Praktijkcase Migratie van Livelink naar Sharepoint. Copyright Open Docs bv

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Praktijkcase Migratie van Livelink naar Sharepoint. Copyright Open Docs bv"

Benjamin van Beek
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Praktijkcase Migratie van Livelink naar Sharepoint Copyright Open Docs bv

2 Agenda Introductie FrieslandCampina Toelichting FrieslandCampina Intranet Migratie Open Docs 2

3 Klantcase Migratie Livelink bij FrieslandCampina 3

4 Introductie FrieslandCampina 4

5 Toelichting FrieslandCampina intranet Vaste basisstructuur van 3 niveaus Stabiel door disciplinebenadering Vrijheid/verantwoording in de organisatie op lagere niveaus Geen (minimaliseren) folderstructuren Corporate Identity Guidelines Governance 5

Vrijheid/verantwoording in de organisatie op lagere niveaus

6 Migratie - Aanleiding Fusie FrieslandFoods en Campina Compliancy Collaboration platform strategie: any place, any time, any device Drie platformen: Livelink 9.5, Livelink en SharePoint 2007 SAP/Microsoft tenzij - beleid Ex FrieslandFoods Livelink migratie afgerond 6

Drie platformen: Livelink 9.5, Livelink 9.7.

7 Migratie - Fasering Startup Globale planning Globaal plan van aanpak Kwaliteitscontrole en management Communicatie en change management Analyse Ontwerp Implementatie Technische analyses per deelgebied Gesprekken met content owners Detail planning Ontwerp portals/structuur/taxonomy Ontwerp specifieke toepassingen Opzetten structuur Document transfer Testen Nazorg Issues Overdracht aan beheer Toepassen spelregels 7

Gesprekken met content owners Detail planning Ontwerp portals/structuur/taxonomy Ontwerp specifieke

8 Migratie Startup Startup Analyse Communicatie Bepaal globale planning Bepaal globale project aanpak Ontwerp Implementatie Nazorg 8

Migratie Analyse Startup Analyse Ontwerp Communicatie Creëer technische analyses van content en vertical applications Bepaal content owners Bespreek

9 Migratie Analyse Startup Analyse Ontwerp Communicatie Creëer technische analyses van content en vertical applications Bepaal content owners Bespreek analyses met content owner Bespreek plan van aanpak met content owner Bepaal planning Sterke betrokkenheid business user (kost tijd) Implementatie Nazorg 9

Bespreek analyses met content owner Bespreek plan van aanpak met content

portal/structuur/taxonomy Designs schrijven voor specifieke

10 Migratie - Ontwerp Startup Analyse Communicatie Oude structuur en content koppelen aan nieuwe mapping Design schrijven voor portal/structuur/taxonomy Designs schrijven voor specifieke toepassingen en workflows Start training key users Ontwerp Implementatie Nazorg 10

Migratie - Implementatie Startup Analyse Ontwerp Implementatie Communicatie Structuur opzetten in SharePoint, gebaseerd op stabiele basisstructuur en het

11 Migratie - Implementatie Startup Analyse Ontwerp Implementatie Communicatie Structuur opzetten in SharePoint, gebaseerd op stabiele basisstructuur en het minimaliseren van folderstructuren Document transfer uitvoeren Workflows en applicaties maken Training eindgebruikers Quick Reference Card Testen Go live Nazorg 11

minimaliseren van folderstructuren Document transfer uitvoeren Workflows en

12 Migratie - Screenshots 12

13 Migratie - Quick Reference Card 13

14 Migratie - Nazorg Startup Analyse Communicatie Kleine wijzigingen aanbrengen Issues Overdragen aan beheer Spelregels toepassen/toetsen in de praktijk Ontwerp Implementatie Nazorg 14

15 Business Uitdagingen De juiste content owner/verantwoordelijken vinden Bewustzijn creëren: Business in de driver seat Soms is grote tijdinvestering vanuit Business vereist (training, etc.) Discussies over content structuur, taxonomy. Deze zijn corporate vastgelegd tot op een bepaald niveau Specifieke applicaties: Workflow Custom modules Voorbeeld: Internal Control Audit tool gemaakt door de (Offshore) ontwikkelaars van Open Docs. 15

) Discussies over content structuur, taxonomy.

16 Technische uitdagingen Oplossingen bedacht voor: Links in documenten Elektronische handtekeningen (21 CFR Part 11) Lange folder/file namen; diepe structuren Search 16

17 Lessons learned Verbeteringen aanbrengen in tooling Communiceren doe je nooit genoeg Plaats de business in de driver seat Sub-projecten starten voor grotere content stukken of specifieke applicaties. 80% 20% 17

in de driver seat Sub-projecten starten voor grotere

18 Tooling - Keuze Standaard tooling (Tzunami, Syntergy, etc.) valt af vanwege: Prijs Geen Audit migratie of als maatwerk Custom Livelink module creëert export en export file Onze import tool importeert deze documenten inclusief metadata en versies Custom applicatie voor audit trails K2 blackpoint voor workflow 18

module creëert export en export file Onze import tool importeert deze

19 Tooling - Process 1 Export bestanden, metadata & structuur 2 Import bestanden, metadata & structuur 3 AUDIT logs 19

20 Tooling - Screenshots 20

21 Tooling - Screenshots 21

22 Tooling - Screenshots 22

23 Kosten - overzicht Kosten verdeling Uren (intern) Uren (consultancy) Uren (communicatie) Tools 23

24 Afronding klantcase Samenvatting: Migratieproces Tooling Lessons learned Uitdaging 24

25 Open Docs Visie op Transparant Samenwerken Groei van de winst en succes bij organisaties worden al lang niet meer alleen bepaald door goede producten, een slimme verkoopbenadering en een concurrerende prijs. Het excellent uitvoeren van de interne processen bepaalt het succes van het bedrijf. Echte voordelen zijn te behalen met samenwerking in de hele waardeketen; in de afstemming van het productontwerp, een betere informatievoorziening, een transparante planning van de keten, het toepassen van RFID, papierloze processen en het gebruiken van point-of-sale data. Juist nu zijn doorbraken in bedrijfsvoering mogelijk: de maatschappij verlangt digitalisering en transparantie, zowel zakelijk als prive; de ICT sector biedt nu concepten en middelen die dit mogelijk maken. 25

26 Ingrediënten voor succes Branchekennis ECM expertise Sharepoint Livelink Google Klantspecifieke oplossingen door Open Docs 26

27 Missie Open Docs Wij helpen organisaties om hun bedrijfsprocessen te optimaliseren en samenwerking te verbeteren door inzet van ECM Uitgangspunt is toegevoegde waarde wij kennen uw branche wij komen snel tot tastbare, duurzame resultaten Haal rendement uit informatie Waar is informatie de bottleneck? Hoe kan informatie tot verbeteringen en besparingen leiden? Hoe komen we daar? Onze kracht: tastbare resultaten die aansluiten op uw strategie 27

Vergelijkbare documenten

ProRail digitaal werken 2015

ProRail digitaal werken 2015 It s Marianne van Wanrooij ProRail Fun2Share Solution Architect Microsoft MVP SharePoint Community lead: Dutch Information Worker User Group (DIWUG.nl) 1 It starts with.. But