NOTULEN RAAD 11/09/2018

Transcriptie

1 NOTULEN RAAD 11/09/2018 Aanvang: 20:00 uur Aanwezig: Christophe Merckx: voorzitter; Nicky Van Acker, Freddy Busselot, Carine De Cock, Annick Jenquin, Jeroen Hofmans, Mathias Pierquin, Robert Vandenbranden, Valerie Hamelryck: raadsleden; Jan De Winne: Algemeen Directeur Verontschuldigd: Benjamin Swalens: raadslid; Dirk Pieters: burgemeester Afwezig: Kjell Bosmans: raadslid OPENBARE ZITTING Departement Ondersteunende afdelingen 2. BO Coaching van interne projectmedewerker integratie. ²²²De Raad, Aanleiding en doel: De raad verleende op 9 juli haar goedkeuring ten aanzien van de blauwdruk in het kader van de integratie tussen stad en OCMW. In het kader van de verdere uitrol van deze blauwdruk hebben wij nood aan bijkomende coaching om deze uitrol te kunnen realiseren. Aan de Raad wordt gevraagd haar goedkeuring hieromtrent te verlenen. Juridische gronden: De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 89, 1, 2 (limiet van ,00 excl. btw niet bereikt); De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen; Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen; Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen; De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; De wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur; Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de Raad voor maatschappelijk welzijn; 1

2 De Beslissing van de Raad van 14/06/2016 betreffende de samenwerking met Möbius via joblink. De Beslissing van de Raad van 14/03/2017 betreffende de verlenging van de samenwerking met Möbius via joblink. De beslissing van het Vast Bureau van 06/11/2017 betreffende de aanstelling van een projectmedewerker integratie. De beslissing van de Raad van 09/07/2018 tot goedkeuring van de blauwdruk m.b.t. de integratie Advies en motivering: Zowel de Stad als het OCMW van Halle hebben de wens geuit om de samenwerking tussen beide besturen in de toekomst te versterken met integratie als einddoel. In dit kader werd in juli 2016 opdracht gegeven aan Möbius om dit proces mee te faciliteren en een blauwdruk uit te tekenen. In 2017 werd de opdracht verlengd om de gewenste nieuwe (geïntegreerde) organisatievorm voor de beide besturen te bepalen. Op het Vast Bureau van 06/11/2017 werd beslist om de afdelingsverantwoordelijke sociaal beleid, tijdelijk voltijds in te schakelen als projectmedewerker integratie voor 1 jaar vanaf 01/12/2017 met opdrachthouderschap die het integratietraject verder zal trekken. Ee werd tevens door de raad op 12/12/2017 beslist om een samenwerkingsovereenkomst aan te gaan via Jobpunt Vlaanderen met Möbius voor het coaching project van de projectmedewerker integratie. Möbius voorzag een coaching in 2018 voor deze projectmedewerker integratie tegen een geraamde kostprijs van ,00 excl. BTW ( ,00 incl. BTW). Deze coaching werd opgenomen door de consultant van Möbius die mee heeft ingestaan voor de vormgeving van de blauwdruk. Op 30/06/2018 bedroeg het effectief gespendeerde bedrag 9 869,07 incl. BTW. De consultant van Möbius heeft intussen de firma Möbius verlaten. Het opzetten van het traject met Möbius was gelinkt aan zijn aanwezigheid. Met Möbius is dan ook overeen gekomen om de samenwerking in het kader van deze opdracht stop te zetten. De nood tot ondersteuning van de projectmedewerker blijft echter wel bestaan. De betrokken consultant is intussen tewerkgesteld via EY. Jobpunt Vlaanderen / Poolstok heeft een aantal samenwerkingsverbanden met firma s die ondersteuning bieden aan organisaties en besturen op vlak van strategie en organisatie. Zij doen dit ondermeer door het aanbieden van ondersteuning bij integratietrajecten. Gezien wij vennoot zijn van Jobpunt Vlaanderen / Poolstok dient er geen aparte procedure overheidsopdrachten uitgeschreven te worden en kunnen wij een samenwerkingsovereenkomst aangaan. De firma EY kan instaan voor deze opdracht conform de bepalingen opgenomen in bijlage van dit besluit. Het OCMW zal de nodige stappen ondernemen om deze samenwerkingsovereenkomst af te sluiten als opdrachtgever en het geraamde bedrag van ,00 excl. BTW volledig ten laste nemen. 2

