19 april 2017 Locatie: BuitenHerberg Ter Linde in Zuidwolde Organisatie: Wethoudersvereniging en Vereniging van Gemeentesecretarissen

Transcriptie

1 Maaltijdgesprek De Wolden 19 april 2017 Locatie: BuitenHerberg Ter Linde in Zuidwolde Organisatie: Wethoudersvereniging en Vereniging van Gemeentesecretarissen Opening Frank Speel van Lokale Democratie in Beweging vertelt kort iets over de bedoeling van de maaltijdgesprekken. Lokale Democratie in Beweging is een programma van de beroepsen belangenverenigingen van raadsleden, wethouders, burgemeesters, griffiers en gemeentescretarissen, de VNG en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het doel van het programma is om van én met elkaar te leren tijdens kleinschalige lokale bijeenkomsten, bijvoorbeeld maaltijdgesprekken, rond een thema dat samenhangt met de vraag hoe je de interne bestuurskracht binnen een gemeentelijke organisatie kunt versterken. Het is de bedoeling dat de verslagen van de bijeenkomsten op den duur een rijke bibliotheek gaan vormen, die inzicht biedt in de diverse lessen die tijdens de bijeenkomsten aan de orde zijn geweest. Ton Roerig van de Wethoudersvereniging opent de bijeenkomst. Het doel van deze avond is om met elkaar de tanden te zetten in het werk dat de aanwezigen met elkaar delen. Het is daarbij belangrijk om te kijken naar wat de verschillende onderdelen van een gemeentelijke organisatie enerzijds verbindt en anderzijds scheidt. Zo wordt voor elk onderdeel hopelijk duidelijker hoe het best invulling kan worden gegeven aan de rol die het in de gemeentelijke organisatie heeft en hoe de resultaten van het werk optimaal ten goede kunnen komen aan de burger. Het is belangrijk om te beseffen hoezeer iedere streek in Nederland verschillend is en hoe de aanpak van bestuurlijke vraagstukken dus van streek tot streek kan verschillen. Spelers in gemeentelijke organisaties kunnen veel van elkaar leren door samen de spelregels door te nemen. Als invalshoek is deze keer gekozen voor het vernieuwingsproces van de gemeente De Wolden. Sinds september 2016 werkt de gemeenteraad van De Wolden voor de duur van een jaar op een nieuwe manier in de pilot 3DeWolden. Deze pilot is onderdeel van de Democratic Challenge, een leer- en experimenteerprogramma van het ministerie van BZK en de VNG. Het vernieuwingstraject bij De Wolden is begeleid door Henk Gossink, die vanavond een toelichting hierbij zou geven, maar hij heeft een ongelukje gehad. Het gaat nu weer goed met hem, maar begrijpelijkerwijze kan hij daardoor niet aanwezig zijn. Josee Gehrke, griffier De Wolden De eerste spreker namens de gemeente De Wolden is griffier Josee Gehrke. Ze begint met een dappere uitspraak: Als ik geweten had hoeveel emoties dit proces zou losmaken, was ik er misschien niet aan begonnen. Uit haar toelichting wordt duidelijk dat dat misschien vooral te maken heeft met de manier waarop het proces is ingezet: het is heel structureel begonnen, met een raadswerkgroep. Het college en het ambtelijk apparaat

