Actie Uitvoerder(s) (Eind)datum Status. Checklist opstellen voor bijeenkomsten Ineke

Transcriptie

1 Bijeenkomst:!!! ZP-NET Hoofddorp Datum en tijd:!! 17 januari 2013 van 19:30-22:15 Locatie:!!! Thuis bij Voorzitter:!!! Storm Notulen door:!! Ineke de Moor Aanwezigen:!!! Sievers, Herman Sars, Toos Opstal Afwezig met bericht:! du Maine, Karlijn de Winter, Erica Nijburg Oude actiepunten: Actie Uitvoerder(s) (Eind)datum Status Uitnodiging sturen aan alle leden voor komende bijeenkomst ZP-NET vertegenwoordigen bij bijeenkomst KvK in oude Raadhuis Contact opnemen met Friedo Tamara over presentatie en vervallen Checklist opstellen voor bijeenkomsten Linkje opsturen voor website om pitches op te stellen Navragen hoe het met tijden en WiFi zit in de Boerderij Toos gedeeltelijk Uitzoeken hoe huidige clusterindeling is Ineke Vergadering met Ammo over Nieuwjaarsduik en meer en Afspraak maken met notaris over oprichting vereniging Cluster 1 Voor einde van het jaar Contactpersonenlijst opstellen en aan Ineke sturen Documenten over intervisie opzoeken op website van TekstNet Karlijn vragen een lijst met bijeenkomsten op te stellen Planning voor bijeenkomsten van eerste 3 maanden Mogelijke gastsprekers vragen voor themapresentaties Lijst met onderwerpen voor column WW opstellen Contact opnemen met vereniging in Zwolle over publicaties en Iedereen Cluster 2

2 Actie Uitvoerder(s) (Eind)datum Status Informeren of stichting Meerwaarde wil sponsoren Zorg en Zekerheid benaderen voor sponsoring Informerende bezoeken aan KvK Cluster 1 2. Terugblik: De bijeenkomst van 10 januari waar weer zeer geslaagd. Goede opkomst, goede bijdrage van de leden en een hele goede presentatie. Het enige wat opviel was dat de pitches wat traag op gang kwamen. Afgesproken is dat we een document op gaan zetten waarin we uitleggen wat pitches zijn, waar ze voor dienen, en waarom het zo belangrijk is dat je er altijd een op voorraad hebt. We baseren dit verhaal op materiaal dat heeft aangeleverd. We gaan ook een avond inplannen waarin we een workshop geven over Hoe houd ik een succesvolle pitch? 3. Vooruitblik Vanwege een misverstand over wie de spreker voor de Nieuwjaarsduik zou regelen, was er nog niemand benaderd om 24 januari een presentatie te houden. Gelukkig heeft via haar buurman iemand kunnen organiseren die iets kan komen vertellen over het Nieuwe Netwerken. geeft de naam van deze persoon en de titel van zijn presentatie nog door, zodat dat in de agenda opgenomen kan worden. Ymere houdt ook nog een praatje van vijf minuten over de status van De Burgemeester. Er was sprake van geweest dat Ymere een persbericht zou sturen aan het Witte Weekblad, maar om onbekende redenen is dit niet geplaatst. Volgende week komt er nog wel een column waarin wat wordt verteld over de Nieuwjaarsduik, maar eigenlijk is dat te kort dag: column verschijnt op woensdag, onze bijeenkomsten zijn op de donderdag van dezelfde week. We gaan vragen of we de column een weekje kunnen verschuiven. heeft beloofd om kaartjes te maken die gebruikt kunnen worden voor het speeddaten. is voorzitter en zal een kookwekkertje en gong meebrengen om het speeddaten in goede banen te leiden. We zitten in dezelfde ruimte als vorige keer, dus op de uitnodiging moet genoemd worden dat de deur dicht kan zijn. Ymere doet dit keer de catering, wij zorgen voor (plastic) champagneglazen. Toos biedt aan om Martine van Feestelijk Verantwoord te benaderen hierover. Mocht ze hierop in gaan, dan zullen we haar speciaal noemen tijdens de bijeenkomst. Voor de bijeenkomst van 21 februari wil Herman een workshop geven over het opzetten van een zakelijke pagina in Facebook. 3a. Overleg met de gemeente. en zijn langs geweest bij het hoofd economische zaken, om uit te leggen wat ZP-NET Hoofddorp inhoudt. De reactie was positief. Een van de adviesen was om contact op te nemen met het HOP (Haarlemmermeers Ondernemers Platform). De voorzitter hiervan is (waarschijnlijk) Hans Bakker. gaat dit contact verzorgen. De Gemeente wil ook dat we aansluiting zoeken met andere (grote) ondernemersorganisaties. heeft beloofd dat we dat in overweging zullen nemen

