E-rechten op het werk: s en Internet: duidelijke afspraken tussen werkgevers en werknemers. E-RECHTEN Juni 2002

Transcriptie

1 E-RECHTEN Juni 2002 o s en Internet: duidelijke afspraken tussen werkgevers en werknemers M nieuwe ag u uw computer op het werk gebruiken om privé te surfen op het internet of een persoonlijke te versturen? Mag uw werkgever uw berichten lezen? Mag hij controleren E-rechten op het werk: reglementering welke websites door u werden bezocht? Kortom, hoe ver gaat het privé-leven op het werk? Op de meeste van deze vragen is een antwoord gekomen met het sluiten van de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 81 ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische on line-communicatiegegevens.

2 2 Waarom deze nieuwe overeenkomst? voor de werknemer te bepalen. Andere hadden geen scrupules om ook de inhoud van de bezochte sites of de verstuurde s na te gaan. Deze geschillen werden in de meeste gevallen voor de rechtbank beslecht. De nieuwe communicatietechnologieën (internet, ) zorgen voor nieuwe problemen in de ondernemingen. Hoe kan men de persoonlijke levenssfeer van de werknemer eerbiedigen en tegelijk de goede functionering van de onderneming garanderen? In de praktijk worden de werknemers in hun onderneming dagelijks geconfronteerd met twee soorten problemen: het opstellen van reglementen of gedragcodes die worden onderhandeld, of eenzijdig opgelegd door de werkgever, over het gebruik van de nieuwe technologieën binnen de onderneming; de controle van de werkgever, via deze reglementen of codes voor goed gedrag (of buiten elke omkadering), van het gebruik van de nieuwe technologieën door de werknemers. Sommige werkgevers hebben werknemers ontslagen omdat ze s verstuurden of websites bezochten ten persoonlijke titel, tijdens of buiten de werkuren, maar met de pc van de onderneming. Sommige werkgevers beperkten zich tot het evalueren van de connectietijd om een sanctie De argumenten die tijdens deze geschillen werden aangehaald, zijn divers (respect van het privé-leven, controlerecht van de werkgever, geheim van de s op basis van de regeling voor brieven en telefonische gesprekken ). Tegenover deze argumenten nu eens binnen het arbeidsrecht, dan weer binnen het algemene recht, met of zonder straf was de jurisprudentie al even divers. De ene uitspraak hield boven alles rekening met het principe van het respect van het privé-leven op de arbeidsplaats, de andere ontkende dit gedeeltelijk of volledig. In die context gaven de sociale partners (vakbonden en werkgevers) op 26 april 2002 een antwoord op deze verschillende vragen in de vorm van een collectieve arbeidsovereenkomst ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische on line-communicatiegegevens. België is daarmee het eerste land in Europa dat hierover een regeling tussen werkgevers en werknemers afspreekt. De BBTK heeft een belangrijke rol gespeeld in de totstandkoming van deze collectieve arbeidsovereenkomst (CAO). De overeenkomst moet een einde maken aan de onduidelijkheid in de ondernemingen op het vlak van de e-rechten van de werknemers en moet een einde stellen aan de huidige juridische onzekerheid.

