Workenvironment Exporter module GroenKennisnet

Transcriptie

1 Workenvironment Exporter module GroenKennisnet Morningstar Systems Datum: Versie: 1.0 Auteur: RCREMERS Telefoon: +31-(0)

2 Inhoudsopgave 1. INLEIDING 3 2. PROFIEL MORNINGSTAR SYSTEMS Wie we zijn Context Management Partnership en awards Expertise en ervaring Toepassingen Diensten 5 3. HET EXPORTEREN VAN DE PERSONAL WORKENVIRONMENT Introductie De export Schatting Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2

3 1. Inleiding GroenKennisnet gebruikt op dit moment de Personal Workenvironment module van Open Text voor het beheren en vullen van een portfolio. GroenKennisnet heeft nu behoefte aan een nieuwe functionaliteit die met Morningstar is besproken. Morningstar Systems is gevraagd een export module ontwikkelen die in één keer een folderset uit de Personal Workenvironment kan halen, met bijbehorende metadata en documenten, die in een stand-alone vieweromgeving bijvoorbeeld een memory stick/cd-rom (door toepassing van van XML en skins) getoond kan worden. De viewer laat naast de metadata ook de documenten die geëxporteerd zijn zien en deze kunnen dan vanuit deze viewer met normale aanwezig zijnde applicaties (word, adobe etc.) ingezien worden. GroenKennisnet zal de geëxporteerde gegevens aan derden beschikbaar gaan stellen. In dit specifieke geval aan CeHaVe Landbouwbelang. CeHaVe Landbouwbelang krijgt dan de beschikking over het dossier (documenten en (meta)data) en zouden deze in principe in hun Personeels Informatie Systeem moeten kunnen inlezen. Dit laatste is volledig afhankelijk van de mogelijkheden van het P.I.S. dat wordt gebruikt (voor CeHaVe Landbouwbelang Perman). In dit document wordt beschreven hoe de personal workenvironment geexporteerd kan worden naar een vast medium. Na de omschrijving van dit punt zal beschreven worden hoe deze functionaliteit geïmplementeerd wordt. De ontwikkeling en implementatie mogelijkheden van het importeren, in andere systemen, gegevens zijn niet in dit project meegenomen. Het toegepaste XML-formaat (een algemeen ge-accepteerd formaat) biedt de mogelijkheid dat de generiek opgebouwde geëxporteerde set van metagegevens door andere systemen ingelezen kan worden. Hierbij is het van wezenlijk belang dat het doelsysteem om kan gaan met het XML-formaat en dat de recordopbouw en veld-typeringen compatible met elkaar zijn, of gemaakt kunnen worden. Bij het opstellen van de Morningstar XML-definitie kan hier vanzelfsprekend wel op voorhand rekening mee worden gehouden.. Morningstar Systems kan met betrekking tot deze import adviseren maar kan hierin, vooralsnog, geen ontwikkelingsactiviteiten uitvoeren. Om een inschatting te kunnen geven over het benodigd aantal dagen voor de advisering door Morningstar Systems bij de definitie en ontwikkeling en implementatie van de import van gegevens is verder onderzoek noodzakelijk. Workenvironment Exporter module Pagina 3 van 7

4 2. Profiel Morningstar Systems 2.1 Wie we zijn Morningstar Systems, specialist op het gebied van Context Management en Enterprise Content Management, richt zich op het verbeteren van informatieintensieve processen binnen en tussen bedrijven. Centraal daarbij staat de samenhang tussen gestructureerde gegevensbronnen (databases, applicaties, etc.) en ongestructureerde gegevensbronnen ( , tekstdocumenten, presentaties etc.). Morningstar Systems is opgericht in 1996 en heeft vestigingen in Amstelveen, Meerssen en Londen (UK). 2.2 Context Management Morningstar Systems beschikt over een aantal implementatiemethoden en technieken die worden aangeduid als Context Management. Context Management is het op een logische wijze tonen en optimaal afstemmen van de relevante context voor een specifieke gebruiker op een specifiek moment. Deze context ontstaat door het samenbrengen van mensen, informatie, processen en systemen. Ter ondersteuning van onze Context Management oplossingen levert Morningstar Systems, als gecertificeerd wederverkoper, een aantal hoogwaardige softwaretoepassingen op het gebied van portals, documentbeheer, records-, workflow-, kennismanagement en enterprise application integration (EAI). 2.3 Partnership en awards Morningstar was wereldwijd één van de eerste partners van Open Text en heeft zeer diepgaande kennis van de Livelink suite. De consultants van Morningstar zijn gecertificeerd en werken in projecten zeer nauw samen met de Open Text consultants. Door de succesvolle levering van producten en diensten heeft Morningstar recent twee opeenvolgende jaren de VIP Application of the Year Award gewonnen, een prijs voor de beste document management implementatie in Nederland. Klanten van Morningstar Systems op Livelink gebied zijn onder andere Shell, Movares, Genzyme, Evides, Dela, Campina, CSM en vele anderen. 2.4 Expertise en ervaring Scanning documentmanagement (DM) workflowmanagement (WFM) kennismanagement (KM) information lifecycle management management Workenvironment Exporter module Pagina 4 van 7

