NOTULEN RAAD 27/12/2012

Transcriptie

1 NOTULEN RAAD 27/12/2012 Aanvang: Aanwezig: Verontschuldigd: Afwezig: 20:00 uur Marie-Rose Harnie: voorzitter; Roger Bontridder, Gilbert Bosmans, Bertrand Demiddeleer, Wim Demuylder, Jeroen Hofmans, Marie-Jeanne Herremans, Danny Leemans, Nicky Van Acker, André Vanderkluysen, Jacqueline Muyldermans: raadsleden; Katleen Evenepoel: secretaris GOEDKEURING VAN DE NOTULEN De notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 11/12/2012 worden goedgekeurd mits aanpassen beslissing oninbaarstellingen : in deze raadsbeslissing werden alle dossiers correct weergegeven, echter de optelsom was foutief genoteerd in de beslissing. De Raad neemt akte en keurt de aanpassing van de notulen goed met de schrapping van de optelsom ,91 en deze te vervangen door ,91. OPENBARE ZITTING Ondersteunende afdelingen 1. BO Eindevaluatie project meepraten op het werk met oog op inning laatste schijf subsidies. De Raad, Aanleiding en doel: Naar aanleiding van de beslissing van de minister tot goedkeuring van de subsidie in het kader van Managers voor Diversiteit voor het project meepraten op het werk (looptijd 1/01/2010 tem 31/12/2012) stelden wij een eindevaluatie op. Dit bestaat uit een financieel verslag en een inhoudelijk verslag. Juridische gronden: Ministerieel besluit van 20/11/2009 betreffende de toekenning van de subsidie aan het OCMW Halle voor dit project 1

2 Advies en motivering: Het eindverslag bevat: - een financieel verslag van het project van 07/2011 tem 31/12/ een inhoudelijk verslag met de projectfiche, het taalactieplan en de nulmeting De inhoudelijke vereisten werden opgelegd door het ministerieel besluit. Dit verslag wordt opgestuurd naar de bevoegde instantie ter goedkeuring (moet ingeleverd worden ten laatste einde januari 2013). Na goedkeuring ontvangt het OCMW Halle de laatste schijf van 10%. Financieel advies en Visum: Niet van toepassing Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. Akte te nemen van de inhoud van het eindverslag meepraten op het werk 2. FADI Gunning : schilder- en decoratiewerken aan de woningen voor bejaarden - L. Van Beverenstraat Vaststellen voorwaarden en gunning van de opdracht. Het Vast Bureau, Aanleiding en doel: - Wijze van gunnen: Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking bij aanvang. - Bedrag van de opdracht : ,20 exclusief BTW ,01 inclusief BTW (21%) - Duur van de opdracht: éénmalig Naar aanleiding van de renovatiewerken aan de ondersteuningswoningen L. Van Beverenstraat werd de mogelijkheid onderzocht om na beëindiging van de diverse werken (centrale verwarming, elektrische installatie, schrijnwerk en badkamers) de diverse appartementen een opfrisbeurt te geven door middel van een nieuwe vloerbekleding in de leefruimte en slaapkamer en schilderen van de appartementen en de gemeenschappelijke delen. 2

3 Volgende firma s werden in onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking hiervoor geraadpleegd, mits toepassing van lastenkohier : Schilderwerken opgesteld door architect De Coster. DSV nv Ter Heidelaan AARSCHOT (Hoofdaannemer renovatiewerken.) POL MOT NV Brakelsessteenweg NINOVE (Schilderwerken Adm. Centrum, Zonnig Huis) CCL DECOR BVBA Neerpedestraat ANDERLECHT (Schilderwerken Braliongebouw). WOONDECORATIE WALRAVENS PATRICK BVBA Poverstraat RELEGEM. De firma CCL DECOR BVBA liet weten geen offerte te zullen opstellen wegens te grote opdracht. De overige firma s dienden een offerte in. Juridische gronden: Het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Het Gemeentedecreet, in het bijzonder artikel 2, 42 en 43. De wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zoals tot op heden gewijzigd. Het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, zoals tot op heden gewijzigd. Het KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, zoals tot op heden gewijzigd. Advies en motivering: Huidige opdracht omvat volgende werken : Leveren en plaatsen vloerbekleding in vol-vinyl in leefruimte en slaapkamer van de flats. Leveren en plaatsen houten plinten. Schilderen van plafonds. Behangen van muren met glasvezeldoek en schilderen. Schilderen van alle binnendeuren in een flat. Volgende firma s werden geraadpleegd in onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking: DSV NV Ter Heidelaan AARSCHOT (Hoofdaannemer renovatiewerken.) POL MOT NV Brakelsessteenweg NINOVE (Schilderwerken Adm. Centrum, Zonnig Huis) 3

