OASEN REDESIGN WEBSITE PROJECTPLAN

Transcriptie

1 OASEN REDESIGN WEBSITE PROJECTPLAN Versie 1.2 Irene le Roy Projectmanager Amsterdam, Datum 20 april 2010 Voor akkoord: Joost van Luijt LBi LostBoys Joop Geesinkweg AV Amsterdam The Netherlands P.O. Box 94829, 1090 GV, Amsterdam phone fax Registered in The Netherlands Registered number: VAT NO. NL B01 ABN AMRO

2 Inhoud 1. Inleiding Introductie Doel van dit document 3 2. Opdracht Situatie Doelstellingen van het project Afbakening in scope Deliverables Acceptatiecriteria 6 3. Onze aanpak Aanpak project Uitgangspunten in dit project Directie fase; Specificatie fase Projectstructuur Projectcontrol Acceptatieprocedure Procedure rfc en meerwerk Escalatieprocedure Wachttijdregeling Risico s (optioneel) Planning Ondertekening 15 LBi projectplan Redesign Oasen, 20 april 2010, Pagina 2, LBi LostBoys B.V.

3 1. Inleiding Dit hoofdstuk beschrijft de aanleiding van het project, het doel en de wijze waarop LBi in het project is betrokken. 1.1 Introductie Oasen.nl richt zich op dit moment op klanten, geïnterreseerden en partners. Op de huidige site is veel informatie te vinden en dit breidt zich uit. De online dienstverlening van Oasen is niet altijd logisch en sluit onvoldoende aan bij de informatiebehoeften van de doelgroepen en de gewenste klantinteractie. Oasen heeft in een pitchtraject een aantal bureaus uitgenodigd om hun visie en voorstellen te presenteren. Vervolgens heeft Oasen gekozen voor de visie, strategie en aanpak, zoals door Lost Boys gepresenteerd. Deze opdracht omvat de directiefase en de specificatiefase van het redesign traject van Oasen.nl. 1.2 Doel van dit document Met dit document leggen we de projectafspraken tussen de opdrachtgever en LBi vast. Hierbij gaat het om de opzet van het project en de samenwerking en verantwoordelijkheden daarbij. Ook leggen we zaken omtrent projectinrichting vast. Dit projectplan biedt zo een praktische invulling van de afspraken in het contract, en waar nodig een aanvulling of aanpassing. Het projectplan wordt door beide projectleiders (dus aan de zijde van opdrachtgever en opdrachtnemer) opgesteld en geaccepteerd. LBi projectplan Redesign Oasen, 20 april 2010, Pagina 3, LBi LostBoys B.V.

4 2. Opdracht Dit hoofdstuk beschrijft de situatie, probleem- en doelstellingen van het project en bevat een afbakening van scope, deliverables en acceptatiecriteria. Het totaalproject Redesign website Oasen bestaat uit zeven stappen: 1. Aanscherping concept (Directie fase); 2. Specificatie en ontwerp website (Specificatie fase); 3. Content verzamelen, redigeren en migratie; 4. Meetstrategie, implementatie meetpunten en ontwikkelen dashboard; 5. Realisatie website front-end en back-end; 6. Testen; 7. Deployment fase. Het project voor LBi LostBoys omvat de directie- en de specificatie fase. Dit zijn de eerste twee projectstappen die LBi LostBoys ziet in het totaalproject, zoals dat door Oasen wordt uitgevoerd. 2.1 Situatie Oasen wil een nieuwe website die beter gaat voorzien in de behoefte van de huidige klanten, geïnteresseerden en partners. De huidige website is qua uiterlijk verouderd en zal in zijn geheel opnieuw vormgegeven worden, dit geldt ook voor de modules (waaronder formulieren). Transparantie en openheid over de bedrijfsvoering liggen ten grondslag aan het nieuwe concept. Door open te communiceren, wil Oasen het vertrouwen verdienen van haar klanten en partners. Door transparant te zijn, vraagt Oasen ook aan haar klanten en partners ook om feedback, om zo als bedrijf te leren en te optimaliseren. De interactie wordt actief gezocht, ook al via de huidige website Oasen.nl. De doelgroep van de website zijn klanten, geïnteresseerden en partners. Op de huidige website is veel informatie te vinden en dit breidt zich uit, wat ten koste gaat van het overzicht. Het voornaamste doel van de nieuwe website is het overzicht en navigatie voor de bezoeker sterk te verbeteren, onder andere door een apart kenniscentrum te maken, waar de informatie op een gestructureerde wijze getoond zal worden. 2.2 Doelstellingen van het project > Verbeterde user experience design ten behoeve van de nieuwe website van Oasen.nl 2.3 Afbakening in scope Onderstaand is de scope van het project in detail beschreven. Om onduidelijkheden op een later moment te voorkomen is er ook beschreven wat er buiten de scope valt. De functionaliteiten van de nieuwe website zullen omschreven worden in het interaction design. Het user experience design LBi projectplan Redesign Oasen, 20 april 2010, Pagina 4, LBi LostBoys B.V.

