet helder voor het bestuur. Het heeft een periode stil gelegen. In het voorjaar gaan Huub van Langen en Pascal Butterhof nogmaals kijken naar de input van vorige keer en worden er keuzes gemaakt. 5 Sluiting 23:0 5