2 werden in eerste instantie niet bij het proces betrokken. Achteraf bezien zou het misschien goed zijn geweest om dat in een eerder stadium al wel te doen. De raadswerkgroep ging eerst kijken bij de gemeente Leeuwarden, waar ze al een tijd met een vergelijkbaar proces bezig waren. Er volgden werkgroepbijeenkomsten, en er werd een LinkedIn-groep gestart, zodat de werkgroepleden voortdurend met elkaar in gesprek konden blijven. Het doel van de gemeente Leeuwarden was om meer mensen het stadhuis in te trekken; dit was voor een plattelandsgemeente als De Wolden niet direct een voor de hand liggend doel. Daarom werd als doelstelling gekozen om de dialoog met de bevolking te verbeteren. Dialoog wordt daarbij opgevat als een prettige, open ontmoeting. Luisteren is de kern. Met dat doel ging de gemeenteraad dialoogbijeenkomsten organiseren om in contact te komen met de inwoners van De Wolden. Het bleek als snel dat luisteren nog niet zo eenvoudig is. In een goede dialoog gaat het niet om debatteren, waar raadsleden meestal wel goed in zijn, maar vooral om het stellen van de juiste vragen. Gelukkig pakten de raadsleden dit al snel op. Ze hebben er ook les in gevolgd. Een dialoogbijeenkomst wordt voorgezeten door een raadslid. Het college is er wel bij aanwezig, maar het initiatief ligt bij de raad. Er zijn inmiddels al dialoogbijeenkomsten geweest over verschillende thema s, bijvoorbeeld over armoedebestrijding, de actualisatie van het Woonplan en over een fietspad langs de Meppelerweg. Inmiddels is gebleken dat een bijeenkomst alleen op een grote opkomst kan rekenen wanneer het onderwerp te maken heeft met actuele problematiek die inwoners van de gemeente echt raakt. Na een tijdje vroeg het college wel: waarom organiseert de griffie deze bijeenkomsten? Is dat niet meer een taak van het college? Het is natuurlijk sowieso niet goed om dingen dubbel te doen, dus goed overleg met het college en het ambtelijk apparaat is wel nodig. Maar het is ook heel belangrijk dat raadsleden door de dialoogbijeenkomsten de kans krijgen om hun taak optimaal uit te voeren. Wat raadsleden namelijk graag willen, is luisteren naar inwoners en iets voor ze doen. In de dialoogbijeenkomsten krijgen ze, door het gesprek aan te gaan, de kans om meer mensen bij hun werk te betrekken en hun eigen rol binnen de gemeentelijke organisatie aan de inwoners te laten zien. In de dialoog wordt de verbindende rol van de raadsleden vorm gegeven. Vraag van Mariëtte de Visser, wethouder gemeente De Marne: wat heeft het verandertraject opgeleverd? Josee Gehrke vindt de belangrijkste winst van de nieuwe werkwijze dat je als gemeenteraad met verschillende mensen contact hebt over verschillende onderwerpen. Dat mensen de raadsleden ontmoeten, dat problematiek duidelijker zichtbaar wordt. Je merkt dat er soms 25 mensen naar een dialoogbijeenkomst komen, soms 80. Het is wel belangrijk om nog te analyseren waarom dat zo kan verschillen. Vraag van Jan Hoekema, burgemeester gemeente Aa en Hunze: is het handig dat het college in het begin van niets wist? Het is toch ook goed om het college op tijd bij het proces te betrekken in verband met de besluitvorming? Josee Gehrke vertelt dat de burgemeester wel in de werkgroep zat. Ze wilde bij het begin van het proces vooral de raad centraal stellen, maar zou het nu niet meer zo doen. Zoals het proces nu is aangepakt, bleef het bestuurlijke niveau te lang buiten beeld.

