SOCIALE MEDIA EN ARBEIDSRECHT Praktische richtlijnen voor het invoeren van een sociale media beleid Isabel Plets Of Counsel Lydian

Transcriptie

1 SOCIALE MEDIA EN ARBEIDSRECHT Praktische richtlijnen voor het invoeren van een sociale media beleid Isabel Plets Of Counsel Lydian

2 INLEIDING

3 Waarom een sociale media beleid een must is Technologie loopt voor op wetgeving Zelfregulering bij gebrek aan wettelijk kader - en internetpolicies vaak niet toepasbaar op sociale media Opportuniteiten (marketing tool + HR-tool) vs. risico s Exponentiële verspreidingsgraad informatie Vervagen lijn privé-professioneel Eerste rechtspraak, m.n. inzake ontslag 3

4 Gebruik & misbruik van sociale media door werknemers Misbruik arbeidstijd - Virtueel absenteïsme Cyberpesten Schending privacy derden 22% heeft over een collega tweet verzonden 28% heeft foto s werkevenementen gepost Onthulling vertrouwelijke informatie Voortijdig lekken nieuwe producten Gevoelige informatie Zit nog steeds vast met Chinese investeerders. Reken niet op mij vanavond! Merk- en reputatieschade De klantenbloopers van Ikea te gekke Colruyters Werknemers vatten impact posts niet OMG I HATE MY JOB! My boss is a total pervy wanker always making me do stuff just to piss me off!! Foto s op café/vakantie tijdens arbeidsongeschiktheid 4

5

6 Duidelijke regels vereist 3/4 e Belgische bedrijven heeft geen sociale media beleid Nochtans, een sociale media beleid: Vermijdt misverstanden d.m.v. duidelijke afspraken Voorkomt dat onderneming in negatief daglicht komt te staan Informeert werknemers over hun privacyverwachtingen Biedt juridische kapstok voor nemen maatregelen en sancties, met respect privacy werknemers Is zeer belangrijk element bij beoordeling concrete zaak door rechter 6

7 OPSTELLEN VAN EEN SOCIALE MEDIA BELEID

8 De werkgever beslist Over toegang en gebruik tijdens de arbeidstijd Werknemer staat onder gezag en moet instructies werkgever opvolgen (art. 17, 2 AOW) Werkgever is als eigenaar van arbeidsmiddelen (PC, smartphone, internetverbinding) vrij om hierover te beschikken Deze CAO heeft geen betrekking op de regels voor de toegang tot en/of het gebruik van de elektronische online communicatiemiddelen, welke het prerogatief van de werkgever zijn (CAO 81) Over gebruik buiten de arbeidstijd Werknemers moeten zich respectvol en loyaal gedragen, geen vertrouwelijke informatie vrijgeven en werkgever niet schaden (art. 16 en 17 AOW) 8

9 Stappenplan Social Media Team Beleid op maat bepalen Noden & wensen Functioneel / Niet-functioneel? Open / gesloten beleid? Hard / zacht beleid? Keuze instrument Arbeidsovereenkomst? Arbeidsreglement? Eenzijdige richtlijnen (policy)? Opstellen Taal Inhoud Invoeren I&C overlegorganen/werknemers Wijzigen arbeidsreglement Ter kennis brengen Opvolging, controle & sanctionering 9

10 Begin goed voorbereid Sociale media team HR manager / HR medewerker Commercieel profiel Social Media Manager IT-specialist Bedrijfsjurist 10

11 Kies een beleid op maat Noden & wensen Functioneel niet functioneel OF sociale media als werkinstrument (virtuele ambassadeurs) EN/OF puur privaat gebruik Gesloten of open beleid OF toegang sites blokkeren generatie Y smartphones gebruik buiten arbeidstijd OF beperken toegang qua tijd (pauzes), duur, frequentie (aantal x per dag inloggen) of communicatiemiddelen (andere PC) OF geen strikte controle op toegang, wel algemene gedragsregels Hard of zacht beleid OF strikte opvolging, controle en sanctionering OF soft law gedragscode 11

12 Kies een beleid op maat Meest geblokkeerde websites (Bron: Smart Business Strategies) 1. Erotiek 69% 2. Gokken 59% 3. Download-sites 53% 4. Online games 46% 5. Geweld 45% 6. Facebook 43% 7. Twitter 39% 8. MySpace 36% 9. Videostreaming 35% 10. YouTube 35% 12

