Verslag aan de Provincieraad

Transcriptie

1 departement Interne Organisatie dienst ICT dossiernummer: Verslag aan de Provincieraad betreft verslaggever Software Aanschaf en onderhoud van software personeelsadministratie en loonmotor met sociaal secretariaat dienstverlening en software talentmanagement met self service tool - Goedkeuring lastenvoorwaarden en gunningswijze Peter Hertog Mevrouwen en mijne Heren, Het departement Personeel en de dienst ICT wensen een nieuw softwarepakket personeelsadministratie/loonmotor en een softwarepakket talentmanagement met self-servicetools te implementeren. 1. Context 1.1. Huidige situatie Binnen departement Personeel is het databeheer versnipperd en gefragmenteerd. Op dit moment zijn er 3 verschillende databases voor personeelsadministratie en loonverwerking (loonmotor): - 1 voor de administratie, - 1 voor het onderwijs en - 1 voor de uitbetaling van docenten van OBAC. Deze 3 databases zijn van Cevi NV en per doelgroep anders geconfigureerd. Op zich bieden de databases genoeg mogelijkheden om efficiënt te werken maar door de jaren heen is het gebruik van alle toepassingen verwaterd. Dit komt enerzijds door organisatorische redenen maar voornamelijk door het feit dat er bij een nieuwe release van de database, geen of enkel technische documentatie wordt meegegeven over de nieuwe functionaliteiten en inrichting. Er is momenteel ook geen testdatabase ter beschikking om een nieuwe manier van werken uit te proberen. Voor organisatiebeheer worden verschillende Excel lijsten gebruikt en de communicatie over de formatie gebeurd voornamelijk via mail. De functiebeschrijvingen worden opgemaakt in sjablonen en staan op intranet. De sollicitanten voor functies binnen de administratie of voor nietgesubsidieerde functies binnen het provinciaal onderwijs stellen zich kandidaat voor een functie via papieren formulieren (te downloaden van website) en documenten (eventueel gescand en verzonden via mail). De gegevens van deze formulieren worden door een medewerker van departement personeel overgetypt in acces bestanden. Voor sommige vacatures wordt samengewerkt met Jobpunt Vlaanderen en dan hebben kandidaten wel de mogelijkheid om

2 digitaal te solliciteren. Als iemand zich kandidaat wil stellen voor een gesubsidieerde functie binnen het provinciaal onderwijs gebeurd dit ook via een papieren formulier. De gegevens worden door de Pedagogische Instellingen ingegeven in PICTOO. Het werken met papieren formulieren om te kunnen solliciteren (spontaan of voor een specifieke functie) is nefast voor het imago van de provincie als vooruitstrevende en efficiënte organisatie. Evaluatoren hebben op intranet een pagina waarop ze de data en formulieren m.b.t. de evaluatie van hun medewerkers kunnen terugvinden. Personeelsleden hebben geen toegang tot hun evaluatiedossier (maar krijgen wel een papieren kopie van het verslag). Het aanbod van opleidingen wordt ofwel op intranet gezet ofwel verspreid via mail. Een opleiding aanvragen verloopt via een papieren flow. De gegevens van gevolgde opleidingen worden enerzijds in een database van Cevi NV ingegeven maar omdat dit geen voldoende financieel overzicht biedt, wordt dit daarnaast ook bijgehouden in Excel. Door de versnippering van bestanden is het moeilijk en zeer tijdrovend om strategische en operationele rapporten aan te leveren. Daarnaast creëert het veel dubbel werk en een grotere kans op fouten omdat dezelfde gegevens (naam, functie, ) keer op keer moeten ingegeven worden Toekomstige situatie Het is de bedoeling om (onder andere) via digitalisering de werking van departement personeel verder te optimaliseren. Dankzij een gestandaardiseerde en geautomatiseerde manier van werken (HR-processen en -procedures) en een reductie van het aantal papieren documenten en dossiers zal iedereen binnen de provincie efficiënter kunnen werken. Iets aanvragen, opvolgen en opzoeken wordt eenvoudiger en sneller. Iedereen krijgt een beter zicht op alle aspecten van zijn of haar loopbaan. Het zal leiden tot een verschuiving van een centraal naar meer decentraal beheer en meer verantwoordelijkheid geven aan de leidinggevende en de medewerker zelf. Wij hechten veel belang aan de gebruiksvriendelijkheid van de portalen waarop personeelsleden zaken kunnen aanvragen of opzoeken zodat dit in principe voor iedereen mogelijk moet zijn. We houden rekening met het feit dat niet iedereen een eigen pc heeft en dat het gebruik van een pc niet voor iedereen een evidentie is. We zullen daarom ook de nodige tijd investeren in communicatie en opleiding. Om bovenstaande doelen te kunnen bereiken is de integratie van de 3 verschillende databases voor personeelsadministratie en loonverwerking noodzakelijk. Een gemeenschappelijk platform (dat op een hoog niveau rekening houdt met de diversiteit tussen de verschillende groepen) zal 1 bron voor accurate personeelsgegevens van alle personeelsleden binnen de provincie creëren. Hierdoor zal een accuraat beheer van personeelsgegevens mogelijk zijn. Het is de bedoeling dat deze gegevens, waar mogelijk en opportuun, toegankelijk worden voor leidinggevenden en krijgen zij meer tools in handen om de juiste beslissingen m.b.t. tot hun medewerkers te kunnen nemen. Daarnaast moet de software gegevens kunnen uitwisselen met de software tijdsregistratie en PICTOO zodat alle aspecten van tijdsregistratie die implicatie hebben op loon vlot verwerkt kunnen worden. Door het organisatiebeheer te digitaliseren zal de formatie makkelijker op te volgen en te plannen zijn. Het bestuur zal meer informatie hebben om

