Notulen bestuursvergadering

Transcriptie

1 Datum: Aanwezig: Saskia van Miltenburg (SvM), Meinie Naus (MN), Corinne Koot (CK), en Gerard Ros (GR) Afwezig: - Notulist: CK 1. Agenda vaststellen CK voegt toe aan agendapunt 7 (financiën): update facturatie RWS CK voegt toe aan agendapunt 8 (WVTTK): vraag Dik Welkers 2. Notulen vorig overleg Afgesproken procedure betreffende publiceren notulen: na overleg stuurt notulist notulen aan overige bestuursleden overige bestuursleden reageren binnen een week op de notulen na verwerking commentaar verstuurd notulist eindversie aan GR voor publicatie op website. Geplande acties uit vorig overleg zijn grotendeels uitgevoerd. Enkele updates zijn opgenomen in de actielijst onder punt Mededelingen en ingekomen stukken - Terugblik gesprek RWS (Remco de Boer). Goed gesprek, we zouden nog contactgegevens krijgen. Nadenken over connectie jong en oud (zie ook volgend punt). Remco gaf aan een sterke voorkeur te hebben om zoveel mogelijk bij bestaande activiteiten aan te sluiten - Idee JongSTRONG, RWS en Gerd de Kruijf: om een keer met een groep jong professionals een dagje met elkaar bij (semi)overheid te gaan werken. Tijdens lunch netwerkmogelijkheden (eventueel met inhoudelijk praatje of inspiratiesessie met bijvoorbeeld een jong iemand uit de duurzame top 100), rest van de dag ieder aan eigen projecten werken. Bijvoorbeeld bij RWS, gemeenten, provincies, etc. Eventueel met borrel aan het eind. Meest geschikt lijkt vrijdag. Verder uitwerken activiteit actie SvM: informeren bij Maaike van Antea of zij dit wil oppakken. - Aanhaken bij bestaande activiteiten: Saskia checkt platformbijeenkomsten. - Gesprek met BBF (Martijn van Houten en Martin Doeswijk). Geen geld beschikbaar voor JongSTRONG. Wel wens voor ondersteuning/aansluiting door en met jong professionals. Actie CK: bijhouden wat stand van zaken is (via Martijn van Houten). - Terugblik netwerkborrel: er waren circa 15 mensen, er was een leuke en informele sfeer, leuke gesprekjes en discussies. Saskia heeft een kleine speech gehouden over de totstandkoming JongSTRONG, verwachte activiteiten en mogelijkheden JongSTRONG. Meerdere enthousiaste leden willen graag meedenken/ / organiseren activiteiten. Een van de mogelijke activiteiten die nog werd genoemd : International water week in 1/6