3 Er werd budget voorzien op het exploitatiebudget beleidsdomein ondersteunende diensten op 01192/ Aan de Raad wordt gevraagd het coaching traject opgeladen in bijlage goed te keuren. Financieel advies en visum: Het visum werd verleend dd. 27/08/2018. Inhoudelijk geen bezwaar. Maar: 1. aangezien de opdracht < euro exclusief BTW is er strikt genomen geen visum vereist 2. in principe mogen de lastvoorwaarden vastgesteld worden door het Vast Bureau (delegatiebeslissing van de Raad van 8 december 2015) Beraadslaging: Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. De Raad geeft haar goedkeuring een samenwerkingsovereenkomst aan te gaan via Jobpunt Vlaanderen / Poolstok met EY voor de coaching van de projectmedewerker integratie en dit conform de modaliteiten opgenomen in bijlage van dit besluit. Art 2. De opdracht waarvan sprake in artikel 1 heeft een geraamde kostprijs van ,00 excl. BTW. Er werd budget voorzien op het exploitatiebudget beleidsdomein ondersteunende diensten op 01192/ BO Kennisname Budgetwijziging 2018/1 OCMW Halle door het Agentschap Binnenlands Bestuur. De Raad, Aanleiding en doel: Op 21/08/2018 mochten we de kennisname van het Agentschap Binnenlands Bestuur betreffende het besluit van de Raad van 09/07/2018 met betrekking tot budgetwijziging BW1/2018 OCMW Halle ontvangen. Juridische gronden: Het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, in het bijzonder artikel 171 tem 175. Advies en motivering: Het Agentschap Binnenlands Bestuur heeft dd. 21/08/2018 een schrijven aan ons gericht waarin zij melden dat zij kennis nemen van het besluit van de Raad met betrekking tot de budgetwijziging 2018/1 OCMW Halle. 3

4 Aan de Raad wordt gevraagd akte te nemen van het besluit van het Agentschap Binnenlands Bestuur. Financieel advies en visum: Niet van toepassing Beraadslaging: Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. De Raad neemt akte van de kennisname van het Agentschap Binnenlands Bestuur. 4. BO Integratie - gebruik vergaderzalen. Het Vast Bureau, Aanleiding en doel: Naar aanleiding van de integratie van de stad Halle en het OCMW Halle tot één organisatie is het noodzakelijk de werking op elkaar af te stemmen en trachten we efficiëntiewinsten te bekomen. Gezien beide organisaties beschikken over verschillende vergaderzalen voor intern gebruik en gezien de integratie van steeds meer diensten, is het logisch dat medewerkers van beide organisaties ook gebruik wensen te maken van vergaderzalen van beide organisaties. Aan de Raad wordt dan ook gevraagd haar goedkeuring te verlenen aan het gebruik van vergaderzalen door medewerkers van zowel stad Halle als OCMW Halle op dezelfde wijze en volgens dezelfde modaliteiten als interne gebruikers. Juridische gronden: Het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Decreet over het lokaal bestuur Gemeentedecreet De organieke wet van 08 juli 1976, in het bijzonder art.61. Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 10 november 2015 betreffende Reglement verhuur vergaderzalen en kantoorruimten Sociaal Huis. Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 14 november 2017 betreffende Reglement verhuur vergaderzalen en kantoorruimten Sociaal Huis. Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 9 mei 2017 in verband met de blauwdruk integratie. Gemeenteraadsbeslissing van 23 mei 2017 in verband met de blauwdruk integratie. Advies en motivering: 4

5 Beide organisaties beschikken over verschillende vergaderzalen voor intern gebruik. Deze vergaderzalen worden dan ook veelvuldig gebruikt voor vergaderingen met interne en externe collega s en partners. In de huidige stand van de wetgeving is voorzien dat zowel de stad Halle als het OCMW van Halle als aparte juridische entiteiten blijven bestaan. Er wordt uiteraard wel een intensieve samenwerking voorzien door middel van beheersovereenkomsten, integratie,. Op dit moment bestaat er zowel voor de stad als het OCMW een apart reglement voor het gebruik van vergaderzalen. Hierin wordt principieel voorzien dat vergaderzalen ter beschikking kunnen worden gesteld aan externe partners. Voor deze externe partners kan een vergoeding voorzien worden voor het gebruik van een vergaderzaal. Gezien de integratie tussen stad en OCMW steeds meer samenwerking tot stand brengt, is het logisch dat medewerkers van beide organisaties ook gebruik wensen te maken van vergaderzalen van beide organisaties alsof zij gebruik zouden maken van een interne vergaderzaal. Aan de Raad wordt dan ook gevraagd haar goedkeuring te verlenen aan het gebruik van vergaderzalen door medewerkers van zowel stad Halle als OCMW Halle op dezelfde wijze en volgens dezelfde modaliteiten als interne gebruikers, dit zonder enige vergoeding of het afsluiten van aparte overeenkomsten. Financieel advies en Visum: Niet van toepassing Beraadslaging: Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. Goedkeuring te verlenen aan het gebruik van vergaderzalen door medewerkers van zowel stad Halle als OCMW Halle op dezelfde wijze en volgens dezelfde modaliteiten als interne gebruikers, dit zonder enige vergoeding of aparte overeenkomst. 5. FIDI Goedkeuring van de invoering van de nieuwe BBC-regelgeving Voorbereiding budget 2019 of éénjarig meerjarenplan De Raad, Aanleiding en doel: Op het college van burgemeester en schepenen van 10 augustus werd de invoering van de nieuwe BBC-regelgeving goedgekeurd, alsook de voorbereiding van het budget 2019 of éénjarig meerjarenplan Aan de raad wordt gevraagd tevens haar goedkeuring te verlenen. 5