3 strategische beslissingen te nemen. Het wordt voor leidinggevenden makkelijker om te communiceren over vacatures en het selectieproces. En ze zullen de status van het proces kunnen opvolgen. Competentiemanagement zal meer in de praktijk kunnen gebracht worden. Evaluatoren zullen ondersteund worden in het voeren van evaluatiegesprekken waardoor zij minder tijd in de administratie moeten steken en zich kunnen richten op het eigenlijke doel van evalueren en functioneren, nl. een middel om medewerkers te motiveren, hun ontwikkeling te ondersteunen en hun functioneren bij te sturen waar nodig. Dankzij het toegankelijk maken van het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) kunnen medewerkers meer hun eigen ontwikkeling sturen. Een leidinggevende zal gemakkelijker de goede opleiding vinden om hun medewerkers te helpen ontwikkelen en/of bij te sturen. De kwaliteit van het opleidingsaanbod zal verbeteren omdat evaluaties van deelnemers makkelijker worden verwerkt en geanalyseerd. Tot nu toe werkt departement Personeel vooral reactief, dankzij de digitalisering zullen we meer proactief en inhoudelijk kunnen werken. Door de grotere rapporteringsmogelijkheden zal ook het beleid ondersteund worden bij het nemen van operationele en strategische beslissingen. Om al deze redenen stellen het departement Personeel en de dienst ICT voor om een bestek voor het aankopen van software personeelsadministratie/loonmotor en software talentmanagement met selfservicetools uit te schrijven. Op deze manier kunnen we 1 databank voor personeelsgegevens creëren en organisatiebeheer, selectie, evaluatie en opleiding (verder) digitaliseren en optimaliseren. De nood aan het digitaliseren van alle HR-processen kwam naar boven in de bevraging van personeelsleden (interviews op buitenlocaties, enquête en bevraging klankbordgroep). Geïntegreerde HR-systemen Uit de bevraging van evaluatoren en personeelsleden (interviews op de buitenlocaties en scholen, enquête binnen de administratie, focusgesprek, ) blijkt duidelijk een grote behoefte aan het digitaliseren van de processen van departement personeel. Op dit moment wordt uit gebrek aan (geïntegreerde) software vaak met papieren formulieren gewerkt. Dit zorgt voor een grote werklast en efficiëntieverlies in alle onderdelen van de organisatie en op departement personeel. Vanuit de toekomstige mastersoftware personeelsadministratie/loonmotor zullen de personeelsgegevens kunnen doorgestuurd worden naar het tijdsregistratiesysteem en de software talentmanagement. Ook andere systemen zoals LOGIS (Planon), Exess (arbeidsongevallen), zullen indien gewenst gebruik kunnen maken van up-to-date personeelsgegevens van alle personeelsleden (incl. gesubsidieerden onderwijs) die uit deze software kunnen gehaald worden. Het creëren van self-servicetools voor tijdsregistratie en alle processen van talentmanagement (organisatiebeheer, selectie, evaluatie en opleiding) zal ervoor zorgen dat alle onderdelen van de organisatie op dezelfde manier behandeld kunnen worden. Buitendiensten zullen even snel geïnformeerd zijn of iets kunnen aanvragen als de centrale diensten.