2 Amsterdam. Verslagje van de borrel wordt doorgestuurd aan deelnemers + komt op website. - Terugblik Generatie R (van Ruimte) (bijeenkomst JongLeefomgeving, gehouden bij Jonge Honden in Utrecht. Jonge Honden = verenigde ZZP-ers rond ruimte en gezondheid). Notulen stuurt SvM door. Meeste netwerken uit ons jaarplan waren aanwezig. Brainstorm gehouden voor mogelijke thema s. Geconcludeerd werd dat dit initiatief niet verder vorm wordt gegeven door het organiseren van bijeenkomsten, maar door iets nuttigs/blijvends te maken. Het idee is om een jonge omgevingsvisie op te stellen, zodat dat meegenomen kan worden bij landelijke omgevingsvisie. Er komt een meeting om hier verder over na te denken en dit uit te werken. We zullen Okke vragen om hier betrokken bij te zijn vanuit JongSTRONG (ook om onderdeel bodem en ondergrond te borgen + kennisuitwisseling Jong/Oud). Het idee is om de visie te presenteren op dag van Omgevingswet (1 okt), Bodembreed Symposium (november?), slotbijeenkomst jaar van de ruimte (15 dec). - Ingekomen mail. Vooral aanmeldingen leden. Mail Ministerie EZ. Eventueel samen wat oppakken. 4. Bespreekpunten - Activiteit grondwater samen met JongKNW. Activiteit op voorjaarscongres KNW op 23 april (Spoorwegmuseum Utrecht). Voor deze activiteit komt een aparte deelnemerslijst, en jong professionals kunnen zich dus ook apart opgeven. Toegang bijeenkomst JongKNW/JongSTRONG wordt gratis voor jong professionals. Opgeven waarschijnlijk via website KNW + men mag dan ook naar de borrel van het voorjaarscongres. Maximaal deelnemers sessie. Er wordt nog geïnformeerd naar ruimte/locatie. Titel congres: gedoe in de ondergrond, titel sessie JongKNW/JongSTRONG: Hoezo gedoe in de ondergrond? Invulling sessie: inhoudelijke spreker en daarna Serious game ondergrond. Serious game (van Ambient) kost normaal best wat geld, informeren bij Sonja Kooiman wat mogelijkheden zijn om het voor deze bijeenkomst gratis/met korting te gebruiken (actie MN). 24 maart volgend overleg JongKNW en JongSTRONG (MN gaat sowieso, indien mogelijk gaat CK mee). Randzaken (ruimte, faciliteiten) worden geregeld door Arjan (JongKNW), Louise (JongKNW) regelt spreker, Meinie (JongSTRONG) regelt Serious Game. - Activiteit aanbesteden (SvM). Maarten Klijn (Geofox) gesproken op JongSTRONG borrel, deze activiteit eventueel samen met hem oppakken. En mogelijk met ProRail, rondom spoorzone Delft. Rondleiding (met MKB-er MWH) + praatje RWS over aanbesteden en van ProRail. Aandachtspunt: aanbesteden klinkt niet erg spannend, het moet wel een beetje aantrekkelijk worden gebracht voor onze leden. Idee invulling: artikel dat MN eerder had rondgestuurd (over FuckUp Nights) gebruiken als inspiratie pitches met voorbeelden uit de praktijk: wat ging er finaal mis, en dan samen nadenken over hoe je het kan voorkomen. SvM start deze maand met opzetten/uitwerken. Bijeenkomst in juni/juli organiseren. 2/6

3 - Activiteit duurzame stad (GR). Nog ver weg (september), nu nog geen acties. Maaike heeft interesse om te helpen. Hitte in de stad of stadslandbouw. GR gaat brainstormen met Maaike. Mogelijk aansluiten bij een activiteit van RWS. Eventueel Trainee van bodem en klimaat van Tauw betrekken. - JongSTRONG / KOBO-HO zodra kennisvragen gecontroleerd zijn door Douwe Jonkers: deze online plaatsen en promorondje bij alle aangesloten partners. Op ENBO site staan ook stageplekken. Actie/leads bij CK. - Bodem voor dummies: met/via VVM Jong eventueel samen bijeenkomst regelen voor studenten en jong professionals. MN neemt nog even contact op met Marijke de Heus voor stavaza. Eventueel promo via netwerk kobo-ho. En website kobo-ho onder aandacht brengen. - BodembreedSymposium. Er is een overleg geweest bij Tauw Utrecht. Besloten is om Bodembreed op 1 dag te houden (i.p.v. 2). Naast het aantal dagen staat ook de locatie ter discussie. Bij één dag is een diner en overnachting niet perse nodig, waardoor veel meer locaties geschikt zijn. Wens om gebruik te maken van faciliteiten van universiteiten of gemeentes/provincies. Thema s: duidelijk herkenbare thema s. Aankondiging voor indiening presentaties en onderwerpen is in de maak. Door persoonlijke uitnodigingen te versturen voor het houden van een presentatie/sessie wil men de kwaliteit/inhoud verbeteren. Onthulling: Rotterdam wordt nieuwe locatie voor JongSTRONG krijgt duidelijke locatie/rol (i.o.m. Peter van Mullekom) met stand / of presentatie / etc. Mogelijk kunnen we een aparte activiteit krijgen waar jongeren zich apart voor kunnen aanmelden (met korting/gratis entree), bijvoorbeeld aan eind van de middag. - Overige ideeën / bespreekpunten: o MN vertelt over initiatief Meet je stad (Amersfoort) vanuit gemeente en waterschap, over klimaat in de stad. Burgers kunnen initiatief nemen (cursus wetenschap), hoe meten en dergelijk. Narative Inquire (Gerben) studie klimaatverandering door middel van verhalen. Initiatief blijven volgen (nu nog erg in kinderschoenen). o Jong iemand uit de duurzame top 100 uitnodigen bij een activiteit (of op zichzelf staande activiteit, als inspiratiebijeenkomst). Hoe is hij/zij daar op zo n jonge leeftijd gekomen, welke stappen doorlopen, wat zijn tips en tricks voor andere jong professionals). 5. PR en communicatie - Ledenlijst. MN heeft ledenlijst mailgroepen op alfabet gemaakt. Hoe houden we maillijst up-to-date? Welke lijsten willen we hebben? (megalijst, activiteitenlijst, ). MN maakt opzet voor contactpersonen lijst (1 bestand met verschillende tabbladen), daarna vult Saskia aan met contacten partners etc. en daarna vullen ook CK en GR aan. 3/6