4 CCL DECOR BVBA Neerpedestraat ANDERLECHT (Schilderwerken Braliongebouw). WOONDECORATIE WALRAVENS PATRICK BVBA Poverstraat RELEGEM. De firma CCL DECOR BVBA liet weten geen offerte te zullen indienen. De overige firma s dienden allen een geldige offerte in. De firma DSV NV Ter Heidelaan AARSCHOT diende de meest voordelige offerte in, ten bedrage van ,20 (exclusief 6 % BTW). De benodigde kredieten voor deze opdracht werden in het volgende investeringsproject binnen de meerjarenplanning voorzien : 505/3 via budgetwijziging aan te passen vanaf investeringsproject 502/4 (Verbinding van koekenbeek zonnig huis). Financieel advies en Visum: Het visum werd verleend onder voorbehoud dd. 13/12/2012. Ter afwachting van de budgetwijziging nr , waar men gelden van project 502/4 zal overdragen naar project 505/3. Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art. 1 : De opdracht met als voorwerp Schilder en decoratiewerken L. Van Beverenstraat zal na toepassing van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking worden gegund aan de firma : De firma DSV NV Ter Heidelaan AARSCHOT, voor een bedrag van : ,20 (exclusief 6 % BTW) ,01 (exclusief 6 % BTW). Art. 2 : De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal gefinancierd worden met de kredieten in volgende investeringsprojecten voorzien: 505/3 via budgetwijziging aan te passen vanaf investeringsproject 502/4 (verbinding van koekenbeek zonnig huis.) 3. FADI Gunning : meerwerken Elektriciteit - Verlichting bij Lot 1. Woningen voor bejaarden - L. Van Beverenstraat

5 De Raad, Aanleiding en doel: - Wijze van gunnen: Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking bij aanvang. - Bedrag van de opdracht : ,81 exclusief BTW ,99 inclusief BTW (21%) - Duur van de opdracht: éénmalig Naar aanleiding van de renovatiewerken aan de ondersteuningswoningen L. Van Beverenstraat werd vastgesteld dat het bestaande schakelmateriaal in de appartementen erg verouderd is. Door de vernieuwing van het laagspanningsbord dient het schakelmateriaal te worden gedemonteerd. Gezien de totaalvernieuwing is het aangewezen al het schakelmateriaal te vernieuwen zodat dit uniform is met het schakelmateriaal in inkomhal, badkamer en een deel van woonkamer. Bijkomend is de gehele elektrische installatie zo conform voor keuring door een wettelijk organisme. Daarnaast werd tevens onderzocht om de flats op een hedendaagse manier te verlichten en de huidige wandverlichting en plafondarmatuur te vervangen. Juridische gronden: Het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Het Gemeentedecreet, in het bijzonder artikel 2, 42 en 43. De wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zoals tot op heden gewijzigd. Het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, zoals tot op heden gewijzigd. Het KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, zoals tot op heden gewijzigd. Advies en motivering: De firma DSV NV Ter Heidelaan AARSCHOT hoofdaannemer van het lot 1 : verwarming, elektriciteit en sanitair bezorgde ons een offerte : - voor de bijkomende aanpassing schakelmateriaal : 7.673,40 (excl. 6% BTW). - voor het vervangen van de huidige verlichtingsarmaturen :9.896,41 (excl. 6% BTW). Of tesamen ,81 (excl. 6% BTW). 5

6 Deze opdracht wordt aanzien als meerwerk ten opzichte van de huidige gunning van lot 1 : Verwarming, elektriciteit en Sanitair reeds uitgebreid met de totaalvernieuwing van de badkamers ter waarde van ,56 (excl. 6 % BTW). Gezien de bewoners de appartementen moesten ontruimen is het opportuun om deze meerwerken te laten aansluiten aan huidige werken. Eens de appartementen opnieuw bewoond zijn, is het veel moeilijker/zoniet onmogelijk om deze werken nog te laten uitvoeren. De bezettingen ingevolge de huurcontracten zijn vaak langlopend waardoor het eveneens minder aangewezen is om deze werken pas uit te voeren telkens een appartement leegkomt. Aannemer DSV nv, aangesteld voor lot 1, is bereid deze werken bijkomend uit te voeren, ook al wordt hiermee de basisopdracht met meer dan de helft, zijnde 54%, uitgebreid grens waarbinnen een aannemer niet langer verplicht is een wijziging opgelegd door het opdrachtgevend bestuur uit te voeren. Het vernieuwen van het schakelmateriaal zal bijdragen tot een veilige werking van de elektrische laagspanningsinstallatie en is tevens een voordeel bij keuring van de installatie want alle gebruikte materialen zijn conform de wettelijke normen. Het vernieuwen van de verlichtingsarmaturen zal de woningen opnieuw voorzien van een hedendaags lichtcomfort waar dit vandaag de oorspronkelijke armaturen uit de eind jaren 70 betreffen. De benodigde kredieten voor deze opdracht werden in het volgende investeringsproject binnen de meerjarenplanning voorzien : 505/1 via budgetwijziging aan te passen vanaf investeringsproject 502/4 (Verbinding Van Koekenbeek Zonnig Huis). Financieel advies en Visum: Het visum werd verleend onder voorbehoud dd. 13/12/2012. Ter afwachting van de budgetwijziging nr , waar men gelden van project 502/4 zal overdragen naar project 505/3. Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art. 1 : Volgende meerwerken worden ingevolge de opdracht Lot1 : Verwarming, Elektriciteit en Sanitair bijkomend gegund aan de firma : 6