4 Het digitaliseren van alle processen is noodzakelijk om tegemoet te kunnen komen aan de stijgende vraag naar managementinformatie. Het samenstellen van rapporten verloopt sneller en correcter als er geen knip- en plakwerk van gegevens uit verschillende excel en accesdatabanken nodig is. Tot slot past de verregaande automatisering en decentralisering van alle HRprocessen ook binnen Het Nieuwe Werken. Het zorgen voor digitale ondersteuning is een goede manier om op termijn binnen heel de provincie kostenbesparend en efficiënter te kunnen werken. 2. Timing Het departement Personeel en de dienst ICT stellen bij de opstart volgende timing voorop: - publicatie van het bestek op 26/03/ indienen kandidaatstelling : 5/05/ de gunning van de opdracht gebeurt vermoedelijk in oktober 2015 waarop afspraken zullen gemaakt worden met de leverancier(s) voor de verdere timing. - Implementatie perceel 1: het streefdoel is om op 1/01/2017 de nieuwe software personeelsadministratie/loonmotor definitief in gebruik te nemen voor de berekening van de lonen en vergoedingen van alle personeelsleden en derden. Functionaliteiten die niet vanaf 1 januari wettelijk verplicht zijn, kunnen geïmplementeerd worden tot 1/04/2017. Deze deadlines zijn opgenomen in het bestek. - Implementatie perceel 2: indien het mogelijk is binnen de software en voor de leverancier zullen we er naar streven om de software in te delen in modules (volgens de processen die gedigitaliseerd zullen worden): organisatiebeheer, selectie, evaluatie en opleidingsbeheer. Op deze manier zouden we een module kunnen uitrollen in de organisatie op de moment dat ze getest is en moeten we niet wachten tot het hele softwarepakket kan opgeleverd worden. De leverancier heeft maximaal 4 jaar de tijd om het hele softwarepakket met self-servicetools te leveren vanaf de gunning (dit is opgenomen in het bestek). 3. Procedure Een bestek werd opgemaakt. Als gunningsprocedure van de opdracht moeten we de Europese onderhandelingsprocedure met bekendmaking volgen. 4. De gunningscriteria worden als volgt voorgesteld: Perceel 1: personeelsadministratie/loonmotor - Prijs: totale kostprijs voor aankoop, implementatie en onderhoud op 4 jaar, Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs: 50% - Functionele vereisten en gebruiksvriendelijkheid van het systeem (beoordeeld adhv invullen scores, (S/C/A/N) lijst functionele vereisten): 35% - SLA voorwaarden, technische conformiteit en interventiesnelheid: 10% - Projectplan en -aanpak: 5% Perceel 2: talentmanagement met self-servicetools - Prijs: totale kostprijs voor aankoop, implementatie en onderhoud op 4 jaar,

5 Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs: 50% - Functionele vereisten en gebruiksvriendelijkheid van het systeem (beoordeeld adhv invullen scores, (S/C/A/N) lijst functionele vereisten): 35% - SLA voorwaarden, technische conformiteit en interventiesnelheid: 10% - Projectplan en -aanpak: 5% Het gaat hierbij over bedrijfskritische software. Bij de kwalitatieve selectie van de verschillende leveranciers is ervaring met dergelijke opdrachten dan ook belangrijk om het project te doen slagen. Dat is de reden waarom we een lijst van de projecten, die de leverancier de laatste 4 jaar heeft uitgevoerd, vragen met een contactpersoon van de organisatie waar het project werd uitgevoerd. We zullen deze referenties grondig onderzoeken om de ervaring van de leverancier, de tevredenheid over de software en over de samenwerking met de leverancier te kunnen inschatten. Het is daarnaast ook belangrijk dat we bij de selectie van de juiste leverancier niet alleen naar de prijs, maar ook de tegemoetkoming aan de functionele vereisten op technisch vlak en op vlak van gebruiksvriendelijkheid kijken. We zullen daarom de offertes van leveranciers, die aangegeven dat een vereiste functionaliteit niet beschikbaar is (en dus geen SCA-score kunnen geven= de functionaliteit is dus niet opgenomen in het standaardpakket, niet programmeerbaar en niet te voorzien via Add-on functionaliteit), niet weerhouden. 5. Raming De kostprijs wordt geraamd op maximaal EUR incl btw. voor de 2 percelen. De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het exploitatiebudget en investeringsbudget van EUR voor Software: (het resterende budget wordt gebruikt voor het dossier tijdsregistratie) op budgetcode /10/0119 (actie / uitwerken ehrm) EUR voor installatie en implementatie op budgetcode /10/0119 (actie / uitwerken ehrm) EUR voor onderhoud op /10/0119 (actie / uitwerken ehrm) EUR op budgetcode /10/0119 (actie / Elektronische vorming, opleiding en leeromgeving voor het personeel voorzien. Nieuwe klasomgeving en afstandsleren voor intern gebruik voorzien), in het budget van de volgende jaren. 6. e-tendering (elektronisch openen van offertes) De firma's kunnen hun offertes uitsluitend digitaal indienen. 7. Opdrachtencentrale Provincie Oost-Vlaanderen treedt op als opdrachtencentrale voor alle Oost- Vlaamse gemeentebesturen, alle Oost-Vlaamse OCMW besturen, hun samenwerkingsverbanden en hun verzelfstandigde agentschappen en de Vlaamse provincies bij de gunning van de opdracht. Gent, 12 maart 2015

6 p. 6./... namens de Deputatie: de provinciegriffier, (get.) Albert De Smet de bevoegde gedeputeerde, (get.) Peter Hertog