5 (interaction design en het visual design) kan gebruikt worden voor het offerte traject van de productie fase. Binnen de scope: Directie fase > Projectplan (inclusief detail planning); > Toetsing uitgangspunten en creatieve briefing; > Conceptdocument en presentatie; > Highlevel requirements document. Er is één correctieronde per deliverable voorzien, dit wil zeggen dat we de documenten waar nodig éénmaal op basis van de feedback van Oasen aanscherpen. Specificatie fase > Functioneel ontwerp (t.b.v. technisch ontwerp); > Interactie ontwerp; > Visueel ontwerp; > Copy richtlijnen (noodzakelijk voor stap drie). Er zijn twee correctierondes per deliverable voorzien, dit wil zeggen dat we de documenten waar nodig tweemaal op basis van de feedback van Oasen aanscherpen. Buiten de scope: > Extra correctieronden; > Technisch ontwerp; > Productie van content zoals video, foto shoots (en alle meer kosten die hier bij komen kijken); > Portret rechten voor aangekochte beelden; > Stap drie tot en met zeven zoals in hoofdstuk 2 (Opdracht) door LBi LostBoys is omschreven; > Licentie kosten voor het CMS SharePoint 2010 platform; > Content migratie > Alles wat niet genoemd wordt onder Binnen de scope. 2.4 Deliverables De deliverables zijn de producten die LBi in dit project zal opleveren. Dit project heeft de volgende deliverables: > Projectplan; > Wekelijks status rapport; > Creatieve brieving; > Conceptdocument en presentatie; > Highlevel requirements document; > Functioneel ontwerp; > Interactie ontwerp; > Visueel ontwerp; > Copy richtlijnen. LBi projectplan Redesign Oasen, 20 april 2010, Pagina 5, LBi LostBoys B.V.

6 2.5 Acceptatiecriteria Het project is afgerond op het moment dat LBi LostBoys alle deliverables conform afspraken zoals beschreven in paragraaf 2.4 heeft opgeleverd aan Oasen en Oasen deze heeft geaccordeerd. Dit document moet door Oasen en LBi LostBoys ondertekend worden. 3. Onze aanpak LBi LostBoys werkt met een eigen standaard werkwijze die we in detail afstemmen op het project. In dit hoofdstuk beschrijven we de wijze waarop wij de opdracht zien en het project willen aanpakken gebruikmakend van ons proces. LBi Lost Boys hanteert voor Oasen de LBi project aanpak. Deze aanpak is een combinatie van succesvolle onderdelen uit de watervalmethode en Prince Aanpak project LBi hanteert een gefaseerde projectaanpak. Op deze manier blijft het proces beheersbaar, overzichtelijk en flexibel. LBi maakt onderscheid tussen de volgende fasen: Directie fase (concept, high level ontwerp, projectplan); Specificatiefase (blauwdruk van de applicatie); Productie fase (applicatie gerealiseerd conform specificaties); Maintenance & applicatie management (applicatie live en onderhoud). Deze opdracht omvat de directie fase en de specificatie fase. LBi projectplan Redesign Oasen, 20 april 2010, Pagina 6, LBi LostBoys B.V.