13 Op zoek naar het geschikte instrument Arbeidsovereenkomst Arbeidsreglement Eenzijdige richtlijnen Waarde Hoog Gemiddeld Laag ( gebruik) Binding Controle en sancties Werknemersinspraak Informatie en consultatie Formaliteiten Hoog obv instructierecht WG Hoog obv instructierecht WG Hoog obv instructierecht WG Obv arbeidsreglement Obv arbeidsreglement Obv arbeidsreglement Volledig Gemiddeld Geen Ja Ja Ja Administratief zwaar want individueel akkoord van iedere werknemer vereist Geen individueel akkoord vereist, maar strikt formele procedure met collectieve werknemersinspraak Afschrift sociale inspectie Geen formaliteiten 13

14 Op zoek naar het geschikte instrument Arbeidsovereenkomst Hoog sociaal draagvlak Individueel akkoord Sancties + - Individueel akkoord vereist, ook voor wijzigingen Administratief zwaar Evt. ook wijziging arbeidsreglement vereist (hard beleid) Arbeids-reglement Hoog sociaal draagvlak Sancties All-in-one Eenzijdige richtlijnen (policy) Geen werknemersinspraak/akkoord vereist Geen formaliteiten Eenvoudig te wijzigen dmv wijzigingsbeding Collectief overleg Zware formele procedure, ook voor wijzigingen Sociale inspectie Lager sociaal draagvlak Evt. ook wijziging arbeidsreglement vereist (hard beleid) 14

15 Op zoek naar het geschikte instrument Eenzijdige richtlijnen Policy, gedragscode, protocol, (ondernemings)reglement, dienstorder, nota, Afzonderlijke policy? Relatie met andere policies: IT ( / internet) Ethische gedragscode 15

16 Taalwetgeving NL / FR / DUI obv exploitatiezetel Engels beleid op groepsniveau? Arrest Las (HvJ 16 april 2013, C-202/11) internationale arbeidsovereenkomsten 16

17 Inhoud Voorbeeldclausules Inleiding Waarom een beleid? Informed consent Materieel toepassingsgebied Zo ruim mogelijk, zowel op het werk als daarbuiten Personeel toepassingsgebied Alle werknemers Regels inzake toegang Open of gesloten beleid Werk/productiviteit mag er niet onder lijden 17

18 Inhoud Voorbeeldclausules Internet is publiek domein Verweer tegen privacyrecht werknemers Juiste en gepaste privacy settings (interne training) Bevestiging algemene werknemersverplichtingen Eerbied en achting loyauteit Vertrouwelijke informatie moet confidentieel blijven Welvoeglijkheid en goede zeden Respect voor IP (auteurswet, logo s, ) en privacy derden (recht op afbeelding) Instructies en bevelen werkgever naleven Verwijzing naar andere policies Ongepaste / schadelijke posts op eerste verzoek verwijderen 18

19 Inhoud Voorbeeldclausules Algemene gedragsregels bij niet-functioneel gebruik Berichten plaatsen over of namens bedrijf Hoe bedrijf beschrijven op profielpagina s Regels inzake vriendschap met hiërarchisch oversten, klanten, leveranciers Statement dat opinies persoonlijk zijn Wat te doen bij vaststellen van negatieve uitlatingen over bedrijf Klachten over werk intern oplossen, niet via sociale media Regels bij exit aanpassen profiel, verwijzing naar bedrijf 19

20 Inhoud Voorbeeldclausules Specifieke gedragsregels voor functioneel gebruik Huisstijl, communicatieregels, hoe zich kenbaar maken, profiel verwijderen bij einde AO, Aanduiden contactpersoon sociale media Controle en sanctionering Hard of zacht beleid Verwijzing naar CAO 81 en Privacywet Verwijzing naar relevante bepalingen arbeidsreglement 20

21 Inhoud Voorbeeldclausules Aansprakelijkheid (art. 18 AOW) Werknemers blijven zelf aansprakelijk voor gebruik en eventuele schade Akkoordverklaring eenzijdige richtlijnen / arbeidsreglement Ondertekening voor ontvangst en/of voor akkoord informed consent Nieuw akkoord bij iedere wijziging? Waarde akkoord? Ondergeschikte positie werknemer Instemming controle en verwerking persoonsgegevens 21