3 3 De nieuwe overeenkomst in een oogopslag De nieuwe overeenkomst voorziet in een procedure die verplicht moet worden ingevoerd alvorens over te gaan tot eender welke controle op het gebruik van elektronische communicatiemiddelen door de werknemers. Voorwaarde 1 Vooraf inlichten van de werknemers (principe van transparantie) Een geheime controle door de werkgever is uitgesloten. De werkgever moet voorafgaand een individuele EN collectieve informatie geven. Wat betekent dit concreet? Er zijn twee cumulatieve types van informatie voorzien: COLLECTIEVE informatie: de werkgever moet de ondernemingsraad inlichten (of bij ontstentenis het CPBW of bij ontstentenis de Syndicale Afvaardiging of de werknemers rechtstreeks, als er geen overlegorganen bestaan binnen de onderneming) over waarom (de doelstellingen) en hoe een controle, het al dan niet permanente karakter, de plaats waar de gegevens worden bewaard, enz. INDIVIDUELE informatie: de werkgever moet iedere werknemer individueel inlichten - door middel van bijvoorbeeld het arbeidsreglement, de arbeidsovereenkomst, elektronische boodschappen, uithanging of een omzendbrief - over de gebruiksmodaliteiten van de informatica, rechten, plichten en verboden en mogelijke sancties. Voorwaarde 2 Doelstellingen van de controle omschrijven (principe van de finaliteit) Tijdens de fase van de informatie moet de werkgever de controlefinaliteiten op een duidelijke en expliciete manier omschrijven. De controle is toegelaten in het kader van één van de volgende finaliteiten: de preventie van ongeoorloofde feiten, feiten die strijdig zijn met de goede zeden of die de waardigheid van een andere persoon kunnen schaden; de bescherming van economische, handels- en financiële belangen van de onderneming die vertrouwelijk zijn, alsook het tegengaan van ermee in strijd zijnde praktijken; de veiligheid en/of de goede technische werking van het geheel van IT-netwerksystemen van de onderneming, met inbegrip van de controle op de kosten die ermee gepaard gaan alsook de fysieke bescherming van de installaties van de onderneming; de naleving van de in de onderneming geldende regels voor het gebruik van netwerktechnologie. Geen enkele andere doelstelling mag worden aanvaard. De werkgever moet de finaliteit(en) die hij wil nastreven binnen deze vier finaliteiten heel precies vastleggen. Voorwaarde 3 Geen inmenging in de persoonlijke levenssfeer (principe van de proportionaliteit) De controle mag geen inmenging in de persoonlijke levenssfeer tot gevolg hebben. Als een inmenging onvermijdelijk is, moet dit tot een minimum worden beperkt. Dit zijn de drie voorwaarden waaronder een algemene controle van elektronische gegevens wordt toegestaan. Maar wat als er door die controle misbruiken worden vastgesteld? De CAO voorziet in een duidelijke procedure van individualisatie in verschillende stappen die de werkgever in zo n situatie moet volgen. Procedure Indien één van de volgende drie doelstellingen ingevuld wordt: preventie van ongeoorloofde feiten, bescherming van economische belangen, veiligheid en/of de goede technische werking van de informaticasystemen, mag de werkgever onmiddellijk de gegevens individualiseren, met andere woorden de werknemer in kwestie identificeren en gepaste maatregelen nemen (zie voorwaarde 1: Vooraf inlichten van de werknemers ). Er moet dus sprake zijn van ongeoorloofde feiten, pornografie, misbruik van vertrouwelijke gegevens of een risico voor de veiligheid van het netwerk. Indien het gaat over de vierde doelstelling, het niet-naleven van de gebruiksregels van de netwerktechnologie die in de onderneming van toepassing zijn, dan verloopt de procedure in drie fasen: 1. Inlichten van de werknemers (alarmbel) De werkgever moet eerst alle werknemers inlichten over het bestaan van misbruiken en herinneren aan de voorschriften in de onderneming. 2. Individuele controle Als de werkgever dan toch opnieuw een misbruik vaststelt, mag hij de identiteit van de verantwoordelijke(n) opsporen. 3. Gesprek De werkgever moet de betrokken werknemer(s) in een gesprek de kans geven zich te verantwoorden. Bij dit gesprek mag de vakbondsafgevaardigde aanwezig zijn. In alle gevallen heeft de werkgever vanaf het moment dat het beroepsmatige karakter van de communicatie betwist wordt, nooit het recht de inhoud van de elektronische gegevens te bekijken (zelfs niet het onderwerp), behalve als de werknemer (en de andere partijen betrokken bij de communicatie) hiervoor uitdrukkelijk toestemming geven.

