Voorbeeld van een workflow

Transcriptie

1 Voorbeeld van een workflow Workflow management impliceert dat eigen (beoogde) werkprocessen en hiervan afgeleide deelprocessen eerst goed in kaart worden gebracht. Het inrichten van workflows is met SymsysWS daarna eenvoudig, snel gerealiseerd en naar voortschrijdend inzicht makkelijk aan te passen. Compleet met gestroomlijnde samenwerking tussen alle betrokkenen, automatisch berichtenverkeer en totaaloverzicht op alles dat loopt (of niet loopt). Uiteraard verschillen processen per onderneming. Tijdens de implementatie bieden Symsys en haar implementatiepartners een deskundige helpende hand. Workflows zijn in logische fasen en stappen opgebouwd. Onderstaand een voorbeeld van een workflow voor verpakkingen van nieuwe food producten. KICK-OFF / VOORBEREIDING Openen van het project Wie Organisatie Projectleden Project starten, met naam en soort. Projectnaam. Projecttype. Bericht Geen. Start project en inkoopbriefing Wie Organisatie Projectleden Category manager Kwaliteit Verpakkingsverantwoordelijke stelt compleet projectteam samen. nodigt en uit voor kick off nav jaarplanning. verzorgt compleet ingevulde verpakkingsbriefing. Na de kick-off bericht de leverancier en vraagt gegevens aan te leveren (met alle specificaties en technische tekening). checkt aangeleverde documenten. Projectplanning wordt vastgelegd in systeem en is benaderbaar voor alle partijen. Projectteam. Projectplanning. Verpakkingsbriefing vanuit inkoop. Alle specificaties en technische tekening. Projectteam samengesteld en Projectleden geïnformeerd over start project. Projectplanning bestaat. Geaccordeerde verpakkingsbriefing vanuit inkoop. Specificaties en technische tekening aanwezig. geeft go/nogo op specificaties en technische tekening. bericht het team dat een project is gestart. bericht leden kick-off meeting dat verpakkingsbrief klaar staat. verzoekt leverancier gevraagde documenten aan te

2 leveren. bericht dat documenten beschikbaar zijn voor controle. geeft (daar waar nodig) reactie op aangeleverde documenten en kan leverancier vragen e.e.a. opnieuw aan te leveren. zet project door naar volgende fase. DESIGNFASE Designconcept upload Wie Organisatie Projectleden Marketing directeur, directeur Category manager en Brand Identity Man. manager brieft met definitieve en volledige informatie. maakt design concept compleet. vraagt goedkeuring op concept aan Marketingdirecteur, directeur, CM er en Brand Identity Manager. Productoverzicht. Stansmessen. Andere specificaties. Design briefing. Definitief concept design. Marketingdirecteur, directeur, CM er en Brand Identity manager geven go/nogo op design naar projectleider. geeft go/nogo op design naar designbureau. en Category Manager geven go/nogo op design naar projectleider. bericht designbureau dat alle benodigde informatie voor concept klaarstaat. bericht projectleider dat concept klaarstaat ter bericht Marketing directeur, directeur, CM er en Brand Identity Manager dat concept klaarstaat ter Marketing directeur, directeur, CM er en Brand Identity Manager geven go/nogo op design. bericht go/nogo naar designbureau op concept. bericht en Category manager over design als deze (zo goed als) akkoord is. en Category Manager geven go/nogo op design. zet stap door als alle partijen akkoord zijn met design concept. Upload PPM-verslag Wie Organisatie Projectleden Verpakkingsverantwoordelijke /drukker manager