7 DSV NV Ter Heidelaan AARSCHOT, voor een bedrag van : ,81 (excl. 6% BTW) ,99 (inclusief 6 % BTW). Art. 2 : De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal gefinancierd worden met de kredieten in volgende investeringsprojecten voorzien: 505/1 via budgetwijziging aan te passen vanaf investeringsproject 502/4 (Verbinding Van Koekenbeek Zonnig Huis.) 4. FADI Gunning : Promotie-overeenkomst voor de bouw en financiering Sociaal Huis OCMW HALLE. Vaststellen voorwaarden en wijze van gunnen. De Raad, Aanleiding en doel: - Wijze van gunnen: algemene offerte-aanvraag - Raming van de opdracht : Bouwbudget : ,17 (excl. 21 % BTW) Promotieopdracht BF : /jaarlijkse aflossing over een looptijd van 20 jaar - Duur van de opdracht: éénmalig WAW Architecten werd in raadszitting van 10 juni 2008 belast met de opdracht voor de renovatie en herbestemming van het Oud-Wezenhuis na aanstellingsprocedure met de Vlaamse Bouwmeester. In zitting van het Vast Bureau van 07 november 2011 werd kennis genomen van het bouwbudget en de ingestemd met de indiening van de stedenbouwkundige vergunning. In raadszitting van 15 november 2011 bepaalde de OCMW Raad het bouwbudget (excl btw en kosten) voor de renovatie en herbestemming van het Oud-Wezenhuis tot Sociaal Huis op , volgens de projectraming van WAW-architecten. Op 23 februari 2012 werd het OCMW in kennis gesteld van de toekenning van de bouwvergunning. De verplichte periode van bekendmaking is ondertussen eveneens reeds verstreken en bijgevolg is de vergunning definitief toegekend. 7

8 In zitting van het Vast Bureau van 18 juni 2012 werd kennis genomen van het ontwerp lastenboek en de bijhorende projectraming. WAW-architecten werden belast met de verdere uitwerking van het lastenkohier met het oog op aanbesteding. Tevens werd de opdracht gegeven om een bestek op te stellen voor een promotieopdracht bouw- en financiering voor de realisatie van het Sociaal Huis aan het Publius-advocaten. Huidige agendering betreft de definitieve goedkeuring van het lastenkohier voor de promotieopdracht voor de bouw en financiering van het Sociaal Huis van OCMW HALLE. Juridische gronden: Het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Het Gemeentedecreet, in het bijzonder artikel 2, 42 en 43. De wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zoals tot op heden gewijzigd. Het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, zoals tot op heden gewijzigd. Het KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, zoals tot op heden gewijzigd. De omzendbrief Agentschap Binnenlands Bestuur 2008/09 ivm de financiering met projectbeheer promotieopdracht van werken. De overige wetgeving zoals opgenomen in het bestek onder overige wetgeving en normen. Beslissing van de OCMW-raad dd. 29/06/2006 houdende de goedkeuring tot samenwerking met de Vlaamse Bouwmeester. Beslissing van de OCMW-raad dd. 11/12/2007- houdende de verhoging van de projectraming voor het Oud-Wezenhuis. Beslissing van de OCMW-Raad dd. 10/06/2008 houdende de gunning van architectuuropdracht. Beslissing van het Vast Bureau dd. 22/06/2009 houdende keuze inzake bouw en financiering van het Sociaal Huis. Beslissing van de OCMW-Raad dd. 14/12/2010 houdende de goedkeuring budget Beslissing van het Vast Bureau dd. 07/11/2011 houdende de goedkeuring tot indiening van de bouwvergunning. Beslissing van de OCMW-Raad dd. 15/11/2011 houdende de vaststelling van de bouwplannen en bepaling van het bouwbudget. Beslissing van de OCMW-Raad dd. 13/12/ houdende de gunning van de opdracht voor het leveren van juridische bijstand in het kader van het opstellen van het lastenkohier voor de promotie-overeenkomst voor de renovatie van het Oud-Wezenhuis. 8