4 4 Enkele vragen 1 Wat is een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO)? Een CAO is een overeenkomst afgesloten tussen één of meerdere vakbonden en één of meerdere werkgeversfederaties. De overeenkomst bepaalt de individuele en collectieve relaties, alsook de rechten en plichten, tussen werkgevers en werknemers. 2 Waarom was deze overeenkomst noodzakelijk? De nieuwe communicatiemiddelen vereisen nieuwe collectieve afspraken tussen werkgevers en werknemers. De onduidelijkheid in de ondernemingen over wat kan en niet kan, veroorzaakt immers veel problemen. Zelfs in ondernemingen binnen de sectoren van de informatie- en communicatietechnologie (ICT) worden werknemers dikwijls de basisrechten ontzegd, zoals de toegang tot het intranet voor het bezoeken van vakbondssites en het informeren van werknemers. De werkgevers legden eenzijdige gedragscodes op en de druk op het terrein werd steeds groter. De regeling die vakbonden en werkgevers nu hebben afgesproken, is dan ook een belangrijke stap voorwaarts, die de werknemers eindelijk de nodige bescherming geeft op het vlak van e-rechten. 3 Wat zijn de voordelen van deze overeenkomst? Deze overeenkomst heeft de verdienste op een duidelijke manier de rechten en plichten van de werknemers en de werkgevers vast te leggen: de werkgever mag controle uitoefenen maar niet eender hoe: hij moet een aantal basisprincipes naleven; de werknemer heeft recht op respect van zijn privéleven maar niet tegen elke prijs (zie De nieuwe overeenkomst in een oogopslag, met daarin de definitie van de doelstellingen die aanvaard worden voor de controle door de werkgever). Deze overeenkomst heeft daarnaast ook het voordeel de werknemer binnen een reglementering eigen aan het arbeidsrecht, fundamentele principes te garanderen, die enkel bestonden in teksten van algemene toepassing: het principe van finaliteit: de overeenkomst geeft een limitatieve opsomming van de gevallen waarin een controle mag plaatsvinden; het principe van de proportionaliteit: geen inmenging in het privé-leven, indien onvermijdelijk zo weinig mogelijk; het principe van de transparantie: voorafgaande informatie (collectief en individueel) en evaluatie binnen de overlegorganen in de onderneming. 4 Op wie is de overeenkomst van toepassing? De collectieve arbeidsovereenkomst nr. 81 werd gesloten in de Nationale Arbeidsraad en heeft betrekking op alle sectoren en ondernemingen (het is met andere woorden een interprofessionele CAO). Het is een basisregeling. Elke sector kan deze regeling aanpassen aan zijn eigen specificiteiten, met respect voor de basisprincipes (zie Wat kunnen de vakbonden onderhandelen? ). Als in de onderneming een betere regeling bestaat, blijft deze geldig. De overeenkomst zal door een Koninklijk Besluit bindend worden verklaard. De niet-naleving zal dus tot strafrechterlijke vervolgingen kunnen leiden. Doordat de CAO afgesloten is op interprofessioneel niveau, zijn ook de werknemers in de KMO s beschermd, die geen syndicale vertegenwoordiging hebben. 5 Mag de werkgever het gebruik van s of het bezoeken van websites ten persoonlijke titel verbieden? De nieuwe CAO heeft niet de bedoeling de toegang of het gebruik van elektronische communicatiemiddelen door de werknemers te regelen. Dit blijft een voorrecht van de werkgever (zie niettemin de vraag Wat kunnen de vakbonden onderhandelen? ). Maar het gaat over het garanderen van het respect van het privé-leven van de werknemer, wanneer de werkgever een controle uitoefent. In de praktijk Stel u voor dat uw onderneming al het privé-gebruik van s aan de werknemers verbiedt. Ze stelt in die zin een reglement op en organiseert een controle, na u eerst ingelicht te hebben volgens de procedures voorzien in de CAO nr. 81.Wat gebeurt er als u toch uw pc gebruikt voor privé-communicatie? Als uw werkgever een globale controle uitvoert en een misbruik vaststelt, mag hij na het informeren van alle personeelsleden over het opgespoorde misbruik en na het voorkomen van een nieuw misbruik, de gegevens individualiseren, m.a.w. de identiteit van de verantwoordelijke opsporen. Op dat moment moet de werkgever u ontmoeten, in het bijzijn van uw vakbondsafgevaardigde, alvorens u eventueel een sanctie op te leggen (de voorziene sancties werden medegedeeld bij de voorafgaande informatie bij het invoeren van de controle).