22 Inhoud - Voorbeeldclausules Aanvullen met praktijkvoorbeelden Tips & tricks Do s & dont s 22

23 INVOEREN VAN HET SOCIALE MEDIA BELEID

24 Tussenkomst overlegorganen Onafhankelijk van de gekozen rechtsbron Beslissingsrecht? Neen Informatie en/of consultatie? Ja Ondernemingsraad Wet 20 september 1948: advies over maatregelen die arbeidsorganisatie en -voorwaarden zouden kunnen wijzigen CAO nr. 9 van 9 maart 1972 inzake OR: raadplegen over ingrijpende veranderingen arbeidsorganisatie of -overeenkomsten CAO nr. 81 : inlichten over controle elektronische communicatiegegevens 24

25 Tussenkomst overlegorganen CPBW Bij ontstentenis OR: CAO nr. 9 Bij ontstentenis OR: CAO nr. 81 Syndicale Delegatie CAO nr. 5: gehoord over veranderingen die de contractuele of gebruikelijke loon- en arbeidsvoorwaarden kunnen wijzigen Bij ontstentenis OR en CPBW: CAO nr. 81 Werknemers Bij ontstentenis OR, CPBW en SD: CAO nr

26 Wijziging arbeidsreglement Noodzakelijk indien: Gekozen voor opname sociale mediabeleid in arbeidsreglement Inhoud sociale media beleid via arbeidsovereenkomst of eenzijdige richtlijnen betrekking heeft op verplichte vermeldingen arbeidsreglement (hard beleid) Rechten en plichten toezichthoudend personeel Tekortkomingen en straffen (disciplinaire sancties) Opsomming dringende redenen 26

27 Wijziging arbeidsreglement Procedure Geen OR Werkgever stelt ontwerp op Aanplakking + Register / 15 dagen Verzenden register aan sociale inspectie Wel OR OR stelt ontwerp op Aanplakking Raadpleging OR Evt. tussenkomst sociale inspectie + paritair comité Inwerkingtreding Bewaren op toegankelijke plaats en afschrift aan iedere werknemer Afschrift aan sociale inspectie 27

28 Ter kennis brengen Aan personeel Informatiesessies - training Intranet Aan Privacycommissie ( 556D0BC3B9208EAC1954DA12F0E16) Aan sociale inspectie Indien wijziging arbeidsreglement Aan derden / derde ondernemingen Zelfstandige dienstverleners, uitzendkrachten, cateraars, schoonmaakploeg, etc. Via dienstverleningsovereenkomsten 28

29 OPVOLGING, CONTROLE & SANCTIONERING

30 Opvolging Up to date houden! 30

31 Controleer gepast Voorwaarden van CAO 81 naleven Finaliteit = naleven regels sociale media Legaliteit transparantie - informed consent werknemer moet weten wat inbreuk is en tegen welke modaliteiten => policy! - Collectieve informatie aan overlegorganen Proportionaliteit (verhouding inbreuk privacy en nagestreefde doeleinde: eerst anoniem dan individualiseerbaar) 31

32 Controleer gepast Privacy-issues Recht op bescherming privé-leven Niet absoluut: zelf publiek maken informatie (afstand) Clausule in social media beleid Redelijke privacyverwachting? (Beperkte) rechtspraak is streng Arbeidsrechtbank Namen, 10 januari 2011 Arbeidsrechtbank Leuven, 17 november 2011 en Arbeidshof Brussel, 3 september 2013: posten op publieke facebook-pagina sluit redelijke privacyverwachting uit Feitelijke beoordeling - publieke informatie in context bekijken Ruchtbaarheid informatie Aard informatie Intentie te schaden 32

33 Controleer gepast Verwerken van persoonsgegevens conform Privacywet Rechtmatig doeleinde Informatie over verwerking Rechten werknemer Aangifte Privacycommissie ( essionid=328556d0bc3b9208eac1954da12f0e16) 33

34 Controleer gepast Vrije meningsuiting (art. 19 Grondwet) - Recht op kritiek Niet absoluut Begrensd door Verplichtingen als werknemer: Respect, vertrouwelijkheid, oneerlijke concurrentie, Geen laster eerroof Fr. Cour de Cassation 10 april 2013: beledigingen t.a.v. ex-werkgever zijn privaat 34