4 - Mailprogramma: het mailprogramma kost erg veel tijd / is niet werkbaar. Hoe kan mailprogramma simpeler? Eventueel via webmail / koppeling outlook. MN gaat zich daar even in verdiepen. Relevant dat invoer via Excel kan. Deadline voor volgend overleg. - Colums: voor komende 2 versies hebben we columnist. Maarten Klijn wil graag een column schrijven voor Bodem, thema communicatie. Voor thema grondwater de trainees van Acacia water benaderen (actie MN). - Artikel Bodem editie 3: voor 11 mei (thema communicatie). Wat betreft Tessa mogen wij dit artikel vrij invullen. Volgende vergadering verder afstemmen / invullen. Ideeën: communicatie in bredere zin interpreteren, zoals communicatiekanalen (K&L) of voedselweb vs communicatie. Andere optie om communicatie tussen jong en oud. - Website: o allen info sturen over bedrijf / jezelf naar GR. o informatie over bijeenkomsten etc. z.s.m. naar GR sturen. o check link met columns (actie GR). o actie voor volgende keer: allen check website + ideeën aandragen voor aanvulling / verbetering website. o Foto s op website: actie allen eigen archief checken op bodem gerelateerde foto s (boorprofielen, profielkuilen, water, landschappen, etc.). Verder bij komende activiteiten veel foto s maken. o Misschien de logo s van aangemelde bedrijven weergeven (via aanmelding, + vermelding bij bijeenkomsten). Wil je je logo op de website: stuur je logo naar info@jongstrong.com - LinkedIn: link op website naar profiel. Hoe actief worden wij op LinkedIn? Er is een groep aangemaakt voor JongSTRONG. JongSTRONG als persoon aanmaken (actie SvM). We proberen 1x per week iets te posten. Per maand is één iemand verantwoordelijk voor de posts. Actiehouder maart: SvM (o.a. post over Generatie R), actiehouder april: MN (o.a. post over activiteit met JongKNW). - Nieuwsbrieven beter benutten! Ook opiniërend, en met leuke nieuwtjes (niet alleen over JongSTRONG, maar ook over het werkveld). Op nieuwsbrieven ook logo s werkgevers. Volgend overleg nieuwsbrief opstellen. - Delen documenten: google drive account maken om documenten met elkaar te delen (dan hoeft niet steeds alles per mail, en hoeven we niet allemaal dezelfde database bij te houden actie CK (account aanmaken + delen); - Ledenwerving: via contacten bij andere bedrijven berichtjes sturen, met verzoek jong professionals te attenderen / aan te laten haken. Via onze partners ook activiteiten blijven aankondigen, met het verzoek door te sturen aan jonge collega s. Contactenlijst gemeenten en provincies (via Remco de Boer), met hetzelfde doel (aankondigen activiteiten, aanmelden jonge collega s). Eventueel ook via Julian Starink jonge mensen bij mini&m. 4/6