5 portal solutions enterprise content management (ECM) recordsmanagement (RM) information management compliance, search-technology enterprise application integration (EAI) webservices, SOA en BAM JAVA en.net 2.5 Toepassingen Document management Geïntegreerde scanning, digitaal archiveren, routing digitale formulieren, versiecontrole, access controle beheer berichten, etc. Applicaties zijn onder andere ontwikkeld voor het beheer van klanten, projecten, patiënten, studenten en persoonlijke mappen, advertentiecampagnes en technische tekeningen. Workflow management Role-based workflows, takenmanagement, workload management, case handling, business proces reporting, e-sign, etc. Applicaties zijn ontwikkeld voor klachtenafhandeling, orderafhandeling, factuurafhandeling, customer care, HR, offertes, orders, client account opening processen en marketingprocessen. Collaborative Business management Interactieve discussies, virtual meeting plekken, project work spaces, planningen takenmanagement, instant messaging, uitgebreide zoekfunctie, etc. Applicaties zijn ontwikkeld voor het opzetten van virtual meeting plekken en onderzoeken van netwerken. 2.6 Diensten Advies Aan de hand van de opgedane kennis bij toonaangevende bedrijven, adviseert Morningstar Systems op het gebied van document-, workflow- en kennismanagement. Het advies is gericht op de verbetering van de processen: binnen het bedrijf (Intranet); tussen het bedrijf en haar partners (Extranet); tussen het bedrijf en haar klanten (Internet). Concreet bestaat de ondersteuning uit: project management verandermanagement procesmodellering advies ten aanzien van systeemarchitectuur implementatie Softwareontwikkeling Workenvironment Exporter module Pagina 5 van 7

6 Aan de hand van het verkregen inzicht gedurende de adviesfase realiseren wij aanvullingen op bestaande software, bijvoorbeeld door: het toevoegen, uitbreiden en optimaliseren van standaard functionaliteit; het verbeteren van de gebruikersvriendelijkheid (user interface); Morningstar beschikt over consultants met zeer diepgaande o-script ervaring zodat wij het Livelink systeem aan kunnen passen aan uw eisen en wensen. Daarnaast heeft Morningstar Systems een aantal standaardmodules ontwikkeld voor Livelink. Systeemintegratie Bij de softwareontwikkeling houdt Morningstar Systems rekening met de bestaande systemen, bijvoorbeeld door: het realiseren van procesverbetering tussen afdelingen, partners en klanten door integratie van systemen het ontwikkelen van interfaces en middleware (onder andere op basis van webservices) Morningstar Systems is gecertificeerd partner van InterSystems voor het integratieplatform Ensemble. Training Morningstar Systems biedt oplossingsgerichte trainingen aan als onderdeel van het implementatieproces. Deze trainingen worden in overleg met de klant op maat samengesteld voor de verschillende gebruikersgroepen. Morningstar Systems heeft gecertificeerde Livelink consultants in dienst. Workenvironment Exporter module Pagina 6 van 7

7 3. Het exporteren van de Personal Workenvironment 3.1 Introductie GroenKennisnet heeft de behoefte om documenten en mappen te exporteren naar een specifieke plek op het filesysteem. Waarna de ge-exporteerde structuur, documenten en daaraan gekoppelde metadata onafhankelijk van het door GroenKennisnet gebruikte Livelink systeem bekeken kunnen worden. De export zal plaatsvinden binnen het portfolio van een leerling. 3.2 De export De export functie zal de personal workenvironment exporteren naar een tijdelijke map op de server. Hierin worden alleen mappen, compound documents en documenten ge-exporteerd. Als deze actie is uitgevoerd zal er ook een export van de structuur inclusief de metadata worden uitgevoerd op basis van xmltechnologie. Over dit xml bestand wordt een stylesheet geprogrammeerd waarmee de inhoudsopgave in elke gewenste lay-out kan worden getoond met de metadata erbij. In eerste instantie gaan wij ervan uit dat er één stylesheet zal worden gemaakt waardij de mappen uitklapbaar zijn. Per map en/of document wordt de metadata getoond die op het object is gezet. De stylesheet zal op een nette manier worden opgemaakt en er is de mogelijkheid om hierin een logo op te nemen. Wanneer dit proces in afgerond, dan zal de module de tijdelijke map in een zipbestand zetten en aanbieden aan de gebruiker. Deze krijgt nu de mogelijkheid om dit zip-bestand op zijn/haar harde schrijf op te slaan. De export functie zal beschikbaar worden gemaakt in het personal menu van de gebruiker. De optie is alleen zichtbaar als de ingelogde gebruiker lid is van een groep die in het ini-bestand of de kini tabel is opgegeven. Let op: Om een export te kunnen maken en in een zip-bestand te zetten is de compression module van Opentext benodigd. Deze zit standaard bij de Multi File Output module. Workenvironment Exporter module Pagina 7 van 7