9 Beslissing van het Vast Bureau dd. 18/06/2012 houdende de opdracht tot verdere uitwerking van het technisch aanbestedingsdossier en tot uitwerking van de promotieopdracht. De Meerjarenplanning zoals goedgekeurd en Advies en motivering: Op 28/09/2012 werd door WAW-architecten 2 exemplaren van het aanbestedingsdossier en de ontwerpraming overgemaakt aan het OCMW. Op 12/11/2012 werd een aangepaste versie opgesteld met beperktere planaanpassingen en wijzigingen. De technische bepalingen van het aanbestedingsdossier vormen onlosmakelijk een onderdeel van de vooropgestelde promotieopdracht. Bijgesloten zit de projectraming raming 4 zoals opgesteld op 08/05/2012 door WAW-architecten ten bedrage van ,17 (excl. 21% BTW) Op basis van dit aanbestedingsdossier werd verzocht aan Publius Advocaten om over te gaan tot integratie van het ontwerpbestek Promotie-overeenkomst met de administratieve voorwaarden uit het aanbestedingsbestek van WAW-architecten. In zitting van het Vast Bureau 22/06/2009 werd deze realisatiewijze vastgelegd mede ingevolge de omzendbrief van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur 2008/09. Het ontwerp promotie-bestek werd op 14/12/2012 ontvangen van Publius advocaten en op 21/12/2012 besproken met WAW-architecten. Huidige promotie-overeenkomst dekt het aspect bouw en financiering. De overeenkomst met de ontwerpers wordt niet overgedragen binnen de promotie-opdracht. De zogenaamde verplicht betrokken partijen binnen de promotie-opdracht zijn aldus een aannemer/uitvoerder en een financiële instelling in diverse mogelijke samenwerkingsverbanden. De vergoeding voor het bouw en financieringsaspect van deze opdracht wordt vertaald in een jaarlijkse terugbetaling gebaseerd op de investeringskost voor de renovatie van het gebouw, hierin inbegrepen alle kosten, winsten en btw en op de financieringsrentevoet, met hierin inbegrepen de marges (uitgedrukt in basispunten) en dit over een looptijd van 20 jaar. Deze opdracht zal worden gegund bij algemene offerte-aanvraag (Europese bekendmaking). De termijn voor inschrijvingen kan bijgevolg ten vroegste 52 dagen na publicatie worden afgesloten. De opening wordt vastgelegd op 22 maart om 11 uur. 9

10 Volgende gunningscriteria zullen worden gehanteerd voor de beoordeling van de inschrijvingen : Jaarlijkse terugbetaling : 65 punten Eigenlijk bouwbudget : 25 punten vaste jaarlijkse terugbetaling 45 punten Uitvoeringstermijn : 10 punten Projectmanagement : 15 punten Waarborg : 5 punten Aanvullende diensten : 5 punten De vooropgestelde maximale uitvoeringstermijn bedraagt 700 kalenderdagen. De benodigde kredieten voor deze opdracht werden in volgend investeringsproject voorzien : 154/1 bedrag aan te passen via budgetwijziging. Financieel advies en Visum: Het visum werd verleend onder voorbehoud dd. 13/12/2012. Ter afwachting van de budgetwijziging nr , waar men gelden van project 502/4 zal overdragen naar project 505/3. Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art. 1 : Een opdracht uit te schrijven met als voorwerp : Promotie-overeenkomst voor de bouw en financiering van het Sociaal Huis OCMW HALLE. Art. 2 : De geraamde prijs der werken waarvan sprake in artikel 1 is vastgelegd op : Bouwbudget : ,17 (excl. 21 % BTW) Promotieopdracht BF : jaarlijkse aflossing over een looptijd van 20 jaar. Art. 3 : De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal gegund worden volgens de procedure van algemene offerteaanvraag met Europese publicatie; Art. 4 : De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal beheerd worden : - enerzijds, door de Algemene Aannemingsvoorwaarden - anderzijds, door het bijzonder bestek (opgesteld door WAW-Architecten / Publius Advocaten) dat bij onderhavige beslissing is gevoegd 10