7 3.2 Uitgangspunten in dit project In dit project hanteren wij de volgende uitgangspunten: > E 1 correctieronde op het concept, 1 correctie ronde op het interaction design en 2 correctierondes op het visual design, > Review deliverables door de klant in 2 werkdagen na oplevering (tenzij anders is aangegeven); > Bijeenkomsten vinden plaats op locatie bij Oasen of bij LBi (kijkjes in de keuken vinden plaats bij LBi); > LBi krijgt toegang tot alle benodigde informatie voor het project; > Eventuele materialen worden door Oasen in high res aangeleverd; > Door Oasen aangeleverde materialen zijn definitief en niet meer onderhevig aan wijzigingen. 3.3 Directie fase; STAP 1: TOETSING VAN UITGANGSPUNTEN EN AANSCHERPING VAN CONCEPT DOELSTELLING De eerste stap van het project omvat de toetsing van de uitgangspunten en het maken van een projectplan(inclusief detailplanning). Het doel van deze stap is een gedeeld begrip te krijgen van het concept, de strategie en de uitvoerbaarheid ervan. In deze stap leggen we de kaders van het project vast. ACTIVITEITEN Stap 1 is onder te verdelen in 3 activiteiten: 1. Toesting van de uitgangspunten en creative brief 2. Concept Oasen.nl 3. Highlevel requirements document. 1. Toetsing van de uitgangspunten en creative brief In de LBi projectaanpak wordt gestart met een directiefasefase, zodat er goed nagedacht wordt over eisen, wensen, gebruikersvriendelijkheid en ontwerp van de webapplicatie. Op basis van de aangeleverde feedback op het pitch design;lbi kennis en expertise; en door middel van een aantal (naar verwachting 1 of 2) gerichte interviews met de belangrijkste stakeholders bij Oasen, worden de uitgangspunten en het voorgestelde concept getoetst en aangescherpt. Op basis hiervan wordt de definitieve uitgangspunten vastgelegd in een document en voorgelegd aan Oasen. Het omvat een drie tot viertal persona s met bijbehorend scenario. Dit document is tevens de basis voor de creatieve briefing aan het conceptteam. 2. Concept Oasen.nl Op basis van de creatieve briefing, de pitch presentatie en de huisstijlrichtlijnen van Oasen worden de uitgangspunten op het gebied van visual design en interaction design van het redesigntraject van Oasen.nl vastgelegd. Hierin zal het concept team 2 a 3 key pages uitwerken in visual design en Interaction design. Het concept zal als basis dienen voor de specificatiefase van Oasen.nl. 3.High level requirements document Gedurende de directie fase zullen de meest belangrijke doelstellingen op basis van userstories van het project worden verzameld en zal een informatie analyst een analyse doen van de te tonen content LBi projectplan Redesign Oasen, 20 april 2010, Pagina 7, LBi LostBoys B.V.

8 binnen het voorgestelde concept, in samenwerking met de content specialist van Oasen. De bevindingen worden vastgelegd in een highlevel requirements document en zal als input dienen voor de specificatie fase. Elke deliverable opgeleverd door Lost Boys zal aan de hand van dit document worden getoetst of de doelstellingen ook daadwerkelijk zijn verwerkt en kunnen worden gehaald. Tijdens de aanscherping van het Concept wordt een Projectplan (inclusief detailplanning) opgeleverd en besproken. MILESTONES > Akkoord Projectplan > Akkoord creatieve brief; > Akkoord concept Oasen.nl en Highlevel requirements document; > Sign off concept fase DELIVERABLES > Projectplan (inclusief detail planning); > en creative brief; > Conceptdocument; > Highlevel requirements document. Er is één correctieronde per deliverable voorzien, dit wil zeggen dat we de documenten waar nodig éénmaal op basis van de feedback van Oasen aanscherpen. MEETINGS > Opzet projectplan bespreken > Interview met 1 of 2 stakeholders [1 gesprek met Joost van Luijt en 1 gesprek met Jeroen Schmaal en Alexander Vos de Wael samen]; > Presentatie creative brief > Presentatie Concept en highlevel requirements document; > Wekelijkse project status vergadering tussen de projectleiders; 3.4 Specificatie fase STAP 2 SPECIFICATIE EN ONTWERP WEBSITE DOELSTELLING Het doel van deze fase is het in detail specificeren van de website onderdelen, vormgeving en noodzakelijke content. ACTIVITEITEN Stap 2 is onder te verdelen in 4 activiteiten: 1. Ontwikkelen functioneel ontwerp. 2. Ontwikkelen Interactie design 3. Ontwikkelen visual design 4. Ontwikkelen van copy richtlijnen 1. Ontwikkelen functioneel ontwerp. Deze activiteit bestaat uit 2 onderdelen; LBi projectplan Redesign Oasen, 20 april 2010, Pagina 8, LBi LostBoys B.V.