5 5 6 Wat met de bestaande wetgeving over de bescherming van de persoonlijke levenssfeer? De nieuwe CAO is een vertaling in sociaal recht van de belangrijkste fundamentele principes uit andere wetgevingen. Alle bepalingen van de bestaande wetgeving, zoals de wet van 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer, blijven van toepassing (verplichting om een bestandsbeheerder te benoemen, recht van de werknemer om de persoonlijke gegevens die eventueel over hem werden verzameld te raadplegen en recht te zetten). Hetzelfde geldt voor de wet van 21 maart 1991 (de zogenaamde Belgacom-wet). De CAO baseert zich eveneens op art. 8 van het Europees verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en art. 22 van de Grondwet. 7 Wat kunnen de vakbonden onderhandelen? De overeenkomst garandeert een goed evenwicht tussen de bescherming van het privé-leven en de legitieme controle van de werkgever, maar het is een basisregeling. Elke sector kan de regeling aanpassen aan zijn eigen specificiteiten, met respect voor de basisprincipes: inlichten van de werknemers; bepaling van de doelstellingen van de controle; proportionaliteit van de controle tegenover het respect van het privé-leven. De overeenkomst dwingt de werkgevers hun controlebeleid ter discussie te stellen. Daardoor krijgen de syndicale afgevaardigden een nieuw middel in handen om te onderhandelen over zowel de controle die wordt ingevoerd, als over het privé-gebruik van de informatica door de werknemers. Tegelijkertijd kunnen ze op die manier een einde maken aan de eenzijdige reglementen opgelegd door de werkgevers. De vakbondsafgevaardigden kunnen onder meer onderhandelen over de manier waarop de werkgever de controle wil invoeren of de mogelijke sancties die de werknemers riskeren. Bovendien hebben de vakbondsvertegenwoordigers het recht om de betrokken werknemer(s) bij te staan in het gesprek met de werkgever, na het vaststellen van het misbruik (zie hoofdstuk Procedure ). Als er in de sector of onderneming al een betere regeling is afgesproken, blijft deze geldig (in vakjargon noemt men dit een clausule van niet-regressie ). Ongunstigere bepalingen zullen echter moeten afgewogen worden tegenover de principes van de overeenkomst. 8 Welke syndicale controle? Op regelmatige tijdstippen moet er een evaluatie van de ingevoerde controlesystemen uitgevoerd worden binnen de Ondernemingsraad, of bij ontstentenis binnen het CPBW of op het niveau van de Syndicale Afvaardiging. Bedoeling? Voorstellen doen met het oog op de herziening van de controlesystemen in functie van de technologische ontwikkelingen. Op dat moment kunnen onderhandelingen aangevat worden over het privé-gebruik van de informatica door de werknemers. 9 Wat met de syndicale activiteiten? De collectieve arbeidsovereenkomst is niet van toepassing op de syndicale activiteiten binnen de onderneming. Dit betekent dat de werkgever geen controlerecht heeft op syndicale gegevens die via het informaticanetwerk worden verspreid en dit evenmin kan verbieden. 10 Wat mag de werkgever controleren? Mits naleving van de vastgelegde procedure (zie «De nieuwe overeenkomst in een oogopslag»), mag de werkgever de elektronische communicatiegegevens. controleren, met andere woorden individualiseren. Behalve met het akkoord van de werknemer mag de werkgever de inhoud van het bericht of de bezochte website niet nagaan. 11 Hoe regelt men de e-rechten van werknemers in het buitenland? Met deze CAO heeft België een primeur in Europa. Er bestaan wel richtlijnen terzake, maar geen enkel land had tot nu toe een CAO afgesloten. In sommige landen is de situatie heel schrijnend. In het Verenigd Koninkrijk bijvoorbeeld is de wetgeving zeer restrictief en zijn de werknemers in de meeste gevallen overgeleverd aan de willekeur van de werkgever, zonder syndicale bescherming, met alle misbruiken van dien. 1. Dit zijn gegevens betreffende de elektronische communicatie via een netwerk, opgevat in de brede zin en onafhankelijk van de support waarop ze verzonden of ontvangen worden door een werknemer in het kader van de arbeidsrelatie (voorbeeld: volume van het bestand, type bestand).

6 6 Onze regionale afdelingen Aalst-Dendermonde-Ronse- Oudenaarde Houtmarkt Aalst Tel. 053/ BBTKAalst@bbtk-abvv.be Antwerpen Van Arteveldestraat Antwerpen Tel. 03/ AdminBBTKAntwerpen@bbtk-abvv.be Brugge Zilverstraat Brugge Tel. 050/ BBTKBrugge@bbtk-abvv.be Meer informatie? Wenst u meer informatie over de nieuwe collectieve arbeidsovereenkomst? Aarzel niet contact op te nemen met uw vakbondsafgevaardigde of één van onze gewestelijke kantoren. U kan de integrale tekst van de CAO lezen op onze website (onder de rubriek Publicaties alle sectoren ). Brussel-Halle-Vilvoorde Rouppeplein Brussel Tel. 02/ admin.brussel@bbtk-abvv.be Edingensesteenweg Halle Tel. 02/ admin.halle@bbtk-abvv.be Vlaanderenstraat Vilvoorde Tel. 02/ admin.vilvoorde@bbtk-abvv.be Gent Ons Huis Vrijdagmarkt Gent Tel. 09/ admin.gent@bbtk-abvv.be Hasselt De Schiervellaan Hasselt Tel. 011/ admin.bbtkhasselt@bbtk-abvv.be Kortrijk Conservatoriumplein 9, b Kortrijk Tel. 056/ admin.bbtkkortrijk@bbtk-abvv.be Leuven Achturenhuis Maria-Theresiastraat 121/ Leuven Tel. 016/ admin.leuven@bbtk-abvv.be Mechelen H. Consciencestraat Mechelen Tel. 015/ BBTKMechelen@bbtk-abvv.be Oostende-Roeselare-Ieper J. Peurquaetstraat 1, b Oostende Tel. 059/ BBTKOostende@bbtk-abvv.be Sint-Niklaas (Waasland) Mercatorstraat Sint-Niklaas Tel. 03/ waasland@bbtk-abvv.be Turnhout Grote Markt Turnhout Tel. 014/ BBTKKempen@bbtk-abvv.be o Expresso is een uitgave van de BBTK (Bond der Bedienden, Technici en Kaders van het ABVV). Juni 2002 Verantwoordelijke uitgever: Christian Roland Hoogstraat Brussel Bezoek onze website Samen sterk.