11 Art. 5 : De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal gefinancierd worden met de kredieten in volgend investeringsproject voorzien : 154/1 bedrag aan te passen via budgetwijziging. 5. PO Personeel - TMZ - vacantverklaring van de functie van verzorgende en organisatie volwaardige aanwervingsprocedure. De Raad, Aanleiding en doel: De goedgekeurde personeelsformatie van het ocmw voorziet in 4,5 vte verzorgenden voor de afdeling transmurale zorg. Hiervan zijn momenteel slechts 2,75 vte definitief ingevuld. Juridische gronden: Decreet betreffende de organisatie van openbare centra voor maatschappelijk welzijn De goedgekeurde personeelsformatie De rechtspositieregeling voor het OCMW-personeel - categorie 4 De principebeslissing van de raad van 10/07/2012 betreffende de puntenverdeling van de selectietechnieken. De principebeslissing van het Vast Bureau van 21/11/2011 betreffende de te gebruiken publicatiekanalen. De raadsbeslissing van 12/4/2011 vacantverklaring functie verzorgende serviceflats. Advies en motivering: De personeelsformatie voor de serviceflats afdeling transmurale zorg voorziet in 2 vte statutaire verzorgende en 2,5 vte contractuele verzorgende waarvan op datum van vandaag - 1 vte statutair definitief is ingevuld met 0.5 vte effectieve prestaties ( afwezigheid wegens ziekte), - 1,75 vte contractueel definitief is ingevuld met 1,05 vte effectieve prestaties (+ 0.2 loopbaanvermindering en 0.5 ziekte) - 1,4 vte tijdelijke contracten met 0.75 vte effectieve prestaties (+0.65 ouderschapsverlof) Om definitieve en tijdelijke vacatures te kunnen invullen wordt voorgesteld de functie verzorgende serviceflats vacant te verklaren en volwaardige selectieproeven te organiseren. De functies zullen ingevuld worden via aanwerving. Voor aanwerving dienen de kandidaten in het bezit te zijn van een diploma, getuigschrift of brevet van verzorgende of gelijkgesteld, conform het woonzorgdecreet van 13/3/2009 en uitvoeringsbesluiten. Er wordt een volwaardige selectieprocedure opgestart met in acht name van volgende modaliteiten: Publicatie in volgende kanalen (beslissing VB 5/12/2011) 11

12 o De streekkrant o VDAB o Eigen website, prikklokken, interne mailing o Editie Pajot Volgende timing zal gerespecteerd worden: o Publicatie januari 2013 o Kandidaturen kunnen ingediend worden t.e.m. 25/1/2013 o Kennisname en beoordeling kandidaturen Vast Bureau van 4/2/2013 o Selectieproeven tweede helft februari 2013 o Raad maart 2013 : vaststelling van de wervingsreserve en aanstellingen. In de jury zullen zetelen: o Liesbet Deraedt, verantwoordelijke IMZ-TMZ, OCMW Halle o Kim Christiaens, verantwoordelijke serviceflats (secretaris van de jury) o Bruno Vandervoorde verantwoordelijke seniorie Kesterberg (Gooik) o Karin Poldervaart, centrumcoördinator OCMW Sint-Pieters-Leeuw De proeven zullen bestaan uit een competentieproef, een gevalstudie en een mondelinge proef. Om als geslaagd te worden beschouwd, moeten de kandidaten voor elke selectietechniek vijftig procent van de punten behalen en zestig procent op het geheel van de selectieproef. Er zal een werfreserve vastgelegd worden met een geldigheidsduur van 3 jaar, eventueel te verlengen met maximum 2 jaar. Financieel advies en Visum: Niet van toepassing Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. De functie van verzorgende voor de serviceflats van de afdeling transmurale zorg wordt vacant verklaard. Er zullen volwaardige selectieproeven georganiseerd worden voor invulling via aanwerving en aanleg van een wervingsreserve voor de duur van 3 jaar, eventueel verlengbaar met maximum 2 jaar. Contractuele en statutaire functies kunnen voltijds en deeltijds worden ingevuld. Er wordt een volwaardige selectieprocedure opgestart met in acht name van volgende modaliteiten: 12

13 De kandidaten dienen in het bezit te zijn van een diploma, getuigschrift of brevet van verzorgende of gelijkgesteld, conform het woonzorgdecreet van 13/3/2009 en uitvoeringsbesluiten. Publicatie in volgende kanalen (beslissing VB 5/12/2011) o De streekkrant o VDAB o Eigen website, prikklokken, interne mailing o Editie Pajot Volgende timing zal gerespecteerd worden: o Publicatie januari 2013 o Kandidaturen kunnen ingediend worden t.e.m. 25/1/2013 o Kennisname en beoordeling kandidaturen Vast Bureau van 4/2/2013 o Selectieproeven tweede helft februari 2013 o Raad maart 2013 : vaststelling van de wervingsreserve en aanstellingen. In de jury zullen zetelen: o Liesbet Deraedt, verantwoordelijke IMZ-TMZ, OCMW Halle o Kim Christiaens, verantwoordelijke serviceflats (secretaris van de jury) o Bruno Vandervoorde verantwoordelijke seniorie Kesterberg (Gooik) o Karin Poldervaart, centrumcoördinator OCMW Sint-Pieters-Leeuw 6. Q Rapportage - Interne Controle Systeem. De Raad, Aanleiding en doel: In navolging van artikel 98 e.v. van het OCMW Decreet is de secretaris verplicht jaarlijks te rapporteren aan de Raad betreffende het interne controlesysteem. Hieromtrent werd een intern rapport opgesteld waarin de stand van zaken wordt toegelicht evenals de plannen voor de directe toekomst. Aan de Raad wordt gevraagd kennis te nemen van de rapportage van de secretaris betreffende het interne controlesysteem. Juridische gronden: Het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Advies en motivering: De secretaris heeft een interne rapport opgesteld met betrekking tot de verplichte rapportage betreffende de interne controle. 13