9 a) De informatie analist, technisch consultant en de interaction designer zullen op basis van het concept en de userstories het projectkader vaststellen. Deze zal voorgelegd worden aan Oasen. b) Vervolgens zal het projectkader vertaald worden naar een functioneel ontwerp. Het functioneel ontwerp beschrijft de funtionele werking van de applicatie en waarborgt tevens alle informatie die in de nieuwe site ontsloten dient te worden. Daarnaast wordt door middel van het uitschrijven van usecases, de functionele werking van de componenten getoetst. De usecases kunnen tevens tijdens het test proces (aan het eind van de productie) voor een groot deel als basis dienen voor het test plan. Gedurende dit proces zal een technical consultant monitoren of deze functionliteiten ontsloten worden in sharepoint Ontwikkelen Interaction design Parallel aan het ontwikkelen van het functioneel ontwerp zal een interaction designer op basis van de conceptuele uitgangspunten, het functioneel ontwerp en LBi kennis en expertise de gebruikersvriendelijkheid verbeteren in het interaction design. Hierin zullen +/- 10 templates en de unieke componenten worden uitgewerkt. De templates en de verschillende componenten zullen op functioneel gebied de bouwstenen zijn van de nieuwe website van Oasen.nl. Gedurende de ontwikkelperiode zal een technical consultant het interaction design monitoren en er voor zorg dragen dat er zo veel mogelijk gebruik wordt gemaakt van standaard componenten die sharepoint 2010 te bieden heeft. Dit om het maatwerk van de nieuwe site tot een minimum te beperken. Indien er sprake is van een maatwerk oplossing zal dit duidelijk aangegeven worden aan Oasen. 3. Ontwikkelen Visual Design Op basis van het concept, het Interaction design en de huisstijlrichtlijnen van Oasen zal een visual designer de beeldtaal en het visual design ontwikkelen voor het redesign van Oasen.nl. Het visual design van Oasen.nl zal weergegeven worden in +/- 5 templates en alle componenten uit het interaction design. 4. Copy richtlijnen Parallel aan het ontwikkelen van het visual design zullen de copy richtlijnen vast gesteld worden om zo de gebruikers vriendelijkheid van de site te verhogen en de verschillende doelgroepen juist aan te spreken. Dit document zal als basis dienen voor de content ontwikkelaars van Oasen. Deze specificaties benoemd in punt 1 t/m 4 zullen het userexperience design van Oasen.nl verhogen. Na akkoord door Oasen kunnen de documenten gebruikt worden om een offerte traject op te starten voor de bouw van de website. MILESTONES > Akkoord functioneel ontwerp; > Akkoord interactie ontwerp; > Akkoord visueel ontwerp > Akkoord copy richtlijnen; > Sign off specificatie fase DELIVERABLES > Functioneel ontwerp (t.b.v. technisch ontwerp); > Interactie ontwerp; > Visueel ontwerp; > Copy richtlijnen (noodzakelijk voor stap drie). MEETINGS > Kick off van de specificatiefase; LBi projectplan Redesign Oasen, 20 april 2010, Pagina 9, LBi LostBoys B.V.