3 Opmerking van Karel Loohuis, burgemeester gemeente Hoogeveen: we zitten al een hele tijd in een bepaald systeem, dat nu anders wordt. Het lijkt me dat raadsleden met deze nieuwe werkwijze meer gaan doen wat ze moeten doen. Josee Gehrke vindt dat ook een belangrijk resultaat van het experiment. Maar hoe nuttig dialoog ook is, het moet uiteindelijk wel tot besluitvorming leiden. Vraag van Albert Trip, wethouder gemeente Borger-Odoorn: spitsen jullie de dialoogbijeenkomsten toe op een bepaald onderwerp waar iets mee is? Josee Gehrke antwoordt dat dat inderdaad het geval is, bijvoorbeeld bij de bijeenkomst over het fietspad langs de Meppelerweg. Maar er is ook een bijeenkomst georganiseerd over de vraag hoe de nieuwkomers in de gemeente De Wolden het doen. Dat staat dan wel niet direct op de politieke agenda, maar het is toch nuttig om over dit onderwerp meer informatie over te verzamelen. Je leert altijd veel van een dialoogbijeenkomst. Jan ten Kate, wethouder De Wolden Wethouder Jan ten Kate vertelt namens het college over zijn ervaringen met 3DeWolden. Het is hem opgevallen dat participatie in het algemeen een belangrijk aandachtspunt is in De Wolden. De gemeenteraad zocht binnen de veranderende rol van de overheid naar nieuwe kaders, met het verandertraject dat vanavond toegelicht wordt tot gevolg. Het college had júist geen rol in dit proces. Dat was even wennen voor de collegeleden. Maar Ten Kate is toch tevreden over de nieuwe manier van werken. De dialoogbijeenkomst rond het fietspad langs de Meppelerweg heeft bijvoorbeeld tot goede resultaten geleid. De raad kon echt aan de inwoners laten zien dat er bereidheid was om naar ze te luisteren, en het hele proces heeft ook tot besluitvorming geleid. Wat voor het college vooral wennen is, is om aan de zijlijn te staan. Bij een dialoogbijeenkomst worden soms dingen voorgesteld die wettelijk gezien helemaal niet kunnen. Het moet wel voor alle betrokkenen helder zijn dat er grenzen en kaders zijn. Bovendien is het belangrijk de diepgang in het oog te houden. Dat is soms best nog een zoektocht. Vraag van Sander Kastelein, gemeentesecretaris gemeente Ooststellingwerf: snapt de burger het allemaal nog? Hoe voorkom je bijvoorbeeld dat je met een bestemmingsplan buitengebied meerdere keren bij de burger langs gaat, vanuit de verschillende onderdelen van de gemeentelijke organisatie? Jan ten Kate beaamt dat het niet goed zou zijn om dingen dubbel te doen. Daarnaast moet je aan de inwoners steeds goed uitleggen waarvoor je precies komt. Maar dat is inderdaad iets om goed op te blijven letten. Vraag van Bert Wassink, burgemeester gemeente Terschelling: maar wat als het college iets heel anders wil dan de raad? Wanneer de raad inwoners het idee geeft dat iets kan, en het blijkt toch niet te kunnen, is dat moeilijk uit te leggen. Voor de inwoners ben je met z n allen gewoon de gemeente. Het college heeft het ambtelijk apparaat tot zijn beschikking om de haalbaarheid van voorstellen te onderzoeken. Jan ten Kate antwoordt dat het natuurlijk niet handig zou zijn om als college heel andere dingen te willen dan de uitkomst van een dialoogbijeenkomst van de inwoners en de raad. En dat is soms inderdaad heel lastig.

4 Opmerking van Karin Cornelissen, gemeentesecretaris gemeente Raalte: dialoog kan tegen alle verwachtingen in juist ook tot heel goede resultaten leiden. In de gemeente Raalte was er een heel lastige politieke discussie over het groen- en kapbeleid gaande, maar toen de gemeenteraad op pad ging om dit thema te verkennen kwamen daar heel goede initiatieven en ideeën uit, bijvoorbeeld ook over biodiversiteit. Er waren verdiepende gesprekken met alle partijen aan tafel: college, raad, ambtenaren en inwoners, en dat heeft uiteindelijk tot een heel goede groennota geleid. Joop Brink, wethouder gemeente Coevorden, en Beatrijs de Vries, gemeentesecretaris