14 Het interne controle systeem is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te bieden over de volgende categorieën van doelstellingen: Het bereiken van de doelstellingen Het efficiënte en economische gebruik van middelen De naleving van wetten, regels, voorschriften, procedures De beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie (integriteit van informatie (financieel en niet-financieel)) De bescherming van activa Het voorkomen van fraude Het interne controle systeem bepaalt op welke wijze de interne controle wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en procedures en de aanwijzing van de personeelsleden die ervoor verantwoordelijk zijn en de rapportageverplichtingen van de personeelsleden die bij het systeem van interne controle betrokken zijn. De realisaties op het vlak van interne controle en de stand van zaken dd. november 2012 worden weergegeven in het intern rapport en omvat volgende elementen: - In het kader van het risicomanagement werd er een grondige analyse uitgevoerd. Uit tien thema s werden verschillende risico s opgesomd waar telkens een score aan werd gegeven. Op basis van die score bepaalden we de grootte van de risico s in elk thema. Zo konden we besluiten dat er drie prioritaire thema s zijn binnen het OCMW: o ICT o Beheer van werkmiddelen en infrastructuur en materiaal o Onthaal en aanvraag / toegankelijkheid Deze thema s bevatten volgens onze bevraging de grootste risico s en worden aangepakt aan de hand van verschillende acties. - Op vlak van procedures werd enerzijds een overzicht gemaakt de belangrijkste overkoepelende procedures. Hier zal nagegaan worden hoe we deze procedures kunnen optimaliseren zodat ze voor elke afdeling beter werkbaar zijn. Anderzijds werden de kwaliteitshandboeken van de afdelingen Extramurale Zorg, Intramurale Zorg en de Serviceflats onder de loep genomen. - Er werd een analyse gemaakt met de realisaties uit de jaaractieplannen 2011 en de vooropgestelde doelstellingen uit de meerjarenplanning. Hieruit blijkt dat aan de meeste doelstellingen acties waren gekoppeld. - Het opvolgen van de belangrijke cijfers van het OCMW is essentieel in het interne controlesysteem, daarom werd de boordtabel verder uitgewerkt. Dit zijn financiële en 14

15 niet-financiële indicatoren die de afdelingen kort willen opvolgen. Per kwartaal worden de gegevens aangevuld en overlopen. - Het opvolgen van de inkomende subsidies is van groot belang, daarom werd de subsidietabel verder uitgewerkt. Dit document wordt maandelijks in het diensthoofdenoverleg overlopen en de hiaten worden aangevuld. - Acties voor de komende maanden ikv. het interne controlesysteem: o Verder uitwerken van de specifieke acties van de prioritaire thema s uit het risicomanagement. o De boordtabel wordt verder geoptimaliseerd. o Begin 2013 volgt een evaluatie van de realisatie van de doelstellingen in het jaar o Er wordt een zelfevaluatie uitgevoerd in de afdeling Intramurale Zorg. o Het kwaliteitshandboek van de dienstencentra wordt opgemaakt. De secretaris wenst over te gaan tot de rapportage aan de raad betreffende de interne controle en legt hiertoe het interne rapport ter kennisgeving voor. Financieel advies en Visum: Niet van toepassing Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. De Raad neemt kennis van de inhoud van het interne rapport betreffende de verplichte rapportages met betrekking tot het interne controlesysteem en verleent haar goedkeuring hieraan. Departement Woonzorg 7. WO Herwerkte opnamedocumenten in het woonzorgcentrum en assistentiewoningen nav het woonzorgdecreet. De Raad, Aanleiding en doel: Het woonzorgdecreet van vermeldt welke documenten dienen aanwezig te zijn in het opnamedossier. Ook de inhoud wordt gedeeltelijk omschreven in dit decreet. Rekening houdend hiermee werden de opnamedocumenten van het Zonnig Huis gewijzigd. Zij werden verder ook aangepast aan de huisstijl van OCMW Halle. 15