3 Het hoofd economische zaken heeft aangegeven dat ze 24 januari ook de Nieuwjaarsduik wil bezoeken. heeft in het gesprek het plan geopperd om samen met de gemeente (en misschien ook Ymere, als die daar interesse in hebben) een beursvloer te organiseren waar alle ondernemersverenigingen uit de Haarlemmermeer bij elkaar zijn, en waar ook allerlei loketten, die interessant zijn voor ondernemers, te vinden zullen zijn. Zo kan de ondernemer een beeld krijgen wat er in de Haarlemmermeer allemaal te doen is. Dit zou dan waarschijnlijk in september moeten gebeuren. Het plan is om de organisatie samen met de gemeente en evt. Ymere te doen, en niet alle verenigingen er vanaf het begin bij te betrekken. zal een plan de campagne maken. 3b. Hoe gaan we ons verder profileren. Er bestaan een aantal websites van andere verenigingen die daarop allerlei voorzieningen treffen voor de aangesloten leden en mensen die op zoek zijn naar een aangesloten ZP er. Het plan is om onze site onder de loep te nemen, en te bekijken op welke gebieden deze verbeterd kan worden. We zullen daarbij de sites van de andere verenigingen erbij houden als vergelijkingsmateriaal. 3c. Taken bestuur. Herman en hebben zich gebogen over wat de belangrijkste taken van het bestuur zouden moeten zijn. Ze zijn daarbij op het volgende lijstje gekomen: - Communicatie en PR - Externe contacten - Sponsoring - Evenementen/Bijeenkomsten - Ledenwerving Het voorstel is dat Ineke voor de communicatie en de PR gaat zorgen (ze draagt nu ook al zorg voor de website), onderhoudt, als voorzitter, de externe contacten, heeft zich aangemeld om de sponsoring op zich te nemen. gaat de evenementen regelen en Herman houdt zich dan bezig met ledenwerving. Het is de bedoeling dat iedereen een back-up persoon heeft, om bij afwezigheid continuïteit te garanderen. Belangrijk is wel, dat iedereen op de hoogte blijft van gevoerde gesprekken met instanties en sponsoren. Daarom is afgesproken om van elk gevoerd gesprek een kort verslag te schrijven. Dit wordt dan op de site gezet (in een afgeschermd gebied). gaat overleggen met over het eventueel uitwisselen van contact-personen die mogelijk geschikt zijn om te gaan sponsoren. Nu de portefeuilles bekend zijn kunnen de bestuursleden ook op de website genoemd worden met hun taken. Tijdens een volgende bijeenkomst zal gevraagd worden of de overige leden eventueel geïnteresseerd zijn om plaats te nemen in een van de commissies/clusters om het bestuur hierbij te helpen. zal dit vragen, en schrijft ook een stukje dat in de volgende nieuwsbrief zal komen. Er zal een format moeten komen voor de bestuursvergaderingen, waarbij in ieder geval de voortgang van de verschillende clusters besproken wordt. In het begin zullen de portefeuilles nog wat moeten bezinken, iedereen moet voor zichzelf inschatten wat er tot zijn taken behoort. Er zal zeker overlap zijn tussen de verschillende gebieden, dus communicatie is heel belangrijk. In principe zullen we als bestuur een keer per maand bij elkaar komen, behalve als van te voren blijkt dat er niet voldoende punten op de agenda staan. Spoedgevallen kunnen óf via de mail, óf tijdens de reguliere bijeenkomsten besproken worden. gaat een datumprikker aanmaken om de eerste vergadering te plannen. 3d. Oprichting vereniging