gemeente Coevorden, vertellen over een situatie waar de gemeenteraad van Coevorden onlangs mee te maken kreeg. Rond het nieuwe minimabeleid werden veel van de kaderstelling door het college uitgevoerd. De raad werd er wel bij betrokken, maar niet inhoudelijk. Achteraf bezien was het beter geweest hen eerder bij het proces te betrekken, en de raad heeft zelf ook aangegeven dat belangrijk te vinden. Dat is dus een leerpunt voor een volgende keer. Jan Hoekema, burgemeester gemeente Aa en Hunze, merkt op dat het zeker meerwaarde heeft wanneer de gemeenteraad in een vroeg stadium de dialoog met de inwoners aangaat. Maar het is belangrijk dat ze zich daarbij niet tijdens dat deel van het proces al conformeren aan een bepaald resultaat. Naar de inwoners toe moet het helder zijn wat de raad wel en niet kan betekenen. Hij vindt het model van 3DeWolden daarom vooral waardevol voor de beginfase van processen van besluitvorming. Jan ten Kate benadrukt dat de gemeenteraad wel steeds een onderlegger voor de dialoogbijeenkomsten meekrijgt die gemaakt is in samenspraak met het college. Daarmee kan het college aan het begin van het proces al inspraak uitoefenen. Tom van Mourik, burgemeester gemeente Menameradiel, merkt ten slotte nog op dat het vooral belangrijk is de rollen van alle betrokkenen op voorhand duidelijk te hebben. Goed overleg is dus voortdurend nodig. Roger de Groot, burgemeester van De Wolden én lid van de werkgroep Roger de Groot benadrukt dat de pilot 3DeWolden best uniek is. Het initiatiefrijke zit in de genen van De Wolden, wat ook blijkt uit de ontstaansgeschiedenis van de gemeente in haar huidige vorm, en de inwoners hoeven niet aangespoord te worden tot participatie: dat doen ze vanzelf al. Maar evengoed is de gemeenteraad van De Wolden heel stoer geweest door dit vernieuwingsproces in te zetten, en daar ook geld voor uit te trekken. De worsteling hoe om te gaan met een veranderende rol van de overheid speelt in alle gemeenten. De gemeenteraad van De Wolden heeft actief gezocht naar een verandering en verbetering. De belangrijkste les van het experiment is dat je dit soort dingen echt samen moet oppakken en uitvoeren. Het college en de gemeenteraad vormen samen het gemeentebestuur, en het ambtelijk apparaat is er ook nog. In zo n proces als het afgelopen jaar in De Wolden heeft plaatsgevonden, is het onvermijdelijk dat rollen gaan schuiven. Daarom is doorlopend overleg zo belangrijk. Het is goed om voortdurend het gezamenlijk belang te benadrukken, en veel begrip voor elkaar op te brengen. Het beste advies voor dit soort processen: samen optrekken vanuit de verschillende rollen in de organisatie.

5 Nanne Kramer, gemeentesecretaris De Wolden Nanne Kramer stelt vast dat men binnen alle gemeentelijke organisaties bezig is met de vraag: doen we het wel goed genoeg? Een vraag die daaruit voortkomt, is hoe de gemeenteraad zich beter kan positioneren. 3DeWolden zoekt naar een antwoord op die vraag. Het was natuurlijk moeilijk dat het ambtelijk apparaat niet betrokken werd bij het begin van het vernieuwingsproces. Uiteindelijk blijft de belangrijkste conclusie dat de verschillende onderdelen van de organisatie elkaar nodig hebben. Wanneer er geen samenspel is tussen raad, college en ambtenaren, dan heb je hoe dan ook verloren. Wat vooral lastig was: om duidelijk te krijgen wat de rol van het ambtelijk apparaat dan wél kon zijn en hoe de ambtenaren inhoud aan het proces konden bijdragen. Bij bepaalde onderwerpen zit de burger ook niet te wachten op dialoog, en die moeten gewoon geregeld worden. Andere onderwerpen zijn juist wel heel geschikt voor burgerparticipatie. Nanne Kramer is ook gemeentesecretaris van de gemeente Hoogeveen, waar een heel ander veranderproces gaande is. Daar is gekozen voor een breder vertrekpunt en een langduriger proces, waarbij ook gebruik wordt gemaakt van kennis die aan