10 > Presentatie van het interactie ontwerp; > Presentatie van het visueel ontwerp; > Wekelijkse Project status vergadering UITGANGSPUNTEN Directie fase (concept, high level ontwerp, projectplan). Oasen is de specialist wat betreft de huidige content en contenttypen die op de nieuwe website getoond dienen te worden. Oasen zal dan ook een content specialist beschikbaar stellen die nauw samenwerkt met het team van Lost Boys. Voor het visueel ontwerp gaan we nu uit van een 10-tal templates. Voor wat betref het visueel ontwerp gaan we uit van de bestaande Oasen-huisstijl en de stijl van de designs in de pitchpresentatie. Lost Boys draagt alle specificaties over aan Oasen. Oasen is vervolgens verantwoordelijk voor het briefen van de bouwpartij. Lost Boys heeft hiervoor in februari een offerte afgegeven aan Oasen. Indien Oasen akkoord gaat met deze offerte, zorgt Lost Boys dat één van haar leden uit het projectteam de bouwpartij brieft over het correct nabouwen van haar ontwerp. 3.5 Projectstructuur In dit onderdeel beschrijven we de structuur en functionele inrichting van het project. Hierbij gaan we in op de nu bekende rollen en functies en plaatsen deze in het organigram. De organisatie van een Lost Boys project kan op verschillende manieren worden samengesteld. Wij maken onderscheid tussen projecten met en zonder een stuurgroep. Grote, risicovolle of complexe projecten hebben een stuurgroep, andere projecten alleen een business owner. PROJECT ORGANISATIE Deelnemer(s) Verantwoordelijkheid Opdrachtgever Jeroen Schmaal Senior gebruiker (alleen bij stuurgroep) Marene van den Enk Senior leverancier (alleen bij stuurgroep) Marcel Nijland Projectmanager Oasen Joost van Luijt De opdrachtgever is eindverantwoordelijke voor het project, geeft de opdracht en accepteert deze als aan de in het projectplan gestelde voorwaarden is voldaan. Hij stuurt de eigen projectmanager aan en fungeert als hoogste escalatieniveau. De senior gebruiker is verantwoordelijk voor de naleving van de belangen van de gebruikers van het project en neemt plaats in de stuurgroep. De senior leverancier van LBi is commercieel eindverantwoordelijk voor het project en voor de relatie met de klant. Hij werkt samen met de projectmanager van LBi en is diens eerstvolgende escalatieniveau. De projectmanager van de klant is gedelegeerd verantwoordelijk voor het project en stuurt daartoe namens de opdrachtgever het interne team aan. Hij werkt samen met de pro- LBi projectplan Redesign Oasen, 20 april 2010, Pagina 10, LBi LostBoys B.V.

11 Projectmanager LBi Irene le Roy Quality Assurance Hannes van Raaij Oasenteam Webredacteur Claudia van der Haar Specialist kennisdelen Harrie Timmer Specialist klantcontacten Joyce Hennekam jectmanager van LBi en fungeert als Single Point of Contact voor LBi. De projectmanager van LBi is operationeel verantwoordelijk voor het project. Werkt samen en legt verantwoording af aan de projectmanager van de klant. Fungeert als Single Point of Contact naar de klant. Quality Assurance (in de vorm van competance leads) is verantwoordelijk voor de expertises binnen een project. Dit zijn de resources namens de klant betrokken bij het project. Deze worden door de projectmanager van de klant aangestuurd. LBi team Specialist verkoop Han Dijkhuizen Quality Ensurance Hannes van Raaij Competence lead Creatie Dit zijn de resources van LBi betrokken bij het project. Deze worden door de projectmanager van LBi aangestuurd. Creative Lead Patrick Plaggenborg Interaction Designer Ryanne Lannoye/ Ruben van den Bussche Visual Designer Patrick Plaggenborg/Ton Somers Technical consultant Maria Ramirez Informatie analist Marloes Houtmann Copy Writer Sascha Spijker LBi projectplan Redesign Oasen, 20 april 2010, Pagina 11, LBi LostBoys B.V.

12 3.6 Projectcontrol In dit onderdeel worden de afspraken omtrent projectcontrol zoals overleg, rapportages en procedures vastgelegd. Alle projectdeliverables en planningen zullen in basecamp geplaatst worden. 3.7 Acceptatieprocedure De acceptatieprocedure legt vast hoe de opdrachtgever het geleverde gaat accepteren. De exacte acceptatiecriteria worden vastgelegd in een apart document dat gedurende de eerste (of directiefase) wordt opgesteld. De projectmanager van LBi levert een product ter acceptatie op door middel van een aankondiging per aan de projectmanager van de opdrachtgever. Zodra een product ter acceptatie is aangeleverd test of beoordeelt de opdrachtgever het product binnen een periode van vijf werkdagen inclusief terugkoppeling over de resultaten ervan. Na de testperiode is het opgeleverde geaccepteerd met uitzondering van de binnen de termijn gemelde issues. Indien het een product betreft dat is gebaseerd op een specificatie worden afwijkingen ten opzichte hiervan in overleg gerepareerd waarna opnieuw oplevering voor acceptatie volgt. Het product is geaccepteerd zodra het voldoet aan de specificaties. 3.8 Procedure rfc en meerwerk Wijzigingen ten opzichte van de scope of ten opzichte van de afspraken in dit of andere projectdocumenten worden schriftelijk vastgelegd door de projectmanager van de klant. Op basis hiervan wordt door LBi een begroting afgegeven van de impact die de wijziging heeft ten aanzien van de overeengekomen producten, doorlooptijd, bemensing en kosten. De begroting wordt vervolgens ter goedkeuring aan de klant voorgelegd. Na goedkeuring (schriftelijk) worden de wijzigingen vastgelegd en uitgevoerd. Wijzigingen (of meerwerk) worden op basis van de in de offerte / intentieverklaring genoemde (meerwerk)tarieven verrekend op basis van nacalculatie. 3.9 Escalatieprocedure Elk projectlid kan escaleren indien hij of zij daar noodzaak toe ziet. Doorgaans zullen de projectmanagers escaleren, bijvoorbeeld als er een probleem of project issue ontstaat waarover de beide projectmanagers het niet eens kunnen worden. LBi projectplan Redesign Oasen, 20 april 2010, Pagina 12, LBi LostBoys B.V.