4 Herman heeft nog contact gehad met de notaris. Het commentaar van de vereniging is nu verwerkt in de statuten. Er staan alleen nog een paar vragen open, maar dat is waarschijnlijk volgende week geregeld. Daarna zal er een afspraak gemaakt worden, zodat alle bestuursleden aanwezig kunnen zijn bij de ondertekening. De notaris heeft Herman ook een voorbeeld van een Huishoudelijk Reglement gegeven, zodat we ons reglement daarop kunnen baseren. 3e. Programmering komende half jaar. Nu de taak Evenementen op zich heeft genomen, zal hij ook een planning maken voor het komende half jaar. We gaan in principe op dezelfde voet verder, met om en om een thema-avond/workshop en bedrijfspresentaties. Gekoppeld hieraan wordt een rooster opgezet waarin de aanwezigheid van minimaal twee bestuursleden per bijeenkomst wordt gegarandeerd. 4 Wat er verder ter tafel komt. vraagt zich af wanneer we gaan opsplitsen, maar we zijn het er eigenlijk allemaal over eens dat dat nog veel te vroeg is. We moeten eerst settelen, en ons format goed neerzetten voordat we groepen gaan afsplitsen. Wat wel een idee kan zijn, is, als we later in de Burgemeester zitten een deel van de bijeenkomst in aparte wijkgroepen bij elkaar gaan zitten. Een ander idee was om in de loop van de tijd de bijeenkomsten afwisselend door de verschillende wijken te laten organiseren. Dit bevordert de onderlinge samenwerking tussen de bedrijven in de wijken. Nu de opkomst zo goed blijkt te zijn moeten we op tijd inspelen op grotere groepen. Gelukkig kunnen we de Boerderij per keer boeken, en zal het dus geen probleem zijn om naar een grotere locatie. Als mogelijkheden worden de kantines van het Spectrum of Fanny Blankers Koen-complex genoemd. Nu we vaker naar buiten treden, is het een goed plan om een (of twee) banner(s) te laten maken. We gaan proberen om dat nog voor 24 januari rond te krijgen. Herman gaat bij Staples informeren of ze tegen een schappelijke prijs (of zelfs gratis) deze banner(s) willen verzorgen. Het idee is ook om de leden uit te nodigen hun banner mee te brengen en deze, als een soort haag langs de gang richting de zaal te plaatsen. Volgende bijeenkomst: De volgende bijeenkomst is 24 januari in de Burgemeester, om 19:15. Nieuwe actiepunten: Actie Uitvoerder(s) (Eind)datum Martine van Feestelijk Verantwoord benaderen Toos Bedankje regelen voor spreker Wie?? Kaartjes maken voor speeddaten Overleg met WW over verschuiven column Karlijn Mensen vragen om deel te nemen aan een van de nieuwe clusters (+stukje voor nieuwsbrief) Navragen hoe het met tijden en WiFi zit in de Boerderij Toos Afspraak maken met notaris over oprichting vereniging Cluster 1 Eind januari

5 Actie Uitvoerder(s) (Eind)datum Datum-prikker rondsturen voor bestuursvergadering Document over pitches opstellen vragen een lijst met bijeenkomsten op te stellen Planning voor bijeenkomsten van eerste 6 maanden Mogelijke gastsprekers vragen voor thema-presentaties Contact opnemen met vereniging in Zwolle over publicaties Informeren of stichting Meerwaarde wil sponsoren Ineke Iedereen Zorg en Zekerheid benaderen voor sponsoring Cluster 1 Informerende bezoeken aan KvK Contact opnemen met HOP Contacten leggen met gemeente en Ymere over beursvloer in september Website doorlichten en evt. aanpassen Cluster 2