35

36 Sancties Het internet als bewijsmiddel - wering uit debatten? Disciplinaire sancties Stakingsvordering of schadevergoeding Ontslag om dringende reden Strafsancties Klacht bij Privacycommissie - imagoschade 36

37 Sancties: algemene regels Zorg voor een geldig bewijs Volg interne procedures consequent Sanctioneer proportioneel en gelijk Bouw dossier op 37

38 Het internet als bewijsmiddel Automatische wering uit debatten van onrechtmatig verkregen bewijs Exclusionary rule Antigoon brengt verandering (Cass. 14 oktober 2003) Onder bepaalde voorwaarden kan rechter beslissen om onrechtmatig bewijs toe te laten Antigoon vindt weg naar burgerlijke zaken (Cass. 10 maart 2008) Ook in arbeidszaken? Soms wel: Arbrb. Gent 1 september 2008; Arbh. Antwerpen, 2 september 2008; Arbrb. Mechelen, 20 maart 2013; Arbh. Antwerpen 24 mei 2013; Arbh. Brussel 3 september 2013 Soms niet: Arbh. Brussel 7 februari

39 Tuchtsancties Link met arbeidsreglement 39

40 Stakingsvordering en schadevergoeding Staking vorderen van informatie op internet Kortgeding voor arbeidsrechtbank Schadevergoeding Bewijs van fout, schade en causaal verband Artikel 18 Arbeidsovereenkomstenwet Begroting imagoschade? 40

41 Ontslag om dringende redenen Artikel 35 Arbeidsovereenkomstenwet De ernstige tekortkoming die elke professionele samenwerking tussen de werkgever en de werknemer onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt Foutief gebruik sociale media of andere contractuele tekortkoming Drie dagen termijn 41

42 Ontslag om dringende redenen Feitelijke appreciatie Concrete omstandigheden en context Duidelijkheid en transparantie van de overtreden norm Rechtbank aanvaardt niet dat werknemer niet-naleving procedures/verbodsbepalingen ten laste wordt gelegd, indien niet duidelijk vooraf meegedeeld Belang goed opgestelde arbeidsreglement / policies Houding werkgever (gedoogbeleid) Verleden werknemer Clausule policy? 42

43 Ontslag om dringende redenen Arbrb. Leuven 17 november 2011 en Arbh. Brussel 3 september 2013: DR Hoge functie Beursgenoteerd bedrijf Tijdstip posten informatie Arbh. Brussel 4 maart 2010: Geen DR Geen besef werknemer Relatief beperkte impact van informatie voor beperkte groep Sociaal conflict Arbrb. Namen 10 januari 2011: Geen DR Sociaal klimaat 43

44 Strafsancties Artikel 124 Wet elektronische communicatie wijzigen, schrappen, kenbaar maken, opslaan of er enig gebruik van maken Geldboete 50 EUR tot EUR (x 6) Artikel 314bis Strafwetboek gebruik met bedrieglijk gebruik / oogmerk te schaden Gevangenisstraf 6 mnd tot 1 jaar / geldboete 200 EUR tot EUR (x 6) Hacking (art. 550bis 1 Sw) diegene die, terwijl hij weet dat hij daar toe niet gemachtigd is, zich toegang verschaft tot een informaticasysteem of zich daarin handhaaft 3 maanden tot 1 jaar (bedrieglijk opzet: 6 mnd tot 2 jaar) / 26 tot euro (x 6) Intern toegang verschaffen (art. 550bis 2 Sw) met bedrieglijk opzet of met het oogmerk te schaden, zijn toegangsbevoegdheid tot een informaticasysteem overschrijden 6 mnd tot 2 jaar / 26 tot euro (x 6) 44

45 Klacht bij Privacycommissie Imagoschade 45

46 BESLUIT

47 Besluit Social media beleid is een must in werkomgeving Sensibilisering informatie Conflictbeheersing Vermijden misverstanden door duidelijke afspraken Vermijden imago- en/of reputatieschade Verweer tegen privacyrecht werknemer Juridische kapstok voor controle en sanctionering met respect privacy werknemers Toetsingselement voor beoordeling door rechtbanken 47

48 Vragen? 48

49 Isabel Plets Of counsel, Lydian Praktijklector, Vakgroep sociaal recht, Universiteit Gent T M Isabel.plets@lydian.be 49