3 heeft de mogelijkheid tot het inplannen PPM en het project met elkaar te bespreken. PPM-verslag. PPM-verslag met alle afspraken rondom project en product. bericht uitnodiging voor PPM naar teamleden. stuurt met een bericht het verslag naar alle betrokkenen. Inhoudsbriefing (IB) Wie Organisatie Projectleden Kwaliteit Huisstijlbewaker Afdeling vertaling maakt in overleg met projectmanager de IB. Huisstijlbewaker checkt IB en geeft go/nogo. Kwaliteit en leverancier checken IB en geeft go/nogo. Afdeling vertaling vertaalt IB voor. laat vertaling checken bij leverancier. Warenwettelijke teksten. Commerciële teksten. Geaccordeerde IB door alle partijen. GO/NOGO + opmerking Huisstijlbewaker geeft go/nogo op IB van. Kwaliteit en leverancier geeft go/nogo op IB van geeft go-nogo op vertaling IB van bericht Huisstijlbewaker dat IB klaar staat voor check. Huisstijlbewaker geeft reactie op IB. stuurt IB naar kwaliteit en leverancier ter controle. Kwaliteit en leverancier geven reactie. stuurt IB naar afdeling vertaling. Afdeling vertaling stuurt reactie naar. stuurt vertaling ter akkoord naar leverancier. stuur DEF. IB naar projectmanager. Definitieve input voor uitwerking Wie Organisatie Projectleden zorgt ervoor dat alle info voor de lithograaf in dit stadium compleet is. koppelt alle productgegevens uit PIM/DAM. Rondom design en facings. Fotografie. IB. Technische Input. PPM-verslag. Gekoppelde producten Check up dat alle benodigde info voor DTP beschikbaar is. bericht dat materiaal is verzonden naar lithograaf. check alle bestanden en documenten op compleetheid en bericht naar lithograaf dat materiaal klaar staat voor start artwork. Bericht van naar leden dat WT fase is gestart.

4 UITWERKINGSFASE Werktekeningen (WT) Wie Organisatie Projectleden Kwaliteit/vertaalafdeling DTP-bureau maakt WT s en upload in systeem. checkt WT en stuurt door naar Hoofd, en Kwaliteit. Hoofd inkoop, en Kwaliteit geven go/nogo op WT s. geeft go-nogo in systeem. bericht leverancier als de definitieve WT s in het systeem hangen. Alle teamleden kunnen WT s zien maar alleen leverancier krijgt bericht. Stansmes. Technische informatie. Definitieve briefing. Geaccordeerde rondom design. Geaccordeerde facings van line extensies. Geaccordeerde fotografie. Geaccordeerde kleurreferenties. Geaccordeerde WT s, en Kwailteit/vertaalafdeling geeft go/nogo op WT. geeft go/nogo op WT naar DTP-bureau. bericht als WT s klaarstaan. bericht Hoofd inkoop, en Kwaliteit/afdeling vertaling om WtTs te checken. bericht feedback naar DTP-bureau. Bij akkoord bericht DTP-bureau de projectmanager dat het finale materiaal is uitgeleverd. DTP-bureau zet na uitlevering project op volgende stap. Uitleveren artwork Wie Organisatie Projectleden Drukwerkverantwoordelijke levert alle bestanden uit aan eigen organisatie. verstuurd bestanden aan leverancier. Definitieve werktekeningen, proofs en data. Finale data geaccordeerd door en en verzonden aan leverancier. controleert materiaal en bericht. verstuurt alles naar de leverancier en zet project op volgende stap. DRUKWERK EN PRODUCTIE Drukkerijproef Wie Organisatie Projectleden

5 geeft go/nogo op de kleurproef van de drukker. Geaccordeerde WT s. Geaccordeerde kleurproef van en voor drukker. geeft go/nogo op kleurproef. bericht dat kleurproef beoordeelt moet worden. bericht leverancier go/nogo. geeft introductiedatum op en bericht en. Productierun Wie Organisatie Projectleden Mogelijkheid om aanwezig te zijn bij aanvangen drukken. Akkoord op drukproeven. Datum introductie product. Bezoek eerste productierun. geeft aan wel of niet aanwezig te zijn. nodigt uit voor productierun. bericht leverancier go/nogo voor productierun. Afdeling verpakking (PM) bericht inkoop wanneer de drukstart heeft plaatsgevonden. draagt er zorg voor dat productie gereed product wordt ingezet en eerste inlading in de winkel georganiseerd wordt. Controle drukwerk fysiek eindproduct Verantwoordelijke Organisatie Projectleden stuurt monsters van eerste productierun naar inkoop. nodigt afdeling verpakking uit voor gezamenlijke De afdeling Verpakking legt eventuele opmerkingen vast. Samen met inkoop wordt beslist of wijzigingen wel of niet doorgevoerd dienen te worden. De afdeling inkoop brieft de afdeling Verpakking (PM) voor het uitvoeren van wijzigingen. Beoordeelde producten en al dan niet actielijst. geeft go/nogo leverancier op drukwerk. Bericht naar leverancier drukwerk akkoord en vervolgacties. Afsluiten project Wie Organisatie Projectleden Evaluatie en beoordeling van het project. Mail met melding dat project is afgesloten en gearchiveerd.