6 In haar omzendbrief BB 2018 KB/ABB 2018/2 van 20 juli 2018 schrijft Minister Homans dat de conclusies en verbetervoorstellen uit de evaluatie van de beleids- en beheerscyclus (BBC) geleid hebben tot een wijziging en vereenvoudiging van de regelgeving over de BBC. De nieuwe regels voor de opmaak van de beleidsrapporten (het meerjarenplan, de aanpassing van het meerjarenplan en de jaarrekening) worden algemeen van toepassing vanaf het boekjaar 2020, met ingang van de opmaak van het meerjarenplan dat de nieuwe bewindsploegen in de loop van 2019 zullen vaststellen. De besturen kunnen er echter ook voor kiezen om de vereenvoudigde regels en de nieuwe schema s al een jaar vroeger toe te passen. In dat geval maken ze voor 2019 een éénjarig meerjarenplan op. De overige besturen stellen voor 2019 een budget op volgens de huidige regels van het gemeente- en OCMW-decreet. Juridische gronden: Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur; Het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen; Het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen De omzendbrief BB 2018 KB/ABB 2018/02 van 20 juli 2018 Advies en motivering: Het stadsbestuur heeft niet zo een goede ervaring met het vervroegd instappen in nieuwe (zij het 'vereenvoudigde') regelgeving. In 2013 stapte het vervroegd in de nieuwe beheers- en beleidscyclus (die aan iedereen werd opgelegd voor de periode ). De Vlaamse regelgever heeft toen nog tal van wijzigingen aangebracht, o.a. aan het algemeen rekeningstelsel en aan het systeem van investeringsenveloppes, zodat het geleverde werk opnieuw moest gedaan worden. Stad en OCMW beschikken daarenboven nog niet over de noodzakelijke gemeenschappelijke software om op een feilloze wijze de vervroegde invoering te realiseren. Mocht er bovendien boekhoudkundig-technisch een en ander mislopen en de besturen daardoor op 1 januari 2019 niet over een uitvoerbaar budget beschikken, kan geen gebruik meer worden gemaakt van de voorlopige twaalfden. Het enige nadeel zou kunnen zijn dat het financieel evenwicht voor beide besturen apart moet worden beoordeeld. Maar vermits de autofinancieringsmarge in 2019 geen strikt afdwingbare norm zal zijn, is dit nadeel verwaarloosbaar. Intussen zijn beide besturen volop bezig aan een integratieproject, wat grote implicaties heeft op beide organisaties. Halsoverkop nieuwe regels invoeren in een organisatie in beweging, met het loslaten van kredietbeperkingen en zonder een aangepast organisatiebeheersingssysteem, leidt onvermijdelijk tot ontsporing. We kiezen er liever voor om in 2019 een aanzet te geven tot een gemeenschappelijk budgetvoorstel wat de ondersteunende diensten betreft, dan voor het drastisch omgooien van budgetverantwoordelijkheden binnen beide entiteiten. Het is jammer dat er in de omzendbrief geen concrete suggesties worden gedaan om de overstap naar een geïntegreerd budget te vergemakkelijken. 6

7 Met gemeenteraads-/ocmw-raadsverkiezingen voor de boeg lijkt het dus niet aangewezen nu reeds de nieuwe regels toe te passen. Door deze overwegingen stellen wij aan de Raad voor om: - geen machtiging te vragen aan de Vlaamse Regering om vanaf het boekjaar 2019 de nieuwe BBC-regelgeving toe te passen - geen aanpassing te doen van de financiële nota over de meerjarenplanning , maar enkel het budget 2019 voor te leggen aan de OCMW Raad, met de intentie dit te doen voor 31/12/2018 en mits te streven naar een positieve autofinancieringsmarge in Financieel advies en visum: Niet van toepassing Beraadslaging: Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Artikel 1. De Raad beslist geen machtiging te vragen aan de Vlaamse Regering om vanaf het boekjaar 2019 de nieuwe BBC-regelgeving toe te passen. Artikel 2. De Raad beslist geen aanpassing te doen van de financiële nota over de meerjarenplanning , maar enkel het budget 2019 voor te leggen aan de OCMW Raad, met de intentie dit te doen voor 31/12/2018 en mits te streven naar een positieve autofinancieringsmarge in Artikel 3. Stad en OCMW zetten in op een maximale afstemming van hun ontwerp-budgetten in gemeenschappelijk overleg. BESTUURLIJK TOEZICHT De beslissingen van de raad worden opgenomen in een overzichtslijst met een beknopte omschrijving van de daarin geregelde aangelegenheden. Deze overzichtslijst wordt binnen de 20 dagen na de vergadering van de OCMW-raad opgestuurd naar de toezichthoudende overheid, met name: de Heer Gouverneur, PROVINCIE VLAAMS BRABANT - Diestsesteenweg te 3010 LEUVEN de Heer Burgemeester Stad Halle, Oudstrijdersplein 18 te 1500 HALLE Einde: 20:15 uur 7

8 De Algemeen Directeur De voorzitter Jan De Winne Christophe Merckx Voor eensluidend afschrift De algemeen directeur Jan De Winne De voorzitter Christophe Merckx 8