het licht komt bij andere processen. Het één is niet persé beter dan het ander: iedere gemeente kiest een eigen aanpak. Vraag Bert Wassink, burgemeester gemeente Terschelling: is er ruimte om bij voorstellen voor dialoogsessies te plannen: wat wel, wat niet? Nanne Kramer vertelt dat er binnen de organisatie zeker goed overleg wordt gehouden over zulke vragen. Het is ook belangrijk om te bedenken dat het niet altijd meer tijd hoeft te kosten om het proces van dialoogbijeenkomsten te doorlopen. Overleg tussen alle onderdelen van de organisatie, en vanaf het begin van het proces, is daarbij wel cruciaal. Conclusie Uit dit maaltijdgesprek is vooral naar voren gekomen dat het onontbeerlijk is om tijdens veranderingsprocessen zoals 3DeWolden veel overleg te houden tussen de verschillende onderdelen van de gemeentelijke organisatie. Het is daarbij belangrijk dat vanaf het eerste stadium de rollen van gemeenteraad, college en ambtelijk apparaat duidelijk gedefinieerd zijn. Samenwerking en het benadrukken van gezamenlijk belang vergroten de kans op succes. Wanneer aan deze voorwaarden wordt voldaan, geeft een open dialoog met de inwoners van de gemeente zeker meerwaarde aan de rol van de gemeenteraad. Lijst van aanwezigen: Jan Hoekema, burgemeester gemeente Aa en Hunze Albert Trip, wethouder gemeente Borger-Odoorn

6 Joop Brink, wethouder gemeente Coevorden Beatrijs de Vries, gemeentesecretaris gemeente Coevorden Mariëtte de Visser, wethouder gemeente De Marne Jan van t Zand, wethouder gemeente De Wolden Mirjam Pauwels-Paauw, wethouder gemeente De Wolden Jan ten Kate, wethouder gemeente De Wolden Roger de Groot, burgemeester gemeente De Wolden Josee Gehrke, raadsgriffier gemeente De Wolden Jan Steenbergen, wethouder gemeente Hoogeveen Karel Loohuis, burgemeester gemeente Hoogeveen Frank Speel, programmamanager Lokale Democratie in Beweging Tom van Mourik, burgemeester gemeente Menameradiel Mirjam van Bergen, griffier gemeente Ooststellingwerf Wessel de Wagt, stagiair griffie gemeente Ooststellingwerf Sander Kastelein, gemeentesecretaris gemeente Ooststellingwerf Rob Jonkman, wethouder gemeente Opsterland Karin Cornelissen, gemeentesecretaris gemeente Raalte Nanne Kramer, algemeen directeur/gemeentesecretaris SO De Wolden Hoogeveen Janny Hofman, raadsgriffier gemeente Terschelling Bert Wassink, burgemeester gemeente Terschelling Ton Roerig, directeur Wethoudersvereniging Marc Verschuren, wethouder gemeente Winsum Viorica Van der Roest, verslaglegger

7 Leerpunten maaltijdgesprek De Wolden Veranderprocessen binnen een gemeentelijke organisatie verlopen soepeler wanneer er vanaf het beginstadium steeds overleg is tussen de verschillende onderdelen van de organisatie. Het is belangrijk om vanaf het begin van het veranderproces de rollen van gemeenteraad, college en ambtelijk apparaat duidelijk te definiëren en met elkaar door te spreken. Samenwerking, begrip voor elkaar en het benadrukken van gezamenlijk belang vergroten de kans op succes. Dialoogbijeenkomsten, waarbij gemeenteraadsleden in gesprek gaan met inwoners van de gemeente, hebben vooral zin wanneer ze onderwerpen betreffen die te maken hebben met actuele problematiek die de inwoners van een gemeente echt raakt. In een goede dialoog tussen gemeenteraad en inwoners gaat het niet om debatteren, maar om naar elkaar luisteren en om het stellen van de juiste vragen. In dialoogbijeenkomsten krijgen raadsleden de kans om mensen meer bij hun raadswerk te betrekken en hun eigen rol binnen de gemeentelijke organisatie aan inwoners te laten zien. Naar de inwoners toe moet het wel heel duidelijk zijn wat de raad wel en niet kan betekenen. Het is daarom handig om van tevoren een onderlegger te maken voor een dialoogbijeenkomst, waarin het college en het ambtelijk apparaat de raad kaders kunnen meegeven met betrekking tot het onderwerp dat besproken zal worden.