16 Door de oprichting van het zorgloket (éénloketfunctie) en de doelstelling ervan, wordt ook het opnamereglement van het woonzorgcentrum verfijnd. Het opnamereglement van de assistentiewoningen werd op uniforme wijze gewijzigd. Juridische gronden: - Woonzorgdecreet - BCWZ BCWZ Advies en motivering: Opnamereglement Zonnig Huis en assistentiewoningen: Dit reglement wordt gehanteerd bij de inschrijving op de wachtlijst. De werking van de multidisciplinaire opnamecommissie wordt verwijderd. De inschrijving wordt nu uitgevoerd door een medewerker van het zorgloket, die de voorwaarden aftoetst. Deze voorwaarden zijn: de ingeschrevene is ouder dan 65 jaar en minstens 5 jaar in Halle ingeschreven onder de vorm van een hoofdverblijf. De ontwikkelde taalvisie wordt opgenomen in het reglement. Bijkomend wordt vermeld dat ouderen die Nederlandsonkundig zijn of weigeren Nederlands te praten, niet kunnen ingeschreven worden op de wachtlijst. In een vorig BCWZ werd reeds een principebeslissing genomen ivm wachtlijst voor de beschermde afdeling Nura van het Zonnig Huis. Dit wordt vermeld in het reglement. Het opnamedossier van het woonzorgcentrum omvat verder volgende documenten: de residentfiche, de afsprakennota, het mandaat bestemd voor de apotheker, inventaris van de kamer, schriftelijke opname-overeenkomst, de interne afsprakennota en de onthaalbrochure. Van de relevante documenten wordt de inhoud zoals bepaald in het woonzorgdecreet vermeld: Inhoud van de schriftelijke opname-overeenkomst identificatiegegevens van de contracterende partijen de woongelegenheid die aan de bewoner wordt toegewezen bedrag en samenstelling van de dagprijs diensten en leveringen die aanleiding geven tot de aanrekening van een extra vergoeding de regeling van voorschotten ten gunste van derden voorschotregeling met betrekking tot de dagprijs bedrag van de waarborgsom en de mogelijke aanwending ervan regeling en tarieven voor terugbetaling voor de niet-gebruikte leveringen en diensten, in het bijzonder bij tijdelijke afwezigheid of bij overlijden 16

17 de wijze waarop de overeenkomst door de bewoner of de beheersinstantie beëindigd kan worden, en de toepasselijke opzeggingstermijn de identificatie van de vertegenwoordiger van de bewoner de regeling van aansprakelijkheid en verzekering de wijze waarop de overeenkomst kan worden gewijzigd. Inhoud van de interne afsprakennota (voorheen reglement van orde): 1. de identificatie- en contactgegevens van het woonzorgcentrum en de verantwoordelijke beheersinstantie 2. de opnameprocedure en de opnamevoorwaarden 3. ontslag uit de instelling en de opzeggingstermijn 4. specifieke regelingen bij tijdelijke afwezigheid of overlijden van de bewoner 5. organisatie van het dagelijks leven en verzorging, in het bijzonder met betrekking op: - dagindeling - maaltijden - bezoekregeling - organisatie van de activiteiten - restrictiebeleid ten aanzien van bewoners met een bijzonder zorgprofiel - regeling met betrekking tot opname in het ziekenhuis - mogelijkheden en beperkingen binnen het wzc in verband met palliatie en euthanasie 6. samenstelling van de gebruikersraad en wijze van functioneren 7. mededelingen van strategische beslissingen van het management aan bewoners, familie en mantelzorgers 8. procedure voor het behandelen van suggesties, opmerkingen en klachten 9. huisdierenbeleid 10. verwijzing naar de toezichthoudende instantie op de erkenning van het woonzorgcentrum en de toepasselijke erkenningsnormen In een onthaalbrochure wordt een samenvatting van de interne afsprakennota neergeschreven. Factuur identiteit van de bewoner aantal dagen dat de bewoner in het WZC heeft verbleven, met opgave van de beginen einddatum van het verblijf gevraagde dagprijs gedetailleerde opgave van alle extra vergoedingen die boven op de dagprijs in rekening zijn gebracht (aard, aantal en bedrag) eventuele voorschotten ten gunste van derden in voorkomend geval, de terugbetaalde diensten en leveringen in voorkomend geval, de al betaalde bedragen voor de afgelopen verblijfsperiode en de te betalen bedragen voor de volgende maand 17