5 6. Bestuur - Okke voor volgend overleg uitnodigen (actie SvM). - Nathan (collega SvM) misschien geïnteresseerd als bestuurslid. SvM betrekt hem bij activiteit aanbestedingen. - Allen ogen open houden voor mogelijke bestuursleden. - Bij voorkeur ook bestuurslid van overheidsgerelateerde instantie; - Ook aantal actieve leden persoonlijk benaderen. 7. Financiën - Facturatie RWS kan alleen achteraf. Voor ons niet groot probleem om dit zo te regelen (ging bij jong SKB ook zo). RWS verstuurd soort opdrachtuitvraag, ons eerder verzonden plan van aanpak en/of jaarplan kan dan als offerte dienen. Dan ook even afstemmen wat leveringsplicht inhoud met Remco. - SIKB volgende week overleg in Gouda (SvM en MN). Dan betaling/facturatie even ter sprake brengen (onze voorkeur voor betaling vooraf). 8. Wvttk - Dick Welkers had bij de slotbijeenkomst van SKB een vraag gesteld (over een geschikte naam voor ontzorgorganisaties). Even checken wat de vraag precies was (actie CK) en dan op LinkedIn plaatsen en in de nieuwsbrief. - Mail over spelling Jong professionals : MN reageert nog even en ligt toe wat onze keuze is. - Verzoek om lid te worden van persoon van 58 die naar eigen zeggen jong van geest is. Besloten: persoon komt niet op ledenlijst, maar kan wel op maillijst (om op de hoogte gehouden de worden van activiteiten). Ook is hij natuurlijk welkom bij activiteiten met doelgroep mix jong en oud. En hij kan jong professionals in eigen bedrijf natuurlijk stimuleren om aan te melden. Volgend bestuursoverleg: 9 april in Utrecht. MN checkt locatie (Seats2 Meet, Tauw of vergelijkbare locatie als De Vereeniging in Amersfoort). 5/6

6 9. Afspraken & acties Nr Actie omschrijving Wie Nog openstaande acties uit vorig overleg 1-2 Website updaten met info bedrijven, jaarplan, etc. (voor 15 maart) + check link columns GR SvM, MN, CK Doorsturen logo bedrijf + persoonlijke functie 1-4 Organisatievorm: check dhr. Koot en JZ CK 1-13 Contact VVM over activiteit Bodem voor Dummies MN Nieuwe acties uit huidig overleg 2-1 Brainstorm inplannen met Maaike (Antea) over activiteit Duurzame stad GR 2-2 Stand van zaken BBF bijhouden (via Martijn van Houten) CK 2-3 Kennisvragen uploaden op stagewebsite KOBO-HO + acties promotie CK 2-4 Aanmaken Google Drive account voor delen documenten CK 2-5 Facturatie RWS en SIKB regelen CK 2-6 Check Dik Welkers over vraag naam ontzorgorganisatie CK 2-7 Informeren Maaike (Antea) voor ondersteuning bij organisatie dagje samen werken SvM op locatie 2-8 Check platformbijeenkomsten, mogelijkheden aanhaken activiteiten SvM 2-9 Rondsturen verslag bijeenkomst Generatie R SvM 2-10 Maarten Klijn (Geofox) informeren over ondersteuning bij organisatie activiteit SvM aanbesteden 2-11 Aanmaken persoon JongSTRONG op LinkedIn + posten berichtjes in maart SvM 2-12 Okke uitnodigen voor volgend bestuursoverleg SvM 2-13 Organisatie activiteit met Jong KNW (volgend overleg 24 maart, samen met CK), MN check Sonja Kooiman voor Serious Game 2-14 Bijwerken en rondsturen ledenlijst (ter controle en aanvulling door rest) MN 2-15 Check mogelijkheden mailprogramma MN 2-16 Reacties binnengekomen mail (spelling, oudere deelnemer) MN 2-17 Check foto s uit eigen archief voor op website (bodem en ondergrond gerelateerd, allen in ruime zin) 2-18 Check website voor volgend overleg: ideeën voor verbetering aandragen allen 2-19 Open ogen houden voor nieuwe bestuursleden allen 6/6