13 Escalatie vindt plaats naar de eerstvolgende in de projecthiërarchie. Een projectlid zal dus in principe escaleren naar de projectmanager, de projectmanager naar de opdrachtgever (klant) respectievelijk contracteigenaar (LBi). Terugkoppeling vindt plaats binnen twee werkdagen en wordt schriftelijk of per verzonden Wachttijdregeling Er is sprake van een wachttijdregeling zodra LBi niet door kan gaan met de in dit projectplan opgenomen activiteiten door bijvoorbeeld (een of meer van) de onderstaande bij de opdrachtgever spelende zaken: Het niet of in onvoldoende mate aanleveren van informatie Het niet of niet tijdig aanleveren van informatie en/of feedback Voortgangbelemmerende storingen (bijvoorbeeld problemen in omgevingen) Calamiteiten, stakingen en dergelijke, langer dan 4 uur Tussentijdse stopzetting van het project door de opdrachtgever LBi geeft bij de projectmanager van de klant schriftelijk of per aan of er sprake is van wachttijd en wanneer die ingaat. Hierbij noemt de projectmanager de gehanteerde argumenten. LBi probeert de medewerkers die in de wachttijdregeling vallen op andere projecten in te zetten. Indien dit niet (geheel) lukt worden de inproductieve uren onder vermelding van wachttijd op basis van nacalculatie bij de opdrachtgever in rekening gebracht. 4. Risico s (optioneel) Nr Naam Gevolg Maatregel Risicofactor 1 Meer correctie rondes nodig, doordat er meerdere stakeholders zijn 2 Sharepoint 2010 is het CMS van Redesign Oasen.nl 3 Oasen.nl is een content gedreven site Uitloop in planning en budget Kans op maatwerkoplossingen een risico is dat niet alle content ontsloten wordt in Kijkjes in de keuken, zodat we in een vroeg stadium kunnen bijsturen. Tijdens de concept fase, zal de technische haalbaarheid getoetst worden.een technical consultant met kennis van sharepoint 2010 zal gedurende de specificatie het functioneel ontwerp en interactie design monitoren en aan Oasen laten weten als er sprake gaat zijn van maatwerk. Tijdens de conceptfase haken we een informatie analyst LBi projectplan Redesign Oasen, 20 april 2010, Pagina 13, LBi LostBoys B.V.

14 de nieuwe site aan om de content inventarisatie te doen. Tijdens de conceptfase zal op basis van usecases en functionle beschrijving alle content ontsloten worden. Oasen zal een content specialist aanhaken om input te leveren en nauw samen te werken met de informatie analyst. Risicofactor = kans * impact ( beide van 1 laag tot 5 hoog) LBi projectplan Redesign Oasen, 20 april 2010, Pagina 14, LBi LostBoys B.V.

15 5. Planning Zie bijlage _Planning Oasen.pdf 6. Ondertekening Getekend voor goedkeuring, NAAM Joost van Luijt Projectmanager Oasen NAAM Projectmanager LBi Plaats: Datum: Plaats: Datum: LBi projectplan Redesign Oasen, 20 april 2010, Pagina 15, LBi LostBoys B.V.