18 het totale verschuldigde nettobedrag, dat de bewoner of zijn vertegenwoordiger moet betalen In bijlage het opnamedossier waarin alle formulieren worden opgenomen. Het zorgen begeleidingsplan waarvan sprake in het woonzorgdecreet wordt verder ontwikkeld via Gernis. Financieel advies en Visum: Niet van toepassing Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. De Raad keurt het opnamedossier van het Woonzorgcentrum Zonnig Huis goed. Art. 2. De Raad keurt het gewijzigde opnamereglement van het Woonzorgcentrum Zonnig Huis goed. Art. 3. De Raad keurt het gewijzigde opnamereglement van de assistentiewoningen goed. Departement Welzijn 8. WE Welzijn SWOK Project Toeleiders in de diversiteit De Raad, Aanleiding en doel: Sinds 2001 werd een samenwerkingsovereenkomst afgesloten tussen OCMW Halle en vzw PIN in het kader van een kwaliteitsvolle opvang van asielzoekers binnen het Lokaal Opvanginitiatief (LOI). Bij de hernieuwing van de overeenkomst werd voorzien dat deze telkens voor de duur van één jaar kan verlengd worden, na overleg en een positieve evaluatie. Huidig wordt de overeenkomst voor 2013 voorgelegd. Een grondige evaluatie omtrent de samenwerking in 2012 tussen het OCMW Halle en vzw PIN kan men in bijlage terugvinden. Juridische gronden: Het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. 18

19 Advies en motivering: Het project Toeleiders in de diversiteit is een ondersteuningsaanbod voor de Lokale Opvanginitiatieven georganiseerd door de OCMW s. Aan Pin vzw worden in kader van de uitvoering van het project volgende opdrachten gegeven: 1. Het coachen en begeleiden van de ervaringsdeskundigen/toeleiders Rekrutering van de sterkste kandidaat-ervaringsdeskundigen (4 of 5), in samenwerking met de deelnemende OCMW s. Begeleiding van de ervaringsdeskundigen en organisatie van de concrete acties. Voorzien in een permanente coaching en begeleiding van de ervaringsdeskundigen. Voorbereiding en realisatie van een opleidingspakket toeleiders diversiteit (minstens 80 uren), vertrekkende vanuit de lokale realiteit in de deelnemende gemeenten. 2. Het coördineren en uitvoeren van de ondersteuningsacties Coördinatie en realisatie van de intensieve zorgtrajecten op maat. In samenspraak met de loiverantwoordelijken voorzien de toeleiders in een zorgtraject op maat van het opdrachtgevende OCMW. (zie addendum voor mogelijke acties) Dit voor 42 uren/jaar/dossier (zijnde 28 (kinderen worden in vermindering gebracht)). Planning en begeleiding van de tussen de partners overeengekomen acties. 3. Opvolging, rapportage en evaluatie Pin vzw rapporteert driemaandelijks de geleverde prestaties aan het betrokken OCMW. Aantal acties, uren, opvolging en resultaat worden op een overzichtelijke manier maandelijks gerapporteerd. Pin staat in voor de opvolging en evaluatie van het project. Evaluatie en regelmatige bijsturing, gebeurt via een 3-maandelijkse vergadering tussen de maatschappelijk werkers verantwoordelijk voor het lokaal opvanginitiatief en de medewerkers van vzw Pin. Dit overleg is gericht op het optimaliseren van de samenwerking en het afstemmen van de inhoud op de behoeften van de bewoners van het opvanginitiatief. Er wordt voorgesteld aan de raad om een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten met Pin Partners en integratie vzw te Halle A. Demaeghtlaan 305 betreffende de uitvoering van het project Toeleiders in de diversiteit ter ondersteuning van de lokale opvanginitiatieven volgens het ontwerp van samenwerkingsovereenkomst in bijlage van dit besluit. In bijlage kan men eveneens de resultaten van het samenwerkingsakkoord tussen OCMW Halle en vzw Pin vinden voor Financieel advies en Visum: Niet van toepassing 19

20 Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art.1 Neemt akte van de evaluatie van de samenwerking voor Art 2. Een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten met de Pin Partners en integratie vzw te Halle A. Demaeghtlaan 305 betreffende de uitvoering van het project Toeleiders in de diversiteit ter ondersteuning van de lokale opvanginitiatieven, volgens het ontwerp van samenwerkingsovereenkomst in bijlage van dit besluit. BESTUURLIJK TOEZICHT De beslissingen van de raad worden opgenomen in een overzichtslijst met een beknopte omschrijving van de daarin geregelde aangelegenheden. Deze overzichtslijst wordt binnen de 20 dagen na de vergadering van de OCMW-raad opgestuurd naar de toezichthoudende overheid, met name: de Heer Gouverneur, PROVINCIE VLAAMS BRABANT - Diestsesteenweg te 3010 LEUVEN de Heer Burgemeester Stad Halle, Oudstrijdersplein 18 te 1500 HALLE GOEDKEURING VAN DE NOTULEN Aangezien dit de laatste zitting van de Raad voor maatschappelijk welzijn is van deze legislatuur worden de notulen ter zitting goedgekeurd. De secretaris Katleen Evenepoel De voorzitter Marie-Rose Harnie 20